powerpoint administrasi

Administrasi Perkantoran dan Pengawasan

Oleh: A’yunur Rochimah Ika Nur Ridiawati Aida Musvita Siti Mufarrohah Ali Sofyan

A. Latar belakang

• Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan, yang berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan.

A. Pengawasan1. Proses Pengawasan

Tujuan administrasi perkantoran menurut Odgers

adalah sebagai berikut :• Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinue• Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi• Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil

aktual yang dicapai• Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi

agar tercapai• Mengoordinasikan beberapa elemen tugas atau progam

yang dijalankan

Selain itu pengawasan dan pelaporan administrsi kantor memiliki beberapa manfaat antara lain :

• Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi.

• Membantu pegawai dalam meningkatkan produktivitas karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan.

• Menyediakan alat ukur produktivitas pegawai atau aktivitas yang objektif bagi organisasi.

• Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil aktual yang dicapai, dan memfasilitasi permodifikasiannya.

• Membantu mencapai kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan.

unsur-unsur yang harus dipenuhi dalam proses pengawasan agar dapat berjalan secara optimal adalah sebagai

berikut :

• Faktor-faktor yang diawasi. • Identifikasi hasil yang diharapkan.• Pengukuran kinerja.• Aplikasi tindakan pembenahan

Terdapat tiga proses yang harus dilakukan dalan mengontrol pekerjan

administrasi kantor • Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi.

- Penetapan tujuan- Standar ukuran

1) Standart terukur, merupakan standart kerja yang dapat diidentifikasikan dan diukur dengan mudah.2) Standart tak terukur, merupakan standart kerja yang sulit

untuk dikuantifikasikan dan biasanya berhubungan dengan karakteristik hubungan manusia.

- Pengukuran• Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai.

- Mengurangi hambatan yang ada- Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja- Memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai

• Memotivasi pegawai- Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai- Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya- Memberikan imbalan secara adil

Beberapa orang yang dapat dijadikan pengawas atau penilai :

• Supervisor• Teman sekerja• Bawahan• Menilai diri sendiri• Pelanggan• Komputer• Umpan balik 360 derajat

2. Pengawasan Kualitas

Beberapa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan pengawasan kualitas adalah sebagai berikut :

• Inspeksi total• Pengecekan pada area tertentu• Pengontrolan Kualitas dengan statistik• Kesalahan nihil

Total Quality Management adalah program yang diimplementasikan untuk menjamin tercapainya

kualitas manajemen di organisasi. TQM sangat perlu dilakukan dalam administrasi perkantoran yang

berpijak pada :

• Kepuasan pelanggan• Pengukuran statistik yang akurat• Perbaikan secara terus-menerus terhadap

produk maupun layanan yang diberikan• Bentuk hubungan baru dengan pegawai

3. Pengawasan Kuantitas

Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor terdapat beberapa tindakan yang dapat dilakukan antara lain :

• Overtime• Temporary help• Part-time help• Floating work unit• Cycle billing

4. Metode Pengawasan Alternatif

Terdapat jenis pengawasan alternatif, yaitu :

• Behavior-oriental rating methods: merupakan metode penilaian kinerja yang berorientasi pada perilaku pegawai.

- Tehnik deskripsi

- Tehnik ranking

- Behavior cheklist

- Teknik skala penilaian secara grafis

- Behaviorally anchored rating scales (BARS)

• Result-oriented rating methods, merupakan metode yang menitik beratkan pada hasil dari kerja yang dibebankan kepada pegawai.

- Management by objectives- Work lanning and review

 5. Pengawasan dan Anggaran

Biaya Beberapa manfaat yang dapat dipetik oleh organisasi yang melakukan penganggaran:

• Anggaran mengomunikasikan rencana manajemen ke seluruh bagian di dalam organisasi.

• Anggaran ajan memaksa manajer untuk memikirkan masa depan organisasi dan merencanakan bagaimana cara mencapainya. Jika anggaran tidak dipersiapakan, manajer akan lebih banyak berurusan dengan aktivitas harian yang akan mengaburkan pencapaian tujuan perusahaan.

• Proses penganggaran akan mengalokasikan sumber daya organisasi ke seluruh bagian organisasi secara efektif dan efesien.

• Proses penganggaran akan meminimalisir terjadinya bottlenecks activity (aktivitas yang kurang optimal)

• Anggaran akan mengoordinasi aktivitas-aktivitas di dalam organisasi dengan mengintegrasikan rencana di masing-masing bagian.

• Anggaran akan mendefinisikan tujuan dan sasaran yang akan menjadi benchmarks dalam mengevaluasi kinerja perusahaan

6. Cara Biaya Bekerja Satu Sama Lain

Biaya atau beban perusahaan dapat dibagi dalam tiga kelompok: biaya tetap, biaya variable, dan biaya semivariabel.

• Biaya tetap adalah biaya yang secara rutin dikeluarkan dan tidak terpengaruh oleh hasil produksi yang dihasilkan.

• Biaya variable memiliki hubungan yang erat dengan hasil yang dikeluarkan, sehingga biaya yang dikeluarkan tidak tetap

• Biaya variable akan meningkat apabila produksi meningkat, tetapi tidak secara langsung meningkat hasil produksi

7. Prinsip Pembuatan Anggaran

Terdapat 4 hal yang memfasilitasi pembuatan anggaran di kantor administrasi

• Keterlibatan karyawan dalam menyusun anggaran kantor administrasi

• Anggaran harus dapat merefleksikan perkiraan dari biaya operasional

• Anggaran harus dipersiapkan untuk keadaan diluar perkiraan

• Pegawai harus merasa menjadi kesatuan dalam anggaran

8. Pengendalian Anggaran

Sebagian besar organisasi akan meraih keuntungan yang meningkat apabila penganggaran yang dilakukan cukup tepat serta teliti dan perbedaan biaya actual dengan anggaran adalah minimal. Untuk itulah beberapa jenis laporan yang dapat memperbandingkan kedua hal tersebut harus disiapkan oleh Manajer Administrasi sebagai dasar pengendalian anggaran.

9. Penyiapan Laporan Anggaran

Dalam menyiapkan laporan anggaran, beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh manajer adalah:

• Situasi tertentu. • Ketika menampilkan angka dalam laporan,

perbandingan dasar harus disajikan. • Membantu pembaca meringkaskan informasi laporan

sebanyak mungkin.• Laporan harus mengandung informasi yang dapat

memberikan penjelasan• Laporan harus standar.

10. Kontrol Biaya

Daftar berikut menjelaskan beberapa hal penting dlam pengontrolan biaya:

• Mengembangkan standar biaya pada beberapa kegiatan administrasi perkantoran

• Mengembangkan kesadaranakan biaya yang ditimbulkan pada karyawan.

• Membantu pengembangan prosedur operasi yang efesien.• Mengalokasikan biaya kegiatan administrasi perkantoran

sesuai dengan fungsi yang dilakukann• Mengetahui kegiatan administrasi perkantoran yang tidak

efesien dan mempersiapkan solusi untuk membenahinya.

11. Teknik untuk Mengontrol Biaya Kegiatan Administrasi Perkantoran

Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol biaya kegiatan administrasi perkantoran, yaitu :

• Standar Biaya• Studi Analisis Biaya• Mengambil Tindakan Koreksi

12. Mengontrol Biaya Perkantoran

Salah satu tindakan untuk mengontrol biaya adalah memberikan latihan untuk mencegah kelebihan biaya. Berikut adalah saran yang dapat diberikan :

• Biaya Perorangan• Biaya Perlengkapan dan Material.• Biaya Peralatan• Biaya Proses Kerja• Biaya Overhead

B. Pelaporan1. Pengertian Pelaporan

Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor.

2. Prinsip-Prinsip Penulisan Laporan

Sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut ini.

• Lengkap• Jelas• Benar / akurat• Sistematis• Objektif• Tepat waktu

3. Jenis Laporan

a. Maksud pelaporan• Laporan informativ• Laporan rekomendasi• Laporan analitis• Laporan Kelayakan (feasibility report). • Laporan Pertanggungjawaban

4. Bentuk Laporan

• Laporan berbentuk Memo• Laporan berbentuk Surat• Laporan berbentuk naskah• Laporan berbentuk Campuran• Laporan berbentuk formulir.• Laporan berbentuk buku.

5. Waktu Penyampaian

a) Laporan Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.

b)Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.