sistem pengelolaan arsip dinamis manual (fisik) pada
Post on 16-Oct-2021
5 Views
Preview:
TRANSCRIPT
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
189
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MANUAL (FISIK)
PADA POLITEKNIK LP3I JAKARTA KAMPUS CIMONE
Oleh :
Rahayu Tri Utami
Administrasi Bisnis, Politeknik LP3I Jakarta
Gedung sentra Kramat Jl. Kramat Raya No. 7-9 Jakarta Pusat 10450
Telp. 021 – 31904598 Fax. 021 - 31904599
ABSTRAK
Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari
kegiatan bisnis itu sendiri, dimana rekaman tersebut disimpan dalam bentuk
arsip.
Selain berfungsi sebagai sumber informasi bagi organisasi khususnya organisasi
lembaga, arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan
lembaga dan pembangunan serta sebagai bahan pertanggung jawaban nasional
kepada generasi yang akan datang.
Lantaran memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip haruslah dikelolah
secara baik dan benar dengan suatu sistem yang baik dan benar pula agar
informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga keautentikannya dan
tujuan adanya kearsipan seperti yang di amanatkan dalam Undang – Undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3
bagian F dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan keselamatan arsip
sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara
Keyword: Pengelolaan, Arsip, Infomasi dan Rekaman
PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini sangat
berpengaruh terhadap kemajuan bisnis. Untuk memajukan usaha bisnis diperlukan
dukungan manajemen yang tepat. Untuk mengelola manajemen diperlukan
informasi yang teliti, tepat, dan cepat. karena setiap perkembangan dunia bisnis
sangat tergantung kepada dukungan manajemen dan informasi. Salah satu
informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan
bisnis itu sendiri, yang rekaman tersebut terdapat pada arsip.
Pada saat sekarang ini, informasi yang dulunya tidaklah menjadi suatu
kebutuhan yang sangat penting kini menjadi salah satu kebutuhan yang sangat
berpengaruh terhadap kehidupan manusia, tidak terkecuali dalam suatu organisasi.
Informasi dalam suatu organisasi, dapat membawa dampak yang besar dalam
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
190
berbagai aspek, salah satunya aspek pengambilan keputusan yang menjadi
penentu pencapaian tujuan dari suatu organisasi.
Dengan terjadinya perkembangan yang sangat pesat dalam dunia teknologi
informasi saat ini, maka hampir semua organisasi yang ada tak terkecuali
organisasi pemerintah dituntut untuk melakukan berbagai pembenahan untuk
dapat memenuhi tuntutan akan informasi yang cepat dan akurat. Salah satu
sumber informasi dalam organisasi yang paling berpengaruh keberadaannya
adalah arsip.
Menurut IG. Wursanto (1991; 58) sistem kearsipan yang dijalankan oleh
suatu organisasi dapat berjalan dengan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai
berikut yakni :
1. Mudah dilakukan,
2. Mudah demengerti,
3. Murah atau ekonomis,
4. Tidak memakan tempat,
5. Mudah dicapai,
6. Cocok bagi organisasi, dan
7. Fleksibel
Dalam proses pengelolaan arsip dinamis, perlu dilakukan pemisahan antara
dokumen yang masih memiliki pengaruh terhadap pengambilan keputusan atau
dianggap penting (dokumen aktif) dan dokumen yang pada hakikatnya tidak
terlalu diperlukan lagi dalam proses administrasi dalam organisasi (dokumen
inaktif), agar jika diperlukan, dokumen lebih mudah ditemukan. Untuk
mengaplikasikan hal ini tidaklah mudah, sehingga untuk mengantisipasi masalah–
masalah kearsipan yang mungkin saja terjadi dalam proses pengelolaan dan
pengarsipan dokumen, maka pada tahun 1974 Arsip Nasional Republik Indonesia
bekerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia
menerbitkan buku mengenai Sistem Kearsipan Pola Baru.
Menurut Nur Baso yang dikutip oleh Irmawati Tahir (2007; 33), dalam
sistem kearsipan ada beberapa faktor yang berperan penting dalam
mengoptimalkan pelaksanaannya. yakni antara lain :
1. Sarana dan prasarana penyimpanan dokumen (arsip),
2. Sumber daya manusia, dan
3. Pembiayaan.
Sementara itu menurut Boedi Martono (1992) yang dikutip oleh Hasruddin
Jamarudin (2007; 4), ada sistem yang dikenal dalam proses pengelolaan arsip
yakni :
1. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling)
2. Sistem Penataan Berkas (Filling) Dan Penemuan Kembali Arsip
3. Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi)
Mengingat pentingnya arsip dinamis dalam suatu organisasi dan dengan
mengacu pada hasil penelitian yang sudah ada sebelumnya, maka penulis tertarik
melakukan penelitian yang serupa untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip
dinamis di kantor yang berbeda yakni di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone
Tangerang yang pada dasarnya memiliki tugas.
Berbagai kendala seperti keterlambatan mencari data, sistem penyimpanan
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
191
yang kurang rapi, kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya
sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir
sebagian besar perusahaan. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang
selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-
aktivitas kerja lainnya. Dapat dikatakan bahwa, dimana kegiatan manusia disitu
akan terdapat arsip. Hal itu disebabkan karena manusia selalu memerlukan catatan
dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat dan
digunakan untuk pembuktian yang otentik, kearsipan juga dapat dilakukan dengan
cara manual dan dengan menggunakan komputer ataupun kedua-duanya,
tergantung dari kebutuhan yang ada di perusahaan itu sendiri.
Dalam proses penjajakan data awal yang dilakukan penulis pada Politeknik
LP3I Jakarta Kampus Cimone, penulis menemukan masalah pengelolaan arsip
utamanya dalam penataan arsip, yakni tercecernya beberapa dokumen penting
milik karyawan, mahasisawa dan dosen yang mengajar pada Politeknik LP3I
Jakarta Kampus Cimone dokumen yang dinyatakan hilang atau sulit ditemukan.
Karena pentingnya dokumen tersebut, maka karyawan, mahasiswa dan dosen
diwajibkan untuk memasukkan kembali dokumen tersebut sehingga hal ini
tentunya akan merugikan pihak karyawan, mahasiswa dan dosen yang
dokumennya hilang tersebut, maka jika karyawan, mahasiswa dan dosen yang
dokumennya hilang tersebut berasal dari luar kota Tangerang, tentunya karyawan,
mahasiswa dan dosen tersebut sangat dirugikan dengan masalah ini.
Terkait dengan masalah inilah maka dalam penelitian ini peneliti tertarik
mengangkat judul penelitian “Sistem Pengelolaan Arsaip Dinamis manual
(fisik) pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone“.
RUMUSAN MASALAH
Sebagaimana telah dijelaskan pada latar belakang diatas, penulis ingin
menggambarkan atau mendeskripsikan bagaimana sistem pengelolaan arsip
dinamis utamanya arsip dinamis manual yang ada pada Politeknik LP3I Jakarta
Kampus Cimone. Berangkat dari latar belakang masalah dan judul dalam jurnal
ini, maka penulis menyusun rumusan masalah dalam bentuk pertanyaan penelitian
sebagai berikut : Bagaimana sistem pengelolaan arsip dinamis manual (fisik)
pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone?
TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : Untuk
mendeskripsikan sistem pengelolaan arsip dinamis manual pada Politeknik LP3I
Jakarta Kampus Cimone dan faktor-faktor yang mempengaruhi sistem
pengelolaan arsip.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
192
MANFAAT PENELITIAN
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Manfaat Akademis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna dan bermanfaat sebagai
bahan masukan bagi mahasiswa yang melakukan penelitian dibidang
sistem pengelolaan arsip dinamis mengingat masih kurangnya kajian
tentang sistem pengelolaan arsip dinamis khususnya arsip dinamis
elektronik.
2. Manfaat Praktis
1) Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi bagi
penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis untuk penyempurnaan
atau perbaikan pelaksanaan sistem pengelolaan arsip dinamis di masa
yang akan datang.
2) Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi informasi sekaligus
masukan bagi pimpinan dan karyawan pada Politeknik LP3I Jakarta
Kampus Cimone agar ke depan dapat diperoleh output yang optimal
sesuai dengan yang diharapkan berkaitan dengan pengelolaan arsip
dinamis yang ada.
TINJAUAN PUSTAKA
PENGERTIAN SISTEM
Aiz Zakiyudin (2011:1) mendefinisikan sistem adalah seperangkat unsur-
unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi
satu untuk maksud dan tujuan bersama.
Menurut Raymond McLeod Je yang dikutip oleh Aiz Zakiyudin (2011:3)
menyatakan sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Hanif Al Fatta (2007:85) dikatakan bahwa sistem adalah sekumpulan
objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa
dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.
Menurut Murdick dan Ross yang dikutip oleh Hanif Al Fatta (2007:87)
mendefinisikan sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau
variable-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling
bergantung satu sama lain untuk tujuan bersama.
Sofjan Assauri (2007:11) mendefinisikan sistem adalah suatu rangkaian
unsur-unsur yang saling terkait dan tergantung, serta saling pengaruh
mempengaruhi satu dengan yang lainnya, yang keseluruhannya merupakan satu
kesatuan bagi pelaksanaan kegiatan untuk pencapaian suatu tujuan tertentu.
Menurut Mulyadi (2008:8) mengungkapkan bahwa sistem adalah
sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut M. Moeliono (2006:849) sistem adalah seperangkat unsur yang
secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
193
KONSEP PENGELOLAAN
Kata pengelolaan berasal dari kata dasar kelola yang didefinisikan oleh
Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif (2004; 196) yaitu: menyelenggarakan,
mengurus, mengusahakan.
Sementara itu W. J. S. Poerwodarminto (1982; 862) mendefinisikan
“Kelola adalah mengelola, mengurus; melakukan suatu pekerjaan,
sedangkan pengelolaan adalah mengurus atau menyelenggarakan suatu
pekerjaan tertentu. ( 1982 )“.
Dalam proses pengelolaan dokumen, kegiatan yang paling memerlukan
perhatian yang besar yakni kegiatan penataan (filling) dan pengamanan arsip,
dimana jika kegiatan ini tidak dilakukan dengan baik dan benar, maka akan
menghambat proses penemuan kembali arsip jika dibutuhkan. Penataan arsip
adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan data atau permasalahan
sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera
diketemukan kembali. Untuk penataan berkas, perlu adanya keseragaman dalam
pemrosesan dan prosedur. Oleh karena itu perlu dibuatkan buku pedoman atau
petunjuk yang pasti bagi para petugas yang bersangkutan.
Penataan berkas yang masih akan dibutuhkan kembali (arsip aktif)
umumnya disimpan pada masing-masing unit pengolah (bagian masing-masing).
Penyelenggaraannya dapat dengan menggunakan sistem Distributed Data
Processing (DDP) atau sistem lainnya, sedangkan penyelenggaraan berkas yang
sudah inaktif dipusatkan di bagian arsip. Penataan arsip dinamis sendiri, terdiri
atas dua macam cara penataan yang disesuaikan dengan jenis arsip dinamis yang
dikelola.
Dalam hal pengelolaan, untuk dapat mencapai tujuan dengan tepat, penting
diperhatikan fungsi–fungsi menejemen agar setiap sistem yang ada saling
bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama yakni tercapainya tujuan
organisasi untuk menemukan dokumen dengan cepat dan tepat, lengkap serta
lestari sesuai dengan yang diamanatkan dalam Undang–Undang Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3 bagian F
menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan pengelolaan dengan cara
sistematis yang juga disesuaikan dengan kondisi organisasi, termasuk sumber
daya manusia, sarana prasarana, biaya yang cukup memadai, sehingga semua
aktifitas pengelolaan dokumen dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan
harapan organisasi.
Langemo (2004) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 87)
mengungkapkan beberapa saran dalam melakukan kegiatan pengelolaan terhadap
dokumem yang diarsipkan agar dokumen tersebut dapat digunakan pada waktu
yang tepat. Saran–saran tersebut adalah :
1. Adanya komitmen dari pihak menejemen untuk menggunakan sistem
pengarsipan terbaru yang mampu mengintegrasikan dokumen fisik dengan
dokumen elektronis.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
194
2. Mengangkat menejer arsip yang mampu mengembangkan dasar–dasar
menejeman pengarsipan serta mengimplementasikan jadwal retensi
dokumen yang dimiliki oleh organisasi.
3. Merencanakan untuk mengimplementasikan digitalisasi dokumen yang
dikelola.
4. Berinteraksi dengan pengguna sistem pengarsipan untuk mendapatkan
masukan atau keluhan dari mereka, serta mengevaluasi penggunaan sistem
pengarsipan yang sekarang digunakan oleh organisasi.
5. Mengangkat supervisor yang bertanggung jawab secara langsung atas setiap
dokumen yang ada di organisasi.
6. Melakukan seleksi awal terhadap dokumen yang akan dikelola, dan apabila
hal yang dimaksud dirasa kurang relevan atau habis masa retensinya,
sebaiknya dimusnahkan sehingga program organisasi hanya terfokus pada
dokumen yang benar–benar akan digunakan dalam proses pengambilan
keputusan.
7. Jadwal pemindahan dokumen aktif ke folder dokumen inaktif maupun dari
dokumen aktif atau inaktif ke arsip permanen harus dapat dilakukan pada
waktu yang tepat berdasarkan buku panduan pengelolaan arsip yang disusun
oleh organisasi.
8. Penempatan dokumen dalam bentuk kertas maupun fisik yang lain pada
tempat yang mudah dijangkau dan ditemukan.
9. Menyeleksi dan mengimplementasikan program menejemen kearsipan
beserta software yang mampu mendukung pengoperasian sistem yang
dimaksud.
10. Mengonveksi ke sistem pengarsipan mandiri, di mana masing – masing
pegawai dapat menyimpan dan menggunakan dokumen yang berkaitan
dengan pekerjaannya berdasarkan buku panduan pengarsipan.
11. Mengevaluasi klasifikasi dan sistem pengindeksan dari sistem pengarsipan
yang sekarang digunakan oleh organisasi.
12. Mempertimbangkan penerapan RFID (radio frequency identification
systems) sehingga hampir semua dokumen yang dimiliki dapat dilacak
secara otomatis dalm waktu yang relative singkat.
KONSEP ARSIP
Arsip adalah catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat sesuatu hal
atau yang digunakan orang sebagai pengingat. Arsip mempunyai 4 (empat)
kegunaan yaitu :
1. Guna Informasi
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rajukan
pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan.
2. Guna Yuridis
Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sebagai
pendukung legalitas atau sebagai bukti-bukti apabila diperlukan.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
195
3. Guna Sejarah
Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk
masa yang akan datang.
4. Guna Ilmu Pengetahuan
Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan
sebagai penambahan pengetahuan.
Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif mendefinisikan (2004; 29) :
“Arsip adalah simpanan surat – surat penting; dokumen tertulis yang
mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk
referensi“.
Lalu Hendi Haryadi (2009; 42) mendefinisikan arsip dengan dua definisi yakni;
“Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis,
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam
suatu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaa, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan umumnya, dan arsip secara khusus adalah
kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu
ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau
yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan
perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama
diperlukan”.
Selanjutnya The Liang Gie (1998; 118) mengungkapkan bahwa
“Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
secara cepat ditemukan“.
Sedangkan Amsyah (1996; 3), memberikan pengertian sebagai berikut :
“Arsip adalah setiap catatan ( record / warkat ) yang tertulis, tercetak, atau
ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan
tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam
dalam kertas, kertas film, media computer, dan sebagainya“.
Lalu, Basir Barthos (1990; 1) mendefinisikan
“Arsip adalah suatu badan (Agancy) yang melakukan segala kegiatan
pencatatan, penanganan, dan pemeliharaan surat – surat yang mempunyai
arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal –
soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan
kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dipertanggungjawabkan”.
Sedangkan berdasarkan Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun
2009 tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 poin ke 2 mendefinisikan
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara”.
Dari beberapa definisi yang telah diuraikan diatas tentang makna dari kata
arsip, maka kita dapat memahami bahwa arsip sebenarnya merupakan sesuatu
yang hidup, tumbuh dan berkembang seirama dengan tata kehidupan masyarakat
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
196
maupun tata pemerintahan karena arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima
oleh satuan organisasi ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok yang informasinya dapat digunakan untuk
pelaksanaan tugas atau kegiatan selanjutnya.
Karena pentingnya arsip untuk organisasi, maka tidak lagi dapat disangkali
bahwa arsip mempunyai nilai dan arti yang cukup strategis dalam proses
administrasi dalam sebuah organisasi. Jika ingin mengetahui keberhasilan
penyelenggaraan administrasi dalam kehidupan suatu organisasi, maka arsip
adalah salah satu unsur yang dapat dijadikan tolak ukur penilaian perkembangan
administrasi dan menejemen di masa modern ini.
Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua kategori sifat yaitu:
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip dinamis tersebut, terdiri atas dua bagian yakni :
(1) Arsip aktif dimana arsip ini setiap saat digunakan untuk administrasi
dalam organisasi.
(2) Arsip inaktif dimana arsip ini frekuensi penggunaan dan
pemanfaatannya dalam organisasi sudah mulai berkurang ataupun
menurun ( sudah jarang digunakan ).
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan secara langsung untuk
kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan, kehidupan
kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan kegiatan administrasi Negara
sehari–hari. Di suatu kantor, arsip statis yang sudah diseleksi wajib
diserahkan kepada Arsip Nasional.
Proses penyimpanan atau pengarsipan naskah–naskah dalam suatu
organisasi, kantor, ataupun instansi perlu dilakukan dengan rapi karena seperti
yang telah dijelaskan sebelumnya arsip memiliki peranan penting dalam
penyelenggaraan administrasi, selian itu arsip juga mengandung nilai guna untuk
kantor, organisasi, ataupun instansi yang bersangkutan, sehingga jika tidak
diarsipkan secara baik, benar, dan rapi maka nilai guna arsip tersebut akan
menurun. Pada dasarnya suatu dokumen atau naskah yang diarsipkan memiliki
dua nilai guna yakni :
1. Nilai Primer
Nilai primer adalah nilai kegunaan arsip bagi organisasi yang bersangkutan
dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Arsip yang tercipta sebagai akibat
tugas dan fungsi organisasi disimpan dan dipelihara untuk kepentingan
pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Lebih luas lagi, dapat dijelaskan
bahwa nilai primer meliputi :
(1) Nilai guna administrative adalah kebijakan dan prosedur yang
diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan organisasi.
(2) Nilai guna hukum adalah arsip yang mengandung informasi tentang
hal kewajiban pemerintah atau warga Negara dan merupakan hasil
proses pengadilan.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
197
(3) Nilai guna fiscal adalah arsip yang memiliki informasi tentang
bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan.
(4) Nilai guna ilmiah dan teknologi adalah arsip yang mengandung data
teknis sebagai hasil penelitian terapan atau murni.
(5) Nilai guna perorangan adalah arsip yang mengandung informasi
tentang seseorang.
2. Nilai Sekunder
Nilai sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan lembaga atau instansi lain dan atau kepentingan biasa di luar
penanggungjawaban nasional. Arsip arsip yang bernilai guna sekunder
diserahkan, disimpan, dan diolah oleh Arsip Nasional, sehingga pihak lain
di luar pencipta dokumen yang diarsipkan dapat memanfaatkan dan
menggunakan dokumen. Nilai guna sekunder ini meliputi :
(1) Nilai guna kebuktian adalah arsip yang menjelaskan tentang bukti
keberadaan suatu organisasi beserta fungsinya, asal usul, struktur
organisasi, dan peranan operasional.
(2) Nilai guna informasional adalah nilai guna yang berkaitan dengan
informasi yang terkandung di dalam seri berkas yang tercipta sebagai
hasil dari program suatu organisasi. Informasi yang terkandung di
dalam arsip adalah terkait dengan informasi mengenai orang, tempat,
badan usaha, gejala, peristiwa, tempat atau kondisi lain di dalam
organisasi atau perusahaan.
Selanjutnya dalam proses pengarsipan dokumen, suatu organisasi
memerlukan sistem menejemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas
atau dokumen yang efektif. Pengelola dokumen perlu mengetahui dimana suatu
dokumen atau berkas berada, apakah berada pada tangan pemakai, apakah berada
pada rak penyimpanan, atau berada di tempat lain. Untuk keperluan sistem
pelacakan, menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco dapat
menggunakan dua sistem yakni :
1. Sistem Hastawi (Manual)
Sistem hastawi (manual) digunakan untuk mengendalikan dokumen yang
belum masuk ke berkas tertentu ataupun untuk surat menyurat yang belum
masuk ke berkas tertentu. Sistem ini mencakup :
(1) Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam atau
tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem
ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien, hal ini
dikarenakan sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.
(2) Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing–masing
dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen
atau menurut nomor yang digunakan.
(3) Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila
dokumen itu di pinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu
dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu,
atau sulih (dummy) yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam
keluar. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman,
dan tanggal pengembalian.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
198
(4) Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan tersebut
sebagai berikut :
a) Perekam dokumen yang dipinjam beserta catatan
penggunaannya.
b) Penggunaan barcode untuk melacak dokumen.
c) Perekam secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara
terpusat atau terdesentralisasi.
d) Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari
jarak jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang
efisien, karena sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada
pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjam oleh
seorang pemakai. Adapun cara sebelumnya ialah dengan
telepon, pemberitahuan lisan, ataupun mengirim slip transfer
berkas.
2. Sistem Barconding
Sistem barcoding adalah sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan
dengan cara memberikan tanda berupa garis atau balok secata vertical pada
dokumen yang diarsipkan. Dalam sistem pengarsipan yang berbasis
barcoding, setiap lokasi atau dokumen memperoleh sandi blok yang unik,
dan untuk membacanya digunakan barcode scanner yang adalah alat baca
sandi balok jinjing, dimana alat baca ini dapat digunakan untuk
melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. Menejer dokumen dapat
memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat
menandaii sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian dikirim
ke sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih
actual.
KONSEP KEARSIPAN
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau tata usaha
yang banyak dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun
instansi swasta. Kearsipan erat kaitannya dengan kegiatan yang menyangkut
pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat dan
dokumen. Kegiatan–kegiatan inilah yang membuat lahirnya istilah kearsipan.
Undang–Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 bagian 1
menyatakan bahwa “kearsipan adalah hal–hal yang berkenaan dengan arsip”.
Sementara itu, menurut Nur Baso (1995; 10)
“Kearsipan adalah proses pengurusan dan pengendalian naskah atau arsip
yang dibuat sendiri maupun yang diterima dari pihak lain untuk disimpan
dan ditemukan/digunakan serta dipelihara untuk keperluan lebih lanjut”.
Selain itu, Geoffrey, Oliver Standingford, Robert C Appleby (133)
mengungkapkan hal lain yang menyangkut kearsipan yakni sistem pengarsipan.
Adapun definisi sistem pengarsipan yang mereka sampaikan adalah:
“Sistem pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
199
asli (original record) atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat
diketemukan dengan mudah sewaktu diperlukan”.
Dari pemaparan diatas, dapat kita simpulkan bahwa yang dimaksud dengan
kearsipan adalah suatu tata cara dalam pengelolaan dan pengurusan arsip yang
dimulai dari sejak saat penciptaan sampai dengan pemusnahan atau pelestarian
arsip yang menggunakan aturan dan prosedur sehingga apabila diperlukan dapat
diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan lengkap.
KONSEP ARSIP DINAMIS
Basri Barthos (1990; 4) mendefinisikan
“Arsip dinamis adalah : arsip yang masih diperlukan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi Negara”.
Selanjutnya, dalam Undang–Undang Negara Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 pasal 1 bagian 3 mendefinisikan “arsip dinamis adalah : arsip yang
digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama
jangka waktu tertentu”.
Sementara itu, Badri Munir Sukoco (2006; 84) mendefinisikan
“Arsip dinamis adalah merupakan informasi terekam, termasuk data dalam
sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau
perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai
bukti aktivitas tersebut”.
Dengan beberapa pendapat diatas tentang arsip dinamis, maka dapat kita
pahami bahwa arsip dinamis adalah arsip yang memiliki nilai penting karena
dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi
Negara. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa, arsip dinamis sendiri
dibedakan atas dua pembagian jenis arsip yakni arsip aktif dan arsip inaktif.
Basir Barthos dalam (1990; 4) mendefinisikan
“Arsip dinamis aktif adalah: arsip yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari–hari
serta masih dikelola oleh unit pengelolah, dan arsip inaktif adalah arsip
yang tidak secara langsung dan tidak terus–menerus diperlukan dan
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari–hari serta dikelola
oleh pusat arsip”.
Dari pemaparan diatas, penulis menarik kesimpulan bahwa arsip dinamis
aiktif memiliki peranan yang aktif dalam proses penyelenggaraan administrasi
Negara karena keberadaannya sangat diperlukan bagi kelancaran kegiatan
organisasi yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja yang tinggi,
sementara arsip dinamis inaktif, keberadaannya tidak secara langsung diperlukan
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
200
dalam proses administrasi Negara. Menurut Suistyo dan Basuki (2003; 15)
instansi menganggap pentingnya pengelolaan arsip dinamis karena :
1. Sebuah badan atau perorangan perlu mengandalkan pada akses yang efisien
terhadap informasi yang benar. Menejemen arsip dinamis memerlukan
informasi yang tepat untuk keperluan membentu pengambilan keputusan,
sarana umum, sebagai bukti kebijakan, aktivitas dan menunjang litigasi.
2. Instansi memiliki tanggung jawab hukum, professional, dan etis untuk
menciptakan arsip dinamis tertentu. Instansi juga disyaratkan
mempertahankan arsip dinamis jenis tertentu untuk masa tertentu dan hal ini
dilaksanakan oleh menejemen arsip dinamis.
3. Instansi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannya dan
disampaikannya. Hal ini dilakukan karena alas an ekonomis mengingat
penyimpanan arsip dinamis kertas memerlukan ruangan penyimpanan yang
besar dan alasan efisiensi operasional mengingat lebih sulit menemukan
informasi yang relevan bila informasi tersebut terkubur pada informasi yang
sudah using. Maka tugas menejemen arsip dinamis meliputi pengembangan
control pemusnahan arsip dinamis serta pemisahan arsip dinamis aktif dari
yang inaktif.
Dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik (manual) perlu
terlebih dahulu dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen yang akan
dikelola dan diarsipkan. Menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir
Sukoco (2006; 99) ada lima jenis umum dokumen fisik (manual) dan sistem
pengelolaan yang paling sering digunakan pada proses pengelolaan dan
pengarsipannya yaitu :
1. Jenis dokumen korespondensi (termasuk surat, memorandum, telegram,
lampiran, laporan, dan dokumen lain) dimana untuk jenis dokumen ini
sistem penyimpanan (pengarsipan) yang sering digunakan adalah dengan
sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek
yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain.
2. Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang
memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan
pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan
melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau pengenal
numeric.
3. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang
terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun
pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan
pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut nama
proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau
nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.
4. Dokumen (berkas) kasus yang berupa berkas klaim, tuntutan hukum,
kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya yang
lazim merujuk pada personil atau property tertentu. Untuk jenis dokumen
ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan cara menyimpannya
berdasarkan nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor
dokumen atau berkas.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
201
5. Dokumen atau berkas khas yang berupa peta dan gambar rekayasa, pita atau
tapes, foto sinar x, foto gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak
lainnya. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya
dilakukan dengan menyimpan berkas berdasarkan nomor indeks yang
berdasarkan abjad.
Arsip dinamis aktif yang berupa dokumen kertas ini menimbulkan berbagai
sistem untuk menyimpannya. Berikut ini adalah uraian jenis umum arsip dinamis
dan sistem yang paling sering digunakan dalam proses penyimpanannya menurut
Sulistyo-Basuki (2000; 168) yakni :
Tabel. 1
Jenis Umum Arsip Dinamis Aktif Dan Sistem Penyimpanannya
Jenis Arsip Dinamis Sistem Penyimpanan Yang sering
Digunakan
Korespondensi (termasuk surat,
memorandum, telegram, lampiran,
laporan, dan dokumen terkait).
Berkas subyek menurut klasifikasi,
namun korespondensi dapat
merupakan setiap jenis sistem. Berkas
korespondensi sering disebut berkas
umum membedakannya dari seriarsip
dinamis lainnya.
Arsip dinamis transaksi (formulir, dan
korespondensi yang memberikan bukti
adanya transaksi).
Susunan alfabetis atau numeric
berdasarkan nama atau pengenal
numeric, misalnya nomor surat atau
nomor tagihan. Seringkali jenis
dokumen ini bersifat bebas dan tidak
dikelompokkan berdasarkan folder
berkas.
Arsip dinamis proyek (korespondensi,
nota, dan data lain yang terkait pada
proyek tertentu seperti pengembangan
sebuah produk, pelaksanaan kegiatan
sebuah proyek atau dokumentasi
sistem).
Biasanya disimpan menurut nama
proyek atau nomor, surat atau nomor
tagihan. Seringkali jenis dokumen
dibagi lebih lanjut menurut subjek dan
klasifikasi.
Berkas kasus (rekam medis dan arsip
dinamis personil lainnya, klaim,
tuntutan, hukum, kontrak, asuransi, dan
berkas sejenis). Biasanya merujuk pada
personil tertentu atau properti.
Biasanya menurut nama atau nama
kelompok atau diindeks menurut
nomor berkas.
Berkas khas seperti peta dan gambar
rekayasa atau engineering, pita atau
tapes dan gulungan reel, foto sinar x,
foto, gambar, kliping dan berkas
rujukan tercetak lainnya.
Biasanya nomor indeks abjad.
Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan,
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
202
prosedur, operasi, dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, dan
perorangan untuk itulah arsip dinamis perlu dikelola dengan baik agar bermanfaat
bagi pencipta, penerima, dan pemakainya.
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Untuk memahami proses pengelolaan arsip dinamis disuatu badan, lembaga,
organisasi, instansi, atau kantor, maka kita perlu terlebih dahulu memahami
makna dari menejemen arsip karena proses pengelolaan adalah bagian dari
menejemen arsip itu sendiri.
Ogders (2005) seperti yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 82)
mendefinisikan;
“Menejemen arsip adalah suatu proses pengawasan, penyimpanan, dan
pengamanan dokumen baik dokumen fisik atau manual (dalam bentuk
kertas), maupun dokumen elektronik (media elektronik) “.
Sementara itu Charman (1998), seperti yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco
(2006; 82), mendefinisikan
“Menejemen arsip adalah sebagai proses yang menitikberatkan pada
efisiensi administrasi, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak
digunakan lagi “.
Lebih lanjut, Bank Dunia (2005), yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006;
82) menjelaskan bahwa tujuan dari pengelolaan dokumen yang terintegrasi
adalah;
1. Untuk menjaga dokumen agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada
nilai kegunaannya.
2. Untuk membuat informasi dari dokumen, tersedia dalam format yang tepat,
digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat
pula.
Faktor yang cukup penting, yang sangat perlu diperhatikan dalam proses
pengelolaan arsip dinamis adalah alasan dibalik penyimpanan dokumen, dimana
dalam menejemen kearsipan, dokumen fisik atau manual yang disimpan, harusnya
disimpan agar dokumen ditempatkan dalam sistem kearsipan yang dapat
ditemukan kemudian bila dibutuhkan. Namun, seiring berkembangnya teknologi
digital yang akhirnya melahirkan dokumen dalam bentuk lain yakni dokumen
electronik, maka hasil yang sama akan dicapai dengan men-transfer dokumen
elektronik dari proses administrasi manual ke dalam sistem penyimpanan.
Dari penjelasan sebelumnya kita ketahui bahwa arsip dinamis terdiri dari dua jenis
yakni arsip dinamis aktif dan arsip dinamis in-aktif. Dalam proses pengelolaan
arsip, sistem yang digunakan dalam dalam mengelola utamanya dalam hal
penataan dan pengamanan arsip terhadap dua jenis arsip ini tidaklah sama. Proses
penataan kedua jenis arsip dinamis tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Penataan Arsip Dinamis Aktif
Dalam proses penataan arsip-arsip yang menyangkut suatu masalah
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
203
(subyek) tertentu (arsip-arsip yang masalahnya sama), data yang ditata jadi
satu file dimasukkan ke dalam satu folder. Kalau tidak cukup satu folder
dapat juga beberapa folder. Kelompok folder untuk masalah yang berbeda
dipisahkan oleh sekat penunjuk (guide) yang sekaligus merupakan petunjuk
subjek atau masalah. File (folder beserta penyekat) ditempatkan dalam
filling cabinet.
Proses penyelenggaraan dan penataan arsip aktif, dilakukan melalui
beberapa tahap :
1) Tahap Persiapan
Tahap persiapan ini terdiri dari :
A. Sarana (alat)
a) Folder dengan Tab-nya
b) Sekat penunjuk (guide), dengan Tab pertama, kedua dan
ketiga.
Tab pertama digunakan untuk subjek utama atau pokok
Tab kedua digunakan untuk subyek, dan
Tab ketiga digunakan untuk Sub-subyek
c) Filling Cabinet
d) Rak
B. Menyimpan Sekat Penunjuk
a) Tab Sekat Subyek Utama diberi tanda kode subyek utama
dan dibawahnya ditulis nama subyek utama sesuai dengan
pola klasifikasi.
b) Tab Sekat Subyek diberi tanda dengan kode subyek dan
dibawahnya disatukan nama subyek atau masalah yang
merupakan bagian dari subyek utama.
c) Tab Sekat Subyek-subyek diberi tanda kode Sub-subyek
dan dibawahnya dituliskan nama Sub-subyek yang
merupakan bagian dari Subyek.
C. Menyiapkan Folder
Folder yang akan digunakan untuk menempatkan berkas pada
‘tab’nya diberi tanda dengan kode sub-subyek pada sekatnya.
Tunjuk silang hanya dibuat jika berkas yang ditunjuksilangkan
akan disimpan pada satu folder, satu file, satu laci, dan satu
filling cabinet. Apabila berkas dan Kartu Petunjuk Silang akan
disimpan di tempat berbeda pada unit kerja yang berlainan,
maka Kartu Petunjuk Silang tidak diperlukan, tetapi masing-
masing unit menyimpan fotocopy berkas atau warkatnya.
D. Pelaksanaan Penataan
a) Penataan Sekat Penunjuk
Sekat-sekat penunjuk setelah ditandai dan ditata dalam
filling cabinet dengan urutan seperti pada pola klasifikasi.
Sekat penunjuk subyek utama ditempatkan pada urutan
paling depan. Sekat penunjuk subyek ditempatkan pada
urutan kedua (berikutnya). Selanjutnya sekat penunjuk
subyek pertama ditempatkan langsung di belakang sekat
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
204
penunjuk subyek utama. Sekat penunjuk sub-subyek dari
subyek pertama ditempatkan di belakang sekat subyek
pertama. Sekat penunjuk subyek kedua ditempatkan di
belakang sub-subyek terakhir dari subyek pertama, disusul
dengan sekat-sekat sub subyek subyek kedua, kemudian
disusul dengan sekat-sekat subyek ketiga beserta sekat-
sekat sub-subyeknya, demikian seterusnya.
b) Penataan Arsip Dalam Folder
Arsip-arsip yang berkode sama ditempatkan dalam folder
sesuai dengan urutan abjad indeks jika indeksnya berupa
kata-kata (huruf), dalam urutan tahun, bulan, dan
tanggalnya jika indeksnya tanggal. Dalam urutan angka
jika indeksnya angka semua. Kemudian folder pada tabnya
diberi kode sesuai dengan kode arsipnya (kode sub-
subyeknya) dan diberi title atau nama untuk satu masalah
tetapi terpaksa menggunakan lebih dari satu folder,
masing-masing folder diberi kode sama, tetapi titelnya
(abjadnya) berbeda. Folder-folder yang telah diberi kode
dan title serta berisi berkas ditempatkan di belakang sekat
penunjuk sub-subyek yang sesuai dalam laci filling
cabinet.
c) Menyusun berkas menurut abjad
Susunan menurut abjad ialah menempatkan arsip-arsip
yang berindeks kata-kata urut seperti urutan abjad A, B, C,
sampai dengan Z. Abjad huruf A berada didepan B, B di
depan C, dan seterusnya.
E. Penataan Arsip Dinamis In-aktif
Arsip in-aktif disimpan dipusat arsip (sentralisasi) dan ditata
menurut pola klasifikasi tanpa kantu kandali, karena arsip in-
aktif itu jumlahnya sangat besar serta penggunaannya tidak
sering arsip aktif, maka tempat penyimpanannya menggunakan
sarana yang berdaya tamping lebih besar. Untuk lebih
memudahkan penemuan arsip-arsip in-aktif dari masing-masing
masalah pokok (subyek utama) digolongkan menurut tahun.
Adapun langkah-langkah dalam proses penataan arsip in-aktif
adalah sebagai berikut :
a) Persiapan
Folder
Kotak karton tertutup bagian atas.
Rak besi yang berdaya tamping besar.
Untuk penataan arsip in-aktif tidak memerlukan sekat
penunjuk subyek karena kotak-kotak itu sendiri sekaligus
sebagai sekat penunjuk.
b) Penataan Berkas
Berkas atau arsip-arsip dalam folder ditata dalam susunan
seperti arsip aktif lengkap dengan kode dan indeksnya.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
205
Pada tab folder tetap diberi kode dan title seperti arsip
aktif.
Sekelompok folder mengenai subyek atau kode yang sama
dari tahun yang sama dimasukkan ke dalam kotak karton
dalam urutan abjad title folder. Pada kotaknya di tempat
tertentu diberi tanda kode klasifikasi title sesuai dengan isi
berkasnya serta tahunnya. Bila sesuatu masalah atau kode
memerlukan lebih dari satu kotak, maka masing-masing
diberi tanda serupa. Setiap kotak diberi nomor urut mulai
dari nomor 1 dan seterusnya. Setiap kotak hanya diisi
dengan folder-folder tentang satu subyek (satu macam
kode) dari tahun yang sama.
Setiap folder dalam kotak diberi nomor sesuai dengan
nomor kotaknya. Kotak tidak boleh diisi terlalu penuh,
harus dilonggarkan untuk memudahkan memasukkan dan
mengeluarkan. Kotak yang sudah berisi dan diberi tanda,
ditata di dalam rak berderet urut nomor dari kiri ke kanan.
Jumlah kotak dalam setiap tingkat rak sama. Penempatan
kotak-kotak dari subyek utama lain harus dimulai dari rak
yang lain. Pada satu tingkat rak tidak boleh diisi dengan
kotak-kotak dari dua masalah atau subyek utama yang
berlainan.
Proses penataan arsip, tidak dapat berjalan dengan baik jika tidak diikuti
dengan proses penyimpanan arsip yang baik pula. Penyimpanan arsip yang
dilakukan secara sistematis akan bermanfaat bagi :
1. Penemuan kembali arsip dengan mudah dan cepat.
2. Pengambilan arsip yang mudah tanpa mengacaukan penyimpanan.
3. Pengembalian arsip juga dapat dilakukan dengan mudah.
Sistem penyimpanan arsip dalam suatu organisasi berbeda-beda. Adapun
penyebab berbedanya sistem penyimpanan arsip tersebut antara lain dipengaruhi
oleh :
1. Tujuan organisasi.
2. Volume pekerjaan.
3. Jenis peralatan yang digunakan.
4. Tersedianya ahli kearsipan masing-masing organisasi.
5. Kondisi fisik masing-masing organisasi.
Dalam kegiatan penataan, dalam pengelolaan arsip juga dilakukan kegiatan
perlindungan terhadap arsip, hal ini penting untuk dilakukan karena arsip dinamis
merupakan bagian vital dalam pengambilan keputusan. Menurut Wusanto yang
dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000; 130) yang dimaksud dengan perlindungan arsip
yakni :
1. Tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip
sehingga arsip itu aman.
2. Suatu perbuatan untuk melindungi arsip, menjaga arsip yang dihasilkan dan
yang diterima itu aman
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
206
3. Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan
pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
Sehingga dengan perlindungan arsip diharapkan agar arsip-arsip yang ada dalam
suatu organisasi dapat :
1. Tidak hilang.
2. Tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab atau orang yang
tidak berhak atas arsip tersebut.
3. Tidak disalahgunakan untuk kepentingan atau keuntungan pribadi.
4. Tidak mudah rusak, terbakar, dan lain-lain.
Usaha-usaha untuk melindungi arsip dapat dilakukan dengan jalan
menyimpan, merawat, mengamankan, dan mengawetkan arsip. Adapun faktor-
faktor penyebab kerusakan arsip yang perlu diwaspadai oleh setiap pengelola
arsip menurut Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000; 130) adalah :
1. Faktor Intern yang terdiri dari :
1) Kertas (agar kertas tahan lama, maka haruslah menggunakan kertas
yang cukup bagus kualitasnya, yang kemudian diimbangi dengan cara
penyimpanan dan perawatan arsip yang baik)
2) Tinta. Gunakan tinta yang kualitasnya cukup baik, sehingga tidak
akan luntur untuk jangka waktu yang lama.
3) Lem. Gunakanlah lem yang berkualitas tinggi, supaya tidak mudah
mengelupas.
2. Faktor Ekstern yang terdiri dari :
1) Kelembapan udara dalam ruangan penyimpanan.
2) Udara yang terlalu kering di dalam ruangan penyimpanan.
3) Sinar matahari langsung yang dengan mudah menembus ruangan
penyimpanan arsip.
4) Udara yang kotor disekitar ruangan penyimpanan arsip.
5) Debu.
6) Jamur.
7) Rayap.
8) Ngengat.
Cara mengatasi faktor-faktor ekstern tersebut dapat dilakukan dengan
menjaga kebersihan ruangan penyimpanan arsip secara rutin dan berkala. Selain
perlu dilindungi, arsip juga perlu untuk diamankan mengingat arsip adalah sumber
informasi dalam suatu organisasi sehingga sangat penting untuk mengamankan
arsip. Dalam proses pengamanan terhadap arsip, ada tiga kegiatan pengamanan
yang dikenal yakni :
1. Pengamanan arsip dari segi informasinya. Karena arsip adalah sumber
informasi, maka seringkali dokumen yang diarsipkan adalah dokumen
rahasia yang tidak diperuntukkan untuk semua pihak dalam organisasi dapat
menggunakannya dengan bebas, perlu ada kontrolan secara ketat terhadap
arsip-arsip tertentu yang mengandung informasi cukup rahasia karena jika
ada pihak yang tidak berhak menggunakan arsip dapat dijatuhi hukuman
menurut undang-undang yang berlaku.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
207
2. Pengamanan arsip dari segi fisiknya. Dalam proses pengamanan arsip dari
segi fisiknya ini ada tiga hal yang penting untuk diperhatikan pihak
pengelola arsip yakni :
(1) Restorasi arsip yakni memperbaiki arsip yang telah rusak dan sulit
digunakan, dengan demikian arsip dapat digunakan lagi dalam jangka
waktu yang lebih lama.
(2) Laminasi arsip yakni melaminasi setiap arsip yang ada dengan
menggunakan plastic agar tidak mudah rusak bila terkena air, binatang
kecil, maupun hal-hal lain yang dapat merusak arsip.
(3) Mikrofilm yakni melakukan pemotretan terhadap arsip penting atau
vital yang sulit untuk direstotasi dan dilaminasi dan jika ingin
membaca isi dalam arsip tersebut dapat dilakukan dengan
menggunakan proyektor khusus, hanya saja jika ingin menggunakan
microfilm, maka perlu disediakan biaya yang cukup besar dan tenaga
ahli yang dapat mengoperasikan dengan baik microfilm karena harga
microfilm sangat mahal dan sulit untuk dioperasikan.
3. Alat pemeliharaan dan pengaman arsip yang antara lain adalah:
(1) Alat pemadam kebakaran.
(2) Alat Tanda peringatan.
(3) Alat Penyemprot serangga.
(4) Alat Pengisap debu.
(5) Kipas angin.
(6) Penyegar udara.
4. Pengawetan arsip yang menurut pendapat Wusanto yang dikutip oleh Ibnu
Syamsi (2000; 134) dapat dilakukan dengan cara :
(1) Reproduksi atau fotografi.
(2) Restorasi dan penjilidan.
(3) Laminasi arsip
5. Kecepatan penemuan arsip dimana waktu penemuan arsip baiknya adalah 1
menit.
Hal lain yang tidak kalah pentingnya untuk dipahami pihak pengelola arsip
dalam proses pengelolaan arsip yakni proses perawatan arsip. Usaha memelihara
arsip berupa usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil tindakan
yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip beserta informasi yang terkandung
dalam arsip (isi arsip) dari kemungkinan kehilangan, kerusakan, dan hala-hal lain
yang tidak diinginkan. Pemeliharaan terhadap arsip dapat dilakukan dengan :
1. Pengaturan ruangan penyimpanan arsip yang dapat dilakukan dengan cara :
(1) Menjaga keadaaan ruangan penyimpanan agar jangan terlalu lembab.
Suhu udara dalam ruangan penyimpanan sebaiknya berkisar 26
derajad celcius. Kelembapan ruangan jangan melebihi 65%. Jika
memungkinkan, gunakanlah AC untuk menjaga suhu, kelembapan dan
mencegah debu.
(2) Memberikan ventilasi yang cukup untuk mengatur peredaran udara
dalam ruangan penyimpanan arsip (jika ruangan penyimpanan tidak
dilengkapi dengan AC).
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
208
(3) Memberikan penerangan yang cukup di dalam ruangan penyimpanan
arsip.
(4) Hindarkan dari bahaya kebakaran, kebocoran air, gangguan kesehatan,
pencurian, dan bahaya lainnya.
(5) Hindarkan dari kemungkinan serangan hama seperti rayap, ngengat,
dan semut. Untuk mencegahnya, gunakan obat pembasmi hama.
(6) Hindarkan terhadap pencemaran polusi udara.
(7) Ruangan arsip sentral hendaknya terpisah dari ruangan lainnya, dan
disediakan kunci tersendiri.
2. Menjaga kebersihan arsip beserta alat dan ruangan tempat penyimpanan
arsip. Kebersihan di sini meliputi kebersihan ruangan arsip, warkat, beserta
alatnya.
(1) Kebersihan Ruangan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara :
(2) Seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu.
(3) Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan arsip.
(4) Kebersihan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara
a) Debu yang melekat pada arsip disedot dengan alat penyedot
debu.
b) Jika ada arsip yang dimakan rayap, supaya dipisahkan dan
diberantas rayapnya.
c) Arsip jangan sampai berkarat. Karena itu, gunakan paper clip
dari plastik.
d) Memelihara tempat atau alat penyimpanan arsip yang dapat
dilakukan dengan langkah :
3. Rak Arsip
a) Rak penyimpanan arsip sebaiknya dari logam.
b) Jika rak penyimpanan arsip terbuat dari kayu hendaknya dijaga jangan
sampai dimakan rayap.
4. Lemari Arsip
a) Lemari penyimpanan arsip harus sering dibuka.
b) Arsip yang ada di dalam lemari penyimpanan arsip harus disusun agak
renggang agar mudah dalam proses pengambilan arsip dan arsippun
tidak mudah lembab.
c) Sebaiknya menaruh obat pembasmi ngengat dan rayap pada lemari
penyimpanan arsip.
Selain itu, dalam proses pengelolaan arsip dinamis, ada istilah yang
digunakan dan diterapkan dalam pengelolaan arsip dinamis dalam suatu
organisasi, kantor, ataupun instansi yakni sistem pengelolaan arsip dinamis
dengan menerapkan pengindeksan terhadap setiap dokumen yang diarsipkan.
Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit–unit atau bagian–
bagian dari kata–kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda
pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan
kembali dokumen yang diarsipkan. Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar,
atau buku yang disusun sedemikian rupa agar nantinya tidak mendapat kesulitan
dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.
Menurut The Liang Gie (2000) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006; 88)
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
209
ada beberapa sistem yang digunakan dalam meng-indeks dokumen yakni ;
1. Sistem Kronologis yakni sistem yang menggunakan kalender sebagai
patokan pengindeksan.
2. Sistem Abjad yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan urutan abjad
dan nama dokumen bersangkutan.
3. Sistem Subjek yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan isi dari
dokumen yang bersangkutan. Sistem ini terkenal sulit dalam
pengelolaannya.
4. Sistem Numerik yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan kode
nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.
Dalam mengelola dan mengarsipkan dokumen secara manual, organisasi
harus mengklarifikasikan dan mengelolah serta mengarsipkannya dengan
memisahkan dokumen menjadi dua (2) tipe dokumen, yaitu dokumen aktif dan
dokumen inaktif. Hal ini disarankan agar dapat dilakukan pengelolaan dan
pengarsipan yang berbeda antara dokumen yang masih digunakan oleh organisasi
untuk mengambil keputusan operasional sehari–hari (dokumen aktif) dengan
dokumen yang tidak lagi memiliki pengaruh yang besar terhadap pengambilan
keputusan operasional sehari–hari ( dokumen inaktif ).
Selain itu, dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen, tentunya
dikenal pula istilah sistem penyimpanan dokumen, dimana pengarsipan sendiri
bermakna menyimpan. Menurut Quible (2001) yang dikutip oleh Badri Munir
Sukoco (2006; 96) ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat
diaplikasikan oleh suatu organisasi, yakni ;
A. Sistem penyimpanan terpusat (sentralisasi), dimana dalam sistem
sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit bawahan
yang ingin menggunan dokumen dapat menghubungi pusat penyimpanan
arsip untuk dapat menggunakan dokumen sesuai dengan keperluan.
Keuntungan dari sistem penyimpanan arsip dengan sistem sentralisasi
menurut Sulistyo-Basuki (2003; 165) adalah :
(1) Mencegah Duplikasi.
Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau sebuah
subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file), maka berbagai
tembusan yang dibuat untuk keperluan subyek atau susunan tersebut
terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang disimpan
sedangkan kertas lain (tembusan) dapat dimusnahkan.
(2) Layanan yang Lebih Baik.
Bila menggunakan sistem bemberkasan terpusat (centralized filing
system), maka karyawan terlatih dapat digunakan untuk memberikan
layanan yang lebih baik kepada bagian lain. Bila seorang stenographer
diminta untuk memberkaskan atau menjajarkan (filling) maka besar
sekali kemungkinan akan terjadi kesalahan karena memang bukan
tugasnya. Dengan demikian sistem akan mandeg. Lain halnya bila
menggunakan tenaga yang terlatih dan terampil yang dilatih khusus
untuk tugas pemberkasan.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
210
(3) Adanya Keseragaman. Semua arsip terpusat, pengelolaan dan
penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan
pengawasan.
(4) Menghemat Waktu. Dikatakan menghemat waktu karena hanya ada
satu tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja
untuk menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila
mencari informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian–bagian
lain hanya untuk mencari informasi.
(5) Menghemat Ruangan, Peralatan, dan Alat Tulis Kantor. Dikatakan
menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamis dan
perlengkapan. Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena
hanya ada satu orang saja yang bertanggung jawab atas perlengkapan
dan alat tulis kantor, sehingga dapat menghemat dalam hal pengadaan
barang dan perlengkapan.
(6) Jasa Kepada Bagian Lain. Sistem pemberkasan terpusat membebaskan
bagian lain dari masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu
mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.
(7) Memungkinkan Pengamanan yang Lebih Terpadu.
(8) Adanya Keseragaman Dalam Penenganan Pendidikan dan Pelatihan
Bagi Menejer Arsip Dinamis.
(9) Pelayanan Arsip Dinamis Di Bawah Satu Atap.
Adapun yang menjadi kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen
dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003; 166) adalah :
(1) Kesulitan Fisik. Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan dan
ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan. Juga perlu waktu untuk
membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke kamar petugas yang
memerlukan.
(2) Kebocoran Informasi. Terjadinya kebocoran informasi ini dapat terjadi
karena beberapa berkas di tempatkan di ruang pusat, akan terjadi
kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang
berbeda-beda. Namun, hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas yang
bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang mengizinkan
berkas keluar masuk, bukan orang lain. Hal ini dilakukan dengan cara
mengunci lemari berkas yang hanya dapat diakses oleh petugas tertentu atau
dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian masing-masing.
(3) Berbagai Bagian Mungkin Mempunyai Kebutuhan yang Berlainan. Kadang-
kadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk, misalnya
nama nasabah yang dijajarkan menurut nama, namun nama tersebut dapat
pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi. Dalam hal ini
disarankan agar salinan yang dijajarkan di ruang arsip dinamis pusat disusun
menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan tambahan dari kertas yang
sama disimpan di bagian lain.
(4) Adanya Ketakutan Akan Hilangnya Arsip Dinamis. Ketakutan akan
hilangnya arsip dinamis ini dapat saja terjadi karena tidak adanya duplikasi,
sehingga bila arsip dinamis di pusat arsip dinamis hilang maka, arsip
dinamis tersebut akan hilang selama-lamanya. Karena itulah,maka
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
211
disarankan untuk memiliki turunan masing-masing arsip dinamis di berkas
bagian.
(5) Pemakai Tidak Langsung Memperoleh Arsip Dinamis Bila Diperlukan. Ada
kecenderungan di kalangan manajer agar arsip dinamis yang dihasilkan oleh
organisasi, perusahaan, atau bdan mereka disimpan di bawah pengawasan
menejer arsip dinamis, sehingga untuk meminjam arsip diperlukan izin dari
pihak menejer arsip terlebih dahulu.
B. Sistem penyimpanan desentralisasi, dimana dalam sistem desentralisasi,
pengelolaan dan penyimpanan dokumen diserahkan kepada masing–masing
unit. Seperti halnya sistem sentralisasi, sistem penyimpanan dokumen
dengan menggunakan sistem desentralisasi juga mempunyai kelebihan dan
kekurangan dalam penerapannya. Kelebihan dari penerapan sistem
desentralisasi dalam proses penyimpanan dokumen adalah :
(1) Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis yang berada di
badan korporas (organisasi) dapat langsung mengawasi pengelolaan
dan penyimpanan arsip dinamis.
(2) Sistem desentralisasi sangat cocok jika informasi rahasia yang
berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang
bersangkutan.
(3) Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang
relevan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan
sehingga menghemat waktu dalam pengangkutan berkas.
(4) Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang
terbuang dalam menentukan lokasi dokumen. Hal itu tidak terjadi
pada sistem desentralisasi karena hal tersebut dapat dicegah.
Kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem desentralisi
menurut Sulistyo-Basuki (2003; 167) adalah :
(1) Pengawasan oleh menejer arsip sulit dilakukan karena letak dokumen
tersebar disemua bagian yang ada dalam organisasi.
(2) Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor,
sehingga terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan.
(3) Pekerjaan penberkas di bagian-bagian sangat kecil sehingga sulit
untuk melatih tenaga pemberkas yang terlatih. Jadi, keuntungan
spesialisasi tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi.
(4) Sistem desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam
hal dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua bagian atau
lebih.
(5) Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.
(6) Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya sehingga arsip
dinamis aktif yang saling berkaitan tersebut tersebar di berbagai
tempat, sehingga sulit untuk melakukan pencarian jika dibutuhkan.
(7) Masing-masing bagian cenderung mengamankan arsip dinamis aktif
dalam berbagai cara dengan imbas bahwa pengamanan arsip dinamis
tidak cukup dan lemah.
C. Sistem penyimpanan kombinasi, dimana dalam sistem kombinasi masing–
masing bagian atau unit, menyimpan dokumennya sendiri, dibawah kontrol
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
212
sistem terpusat. Pada sistem penyimpanan kombinasi, tanggung jawab
sistem berada di pundak menejer dokumen atau petugas yang secara
operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengarsipan dokumen
dalam sebuah organisasi. Pada sistem kombinasi ini, masing-masing bagian
dalam organisasi menyimpan arsip dinamisnya di bawah control dari sistem
terpusat. Arsip dinamis yang disimpan pada masing-masing bagian
lazimnya adalah arsip dinamis yang menyangkut personalia, gaji, kredit,
keuangan, dan catatan pejualan. Pada sistem kombinasi, tanggung jawab
sistem berada di pundak menejer arsip dinamis atau petugas yang secara
operasional bertanggung jawab atas arsip dinamis sebuah badan korporasi
(organisasi). Petugas inimenyusun jaringan sistem control dan prosedur
operasional sistem kearsipan. Sistem kombinasi lazimnya dipakai oleh
perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak
perusahaannya. Sistem kombinasi ini memiliki keuntungan sebagai berikut :
(1) Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam.
(2) Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip
dinamis yang hilang.
(3) Menekan duplikasi arsip dinamis.
(4) Memungkinkan pengadaan terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang
lebih baik.
(5) Memudahkan control gerakan arsip dinamis sesuai dengan jadwal
retensi dan pemusnahan.
(6) Adanya keyakinan menejemen di kalangan pengelola arsip dinamis.
Di segi lain sistem kombinasi memiliki kerugian sebagai berikut :
(1) Arsip dinamis yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang
sama sehingga menyulitkan penggunaannya.
(2) Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak
ada.
(3) Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi
dibawa ke sistem kombinasi.
Dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik (manual) juga
diperlukan peralatan penyimpanan agar setiap dokumen yang disimpan dan
diarsipkan, dapat terjaga dengan baik keberadaannya. Dalam memilih peralatan
penyimpanan dokumen ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan.
Menurut Basuki (2003) yang dikutip Badri Munir Sukoco (2006; 101) hal penting
tersebut adalah :
1. Kesetaraan (compability) peralatan penyimpanan. Penting diperhatikan oleh
pihak pengelola dokumen fisik (manual) dalam hal ini terkait dengan
peralatan penyimpanan dokumen semacam folder yang harus setara
pemanfaatannya dengan peralatan yang telah di beli dan akan dibeli di masa
yang akan datang.
2. Efisiensi, dalam hal ini produsan alat penyimpanan dokumen sebaiknya
sadar akan pentingnya efisiensi dalam proses penyimpanan dan pencarian
sebuah dokumen pada produk–produk mereka.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
213
3. Kualitas, untuk masalah ini hal yang penting untuk diperhatikan adalah
kualitas dari alat penyimpanan dokumen haruslah ditentukan oleh berat atau
jenis materi yang digunakan dalam pembuatan.
4. Ekonomis, dimana penting dalam proses pengelolaan dan pengarsipan
dokumen untuk meminimumkan biaya dalam mempertimbangkan
pembelian peralatan simpan pada berbagai oraganisasi, namun patut diingat
juga bahwa dalam membeli peralatan penyimpanan dokumen perlu
diperhatikan kualitas, dimana peralatan murah tidak berarti merupakan
pilihan paling ekonomis.
Adapun peralatan penyimpanan dokumen fisik (manual) dapat digolongkan
menjadi tiga jenis yakni, peralatan manual, peralatan mekanis, dan peralatan
otomatis. Perlatan penyimpanan dokumen fisik (manual) mewajibkan
disediakannya ruangan penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai atau
pengguna dokumen harus menuju ke tempat dokumen atau berkas untuk
menyimpan atau mengambil dokumen. Dalam proses pengelolaan arsip dinamis,
ada dua model pengelolaan yang digunakan. Kedua model tersebut menurut An
(2003) yang dikutip oleh Badri Monir Sukoco (2006; 83) adalah Life Cycle Model
(Model siklus hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara
manual dan Records Continuum Model (Model arsip berkelanjutan) yang lebih
tepat digunakan untuk mengelola arsip elektronik. Adapun perbedaan antara
keduanya dapat dilihat dengan jelas dalam tabel berikut
Tabel. 2
Perbedaan Model Siklus Hidup Dan Model Arsip Berkelanjutan
Aspek Model Siklus Hidup Model Berkelanjutan
Dasar Pengelolaan dan pengontrolan
arsip kertas secara efektif
(dikembangkan pasca PD II).
Pengelolaan dan pengontrolan
arsip elektronik pada era
digital.
Elemen Dari
Arsip
Fisik 1. Isi
2. Konteks
3. Struktur
Hal Yang
Menjadi Perhatian
Utama
1. Fokus pada arsip (product-
driven)
2. Fokus pada keberadaan arsip
secara fisik
3. Berupa kertas
1. Fokus pada tujuan (process-
and-customer driven)
2. Fokus pada isi, konteks, dan
struktur arsip serta
pengembangan sistem
penyimpanannya
3. Berupa digital format.
Pola 1. Berdasarkan waktu: arsip
akan selesai “masa tugasnya”
karena waktu yang telah
ditentukan.
2. Proses pengarsipan hanya
berlaku pada prose situ
sendiri.
1. Multi-dimensi: arsip ada
karena waktu/tempat, bukan
karena waktu dan tempat.
2. Berkesinambungan: proses
pengarsipan akan terjadi di
mana arsip itu ada.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
214
Perspektif 1. Eksklusif
2. Bertujuan tunggal
3. Sebagai rekaman kehidupan
organisasi.
4. Bernilai historis atau
sekarang.
1. Insklusif
2. Bertujuan banyak
3. Sebagai rekaman kehidupan
organisasi
4. Bernilai historis, sekarang
yang berkesinambungan
dengan masa depan
organisasi.
Proses Ada tahapan tertentu dalam
pengarsipan dan pembedaan
antara arsip sekarang dan
historis.
Penyimpanan arsip dan proses
pengarsipan terintegrasi dan
berkesinambungan.
Kriteria Untuk
Menyeleksi Arsip
Nilai historis atau sekarang. Nilai berkelanjutan, termasuk
nilai historis atau sekarang.
Waktu Untuk
Menilai Arsip
Pada akhir proses pengarsipan. Selama proses pengarsipan
terjadi.
Tugas
Menejemen
Pengarsipan
1. Hanya berhubungan dengan
proses penyimpanan arsip
2. Menejer arsip tidak
mempunyai hubungan
fungsional dengan organisasi,
hanya menerima, mengelola,
dan merawat arsip
3. Pembedaan akuntabilitas
antara pembuat, pemakai,
menejer arsio, maupun
pengelola arsip.
1. Terintegrasi antara bisnis
dan proses pengarsipan, dan
proses akan terjadi di setiap
lini bisnis.
2. Akuntabilitas bagi menejer
arsip tidak hanya berkaitan
dengan pemeliharaa arsip,
namun juga berhubungan
dengan penciptaanvalue dari
tujuan dan fungsi organisasi.
3. Kerangka kerja yang
tertinggal dengan
stakeholders yang lain.
Dengan melakukan pengelolaan yang benar terhadap arsip dinamis yang
berbentuk fisik (manual) serta menggunakan alat–alat penyimpanan yang baik
dalam proses pengelolaannya, maka keautentikan arsip dapat terjaga dengan baik
dan secara otomatis, tujuan pemeliharaan arsip dapat terwujud sesuai dengan yang
diharapkan.
KERANGKA PIKIR
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa menurut Boedi Martono
yang dikutip oleh Hasruddin Jamaruddin (2007; 4), dalam sistem pengelolaan
arsip dinamis ada sistem pengelolaan yang dikenal yakni :
1. Kegiatan Pengurusan Surat (Mail Handling) yaitu prosedur pengurusan
surat masuk maupun surat keluar baik surat biasa maupun rahasia serta
penggunaan azas baik sentralisasi maupun desentralisasi atau gabungan
antara keduanya.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
215
2. Kegiatan Penataan Arsip (filling) dan yaitu kegiatan mengatur, menyusun,
dan menata semua arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat
ditemukan dengan cepat dan tepat.
3. Kegiatan Penyusutan Arsip (record disposisi) yakni kegiatan mengurangi
jumlah arsip yang tercipta agar tidak terjadi problema yang menyangkut
ruang penyimpanan, biaya, peralatan, penyediaan tenaga, serta untuk
perawatan dan pemeliharaannya.
Dari ketiga dalam sistem pengelolaan arsip yang telah dijelaskan diatas,
Boedi Martono yang dikutip oleh Hasruddin Jamaruddin (2007; 4) lebih lanjut
menjelaskan bahwa kegiatan penataan arsip merupakan bagian dari sistem
pengelolaan arsip yang menjadi acuan utama dalam pengukuran berhasil atau
tidaknya penerapan sistem kearsipan yang baik dalam suatu organisasi.
Sementara itu menurut Nur Baso yang dikutip oleh Irmawanti Tahir (2007; 33),
faktor yang mendukung terlaksananya sistem pengelolaan arsip yang baik adalah :
1. Sumber Daya Manusia yakni kemampuan pegawai yang terlibat langsung di
bidang kearsipan dalam penerapan sistem kearsipan pola baru.
2. Sarana dan Prasaranan yakni dukungan terhadap sistem pengelolaan arsip
yang berupa perangkat lunak dan perangkat kasar yang dipergunakan di
bidang kearsipan.
3. Biaya Kearsipan yakni anggaran yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan
sistem pengelolaan arsip yang menerapkan sistem kearsipan pola baru.
Pendapat ini didukung oleh Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan Pasal 1 point 24 yang menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan
adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan
pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh
sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lainnya.
Berangkat dari latar belakang masalah yang telah dijelaskan sebelumnya
dan berdasarkan penjelasan teori diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang
menjadi masalah dalam hal pengelolaan arsip dinamis pada Politeknik LP3I
Jakarta Kampus Cimone terletak pada sistem penataan dan penemuan kembali
arsip dinamis yang dibutuhkan dalam suatu proses administrasi. Berdasarkan hal
ini, maka adapun kerangka konsep dalam penelitian ini dapat penulis gambarkan
sebagai berikut :
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
216
Gambar. 1
Gambar Kerangka Pikir
METODE PENELITIAN
PENDEKATAN DAN TIPE PENELITIAN
1. Pendekatan dalam penelitian ini adalah kualitatif yaitu dengan menganalisis
data serta informasi yang diperoleh dari informan sesuai dengan pokok
permasalahan yang diteliti pada instansi tersebut.
2. Tipe penelitian yang digunakan adalah deskriptif, yaitu penelitian yang
dimaksudkan untuk memberikan penggambaran atau penjelasan mengenai
masalah serta hasil penelitiannya dengan kenyataan yang ada pada lokasi
penelitian.
UNIT ANALISIS
Unit analisis dalam jurnal ini adalah organisasi pada Politeknik LP3I Jakarta
Kampus Cimone yang menangani dokumen–dokumen karyawan, Mahasiswa dan
dosen yang mengajar.
PENENTUAN INFORMAN
Sesuai dengan dasar dalam penelitian ini adalah study kasus maka yang
ditetapkan sebagai informannya adalah para karyawan, dosen yang menangani
dan mengelola secara langsung dokumen karyawan, mahasiswa dan dosen yang
ada di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone yakni :
1. Departemen Akademik
2. Departemen Keuangan dan Personalia
Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Cimone
Sistem Penataan (Filling)
Arsip Pengelolaan Arsip
Dinamis
Faktor Yang Mempengaruhi 1. Sumber Daya Manusia
2. Sarana Dan Prasarana
3. Biaya
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
217
3. Departemen Marketing
4. Departemen Kerjasama
JENIS DAN SUMBER DATA
1. Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara
dengan informan tentang masalah yang terkait langsung dengan penelitian
ini.
2. Data sekunder yaitu data yang diperoleh dan dikumpulkan dari beberapa
sumber lain seperti dokumen dan bahan–bahan lain yang relevan dengan
masalah dalam penelitian ini.
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
Data yang diperlukan dalam penelitian ini dikumpulkan dengan beberapa
teknik yakni sebagai berikut :
1. Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data dan informasi yang relevan
dengan mewawancarai secara langsung para informan yang ada.
2. Observasi, yaitu pengamatan langsung di lokasi penelitian.
3. Studi kepustakaan, yaitu dengan menelusuri karya–karya tulis, literature-
literatur, laporan–laporan, dan peraturan perundang–undangan yang relevan
dengan masalah dalam penelitian ini yaitu masalah sistem pengelolaan arsip
dinamis.
TEKNIK ANALISIS DATA
Penelitian diadakan untuk satu tujuan pokok, yakni menjawab pertanyaan-
pertanyaan penelitian untuk mengungkap fenomena social atau alami tertentu.
Proses penganalisaan terhadap data yang sudah dihimpun di lokasi penilitian
adalah hal yang sangat penting dalam suatu penelitian karena dari hasil analisis
inilah akan ditarik kesimpulan yang pada akhirnya menjadi hasil penelitian.
Menurut Masri Singaribun dan Sofian Efendi (1989; 263) analisis data
adalah proses penyederhanaan data dan informasi kedalam bentuk yang lebih
mudah dibaca dan diinterpretasikan. Berdasarkan definisi ini, maka data dan
informasi yang diperoleh dalam penelitian ini dianalisis secara deskriptif kualitatif
berupa penggambaran dan penjelasan dengan kalimat–kalimat yang sederhana dan
sistematis dengan menggunakan Media Electronik berupa alat perekam, hasil dari
wawancara dengan para informan terutama yang berkaitan langsung dengan
permasalahan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
218
FOKUS PENELITIAN
Adapun fokus penelitian dalam penelitian ini adalah sistem penataan arsip
yang meliputi sistem penyimpanan, peminjaman, dan penemuan kembali arsip,
serta faktor-faktor yang mempengaruhi sistem kearsipan yakni, sumber daya
manusia, sarana dan prasarana kearsipan, dan biaya kearsipan.
Sistem penataan arsip yang merupakan rangkaian proses dalam pengelolaan
terhadap arsip yang ada dalam suatu organisasi yang meliputi:
1) Penyimpanan Arsip.
2) Peminjaman Arsip.
3) Penemuan Kembali Arsip
Faktor-faktor yang mempengaruhi arsip merupakan hal-hal yang
berpengaruh terhadap pelaksanaan sistem kearsipan dalam suatu organisasi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi sistem kearsipan tersebut antara lain yaitu:
1) Sumber Daya Manusia dapat didefinisikan sebagai kemampuan karyawan
yang terlibat langsung dalam bidang kearsipan dalam penerapan sistem
kearsipan.
2) Sarana dan Prasarana dapat didefinisikan sebagai dukungan yang berupa
perangkat keras yang digunakan dalam bidang kearsipan.
3) Biaya yang dapat didefinisikan sebagai anggaran yang tersedia untuk
pelaksanaan sistem pengelolaan arsip.
HASIL PENELITIAN
Data hasil penelitian yang disajikan adalah data tentang sistem pengelolaan
arsip dinamis yang peneliliannya difokuskan pada sistem penataan (filling) dan
penemuan kembali arsip dinamis pada karyawan Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Cimone. Data tersebut dianalisis untuk memberikan gambaran dan penjelasan
berdasarkan hasil wawancara dengan informan serta mendeskripsikan dengan
hasil observasi yang dianggap mendukung dalam penelitian ini. Untuk lebih
memperjelas lagi tentang data yang diperoleh dari hasil penelitian akan
dikemukakan satu persatu sebagai berikut.
PROSES PENCIPTAAN ARSIP (PROSES PENGURUSAN SURAT)
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records
creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, dan lain-lain.
Tahap ini disebut juga tahap dari Corespondensi management.
Proses penciptaan arsip (pengurusan surat) disuatu organisasi, sangat penting
untuk diketahui alurnya, hal ini karena proses penciptaan arsip adalah bagian awal
dari seluruh kegiatan kearsipan dalam suatu organisasi. Jika arsip yang ada dalam
suatu organisasi tidak jelas alur penciptaannya, maka sangat sulit untuk
melaksanakan kegiatan kearsipan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur
yang ada. Untuk itu, mengawali uraian tentang sistem kearsipan di Politeknik
LP3I Jakarta Kampus Cimone, terlebih dahulu penulis menguraikan tentang
KEPALA BIDANG
PENEMPATAN KERJA
TITIM NURLIA, S.Sos
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
219
proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone
Untuk mengetahui alur proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta
Kampus Cimone, terlebih dahulu dilakukan penelusuran pada bagian front office
dengan melakukan wawancara dengan karyawan Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Cimone yakni Ibu Yermi Damarini pada hari Jum’at, 07 Juni 2013 sekitar pukul
10.17 Wita, dimana beliau menjelaskan bahwa :
“Proses penciptaan arsip yang berupa surat keluar dibuat oleh masing-
masing bagian yang ada, lalu selanjutnya setiap surat keluar dibawa ke
sekretaris untuk pemberian nomor surat, pencatatan surat pada buku
agenda surat keluar, dan dilakukan pengscanan terhadap surat agar jika
terjadi kehilangan, maka surat dapat dicetak ulang dari hasil scan yang
ada”.
Selanjutnya, Bapak Tito Laksananto, S,Sos yang merupakan Kabid Akademik
yang diwawancarai oleh penulis pada hari Senin, 10 Juni 2013 sekitar pukul 10.23
Wita menjelaskan bahwa :
“Proses penciptaan arsip yang berupa surat masuk yaitu, setiap surat
dimasukkan melalui sekretaris, lalu pada sekretaris dilakukan pencatatan
dan pemberian lembar disposisi terhadap surat masuk untuk selanjutnya
dibawa ke setiap devisi bagian tujuan surat”.
Dari hasil wawancara yang dilakukan penulis dapat memperoleh gambaran
bahwa proses penciptaan arsip yakni surat masuk dan surat keluar di Politeknik
LP3I Jakarta Kampus Cimone menggunakan asas kombinasi antara asas
sentralisasi dan asas desentralisasi yang artinya bahwa proses pengurusan surat di
Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone baik itu surat masuk maupun surat
keluar dilakukan bersama-sama yaitu antara sekretaris dengan bagian lainnya
dimana dalam hal ini penyampaian surat keluar dilakukan oleh masing-masing
bagan tetapi proses pemberian nomor dilakukan pada sekretaris dan untuk surat
masuk, penyampaian surat masuk dilakukan oleh sekretaris kepada bagian yang
bersangkutan dengan surat masuk ( bagian tujuan surat masuk) dan pengelolaan
terhadap surat masuk dilakukan pada masing-masing bagian.
Sementara itu, berdasarkan hasil pengamatan (observasi) yang dilakukan oleh
penulis mengenai prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar di Politeknik
LP3I Jakarta Kampus Cimone diperolah data sebagai berikut:
1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Prosedur pengurusan masuk di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone
dapat digambarkan sebagai berikut:
1). Penerimaan Surat.
Surat yang masuk diterima oleh staf yang ada pada front depan baik
surat yang diantarkan oleh petugas pos atau kurir, dan diserahkan ke
sekretaris dibuka lalu dibaca isinya, lalu distenpel tanggal dan waktu
surat diterima.
2). Mencatat Surat.
Setelah pada surat masuk distenpelkan tanggal dan waktu diterimanya
surat, selanjutnya dilakukan pencatatan surat yang meliputi pencatatan
tanggal, perihal, dan nomor surat dalam buku agenda surat masuk.
Setelah itu dilakukan pencatatan pada lembar disposisi, dan
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
220
penempelan lembar disposisi pada bagian depan surat.
3). Mengelompokkan Surat.
Jika telah dilakukan pencatatan terhadap surat-surat yang masuk,
maka selanjutnya surat-surat masuk yang ada dikelompokkan
berdasarkan bagian tujuan dari surat untuk memudahkan pangantaran
surat ke bagian yang ada.
4). Pengantaran Surat Masuk Ke Bagian Tujuan Surat.
Setelah pengelompokan surat selesai, maka petugas dari sekretaris
menuju ke bagian yang ada untuk mengantarkan surat masuk, dan
setelah menemukan karyawan bagian yang menjadi tujuan surat,
kepada karyawan tersebut diberikan buku agenda untuk diparaf
sebagai bukti tanda terima. Selanjutnya surat masuk akan dikelolah
oleh bagian yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya, prosedur
pengurusan surat masuk pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Cimone ini, dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar. 2
Gambar Alur Pengurusan Surat Masuk
Pemaparan diatas mengungkapkan bahwa pengurusan surat adalah
merupakan langkah awal dalam proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I
Jakarta Kampus Cimone , dan hal yang paling penting dilakukan dalam
melaksanakan prosedur pengurusan surat ini adalah pengawasan dari pihak
sekretaris sebagai penanggung jawab kegiatan persuratan di Politeknik LP3I
Jakarta Kampus Cimone dimana pengawasan yang dimaksudkan dalam hal
ini adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui apakah suatu surat
yang pada akhirnya akan menjadi arsip telah benar-benar sampai kepada
pihak ditujukannya surat, karena jika surat tidak diberikan pada oknum yang
benar, maka akan terjadi kesulitan dalam proses penemuan kembalinya jika
suatu saat dibutuhkan untuk suatu proses administrasi dan yang lebih fatal
lagi apabila informasi yang ada di dalam surat sangatlah rahasia, maka
bukan tidak mungkin hal rahasia tersebut dapat diketahui oleh pihak lain
yang tidak bertanggung jawab.
2. Pengurusan Surat Keluar
Prosedur pengurusan surat keluar di Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Cimone tidaklah jauh berbeda dengan prosedur pengurusan surat masuknya.
Hal ini terjadi karena kedua kegiatan tersebut merupakan rangkaian dari
penanganan surat dimana kedua kegiatan ini merupakan satu kesatuan
Penerimaan surat masuk pada ruangan Sekretaris.
Pencatatan surat masuk pada buku agenda surat masuk.
Pengelompokan surat masuk berdasarkan Bagian tujuan surat.
Pengantaran surat menuju ke Bagian tujuan surat.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
221
dalam satu sub sistem kearsipan. Adapun prosedur pengurusan surat keluar
di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone berdasarkan hasil pengamatan
(observasi) yang dilakukan oleh penulis, dapat dideskripsikan sebagai
berikut:
1). Tahap Penciptaan Surat Keluar.
Pembuatan konsep surat keluar ini dilakukan oleh masing-masing
bagian yang ada lalu kemudian diserahkan kepada kepala bagian
untuk dilakukan pengoreksian dan selanjutnya dikembalikan lagi
kepada karyawan untuk diketik.
2). Pengetikan
Setelah mendapat persetujuan dari kepala bagian, konsep surat
terlebih dahulu kembali diteliti dengan baik, baru setelah itu dilakukan
pengetikan surat. Namun kini, seiring perkembangan teknologi, jika
sebelumnya telah ada surat sejenis yang diketik (dibuat), maka
seringkali hanya dilakukan pengeditan pada file surat sejenis
sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk mengefisienkan waktu
pengetikan surat. Setelah dilakukan pengetikan, surat lalu dicetak
sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.
3). Penomoran Dan Pencatatan Surat
Jika proses pengetikan dan pencetakan surat sudah selesai dilakukan,
maka tahap selanjutnya adalah membawa surat ke sekretaris untuk
diberikan nomor surat dan dilakukan pencatatan terhadap surat dalam
buku agenda surat keluar.
4). Penandatangan Dan Pengesahan Surat
Proses selanjutnya dalam prosedur pengurusan surat keluar jika proses
penomoran dan pencatatan surat telah dilakukan adalah
mengembalikan surat kepada bagian yang bersangkutan lalu surat
dibawa kepada pejabat terkait untuk dilakukan penandatanganan
terhadap surat. Setelah ditandatangani oleh pejabat terkait, surat lalu
disahkan dengan distenpel pada tanda tangan pejabat, dan terakhir
surat diberi amplop.
5). Pengiriman Surat
Setelah semua prosedur dilakukan, maka surat diserahkan kepada
petugas ekspedisi sekretaris untuk diantarkan kepada pihak yang
bersangkutan, atau jika pihak yang bersangkutan berada di lokasi
kantor, maka surat tersebut dapat langsung diberikan kepada pihak
yang bersangkutan. Untuk lebih memperjelas alur pengurusan surat
keluar pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dapat dilihat
dalam gambar sebagai berikut:
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
222
Gambar. 3
Gambar Alur Pengurusan Surat Keluar
Dari pemaparan diatas, maka dapat dilihat bahwa terdapat kelemahan dalam
proses penciptaan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone utamanya
dalam proses pengurusan surat masuk. Adapun kelemahan tersebut menurut
penulis yaitu dalam proses pengurusan surat masuk, tidak melalui proses penilaian
surat, semua surat dicatat hanya berdasarkan tujuan suratnya, Tidak ada perbedaan
yang diberikan antara surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Seharusnya ada
perbedaan yang diberikan kepada setiap jenis surat, seperti misalnya pencatatan
setiap jenis surat dilakukan pada suatu buku agenda yang dibagi berdasarkan
jenis suratnya.
PENYIMPANAN ARSIP
Keberhasilan suatu organisasi dalam penyelenggaraan kegiatan
ketatausahaan sangat bergantung pada sistem penyimpanan arsipnya. Hal ini
karena apabila sistem yang digunakan dalam menyimpan arsip sudah sesuai
dengan kebutuhan organisasi maka tujuan yang ingin dicapai dalam penerapan
sistem kearsipan yakni mengatur dan menyusun arsip dengan baik dan benar akan
tercapai sehingga dapat membentuk suatu susunan arsip yang sesuai dengan tipe
dan kegunaannya bagi kepentingan di dalam pemberkasan, dimana didalamnya
mempersiapkan kelengkapan atau sarana penempatan berkas sesuai dengan tujuan
yang ingin dicapai yaitu penemuan kembali arsip secara cepat, tepat, dan lengkap.
Meskipun dalam penelitian ini, penulis memfokuskan penelitian pada proses
penataan arsip di setiap bagian dan arsip dosen. Namun berdasarkan uraian
diatas, maka penulis menganggap penting untuk terlebih dahulu melakukan
penjajakan informasi dengan melakukan wawancara dengan informan yang
bertugas dan bertanggung jawab dalam hal pengelolaan arsip di Politeknik LP3I
Jakarta Kampus Cimone Ibu Shinta yang diwawancarai oleh penulis pada hari
Jumat, 14 Juni 2013 sekitar pukul 10.20 Wita mengungkapkan bahwa;
“Penyusunan arsip dilakukan dengan sistem desentralisasi, dimana setiap
bagian menyimpan sendiri arsipnya. Bagian lain hanya berhubungan
dengan sekretaris untuk kepentingan penomoran dan pencatatan surat
serta pengscanan terhadap surat keluar”.
Penciptaan surat keluar oleh masing-masing Bagian.
Pengetikan surat
Penomoran dan pencatatan surat.
Penandatangan dan pengesahan surat oleh pejabat kerkait.
Pengiriman surat.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
223
Dari hasil wawancara dan hasil pengamatan (observasi) langsung yang
dilakukan penulis dilokasi, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa, meskipun
dalam proses pengurusan suratnya Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone
menggunakan sistem kombinasi, namun dalam proses penataan arsipnya,
Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone hanya menggunakan sistem
desentralisasi saja, dimana setiap bagian benar-benar menyimpan sendiri arsi-
arsipnya, tanpa adanya pengontrolan dari bagian lain (tidak ada ruangan lain yang
menjadi pusat penyimpanan duplikat arsip), sehingga masing-masing bagian
bertanggung jawab atas arsipnya masing-masing.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa penelitian ini hanya
difokuskan untuk melihat proses penataan arsip akademik, maka penulis
selanjutnya lebih banyak melakukan wawancara dengan karyawan dan
melakukan pengamatan (observasi).
Ibu Shinta, sekretaris yang menjadi penanggung jawab arsip-arsip yang ada
pada Kepala Kampus yang diwawancara oleh penulis pada hari Jum’at, 14 Juni
2013 sekitar pukul 11.06 Wita mengungkapkan bahwa;
“Jika ada pihak yang ingin memasukkan arsip baru pada map penyimpanan
(bundel) atau meminjam arsip yang ada pada map penyimpanan, maka
terlebih dahulu harus melapor kepada penanggung jawab arsip pada
bagian terkait karena terkadang ada arsip yang diaggap perlu untuk
dilakukan pencatatan atas peminjamannya”.
Sementara itu Ibu Titim Nurlia, S.Sos yang juga merupakan karyawan Kepala
bagian Kerjasama yang diwawancara oleh penulis pada hari Rabu, 12 Juni 2013
sekitar pukul 10.25 Wita menjelaskan bahwa;
“Jika ada surat masuk, terlebih dahulu dilakukan pencatatan ulang atas
surat tersebut, dan setelah itu barulah surat tersebut dibukukan di dalam
satu agenda berdasarkan nomor agenda lalu selanjutnya surat diproses
sesuai dengan perihal surat”.
Dari hasil wawancara ini, penulis menyimpulkan bahwa prosedur registrasi
arsip baru pada bagian Kerjasama Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone
dilakukan dengan melakukan pelaporan kepada petugas penanggung jawab arsip
baik jika ingin meminjam arsip maupun ingin memasukkan arsip baru, serta
dengan melakukan pencatatan terhadap arsip baru yang akan diarsipkan pada
ruangan bagian Kerjasama Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone.
Lebih lanjut Ibu Supartini yang diwawancara pada hari Selasa, 11 Juni 2013
sekitar pukul 11.08 wita menjelaskan bahwa:
“Semua arsip yang ada pada bagian personalia dan keuangan yang sejenis
dan sama kepemilikannya, disatukan dalam satu map penyimpanan
(bundel), lalu map penyimpanan tersebut ditata pada lemari penyimpanan
berdasarkan nomor gaji untuk arsip karyawan atau dosen dan untuk surat-
surat lainnya disusun berdasarkan jenis surat yang terdapat dalam map
penyimpanan”.
Lalu, Ibu Suparti, S.Sos yang diwawancara pada hari Rabu, 12 Juni 2013
sekitar pukul 10.27 Wita, memaparkan bahwa; “Arsip yang ada ditata berdasarkan
jenis suratnya”.
Berdasarkan hasil wawancara ini, penulis menyimpulkan bahwa dalam hal
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
224
klasifikasi dan prosedur penyusunan dan penyimpanan arsip pada bagian
personalia dan keuangan Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, berpedoman
pada jenis surat dan berdasarkan nomor gaji para karyawan Politeknik LP3I
Jakarta Kampus Cimone dan dosen. Setiap berkas karyawan, disatukan di dalam
bundel masing-masing karyawan dan dosen, lalu disusun pada lemari
penyimpanan berdasarkan nomor gaji mereka dengan tujuan memudahkan
melakukan pencarian terhadap arsip bila suatu saat diperlukan. Metode yang
digunakan ini sudah cukup baik, namun jika dalam proses penyusunan berkas ke
dalam bundel tidak dilakukan dengan teliti, maka seringkali berkas salah
dimasukkan ke bundel milik karyawan atau dosen lain, tentunya ini akan
menyusahkan para pengguna arsip jika sewaktu-waktu memerlukan arsip. Untuk
itu, setiap karyawan yang akan memasukkan suatu berkas pada bundel, harus
memperhatikan dengan baik nomor bundel, dan nama pemilik bundel lalu
disesuaikan dengan pencatatan pengelola arsip. Adapun langkah-langkah
penyimpanan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dapat di
gambarkan sebagai berikut :
Gambar. 4
Gambar Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip
Sementara itu, hasil wawancara penulis dengan Bapak Endy Elfian Lubis,
SS, M.Si yang adalah dosen tetap yang diwawancara pada hari Senin, 10 Juni
2013 sekitar pukul 10.24 Wita, yang memaparkan bahwa;
“Sistem yang digunakan dalam proses penataan arsip masih sangat perlu
untuk dibenahi mengingat seringnya arsip dibutuhkan untuk kegiatan
administrasi, sehingga jika arsip tidak ditata dengan baik, tentu saja
keselamatan arsip tidak terjaga dengan baik, arsip bisa saja rusak,
tercecer, atau bahkan hilang. Untuk itulah sangat penting untuk
memperbaiki sistem penataan arsip. Pembenahan yang paling perlu
dilakukan pada peralatan penyimpanan, harusnya dilakukan penambahan
terhadap peralatan penyimpanan arsip, mengingat jumlah arsip semakin
hari semakin bertambah”.
Selanjutnya, Ibu Okty Dwi Utami yang adalah dosen tetap Akuntansi
diwawancara pada hari Senin, 10 Juni 2013 sekitar pukul 11.15 Wita berpendapat
bahwa;
“Sistem penataan arsip belum baik, masih sangat perlu untuk melakukan
Pihak Pembuat (Pengantar) Arsip Melakukan Pelaporan Kepada Pihak Pengelola Arsip Mengenai Arsip Yang Dibuat (Dibawanya) Lalu Menyetorkan Arsip Kepada Pihak Pengelola
Pihak Pengelola Arsip Menerima Arsip Dari Pihak Pembuat (Pengantar) Arsip Lalu Menganalisis Arsip (Melakukan Pencatatan Pada Arsip Tertentu)
Pengelola Arsip Mengambil Folder (Bundel) Sesuai Jenis Arsip Pada Lemari Penyimpanan, Lalu Memasukan Arsip Pada Folder, Lalu Folder Disimpan Kembali Pada Lemari Penyimpanan.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
225
pembenahan. Pembenahan yang paling perlu dilakukan adalah pada
peralatan penyimpanan arsip. Peralatan penyimpanan arsip sangat perlu
untuk ditambah agar dapat menampung semua dokumen yang ada,
sehingga dokumen dapat tertata dengan rapi, dan tidak berantakan serta
jika sewaktu-waktu dibutuhkan mudah ditemukan kembali”.
Dari semua hasil wawancara penulis, baik wawancara dengan pihak
karyawan setiap bagian Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone maupun dengan
pihak dosen, serta berdasarkan hasil pengamatan langsung yang dilakukan oleh
penulis sendiri, maka penulis menarik kesimpulan bahwa, kegiatan penyimpanan
arsip pada setiap bagian Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone masih perlu
pembenahan, agar arsip yang ada terjaga dengan baik keberadaannya, karena pada
dasarnya arsip memanglah harus dijaga dengan baik karena arsip adalah sumber
informasi utama dalam suatu organisasi dan merupakan titik sentral kegiatan
administrasi dalam organisasi. Selain itu, kelemahan paling mendasar dari sistem
penataan arsip pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone adalah tidak adanya
tenaga arsiparis terampil pada setiap bagian yang ada serta tidak memadainya alat
penyimpanan arsip yang digunakan dalam proses penyimpanan arsip, sehingga
arsip tidak terjaga keselamatan dan keberadaannya.
PEMINJAMAN ARSIP
Kegiatan peminjaman arsip dalam organisasi pada dasarnya perlu diatur
atau ditentukan tentang prosedur dan tata cara peminjaman baik untuk keperluan
instansi maupun kepentingan diluar instansi. Untuk mengetahui bagaimana
prosedur dan tata cara peminjaman arsip pada setiap bagian di Politeknik LP3I
Jakarta Kampus Cimone, maka penulis melakukan wawancara kepada karyawan
serta pengamatan (observasi) langsung pada ruangan setiap bagian. Adapun hasil
wawancara yang telah dilakukan oleh penulis dengan Bapak Mashadi Taufik
yang diwawancara pada hari Selasa, 11 Juni 2013 sekitar pukul 14.12 Wita
menyatakan bahwa:
“Jika ada pihak yang ingin meminjam arsip, baik itu karyawan ataupun
dosen, maka sebelum membawa arsip, harus terlebih dahulu melapor
kepeda pihak pengelola arsip dan untuk mencegah kesulitan menemukan
arsip kelak jika dibutuhkan, maka pihak pengelola arsip sering meminta
pihak peminjam arsip untuk meninggalkan nomor telpon agar jika sewaktu-
waktu arsip dibutuhkan, pihak pengelola akan lebih mudah untuk
menghubungi pihak peminjam arsip untuk segera mengembalikan arsip
yang dipinjam”.
Lebih lanjut Bapak Mashadi Taufik menjelaskan bahwa:
“Selama ini, jika ada dosen yang melakukan peminjaman terhadap arsip
perpustakaan, belum ada yang tidak mengembalikan arsip pinjamannya.
Tidak dikembalikannya arsip yang dipinjam justru sering terjadi jika arsip
dipinjam oleh bagian lain yang meminjam arsip perpustakaan untuk
mendukung pelaksanaan tugas-tugasnya, dimana jika yang meminjam arsip
adalah bagian lain, arsip yang dipinjam jumlahnya banyak, sehingga
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
226
menyebabkan seringnya ada arsip yang tidak dikembalikan saat bagian
peminjam mengembalikan arsip yang dipinjam, dan belum dikembalikannya
arsip seringkali baru disadari pada saat arsip yang tidak kembalikan
tersebut dibutuhkan untuk kegiatan lain, namun untungnya arsip tidak
sampai hilang, yang sering terjadi arsip hanya tercecer di ruangan bagian
yang meminjam arsip”.
Dari hasil wawancara diatas, dapat penulis simpulkan bahwa prosedur
peminjaman arsip di bagian perpustakann Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Cimone belumlah dapat dikatakan baik. Hal ini karena, prosedur peminjaman
arsip sangatlah mudah karena hanya dengan melakukan pelaporan saja, setiap
orang, baik karyawan lain maupun dosen yang ingin meminjam arsip, hanya
cukup memberi laporan saja sebelum meminjam arsip, jika pengelola arsip
memiliki pekerjaan yang cukup banyak, kemungkinan besar pengelola arsip akan
lupa siapa yang meminjam arsip bila arsip tersebut tiba-tiba dibutuhkan, apalagi
jika arsip dipinjam diwaktu yang sudah cukup lama. Ini tentunya akan
menyulitkan para pengelola dan penanggung jawab arsip untuk melakukan
pencarian, pelacakan, dan penemuan kembali arsip. Inilah yang menjadi
kelemahan dari sistem peminjaman arsip yang diberlakukan pada Politeknik LP3I
Jakarta Kampus Cimone yang perlu untuk dibenahi dan sedikit diperketat.
Adapun alur prosedur peminjaman arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Cimone adalah sebagai berikut :
Gambar. 5
Gambar Prosedur Peminjaman Arsip
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis menarik kesimpulan bahwa, arsip
pada bagian lain Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone belum begitu dijaga
dengan baik keselamatannya, dan tentunya ini akan berpengaruh pada kelancaran
proses administrasi dalam instansi terkait. Untuk itu, pada dasarnya perlu diatur
prosedur dan tata cara peminjaman arsip yang tertulis secara lisan agar
memudahkan para pengelola untuk melakukan pengawasan terhadap keberadaan
arsip-arsip yang ada.
Pihak Peminjam Arsip Melakukan Pelaporan Kepada Pihak Pengelolah Arsip Mengenai Jenis Arsip Yang Akan Dipinjamnya.
Pihak Peminjam Arsip Menuju Ke Lemari Penyimpanan Untuk Mencari Dan Mengambil Arsip Yang Ingin Dipinjamnya.
Pihak Peminjam Arsip Kembali Kepada Pihak Pengelola Arsip Untuk Memperlihatkan Arsip Yang Akan Dipinjamnya (Pihak Pengelola Akan Melakukan Pencatatan Terhadap Peminjaman Arsip Yang Diangap Penting). Setelah Itu Arsip Boleh Dibawa Oleh Pihak Peminjam Arsip.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
227
PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Pada umumnya kegiatan penemuan arsip dalam setiap organisasi merupakan
suatu hal yang dominan dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi perkantoran
karena arsip adalah bagian sentral dari pelaksanaan kegiatan perkantoran baik
pada organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Untuk itu, diketahui bahwa
pada dasarnya penemuan kembali arsip menyangkut dua segi yaitu penemuan
kembali informasi dan penemuan kembali fisik arsip.
Dalam penemuan kembali arsip harus berpedoman pada sistem penataan
berkas yang digukanan pada organisasi masing-masing, sehingga berhasilnya
suatu penataan berkas sangat berkaitan dengan penemuan kembali arsipnya. Hal
ini karena apabila penemuan kembali arsip sulit dan memakan waktu yang cukup
lama, maka bagian/unit lain dalam organisasi dapat menilai bahwa sistem
penataan berkas tidak baik sehingga tidak dapat membantu kelancaran proses
administrasi, sebaliknya apabila penemuan kembali arsip mudah dan tidak
memakan waktu yang lama, maka sistem penataan berkas dapatlah dikatakan baik
sehingga proses administrasi dapat berjalan dengan lancar.
Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Ibu Supartini pada hari
Kamis, 13 Juni 2013 sekitar pukul 11.15 Wita menjelaskan bahwa;
“Proses pencarian terhadap arsip yang dibutuhkan dilakukan dengan cara
terlebih dahulu melihat daftar gaji para karyawan atau dosen yang
membutuhkan arsipnya, lalu dilakukan pencarian pada lemari
penyimpanan. Jika yang dibutuhkan adalah surat-surat lain diluar arsip
karyawan atau dosen, maka pencariannya langsung dilakukan pada lemari
penyimpanan dengan mencari map penyimpanan surat sejenis. Waktu yang
digunakan dalam proses pencarian arsip kadangkala lama kadangkala pula
hanya sebentar. Jika telah melakukan pencarian cukup lama dan arsip
belum juga diketemukan, maka dilakukan pelacakan terhadap arsip dengan
cara mengingat apakah arsip dipinjam oleh pihak lain, dan jika benar
ternyata arsip dipinjam, maka pihak peminjam arsip akan dihubungi agar
secepatnya mengembalikan arsip”.
Sementara itu, Bapak Drs. Iman Muslim yang diwawancara oleh penulis pada hari
Rabu, 12 Juni 2013 sekitar pukul 14.30 Wita menjelaskan bahwa;
“Apabila arsip dibutuhkan untuk suatu kegiatan administrasi, maka
secepatnya akan dilakukan pencarian terhadap arsip, sampai arsip yang
dicari diketemukan. Karena pola penyimpanan arsip yang digunakan
adalah pola penyimpanan desentralisasi, maka pencarian difokuskan pada
satu ruangan saja. Adapun waktu yang digunakan dalam proses pencarian
arsip tidak menentu, kadangkala sebentar, kadangkala lama, namun jika
sampai tiga hari arsip yang dicari belum diketemukan juga, maka arsip
tersebut dinyatakan hilang dan selanjutnya pihak yang kehilangan arsip
dihubungi untuk mengirim kembali berkas yang hilang agar proses
administrasi tidak terhambat begitu lama”.
Dengan berdasarkan pada hasil wawancara, serta pengamatan (observasi)
langsung yang dilakukan oleh penulis dilokasi, maka penulis dapat menarik
kesimpulan bahwa proses penemuan kembali arsip pada bagian lain Politeknik
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
228
LP3I Jakarta Kampus Cimone belum dapat dikatakan baik, hal ini dapat dilihat
dari kecepatan dan ketepatan dalam menemukan kembali arsip. Jika melihat
proses demi proses yang dilakukan dalam upaya penemuan kembali arsip, waktu
yang dibutuhkan sangatlah lama. Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara yang
dilakukan penulis dengan dosen pengguna jasa kearsipan bagian akademik
Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone yakni Bapak Wahyono, MM yang
adalah dosen part time yang diwawancara pada hari Senin, 17 Juni 2013 sekitar
pukul 10.27 Wita, yang menyatakan bahwa;
“Pada dasarnya pelayanan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Cimone secara keseluruhan sudah cukup baik, meskipun masih sangat
perlu dilakukan pembenahan di berbagai aspek kearsipan, utamanya aspek
penataan arsip yang masih sangat kacau. Jika keadaan ini tidak dibenahi,
maka pada akhirnya nanti akan menyulitkan pihak pengelola arsip dalam
proses pencarian terhadap arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan”.
Pendapat Bapak Wahyono, MM ini, juga didukung dengan pendapat dosen
lainnya yakni Ibu Herwita Idris adalah dosen part time yang diwawancara pada
hari Senin, 167 Juni 2013 sekitar pukul 11.03 Wita yang berpendapat bahwa;
“Secara keseluruhan, pelayanan arsip di Politeknik LP3I Jakarta Kampus
Cimone sudah cukup baik, namun masih perlu dilakukan pembenahan pada
sistem penataan arsip, agar pelayanan arsip ke depan akan jauh lebih baik
lagi”.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa yang perlu dipahami oleh
pihak pengelola arsip bahwa kelemahan dari sistem penemuan kembali arsip di
Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone pada ketidakpastian waktu yang
dibutuhkan dalam proses pencarian terhadap arsip. Jika telah mencari arsip selama
beberapa jam dan arsip belum ditemukan, sebaiknya pihak pengelola segera
menghubungi pihak pemilik arsip (karyawan atau dosen) agar segera mengirim
kembali berkas yang hilang, agar proses administrasi tidak terlalu lama tertunda,
jika menunggu sampai 1 hari apalagi sampai 3 hari baru menyatakan arsip hilang,
ini akan sangat menghambat proses admnistrasi.
Dari seluruh hasil wawancara yang telah dipaparkan diatas memperkuat
pendapat penulis bahwa walaupun secara keseluruhan sistem kearsipan pada
Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone utamanya pada bagian kesekretarisan
sudah dapat dikatakan cukup baik, namun pihak pengelola arsip pada sub bagian
lainnya ini masih harus melakukan banyak pembenahan, utamanya dalam
kegiatan penataan arsip yang berpengaruh pada kegiatan penemuan kembali arsip
pada akhirnya.
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SISTEM PENATAAN
(FILLING) ARSIP.
1. Sumber Daya Manusia
Secara umum, masalah sumber daya manusia adalah masalah pokok yang
terjadi dalam kegiatan kearsipan karena merupakan faktor yang menentukan
dalam perencanaan tujuan. Berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
229
sangat tergantung pada petugas yang menangani arsip sesuai dengan tugas
yang diebankan kepadanya. Hal ini menyebabkan sumber daya manusia
sering disebut faktor sentral dalam kegiatan kearsipan. Tanpa personil atau
sumber daya manusia, tidak ada organisasi, dan tanpa organisasi, tidak akan
ada pula administrasi, begitu pula dalam pelaksanaan sistem penataan
(filling) dan penemuan kembali arsip dalam suatu organisasi, dibutuhkan
sumber daya manusia yang ahli dan memiliki pengetahuan khusus mengenai
kearsipan.
Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Bapak Tito
Laksananto, S.Sos pada hari Selasa, 18 Juni 2013 sekitar pukul 11.36 Wita
mengungkapkan bahwa:
“Pada dasarnya, kehadiran mahasiswa magang ataupun siswa Prakerin
pada bagian akademik Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone sangat
membantu pihak pengelola arsip karena dengan kehadiran mereka, pihak
pengelola arsip memperoleh bantuan tenaga dalam melaksanakan tugas
kearsipan seperti mengurus surat dan mengurus arsip yang ada pada
lemari penyimpanan. Jika tidak ada mahasiswa magang atau siswa
Prakerin, maka kegiatan kearsipan akan sedikit terganggu pelaksanaannya
karena pihak pengelola arsip memiliki tugas lain yang sama pentingnya
sehingga pihak yang membutuhkan arsip harus terlebih dahulu mengantri
untuk melakukan pelaporan pada pengelola arsip sebelum meminjam
arsip”.
Sementara itu Ibu Yermi Damarini yang diwawancara pada hari Selasa, 18 Juni
2013 sekitar pukul 10.31 menyatakan bahwa:
“Sebenarnya tenaga arsiparis sudah tersedia, hanya saja, tenaga arsiparis
yang ada belum melakukan tugasnya dengan maksimal sehingga kegiatan
kearsipan belum berjalan dengan baik”.
Berdasarkan uraian diatas dalam hal masalah sumber daya manusia ini
penulis dapat meyimpulkan secara keseluruhan bahwa, kepedulian suatu
organisasi terhadap pentingnya arsip perlu ditunjang dengan pengadaan tenaga
arsiparis yang handal dan dengan penempatan tenaga arsiparis yang ada secara
merata di setiap unit yang ada di dalam organisasi utamanya dalam organisasi
yang menerapkan sistem desentralisasi dalam kegiatan pengelolaan arsip,
khususnya pada unit-unit organisasi yang volume arsipnya cukup besar, sehingga
arsip dapat dikelolah dengan baik dan terselamatkan dari kehilangan atau dengan
kata lain arsip dapat dengan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan,
serta pelaksanaan kegiatan kearsipan dalam organisasi dapat berjalan dengan
lancar secara merata, artinya kegiatan kearsipan di semua unit organisasi yang ada
dapat berjalan dengan baik.
2. Sarana Dan Prasarana
Sarana dan prasarana dalam sistem kearsipan merupakan faktor pendukung
dalam pelaksanaan sisten kearsipan yang baik. Tanpa ditunjang dengan
peralatan yang memadai, maka akan sangat sulit bagi organisasi untuk
melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsipnya dengan baik sesuai dengan
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
230
prosedur dan mekanisme pengelolaan arsip yang baku.
Hasil wawancara penulis dengan Bagian Umum Bapak Tri Sugianto yang
diwawancara pada hari Senin, 17 Juni 2013 sekitar pukul 13.33 Wita
menyatakan bahwa;
“Untuk pengadaan barang atau peralatan yang habis pakai dilakukan
setiap tahunnya, untuk kegiatan kearsipan sendiri, peralatan yang
disediakan setiap tahun hanyalah map penyimpan arsip (bundel) untuk
menyatukan semua surat-surat sejenis dalam satu map agar lebih mudah
ditemukan jika dicari, lalu map itulah yang ditata pada lemari penyimpanan
arsip, sementara itu untuk lemari penyimpanan arsip, pengadaannya tidak
dilakukan setiap tahun”.
Dari hasil wawancara dan pengamatan langsung (observasi) yang dilakukan
oleh penulis, maka penulis menarik kesimpulan bahwa ketersediaan alat
penyimpanan berkas di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone bagian umum
utamanya pada ruangan sarana dan prasaran masih sangat kurang memadai, hal ini
terlihat dari masih banyaknya berkas-berkas penting yang hanya diletakkan di
lantai dengan sangat tidak teratur, sehingga ruangan terlihat sangat tidak rapi,
tentunya hal ini akan membawa banyak dampak negative, diantaranya,
mengurangi kenyamanan setiap dosen yang datang keruangan bagian umum.
Selanjutnya, Bapak Endy Elfian Lubis, SS, M.Si, dosen tetap yang diwawancara
pada hari Senin, 17 Juni 2013 sekitar pukul 10.35 Wita mengungkapkan bahwa;
“Peralatan penyimpanan arsip yang tersedia masih sangat kurang, perlu
dilakukan penambahan peralatan penyimpanan, karena dengan terbatasnya
peralatan penyimpanan arsip, berkas-berkas yang ada tidak dapat ditata
dengan rapi, sehingga terlihat agak berantakan”.
Dari hasil wawancara diatas, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa
sarana dan prasaranan penyimpanan arsip yang ada di bagian umum, jauh dari
yang seharusnya. Berdasarkan hasil pengamatan (observasi) langsung penulis
pada ruangan bagian umum, sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang ada
antara lain :
1. Lemari penyimpanan (Leteral File) yang terbuat dari kayu dimana dokumen
diakses dari samping secara horizontal.
2. Open-Self File yang merupakan lemari terbuka (mirip rak buku), dimana
dokumen yang berupa bundel yang ada ditata dengan cara dijajar dan
diurutkan berdasarkan nomor gaji karyawan dan dosen.
3. Buku agenda pencatatan arsip.
Dari uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kebutuhan akan sarana
dan prasarana penyimpanan arsip pada bagian umum ini belum cukup terpenuhi
dengan baik dan masih harus dilakukan banyak pembenahan dalam hal
pengadaannya. Adapun rincian alat penyimpanan arsip yang perlu ditambahkan
pada Bagian Umum yaitu :
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
231
Tabel. 5
Alat Penyimpanan Arsip yang Dibutuhkan Pada Bagian Umum Politeknik LP3I
Jakarta Kampus Cimone
Jenis Alat Penyimpanan Arsip Jumlah Alat Penyimpanan Yang
Dibutuhkan
1. Vertical Filling Kabinet 3 Sampai 4 Buah.
2. Open-Self File 1 Sampai 2 Buah.
3. Literal Files 2 Sampai 3 Buah
Adapun tujuan dari pengadaan alat-alat penyimpanan tersebut diatas dapat
dijelaskan sebagai berikut :
1. Vertical Filling Cabinet yang pengadaannya bertujuan untuk tempat
menyimpan dokumen yang akan dan telah diproses sesuai dengan perihal
surat, misalnya saja surat keputusan atau surat tugas dosen, agar jika
dokumen ingin diambil oleh pemiliknya, pengelola tidak pengalami
kesulitan dalam proses pencariannya.
2. Open-self File yang sudah ada namun masih perlu ditambahkan. Tujuan dari
penambahan open-Self File adalah tempat untuk menyimpan kumpulan
surat sejenis yang telah disatukan dalam suatu agenda (bundel).
3. Literal File yang juga sudah ada namun masih perlu ditambahkan dengan
tujuan bahwa, literal file ini ditempatkan berdekatan dengan tenaga
pengelola surat-surat tertentu agar tidak bercapur dengan surat-surat lain
yang pengelolanya berbeda.
BIAYA
Penyediaan dana (biaya) untuk mendukung pelaksanaan sistem kearsipan
memang juga menjadi faktor yang sangat menentukan pada berhasil tidaknya
kegiatan kearsipan, baik dana yang digunakan dalam kegiatan pengelolaan arsip
maupun untuk tunjangan khusus kepada pengelola arsip.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis, diketahui bahwa pada
tiap-tiap bagian Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, dana untuk mendukung
sistem kearsipan yang tersedia belum mencukupi karena dana-dana tersebut masih
tergantung dengan dana bagian umum sehingga dana kearsipan yang tersedia
tidak dikelola langsung oleh unit pengelola arsip. Hal ini dapat dilihat dengan
masih sangat minimnya peralatan penunjang kegiatan kearsipan pada unit-unit
pengelola arsip. Selain itu peralatan yang ada untuk melakukan kegiatan
penataan/penyimpanan arsip masih sangat sederhana dan belum memenuhi
standar yang seharusnya, sehingga sangat mempengaruhi kelancaran kegiatan
kearsipan.
Menurut hasil wawancara penulis dengan Bapak Tri Sugianto adalah bagian
umum pada hari Rabu, 19 Juni 2013 sekiitar pukul 10.40 Wita mengemukakan
bahwa;
“Dana yang disediakan setiap tahun hanya untuk pengadaan barang-
barang yang habis pakai, untuk pengadaan lemari penyimpanan arsip yang
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
232
kegunaannya tidak habis pakai, waktu pengadaannya disesuaikan”.
Lebih lanjut Bapak Tri Sugianto menjelaskan bahwa :
“Dana untuk pengadaan alat penyimpanan arsip pada dasarnya tersedia,
tetapi dana tersebut baru akan dicairkan jika ada permintaan akan
pengadaan peralatan dan waktunya sesuai dengan waktu direncanakannya
pengadaan terhadap alat-alat penyimpanan arsip, juga tentu saja sesuai
dengan instruksi dari pimpinan, namun yang pasti waktu pengadaannya
tidaklah setiap tahun”.
Dari uraian hasil wawancara diatas penulis menyimpulkan bahwa, pada
dasarnya para karyawan Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone sudah memiliki
perhatian yang cukup baik terhadap keberadaan arsip, hal ini dibuktikan dari hasil
wawancara penulis dengan kepala bagian umum yang menjelaskan bahwa
sebenarnya ada dana yang dialokasikan untuk pengadaan peralatan penyimpanan
arsip, hanya saja untuk pengadaannya menunggu waktu-waktu tertentu,
pengadaannya tidak dapat dilakukan setiap tahunnya. Meski ada dana yang
disediakan untuk pengadaan alat penyimpanan arsip, namun berdasarkan hasil
observasi yang dilakukan oleh peneliti di lokasi, diketahui behwa alat
penyimpanan arsip yang tersedia saat ini masih sangat minim.
Berdasarkan hasil observasi ini, penulis menarik kesimpulan bahwa dana
yang tersedia untuk pengadaan peralatan penyimpanan arsip masih kurang,
sehingga peralatan penyimpanan arsip yang tersedia sampai saat ini masih sangat
minim pula, hal ini tentunya akan berakibat pada proses penyimpanan arsip
mengingat semakin hari jumlah arsip akan semakin bertambah banyak tentu saja
hal ini membutuhkan peralatan penyimpanan yang lebih banyak pula dan
memiliki daya tampung yang cukup banyak juga. Peralatan penyimpanan arsip
yang minim jumlahnya, akan berdampak pada banyaknya arsip yang tidak dapat
tertampung di peralatan penyimpanan yang tersedia, kalau sudah seperti ini, sulit
rasanya untuk melakukan kegiatan penyusunan dan penyimpanan arsip dengan
baik dan benar, dan pada akhirnya jika keberadaan arsip tidak tertata dengan baik,
akan sulit menemukan kembali arsip jika dibutuhkan.
KESIMPULAN
Dari hasil penelitian dan pembahasan yang penulis lakukan mengenai sitem
penataan (filling) dan penemuan kembali arsip dalam “Sistem Pengelolaan Arsip
Dinamis Di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone ” maka dapat disimpulkan
sebagaimana diuraikan berikut bahwa dalam proses pengelolaan arsip dinamis di
Politeknik LP3I Jakarta dalam hal sistem penataan (filling) arsip menggunakan
sistem desentralisasi walaupun dalam proses pengurusan surat menggunakan
sistem kombinasi yakni perpaduan antara sistem sentralisasi dan sistem
desentralisasi. Adapun sistem penataan (filling) arsip yang diterapkan belum
berjalan dengan baik sebagaimana mestinya sesuai dengan apa yang diharapkan,
hal ini dapat dilihat dari;
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
233
1. Penyimpanan arsip, dimana tidak semua arsip yang ada ditata pada lemari
penyimpanan. Ada beberapa arsip utamanya arsip yang masih terbilang baru
belum disimpanan pada lemari penyimpanan, karena fasilitas lemari
penyimpanan yang tersedia, tidak sebanding dengan volume arsip yang ada,
sehingga ada banyak arsip yang disimpan dilantai. Hal ini, tentu akan
membuat arsip tidak terjaga dengan baik, dan sulit untuk dilakukan
pencarian terhadap arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
2. Peminjaman arsip, dimana prosedur peminjaman arsip yang diterapkan tidak
begitu ketat sehingga pihak peminjam seringkali tidak menjaga dengan baik
arsip yang dipinjamnya. Hal inilah yang sering sekali menyebabkan arsip
tercecer dan sulit ditemukan jika diperlukan.
3. Penemuan kembali arsip, dimana waktu untuk mencari arsip seringkali
terlalu lama, bahkan arsip baru benar-benar dinyatakan hilang jika sudah
dilakukan pencarian selama kurang lebih 2 hari, sehingga seringkali
memperlambat proses administrasi yang membutuhkan arsip.
4. Fakto-Faktor Yang Mempengaruhi Sistem Penataan Arsip.
Sementara itu, mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan
sistem kearsipan dapat disimpulkan oleh penulis ketersediaannya masih
sangat kurang dan belum memadai. Keterbatasan ketersediaan faktor-faktor
pendukung pelaksanaan sistem kearsipan tersebut, selama ini menimbulkan
cukup banyak masalah, utamanya dalam hal penyimpanan dan penemuan
kembali arsip, namun semuanya dapat diatasi, walaupun cukup
memberatkan dan merepotkan pihak pengguna pelayanan arsip.
Adapun faktor-faktor yang berpengaruh terhadap sistem panaatn arsip
tersebut diatas antara lain :
a) Faktor Sumber Daya Manusia, Sumber daya manusia yang dalam hal
ini adalah tenaga pelaksana yang terampil dalam bidang kearsipan,
sudah tersedia, namun belum cukup memadai dan penempatan tenaga
pelaksana tersebut belum merata disetiap bagian yang jumlah arsipnya
cukup banyak.
b) Faktor Sarana dan Prasarana, Sarana dan prasarana penyimpanan arsip
yang tersedia saat ini belum cukup memadai, ini terlihat dari
minimnya jumlah alat-alat penyimpanan arsip yang tersedia. Hal ini
mengakibatkan ada banyak arsip yang tidak dapat disimpan pada
lemari penyimpanan dengan rapi dan pada akhirnya menyulitkan
pihak pengelola untuk menemukan kembali arsip jika dibutuhkan.
c) Faktor Biaya, Penyediaan dana untuk anggaran pembelian alat-alat
penyimpanan arsip tidak setiap tahunnya tersedia, hal ini
menyebabkan tidak terpenuhinya kebutuhan akan alat-alat
penyimpanan karena setiap tahunnya jumlah arsip semakin bertambah,
sementara masa retensi terhadap arsip inaktif sangat lambat, sehingga
alat-alat penyimpanan yang ada tidak cukup untuk menampung semua
arsip yang ada.
Adapun saran-saran yang menjadi masukan dari penulis untuk pihak
pengelola arsip dinamis di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone adalah :
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
234
1. Penting bagi pihak Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone, menempatkan
tenaga arsiparis yang sudah ada secara merata pada setiap unit yang volume
arsipnya cukup banyak, misalnya Bagian Akademik, karena pada unit ini
folder mahasiswa dan dosen yang dikelolah oleh satu orang yang juga
mempunyai tugas pokok lainnya, agar pengelolaan arsip yang ada dapat
dimaksimalkan, jika tenaga arsiparis yang ada tidak memungkinkan untuk
dipindahkan pada bagian-bagian lain, maka penting bagi pihak Politeknik
LP3I Jakarta Kampus Cimone untuk menambah tenaga arsiparis (perlu
dibuka formasi penerimaan karyawan kearsipan) jika mengadakan
penerimaan pegawai baru.
2. Jumlah fasilitas kearsipan yakni Filling Kabinet perlu diadakan, dan
ditempatkan secara merata disetiap bagiant yang ada, karena fasilitas
penyimpanan sangat menentukan keselamatan arsip, dan menjadi sarana
vital dalam mendukung tercapainya sistem penataan arsip.
3. Penting bagi pihak Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone untuk
mengubah secara keseluruhan sistem pengelolaan arsip yang diterapkan
dengan menerapkan sistem kearsipan pola baru (sistem kartu kendali) agar
lebih memudahkan pengelola untuk mengetahui posisi arsip jika sedang
berada diluar lemari penyimpanan (dipinjam oleh pihak lain) atau dengan
menerapkan sistem pengelolaan arsip yang menggabungkan kedua sistem
yang ada jika dianggap terlalu sulit untuk melakukan perombakan secara
langsung terhadap sistem pengelolaan arsip yang masih digunakan saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 1996. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka
Utama
Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Bumi Aksara
Geoffrey dkk, Manajemen Perkantoran Modern. Tanggeran: Binarupa Aksara
Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Maneger dan Staff.
Jakarta Selatan. Visimedia.
Kumorotomo, Wahyudi, dkk. 1996. Sistem Informasi Manajemen dalam
Organisasi-Organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press
Mappaeng, Ahmad. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Administrasi dan Manajemen.
Makassar.
Maryati, Mc….Meningkatkan Keunggulan Perusahaan Melalui Manajemen
Perkantoran Efektif. UPP STIM YKPN.
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
235
Maulana, M.N. 1979. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhatara Karya Aksara.
Moekijat. Administrasi Perkantoran. CV. Mandar Maju
Murdick, G. Robert dkk. 1991. Sistem Informasi Manajemen untuk Manajemen
Modern. Jakarta: Erlangga.
Santoso, Amanda & Hanif AL, A. R, 2004. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia.
Surabaya: Alumni
Singarimbun, Masri & Efendi Sofian. 1998. Metode Penelitian Survai. Jakarta:
LP3ES
Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen Administarsi Perkantoran Modern.
Jakarta:Erlangga.
Sulistyo, Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama
Sutarto. 1980. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadja Mada University
Press.
Syamsi, Ibnu. 2000. Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi. Jakarta: Bumi
Aksara.
The Gie Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Wursanto, Ig, 1991. Kearsipan.
Dokumen
Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan
Skripsi Oleh Hasruddin Jamaruddin Dengan Judul “Sistem Pengelolaan Arsip
Pada Pengadilan Negeri Makassar” Tahun 2007
Skripsi Oleh Irmawanti Tahir Dengan Judul “Efektifitas Pelaksanaan Sistem
Kearsipan Pada Kantor Badan Kepegawaian Dan Diklat Daerah
Kabupaten Takalar” Tahun 2007
Skripsi Oleh Halda Dengan Judul “ Sistem Penanganan Arsip Pada Bagian
Umum Kantor Wilayah Departemen Hukum Dan HAM Sulawesi
Selatan “ Tahun 2007
JURNAL LENTERA BISNIS VOL. 2 NO. 1 Mei 2013 / ISSN 2252-9993
236
Skripsi dengan “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kopertis
Wilayah IX Sulawesi“.
Lainnya
www.g-excess.com diunduh pada hari Kamis 03 Februari 2012 pukul 19.35 Wita
di Jalan Bung Nomor 32A-Tamalanrea Makassar.
www.anri.go.id diunduh pada hari Kamis, 03 Februari 2012 pukul 20.04 Wita di
Jalan Bung Nomor 32A-Tamalanrea Makassar.
ariniedhewix.blogspot.com diunduh pada hari Senin, 13 Februari 20121 pukul
19.17 Wita di Jalan Bung Nomor 32A-Tamalanrea Makassar
top related