persiapan pengadaan barang / jasa pemerintah di .../persiapan...di sekretariat dprd kota surakarta...
Post on 21-Apr-2019
222 Views
Preview:
TRANSCRIPT
i
PERSIAPAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH DI
SEKRETARIAT DPRD KOTA
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya (A.M.d) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh:
Arifah Dwi Aryani
D1507011
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2010
ii
PERSETUJUAN
PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/ JASA
DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh :
Arifah Dwi Aryani
D1507011
Disetujui Untuk Dipertahankan di Hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
2010
Pembimbing Tugas Akhir,
Drs. Soeharsono, M.S. NIP. 195107011 97903 1001
iii
PENGESAHAN
PROSEDUR PENGADAAN BARANG ATAU JASA
DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh :
Arifah Dwi Aryani
D1507011
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
iv
PERNYATAAN
Nama : Arifah Dwi Aryani
NIM : D 1507011
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Persiapan
Pengadaan Barang/ Jasa di Sekretariat DPRD Kota Surakarta” adalah betul-betul
karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi
tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti bahwa pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2010
Yang Membuat Pernyataan
Arifah Dwi Aryani
v
MOTTO
“ Keikhlasan adalah gerbang keemasan yang memisahkan kehidupan yang
bebannya harus kita pikul sendiri dan kehidupan yang bebannya
dipukul bersama Tuhan ”.
(Mario Teguh)
“ Ketika kita terbawa dalam arus yang sangat deras, tetaplah ingat kepada
Allah karena Dialalah yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang ”.
(Penulis)
“ Orang yang berakal adalah orang yang dapat menguasai dirinya ketika
marah, ketika senang dan ketika takut ”.
(Anonim)
vi
PERSEMBAHAN
Teriring rasa syukur kepada Allah SWT. Kupersembahkan karya ini untuk :
Ibu dan Ayah tercinta,
Terima kasih atas kasih sayang, ketulusan, pengorbanan Dan segala doanya.
Kakak dan Adikku
Atas segala doa, semangat dan bantuannya.
Teman- temanku Terima Kasih atas dukungannya selama ini
Almamater
Terima kasih atas Bekal ilmu yang kau berikan
vii
Kata Pengantar
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan terang berkatnya bagi penulis sehingga penulisan Tugas
Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik dan benar.
Penulisan Tugas Akhir ini dengan judul Persiapan Pengadaan Barang/ Jasa
di Sekretariat DPRD kota Surakarta ini dilakukan untuk memenuhi tugas dan
melengkapi syarat guna memperoleh gelar profesi Ahli Madya di bidang
Manajemen Administrasi.
Di dalam penulisan Tugas Akhir ini banyak kesulitan yang penulis hadapi,
namun berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, akhirnya ksulitan yang
timbul dapat teratasi. Karena itu pada kesempatan ini penulis ingin
menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan yang sebesar- besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Soeharsono, M.S, yang telah membimbing penulis hingga
terselesainya penulisan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs. Okto Susanto, MM. selaku Kepala SubBagian Umum
Sekretariat DPRD Kota Surakarta yang telah memberikan ijin kepada
penulis untuk mengadakan pengamatan di instansi yang dipimpinnya.
3. Sekretariat DPRD Kota Surakarta dan segenap pegawai dalam membantu
kelancaran selama proses magang yang penulis lakukan.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan
Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya mngingat
keterbatasan kemampuan penulis. Harapannya, karya sederhana ini dapat
memberi manfaat bagi penulis sendiri secara pribadi dan pembaca atau pihak-
pihak pada umumnya.
Surakarta, Juni 2010
Penulis
viii
Arifah Dwi Aryani
DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL ................................................................................................................ i
PERSETUJUAN.................................................................................................. ii
PENGESAHAN ................................................................................................. iii
PERNYATAAN.................................................................................................. iv
MOTTO.............................................................................................................. v
PERSEMBAHAN............................................................................................... vi
KATA PENGANTAR........................................................................................ vii
DAFTAR ISI....................................................................................................... viii
DAFTAR TABEL.............................................................................................. ix
DAFTAR GAMBAR.......................................................................................... xi
ABSTRAK......................................................................................................... xii
BAB I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1
B. Perumusan Masalah. ...................................................................... 2
C. Tujuan Penulisan ............................................................................ 3
D. Metode Pengamatan ....................................................................... 3
1. Lokasi Pengamatan .................................................................... 3
2. Bentuk Pengamat ....................................................................... 3
3. Sumber Data ............................................................................... 4
4. Metode Pengumpulan Data ........................................................ 5
5. Analisis Data .............................................................................. 5
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Persiapan ....................................................................... 7
B. Pengertian Pengadaan Barang/ Jasa ................................................ 10
C. Persiapan Pengadaan Barang dan jasa............................................. 15
ix
BAB III. DISKRIPSI LEMBAGA
A. DPRD Kota Surakarta .................................................................... 20
B. Dasar Hukum, Kedudukan DPRD Kota Surakarta ........................ 20
C. Sekretariat DPRD Kota Surakarta .................................................. 22
D. Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD ........................... 22
E. Struktur Organisasi dan Tata Kerja DPRD..................................... 24
F. Analisis Pekerjaan Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha) ........ 28
BAB IV. PEMBAHASAN
A. Perencanaan Pengadaan Barang/ Jasa ............................................ 37
B. Pembentukan Panitia Pengadaan ................................................... 38
C. Penetapan Sistem Pengadaa ........................................................... 39
D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan ................................. 47
1. Pelelangan Umum ...................................................................... 47
2. Penunjukan Langsung ................................................................ 50
E. Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri ............................................. 51
F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/ Jasa ............................ 52
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan .................................................................................... 53
B. Saran............................................................................................... 54
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 55
LAMPIRAN
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Bagan Organisasi Perangkat Daerah Kota Surakarta…………. 32
Gambar 3.2 Bagan Sekretaris Dewan Perwakilan Kota Surakata……. …... 33
Gambar 4.1 Bentuk Sampul Surat Penawaran Harga………………………. 40
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Rekapitulasi Pegawai Berdasarkan Golongan/ Ruang,
Pendidikan dan Jenis Kelamin ………………………………… 31
Tabel 4.1 Bentuk Anggota Panitia/ Pejabat Pengadaan…..……………….. 39
Tabel 3.1 Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan ….……………...... 49
Tabel 3.2 Jadwal Pengadaan Mesin/ Kartu Absensi
Sekretariat DPRD Kota Surakarta ……………………………… 51
xii
ABSTRAK Arifah Dwi Aryani, D1507011, PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/ JASA PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA, Program Studi Manajemen Administrasi, Progam Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2010, 55 halaman. Pengamatan ini dilakukan dengan tujuan untuk mendiskripsikan dan untuk mengetahui mengenai sistem ataupun prosedur yang diterapkan dalam proses persiapan pengadaan. Fokus pembicaraan dalam pngamatan ini adalah tentang persiapan pengadaan barang/ jasa di sekretariat DPRD kota Surakarta. Di dalam melakukan pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan kualitataf dengan analisis deskriptif, dimana setelah data tersebut diolah dalam bentuk penjelasan- penjelasan atau keterangan- keterangan yang merupakan suatu bentuk matematis dan tidak sepenuhnya hanya berbentuk penjelasan- penjelasan dan uraian panjang tetapi disertakan dengan tabel dan gmbar. Teknik pengumpulan data yang penulis gunakan adalah melalui observasi, wawancara, studi pustaka dan dokumentasi Dari hasil dari pengamatan yang diproleh bahwa dalam prsiapan pengadaan yang dilakukan di Sekretariat DPRD kota Surakarta dilakukan sesuai dengan Keputusan Presiden yang berlaku. Pengadaan barang/ jasa sangat penting untuk kelancaran proses pengadaan. Akan tetapi masih ada sedikit hambatan, yaitu p untuk proses persiapan. Dalam proses persiapan pengadaan, pada setiap pengumuman pengadaan kadang- kadang hanya ada 2 peserta yang mendaftar, dan proses pengadaan tidak dapat dilakukan. Untuk itu, harus ada pengulangan pengumuman. Saran yang dapat disampaikan bagi Sekretariat DPRD Kota Surakarta adalah dalam setiap pelaksanaan persiapan pengadaan harus lebih matang dan selektif dalam memilih panitia agar proses persiapan lebih matang dan dapat berjalan lancar.
xiii
ABSTRACT Dwi Arifah Aryani, D1507011, PREPARATION OF PROCUREMENT OF GOODS / SERVICES CITY GOVERNMENT IN THE DPRD SECRETARIAT OF SURAKARTA, Administrative Management Studies Program, the Diploma Program, Faculty of Social and Political Science, Sebelas Maret University of Surakarta, 2010, 80 pages.
This observation is conducted with the aim to describe and to know about
the system or procedures to be implemented in the proces of procurement. Focus of discussion in this observation is about the preparation of procurement of goods / services in the DPRD secretariat of Surakarta city .
In doing this observation the authors use this type of observation qualitatif with descriptive analysis, where after the data is processed in the form of explanations or particulars which is a form of mathematical and do not fully shaped only explanations and lengthy but is supplied with tables and picture. Data collection techniques used by the writer is through observation, interviews, library research and documentation
From the results of the observation that in preparation procurement obtained conducted in the DPRD Secretariat of Surakarta. conducted in accordance with Presidential Decree and regulations. Preparation of goods / services is essential for the smooth procurement process.
Suggestions can be submitted to the Parliament Secretariat Surakarta is in every preparation for the implementation of procurement should be more mature and selective in choosing a committee to prepare a more mature process.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Secara umum perusahan mempunyai tujuan dan sasaran yang cenderung
sama, antara lain mampu mendapatkan keuntungan/ laba maksimal supaya
perusahaan dapat bertahan hidup, mampu berkembang mengikuti perkembangan
pasar yang terjadi. Untuk mencapai semua tujuan tersebut perusahaan harus
menetapkan suatu kebijakan yang tepat guna mengelola perusahaan. Untuk
menunjang kelancaran proses produksi salah satu faktor penentunya adalah
inventori atau persediaan, tanpa adanya persediaan para pengusaha akan
dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu saat tidak dapat
memenuhi keinginan para pelanggannya, karena tidak selamanya barang–barang
atau jasa tersedia pada setiap saat, yang berarti pula para pengusaha akan
kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan yang seharusnya diperoleh. Jadi
persedian sangat penting bagi setiap perusahaan, baik perusahaan yang
menghasilkan suatu barang ataupun jasa. Pada perusahaan besar, perusahaan
menengah maupun perusahaan kecil masing–masing mempunyai persediaan yang
berbeda–beda baik berupa bahan baku, bahan penolong maupun persediaan
barang jadi yang terdapat pada perusahaan manufaktur.
Dalam suatu perusahaan pengadaan barang dan jasa sangat mempengaruhi
proses jalannnya suatu peerusahaan dan keberhasilan suatu perusahaan. Untuk
mendapatkan hasil yang maksimal harus melalui pengadaan bahan baku terlebih
dahulu. Keputusan presiden nomor 8 tahun 2006 tentang perubahan keempat atas
keputusan presiden nomor 80 tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan
pengadaan barang/ jasa pemerintah, yang diberlakukan sejak ditetapkan
merupakan upaya untuk membangun kembali landasan implementasi kebijakan
pengadaan barang/ jasa pemerintah sebagai rencana untuk meningkatkan efisiensi,
semangat berkompetisi serta pemberdayaan masyarakat yang profesional.
1
DPRD kota Surakarta merupakan lembaga yang perannya sebagai lembaga
legislatif, penampung dan penyalur aspirasi rakyat, serta merupakan mitra
(partnership) bagi pemerintah kota Surakarta. Sesuai dengan keputusan presiden
nomor 8 tahun 2006 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/ jasa
pemerintah. Di Sekretariat DPRD kota Surakarta didalam proses pengadaan
barang/ jasa pemerintah perlu adanya persiapan pengadaan terlebih dahulu.
Pengadaan barang/ jasa pemerintah yang dibiayai dengan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara/ Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBN/APBD)
harus dapat dilaksanakan dengan efisien dengan prinsip persaingan sehat,
transparan dan perlakuan yang adil bagi semua pihak. Sehingga hasilnya dapat
dipertanggungjawabkan dalam semua aspek terutama aspek keuangan maupun
aspek manfaaat bagi kelancaran tugas pemerintah. Dalam pelayanan masyarakat,
untuk pengadaan barang/ jasa sebelumnya harus diperlukan persiapan pengadaan
barang/ jasa dengan sebaik- baiknya oleh pegawai yang bertugas dan
bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/ jasa. Untuk itu setiap
instansi pemerintah wajib melaksanakan persiapan pengadaan barang/ jasa
pemerintah sesuai dengan keputusan presiden dengan baik dan benar.
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka
penulis mengambil judul : “ PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/ JASA
PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA”
B. Perumusan Masalah
DPRD kota Surakarta merupakan lembaga yang memiliki peran
menampung serta menyalurkan aspirasi rakyat. Dalam proses kerjanya di dalam
persiapan pengadaan barang/ jasa melalui beberapa proses dan tahap untuk
mendapatkan hasil yang baik sesuai dengan peraturan yang sudah berlaku sesuai
dengan keppres nomor 8 tahun 2006.
Dari latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengambil
permasalahan yang akan dibahas dalam pengamatan ini adalah :
Bagaimana proses persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah di
Sekretariat DPRD kota Surakarta?
C. Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan ini adalah :
Untuk mengetahui proses pelaksanaan persiapan pengadaan barang/ jasa
pemerintah di Sekretariat DPRD kota Surakarta.
D. Metode Pengamatan
Menentukan metode pengamatan merupakan langkah yang penting dalam
suatu proses pengamatan, karena dengan metode pengamatan dapat diketahui
bagaimana cara menguji kebenaran suatu ilmu atau teori. Metode pengamatan ini
meliputi lokasi pengamatan, bentuk pengamatan, teknik pengumpulan data, teknik
analisis. Penjelasan masing- masing adalah sebagai berikut :
1. Lokasi Pengamatan
a. Tempat Pengamatan
Penulis mengambil pengamatan pada instansi pemerintah, yaitu di
Sekretariat DPRD kota Surakarta.
b. Waktu Pengamatan
Waktu pengamatan merupakan waktu yang diperlukan untuk
melakukan pengamatan. Pengamatan ini dilaksanakan dalam waktu 1
(satu) bulan, terhitung dari awal bulan Maret 2010 sampai akhir Maret
2010.
2. Bentuk Pengamatan
Pemilihan bentuk pengamatan yang tepat akan memudahkan penulis untuk
memecahkan masalah yang dihadapi. Bentuk pengamatan secara umum yang
dapat digunakan adalah pengamatan kualitatif. Penulis menggunakan bentuk
pengamatan yang berupa deskriptif kualitatif. Dengan bahan pertimbangannya
adalah bahwa bentuk pengamatan kualitatif ini lebih peka dan lebih dapat
menyesuaikan diri pada kenyataan ganda serta dapat menyajikan secara
langsung hakikat hubungan antara peneliti dengan responden. Selain itu
pengamatan kualitatif menghasilkan data deskriptif yang berupa kata-kata atau
lisan dari orang dan perilaku yang diamati.
. Metode kualitatif menurut Kirk dan Miller yang dikutip oleh Lexy J.
Moleong (2001: 3) merupakan suatu tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan
sosial yang secara fundamental bergantung pada pengamatan manusia dalam
kawasannya sendiri dan berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam
bahasanya dan dalam peristilahannya. Jenis pengamatan ini memaparkan pola-
pola nilai yang dihadapi, yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata
tertulis atau lisan yang terkait dengan perilaku responden/informan yang
diamati.
3. Sumber Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah :
a. Wawancara Langsung
Yaitu data yang diperoleh langsung dari narasumber (informan) di
Sekretariat DPRD Kota Surakarta yang kemudian diolah oleh penulis.
Dalam pengamatan ini yang menjadi narasumber (informan) adalah Bagian
Rumah Tangga Sekretariat DPRD Kota Surakarta.
b. Data melalui buku-buku
Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung yang berhubungan dengan
pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta dan buku-buku lainnya yang
berhubungan dengan Sekretariat DPRD secara umum.
4. Metode Pengumpulan data
Teknik pengumpulan data merupakan cara-cara yang ditempuh untuk
memperoleh data yang diperlukan dalam suatu pengamatan. Pengumpulan
data dimaksudkan untuk memperoleh informasi atau keterangan yang benar
dan dapat dipercaya. Teknik pengumpulan data yang digunakan sebagai
berikut :
a. Observasi
Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara
langsung pada lokasi dan lingkungan Sekretariat DPRD kota Surakarta.
b.Wawancara
Yaitu pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung kepada
pimpinan dan pegawai di Sekwan DPRD kota Surakarta.
c. Studi Pustaka
Teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data dan menbaca
buku-buku yang ada kaitannya dengan pengadaan dan prosedurnya.
d. Dokumentasi
Teknik dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan cara mengklasifikasikan bahan-bahan tertulis yang berhubungan
dengan masalah pengamatan. Dokumentasi dalam pengamatan ini
digunakan untuk memperoleh data yang tidak didapatkan dari observasi dan
wawancara.
4. Analisis Data
Analisis data dalam pengamatan biasanya dilakukan bersamaan dengan
proses pengumpulan data di lapangan. Analisis data dalam pengamatan ini
adalah model interaktif. Dalam analisis interaktif, terdapat empat komponen
yaitu pengumpulan data, reduksi data, peyajian data, dan penarikan
kesimpulan/ verifikasi.
Setelah semua data terkumpul, tahap selanjutnya adalah analisis data.
Analisis data adalah mengelompokkan, membuat semacam urutan,
memanipulasi serta menyingkatkan data sehingga mudah untuk dibaca.
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan teknik analisis data
kualintatif. Analisis dalam pengamatan kualitatif menurut HB Sutopo (
2002:94 ), terdiri dari tiga komponen utama yaitu reduksi data, sajian data,
dan penarikan simpulan dengan vervikasinya.
a. Reduksi Data
Merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan
abstraksi data dari pengumpulan data yang dilakukan dengan
membuat ringkasan dari catatan yang diperoleh di lapangan. Proses
reduksi data ini berlangsung terus-menerus sepanjang pelaksanaan
penelitian sampai berakhirnya penyusunan Laporan Tugas Akhir
ini.
b. Sajian Data
Sajian data mengacu pada rumusan masaalh, dengan melihat
suatu penyajian data, penulis akan mengerti apa yang terjadi dan
memungkinkan untuk mengerjakan sesuatu pada analisa data atau
tindakan lain.
b. Penarikan Simpulan
Proses penarikan simpulan pada awalnya simpulan tersebut
kurang jelas kemudian semakin jelas karena landasan yang kuat.
Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai proses pengumpulan
data berakhir.
BAB II
Tinjauan Pustaka
A. Pengertian Persiapan
Masa persiapan adalah masa penting yang akan menentukan kesuksesan.
Itu sebabnya segala sesuatu butuh masa persiapan. Pemerintah Indonesia tak
akan asal saja mengutus prajuritnya untuk pergi ke medan perang, sebelum
mempersiapkan mereka lebih dulu di sebuah latihan kemiliteran, seperti ABRI
misalnya. Tanpa persiapan yang matang, bisa dipastikan bahwa mereka hanya
akan kalah dan dipermalukan di medan peperangan. Seorang petinju
profesional memerlukan persiapan berbulan-bulan lamanya untuk sebuah
pertandingan. Ia setiap hari harus baku hantam dengan sparing partner agar
kelak bisa menghadapi musuh yang sebenarnya.
Persiapan adalah suatu kegiatan yang akan dipersiapkan sebelum
melakukan sebuah kegiatan. Tanpa persiapan, kegiatan tidak akan
terlaksanakan dengan baik atau pun susah untuk dilaksanakan.sebaliknya jika
kita persiapan, maka kegiatan itu akan terlaksana dengan baik.hasil dari
persiapan adalah sebuah kegiatan yang memuaskan.
William Ury (1993) menyarankan untuk melakukan 5 langkah penting
persiapan dalam menghasilkan peta perjalanan untuk tiba pada hasil keputusan
yang memuaskan semua pihak, yaitu :
1. Pelajari minat dan kepentingan diri sendiri dan pihak yang terlibat
dalamnegosiasi
Mengapa kita bernegosiasi? karena seringkali ada kepentingan yang
berbenturan dengan kepentingan pihak lain. Pada prakteknya, kita seringkali
berpegang pada posisi dan melupakan minat/motivasi yang melatar
belakangi posisi itu .
- Posisi adalah hal konkrit, hal nyata yang ingin diperoleh, misalnya: hak
penggunaan tanah gratis untuk membangun plot demonstrasi
- Minat adalah motivasi-motivasi yang tidak terlihat kasat mata yang
mendorong timbulnya posisi, misalnya kekuatiran, hasrat, dan cita-cita.
2. Ciptakan pilihan-pilihan kemungkinan hasil keputusan yang kreatif
Sebuah pilihan adalah sebuah kemungkinan keputusan atau bagian dari
sebuah keputusan. Mengenali motivasi diri sendiri dan pihak lain, akan
membantu untuk secara kreatif mencari berbagai pilihan dalam keputusan
yang dapat diterima dengan penuh komitmen oleh pihak lain dan diri
sendiri. Sebuah kekeliruan klasik dalam negosiasi adalah terfokus pada satu
solusi yaitu solusi yang diinginkan oleh diri sendiri. Terbuka pada berbagai
pilihan dapat membantu untuk menemukan solusi yang memuaskan bagi
semua pihak yang terlibat. Negosiator yang ulung, akan memperbesar kue
keputusan, dan bukan hanya sekedar membagi-bagi potongan kue nya.
3. Mengenali dan menggunakan kriteria/standar-standar yang umum
berlaku
Setelah 'kue keputusan' diperbesar tantangan berikutnya adalah bagaimana
membaginya dengan efektif sehingga memenuhi kebutuhan dari semua
pihak yang terlibat? Anda berharap anggota kelompok tani bersedia
memberikan waktu dan tenaga untuk bekerja secara sukarela dan hanya
menyediakan konsumsi, kelompok tani berharap mereka dibayar untuk
melakukan pekerjaan tertentu. Lalu bagaimana jalan keluarnya? dalam
keadaan seperti ini, biasanya orang akan berkeras pada posisinya atau malah
menyalahkan pihak lain (misalnya lembaga lain yang telah memulai sistem
pembayaran). Namun hal ini hanya akan mengakibatkan konflik ego tanpa
keputusan yang dapat diterima baik oleh setiap pihak. Dalam hal ini, seorang
negosiator yang strategis, akan mengubah proses seleksi ini ke dalam
pencarian solusi bersama yang adil dan memenuhi kebutuhan setiap pihak.
Negosiator ini akan mencari standar-standar independen yang adil dan
berlaku di komunitas tersebut. Standar-standar umum ini bisa berupa
kesetaraan dalam perlakuan, nilai pasar, peraturan,atau cara-cara lain yang
pernah ditempuh dalam menghadapi masalah serupa. Dalam kasus ini,
negosiator bisa mencari kebiasaan yang berlaku dalam kerja di pesta adat
untuk mendapatkan ide solusi balas jasa/penghargaan terhadap pekerjaan
yang dilakukan untuk memberi manfaat pada kelompok itu sendiri.
4. Kenali dan kembangkan alternatif yang mungkin terjadi, jika
keputusan tidak dihasilkan melalui negosiasi
Tujuan dari negosiasi bukan semata-mata untuk mendapatkan solusi, namun
untuk menghasilkan solusi terbaik, dibandingkan jika negosiasi tidak
dilakukan. Dalam hal ini, kebiasaan yang seringkali kita lakukan adalah baru
mengevaluasi berbagai alternatif yang tersedia setelah gagal menghasilkan
keputusan dalam negosiasi, dan ini adalah kebiasaan yang memberikan hasil
yang tidak efektif. Untuk menentukan apakah negosiasi harus dilakukan dan
mendapatkan keyakinan kuat maka kita harus mengembangkan kebiasaaan
baru, yaitu: mengenali dan mengembangkan berbagai alternatif keputusan
jika kesepakatan tidak tercapai sebelum terlibat dalam negosiasi atau dikenal
dengan istilah BATNA (best alternative to a negotiated agreement).
5. Kembangkan proposal yang kuat, pilihan keputusan yang dapat
diterima baik dan menghasilkan komitmen oleh pihak yang terlibat
Mengambil beberapa waktu untuk mempelajari minat dan motivasi diri
sendiri dan pihak lain serta berbagai pilihan solusi yang tersedia membuka
pintu untuk mendapatkan solusi yang kreatif. Didapatkannya standar-standar
umum dan alternatif-alternatif jika kesepakatan tidak berhasil didapatkan
membantu dalam memilih opsi-opsi yang tepat untuk dikembangkan
menjadi proposal yang kuat. Yang membedakan dari sebuah pilihan solusi
dan proposal adalah tercapainya komitmen dari pihak-pihak yang terlibat
dalam negosiasi. Idealnya, proposal yang kuat dibangun berdasarkan pilihan
yang memenuhi minat dan motivasi dari kedua belah pihak; pilihan itu
tentunya harus lebih baik daripada jika negosiasi tidak dilakukan; dan jika
memungkinkan, pilihan solusi ini telah didasarkan pada standar-standar
umum yang adil.
B. Pengadaan Barang/ Jasa
Pengadaan barang-barang materiil (bahan baku) merupakan standarisasi
mutlak yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan pekerjaaan, juga dalam
rangka penghematan pengeluaran dana pada suatu perusahaaan khususnya
untuk pembelian bahan baku, oleh karena itu hendaknya setiap kegiatan
pengadaan dilakukan secara sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang ingin
dicapai.
Dalam proses pengadaan tujuan yang ditetapkan oleh organisasi,
penting sekali alat dukung. Sehingga apabila terpenuhinya alat dukung
tersebut dipastikan pekerjaan akan berjalan lancar. Instansi pemerintah
(DPRD Kota Surakarta) dalam rangka pengadaan barang/jasa sangat
diperhatikan karena proses pendanaannya menggunakan Anggaran
Pendapatan Belanja Negara. Sesuai Keputusan Presiden Republik Indonesia
No. 18 Tahun 2000, dikemukakan bahwa pengadaan adalah usaha atau
kegiatan pengadaan barang/ jasa yang diperlukan oleh instansi pemerintah
yang meliputi : jasa pemborongan, jasa konsultasi, dan jasa lainnya untuk
memenuhi kebutuhan barang.
Menurut Muhammad Ichcram Mukmin, SH (1992: 68) dalam bukunya
Pengadaan Barang dan Jasa, Mendefinisikan pengadaan adalah sebagai
berikut: “Pengadaan adalah segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi
kebutuhan terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundang-
undangan yang berlaku”.
Dalam proses pengadaan tujuan yang ditetapkan oleh organisasi,
penting sekali alat dukung. Sehingga apabila terpenuhinya alat dukung
tersebut dipastikan pekerjaan akan berjalan lancar. Instansi pemerintah
(DPRD Kota Surakarta) dalam rangka pengadaan barang/jasa sangat
diperhatikan karena proses pendanaannya menggunakan Anggaran
Pendapatan Belanja Negara.
Muhammad Ichram Mukmin, SH (1992: 72) juga mengemukakan cara
dalam pengadaan barang antara lain dengan cara :
1. Pembelian
2. Penyewaan
3. Peminjaman
4. Pemberian/ Hibah
5. Penukaran/ Barter
6. Pembuatan
7. Sewa- Beli
8. Leasing
Masalah- maslah pokok peerencanaan pengadaan menurut Muhammad
Ichram Mukmin, SH (1992: 78) masih dalam buku yang sama yaitu :
1. Apa yang dibutuhkan (WHAT)
2. Berapa yang dibutuhkan, berapa harga yang dibutuhkan (HOW
MANY, HOW MUCH)
3. Kapan dibtuhkan (WHEN)
4. Dimana dibutuhkan (WHERE)
5. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan (WHO)
6. Bagaimana cara pengadaan (WHY)
Untuk dapat dilaksanakan fungsi pembelian (pengadaan bahan baku) ini
dengan efektif dan efisien, dibutuhkan adanya kemampuan dari para petugas
pengadaan barang. Hal ini karena tidaklah tepat apa yang dikatakan orang,
bahwa efektifnya pembelian dilakukan apabila bahan- bahan dan
perlengkapan yang dibeli pada harga yang berada dibawah harga yang telah
ditentukan. Di dalam hal mungkin sebaliknya, karena faktor- faktor lain
disamping harga, seperti kualitas, tanggal penyerahan yang dijanjikan, dan
nama supplier barang- barang tersebut. Jadi kuranglah tepat apabila kita
menginginkan pembelian dengan harga yang murah saja, karena bahan atau
barang yang dibeli kurang memenuhi syarat hingga dapat merugikan
perusahaan itu sendiri.
Berdasarkan pengertian tersebut diatas, maka dapat dirangkum pengertian
pengadan barang/jasa yaitu aktivitas untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa
dengan berdasarkan peraturan yang berlaku, jumlah, dan kualitas yang tepat
dengan harga yang menguntungkan termasuk didalamnya usaha untuk tetap
mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisien dan efektif.
Pada hal lain yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan material
instansi pemerintah adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi pembelian,
penyewaaan, pembikinan, peminjaman, tukar tambah yang mengakibatkan
pembebanan pada APBD/APBN dan pemberian dari lembaga lainnya. Dengan
demikian pengertian “pengadaan” itu lebih luas dari daripada “pembelian”,
meskipun dalam kenyataannya bahwa sebagian besar dari pengadaan
perlengkapan material itu dilakukan dengan jalan membeli. Adapun fungsi
pengadaan itu adalah mengatur dan menyelenggarakan terpenuhinya
perlengkapan yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah kualitas,
tempat, maupan waktu yang dikehendakinya dengan efektif dan efisien.
Aktivitas untuk memenuhi kebutuhan barang meliputi :
1. Penentuan atau penelitian barang yang diperlukan
Pimpinan yang bertugas dalam pengadaaan barang-barang
berkewajiban mengadakan penelitian terhadap barang yang dibutuhkan
baik mengenai jenis, jumlah, biaya maupun mutunya. Kegiatan yang
dilakukan penelitian atau penentuan barang untuk mengumpulkan data dan
informasi dalam penyusunan rencana kerja pengadaan. Data informasi
yang dikumpulkan antara lain :
a. Mencari keterangan-keterangan yang terbaru mengenai keadaan
barang.
b. Mempertimbangkan kegunaaan akan barang yang akan diadakan.
c. Menyeleksi instansi yang mengikuti kegiatan pengadaan.
2. Perencanaan kebutuhan
Apabila penelitian mengenai barang yang telah diselesaikan, maka
dibuat daftar rencana kebutuhan barang untuk melakukan pengadaan
barang-barang. Perencanaan kebutuhan harus disusun dengan
mempertimbangkan syarat-syarat bahwa crencana harus mudah
dilaksanakan, harus dibuat oleh ahli, harus mempunyai perincian yang
teliti, luwes atau fleksibel. Dengan adanya perencanaan yang tepat dan
jelas serta didukung dengan tenaga kerja atau pelaksana yang tangguh
maka tujuan organisasi akan dapat dicapai dengan tepat, dan yang menjadi
tujuan organisasi akan terwujud.
Dalam mengadakan materiil secara terinci dan terarah, maka unsur
perencanaan memegang peranan penting. Oleh karena itu perencanaan
mengandung kemungkinan-kemungkinan pilihan yang dapat dirumuskan
dengan jelas kepada pilihan yang kongkrit.
Beberapa segi yang harus diperhatikan dalam perencanaan
kebutuhan materiil, yaitu :
1. Barang apa yang dibutuhkan;
2. Berapa jumlah yang dibutuhkan;
3. Bilamana atau kapan dibutuhkan;
4. Siapa yang membutuhkan dan siapa yang mengurus;
5. Dimana dibutuhkan;
6. Mengapa barang tersebut dibutuhkan (Sukadanto, 2001:5).
Hal tersebut dapat dimengerti karena hakekat dari perencanaan adalah
suatu kegiatan yang dilaksanakan dengan sadar untuk terlaksananya suatu
tujuan yang sistematis dan rasional, sehingga mendapat perhitungan-
perhitungan yang diperlukan sesuai dengan usaha dan tujuan. Akan tetapi
tidak lepas juga dari anggaran dana yang tersedia. Adapun tujuan
pengadaan barang/jasa dalam instansi pemerintah yaitu untuk memperoleh
barang/jasa yang dibutuhkan instansi pemerintah dalam jumlah, sesuai
dengan kualitas dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam
waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien.
Di dalam instansi pemerintah, pengadaan barang dan jasa harus sesuai
dengan keputusan presiden yang berlaku yaitu no 8 tahun 2006 yaitu tentang
pengadaan barang/ jasa pemerintah.
Sistem Pengadaan :
1. Dengan menggunakan penyedia barang/ jasa
2. Dengan cara swakelola
Untuk menentukan system pengadaan yang menggunakan penyedia
barang/ jasa, meliputi :
1. Metode pemilihan barang/ jasa
2. Metode penyampaian dokumen penawaran
3. Metode evaluasi penawaran
4. Jenis kontrak
Dan perlu juga mempertimbangkan :
1. Jenis, sifat dan nilai barang/ jasa
2. Kondisi lokasi
3. Kepentingan masyarakat
4. Jumlah penyedia barang/ jasa yang ada
Dalam menentukan system pengadaan ini, berkaitan dengan menyusun
rencana pengadaan dan menentukan paket pengadaan , pengguna barang/ jasa
bersam panitia/ pejabat pengadaan wajib memaksimalkan penggunaan
produksi dalam negeri dan perluasan kesempatan bagi usaha kecil, koperasi
kecil dan masyarakat.
C. Persiapan Pengadaan barang/ jasa
Dalam proses pengadaan barang/ jasa pemerintah diperlukan persiapan
terlebih dahulu. Persiapan pengadaan barang/ jasa dilakukan untuk
mendapatkan proses pengadaan yang lebih matang dan dapat berjalan lancer.
Pegawai instansi harus memahami dan menguasai dalam persiapan pengadaan
barang/ jasa. Persiapan barang/ jasa di instansi pemerintah dilakukan untuk
meningkatkan kompetensi yang dapat mempengaruhi sikap dan perilaku
aparatur pengadaan barang/ jasa dengan efektif/ efisien, adil tidak
diskriminatif dan terbuka yang mencerminkan aparatur penyelenggara yang
bersih dan berwibawa.
Penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa yang tidak sehat berdampak
pada kerugian yang akan ditanggung oleh masyarakat, termasuk rendahnya
kualitas pelayanan yang diterima dari pemerintah. Untuk itu adanya persiapan
pengadaan barang/ jasa sangat berpengaruh dalam hal ini. Menurut Adrian
Sutedi, S.H., M.H. (2008: 46) dalam bukunya “Aspek Hukum Pengadaan
Barang dan Jasa dan Berbagai Permasalahannya” menjelaskan beberapa
langkah yang dilakukan dalam rangka menyehatkan praktik pengadaan barang
dan jasa, baik oleh pihak pemerintah maupun masyarakat sipil.
Pertama, memperkuat dasar hukum pengadaan barang dan jasa, status
hukum pengadaan barang dan jasa dalam bentuk Keputusan Presiden nomor
80 tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, yang
kemudian disempurnakan lewat Peraturan Presiden nomor 8 tahun 2006
tentang perubahan keempat Keputusan Presiden nomor 80 tahun 2003.
Kedua, peningkatan kapasitas (capacity building) bagi para kontraktor
lokal. Peran ini dapat diemban oleh pemerintah dan asosiasi perusahaan
pengadaan barang/ jasalewat berbagai program pelatihan dan sosialisasi
mengenai kompetensi teknis dan manajemen. Selama ini asosiasi hanya
berfungsi sebagai tempat bagi para pengusaha barang dan jasa untuk berbagai-
bagi proyek, kepedulian asosiasi dalam meningkatkan kapasitas anggota
merupakan keberpihakan yang nyata dalam rangka mempertahankan
eksistensi perusahaan barang dan jasa dalam jangka waktu yang panjang.
Ketiga, Proses perencanaan pengadaan dilakukan secara profesiona, dan
sesuai dengan rencana strategis darti dokumen perencanaan pembangunan
yang ditetapkan. Proses perencanaan kadang- kadang telah menjadi permulaan
dari tidak sehatnya proses pengadaan barang dan jasa. Yang terjadi selama ini
perencanaan dilakukan secara eksekutif, setelah tiba di legislatif dimulailah
deal- deal terbatas, terutama pada panitia anggaran dan seluruh seluruh
rencana bias berubah.
Keempat, Masyarakat menggiatkan diri pada aksi peniup pluit (whistle
blower) atau watchdog. Karena masyarakatlah yang akan menjadi user dari
hasil pekerjaan yang dilaksanakan, maka secara moral masyarakat dituntut
kepeduliannya untuk meakukan pengawasan. Pemerintah dituntut memiliki
akses yang luas kepada masyarakat dalam memperolehinformasi mengenai
proyek. Bahkan sebelum proyek dilaksanakan sebaiknya pemerintah memberi
sosialisasi kepada masyarakat mengenai proyek yang akan dilaksanakan.
Sehingga masyarakat sendiri menjadi safeguarding bagi keberhasilan proyek
pengadaan barang dan jasa.
Pendekatan lainnya adalah adanya lembaga- lembaga pemantau yang
diinisiasi masyarakat sipil. Lembaga pemantau pengadaan barang dan jasa
yang telah berdiri pada level nasional (Indonesia Procurement Wacth)
sebaiknya diikuti inisiasinya pada level provinsi maupun kabupaten. Lembaga
ini haruslah terdiri dari pribadi- pribadi yang memiliki kompetensi, integritas
dan track record yang memadahi, karena jika tidak lembaga ini akan terbeli
pihak- pihak tertentu yang mempunyai kepentingan pada proses pengadaan
barang dan jasa, baik itu dari pemerintah, DPRD, maupun pihak pengusaha.
Tujuan persiapan pengadaan barang/jasa adalah :
a. Diperolehnya barang/jasa dengan kualitas yang diharapkan/ditetapkan
b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri.
Tiga Batasan (Triple Constrant) dalam persiapan pengadaan barang/ jasa :
a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak
diperkenankan dilampaui jumlah pengeluarannya
b. Jadual kegiatan/proyek dalam kaitan dengan kurun waktu (lamanya)
dan tanggal akhir yang telah ditentukan
c. Mutu produk atau hasil kegiatan/proyek yang harus memenuhi
spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat dipertanggung-
jawabkan
Butir- butir pokok dalam rangka persiapan pengadaan :
1. Prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa yaitu :
a. Efisien, ini berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan
menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran
yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat
dipertanggung jawabkan.
b. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan
kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat
yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
c. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka
bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan
dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia
barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/criteria tertentu
berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.
d. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai
pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi
pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetaapn calon
penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia
barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada
umumnya.
e. Adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama
bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk
memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau
alasan apapun.
f. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan
maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum
permerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-
prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa
dan dapat dipertanggung jawabkan (tidak ada komplain)
2. Kebijakan Umum Pengadaan
3. Etika Pengadaan : melaksanakan secara tertib, profesional, hindari
persaingan tak sehat, menerima keputusan, mencegah conflict of interest
& penyalahgunaan wewenang, tidak menerima hadiah,
Pakta Integritas
4. Perlu diketahui secara pasti sumber pendanaan untuk pengadaan
barang/jasa
5. Perlu didefinisikan sejak awal bahwa pengadaan barang/jasa yang akan
dilakukan apakah memerlukan penyedia barang/jasa atau akan
dilaksanakan sendiri
6. Perlu diketahui secara jelas pengadaan jenis apa yang akan dilakukan
Sebagai komitmen menuju tata pemerintahan yang baik, menyehatkan
sistem pengadaan barang dan jasa adalah tawaran yang mutlak, tidak ada kata
wait and see dan kita harus meniupkan perubahan pada sektor pengadaan
barang dan jasa.
Persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah meliputi :
1. Perencanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah
2. Pembentukan panitia pengadaan/ penunjukan pejabat pengadaan
3. Penetapan sistem pengadaan yang dilaksanakan penyedia penyedia
barang/ jasa
4. Penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan
5. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri (HPS)
6. Penyusunan dokumen pengadaan barang/ jasa
Saat ini pengadaan barang tidak terbatas pada barang yag berwujud, tetapi
juga barang yang tidak berwujud. Barang tidak berwujud umumnya adalah
jasa, misalnya jasa pelayanan jasa kesehatan, jasa pelayanan pendidikan, jasa
pelayanan konsultasi, jasa supervisi, jasa manajemen, dan lain- lain.
Pengadaan barang tak berwujud umumnya berupa jasa tersebut merupakan
asal usul pengadaan jasa konsultasi dan jasa lainnya. Adanya persiapan
pengadaan barang dan jasa sangatlah penting untuk menunjang kelancaran
proses pengadaan barang dan jasa. Selain itu proses persiapan pengadaan juga
akan mempengaruhi hasil dari pengadaan barang dan jasa tersebut secara
optimal sesuai dengan aturan yang ada.
Pengadaan barang/ jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak
pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang/ jasa yang
diinginkannya, dengan menggunakan waktu dan proses tertentu dicapai
kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya. Agar dapat dilaksanakan
dengan sebaik- baiknya, maka kedua belah pihak yaitu pihak pengguna dan
penyedia haruslah berpatokan pada filosofi pengadaan baarang/ jasa, tunduk
kepada etika dan norma pengadaan barang/ jasa yang berlaku, mengikuti
prinsip- prinsip, metode, dan proses pengadaan barang/ jasa yang ada.
Pengadaan barang/ jasa melibatkan beberapa pihak, yaitu pengguna, penyedia
barang/ jasa dan panitia pengadaan.
BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA /INSTANSI
A. 1. DPRD Kota Surakarta
Reformasi yang bergulir mendorong terjadinya perubahan paradigma
penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan menuju lebih baik, dengan
membuka babak baru dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, khususnya
dalam penyelenggaraan pemerintahan di Daerah.
DPRD Kota Surakarta berdiri semenjak berdirinya pemerintah kota
Surakarta yakni disebutkan bahwa undang-undang nomor 16 Tahun 1950
tentang pembentukan daerah-daerah kota besar dalam lingkungan propinsi
Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta,
maka dibentuklah Dewan Perwakilan Rakyat Surakarta (DPRD) Kota
Surakarta. DPRD Kota Surakarta merupakan unsur penyelenggaraan
pemerintahan Daerah.
Sebagaimana diketahui bahwa secara umum terdapat tiga fungsi dari
lembaga legislatif, yaitu:
- fungsi penganggaran
- fungsi perundangan
- fungsi pengawasan
Dengan demikian kinerja lembaga ini harus dikembalikan pengukuran dan
penilaiannya kepada pelaksanaan tugas-tugas pokok yang bersifat umum
tersebut.
2. Dasar Hukum, Kedudukan DPRD Kota Surakarta
Kinerja sebuah lembaga legislatif, dapat diukur dan dinilai dengan
mendasarkan kepada pencapaian tujuannya. Sementara keberadaan lembaga
legislatif adalah sebagai lembaga yang diharapkan mampu menjadi kekuatan
pengawas dan penyeimbang (check and balance) atas penyelenggaraan
pemerintahan dan pembangunan daerah oleh badan eksekutif daerah
(pemerintah kota). Tujuan yang dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintah
dan pembangunan menuju terwujudnya masyarakat yang sejahtera dalam
dimensi luas.
Sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945, wilayah Negara Kesatuan Republik
Indonesia dibagi atas daerah provinsi dan daerah provinsi dibagi lagi atas
daerah kabupaten dan kota, yang masing-masing sebagai daerah otonom.
Sebagai daerah otonom, daerah provinsi dan kabupaten/kota memiliki
pemerintahan daerah yang melaksanakan fungsi-fungsi pemerintahan daerah,
yakni Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD).
Kepala Daerah adalah Kepala Pemerintah Daerah baik di daerah provinsi
maupun kabupaten/kota, yang merupakan eksekutif di daerah, sedangkan
DPRD baik di daerah provinsi maupun daerah kabupaten/kota merupakan
lembaga legislatif daerah. Dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan
daerah diterapkan prinsip demokrasi. Dalam Undang-Undang Nomor 32
Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, diatur mengenai pemilihan kepala
daerah dan wakil kepala daerah yang dipilih secara langsung oleh rakyat yang
diajukan oleh partai politik atau gabungan partai politik yang kemudian ada
perubahan yaitu undang- undang nomor 12 tahun 2008 tentang perubahaan
atas undang- undang nomor 32 tahun 2004 tentang pemerintahan daerah.
Visi dan misi DPRD Kota Surakarta tertuang dalam Rencana Kerja
DPRD pada tiap Masa Bhakti 5 tahun sekali adalah sebagai berikut:
· Visi DPRD Kota Surakarta
1. Aspiratif, adalah keberpihakan kepada masyarakat, mengutamakan dan
memperjuangkan kepentingan masyarakat Kota Surakarta.
2 Responsif, adalah cepat dan tanggap dalam menjawab permasalahan-
permasalahan yang terjadi di masyarakat.
3 Profesional, adalah dalam melaksanakan tugas dan fungsi sesuai
dengan keahlian dan kewenangan yang dimiliki.
4. Bertanggung Jawab, adalah berani dan konsekuen melaksanakan
fungsi yang diemban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
5. Berwawasan Budaya, adalah mendasar pada cipta, rasa, etika, dan
estetika
· MISI DPRD Kota Surakarta
1. Memperjuangkan Keadilan dan Kesejahteraan masyarakat Kota
Surakarta dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan.
2. Meningkatkan kepekaan dan kepedulian dalam menyelesaikan
permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat kota Surakarta
3. Meningkatkan profesionalisme DPRD Kota Surakarta sesuai tugas
dan fungsi.
4. Membangun Komunikasi dan Kemitraan DPRD dengan pemerintah
Kota Surakarta, Masyarakat, akademisi, pers dan lembaga lainnya.
5. Meningkatkan daya pikir, nilai rasa, perilaku yang bermartabat dan
hasil karya yang berguna untuk Kesejahteraan masyarakat Kota
Surakarta
B. 1. Sekretariat DPRD Kota Surakarta
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Surakarta
berlokasi di Jl. Adi Cucipto No. 143 A Jajar, kecamatan Laweyan, kota
Surakarta. Sekretariat DPRD Kota Surakarta merupakan pembangunan kedua
setelah Balaikota Surakarta mengalami kebakaran.
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta adalah
unsur staf yang membantu Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota
Surakarta dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya. Untuk
membantu kelancaran tugas-tugas tersebut Sekretariat DPRD dibantu oleh
Staf DPRD dari Pegawai Negeri Sipil.
2. Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD
Perubahan yang sangat mendasar dengan telah berlakunya Undang-
Undang Nomor 12 Tahun 2008 adalah terjadinya perubahan kedudukan Badan
Legislatif sebagai mitra kerja yang sejajar dengan Badan Eksekutif. Dengan
demikian telah terjadi perubahan yang signifikan dengan peran dan fungsi
DPRD, dengan adanya perubahahan tersebut proses kegiatan Kesekretariatan
Dewan mengharuskan adanya mekanisme yang sangat intens agar senantiasa
tercipta kesatuan gerak dan langkah dalam mata rantai kerja yang harmonis.
Dengan demikian kegiatan pelayanan yang menjadi tugas pokok dari
Sekretariat Dewan dapat dilaksanakan dengan optimal.
Sekretariat DPRD Kota Surakarta mempunyai kedudukan, tugas pokok
dan fungsi yang diatur dalam Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2008 pasal 5.
Dalam peraturan tersebut dijelaskan bahwa, Sekretariat DPRD merupakan
unsur pelayanan terhadap DPRD yang dipimpin oleh seorang Sekretaris
DPRD yang berkedudukan secara teknis operasional berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada pimpinan DPRD dan secara administratif
bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
Tugas-tugas pokok dari Sekretariat DPRD adalah:
a) Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan
b) Menyelenggarakan administrasi keuangan
c) Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD
d) Dan menyediakan serta mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan
DPRD sesui dengan kemampuan keuangan daerah.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana hal tersebut diatas,
Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi :
1. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD
2. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD
3. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD dan
4. Penyediaan dan pengoordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD
Dalam upaya meningkatkan kinerja DPRD sebagai unsur perwakilan
rakyat daerah dalam menjalankan fungsi penganggaran, fungsi perundangan,
fungsi pengawasan dan fungsi keterwakilannya. Sekretariat DPRD dituntut
untuk mampu berperan sebagai Fasilitator dan mediator. Untuk itu Sekretariat
DPRD harus mampu dan harus profesional dalam menjalankan tugas dan
fungsinya serta mampu memberikan dukungan yang optimal kepada DPRD
agar dalam menjalankan tugas dan wewenangnya dapat melaksanakannya
secara efektif dan efisien. Sehingga Sekretariat DPRD Kota Surakarta
mempunyai visi dan misi dalam mengemban tugasnya, yaitu:
· Visi : Terwujudnya pelayanan prima bagi DPRD dalam
melaksanakan tugas dan wewenangnya
· Misi : 1) Meningkatkan profesionalisme pejabat dan staf sekretariat
DPRD
2) Meningkatkan prasarana dan sarana kerja
3) Meningkatkan pelayanan kepada anggota DPRD dalam
melaksanakan tugas dan wewenangnya.
3. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD
Sekretariat DPRD terdiri dari 4 sub bagian, dan tiap-tiap Sub bagian
dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian. Struktur Organisasi DPRD
Surakarta berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 19-A Tahun 2009
tentang Pedoman Uraian Jabatan Struktural Pada Sekretariat DPRD adalah
sebagai berikut :
a. Sekretaris DPRD
b. Bagian Legislasi, membawahkan :
1. Subbagian Rapat dan Risalah
2. Subbagian Penyusunan Peraturan
3. Subbagian Evaluasi dan Pelaporan
c. Bagian Keuangan, membawahi:
1. Subbagian Anggaran
2. Subbagian Perbendaharaan
3. Subbagian Akuntansi
d. Bagian Humas dan Protokol, membawahkan :
1. Subbagian Humas dan Dokumentasi
2. Subbagian Protokol
e. Bagian Umum, membawahi:
1. Subbagian Tata Usaha
2. Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan
f. Kelompok Jabatan Fungsional
Uraian tugas-tugas jabatan struktural di Sekretariat DPRD Kota
Surakarta :
a. Sekretaris DPRD
Mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan,
administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD,
dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan
oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Dengan
beberapa uraian sebagai berikut :
1. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja Sekretariat DPRD.
2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Badan
sesuai dengan bidang tugas.
4. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan
agar efektif dan efisien sesuai peraturanpeerunddaangan yang berlaku.
5. Menerapkan Standar Pelayanan Prima
6. Melaksanakan pengelolaan Kesekretariatan, meliputi : Perencanaan,
Evaluasi, Pelaporan, Keuangan, Umum dan Kepegawaian.
7. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja,
LAKIP, LKPJ dan EKPPD Sekretariat DPRD.
8. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Legislasi, keuangan, Humas
dan Protokol dan Umum.
9. Menyusun rencana, penelaah dan pengkoordinasi perumusan kebijakan
Pimpinan DPRD.
10. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian teknis urusan
kesekretariatan DPRD.
b. Bagian Legislasi
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan
pelayanan administrasi dibidang Rapat dan Risalah, Penyusunan
peraturan, dan evaluasi dan pelaporan peraturan.
§ Subbagian Rapat dan Risalah
Mempunyai tugas penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi
di bidang Rapat dan Risalah, meliputi: pelaksanaan persipan rapat-
rapat dan penyusunan risalah guna mendukung pelaksanaan tugas dan
fungsi DPRD.
§ Subbagian Penyusunan Peraturan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan konsep pelaksanaan dan
pelayanan administrasi di bidang penyusunan perundang-undangan,
meliputi : menyiapkan bahan peraaturan per-undang-undangan,
menyusun rancangan keputusan pimpinan DPRS dan keputusan DPRD
serta rancangan peraturan daerah inisiatif DPRD dan pengelolaan
sistem jaringan dokumentasi dan informasi hukum.
§ Subbagian Evaluasi dan Pelaporan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan penyusunan konsep rencana
kerja dan penyusunan evaluasi dan pelaporan peraturan, meliputi :
menyiapkan bahan-bahan raperda yang akan dilakukan pembahasan
dan pelaksanaan pengkajian terhadap produk hukum dan pelaporan
perda-perda yang sudah ditetapkan.
c. Bagian Keuangan
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan
pelayanan administrasi dibidang perencanaan dan anggaran, akuntansi,
dan perbendaharaan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi
DPRD.
· Subbagian Anggaran
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan
pelayanan administrasi di bidang perencanaan dan anggaran, meliputi:
penyusunan program kerja, penyusunan anggaran dan penyusunan
LAKIP.
· Subbagian Perbendaharaan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan
pelayanan administrasi di bidang Perbendaharaan Meliputi :
pembayaran keuangan pegawai, Pimpinan dan Anggota DPRD, dan
kegiatan operasional sekretarit Dewan serta verifikasi atas
Pertanggung jawaban keuangan
· Subbagian Akuntansi
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan
pelaksanaan administrasi di bidang Akuntansi, meliputi : pengendalian
keuangan, dan Pembukuan Keuangan
d. Bagian Humas dan Protokol
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan
pelayanan administrasi di bidang Humas, Dokumentasi dan Protokol,
penyerapan aspirasi masyarakat dan perjalanan dinas
· Subbagian Humas dan Dokumentasi
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan
pelayanan administrasi di bidang Humas dan Dokumentasi, meliputi :
pelaksanaan kegiatan Kehumasan, hubungan antar lembaga,
penyerapan aspirasi masyrakat, dokumentasi dan Perjalanan Dinas.
· Subbagian Protokol
Mempunyai tugas melakukan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan
administrasi di bidang protokol meliputi: menyiapkan pelayanan
kegiatan keprotokolan dan, penerimaan tamu dan penyiapan sambutan-
sambutan
e. Bagian Umum
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan
pelayanan administrasi di bidang tata usaha, kepegawaian, RumahTangga,
dan perlengkapan di lingkungan Sekretariat DPRD
· Subbagian Tata Usaha
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan
pelayanan administrasi di bidang Tata Usaha, meliputi : Organisasi dan
Tatalaksana, ketatausahaan, kearsipan dan kepegawaian.
· Subbagian RumahTangga dan Perlengkapan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan
pelayanan administrasi di bidang Rumah Tangga dan perlengkapan,
meliputi : pelaksanaan dan pelayanan Teknis penyelenggaraan rapat,
pemeliharaan, perawatan gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga,
dan keamanan lingkungan gedung dan kantor dan analisis kebutuhan
dan pengadaan, Inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan dinas.
f. Kelompok Jabatan Fungsional
4. Analisis Pekerjaan Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha)
a. Bagian Umum
Sebagaimana dimaksud di atas bahwa tugas dari Bagian Umum adalah
melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang
tata usaha, kepegawaian, Rumah Tangga, dan perlengkapan di lingkungan
Sekretariat DPRD. Bagian Umum dipimpin oleh seorang Kepala Bagian
dengan uraian jabatan adalah sebagai berikut:
1. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja bagian.
2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan , keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Bagian
sesuai dengan bidang tugasnya.
4. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan
agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
5. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Tata Usaha.
6. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Rumah Tangga dan
Perlengkapan.
7. Menyusun indikator dan pengukuran kinerja di bidang Umum.
8. Melaksanakan sosialisasi di bidang umum.
9. Menerapkan Standar Pelayanan Minimal.
10. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.
11. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
12. Memberikan usul dan saran kepada atasan.
13. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
14. Melaksanaka tugas lain yang diberikan oleh atasan.
b. Sub Bagian Tata Usaha
Seperti yang telah diuraikan di atas bahwa Sub bagian Tata Usaha
mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat, kearsipan,
penggandaan, kepegawaian dan perjalanan dinas. Sub Bagian Tata usaha
dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Adapun uraian
tugasnya adalah sebagai berikut :
1. Melakukan penyusunan rencana kerja subbagian Tata Usaha
berdasarkan rencana kerja Bagian.
2. Memberi petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada
bawahan.
3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan , keputusan,
petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Bagian
sesuai dengan bidang tugasnya
4. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijaksanaan di bidang
ketatausahaan.
5. Mengelola administrasi surat menyurat, peralatan dan perlengkapan
kantor, dan rumah tangga.
6. Menyiapkan dan mengolah bahan penyusunan rencana kebutuhan
pegawai.
7. Menyiapkan dan mengolah bahan usulan yang meliputi pengangkatan,
kenaikan pangkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji
berkala dan tunjangan.
8. Mengelola data dan dokumentasi pegawai serta anggota DPRD.
9. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan jenis pendidikan dan
pelatihan, calon peserta pendidikan dan pelatihan serta calon peserta
ujian dinas pegawai.
10. Mengusulkan permohonan izin dan tugas belajar.
11. Menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK).
12. Memproses permohonan cuti, mengusulkan permohonan kartu
pegawai, kartu isteri/suami, kartu tabungan asuransi pensiun, kartu
asuransi kesehatan dan tabungan perumahan (BAPERTATUM).
13. Menyiapkan dan memproses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan
(DP3) Pegawai dan Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P).
14. Memproses laporan perkawinan, izin perkawinan dan perceraian.
15. Menyiapkan bahan usulan pemberian tanda penghaargaan/tanda jasa
dan sanksi. Menyiapkan bahan sumpah/janji Pegawai Negeri Sipil.
16. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai.
17. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indicator dan pengukuran
kinerja di bidang ketatausahaan.
18. Melakukan penyiapan bahan soosialisasi di bidang ketatausahaan.
15. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.
16. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas
17. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
19. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Pegawai yang bekerja di Sekretariat DPRD Kota Surakarta terdiri dari
59 orang dengan rincian sebagai berikut:
- Pegawai Negeri Sipil sejumlah 44 orang
- Pegawai Honorer/administrasi sejumlah 9 orang
- Calon Pegawai Negeri Sipil sejumlah 6 orang
BAB IV
PEMBAHASAN
Kinerja sebuah lembaga termasuk lembaga legislatif, dapat diukur dan
dinilai dengan mendasarkan kepada pencapaian tujuannya. Sementara keberadaan
lembaga legislatif adalah sebagai lembaga yang diharapkan mampu menjadi
kekuatan pengawas dan penyeimbang (chek and balances) atas penyelenggaraan
pemerintah dan pembanugnan daerah oleh badan eksekutif daerah (Pemerintah
daerah). Tujuan yang dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintah dan
pembangunan menuju terwujudnya masyarakat yang sejahtera dalam dimensi
yang luas.
Secara umum terdapat faktor- faktor yang ikut berpengaruh atas kinerja
lembaga ini, yaitu yang bersifat internal dan eksternal. Faktor- internal antara lain
: regulasi DPRD yang mengatur mekanisme tata ekrja, kualitas anggota DPRD,
anggaran dan fasilitas, informasi yang dimiliki/ diakses DPRD, dukungan
sekretariat DPRD, tradisi dan sejarah. Kemudian untuk faktor eksternal antara lain
: Sistem politik yang berlaku, rekruitmen anggota DPRD, dukungan masyarakat
(konstituen), dukungan media masa.
Di dalam Sekretariat DPRD Surakarta, pada bagian umum mempunyai
tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang
taata usaha, kepegawaian, rumah tangga dan perlengkapan di lingkungan di
Sekretariat DPRD.
Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, bagian
umum mempunyai tugas :
a. Penyiapan bahan pelaksanaan dan administrasi di bidang tata usaha dan
kepegawaian.
b. Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang rumah
tangga dan perlengkapan.
c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sektretris DPRD sesuai tugas
dan fungsinya.
Bagian Umum membawahi :
a. Subbagian tata usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan
pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang tata usaha meliputi :
organisasi dan tatalaksana, ketatausahaan, kearsipan, dan kepegawaian.
b. Subbagian rumah tangga dan perlengkapan mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang rumah
tangga dan perlengkapan, meliputi : pelaksanaan dan pelayanan teknis
penyelenggaraan rapat, pemeliharaan, perawatan gedung dan kantor,
kesehatan dan olahraga dan keamanan lingkungan gedung dan kantor dan
analisis kebutuhan pengadaan, inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan
kendaraan dinas.
Dalam pengamatan ini, penulis akan membahas mengenai persiapan
pengadaan barang/ jasa yang dilakukan di Sekretariat DPRD kota Surakarta.
Pengadaan barang dan jasa dimulai dari adanya transaksi pembelian/ penjualan
barang di pasar secara langsung (tunai), kemudian berkembang ke arah
pembayaran berjangka waktu pembayaran, dengan membuat dokumen
pertanggungjawaban (pembeli dan pejual), dan pada akhirnya melalui pengadaan
yang melalui proses pelelangan.
Dalam prosesnya, pengadaan barang dan jasa melibatkan beberapa pihak
terkait sehingga perlu ada etika, norma, dan prinsip pengadaan barang dan jasa
untuk dapat mengatur atau yang dijadikan dasar penetapan kebijakan pengadaan
barang dan jasa. Proses persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah di lakukan
sesuai dengan keppres no 80 tahun 2003 yang telah disempurnakan melalui
keputusan presiden no 8 tahun 2006.
Menurut keputusan presiden Republik Indonesia no 8 tahun 2006, dalam
persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah, meliputi :
a. Perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah
b. Pembentukan panitia pengadaan/penunjukan pejabat
pengadaan.
c. Penetapan sistem pengadaan barang/jasa
d. Penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan
e. Penyusunan HPS
f. Penyusunan dokumen pengadaan barang/ jasa
Tujuan dan tiga batasan dalam persiapan pengadaan barang/ jasa
pemerintah :
1. Tujuan Persiapan Pengadaan Barang/ jasa :
a. Diperolehnya barang/ jasa dengan kualitas yang diharapkan
b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri
2. Tiga Batasan Dalam Pengadaan Barng/ Jasa :
a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak
diperkanankan dilampaui jumlah pengeluarannya
b. Jadual kegiatan/proyek dalam kaitan dengan kurun waktu (lamanya)
dan tanggal akhir yang telah ditentukan
c. Mutu produk atau hasil kegiatan/proyek yang harus memenuhi
spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat
dipertanggung-jawabkan
Pengadaan barang/ jasa pada dasarnya melibatkan pihak pengguna barang/
jasa dan pihak penyedia barang/ jasa dengan keinginan atau kemauan yang
berbeda. Pihak pengguna barang/ jasa menghendaki memperoleh barang/ jasa
dengan harga semurah- murahny, sedang pihak penyedia barang/ jasa dalam
menyediakan barang/ jasa sesuai kepentingan pengguna barang/ jasa ingin
mendapatkan keuntungan setinggi- tingginya. Dua keinginan/ kepentingan ini
akan sulit dipertemukan kalau tidak ada saling pengertian dan kemauan untuk
mencapai kesepakatan. Untuk itu perlu adanya etika dan norma yang harus
disepakati dan dipatuhi bersama.
Dalam Kepres No. 8 Tahun 2006 menyebutkan metode pemilihan
penyedia barang/jasa pemerintah :
1. Pelelangan Umum : Rp 100.000.000,00
2. Pemilihan Langsung : s/d Rp 100.000.000,00
3. Penunjukan Langsung : max Rp 50.000.000,00
Dalam pengamatan ini, penulis hanya memfokuskan proses persiapan
pengadaan barang/ jasa yang hanya dilakukan di Sekretariat DPRD kota
Surakarta yaitu untuk proses pengadaan dengan sistem pengadaan penunjukan
langsung dan pelelangan.
Proses pengadaan barang/ jasa di Sekretariat DPRD kota Surakarta
dilakukan setiap satu tahun sekali. Selama ini dalam proses persiapan
pengadaan tidak terlalu banyak mengalami hambatan. Hal ini dikemukakan
oleh bapak Drs. Okto Susanto, MM , ( 23 maret 2010) beliau mengatakan :
“ Selama ini dalam persiapan pengadaan barang/ jasa tidak terlalu banyak
mengalami hambatan. Panitia hanya mengalami hambatan pada saat
pengumuman pengadaan tetapi hanya ada 1, 2 pendaftar, sedangkan
dalam pengadaan minimal harus ada 3 peserta. Untuk itu, panitia harus
kembali mengadaan pengumumam ulang. Tetapi jika peserta masih tetap
di bawah 3, pengadaan akan tetap dilaksanakan ”
Selama ini proses pengadaan yang dilakukan di Sekretariat DPRD kota
Surakarta hanya melakukan 2 pengadaan yaitu melalui penunjukan langsung
dan pelelangan. Dalam persiapan pengadaan barang/ jasa yang penulis amati
di Sekretariat DPRD kota Surakarta, penulis mengambil salah satu contoh
pengadaan yaitu Contoh pengadaan barang yang pertama menggunakan
metode penunjukan langsung adalah mesin/ kartu absensi dimana total harga
Rp. 9.375.000,00 dengan menunjuk CV. Victory Prima Nusa sebagai rekanan
yang dipilih atau ditunjuk. Dan yang kedua menggunakan metode pelelangan
adalah Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan Pimpinan Dinas dan Anggota
DPRD Kota Surakarta dimana total harga Rp 298.000.000,00.
A. Perencanaan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah
Perencanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah sangat diperlukan
sebelum proses pengadaan. Di Sekretariat DPRD kota Surakarta, perencanaan
pengadaan barang/ jasa tidak dilakasanakan dengan swakelola, melainkan
dilaksanakan oleh penyedia barang/ jasa. Perencanaan yang dilaksanakan
penyedia barang/ jasa tersebut meliputi :
1. Pemaketan pekerjaan
Dalam penentuan paket pengadaan, pengguna barang / jasa
bersama dengan panitia,wajib memaksimalkan penggunaan produksi
dalam negeri dan perluasan kesempatan bagi usaha kecil termasuk
koperasi kecil. Dalam proses persiapan ini pengguna barang/ jasa
diwajibkan untuk menetapkan sebanyak- banyaknya paket pengadaan
untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil tanpa mengabaikan prinsip
efisiensi, kesatuan sistem barang/ jasa, kualitas dan kemampuan teknis
usaha kecil termasuk koperasi kecil dan mengumumkan secara luas
paket- paket pekerjaan dan rencana pelaksanaan pengadaan sebelum
proses pemilihan penyedia barang/ jasa dimulai.
2. Jadwal pelaksanaan pekerjaan
Penyedia barang/ jasa dalam perencanaan pengadaan barang/ jasa
pemerintah wajib membuat jadwal pelaksanaan pekerjaan, yang
meliputi pemilihan penyedia barang/ jasa, waktu mulai dan
berakhirnya pelaksanaan pekerjaan dan waktu serah terima hasil akhir
pekerjaan.
3. Biaya pengadaan
Biaya untuk proses pengadaan barang/ jasa sangat diperlukan
untuk memulai suatu adanya suatu pengadaan . Untuk itu pengguna
barang/ jasa wajib menyediakan biaya yang diperlukan untuk proses
pengadaan.
4. Pelaksanaan pengadaan
Untuk melaksanakan pengadaan, pengguna barang/ jasa wajib
membentuk panitia atau menunjuk pejabat pengadaan.
B. Pembentukan Panitia Pengadaan
Sebelum proses pengadaan barang/ jasa, pembentukan anggota panitia
sangat penting untuk memperlancar jalannya proses pengadaan. Panitia
pengadaan dibentuk sesuai dengan sistem pengadaan yang akan dilakukan.
Anggota panitia harus berjumlah gasal/ ganjil sesuai dengan nilai pengadaan
barang/ jasa tesebut. Anggota panitia pengadaan yang telah dibentuk harus
memahami tata cara pengadaan, substansi pekerjaan/ kegiatan yang
bersangkutan dan hukum- hukum perjanjian/ kontrak.
Anggota panitia/ pejabat pengadaan harus pegawai negeri dan dapat
diangkat dari unit kerja/ instansi/ departemen/ lembaga lain. Masa kerja
panitia/ pejabat pengadaan yaitu dimulai persiapan sampai dengan dokumen
kontrak siap ditandatangani (secara formal) bahkan sampai dengan
pelaksanaan audit oleh unit pemeriksa internal/ eksternal (informal).
Panitia / Pejabat
Pengadaan
Jenis Pengaadaan
B/ JP/ JL JK
Pejabat 0- 50 Juta 1- 50 Juta
Panitia Min 3 Orang Tak Terbatas Tak Terbatas
Unit Pelayanan Pengadaan Tak Terbatas Tak Terbatas
Persiapan pengadaan melalui penunjukan langsung yaitu untuk pengadaan
mesin/ kartu absensi di tahun 2008 hanya dilakukan oleh pejabat pengadaan
yaitu bapak Gunawan Yulianto dan bapak Edhi Warsito sebagai PPTK.
Sebelum proses pengadaan berlangsung, panitia mengadakan rapat koordinasi
untuk persiapan pengadaan yang dilakukan di ruang rapat Sekretariat DPRD
kota Surakarta. Sedangkan untuk pengadaan melalui lelang yaitu pengadaan
jasa asuransi kesehatan dilakukan oleh 5 panitia yaitu Bapak Sumartono
sebagai ketua, bapak Gunawan sebagai sekretaris, bapak Sudarmasto, Ibu
Indah Warniati dan Bapak Gatot sebagai anggota.
Penunjukan anggota panitia idealnya harus harus berlandaskan kepada
kriteria profesionalisme, sehingga panitia yang yang terbentuk dapat bekerja
secara profesional. Hal tersebut sangat penting, karena kedudukan panitia akan
sangat menentukan keberhasilan dan bersih tidaknya suatu pengadaan, dan
akibatnya hasil kerja dari panitia menjadi maksimal.
C. Penetapan Sistem Pengadaan
Proses penetapan sistem pengadaan di Sekretariat DPRD kota Surakarta
hanya menggunakan sistem dengan penetapan metode penyampaian dokumen
penawaran dengan metode satu sampul.
Penyampaian dokumen penawaran dengan menggunakan metode satu
sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang/ jasa yang bersifat
sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas atau pengadaan dengan standar harga
yang telah ditetapkan pemerintah atau pengadaan barang/ jasa yang spesifikasi
teknis atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam dokumen
pengadaan. Surat penawaran harga dibuat oleh penyedia barang/ jasa dan
perusahaan penawar hanya mengisi saja.
Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode satu sampul
yaitu :
1. Keseluruhan dokumen penawaran beserta lampiran- lampirannya dijilid
rapi dalam 3 (tiga) rangkap.
2. Dimasukkan ke dalam sampul tertutup (tidak tembus baca), berwarna
coklat, berukuran menimal 25cm x 40 cm
3. Bagian belakang sampul dilem dan di lakban di lima tempat, sehingga
apabila ditarik garis diagonal akan membentuk huruf “X”
4. Bagian depan sampul pada sudut kiri atas diberi tulisan dengan ketik
atau spidol hitam “PENAWARAN HARGA PEKERJAAN
PENGADAAN MESIN / KARTU ABSENSI”.
Contoh bentuk sampul surat penawaran harga yang dibuat panitia di
Sekretariat DPRD kota Surakarta:
Bagian depan :
Bagian Belakang :
‘PENAWARAN HARGA PEKERJAAN... “ Hari, tanggal Tempat Kepada Yth: Panitia Pengadaan Barang/ Jasa Sekretariat DPRD Kota Surakarta Jl. Adisucipto No.143 A Serakarta Di SURAKARTA
: Tanda Lak
Contoh kerangka bentuk surat penawaran :
KOP PERUSAHAAN
Kepada Yth. :
Sekretariat DPRD selaku Pejabat Pembuat Komitmen
Asuransi Kesehatan Pimpinan dan Aanggota DPRD Kota Surakarta
di- SURAKARTA
SURAT PENAWARAN
No. :...............................
Untuk penawarn pengadaan jasa Asuransi Kesehatan bagi Pimmpinan dan
Anggota DPRD Kota Surakarta, kami yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : .................................
Jabatan : .................................
Alamat : .................................
NPWP : .................................
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT/ CV .............................................
setelah mempelajari Dokumen Lelang dan mendapatkan penjelasan (aanwijzing)
yang diberikan oleh Panitia Pengadaan Barang/ Jasa AsuransiKesehatan pada hari
.............., tanggal........ 2009, dengan ini bersedia untuk melaksanakan pekerjaan
tersebut di atas sesuai dengan syarat- syarat yang telah ditetapkan (bila perusahaan
kami terpilih sebagai pemenang), dengan harga penawaran sebesar
Rp..............(................) dengan jangka waktu pelaksanaan selama 1 (satu) tahun.
Biaya tersebut sudah termasuk keuntungan perusahaan dan pajak- pajak yang
dibebankan atas pelaksanaan kegiatan pekerjaan tersebut. Masa berlakunya
penawaran ini selama 45 (empat puluh lima) hari kalender sejak pemasukan surat
penawaran.
Bersama ini kami lampirkan :
1. Copy undangan
2. Surat pernyataan minat
3.Pakta Integritas
4. Formulir isian kualifikasi
5. Copy akte pendirian perusahaan
6. Rekaman surat ijin usaha
7. Rekaman surat ketetapan nomor pokok wajib pajak (NPWP) dan pengusaha
kena pajak
8. Surat pernyataan bukan pegawai negeri sipil/ TNI/ POLRI
9. Surat pernyataan tunduk pada peraturan yang berlaku
Demikian penawaran dari kami, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
....................... 2009
CV/ PT...................................
Tanda Tangan
Dan
Cap Perusahaan
(............Nama....................)
Jabatan
Ctt : Harus dilampirkan surat kuasa apabila yang menandatangani bukan
pemimpin perusahaan
Materai Rp. 6000
Lampiran- Lampiran :
1. Contoh Kerangka Surat Pernyatan Minat :
KOP PERUSAHAAN
SURAT PERNYATAAN MINAT
UNTUK MENGIKUTI PENGADAAN ASURANSI
PIMPINAN DAN ANGGOTA DPRD KOTA SURAKARTA
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : ...................................
Jabatan : ...................................
Bertindak untuk : PT/ CV/ FIRMA/ Koperasi............
Dan atas nama : ...................................
Alamat : ...................................
Telepon/ Fax : ...................................
E-mail : ..................................
Menyatakan dengan sebenarnya bahwa setelah mengetahui rencana pengadaan
jasa yang akan dilaksanakan oleh sekretariat DPRD Kota Surakarta Tahun
Anggaran 2009, maka dengan ini saya menyatakan berminat untuk mengikuti
proses pengadaan Asuransi Kesehatan Pimpinan dan Anggota DPRD kota
Surakarta Tahun Anggaran 2009.
Demikian pernyataan ini kami buat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung
jawab.
......................20
09
PT/ CV/ Firma/ Koperasi......................
.
(..................Nama Jelas........................) Jabatan
Materai Rp. 6000,
Tanggal dan Cap Perusahaan
2. Pakta Integritas :
Pakta Integritas merupakan suatu bentuk kesepakatan tertulis mengenai
transpanransi dan pemberantasan korupsi dalam pengadaan barang dan jasa
barang publik melalui dokumen- dokumen yang terkait, yang ditandatangani
kedua belah pihak, baik sektor publik maupun dari pihak swasta.
Contoh :
PAKTA INTEGRITAS
Saya yang bertanda tangan dibawah ini, dalam rangka pengadaan Jasa Asuransi
Kesehatan Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Surakarta pada Sekretariat DPRD
Kota Surakarta, dengan ini saya menyatakan bahwa saya :
1. Tidak akan melakukan praktek KKN
2. Akan melaporkan kepada pihak yang berwajib/ berwenang apabila mengetahui
ada indikasi KKN di dalam proses pengadaan ini
3. Dalam proses pengadaan ini, berjanji akan melaksanakan tugas secara bersih,
transparan, dan profesional dalam arti mengerahkan segala kemampuan dan
sumber daya secara optimal untuk memberikan hasil kerja terbaik mulai dari
penyiapan penawaran, pelaksanaan, dan penyeleseian pekerjaan/ kegiatan ini
4. Apabila saya melanggar hal- hal yang telah saya nyatakan dalam PAKTA
INTEGRITAS ini, saya bersedia dikenakan sanksi moral, sanksi administrasi
serta dituntut ganti rugi dan pidana sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang- undangan yang berlaku.
.....................................2009
PT/ CV/ ......................
.........................................
Nama Jelas
Jabatan
Nama Tanda Tangan
1. Pengguna anggaran PUJA HARIYANTO, SH ,MM. .....................
2. Ketua Panitia dr. SUMARTONO KARDJO, M.Kes. .....................
3. Sekretaris GUNAWAN YULIANTO, Amd .....................
4. Anggota Drs. SUDARMASTO MOELYADI .....................
5. Anggota Ir. INDAH WARNIATI, M.Si .....................
6. Anggota GATOT TRI WIDODO, ST .....................
3. Contoh Kerangka Surat Pernyataan Kesanggupan :
KOP PERUSAHAAN
SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN
Yang bertndatangan dibawah ini :
Nama : ............................................
Jabatan : ............................................
Alamat : ............................................
Dalam hal ini bertindak atas nama perusahaan PT/CV ....................... dengan
menyatakan dengan sesungguhnya bahwa kami sanggup untuk menyelesaikan
administrasi keanggotaan peserta asuransi berkaitan dengan pergantian pimpinan
dan anggota DPRD periode 2009 – 2010 (Pertengahan Agustus 2009)
Demikian surat pernyataan ini kami buat dengan penuh kesadaran dan rasa
tanggung jawab.
.........................,........................................2009
PT/CV/Firma/Koperasi................................
(........................Nama Jelas.................)
Jabatan
D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan pengadaan
Penyusunan jadwal pengadaan dibuat oleh panitia pengadaan. Jadwal
menyangkut uraian kegiatan, hari, tanggal, tempat. Jadwal pengadaan penting
untuk dasar dan acuan panitia dalam melaksanakan pengadaan. Selain itu jadwal
pengadaan juga sebagai alat bagi pengguna dalam memonitor dan mengevaluasi
dalam pelaksanaan pengadaan. Penyusunan jadwal pelaksanaan harus
memberikan alokasi waktu yang cukup untuk semua tahapan proses pengadaan.
Jadwal pelaksanakan pengadaan disusun sesuai dengan sistem pengadaan
barang/ jasa yang dilakukan di Sekretariat DPRD kota Surakarta, yaitu :
1. Pelelangan umum
Ketentuan alokasi waktu dalam penyusunan jadwal ini adalah sebagai
berikut :
a. Penayangan pengumuman prakualifikasi sekurang- kurangnya
dilaksanakan selama 7 (tujuh) hari kerja. Dalam hal pengumuman
dilakukan di papan pengumuman resmi untuk penerangan umum
dan internet. Penayangan pengumuman prakualifikasi yang
Materai Rp. 6000
Tanggal dan Cap
Perusahaan
dilaksanakan melalui media cetak, radio atau televisi minimal
dilakukan satu kali, di awal masa pengumuman.
b. Pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tanggal
pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir
pemasukan prakualifikasi.
c. Batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang-
kurangnya 3 (tiga) hari kerja setelah berakhirnya penayangan
pengumuman prakualifikasi.
d. Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas akhir hari
pengambilan dokumen prakualifikasi sekurang- kurangnya 7
(tujuh) hari kerja.
e. Pengambilan dokumen penawaran dilakukan satu hari setelah
dikeluarkannya undangan lelang sampai dengan satu hari sebelum
pemasukan dokumen penawaran.
f. Penjelasan (aanwijzing) dilaksanakan paling cepat 7 (tujuh) hari
kerja sejak tanggal pengumuman.
g. Pemasukan dokumenpenawaran dimulaisatu hari setelah
penjelasan (aanwijzing). Batas akhir pemasukan
dokumenpenawaran sekurang- kurangnya 7 (tujuh) hari kerja
setelah penjelasan.
Pengalokasian waktu diluar proses diatas, diserahkan sepenuhnya kepada
pengguna barang/ jasa.
Di Sekretariat DPRD kota Surakarta untuk contoh pengadaan barang/ jasa
melalui lelang, adalah pengadaan jasa asuransi kesehatan. Sebelum
mengadakan pengadaan, panitia harus mempersiapkan jadwal pengadaan
terlebih dahulu.
Tabel 1.3 Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan
Sumber : Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta
No Uraian Kegiatan Tanggal Hari Tempat
1 Pengumuman ( Koran dan
Papan Pengumuman Resmi )
25/05/09 Senin Harian Wawasan &
Papan Pengumuman
Resmi Pemerintah
Kota Surakarta
2 Pendaftaran&Pengambilan
dokumen lelang
26 Mei -
8 Juni 09
Selasa –
Senin
Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
3 PenjelasanPekerjaan
(Aanwijzing)
04/06/09 Kamis Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
4 Pemasukan&Pembukaan
Penawaran
09/06/09 Selasa Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
5 Evaluasi Penawaran dan
Penilaian Kualifikasi
9-11/06/09 Selasa –
Kamis
Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
6 Usulan Calon Pemenang 12/06/09 Jum’at Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
7 Surat Keputusan Penetapan
Calon Pemenang
15/06/09 Senin Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
8 Pengumuman Pemenang 16/06/09 Selasa Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
9 Masa Sanggah 17-23/06/09 Selasa -
Rabu
Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
10 Surat Keputusan Penunjukan
Penyedia Jasa Asuransi
24/06/09 Rabu Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
11 Penandatanganan Kontrak 29/06/09 Senin Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
12 Surat Perintah Melaksanakan
Kerja
( SPMK )
30/06/09 Selasa Sekretariat DPRD
Kota Surakarta
Setelah melalui berbagai tahapan yang tercantum pada jadwal jasa
asuransi kesehatan bagi pimpinan dan anggota DPRD Kota Surakarta, dan
berdasarkan Surat dari Kepala Sekretariat DPRD telah menetapkan
pemenang lelang Rekanan tersebut diatas :
1. SEBAGAI PEMENANG I
Nama Perusahaan : PT. ASURANSI UMUM BUMIDA 1067
Alamat : Jl. Letjen Suprapto No. 15 Sumber, Solo
2. SEBAGAI PEMENANG II ( CADANGAN I )
Nama Perusahaan : PT. AJ. BUMI ASIH JAYA
Alamat : Jl. Gajah Mada 132 D, Solo
3. SEBAGAI PEMENANG III ( CADANGAN II )
Nama Perusahaan : PT. ASURANSI SYARIAH
Alamat : Jl. Slamet Riyadi No. 610 A, Solo
2. Penunjukan langsung
Dalam penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan dengan penunjukan
langsung yang melalui prakualifikasi harus mengalokasikan waktu untuk
proses : undangan kepada peserta terpilih dilampiri dokumen
prakuallifikasi dan dokumen pengadaan pemasukan dokumen
prakualifikasi, penilaian kualifikasi dan penjualan, pemasukan penawaran,
evaluasi penawaran negosiasi baik teknis maupun harga penetapan/
penunjukan penyedia barang/ jasa, penandatanganan kontrak.
Pengalokasian waktu dalam proses pemilihan langsung diserahkan
sepenuhnya kepada pengguna barang/ jasa.
Di Sekretariat DPRD kota Surakarta pada pengadaan barng/ jasa yang
dilakukan melalui penunjukan langsung salah satu contohnya adalah
pengadaan mesin/ kartu absensi Sekretariat DPRD kota Surakarta. Jadwal
pengadaan yang telah dibuat adalah sebagai berikut :
Tabel 1.2 Jadwal Pengadaan Mesin/ Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota
Surakarta
Sumber okumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta
E. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri
Dalam proses persiapan pengadaan barang/ jasa, HPS sangat diperlukan
untuk persiapan proses pengadaan barang/ jasa. HPS perlu dalam penyusunan
anggaran, proses pengadaan, dan pelaksanaan. HPS berperan dalam penentuan
pemenang, setiap peserta lelang memperoleh akses untuk mengetahui HPS.
Dari hasil wawancara dengan ibu Liestiawati (10 maret 2010), adalah
sebagai berikut : “ Dalam setiap pengadaan barang, apabila harga yang
ditawarkan tidak sesuai, maka harga akan ditawar lebih rendah dengan
penyusunan HPS brdasarkan standar harga standar barang tersebut “.
Manfaat dari Harga Perhitungan Sendiri (HPS) antara lain :
a. Untuk menilai kewajaran harga penawaran yang disampaikan pihak
penyedia (evaluasi harga) tetapi tidak tidak dapat ddijadikan dasar untuk
menggugurkan penawaran
b. Sebagai dasar bagi penetapan nilai jaminan penawaran (1-3% dari HPS)
No URAIAN KEGIATAN HARI TANGGAL
1 Rapat Persiapan Jum’at 04 Juli 2008
2 Undangan dan Pengambilan Dokumen Senin 07 Juli 2008
3 Pemasukan dan Evaluasi Dokumen
Prakualifikasi
Rabu 09 Juli 2008
4 Penjelasan Pekerjaan/Aanwijzing Kamis 10 Juli 2008
5 Pemasukan dan Pembukaan Penawaran Jum’at 11 Juli 2008
6 Evaluasi Penawaran dan Negoisasi Senin 14 Juli 2008
7 Usulan Penetapan Rekanan Rabu 16 Juli 2008
8 Penetapan Rekanan Kamis 17 Juli 2008
9 Surat Keputusan Penunjukan Rekanan Jum’at 18 Juli 2008
10 Kontrak Verja Senin 21 Juli 2008
11 Surat Perintah Verja Rabu 23 Juli 2008
c. Sebagai acuan bila ada indikasi KKN
d. Sebagai bahan perhitungan penyesuaian harga
e. Sebagai acuan dalam negoisasi hargapada proses penunjukan/ pemilihan
langsung/ pengadaan jasa konsultasi.
F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/ Jasa
Dokumen pengadaan adalah dokumen yang disiapkan panitia/ pejabat
pengadaan sebagai pedoman dalam proses pembuatan dan penyampaian
penawaran oleh calon penyedia barang/ jasa serta evaluasi penawaran oleh
panitia/ pejabat pengadaan. Dokumen tersebut menjadi dasar untuk
melaksanakan proses pengadaan. Seluruh dokumen pengadaan barang dan
jasa di siapkan oleh panitia pengadaan.
Di Sekretariat DPRD kota Surakarta, untuk dokumen pelelangan umum
penyusunan dokumen lelang disusun oleh panitia pengadaan dan disampaikan
kepada calon penyedia yang ditunjuk. Isi dokumen lelang pada terdiri dari :
surat undangan, instruksi umum, instruksi khusus, syarat- syarat umum
kontrak, syarat- syarat khusus kontrak, daftar kuantitas dan harga, rekapitulasi
daftar kuantitas dan harga, spesifikasi dan gambar rencana, format penawaran,
jaminan uang muka dan pelaksanaan, naskah draft kontrak.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari proses pengamatan tentang Persiapan Pengadaan Barang/ Jasa yang
dilakukan oleh penulis di Sekretariat DPRD kota Surakarta, maka penulis
menyimpulkan :
1. Pada dasarnya Sekretariat DPRD Kota Surakarta sebagai instansi
pemerintah, oleh karena itu proses persiapan pengadaan diatur oleh
pemerintah melalui Keputusan Presiden dan Pihak Sekretariat DPRD telah
melaksanakan proyek tersebut sesuai prosedur yang berlaku.
2. Proses persiapan pengadaan barang/ jasa dilakukan sesuai keppres no 80
tahun 2003 yang disempurnakan melalui keppres no 8 tahun 2006, yaitu
Perencanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah, Pembentukan panitia
pengadaan/ penunjukan pejabat pengadaan, Penetapan sistem pengadaan
yang dilaksanakan penyedia penyedia barang/ jasa, Penyusunan jadwal
pelaksanaan pengadaan, Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri (HPS),
Penyusunan dokumen pengadaan barang/ jasa.
3. Persiapan pengadaan barang/ jasa dilakukan sesuai pangadaan yang
dilakukan di Sekwan DPRD kota Surakarta yaitu penunjukan langsung
dan pelelangan.
4. Proses persiapan pengadaan barang/ jasa di Sekretariat DPRD kota
Surakarta dilakukan sebelum pengadaan barang/ jasa, yang dilakukan
dengan melibatkan panitia pengadaan barang/ jasa.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka penulisakan memberikan saran
sebagai berkut :
1. Dalam pengadaan barang/ jasa, persiapan pengadaan sangat penting untuk
kelancaran jalannya pengadaan. Untuk itu haruslah dilakukan persiapan
dengan lebih matang, agar proses pengadaan berjalan lebih lancar.
2. Dalam proses persiapan pengadaan, harus lebih selektif dalam memilih
panitia pengadaan.
3. Dalam setiap pengadaan barang atau jasa sebagian atau seluruhnya
dibiayai oleh pemerintah melalui APBN ataupun APBD, sehingga harus
dilakukan secara efisien, efektif, terbuka, bersaing, transparan, adil dan
akuntabel.
DAFTAR PUSTAKA
H.B Sutopo. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta : UNS Press.
Lexy J. Moleong. 2000. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : Remaja
Rosdakarya.
Mukmin, Muhammad Ichram. 1992. Pengadaan Barang dan Jasa. Jakarta : Pusat
Pendidikan dan Latihan Anggaran.
Sukadanto. 2001. Manajemen Materiil. Lembaga Administrasi Negara.
Sutedi, Adrian. 2008. Aspek- aspek Hukum Pengadaan Barang dan Jasa dan
Berbagai Permasalahannya. Jakarta : Sinar Grafika.
Sumber Lain :
· Keppres No 8 th 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa.
· Keppres No 17 th 2000 tentang APBN. · Ury, William. 1993. Getting Past No: Negotiating in Difficult Situations.
Bantam Books: New York.
top related