raffles city hotel 29 oktober 2013 - bengkulu.kemenag.go.id · ringkas lengkap tepat ... lampiran...

Raffles City Hotel29 Oktober 2013

Oleh : Drs. H. Mulya Hudori, M.PdKabag Tata UsahaKementerian Agama Provinsi Bengkulu

Curriculum VitaeNama : Drs. H. Mulya Hudori, M.PdTgl Lahir : Bandung, 5 Nopember 1963Pangkat/Gol : Pembina Tk 1 / IV/bPendididikan :

1. S.1 : IAIN Bandung tahun 19882. S.2 : Universitas Bengkulu Tahun 2007Riwayat Pekerjaan :

1. Kepala MAN Al-Hidayah – IPUH tahun 19922. Kepala MAN IPUH 19973. Kepala MAN Arga Makmur 20034. Kepala MAN 2 Padang Kemiling 20075. Kepala Seksi Penyuluhan Haji dan Umroh pada Bidang Hazawa

Kanwil Kemenag tahun 20076. Kepala Kantor Kemenag Kabupaten Lebong (2007-2013)7. Kabag TU Kanwil Kemenag Provinsi Bengkulu (2013)

Nama : Drs. H. Mulya Hudori, M.PdTgl Lahir : Bandung, 5 Nopember 1963Pangkat/Gol : Pembina Tk 1 / IV/bPendididikan :

1. S.1 : IAIN Bandung tahun 19882. S.2 : Universitas Bengkulu Tahun 2007Riwayat Pekerjaan :

1. Kepala MAN Al-Hidayah – IPUH tahun 19922. Kepala MAN IPUH 19973. Kepala MAN Arga Makmur 20034. Kepala MAN 2 Padang Kemiling 20075. Kepala Seksi Penyuluhan Haji dan Umroh pada Bidang Hazawa

Kanwil Kemenag tahun 20076. Kepala Kantor Kemenag Kabupaten Lebong (2007-2013)7. Kabag TU Kanwil Kemenag Provinsi Bengkulu (2013)

“Terwujudnya MasyarakatProvinsi Bengkulu yang TaatBeragama, Rukun, Cerdas,

Mandiri, dan Sejahtera LahirBatin”.

Visi Kementerian Agama Provinsi Bengkulu

“Terwujudnya MasyarakatProvinsi Bengkulu yang TaatBeragama, Rukun, Cerdas,

Mandiri, dan Sejahtera LahirBatin”.

• Meningkatkan Kualitas Kehidupan Beragama• Meningkatkan Kualitas Kerukunan Umat

Beragama• Meningkatkan Kualitas Raudhatul Athfal

Madrasah, Pendidikan Agama dan PendidikanKeagamaan

• Peningkatan Kualitas Penyelenggaraan IbadahHaji,.

• Mewujudkan Tata Kelola Kepemerintahan yangBersih dan berwibawa

Misi Kementerian Agama

• Meningkatkan Kualitas Kehidupan Beragama• Meningkatkan Kualitas Kerukunan Umat

Beragama• Meningkatkan Kualitas Raudhatul Athfal

Madrasah, Pendidikan Agama dan PendidikanKeagamaan

• Peningkatan Kualitas Penyelenggaraan IbadahHaji,.

• Mewujudkan Tata Kelola Kepemerintahan yangBersih dan berwibawa

TATA PERSURATAN PONDOKPESANTREN

DIATUR DALAMPERATURAN MENTERI AGAMANOMOR 16 TAHUN 2006

TENTANGTATA PERSURATAN DINAS

DI LINGKUNGAN KEMENTERIANAGAMA

TATA PERSURATAN PONDOKPESANTREN

DIATUR DALAMPERATURAN MENTERI AGAMANOMOR 16 TAHUN 2006

TENTANGTATA PERSURATAN DINAS

DI LINGKUNGAN KEMENTERIANAGAMA

Tata persuratan adalah suatu proseskegiatan dalam suatu kantor yanglingkupnya esensial di dalamkomunikasi yang meliputipenentuan jenis surat, sifat, formatsurat serta penggunaan saranapengamanan surat dankewenangan penandatangan surat

Tata Persuratan

Tata persuratan adalah suatu proseskegiatan dalam suatu kantor yanglingkupnya esensial di dalamkomunikasi yang meliputipenentuan jenis surat, sifat, formatsurat serta penggunaan saranapengamanan surat dankewenangan penandatangan surat

Terwujudnya pedoman dalam pembuatan suratdinas;

Terciptanya kelancaran komunikasi korespondenkedinasan dan kemudahan dalam pengendalianpelaksanaannya;

Meningkatnya dayaguna dan hasilguna pengelolaansurat dinas dan pengolahan arsip;

Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan,termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakandalam kegiatan surat menyurat dinas di lingkunganKementerian Agama;

Tujuan Tata Persuratan

Terwujudnya pedoman dalam pembuatan suratdinas;

Terciptanya kelancaran komunikasi korespondenkedinasan dan kemudahan dalam pengendalianpelaksanaannya;

Meningkatnya dayaguna dan hasilguna pengelolaansurat dinas dan pengolahan arsip;

Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan,termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakandalam kegiatan surat menyurat dinas di lingkunganKementerian Agama;

Asas-Asas Tata Persuratan

1. Asas KeamananSurat dinas harus tertutup, sehingga kerahasiaan isinya tetap

terjaga. Pejabat dan pengelola surat tidak dibenarkan memberikaninformasi tentang isi surat kepada yang tidak berkepentingan.

2. Asas Pertanggungjawaban (Akuntabilitas)Surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan, oleh penandatangansurat baik dari segi isi, format maupun prosedurnya.

3. Asas KeterkaitanSurat dinas pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan tatakearsipan dan administrasiperkantoran pada umumnya.

1. Asas KeamananSurat dinas harus tertutup, sehingga kerahasiaan isinya tetap

terjaga. Pejabat dan pengelola surat tidak dibenarkan memberikaninformasi tentang isi surat kepada yang tidak berkepentingan.

2. Asas Pertanggungjawaban (Akuntabilitas)Surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan, oleh penandatangansurat baik dari segi isi, format maupun prosedurnya.

3. Asas KeterkaitanSurat dinas pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan tatakearsipan dan administrasiperkantoran pada umumnya.

FUNGSI SURAT

PenggantiPengganti pertemuanpertemuan WakilWakil//dutaduta organisasiorganisasi AlatAlat pengingatpengingat PedomanPedoman kerjakerja AlatAlat buktibukti ((historishistoris,, yuridisyuridis dandan

administratifadministratif))

PenggantiPengganti pertemuanpertemuan WakilWakil//dutaduta organisasiorganisasi AlatAlat pengingatpengingat PedomanPedoman kerjakerja AlatAlat buktibukti ((historishistoris,, yuridisyuridis dandan

administratifadministratif))

SYARAT SURAT YANG BAIKSYARAT SURAT YANG BAIK JELAS

TEGAS

RINGKAS

LENGKAP

TEPAT

SOPAN

MENARIK TAPI WAJAR

UNTUK SURAT DINAS : FORMAL, CIRI-CIRI KEDINASAN

KESERAGAMAN BENTUK

JELAS

TEGAS

RINGKAS

LENGKAP

TEPAT

SOPAN

MENARIK TAPI WAJAR

UNTUK SURAT DINAS : FORMAL, CIRI-CIRI KEDINASAN

KESERAGAMAN BENTUK

BAGIAN-BAGIAN SURAT

Kepala Surat Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran Sifat Hal/ Perihal Alamat Dalam

Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Penutup Surat Initial/Tanda

tangan Tembusan

BAGIAN-BAGIAN SURAT

Kepala Surat Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran Sifat Hal/ Perihal Alamat Dalam

Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Penutup Surat Initial/Tanda

tangan Tembusan

BENTUK SURAT RESMI

( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO. 091/1993 )

SYARATSYARAT DASAR MENULIS SURATDASAR MENULIS SURAT

PenguasaanPenguasaan materimateri yangyang akanakandikomunikasikandikomunikasikan PengusaanPengusaan bahasabahasa ((bhs.Tulisanbhs.Tulisan)) PenguasaanPenguasaan pikiranpikiran dandan perasaanperasaan PengetahuanPengetahuan posisiposisi dalamdalam hubunganhubungan

kerjakerja ((penulispenulis dandan pembacapembaca)) PengetahuanPengetahuan teknikteknik korespondensikorespondensi

PenguasaanPenguasaan materimateri yangyang akanakandikomunikasikandikomunikasikan PengusaanPengusaan bahasabahasa ((bhs.Tulisanbhs.Tulisan)) PenguasaanPenguasaan pikiranpikiran dandan perasaanperasaan PengetahuanPengetahuan posisiposisi dalamdalam hubunganhubungan

kerjakerja ((penulispenulis dandan pembacapembaca)) PengetahuanPengetahuan teknikteknik korespondensikorespondensi

TEKNIK MENULIS SURATTEKNIK MENULIS SURAT

AdanyaAdanya tujuantujuan pokokpokok penulisanpenulisan

PengumpulanPengumpulan data/data/informasiinformasi

PerkiraanPerkiraan tentangtentang pembacapembaca

PenyusunanPenyusunan drafdraf atauatau konsepkonsep

PenyelesaianPenyelesaian

AdanyaAdanya tujuantujuan pokokpokok penulisanpenulisan

PengumpulanPengumpulan data/data/informasiinformasi

PerkiraanPerkiraan tentangtentang pembacapembaca

PenyusunanPenyusunan drafdraf atauatau konsepkonsep

PenyelesaianPenyelesaian

BENTUK BENTUK SURAT

BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK STYLE) BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.S.) BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED STYLE) BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING

PARAGRAF)

BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK STYLE) BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.S.) BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED STYLE) BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING

PARAGRAF)

Kepala Surat

Pembuka SuratAlamat dalam

KOP SURAT

Isi Surat

Penutup Surat

Salam penutup

Salam pembuka

Kepala Surat

Pembuka SuratAlamat dalam

KOP SURAT

Isi Surat

Penutup Surat

Salam penutup

Salam pembuka

Kepala Surat

Pembuka SuratAlamat dalam

KOP SURAT

Isi Surat

Penutup Surat

Salam penutup

Salam pembuka

Kepala Surat

Pembuka SuratAlamat dalam

KOP SURAT

Isi Surat

Penutup Surat

Salam penutup

Salam pembuka

Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

JENISJENIS--JENIS SURAT DINASJENIS SURAT DINAS

1.1. Surat DinasSurat Dinas2.2. Nota DinasNota Dinas3.3. MemoMemo4.4. Surat Pengantar (biasa & kolom)Surat Pengantar (biasa & kolom)5.5. Surat KawatSurat Kawat6.6. Surat KeputusanSurat Keputusan7.7. Surat EdaranSurat Edaran8.8. Surat / Kartu UndanganSurat / Kartu Undangan9.9. Surat Tugas (biasa & kolom)Surat Tugas (biasa & kolom)10.10.Surat KuasaSurat Kuasa11.11.PengumumanPengumuman12.12.Surat PernyataanSurat Pernyataan13.13.Surat KeteranganSurat Keterangan14.14.Berita AcaraBerita Acara

1.1. Surat DinasSurat Dinas2.2. Nota DinasNota Dinas3.3. MemoMemo4.4. Surat Pengantar (biasa & kolom)Surat Pengantar (biasa & kolom)5.5. Surat KawatSurat Kawat6.6. Surat KeputusanSurat Keputusan7.7. Surat EdaranSurat Edaran8.8. Surat / Kartu UndanganSurat / Kartu Undangan9.9. Surat Tugas (biasa & kolom)Surat Tugas (biasa & kolom)10.10.Surat KuasaSurat Kuasa11.11.PengumumanPengumuman12.12.Surat PernyataanSurat Pernyataan13.13.Surat KeteranganSurat Keterangan14.14.Berita AcaraBerita Acara

Nomor : 4 April 2001Lampiran :Hal :

Yth…………….…………………..

nama jabatantanda tangan

Tembusan nama pejabatNIP

KEMENTERIAN AGAMA

SURAT DINASSURAT DINAS

Nomor : 4 April 2001Lampiran :Hal :

Yth…………….…………………..

nama jabatantanda tangan

Tembusan nama pejabatNIP

NOTA DINASNOTA DINAS

NOTA DINASNomor:

Yth………...………….Dari …………………..Hal ………….…………

tanggal suratnama jabatantanda tangan

Tembusan nama pejabatNIP

KEMENTERIAN AGAMA

NOTA DINASNomor:

Yth………...………….Dari …………………..Hal ………….…………

tanggal suratnama jabatantanda tangan

Tembusan nama pejabatNIP

MEMOMEMO

MEMO

Dari …………………..Hal ………….…………

tanggal suratnama jabatantanda tangannama pejabatNIP

KEMENTERIAN AGAMA

MEMO

Dari …………………..Hal ………….…………

tanggal suratnama jabatantanda tangannama pejabatNIP

SURAT PENGANTARSURAT PENGANTAR

SURAT PENGANTARNomor:

Yth…………….…………………..

tanggal suratnama jabatantanda tangan

Tembusan nama pejabatNIP

KEMENTERIAN AGAMA

SURAT PENGANTARNomor:

Yth…………….…………………..

tanggal suratnama jabatantanda tangan

Tembusan nama pejabatNIP

No. Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan

SURAT EDARANSURAT EDARAN

SURAT EDARANNomor:

Lampiran :hal :

Yth…………….…………………..…………

tanggal suratnama jabatantanda tangan

Tembusan nama pejabatNIP

KEMENTERIAN AGAMA

SURAT EDARANNomor:

Lampiran :hal :

Yth…………….…………………..…………

tanggal suratnama jabatantanda tangan

Tembusan nama pejabatNIP

Nomor : 4 April 2001Lampiran :Hal : Undangan

Yth…………….…………………..

Hari & Tgl. :………………..Waktu :………………..Tempat :………………..Acara :………………..

nama jabatantanda tangan

Tembusan nama pejabatNIP

KEMENTERIAN AGAMA

SURAT UNDANGANSURAT UNDANGAN

Nomor : 4 April 2001Lampiran :Hal : Undangan

Yth…………….…………………..

Hari & Tgl. :………………..Waktu :………………..Tempat :………………..Acara :………………..

nama jabatantanda tangan

Tembusan nama pejabatNIP

SURAT TUGASSURAT TUGAS

SURAT TUGASNomor:

Yth…………….…………………..

Kepala Pusdiklat memberikan tugas kepada:

untuk …………………………………..Tanggal ………………………………..Di ……………………………………..Setelah melaksanakan tugas, harap Saudaramenyampaikan laporan tertulis.

tanggal suratnama jabatantanda tangan

Tembusan nama pejabatNIP

KEMENTERIAN AGAMA

SURAT TUGASNomor:

Yth…………….…………………..

Kepala Pusdiklat memberikan tugas kepada:

untuk …………………………………..Tanggal ………………………………..Di ……………………………………..Setelah melaksanakan tugas, harap Saudaramenyampaikan laporan tertulis.

tanggal suratnama jabatantanda tangan

Tembusan nama pejabatNIP

No. Nama/NIP Pangkat/Gol. Jabatan

Pembakuan tata persuratan bagiorganisasi baik bisnis maupunpublik akan menjadi pedoman bagielemen-elemen yang ada dalamorganisasi tersebut. Sehinggamasing-masing dalam membuat surattidak menurut selera masing-masing.Dalam hal ini ditentukan jenisnyaseperti surat, laporan, produkhukum, maupun formulir.

Pembakuan tata persuratan bagiorganisasi baik bisnis maupunpublik akan menjadi pedoman bagielemen-elemen yang ada dalamorganisasi tersebut. Sehinggamasing-masing dalam membuat surattidak menurut selera masing-masing.Dalam hal ini ditentukan jenisnyaseperti surat, laporan, produkhukum, maupun formulir.

Pembakuan tata persuratan sangatpenting dalam menciptakan efisiensidan efektivitas. Bukan sekedarmenjadi pedoman tetapi sekaligusmenjadi dasar hukum keabsahan suatusurat.Contoh: Penandatanganan suratBetapa repotnya kalau semua suratharus ditandatangani oleh topmanajer. Tetapi apabila ada pedomantentang pendelegasian wewenangpenandatangan surat, hal tersebutakan lebih mudah dan efektif.

Pembakuan tata persuratan sangatpenting dalam menciptakan efisiensidan efektivitas. Bukan sekedarmenjadi pedoman tetapi sekaligusmenjadi dasar hukum keabsahan suatusurat.Contoh: Penandatanganan suratBetapa repotnya kalau semua suratharus ditandatangani oleh topmanajer. Tetapi apabila ada pedomantentang pendelegasian wewenangpenandatangan surat, hal tersebutakan lebih mudah dan efektif.

C. Asas pengurusan surat

1. Asas sentralisasiAsas sentralisasi adalah pemusatandari kegiatan-kegiatan kantorpada suatu bagian atau unittertentu. Jadi, semua kerja dalamperkantoran dibebankan dandilaksanakan oleh bagian khususatau unit tersendiri.

1. Asas sentralisasiAsas sentralisasi adalah pemusatandari kegiatan-kegiatan kantorpada suatu bagian atau unittertentu. Jadi, semua kerja dalamperkantoran dibebankan dandilaksanakan oleh bagian khususatau unit tersendiri.

Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unitlainnya selain dari unit khusus tidak diperkenankanmenerima dan mengurus surat-surat secara

langsung.

Kebaikan-kebaikan asas sentralisasi, yaitu:a. Mudah menyeragamkan cara kerja.b. Pengawasan yang efektif dapat

ditingkatkanc. Penghematan biaya dan penggunaan

perabot serta alat-alat kantor dapatlebih hemat pula.

Kebaikan-kebaikan asas sentralisasi, yaitu:a. Mudah menyeragamkan cara kerja.b. Pengawasan yang efektif dapat

ditingkatkanc. Penghematan biaya dan penggunaan

perabot serta alat-alat kantor dapatlebih hemat pula.

d. Penggunaan tenaga kerja lebihfleksibel

e. mudah mengatur danmeratakan beban kerjakegiatan kantor

Kelemahan-kelemahan asas sentralisasi

a. Kemungkinan mengalami hambatandan keterlambatan untuk pekerjaankantor yang penting dan memerlukanwaktu cepat

a. Kemungkinan mengalami hambatandan keterlambatan untuk pekerjaankantor yang penting dan memerlukanwaktu cepat

b. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapatdipenuhi oleh unit yang merupakanpusat (sentral) perkantoran

c. Kurang dapat dirasakankemanfaatannya bagi perusahaanyang belum berkembang

b. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapatdipenuhi oleh unit yang merupakanpusat (sentral) perkantoran

c. Kurang dapat dirasakankemanfaatannya bagi perusahaanyang belum berkembang

2. ASAS DESENTRALISASI

Asas desentralisasi artinya segala kegiatanyang berhubungan dengan pengurusansurat masuk dan surat keluar sertakegiatan kearsipannya dilakukan olehsetiap unit dalam suatu organisasi,sehingga tiap unit dalam organisasi kantortersebut dapat mengurus masing-masingpekerjaan yang diperlukan olehlingkungannya.

Asas desentralisasi artinya segala kegiatanyang berhubungan dengan pengurusansurat masuk dan surat keluar sertakegiatan kearsipannya dilakukan olehsetiap unit dalam suatu organisasi,sehingga tiap unit dalam organisasi kantortersebut dapat mengurus masing-masingpekerjaan yang diperlukan olehlingkungannya.

KEBAIKAN-KEBAIKAN ASASDESENTRALISASI:1. Apabila unit kerja organisasi tersebar di

beberapa tempat/gedung, maka untuksemua pekerjaan kantor akan lebih lancarjalannya.

2. Adanya beberapa pekerjaan kantor yangmemang harus didesentralisasikan, karenamenurut sifat dan ciri-ciri khasnya harusdilakukan oleh setiap unit dalam organisasikantor tersebut

1. Apabila unit kerja organisasi tersebar dibeberapa tempat/gedung, maka untuksemua pekerjaan kantor akan lebih lancarjalannya.

2. Adanya beberapa pekerjaan kantor yangmemang harus didesentralisasikan, karenamenurut sifat dan ciri-ciri khasnya harusdilakukan oleh setiap unit dalam organisasikantor tersebut

KELEMAHAN-KELEMAHAN ASASDESENTRALISASI

1. Jika setiap unit dalam kantor mempunyaialat-alat yang sama, maka hal ini akanberakibat pada pemborosan biaya kantor.

2. Banyak membutuhkan peralatan dantenaga kerja

3. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaankantor yang terpisah-pisah ruangannya.

1. Jika setiap unit dalam kantor mempunyaialat-alat yang sama, maka hal ini akanberakibat pada pemborosan biaya kantor.

2. Banyak membutuhkan peralatan dantenaga kerja

3. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaankantor yang terpisah-pisah ruangannya.

3. ASAS GABUNGAN

Asas gabungan merupakan gabungan dariasas sentralisasi dan desentralisasi.Penerapannya, pada suatu ketika organisasikantor lebih menitikberatkan kepada asassentralisasi dan pada kesempatan lainmungkin pengurusan teknis pekerjaan kantorsepenuhnya diserahkan kepada masing-masing unit tanpa mengurangi akan perlunyabantuan tenaga ahli dalam bidangpekerjannya.

Asas gabungan merupakan gabungan dariasas sentralisasi dan desentralisasi.Penerapannya, pada suatu ketika organisasikantor lebih menitikberatkan kepada asassentralisasi dan pada kesempatan lainmungkin pengurusan teknis pekerjaan kantorsepenuhnya diserahkan kepada masing-masing unit tanpa mengurangi akan perlunyabantuan tenaga ahli dalam bidangpekerjannya.

BurungBurung IrianIrian BurungBurung CendrawasihCendrawasihCukupCukup sekiansekian dandan terimaterima kasihkasih

SAMPAI JUMPASAMPAI JUMPA