sim week 04 chapter 01

Management Information System Industrial Engineering Department

W e e k

I T T E L K O M

4

Model Sistem Umum Perusahaan

C h a p t e r 1

Program Studi Sistem Informasi

Murahartawaty Management Information System

Definisi Model

• Adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu yang mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut entitas (entity)

• Jenis-jenis model

– Model Fisik

– Model Naratif

– Model Grafik

– Model Matematika

Murahartawaty Management Information System

Jenis Model

Model Fisik Penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi. Contoh: Maket atau Prototipe Mobil Baru

Model Naratif menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Contoh: model komunikasi bisnis

Model Grafik menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk.Contoh: DFD, Flowchart

Model Matematika segala formula atau persamaan matematika.

Contoh: Persamaan Trigonometri

Murahartawaty Management Information System

Kegunaan Model

• Mempermudah Pengertian– Suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya.

Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.

• Mempermudah Komunikasi– Setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu

sering pula dikomunikasikan pada orang lain.

• Memperkirakan Masa Depan– Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model

matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.

Murahartawaty Management Information System

Model Sistem Umum Perusahaan

• Penyederhanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan.

• Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem secara fisik dan konseptual.

Murahartawaty Management Information System

Model Sistem Secara Fisik

Mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka

Sumber daya input

Proses Transformasi

Sumber daya output

Murahartawaty Management Information System

Aliran arus Sumber Daya Fisik

• Arus Material

• Arus Personil

• Arus Mesin

• Arus Uang

Murahartawaty Management Information System

Model Sistem Konseptual

• Sistem yang menggunakan sumber daya konseptual (informasi dan data) untuk mewakili sistem fisik

• Sistem terbuka

– Sistem lingkaran terbuka

– Sistem lingkaran tertutup

• Elemen sistem konseptual: Manajemen, Pengolah Informasi, Standar

Murahartawaty Management Information System

Sistem Lingkaran Tertutup

Sumber daya input

Proses Transformasi

Sumber daya output

Mekanisme pengendalian

Umpan balik Umpan balik

Murahartawaty Management Information System

Pengendalian Manajemen

Lingkaran umpan baliknya adalah informasi dan mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.

Sumber daya input

Proses Transformasi

Sumber daya output

ManajemenInformasi Informasi

Murahartawaty Management Information System

Pengolah Informasi

Sumber daya input

Proses Transformasi

Sumber daya output

ManajemenInformasi Informasi Pengolah

Informasi

Data

Murahartawaty Management Information System

Information Processing

• Para manajer memperoleh informasi dari suatu sistem atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.

• Manajer menentukan output yang harus disediakan pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 (empat) dimensi dasar informasi, yaitu (1) relevansi, (2) Akurasi (3) Ketepatan Waktu, (4) Kelengkapan informasi,

• Mekanisme pengolah informasi dalam hal ini menggunakan komputer, namun bukan sebagai suatu keharusan.

Murahartawaty Management Information System

Item Number: 410615Item Description: Upper Door Hinge

SUPPLIER LAST UNIT DAYS TO PCT.NUMBER NAME DATE P.O. # QTY. PRICE RECEIPT REJECTS

3062 CARTER 7/12 1048-10 360 $8.75 12 .00 & SONS

4189 PACIFIC 4/13 962-10 350 9.10 08 .02 MACHINING

0140 A.B. 1/04 550-10 350 8.12 03 .00 MERRIL

2111 BAY AREA 8/19 1196-10 360 11.60 19 .04

Contoh: Laporan Analisis Supplier

Murahartawaty Management Information System

Standar

Sumber daya input

Proses Transformasi

Sumber daya output

ManajemenInformasi Informasi

Pengolah Informasi

Data

Standar

Murahartawaty Management Information System

Definisi Standar

• Standar adalah ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan membandingkan kinerja aktual.

• Hasil perbandingan tersebut digunakan untuk menentukan apakah suatu tindakan diperlukan.

• Contoh: Spesifikasi Produksi menunjukkan kualitas mutu produk

Murahartawaty Management Information System

Objectives Standards of Performance

Mencapai vol penjualan tahunan sekitar $25 millionMempertahankan 20% pangsa pasarMempertahankan tingkat pertumbuhan 15%Pay dividends to stockholders each quarterMaintain the price of the firm’s common stock above $85 per share

Realize an after-tax profit of 15% of salesMaintain a record of accident-free daysKeep employee turnover below 10%

Invest in a minimum of 15% of sales revenue in research and development

Achieve stockout on no more than 2% of the items in inventory during the yearKeep the number of backorders to less than 5% of all orders processedHave no plant shutdowns due to unavailable materialsHave no legal actions filed against the firm by customers, suppliers, and the government

Memenuhi kebutuhan pelanggan

Produce a return on investment for the owners

Operate efficiently

Invest in the future

Develop sources of supply

Operate ethically

Perbandingan Standar dan Tujuan

Murahartawaty Management Information System

Manajemen Sistem Umum Perusahaan

Sumber daya input

Proses Transformasi

Sumber daya output

ManajemenKeputusan Informasi

Pengolah Informasi

Data

Standar

Sumber Daya Fisik

Sumber Daya Fisik

Informasi dan Data

Lingkungan

Murahartawaty Management Information System

Penggunaan Model Sistem Umum

Contoh : Pasar SwalayanArus material: bahan makanan dan barang2 lain yang

dijualArus personil: manajer toko, kasir, pegawai gudang

dan orang2 lain yang dipekerjakanArus mesin: komputer, kalkulator, barcode scanner,

telepon, kulkas, rak-rakArus uang: pemasukan dari pelanggan dan

pengeluaran berbentuk pembayaran kepada pemasok, pegawai dan pemilik

Murahartawaty Management Information System

Penggunaan Model Sistem Umum

Contoh : Pasar SwalayanProses Transformasi, Semua kegiatan yang membuat

berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik, misal; membuka karton dan mengatur barang dagangan dirak, menyiapkan sayur dan buah segar, memotong daging.

Elemen manajemen terdiri dari manajer toko dan para asisten manajer. Pengolah informasi meliputi komputer, barcode scanner dan menyediakan harga untuk berbagai barang

Standar kinerja: kuota penjualan, anggaran operasi

Murahartawaty Management Information System

Contoh : Kantor Pengacara

• Arus material– Perlengkapan pencatatan, kertas, buku-buku

• Arus personil– Pengacara, partner, office boy

• Arus mesin– Komputer, telepon

• Arus uang– Pemasukan dari klien, pengeluaran untuk biaya

kantor, biaya sidang, dll.

Murahartawaty Management Information System

Contoh 2 : Kantor Pengacara

• Proses Transformasi, proses mengubah bahan mentah (klien dg permasalahan hukum) menjadi produk jadi (klien yang masalah hukumnya terselesaikan).

• Elemen manajemen terdiri dari pengacara, partner.• Pengolah informasi meliputi komputer, database

hukum• Standar kinerja; biasanya tidak ada standar formal dan

rinci, tapi bisa saja menangani sekian kasus, memenangkan persidangan, menerima laba, database hukum

Murahartawaty Management Information System

Management By Exception

• Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan MBE

• MBE adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas tersebut menyimpang dari kinerja yang dapat diterima/standar.

• Tiga keuntungan MBE

– Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung normal

– Lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh

– Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya

Murahartawaty Management Information System

Management By Exception

Kendala MBE :• Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak

mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan

• Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan

• Perhatian harus tetap diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat

• Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.

Murahartawaty Management Information System

Contoh : MBE

• Seorang manajer menetukan bahwa jumlah produksi Susu Bantal Real Good dalam sehari harus ada 50.000 bungkus sampai 75.000 bungkus.

• Suatu waktu dimana saat kapasitas tenaga kerja lebih banyak bekerja (lembur) maka jumlah produksi Susu Bantal Real Good meningkat drastis menjadi 94.000 bungkus hari.

Murahartawaty Management Information System

Contoh : MBE

• Manajer memikirkan dan mengambil keputusan yang harus dilakukan oleh kelebihan produksi.Keputusan yang dapat diambil antara lain:– Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang

untuk persediaan stock.– Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan

harga yang terjangkau.– Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau

sampel.

Management Information System Industrial Engineering Department

W e e k

I T T E L K O M

4

Pendekatan Sistem

C h a p t e r 1

Program Studi Sistem Informasi

Murahartawaty Management Information System

Pemecahan Masalah

• Masalah suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa.

• Gejala kondisi yang dihasilkan oleh masalah• Pemecahan masalah tindakan memberi

respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan.

Murahartawaty Management Information System

Jenis Masalah

• Masalah terstruktur• Elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar

elemen dipahami oleh pemecah masalah.

• Masalah tidak terstruktur• Elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar

elemen tidak dipahami oleh pemecah masalah.

• Masalah semi terstruktur• Sebagian elemen-elemen atau hubungan-hubungan

antar elemen dipahami oleh pemecah masalah.

Murahartawaty Management Information System

Pemecahan Masalah

• Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang diperlukan tetapi pada konsekuensinya.

• Keputusan– Pemilihan suat strategi atau tindakan

• Pengambilan keputusan – Tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer

yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.

Murahartawaty Management Information System

Elemen-elemen dalam Pemecahan Masalah

Informasi

Pemecah Masalah (Manajer)

Standar

Masalah

Solusi

Kendala

Berbagai solusi

alternatif

Murahartawaty Management Information System

Langkah-langkah Pemecahan Masalah

• Langkah-langkah pemecahan masalah dengan pendekatan sistem :– Usaha Persiapan– Usaha Definisi– Usaha Pemecahan

Murahartawaty Management Information System

Step 1: Usaha Persiapan

Langkah 1 Memandang perusahaan sebagai suatu sistem, dgn menggunakan model umum perusahaan

Langkah 2 Mengenali sistem lingkungan; pemasok, serikat buruh, investor, pesaing, pelanggan, masyarakat global, pemerintah dan masyarakat keuangan

Langkah 3 Mengidentifikasi subsistem perusahaan, berdasarkan area fungsional, tingkatan manajemen, arus sumber daya.

Jika seorang manajer dapat melihat perusahaan sebagai suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem dan sistem itu berada dalam suatu lingkungan, maka orientasi sistem telah tercapai

Murahartawaty Management Information System

Step 2 : Usaha Definisi

• Langkah 4– Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem; sistem

dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi tingkat sistem tempat penyebab persoalan berada.

• Langkah 5– Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu

urutan tertentu;

Murahartawaty Management Information System

Step 3 : Usaha Pemecahan

Meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik dan penerapannya.Langkah 6 Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi; brainstorming, joint application design, group decision support system.Langkah 7 Mengevaluasi berbagai alternatif solusi; seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuannya

Murahartawaty Management Information System

Step 3 : Usaha Pemecahan (lanjutan)

• Langkah 8 Memilih solusi terbaik; analisis (evaluasi pilihan yang sistematik dg mempertimbangkan akibatnya pada tujuan organisasi), ketepatan (proses mental dari seorang manajer) dan penawaran (negoisasi antara beberapa manajer)

• Langkah 9 Menerapkan solusi. Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi. Solusi itu perlu diterapkan.

• Langkah 10 membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.

Murahartawaty Management Information System

FAKTOR-FAKTOR MANUSIA

Gaya merasakan masalah (problen sensing styles); bagaimana manajer menghadapi masalahPenghindar masalahPemecah masalahPencari masalah

Gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles); sikap terhadap volume informasi yang tersedia bagi manajerGaya teraturGaya menerima

Gaya menggunakan informasi (information-using styles); cara menggunakan informasi untuk memecahkan masalah.Gaya sistematikGaya intuitif