prosedur pengadaan bahan pustaka di upt …/laporan... · prosedur pengadaan bahan pustaka...
Post on 23-Apr-2018
226 Views
Preview:
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
LAPORAN KULIAH PUSDOKINFO
PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA
YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar
Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
GUSTI AJI DAMARJATI
D1810037
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2013`
i
LAPORAN KULIAH PUSDOKINFO
PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA
YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar
Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
GUSTI AJI DAMARJATI
D1810037
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2013`
i
LAPORAN KULIAH PUSDOKINFO
PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA
YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar
Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
GUSTI AJI DAMARJATI
D1810037
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2013`
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
MOTTO
“ Semua orang tidak perlu menjadi malu karena pernah berbuat kesalahan,
selama ia menjadi lebih bijaksana dari pada sebelumnya.
(Alexsander)
“Kesalahan terbesar laki-laki adalah ketika memilih suatu pekerjaan, dan
Kesalahan terbesar wanita adalah ketika memilih jodoh”
(Konfusius)
“jauh lebih baik menjadi sumur kering yang dilempari batu oleh setiap
orang yang melewatinya, dari pada menjadi sumber air kehidupan yang
tidak pernah terpakai”
(Kahlil Gibran)
`
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
PERSEMBAHAN
Karya sederhana ini ku persembahkan untuk:
Kedua orang tuaku tercinta yang selalu
memberikan kasih sayang, pengarahan
dan doa serta dukungannya.
Adikku cantik yang selalu membuatku
tersenyum ( Mega )
Seseorang yang memberi warna berbeda
dalam hidupku ( Deasy)
Teman-teman Perpustakaan 2013.
Almamaterku.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Alhamdulilah, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang
telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas akhir yang berjudul “PROSEDUR PENGADAAN BAHAN
PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA
YOGYAKARTA “.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan guna memperoleh
Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Program Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial
Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesulitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak, akhirnya kesulitan tersebut dapat diatasi. Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Drs. Pawito,Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs.Haryanto, M.Lib, selaku Ketua Program Studi Diploma III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta dan Penguji Tugas Akhir.
3. Bapak Widodo, M.Sos. Sc, selaku Ketua UPT Perpustakaan Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
4. Drs.Surisno Satrio Utomo, M.Si selaku Dosen Pembibing utama yang
telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam
penulisan Tugas Akhir ini..
5. Dra. Mieke Hardjiatmi. S.Sos, selaku pembimbing akademik.
6. Ibu A. Tri Susanti, S.Kom,.M.A. Kepala UPT Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta yang telah memberikan ijin penulis untuk
melaksanakan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP).
7. Bapak YMV, Agung Nugroho, S.Sos, Selaku pembibing Kuliah Kerja
Perpustakaan (KKP) di UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta.
8. Seluruh staff UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta atas
pengarahan selama pelaksanaan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP).
9. Teman-teman DIII Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta
angkatan 2010, terimakasih untuk kebersamaan dan dukungan serta
doanya.
10. Seluruh pihak yang membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir
ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu dan dengan tanpa
mengurangi rasa hormat, penulis mengucapkan banyak terimakasih atas
seluruh bantuan yang telah diberikan kepada penulis
Dalam Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa masih jauh dari
sempurna, karena keterbatasan pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis
mengharapkan adanya saran dan kritik yang membangun
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan
dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya dalam pengembangan ilmu perpustakaan
khususnya dan masyarakat pada umunya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surakarta, 28 Mei 2013
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ................................................................................. viii
DAFTAR ISI ................................................................................................ xi
DAFTAR TABEL ........................................................................................ xiv
DAFTAR BAGAN ………………………………………………………... xvi
DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………… xvi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah.......................................................... 1
B. Rumusan Masalah .................................................................. 4
C. Tujuan Tugas Akhir .............................................................. 4
D. Waktu Pelaksanaan............................................................. 4
E. Manfaat pengamatan …….................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka…………………….. 6
1. Pengertian Perpustakaan…............................................... 6
2. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi...................... 8
3. Pengertian Pengadaan....................................................... 9
4. Pengertian Bahan Pustaka................................................ 9
5. Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka............................. 11
6. Tujuan dan Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka………… 13
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
B. Prosedur dan Metode Pengadaan Bahan Pustaka………….. 16
1. Pembelian dan Pemesanan……………………………... 16
2. Tukar Menukar.. ……..………………………………… 18
3. Sumbangan Atau Hadiah................................................. 19
4. Titipan……………………………………………... 21
5. Penerbitan sendiri……………….................................... 21
BAB III DISKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
A. Sejarah……………………………………………………… 23
B. Struktur Organisasi… ............................................................. 25
C. Sumber Daya Manusia............................................................ 28
D. Gedung atau Ruangan ........................................................... 30
E. Sumber Dana…………... ....................................................... 31
F. Sarana dan Prasarana………………… .................................. 32
G. Koleksi……………………... ................................................ 34
H. Layanan………………………............................................... 37
BAB IV PEMBAHASAN
A. Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka…………….................. 40
1. Proses Pengadaan Buku Pembelian ………………….... 40
2. Proses Pengadaan Buku Hadiah ..…................................ 45
B. Audio Visual………………………………………………...
C. Pelayanan Referensi…………………………………………
D. Pengadaan Serial……………………………………….........
E. Pengadaan Bahan Pustaka…………………………………...
47
50
57
62
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
F. Pengolahan Bahan Pustaka………………………………….. 69
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan…………………………….................................. 79
B. Saran……………………………………................................ 82
DAFTAR PUSTAKA………………………………..................................
LAMPIRAN…..…………………………………..……................................
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Grafik Perkembangan Staf Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta……………………………………….. 28
Tabel 2. Grafik Koleksi Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta……………………………………………………… 36
Tabel 3. Grafik Pengguna Jasa Perpustakaan Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta……………………………………… 38
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xv
DAFTAR BAGAN
Bagan 1. Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta……………………………………………………. 27
Bagan 2. Data Khusus Gedung/Ruangan Perpustakaan Universitas
Atma Jaya Yogyakarta……………………………………….. 30
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xvi
LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Tugas Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 2. Surat Balasan dari UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya
Yogyakarta
Lampiran 3. Daftar Jadwal Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 4. Absensi Mahasiswa Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 5. Laporan Periodik Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 6. Form Penilaian Mahasiswa Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 7. Kegiatan Selama Kuliah Kerja Perpustakaan Di UPT Perpustakaan
Universitas Atma Jaya Yogyakarta
Lampiran 8. Contoh Contoh Inventaris Buku-Buku Universitas Dari BulanSeptember 2012 s/d Mei 2013
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRAK
Gusti Aji Damarjati. D1810037. Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka Di UPTPerpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta. Program Diploma IIIPerpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta. 82 Halaman.
Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka merupakan kegiatan yang pentingdilakukan pada setiap lembaga atau instansi. Seperti halnya di UPT PerpustakaanUniversitas Atma Jaya Yogyakarta. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dengantujuan untuk mendeskripsikan dan mengetahui sistem kearsipan bagianadministrasi di UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.Pengamatan ini merupakan jenis pengamatan deskripsi kualitatif. Sumber datayang digunakan yaitu informan yang dianggap mengetahui informasi secaramendalam dan dapat dipercaya, dan pengumpulan data dengan studi dokumenserta observasi terhadap kejadian atau peristiwa yang terkait dengan proses sistemkearsipan bagian administrasi. Analisis data dilakukan dengan reduksi data, sajiandata kemudian penarikan kesimpulan.
Sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan UniversitasSlamet Riyadi Atma Jaya Yogyakarta meliputi 3 tahap, yaitu tahap penciptaan,tahap pelayanan dan tahap pemusnahan arsip. Tahap penciptaan adalah prosedurpengurusan surat atau dokumen untuk dijadikan sebuah arsip. Pada tahappenciptaan arsip terdiri dari 2 tahap, yaitu tahap surat masuk dan surat keluar.Tahap pelayanan terdiri dari proses permintaan, pencarian, pengambilan,pencatatan, pengendalian dan penyimpanan kembali. Sedangkan tahappemusnahan terdiri dari tahap penyeleksian, pemusnahan dan dokumen.
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di UPT PerpustakaanUniversitas Atma Jaya Yogyakarta, penulis menyimpulkan bahwa sistemkearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Atma JayaYogyakarta telah sesuai dengan prosedur yang ditentukan oleh tenaga yang ahlidibidang tersebut. Tetapi adanya hambatan-hambatan yang menyebabkan sistemkearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Atma JayaYogyakartakurang optimal. Hal ini disebabkan oleh faktor-faktor penghambatantara lain: kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip di UPTPerpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta, gedung untuk penataan danpengelolaan arsip masih kurang memadai. Hal-hal inilah yang menghambatterciptanya optimalisasi sistem kearsipan bagian administrasi di UPTPerpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.Kata Kunci :Perpustakaan, kearsipan, administrasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRACT
Gusti Aji Damarjati. D1810037. Library Materials Procurement ProcedureIn UPT Atma Jaya Yogyakarta University Library. Diploma ProgramLibrary Faculty of Social and Political Sciences, University of March
Surakarta. Page 86.
Filing System Administration is an important activity performed at eachinstitution or agency. As in the University Library Unit Atma Jaya Yogyakarta.Thesis was done in order to describe and know the system archives administrationdepartment at the University Library Unit Atma Jaya Yogyakarta. Thisobservation is a qualitative description of the types of observations. Data sourcesused are regarded informant who knows in depth information and trustworthy, anddata collection to study the document and observe the event or events associatedwith the process of filing systems administration. Data analysis was performedwith data reduction, data presentation and then drawing conclusions
Archival systems administration department at the University LibraryUnit Atma Jaya Yogyakarta includes 3 stages, namely the creation stage, stageand phase of destruction of records service. Stage is the creation of a letter ordocument handling procedures to be used as an archive. At the creation stage ofrecords consists of two phases, namely phase incoming and outgoing mail.
Results of the analysis of observations made at the University LibraryUnit Atma Jaya Yogyakarta, the authors conclude that the system of theadministration of archives at the University Library Unit Atma Jaya Yogyakarta inaccordance with procedures established by the personnel who are experts in thefield. But the barriers that lead to system archival administration in the UniversityLibrary Unit Surakartakurang Slamet Riyadi optimal. This is due to limitingfactors such as: the lack of human resources to manage archives at UPTUniversity Library Atma Jaya Yogyakarta, buildings for administration andmanagement of archives is still inadequate. These are the things that hinder thecreation of system optimization archival administration in the University LibraryUnit Atma Jaya Yogyakarta.
Keyword: Libraries, archives, administratio
top related