sispro pendapatan farmasi
Post on 30-Jul-2015
67 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Sistim dan Prosedur Pendapatan Farmasi Kredit
SISTEM DAN PROSEDUR PENDAPATAN FARMASI KREDITRUMAH SAKIT IBU & ANAK RAHARJA – SURABAYA
1. Deskripsi Penjualan Obat Kredit
Penjualan obat kredit adalah penjualan obat dan peralatan medis yang dilakukan oleh apot ek
(instalasi penunjang medis) kepada para pasien rumah sakit yang memiliki kerjasama dengan
Rumah Sakit Ibu & Anak Pura Raharja (seperti ASKES/Asuransi Kesehatan &
JAMSOSTEK/Jaminan Sosial Tenaga Kerja) secara kredit.
Sistem penjualan obat kredit adalah jaringan prosedur penjualan obat dan peralatan medis
yang dilakukan oleh apotek (instalasi penunjang medis) kepada para pasien rumah sakit yang
memiliki kerjasama dengan Rumah Sakit Ibu & Anak Pura Raharja (seperti ASKES/Asuransi
Kesehatan dan JAMSOSTEK/Jaminan Sosial Tenaga Kerja ) secara kredit.
Sistem penjualan obat kredit ini meliputi jaringan prosedur :
a. Prosedur Penerimaan Resep,
b. Prosedur Penyiapan Obat dan Alat Medis,
c. Prosedur Penyerahan Obat dan Alat Medis,
d. Prosedur Pencatatan dan Penagihan Piutang,
e. Prosedur Pencatatan Penjualan dan Beban Pokok Penjualan Obat dan Alat Medis.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan obat kredit adalah:
a. Jumlah pendapatan yang diperoleh dari hasil penjualan kredit untuk setiap jenis obat
dan alat medis oleh Apotek.
b. Jumlah beban pokok untuk setiap jenis obat dan alat medis yang terjual.
2. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam Sub-Sistem penjualan obat kredit meliputi:
a. Fungsi Penerimaan Resep
b. Fungsi Asisten Apoteker
c. Fungsi Utang - Piutang
d. Fungsi Administrasi Penjualan
e. Fungsi Akuntansi.
Yanvieta Consulindo – RSIA Pura Raharja 36
Sistim dan Prosedur Pendapatan Farmasi Kredit
Fungsi yang membutuhkan :
• Apotik - Petugas Penerimaan Resep
a. Menerima Resep yang dilampiri Kitir Kredit lembar 1 dari Pasien.
b. Menghitung harga jual obat dan menuliskan pada Resep.
c. Menyiapkan Nomor Pengambilan Obat rangkap 2.
d. Menyerahkan Nomor Pengambilan Obat lembar 1 kepada Pasien dan meminta
Pasien untuk menunggu panggilan bila obat telah selaai disiapkan.
e. Menyerahkan Resep (yang sudah diberi harga obat), Kitir Kredit lembar 1, dan
Nomor Pengambilan Obat lembar 2 kepada Asisten Apoteker.
Apotik - Asisten Apoteker
a. Menerima Resep yang dilampiri Kitir Kredit lembar 1, dan Nomor Pengambilan Obat
lembar 2 dari Petugas Penerimaan Resep - Apotek
b. Menyiapkan obat sesuai dengan yang tertera dalam Resep.
c. Mencatat pengeluaran obat pada Kartu Barang/Persediaan Obat - Apotek.
d. Menuliskan Copy Resep.
e. Menyerahkan Obat dan C o p y R e s e p yang dilampiri Resep, Kitir Kredit lembar 1,
dan Nomor Pengambilan Obat lembar 2 ke Petugas Administras Penjualan - Apotek.
• Apotik- Petugas Administrasi Penjualan :
a. Menerima Obat dan Copy Resep yang dilampiri Resep, Kitir Kreditlembar 1, dan
Nomor Pengambilan Obat lembar 2 dari Asisten Apoteker.
b. Membuat Nota Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar atas dasar data harga yang
tertera dalam Resep.
c. Menyerahkan Obat, Copy Resep, Resep, Kitir Kredit lembar 1, dan Nomor
Pengambilan Obat lembar 2 ke Petugas Penyerahan Obat.
d. Menerima Resep dan Nomor Pengambilan Obat lembar 1 & 2 dari Petugas
Penyerahan Obat.
e. Mencatat penjualan obat kredit ke dalam Rekapitulasi Penjuaian Obat Kredit
sebanyak 3 lembar atas dasar Resep dan Nota Penjualan Obai Kredit.
f. Pada akhir hari kerja, membuat Laporan Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar
atas dasar Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit.
Yanvieta Consulindo – RSIA Pura Raharja 37
Sistim dan Prosedur Pendapatan Farmasi Kredit
g. Menyerahkan Laporan Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar, Rekapitulasi
Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar, Nota Penjualan Obat Kredit sebanyak 3
lembar, Resep, dan Nomor Pengambilan Obat lembar I & 2 ke Penanggungjawab
Apotik atau Manajer Instalasi Penunjang Medis.
h. Menerima kembali Laporan Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar (yang sudah
ditandatangani), Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar (yang sudah
ditandatangani), Nota Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar, Resep, dan Nomor
Pengambilan Obat lembar 1 & 2 dari Penanggungjawab Apotik atau Manajer Instalasi
Pc nunjang Medis. Menyerahkan Laporan Penjualan Obat Kredit lembar ' & 2,
Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar I & 2, dan Nota Penjualan Obat Kredit
lembar 1 & 2 ke Penanggungjawab Utang - Piutang - Bagian TU Keuangan.
i. Mengarsip Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 3, Rekapitulasi Penjualan Obat
Kredit lembar 3, Nota Penjualan Obat Kredit lembar 3, dan Resep urut tanggal
transaksi, serta Nomor Pengambilan Obat lembar 1 & 2 urut nomor.
Penyerahan Obat :
a. Menerima Obat, Copy Resep, Resep, Kitir Kredit lembar 1, dan Nomor Pengambilan
Obat lembar 2 dari Petugas Administrasi Penjualan.
b. Memanggil Pasien untuk menerima Obat.
c. Menerima/meminta Nomor Pengambilan Obat lembar I dari Pasien dan
mencocokannya dengan Nomor Pengambilan Obat lembar 2.
d. Menyerahkan Obat, Copy Resep, dan Kitir Kredit lembar 1 kepada Pasien.
e. Menyerahkan Resep dan Nomor Pengambilan Obat lembar 1 & 2 kepada Petugas
Administrasi Penjualan.
Penanggung jawab Apotik atau Manajer Instalasi Penunjang Medis
a. Menerima Laporan Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar, Rekapitulasi Penjualan
Obat Kredit sebanyak 3 lembar, Nota Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar,
Resep, dan Nomor Pengambilan Obat lembar 1 & 2 dari Petugas Administrasi
Penjualan.
b. Memeriksa dan mencocokkan Laporan Penjualan Obat Kredit, Rekapitulasi Penjualan
Obat Kredit, dan Nota Penjualan Obat Kredit dengan Resep, hila benar,
menandatangani Laporan Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar, Rekapitulasi
Yanvieta Consulindo – RSIA Pura Raharja 38
Sistim dan Prosedur Pendapatan Farmasi Kredit
Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar, dari Nota Penjualan Obat Kredit sebanyak
3 lembar.
c. Menyerahkan l;embali Laporan Penjualan Obat Kredit (yang sudah ditandatangani)
sebanyak 3 lembar, Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit (yang sudah ditandatangani)
sebanyak 3 lembar, Nota Penjualan Obat Kredit sebanyak 3 lembar, Resep, dan
Nomor Pengambilan Obat lembar 1 & 2 kepada Petugas Administrasi Penjualan.
Bagian Keuangan Penanggung jawab Utang - Piutang :
a. Menerima Lapcran Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, Rekapitulasi Penjualan Obat
Kredit lembar 1 & 2, dan Nota Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2 dari Petugas
Administrasi Penjualan - Apotik.
b. Membuat Bukti Memo sebanyak 2 lembar atas dasar Laporan Penjualan Obat Kredit,
Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit, dan Nota Penjualan Obat Kredit.
c. Meniyerahkan Bukti Memo sebanyak 2 lembar kepada Kepala Bagian Keuangan dan
Manajer Keuangan untuk dimintaican tandatangan, yang dilampiri Laporan
Penjualan Obat Krtdit lembar 1 & 2, Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1 &
2. dan Nota Penjualan Obat Krcdit lembar l & 2.
d. Menerima kembali Bukti Memo sebanyak 2 lembar (yang sudah ditandatangani oleh
Kepala Bagian TU Keuangan dan Manajer Keuangan), Laporan Penjualan Obat Kredit
lembar 1 & 2, Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, daii Nota Penjualan
Obat Kredit lembar 1 & 2 dari Kepala Bagian TU Keuangan.
e. Membuat Daftar Rincian Piutang atas Penjualan Obat Kredit sebanyak 2 lembar atas
dasar Bukti Memo lembar 2 (yang sudah ditandatangani oleh Kepala Bagian TU
Keuangan dan Manajer Keuangan), Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 2,
Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lPmbar 2, dan Nota Penjualan Obat Kredit lembar
2. '
f. Menyerahkan Bukti Memo lembar 1 (yang sudah ditandr.tangani oleh Kepala Bagian
TU Keuangan dan Manajer Keuangan), Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1,
Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1, Nota Penjualan Obat Kredit lembar l.
dan Daftar Rincian Piutang atas Penjualan Obat Kredit lembar 1 kehada Bagian
Anggaran dan Akuntansi. Membuat Daftar Saldo Piutang atas Penjualan Obat Kredit
sebanyak 2 lembar atas dasar Daftar Rincian Pititang atas Penjualan Obat Kredit.
Menyerahkan Daftar Saldo Piutang atas Penjualan Obat Krodit lembar 1 kepada
Kepala Bagian TU Keuangan.
Yanvieta Consulindo – RSIA Pura Raharja 39
Sistim dan Prosedur Pendapatan Farmasi Kredit
g. Mengarsip Bukti Memo lembar 2. I,aporan Penjualan Obat Kredit lembar 2,
Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 2, Daftar Rincian Piutang atas Penjualan
Obat Kredit lembar ?, dan Daftar Saldo Piutang atas Penjualan Obat Kredit lembar 2
urut tanggal transaksi, serta Nota Penjualan Obat Kredit lembar 2 urut nomor.
h. Pada setiap akhir bulan, membuat Daftar Rincian Piutang atas Penjualan Obat Kredit
- Bulanan (Lihat Sistem dun Prosedur Penerimaan Kas dari Penagihan Piutang atas
Penjualan Obat Kredit)
Kepala Bagian TU Keuangan :
a. Menerima Bukti Memo sebanyak 2 lembar, Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1
& 2, Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, dan Nota Penjualan Obat
Kredit lembar 1 & 2 dari Penanggungjawab Utang - Piutang
b. Memeriksa dan mencocokkan Bukti Memo sebanyak 2 lembar dengan Laporan
Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, Rekapitulasi Penjualan Obat , Kredit lembar
1 & 2, dan Nota Pen .jualan Obat Kredit lembar 1 & 2, bila benar, menandatangani
Bukti Memo sebanyak 2 lembar.
c. Menyerahkan Bukti Memo sebanyak 2 lembar (yang sudah ditandatangani), yang
dilampiri Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, Rekapitulasi Penjualan Obat
Kredit lembar 1 & 2, dan Nota Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2 kepada Manajer
Keuangan.
d. Menerima kembali Bukti Memo sebanyak 2 lembar (yang sudah ditandatangani
Manajcr Keuangan). Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, Rekapitulasi Pen
jualan Obat Kredit lembar 1 & 2, dan Nota Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2 dari
Manajer Keuangan.
e. Menyerahkan kembali Bukti Memo sebanyak 2 lembar (yang sudah ditandatangani
Manajer Keuangan), Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, Rekapitlilasi
Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, dan Nota Penjualan Obat Kredii lembar 1 & 2
kepada Penanggungjawab Utang - Piutang - Bagian Keuangan.
f. Menerima Daftar Saldo Piutang atas Penjualan Obat Kredit lembar 1 dari
Penanggungjawab Utang - Piutang - Bagian Keuangan.
g. Mengarsip Daftar Saldo Piutang atas Penjualan Obat Kredit lembar 1 urut tanggal
transaksi.
Yanvieta Consulindo – RSIA Pura Raharja 40
Sistim dan Prosedur Pendapatan Farmasi Kredit
• Manajer- Keuangan :
a. Menerima Bukti Memo sebanyak 2 lembar (yang sudah ditandatangani Kepala
Bagian TU Keuangan), yang dilampiri Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2,
Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, dan Nota Penjualan Obat Kredit
lembar 1 & 2 dari Kepala Bagian TU Keuangan. ,
b. Memeriksa dan mencocokkan Bukti Memo sebanyak 2 lembar dengan Laporan
Pe»jualan Obat Kredit lembar 1 & 2, Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1 &
2, dan Nota Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, bila >,°nar, menandatangani Bukti
Memo sebanyak 2 lembar.
c. Menyerahkan kembali Bukti Memo sebanyak 2 lembar (yang sudah ditandatangani
Manajer Ketiangan), Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2, Rekapitulasi
Penjualan Obat 1{redit lembar 1 & 2, dan Nota Penjualan Obat Kredit lembar 1 & 2
kepada Kepala Bagian TU Keuangan.
Bagian Anggaran & Akuntansi :
a. Menerima Bukti Memo lembar 1 (yang sudah ditandatangani oleh Kepala Bagian
Keuangan dan Manajer Keuangan), Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1,
Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1, Nota Penjualan Obat Kredit lembar 1,
dan Daftar Rincian Piutang atas Penjualan Obat Kredit lembar 1 dari
Penanggungjawab Utang - Piutang - Bagian Keuangan.
b. Mencatat Bukti Memo lembar 1, Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1,
Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1. Kuitansi Penjualan Obat Kredit lembar
1, dan Daftar Rincian Piutang atas Penjualan Obat Kredit lembar 1 ke dalam Jurnal
Penjualan dan Kartu Piutang.
c. Membuat Bukti Memo dan Rekapitulasi Beban Pokok Penjualan Obat atas dasar
Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1, Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar
1, dan Kartti Persediaan Obat - Apotik.
d. Mencatat Bukti Memo dan Rekapitulasi Beban Pokok Penjualan Obat ke dalam Jurnal
Umum dan Kartu Persediaan Obat - Apotik.
e. Membuat Rekapitulasi Petljuaian Obat - Apotik atas dasar Laporan Penjualan Obat
Kredit lembar 1 dan Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit lembar 1.
f. Membuat Laporan Penjualan Obat - Apotik atas dasar Rekapitulasi Penjualan Obat -
Apotik.
g. Memposting Jurnal Penjualan dan Jurnal Umum ke dalam Buku Besar.
Yanvieta Consulindo – RSIA Pura Raharja 41
Sistim dan Prosedur Pendapatan Farmasi Kredit
h. Menyusun Laporan Keuangan yang terdiri dari Neraca, Laporan Laba - Rugi, dan
Laporan Arus Kas.
i. Mengarsip Bukti Memo lembar 1, Bukti Memo, dan Nota Penjualan Obat Kredit
lembar 1 urut nomor. serta mengarsip Laporan Penjualan Obat Kredit lembar 1.
Rekapitulasi Knjualan Obat Kredit lembar 1, Nota Penjualan Obat Kredit lembar 1,
Daftar Rincian Piutang atas Penjualan Obat Kredit lembar 1, dan Rel:apitulasi Beban
Pokok Penjualan Obat urut tanggal transaksi.
3. Prosedur Penjualan Obat Kredit
Sistem Penjualan Obat Kredit meliputi jaringan prosedur antara lain:
a. Prosedur Penerimaan Resep
b. Prosedur Penyiapan Obat clan Alat Medis
c. Prosedur Penyerahan Obat clan Alai Medis
d. Prosedur Pencatatan clan Penagihan f'iutang
e. Prosedur Pencatatan Penjualan dan Beban Pokok Penjualan Obat Oan Alat Medis.
4. Formulir dan Media Akuntansi yang Digunakan
• Formulir atau dokumen yang digunakan untuk mclalaanakan sistem penjualan obat kredit
meliputi :
- Kitir Kredit
- Resep
- Nota Penjualan Obat Kredit
- Bukti Memo
- Rekapitulasi Beban Pokok Penjualan Obat Kitir Kredit
• Media atau catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan obat kredit meliputi :
- Jurnal Penjualan
- Jurnal Umum
- Kartu Persediaan Obat – Apotek
- Kartu Piutang
- Buku Besar Piutang
- Penjualan Obat
- Penjualan Alat Medis
Yanvieta Consulindo – RSIA Pura Raharja 42
Sistim dan Prosedur Pendapatan Farmasi Kredit
- Beban Pokok Penjualan Obat
- Beban Pokok Penjualan Alat Medis
- Persediaan Obat
- Persediaan Alat Medis.
5. Laporan yang Dihasilkan
Laporan yang dihasilkan oleh masing-masing bagian atau fungsi dalam sistem penjualan obat kredit
meliputi:
Laporan Penjualan Obat Kredit oleh Fungsi Administrasi Penjualan - Apotik
Laporan Penjualan Obat - Apotik oleh Bagian Anggaran dan Akuntansi
Laporan Keuangan oleh Bagian Anggaran dan Akuntansi
6. Sistim Pengendalian Interen
• Struktur Organ isasi yang memisahkan tanggung jawab yang jelas
- Memisahkan masing-masing Fungsi Penerima Resep dengan Fungri Asisten Apoteker.
- Memisahkan Fungsi Asisten Apoteker dengan Fungsi Administrasi Penjualan.
- Memisahkan Fungsi Administrasi Penjualan dengan Fungsi Utang Piutang.
- Memisahkan Fungsi Utang Piutang dengan Fungsi Akuntansi
• Otorisasi
- Nota Penjualan Obat Kredit, Rekapitulasi Penjualan Obat kredit dan Laporan Penjualan
Obat Kredit diotorisasi oleh Manajer Apotek.
- Jurnal Voucher diotorisasi oleh Kepala Bagian Keuangan dan Manajer Keuangan.
• Prosedur Pencatatan yang memadai
- Memisahkan antara pencatatan penjualan pada Jurnal Penjualan dan pencatatan
piutang pada Kartu Piutang.
- Memisahkan pencatatan penjualan ke dalam Jurnal Umum dan pencatatan Kartu
Persediaan Obat Apotik.
Yanvieta Consulindo – RSIA Pura Raharja 43
Sistim dan Prosedur Pendapatan Farmasi Kredit
• Praktik yang sehat
- Semua Formulir yang digunakan harus bernomor urut tercetak dan tiap
rangkapnya digunakan warna yang berbeda, pendistribusiannya harus
diinformasikan dengan jelas.
- Semua penggunaan formulir harus dipertanggung jawabkan oleh Fungsi yang
terlibat.
- Melakukan pencocokan antara Kitir Kredit Obat, Resep dengan Nota Penjualan
Obat Kredit, Rekapitulasi Penjualan Obat Kredit dan Laporan Penjualan Obat
Kredit.
- Melakukan cross check secara periodik antara Kartu Persediaan yang ada di
gudang dengan yang ada di Fungsi Akuntansi.
- Melakukan penghitungan fisik secara periodik untuk mencocokkan antara fisik
barang dan Kartu Persediaan Gudang.
Yanvieta Consulindo – RSIA Pura Raharja 44
top related