i

PERSIAPAN PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH DI

SEKRETARIAT DPRD KOTA

SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A.M.d) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

Oleh:

Arifah Dwi Aryani

D1507011

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2010

ii

PERSETUJUAN

PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/ JASA

DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA

Disusun Oleh :

Arifah Dwi Aryani

D1507011

Disetujui Untuk Dipertahankan di Hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

2010

Pembimbing Tugas Akhir,

Drs. Soeharsono, M.S. NIP. 195107011 97903 1001

iii

PENGESAHAN

PROSEDUR PENGADAAN BARANG ATAU JASA

DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA

Disusun Oleh :

Arifah Dwi Aryani

D1507011

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III

Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

iv

PERNYATAAN

Nama : Arifah Dwi Aryani

NIM : D 1507011

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Persiapan

Pengadaan Barang/ Jasa di Sekretariat DPRD Kota Surakarta” adalah betul-betul

karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi

tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti bahwa pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2010

Yang Membuat Pernyataan

Arifah Dwi Aryani

v

MOTTO

“ Keikhlasan adalah gerbang keemasan yang memisahkan kehidupan yang

bebannya harus kita pikul sendiri dan kehidupan yang bebannya

dipukul bersama Tuhan ”.

(Mario Teguh)

“ Ketika kita terbawa dalam arus yang sangat deras, tetaplah ingat kepada

Allah karena Dialalah yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang ”.

(Penulis)

“ Orang yang berakal adalah orang yang dapat menguasai dirinya ketika

marah, ketika senang dan ketika takut ”.

(Anonim)

vi

PERSEMBAHAN

Teriring rasa syukur kepada Allah SWT. Kupersembahkan karya ini untuk :

Ibu dan Ayah tercinta,

Terima kasih atas kasih sayang, ketulusan, pengorbanan Dan segala doanya.

Kakak dan Adikku

Atas segala doa, semangat dan bantuannya.

Teman- temanku Terima Kasih atas dukungannya selama ini

Almamater

Terima kasih atas Bekal ilmu yang kau berikan

vii

Kata Pengantar

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah

memberikan rahmat dan terang berkatnya bagi penulis sehingga penulisan Tugas

Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik dan benar.

Penulisan Tugas Akhir ini dengan judul Persiapan Pengadaan Barang/ Jasa

di Sekretariat DPRD kota Surakarta ini dilakukan untuk memenuhi tugas dan

melengkapi syarat guna memperoleh gelar profesi Ahli Madya di bidang

Manajemen Administrasi.

Di dalam penulisan Tugas Akhir ini banyak kesulitan yang penulis hadapi,

namun berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, akhirnya ksulitan yang

timbul dapat teratasi. Karena itu pada kesempatan ini penulis ingin

menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan yang sebesar- besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Soeharsono, M.S, yang telah membimbing penulis hingga

terselesainya penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs. Okto Susanto, MM. selaku Kepala SubBagian Umum

Sekretariat DPRD Kota Surakarta yang telah memberikan ijin kepada

penulis untuk mengadakan pengamatan di instansi yang dipimpinnya.

3. Sekretariat DPRD Kota Surakarta dan segenap pegawai dalam membantu

kelancaran selama proses magang yang penulis lakukan.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan

Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya mngingat

keterbatasan kemampuan penulis. Harapannya, karya sederhana ini dapat

memberi manfaat bagi penulis sendiri secara pribadi dan pembaca atau pihak-

pihak pada umumnya.

Surakarta, Juni 2010

Penulis

viii

Arifah Dwi Aryani

DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL ................................................................................................................ i

PERSETUJUAN.................................................................................................. ii

PENGESAHAN ................................................................................................. iii

PERNYATAAN.................................................................................................. iv

MOTTO.............................................................................................................. v

PERSEMBAHAN............................................................................................... vi

KATA PENGANTAR........................................................................................ vii

DAFTAR ISI....................................................................................................... viii

DAFTAR TABEL.............................................................................................. ix

DAFTAR GAMBAR.......................................................................................... xi

ABSTRAK......................................................................................................... xii

BAB I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1

B. Perumusan Masalah. ...................................................................... 2

C. Tujuan Penulisan ............................................................................ 3

D. Metode Pengamatan ....................................................................... 3

1. Lokasi Pengamatan .................................................................... 3

2. Bentuk Pengamat ....................................................................... 3

3. Sumber Data ............................................................................... 4

4. Metode Pengumpulan Data ........................................................ 5

5. Analisis Data .............................................................................. 5

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Persiapan ....................................................................... 7

B. Pengertian Pengadaan Barang/ Jasa ................................................ 10

C. Persiapan Pengadaan Barang dan jasa............................................. 15

ix

BAB III. DISKRIPSI LEMBAGA

A. DPRD Kota Surakarta .................................................................... 20

B. Dasar Hukum, Kedudukan DPRD Kota Surakarta ........................ 20

C. Sekretariat DPRD Kota Surakarta .................................................. 22

D. Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD ........................... 22

E. Struktur Organisasi dan Tata Kerja DPRD..................................... 24

F. Analisis Pekerjaan Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha) ........ 28

BAB IV. PEMBAHASAN

A. Perencanaan Pengadaan Barang/ Jasa ............................................ 37

B. Pembentukan Panitia Pengadaan ................................................... 38

C. Penetapan Sistem Pengadaa ........................................................... 39

D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pengadaan ................................. 47

1. Pelelangan Umum ...................................................................... 47

2. Penunjukan Langsung ................................................................ 50

E. Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri ............................................. 51

F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/ Jasa ............................ 52

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan .................................................................................... 53

B. Saran............................................................................................... 54

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 55

LAMPIRAN

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Bagan Organisasi Perangkat Daerah Kota Surakarta…………. 32

Gambar 3.2 Bagan Sekretaris Dewan Perwakilan Kota Surakata……. …... 33

Gambar 4.1 Bentuk Sampul Surat Penawaran Harga………………………. 40

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Rekapitulasi Pegawai Berdasarkan Golongan/ Ruang,

Pendidikan dan Jenis Kelamin ………………………………… 31

Tabel 4.1 Bentuk Anggota Panitia/ Pejabat Pengadaan…..……………….. 39

Tabel 3.1 Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan ….……………...... 49

Tabel 3.2 Jadwal Pengadaan Mesin/ Kartu Absensi

Sekretariat DPRD Kota Surakarta ……………………………… 51

xii

ABSTRAK Arifah Dwi Aryani, D1507011, PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/ JASA PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA, Program Studi Manajemen Administrasi, Progam Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2010, 55 halaman. Pengamatan ini dilakukan dengan tujuan untuk mendiskripsikan dan untuk mengetahui mengenai sistem ataupun prosedur yang diterapkan dalam proses persiapan pengadaan. Fokus pembicaraan dalam pngamatan ini adalah tentang persiapan pengadaan barang/ jasa di sekretariat DPRD kota Surakarta. Di dalam melakukan pengamatan ini penulis menggunakan jenis pengamatan kualitataf dengan analisis deskriptif, dimana setelah data tersebut diolah dalam bentuk penjelasan- penjelasan atau keterangan- keterangan yang merupakan suatu bentuk matematis dan tidak sepenuhnya hanya berbentuk penjelasan- penjelasan dan uraian panjang tetapi disertakan dengan tabel dan gmbar. Teknik pengumpulan data yang penulis gunakan adalah melalui observasi, wawancara, studi pustaka dan dokumentasi Dari hasil dari pengamatan yang diproleh bahwa dalam prsiapan pengadaan yang dilakukan di Sekretariat DPRD kota Surakarta dilakukan sesuai dengan Keputusan Presiden yang berlaku. Pengadaan barang/ jasa sangat penting untuk kelancaran proses pengadaan. Akan tetapi masih ada sedikit hambatan, yaitu p untuk proses persiapan. Dalam proses persiapan pengadaan, pada setiap pengumuman pengadaan kadang- kadang hanya ada 2 peserta yang mendaftar, dan proses pengadaan tidak dapat dilakukan. Untuk itu, harus ada pengulangan pengumuman. Saran yang dapat disampaikan bagi Sekretariat DPRD Kota Surakarta adalah dalam setiap pelaksanaan persiapan pengadaan harus lebih matang dan selektif dalam memilih panitia agar proses persiapan lebih matang dan dapat berjalan lancar.

xiii

ABSTRACT Dwi Arifah Aryani, D1507011, PREPARATION OF PROCUREMENT OF GOODS / SERVICES CITY GOVERNMENT IN THE DPRD SECRETARIAT OF SURAKARTA, Administrative Management Studies Program, the Diploma Program, Faculty of Social and Political Science, Sebelas Maret University of Surakarta, 2010, 80 pages.

This observation is conducted with the aim to describe and to know about

the system or procedures to be implemented in the proces of procurement. Focus of discussion in this observation is about the preparation of procurement of goods / services in the DPRD secretariat of Surakarta city .

In doing this observation the authors use this type of observation qualitatif with descriptive analysis, where after the data is processed in the form of explanations or particulars which is a form of mathematical and do not fully shaped only explanations and lengthy but is supplied with tables and picture. Data collection techniques used by the writer is through observation, interviews, library research and documentation

From the results of the observation that in preparation procurement obtained conducted in the DPRD Secretariat of Surakarta. conducted in accordance with Presidential Decree and regulations. Preparation of goods / services is essential for the smooth procurement process.

Suggestions can be submitted to the Parliament Secretariat Surakarta is in every preparation for the implementation of procurement should be more mature and selective in choosing a committee to prepare a more mature process.

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Secara umum perusahan mempunyai tujuan dan sasaran yang cenderung

sama, antara lain mampu mendapatkan keuntungan/ laba maksimal supaya

perusahaan dapat bertahan hidup, mampu berkembang mengikuti perkembangan

pasar yang terjadi. Untuk mencapai semua tujuan tersebut perusahaan harus

menetapkan suatu kebijakan yang tepat guna mengelola perusahaan. Untuk

menunjang kelancaran proses produksi salah satu faktor penentunya adalah

inventori atau persediaan, tanpa adanya persediaan para pengusaha akan

dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu saat tidak dapat

memenuhi keinginan para pelanggannya, karena tidak selamanya barang–barang

atau jasa tersedia pada setiap saat, yang berarti pula para pengusaha akan

kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan yang seharusnya diperoleh. Jadi

persedian sangat penting bagi setiap perusahaan, baik perusahaan yang

menghasilkan suatu barang ataupun jasa. Pada perusahaan besar, perusahaan

menengah maupun perusahaan kecil masing–masing mempunyai persediaan yang

berbeda–beda baik berupa bahan baku, bahan penolong maupun persediaan

barang jadi yang terdapat pada perusahaan manufaktur.

Dalam suatu perusahaan pengadaan barang dan jasa sangat mempengaruhi

proses jalannnya suatu peerusahaan dan keberhasilan suatu perusahaan. Untuk

mendapatkan hasil yang maksimal harus melalui pengadaan bahan baku terlebih

dahulu. Keputusan presiden nomor 8 tahun 2006 tentang perubahan keempat atas

keputusan presiden nomor 80 tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan

pengadaan barang/ jasa pemerintah, yang diberlakukan sejak ditetapkan

merupakan upaya untuk membangun kembali landasan implementasi kebijakan

pengadaan barang/ jasa pemerintah sebagai rencana untuk meningkatkan efisiensi,

semangat berkompetisi serta pemberdayaan masyarakat yang profesional.

1

DPRD kota Surakarta merupakan lembaga yang perannya sebagai lembaga

legislatif, penampung dan penyalur aspirasi rakyat, serta merupakan mitra

(partnership) bagi pemerintah kota Surakarta. Sesuai dengan keputusan presiden

nomor 8 tahun 2006 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/ jasa

pemerintah. Di Sekretariat DPRD kota Surakarta didalam proses pengadaan

barang/ jasa pemerintah perlu adanya persiapan pengadaan terlebih dahulu.

Pengadaan barang/ jasa pemerintah yang dibiayai dengan Anggaran Pendapatan

dan Belanja Negara/ Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBN/APBD)

harus dapat dilaksanakan dengan efisien dengan prinsip persaingan sehat,

transparan dan perlakuan yang adil bagi semua pihak. Sehingga hasilnya dapat

dipertanggungjawabkan dalam semua aspek terutama aspek keuangan maupun

aspek manfaaat bagi kelancaran tugas pemerintah. Dalam pelayanan masyarakat,

untuk pengadaan barang/ jasa sebelumnya harus diperlukan persiapan pengadaan

barang/ jasa dengan sebaik- baiknya oleh pegawai yang bertugas dan

bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/ jasa. Untuk itu setiap

instansi pemerintah wajib melaksanakan persiapan pengadaan barang/ jasa

pemerintah sesuai dengan keputusan presiden dengan baik dan benar.

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka

penulis mengambil judul : “ PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/ JASA

PEMERINTAH DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA”

B. Perumusan Masalah

DPRD kota Surakarta merupakan lembaga yang memiliki peran

menampung serta menyalurkan aspirasi rakyat. Dalam proses kerjanya di dalam

persiapan pengadaan barang/ jasa melalui beberapa proses dan tahap untuk

mendapatkan hasil yang baik sesuai dengan peraturan yang sudah berlaku sesuai

dengan keppres nomor 8 tahun 2006.

Dari latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengambil

permasalahan yang akan dibahas dalam pengamatan ini adalah :

Bagaimana proses persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah di

Sekretariat DPRD kota Surakarta?

C. Tujuan Penulisan

Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan ini adalah :

Untuk mengetahui proses pelaksanaan persiapan pengadaan barang/ jasa

pemerintah di Sekretariat DPRD kota Surakarta.

D. Metode Pengamatan

Menentukan metode pengamatan merupakan langkah yang penting dalam

suatu proses pengamatan, karena dengan metode pengamatan dapat diketahui

bagaimana cara menguji kebenaran suatu ilmu atau teori. Metode pengamatan ini

meliputi lokasi pengamatan, bentuk pengamatan, teknik pengumpulan data, teknik

analisis. Penjelasan masing- masing adalah sebagai berikut :

1. Lokasi Pengamatan

a. Tempat Pengamatan

Penulis mengambil pengamatan pada instansi pemerintah, yaitu di

Sekretariat DPRD kota Surakarta.

b. Waktu Pengamatan

Waktu pengamatan merupakan waktu yang diperlukan untuk

melakukan pengamatan. Pengamatan ini dilaksanakan dalam waktu 1

(satu) bulan, terhitung dari awal bulan Maret 2010 sampai akhir Maret

2010.

2. Bentuk Pengamatan

Pemilihan bentuk pengamatan yang tepat akan memudahkan penulis untuk

memecahkan masalah yang dihadapi. Bentuk pengamatan secara umum yang

dapat digunakan adalah pengamatan kualitatif. Penulis menggunakan bentuk

pengamatan yang berupa deskriptif kualitatif. Dengan bahan pertimbangannya

adalah bahwa bentuk pengamatan kualitatif ini lebih peka dan lebih dapat

menyesuaikan diri pada kenyataan ganda serta dapat menyajikan secara

langsung hakikat hubungan antara peneliti dengan responden. Selain itu

pengamatan kualitatif menghasilkan data deskriptif yang berupa kata-kata atau

lisan dari orang dan perilaku yang diamati.

. Metode kualitatif menurut Kirk dan Miller yang dikutip oleh Lexy J.

Moleong (2001: 3) merupakan suatu tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan

sosial yang secara fundamental bergantung pada pengamatan manusia dalam

kawasannya sendiri dan berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam

bahasanya dan dalam peristilahannya. Jenis pengamatan ini memaparkan pola-

pola nilai yang dihadapi, yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata

tertulis atau lisan yang terkait dengan perilaku responden/informan yang

diamati.

3. Sumber Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah :

a. Wawancara Langsung

Yaitu data yang diperoleh langsung dari narasumber (informan) di

Sekretariat DPRD Kota Surakarta yang kemudian diolah oleh penulis.

Dalam pengamatan ini yang menjadi narasumber (informan) adalah Bagian

Rumah Tangga Sekretariat DPRD Kota Surakarta.

b. Data melalui buku-buku

Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung yang berhubungan dengan

pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta dan buku-buku lainnya yang

berhubungan dengan Sekretariat DPRD secara umum.

4. Metode Pengumpulan data

Teknik pengumpulan data merupakan cara-cara yang ditempuh untuk

memperoleh data yang diperlukan dalam suatu pengamatan. Pengumpulan

data dimaksudkan untuk memperoleh informasi atau keterangan yang benar

dan dapat dipercaya. Teknik pengumpulan data yang digunakan sebagai

berikut :

a. Observasi

Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara

langsung pada lokasi dan lingkungan Sekretariat DPRD kota Surakarta.

b.Wawancara

Yaitu pengumpulan data dengan cara tanya jawab secara langsung kepada

pimpinan dan pegawai di Sekwan DPRD kota Surakarta.

c. Studi Pustaka

Teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data dan menbaca

buku-buku yang ada kaitannya dengan pengadaan dan prosedurnya.

d. Dokumentasi

Teknik dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan

dengan cara mengklasifikasikan bahan-bahan tertulis yang berhubungan

dengan masalah pengamatan. Dokumentasi dalam pengamatan ini

digunakan untuk memperoleh data yang tidak didapatkan dari observasi dan

wawancara.

4. Analisis Data

Analisis data dalam pengamatan biasanya dilakukan bersamaan dengan

proses pengumpulan data di lapangan. Analisis data dalam pengamatan ini

adalah model interaktif. Dalam analisis interaktif, terdapat empat komponen

yaitu pengumpulan data, reduksi data, peyajian data, dan penarikan

kesimpulan/ verifikasi.

Setelah semua data terkumpul, tahap selanjutnya adalah analisis data.

Analisis data adalah mengelompokkan, membuat semacam urutan,

memanipulasi serta menyingkatkan data sehingga mudah untuk dibaca.

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan teknik analisis data

kualintatif. Analisis dalam pengamatan kualitatif menurut HB Sutopo (

2002:94 ), terdiri dari tiga komponen utama yaitu reduksi data, sajian data,

dan penarikan simpulan dengan vervikasinya.

a. Reduksi Data

Merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan

abstraksi data dari pengumpulan data yang dilakukan dengan

membuat ringkasan dari catatan yang diperoleh di lapangan. Proses

reduksi data ini berlangsung terus-menerus sepanjang pelaksanaan

penelitian sampai berakhirnya penyusunan Laporan Tugas Akhir

ini.

b. Sajian Data

Sajian data mengacu pada rumusan masaalh, dengan melihat

suatu penyajian data, penulis akan mengerti apa yang terjadi dan

memungkinkan untuk mengerjakan sesuatu pada analisa data atau

tindakan lain.

b. Penarikan Simpulan

Proses penarikan simpulan pada awalnya simpulan tersebut

kurang jelas kemudian semakin jelas karena landasan yang kuat.

Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai proses pengumpulan

data berakhir.

BAB II

Tinjauan Pustaka

A. Pengertian Persiapan

Masa persiapan adalah masa penting yang akan menentukan kesuksesan.

Itu sebabnya segala sesuatu butuh masa persiapan. Pemerintah Indonesia tak

akan asal saja mengutus prajuritnya untuk pergi ke medan perang, sebelum

mempersiapkan mereka lebih dulu di sebuah latihan kemiliteran, seperti ABRI

misalnya. Tanpa persiapan yang matang, bisa dipastikan bahwa mereka hanya

akan kalah dan dipermalukan di medan peperangan. Seorang petinju

profesional memerlukan persiapan berbulan-bulan lamanya untuk sebuah

pertandingan. Ia setiap hari harus baku hantam dengan sparing partner agar

kelak bisa menghadapi musuh yang sebenarnya.

Persiapan adalah suatu kegiatan yang akan dipersiapkan sebelum

melakukan sebuah kegiatan. Tanpa persiapan, kegiatan tidak akan

terlaksanakan dengan baik atau pun susah untuk dilaksanakan.sebaliknya jika

kita persiapan, maka kegiatan itu akan terlaksana dengan baik.hasil dari

persiapan adalah sebuah kegiatan yang memuaskan.

William Ury (1993) menyarankan untuk melakukan 5 langkah penting

persiapan dalam menghasilkan peta perjalanan untuk tiba pada hasil keputusan

yang memuaskan semua pihak, yaitu :

1. Pelajari minat dan kepentingan diri sendiri dan pihak yang terlibat

dalamnegosiasi

Mengapa kita bernegosiasi? karena seringkali ada kepentingan yang

berbenturan dengan kepentingan pihak lain. Pada prakteknya, kita seringkali

berpegang pada posisi dan melupakan minat/motivasi yang melatar

belakangi posisi itu .

- Posisi adalah hal konkrit, hal nyata yang ingin diperoleh, misalnya: hak

penggunaan tanah gratis untuk membangun plot demonstrasi

- Minat adalah motivasi-motivasi yang tidak terlihat kasat mata yang

mendorong timbulnya posisi, misalnya kekuatiran, hasrat, dan cita-cita.

2. Ciptakan pilihan-pilihan kemungkinan hasil keputusan yang kreatif

Sebuah pilihan adalah sebuah kemungkinan keputusan atau bagian dari

sebuah keputusan. Mengenali motivasi diri sendiri dan pihak lain, akan

membantu untuk secara kreatif mencari berbagai pilihan dalam keputusan

yang dapat diterima dengan penuh komitmen oleh pihak lain dan diri

sendiri. Sebuah kekeliruan klasik dalam negosiasi adalah terfokus pada satu

solusi yaitu solusi yang diinginkan oleh diri sendiri. Terbuka pada berbagai

pilihan dapat membantu untuk menemukan solusi yang memuaskan bagi

semua pihak yang terlibat. Negosiator yang ulung, akan memperbesar kue

keputusan, dan bukan hanya sekedar membagi-bagi potongan kue nya.

3. Mengenali dan menggunakan kriteria/standar-standar yang umum

berlaku

Setelah 'kue keputusan' diperbesar tantangan berikutnya adalah bagaimana

membaginya dengan efektif sehingga memenuhi kebutuhan dari semua

pihak yang terlibat? Anda berharap anggota kelompok tani bersedia

memberikan waktu dan tenaga untuk bekerja secara sukarela dan hanya

menyediakan konsumsi, kelompok tani berharap mereka dibayar untuk

melakukan pekerjaan tertentu. Lalu bagaimana jalan keluarnya? dalam

keadaan seperti ini, biasanya orang akan berkeras pada posisinya atau malah

menyalahkan pihak lain (misalnya lembaga lain yang telah memulai sistem

pembayaran). Namun hal ini hanya akan mengakibatkan konflik ego tanpa

keputusan yang dapat diterima baik oleh setiap pihak. Dalam hal ini, seorang

negosiator yang strategis, akan mengubah proses seleksi ini ke dalam

pencarian solusi bersama yang adil dan memenuhi kebutuhan setiap pihak.

Negosiator ini akan mencari standar-standar independen yang adil dan

berlaku di komunitas tersebut. Standar-standar umum ini bisa berupa

kesetaraan dalam perlakuan, nilai pasar, peraturan,atau cara-cara lain yang

pernah ditempuh dalam menghadapi masalah serupa. Dalam kasus ini,

negosiator bisa mencari kebiasaan yang berlaku dalam kerja di pesta adat

untuk mendapatkan ide solusi balas jasa/penghargaan terhadap pekerjaan

yang dilakukan untuk memberi manfaat pada kelompok itu sendiri.

4. Kenali dan kembangkan alternatif yang mungkin terjadi, jika

keputusan tidak dihasilkan melalui negosiasi

Tujuan dari negosiasi bukan semata-mata untuk mendapatkan solusi, namun

untuk menghasilkan solusi terbaik, dibandingkan jika negosiasi tidak

dilakukan. Dalam hal ini, kebiasaan yang seringkali kita lakukan adalah baru

mengevaluasi berbagai alternatif yang tersedia setelah gagal menghasilkan

keputusan dalam negosiasi, dan ini adalah kebiasaan yang memberikan hasil

yang tidak efektif. Untuk menentukan apakah negosiasi harus dilakukan dan

mendapatkan keyakinan kuat maka kita harus mengembangkan kebiasaaan

baru, yaitu: mengenali dan mengembangkan berbagai alternatif keputusan

jika kesepakatan tidak tercapai sebelum terlibat dalam negosiasi atau dikenal

dengan istilah BATNA (best alternative to a negotiated agreement).

5. Kembangkan proposal yang kuat, pilihan keputusan yang dapat

diterima baik dan menghasilkan komitmen oleh pihak yang terlibat

Mengambil beberapa waktu untuk mempelajari minat dan motivasi diri

sendiri dan pihak lain serta berbagai pilihan solusi yang tersedia membuka

pintu untuk mendapatkan solusi yang kreatif. Didapatkannya standar-standar

umum dan alternatif-alternatif jika kesepakatan tidak berhasil didapatkan

membantu dalam memilih opsi-opsi yang tepat untuk dikembangkan

menjadi proposal yang kuat. Yang membedakan dari sebuah pilihan solusi

dan proposal adalah tercapainya komitmen dari pihak-pihak yang terlibat

dalam negosiasi. Idealnya, proposal yang kuat dibangun berdasarkan pilihan

yang memenuhi minat dan motivasi dari kedua belah pihak; pilihan itu

tentunya harus lebih baik daripada jika negosiasi tidak dilakukan; dan jika

memungkinkan, pilihan solusi ini telah didasarkan pada standar-standar

umum yang adil.

B. Pengadaan Barang/ Jasa

Pengadaan barang-barang materiil (bahan baku) merupakan standarisasi

mutlak yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan pekerjaaan, juga dalam

rangka penghematan pengeluaran dana pada suatu perusahaaan khususnya

untuk pembelian bahan baku, oleh karena itu hendaknya setiap kegiatan

pengadaan dilakukan secara sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang ingin

dicapai.

Dalam proses pengadaan tujuan yang ditetapkan oleh organisasi,

penting sekali alat dukung. Sehingga apabila terpenuhinya alat dukung

tersebut dipastikan pekerjaan akan berjalan lancar. Instansi pemerintah

(DPRD Kota Surakarta) dalam rangka pengadaan barang/jasa sangat

diperhatikan karena proses pendanaannya menggunakan Anggaran

Pendapatan Belanja Negara. Sesuai Keputusan Presiden Republik Indonesia

No. 18 Tahun 2000, dikemukakan bahwa pengadaan adalah usaha atau

kegiatan pengadaan barang/ jasa yang diperlukan oleh instansi pemerintah

yang meliputi : jasa pemborongan, jasa konsultasi, dan jasa lainnya untuk

memenuhi kebutuhan barang.

Menurut Muhammad Ichcram Mukmin, SH (1992: 68) dalam bukunya

Pengadaan Barang dan Jasa, Mendefinisikan pengadaan adalah sebagai

berikut: “Pengadaan adalah segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi

kebutuhan terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundang-

undangan yang berlaku”.

Dalam proses pengadaan tujuan yang ditetapkan oleh organisasi,

penting sekali alat dukung. Sehingga apabila terpenuhinya alat dukung

tersebut dipastikan pekerjaan akan berjalan lancar. Instansi pemerintah

(DPRD Kota Surakarta) dalam rangka pengadaan barang/jasa sangat

diperhatikan karena proses pendanaannya menggunakan Anggaran

Pendapatan Belanja Negara.

Muhammad Ichram Mukmin, SH (1992: 72) juga mengemukakan cara

dalam pengadaan barang antara lain dengan cara :

1. Pembelian

2. Penyewaan

3. Peminjaman

4. Pemberian/ Hibah

5. Penukaran/ Barter

6. Pembuatan

7. Sewa- Beli

8. Leasing

Masalah- maslah pokok peerencanaan pengadaan menurut Muhammad

Ichram Mukmin, SH (1992: 78) masih dalam buku yang sama yaitu :

1. Apa yang dibutuhkan (WHAT)

2. Berapa yang dibutuhkan, berapa harga yang dibutuhkan (HOW

MANY, HOW MUCH)

3. Kapan dibtuhkan (WHEN)

4. Dimana dibutuhkan (WHERE)

5. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan (WHO)

6. Bagaimana cara pengadaan (WHY)

Untuk dapat dilaksanakan fungsi pembelian (pengadaan bahan baku) ini

dengan efektif dan efisien, dibutuhkan adanya kemampuan dari para petugas

pengadaan barang. Hal ini karena tidaklah tepat apa yang dikatakan orang,

bahwa efektifnya pembelian dilakukan apabila bahan- bahan dan

perlengkapan yang dibeli pada harga yang berada dibawah harga yang telah

ditentukan. Di dalam hal mungkin sebaliknya, karena faktor- faktor lain

disamping harga, seperti kualitas, tanggal penyerahan yang dijanjikan, dan

nama supplier barang- barang tersebut. Jadi kuranglah tepat apabila kita

menginginkan pembelian dengan harga yang murah saja, karena bahan atau

barang yang dibeli kurang memenuhi syarat hingga dapat merugikan

perusahaan itu sendiri.

Berdasarkan pengertian tersebut diatas, maka dapat dirangkum pengertian

pengadan barang/jasa yaitu aktivitas untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa

dengan berdasarkan peraturan yang berlaku, jumlah, dan kualitas yang tepat

dengan harga yang menguntungkan termasuk didalamnya usaha untuk tetap

mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisien dan efektif.

Pada hal lain yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan material

instansi pemerintah adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi pembelian,

penyewaaan, pembikinan, peminjaman, tukar tambah yang mengakibatkan

pembebanan pada APBD/APBN dan pemberian dari lembaga lainnya. Dengan

demikian pengertian “pengadaan” itu lebih luas dari daripada “pembelian”,

meskipun dalam kenyataannya bahwa sebagian besar dari pengadaan

perlengkapan material itu dilakukan dengan jalan membeli. Adapun fungsi

pengadaan itu adalah mengatur dan menyelenggarakan terpenuhinya

perlengkapan yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah kualitas,

tempat, maupan waktu yang dikehendakinya dengan efektif dan efisien.

Aktivitas untuk memenuhi kebutuhan barang meliputi :

1. Penentuan atau penelitian barang yang diperlukan

Pimpinan yang bertugas dalam pengadaaan barang-barang

berkewajiban mengadakan penelitian terhadap barang yang dibutuhkan

baik mengenai jenis, jumlah, biaya maupun mutunya. Kegiatan yang

dilakukan penelitian atau penentuan barang untuk mengumpulkan data dan

informasi dalam penyusunan rencana kerja pengadaan. Data informasi

yang dikumpulkan antara lain :

a. Mencari keterangan-keterangan yang terbaru mengenai keadaan

barang.

b. Mempertimbangkan kegunaaan akan barang yang akan diadakan.

c. Menyeleksi instansi yang mengikuti kegiatan pengadaan.

2. Perencanaan kebutuhan

Apabila penelitian mengenai barang yang telah diselesaikan, maka

dibuat daftar rencana kebutuhan barang untuk melakukan pengadaan

barang-barang. Perencanaan kebutuhan harus disusun dengan

mempertimbangkan syarat-syarat bahwa crencana harus mudah

dilaksanakan, harus dibuat oleh ahli, harus mempunyai perincian yang

teliti, luwes atau fleksibel. Dengan adanya perencanaan yang tepat dan

jelas serta didukung dengan tenaga kerja atau pelaksana yang tangguh

maka tujuan organisasi akan dapat dicapai dengan tepat, dan yang menjadi

tujuan organisasi akan terwujud.

Dalam mengadakan materiil secara terinci dan terarah, maka unsur

perencanaan memegang peranan penting. Oleh karena itu perencanaan

mengandung kemungkinan-kemungkinan pilihan yang dapat dirumuskan

dengan jelas kepada pilihan yang kongkrit.

Beberapa segi yang harus diperhatikan dalam perencanaan

kebutuhan materiil, yaitu :

1. Barang apa yang dibutuhkan;

2. Berapa jumlah yang dibutuhkan;

3. Bilamana atau kapan dibutuhkan;

4. Siapa yang membutuhkan dan siapa yang mengurus;

5. Dimana dibutuhkan;

6. Mengapa barang tersebut dibutuhkan (Sukadanto, 2001:5).

Hal tersebut dapat dimengerti karena hakekat dari perencanaan adalah

suatu kegiatan yang dilaksanakan dengan sadar untuk terlaksananya suatu

tujuan yang sistematis dan rasional, sehingga mendapat perhitungan-

perhitungan yang diperlukan sesuai dengan usaha dan tujuan. Akan tetapi

tidak lepas juga dari anggaran dana yang tersedia. Adapun tujuan

pengadaan barang/jasa dalam instansi pemerintah yaitu untuk memperoleh

barang/jasa yang dibutuhkan instansi pemerintah dalam jumlah, sesuai

dengan kualitas dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam

waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien.

Di dalam instansi pemerintah, pengadaan barang dan jasa harus sesuai

dengan keputusan presiden yang berlaku yaitu no 8 tahun 2006 yaitu tentang

pengadaan barang/ jasa pemerintah.

Sistem Pengadaan :

1. Dengan menggunakan penyedia barang/ jasa

2. Dengan cara swakelola

Untuk menentukan system pengadaan yang menggunakan penyedia

barang/ jasa, meliputi :

1. Metode pemilihan barang/ jasa

2. Metode penyampaian dokumen penawaran

3. Metode evaluasi penawaran

4. Jenis kontrak

Dan perlu juga mempertimbangkan :

1. Jenis, sifat dan nilai barang/ jasa

2. Kondisi lokasi

3. Kepentingan masyarakat

4. Jumlah penyedia barang/ jasa yang ada

Dalam menentukan system pengadaan ini, berkaitan dengan menyusun

rencana pengadaan dan menentukan paket pengadaan , pengguna barang/ jasa

bersam panitia/ pejabat pengadaan wajib memaksimalkan penggunaan

produksi dalam negeri dan perluasan kesempatan bagi usaha kecil, koperasi

kecil dan masyarakat.

C. Persiapan Pengadaan barang/ jasa

Dalam proses pengadaan barang/ jasa pemerintah diperlukan persiapan

terlebih dahulu. Persiapan pengadaan barang/ jasa dilakukan untuk

mendapatkan proses pengadaan yang lebih matang dan dapat berjalan lancer.

Pegawai instansi harus memahami dan menguasai dalam persiapan pengadaan

barang/ jasa. Persiapan barang/ jasa di instansi pemerintah dilakukan untuk

meningkatkan kompetensi yang dapat mempengaruhi sikap dan perilaku

aparatur pengadaan barang/ jasa dengan efektif/ efisien, adil tidak

diskriminatif dan terbuka yang mencerminkan aparatur penyelenggara yang

bersih dan berwibawa.

Penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa yang tidak sehat berdampak

pada kerugian yang akan ditanggung oleh masyarakat, termasuk rendahnya

kualitas pelayanan yang diterima dari pemerintah. Untuk itu adanya persiapan

pengadaan barang/ jasa sangat berpengaruh dalam hal ini. Menurut Adrian

Sutedi, S.H., M.H. (2008: 46) dalam bukunya “Aspek Hukum Pengadaan

Barang dan Jasa dan Berbagai Permasalahannya” menjelaskan beberapa

langkah yang dilakukan dalam rangka menyehatkan praktik pengadaan barang

dan jasa, baik oleh pihak pemerintah maupun masyarakat sipil.

Pertama, memperkuat dasar hukum pengadaan barang dan jasa, status

hukum pengadaan barang dan jasa dalam bentuk Keputusan Presiden nomor

80 tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, yang

kemudian disempurnakan lewat Peraturan Presiden nomor 8 tahun 2006

tentang perubahan keempat Keputusan Presiden nomor 80 tahun 2003.

Kedua, peningkatan kapasitas (capacity building) bagi para kontraktor

lokal. Peran ini dapat diemban oleh pemerintah dan asosiasi perusahaan

pengadaan barang/ jasalewat berbagai program pelatihan dan sosialisasi

mengenai kompetensi teknis dan manajemen. Selama ini asosiasi hanya

berfungsi sebagai tempat bagi para pengusaha barang dan jasa untuk berbagai-

bagi proyek, kepedulian asosiasi dalam meningkatkan kapasitas anggota

merupakan keberpihakan yang nyata dalam rangka mempertahankan

eksistensi perusahaan barang dan jasa dalam jangka waktu yang panjang.

Ketiga, Proses perencanaan pengadaan dilakukan secara profesiona, dan

sesuai dengan rencana strategis darti dokumen perencanaan pembangunan

yang ditetapkan. Proses perencanaan kadang- kadang telah menjadi permulaan

dari tidak sehatnya proses pengadaan barang dan jasa. Yang terjadi selama ini

perencanaan dilakukan secara eksekutif, setelah tiba di legislatif dimulailah

deal- deal terbatas, terutama pada panitia anggaran dan seluruh seluruh

rencana bias berubah.

Keempat, Masyarakat menggiatkan diri pada aksi peniup pluit (whistle

blower) atau watchdog. Karena masyarakatlah yang akan menjadi user dari

hasil pekerjaan yang dilaksanakan, maka secara moral masyarakat dituntut

kepeduliannya untuk meakukan pengawasan. Pemerintah dituntut memiliki

akses yang luas kepada masyarakat dalam memperolehinformasi mengenai

proyek. Bahkan sebelum proyek dilaksanakan sebaiknya pemerintah memberi

sosialisasi kepada masyarakat mengenai proyek yang akan dilaksanakan.

Sehingga masyarakat sendiri menjadi safeguarding bagi keberhasilan proyek

pengadaan barang dan jasa.

Pendekatan lainnya adalah adanya lembaga- lembaga pemantau yang

diinisiasi masyarakat sipil. Lembaga pemantau pengadaan barang dan jasa

yang telah berdiri pada level nasional (Indonesia Procurement Wacth)

sebaiknya diikuti inisiasinya pada level provinsi maupun kabupaten. Lembaga

ini haruslah terdiri dari pribadi- pribadi yang memiliki kompetensi, integritas

dan track record yang memadahi, karena jika tidak lembaga ini akan terbeli

pihak- pihak tertentu yang mempunyai kepentingan pada proses pengadaan

barang dan jasa, baik itu dari pemerintah, DPRD, maupun pihak pengusaha.

Tujuan persiapan pengadaan barang/jasa adalah :

a. Diperolehnya barang/jasa dengan kualitas yang diharapkan/ditetapkan

b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri.

Tiga Batasan (Triple Constrant) dalam persiapan pengadaan barang/ jasa :

a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak

diperkenankan dilampaui jumlah pengeluarannya

b. Jadual kegiatan/proyek dalam kaitan dengan kurun waktu (lamanya)

dan tanggal akhir yang telah ditentukan

c. Mutu produk atau hasil kegiatan/proyek yang harus memenuhi

spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat dipertanggung-

jawabkan

Butir- butir pokok dalam rangka persiapan pengadaan :

1. Prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa yaitu :

a. Efisien, ini berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan

menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran

yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat

dipertanggung jawabkan.

b. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan

kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat

yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.

c. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka

bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan

dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia

barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/criteria tertentu

berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.

d. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai

pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi

pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetaapn calon

penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia

barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada

umumnya.

e. Adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama

bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk

memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau

alasan apapun.

f. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan

maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum

permerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-

prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa

dan dapat dipertanggung jawabkan (tidak ada komplain)

2. Kebijakan Umum Pengadaan

3. Etika Pengadaan : melaksanakan secara tertib, profesional, hindari

persaingan tak sehat, menerima keputusan, mencegah conflict of interest

& penyalahgunaan wewenang, tidak menerima hadiah,

Pakta Integritas

4. Perlu diketahui secara pasti sumber pendanaan untuk pengadaan

barang/jasa

5. Perlu didefinisikan sejak awal bahwa pengadaan barang/jasa yang akan

dilakukan apakah memerlukan penyedia barang/jasa atau akan

dilaksanakan sendiri

6. Perlu diketahui secara jelas pengadaan jenis apa yang akan dilakukan

Sebagai komitmen menuju tata pemerintahan yang baik, menyehatkan

sistem pengadaan barang dan jasa adalah tawaran yang mutlak, tidak ada kata

wait and see dan kita harus meniupkan perubahan pada sektor pengadaan

barang dan jasa.

Persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah meliputi :

1. Perencanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah

2. Pembentukan panitia pengadaan/ penunjukan pejabat pengadaan

3. Penetapan sistem pengadaan yang dilaksanakan penyedia penyedia

barang/ jasa

4. Penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan

5. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri (HPS)

6. Penyusunan dokumen pengadaan barang/ jasa

Saat ini pengadaan barang tidak terbatas pada barang yag berwujud, tetapi

juga barang yang tidak berwujud. Barang tidak berwujud umumnya adalah

jasa, misalnya jasa pelayanan jasa kesehatan, jasa pelayanan pendidikan, jasa

pelayanan konsultasi, jasa supervisi, jasa manajemen, dan lain- lain.

Pengadaan barang tak berwujud umumnya berupa jasa tersebut merupakan

asal usul pengadaan jasa konsultasi dan jasa lainnya. Adanya persiapan

pengadaan barang dan jasa sangatlah penting untuk menunjang kelancaran

proses pengadaan barang dan jasa. Selain itu proses persiapan pengadaan juga

akan mempengaruhi hasil dari pengadaan barang dan jasa tersebut secara

optimal sesuai dengan aturan yang ada.

Pengadaan barang/ jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak

pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang/ jasa yang

diinginkannya, dengan menggunakan waktu dan proses tertentu dicapai

kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya. Agar dapat dilaksanakan

dengan sebaik- baiknya, maka kedua belah pihak yaitu pihak pengguna dan

penyedia haruslah berpatokan pada filosofi pengadaan baarang/ jasa, tunduk

kepada etika dan norma pengadaan barang/ jasa yang berlaku, mengikuti

prinsip- prinsip, metode, dan proses pengadaan barang/ jasa yang ada.

Pengadaan barang/ jasa melibatkan beberapa pihak, yaitu pengguna, penyedia

barang/ jasa dan panitia pengadaan.

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA /INSTANSI

A. 1. DPRD Kota Surakarta

Reformasi yang bergulir mendorong terjadinya perubahan paradigma

penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan menuju lebih baik, dengan

membuka babak baru dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, khususnya

dalam penyelenggaraan pemerintahan di Daerah.

DPRD Kota Surakarta berdiri semenjak berdirinya pemerintah kota

Surakarta yakni disebutkan bahwa undang-undang nomor 16 Tahun 1950

tentang pembentukan daerah-daerah kota besar dalam lingkungan propinsi

Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta,

maka dibentuklah Dewan Perwakilan Rakyat Surakarta (DPRD) Kota

Surakarta. DPRD Kota Surakarta merupakan unsur penyelenggaraan

pemerintahan Daerah.

Sebagaimana diketahui bahwa secara umum terdapat tiga fungsi dari

lembaga legislatif, yaitu:

- fungsi penganggaran

- fungsi perundangan

- fungsi pengawasan

Dengan demikian kinerja lembaga ini harus dikembalikan pengukuran dan

penilaiannya kepada pelaksanaan tugas-tugas pokok yang bersifat umum

tersebut.

2. Dasar Hukum, Kedudukan DPRD Kota Surakarta

Kinerja sebuah lembaga legislatif, dapat diukur dan dinilai dengan

mendasarkan kepada pencapaian tujuannya. Sementara keberadaan lembaga

legislatif adalah sebagai lembaga yang diharapkan mampu menjadi kekuatan

pengawas dan penyeimbang (check and balance) atas penyelenggaraan

pemerintahan dan pembangunan daerah oleh badan eksekutif daerah

(pemerintah kota). Tujuan yang dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintah

dan pembangunan menuju terwujudnya masyarakat yang sejahtera dalam

dimensi luas.

Sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Dasar Negara

Republik Indonesia Tahun 1945, wilayah Negara Kesatuan Republik

Indonesia dibagi atas daerah provinsi dan daerah provinsi dibagi lagi atas

daerah kabupaten dan kota, yang masing-masing sebagai daerah otonom.

Sebagai daerah otonom, daerah provinsi dan kabupaten/kota memiliki

pemerintahan daerah yang melaksanakan fungsi-fungsi pemerintahan daerah,

yakni Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD).

Kepala Daerah adalah Kepala Pemerintah Daerah baik di daerah provinsi

maupun kabupaten/kota, yang merupakan eksekutif di daerah, sedangkan

DPRD baik di daerah provinsi maupun daerah kabupaten/kota merupakan

lembaga legislatif daerah. Dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan

daerah diterapkan prinsip demokrasi. Dalam Undang-Undang Nomor 32

Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, diatur mengenai pemilihan kepala

daerah dan wakil kepala daerah yang dipilih secara langsung oleh rakyat yang

diajukan oleh partai politik atau gabungan partai politik yang kemudian ada

perubahan yaitu undang- undang nomor 12 tahun 2008 tentang perubahaan

atas undang- undang nomor 32 tahun 2004 tentang pemerintahan daerah.

Visi dan misi DPRD Kota Surakarta tertuang dalam Rencana Kerja

DPRD pada tiap Masa Bhakti 5 tahun sekali adalah sebagai berikut:

· Visi DPRD Kota Surakarta

1. Aspiratif, adalah keberpihakan kepada masyarakat, mengutamakan dan

memperjuangkan kepentingan masyarakat Kota Surakarta.

2 Responsif, adalah cepat dan tanggap dalam menjawab permasalahan-

permasalahan yang terjadi di masyarakat.

3 Profesional, adalah dalam melaksanakan tugas dan fungsi sesuai

dengan keahlian dan kewenangan yang dimiliki.

4. Bertanggung Jawab, adalah berani dan konsekuen melaksanakan

fungsi yang diemban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

5. Berwawasan Budaya, adalah mendasar pada cipta, rasa, etika, dan

estetika

· MISI DPRD Kota Surakarta

1. Memperjuangkan Keadilan dan Kesejahteraan masyarakat Kota

Surakarta dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan.

2. Meningkatkan kepekaan dan kepedulian dalam menyelesaikan

permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat kota Surakarta

3. Meningkatkan profesionalisme DPRD Kota Surakarta sesuai tugas

dan fungsi.

4. Membangun Komunikasi dan Kemitraan DPRD dengan pemerintah

Kota Surakarta, Masyarakat, akademisi, pers dan lembaga lainnya.

5. Meningkatkan daya pikir, nilai rasa, perilaku yang bermartabat dan

hasil karya yang berguna untuk Kesejahteraan masyarakat Kota

Surakarta

B. 1. Sekretariat DPRD Kota Surakarta

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Surakarta

berlokasi di Jl. Adi Cucipto No. 143 A Jajar, kecamatan Laweyan, kota

Surakarta. Sekretariat DPRD Kota Surakarta merupakan pembangunan kedua

setelah Balaikota Surakarta mengalami kebakaran.

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta adalah

unsur staf yang membantu Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota

Surakarta dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya. Untuk

membantu kelancaran tugas-tugas tersebut Sekretariat DPRD dibantu oleh

Staf DPRD dari Pegawai Negeri Sipil.

2. Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD

Perubahan yang sangat mendasar dengan telah berlakunya Undang-

Undang Nomor 12 Tahun 2008 adalah terjadinya perubahan kedudukan Badan

Legislatif sebagai mitra kerja yang sejajar dengan Badan Eksekutif. Dengan

demikian telah terjadi perubahan yang signifikan dengan peran dan fungsi

DPRD, dengan adanya perubahahan tersebut proses kegiatan Kesekretariatan

Dewan mengharuskan adanya mekanisme yang sangat intens agar senantiasa

tercipta kesatuan gerak dan langkah dalam mata rantai kerja yang harmonis.

Dengan demikian kegiatan pelayanan yang menjadi tugas pokok dari

Sekretariat Dewan dapat dilaksanakan dengan optimal.

Sekretariat DPRD Kota Surakarta mempunyai kedudukan, tugas pokok

dan fungsi yang diatur dalam Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2008 pasal 5.

Dalam peraturan tersebut dijelaskan bahwa, Sekretariat DPRD merupakan

unsur pelayanan terhadap DPRD yang dipimpin oleh seorang Sekretaris

DPRD yang berkedudukan secara teknis operasional berada dibawah dan

bertanggung jawab kepada pimpinan DPRD dan secara administratif

bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

Tugas-tugas pokok dari Sekretariat DPRD adalah:

a) Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan

b) Menyelenggarakan administrasi keuangan

c) Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD

d) Dan menyediakan serta mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan

DPRD sesui dengan kemampuan keuangan daerah.

Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana hal tersebut diatas,

Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi :

1. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD

2. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD

3. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD dan

4. Penyediaan dan pengoordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD

Dalam upaya meningkatkan kinerja DPRD sebagai unsur perwakilan

rakyat daerah dalam menjalankan fungsi penganggaran, fungsi perundangan,

fungsi pengawasan dan fungsi keterwakilannya. Sekretariat DPRD dituntut

untuk mampu berperan sebagai Fasilitator dan mediator. Untuk itu Sekretariat

DPRD harus mampu dan harus profesional dalam menjalankan tugas dan

fungsinya serta mampu memberikan dukungan yang optimal kepada DPRD

agar dalam menjalankan tugas dan wewenangnya dapat melaksanakannya

secara efektif dan efisien. Sehingga Sekretariat DPRD Kota Surakarta

mempunyai visi dan misi dalam mengemban tugasnya, yaitu:

· Visi : Terwujudnya pelayanan prima bagi DPRD dalam

melaksanakan tugas dan wewenangnya

· Misi : 1) Meningkatkan profesionalisme pejabat dan staf sekretariat

DPRD

2) Meningkatkan prasarana dan sarana kerja

3) Meningkatkan pelayanan kepada anggota DPRD dalam

melaksanakan tugas dan wewenangnya.

3. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD

Sekretariat DPRD terdiri dari 4 sub bagian, dan tiap-tiap Sub bagian

dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian. Struktur Organisasi DPRD

Surakarta berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 19-A Tahun 2009

tentang Pedoman Uraian Jabatan Struktural Pada Sekretariat DPRD adalah

sebagai berikut :

a. Sekretaris DPRD

b. Bagian Legislasi, membawahkan :

1. Subbagian Rapat dan Risalah

2. Subbagian Penyusunan Peraturan

3. Subbagian Evaluasi dan Pelaporan

c. Bagian Keuangan, membawahi:

1. Subbagian Anggaran

2. Subbagian Perbendaharaan

3. Subbagian Akuntansi

d. Bagian Humas dan Protokol, membawahkan :

1. Subbagian Humas dan Dokumentasi

2. Subbagian Protokol

e. Bagian Umum, membawahi:

1. Subbagian Tata Usaha

2. Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan

f. Kelompok Jabatan Fungsional

Uraian tugas-tugas jabatan struktural di Sekretariat DPRD Kota

Surakarta :

a. Sekretaris DPRD

Mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan,

administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD,

dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan

oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Dengan

beberapa uraian sebagai berikut :

1. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja Sekretariat DPRD.

2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada

bawahan.

3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan,

petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Badan

sesuai dengan bidang tugas.

4. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan

agar efektif dan efisien sesuai peraturanpeerunddaangan yang berlaku.

5. Menerapkan Standar Pelayanan Prima

6. Melaksanakan pengelolaan Kesekretariatan, meliputi : Perencanaan,

Evaluasi, Pelaporan, Keuangan, Umum dan Kepegawaian.

7. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja,

LAKIP, LKPJ dan EKPPD Sekretariat DPRD.

8. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Legislasi, keuangan, Humas

dan Protokol dan Umum.

9. Menyusun rencana, penelaah dan pengkoordinasi perumusan kebijakan

Pimpinan DPRD.

10. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian teknis urusan

kesekretariatan DPRD.

b. Bagian Legislasi

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan

pelayanan administrasi dibidang Rapat dan Risalah, Penyusunan

peraturan, dan evaluasi dan pelaporan peraturan.

§ Subbagian Rapat dan Risalah

Mempunyai tugas penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi

di bidang Rapat dan Risalah, meliputi: pelaksanaan persipan rapat-

rapat dan penyusunan risalah guna mendukung pelaksanaan tugas dan

fungsi DPRD.

§ Subbagian Penyusunan Peraturan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan konsep pelaksanaan dan

pelayanan administrasi di bidang penyusunan perundang-undangan,

meliputi : menyiapkan bahan peraaturan per-undang-undangan,

menyusun rancangan keputusan pimpinan DPRS dan keputusan DPRD

serta rancangan peraturan daerah inisiatif DPRD dan pengelolaan

sistem jaringan dokumentasi dan informasi hukum.

§ Subbagian Evaluasi dan Pelaporan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan penyusunan konsep rencana

kerja dan penyusunan evaluasi dan pelaporan peraturan, meliputi :

menyiapkan bahan-bahan raperda yang akan dilakukan pembahasan

dan pelaksanaan pengkajian terhadap produk hukum dan pelaporan

perda-perda yang sudah ditetapkan.

c. Bagian Keuangan

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan

pelayanan administrasi dibidang perencanaan dan anggaran, akuntansi,

dan perbendaharaan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi

DPRD.

· Subbagian Anggaran

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan

pelayanan administrasi di bidang perencanaan dan anggaran, meliputi:

penyusunan program kerja, penyusunan anggaran dan penyusunan

LAKIP.

· Subbagian Perbendaharaan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan

pelayanan administrasi di bidang Perbendaharaan Meliputi :

pembayaran keuangan pegawai, Pimpinan dan Anggota DPRD, dan

kegiatan operasional sekretarit Dewan serta verifikasi atas

Pertanggung jawaban keuangan

· Subbagian Akuntansi

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan

pelaksanaan administrasi di bidang Akuntansi, meliputi : pengendalian

keuangan, dan Pembukuan Keuangan

d. Bagian Humas dan Protokol

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan

pelayanan administrasi di bidang Humas, Dokumentasi dan Protokol,

penyerapan aspirasi masyarakat dan perjalanan dinas

· Subbagian Humas dan Dokumentasi

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan

pelayanan administrasi di bidang Humas dan Dokumentasi, meliputi :

pelaksanaan kegiatan Kehumasan, hubungan antar lembaga,

penyerapan aspirasi masyrakat, dokumentasi dan Perjalanan Dinas.

· Subbagian Protokol

Mempunyai tugas melakukan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan

administrasi di bidang protokol meliputi: menyiapkan pelayanan

kegiatan keprotokolan dan, penerimaan tamu dan penyiapan sambutan-

sambutan

e. Bagian Umum

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan

pelayanan administrasi di bidang tata usaha, kepegawaian, RumahTangga,

dan perlengkapan di lingkungan Sekretariat DPRD

· Subbagian Tata Usaha

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan

pelayanan administrasi di bidang Tata Usaha, meliputi : Organisasi dan

Tatalaksana, ketatausahaan, kearsipan dan kepegawaian.

· Subbagian RumahTangga dan Perlengkapan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan

pelayanan administrasi di bidang Rumah Tangga dan perlengkapan,

meliputi : pelaksanaan dan pelayanan Teknis penyelenggaraan rapat,

pemeliharaan, perawatan gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga,

dan keamanan lingkungan gedung dan kantor dan analisis kebutuhan

dan pengadaan, Inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan dinas.

f. Kelompok Jabatan Fungsional

4. Analisis Pekerjaan Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha)

a. Bagian Umum

Sebagaimana dimaksud di atas bahwa tugas dari Bagian Umum adalah

melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang

tata usaha, kepegawaian, Rumah Tangga, dan perlengkapan di lingkungan

Sekretariat DPRD. Bagian Umum dipimpin oleh seorang Kepala Bagian

dengan uraian jabatan adalah sebagai berikut:

1. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja bagian.

2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada

bawahan.

3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan , keputusan,

petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Bagian

sesuai dengan bidang tugasnya.

4. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan

agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

5. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Tata Usaha.

6. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Rumah Tangga dan

Perlengkapan.

7. Menyusun indikator dan pengukuran kinerja di bidang Umum.

8. Melaksanakan sosialisasi di bidang umum.

9. Menerapkan Standar Pelayanan Minimal.

10. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.

11. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

12. Memberikan usul dan saran kepada atasan.

13. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

14. Melaksanaka tugas lain yang diberikan oleh atasan.

b. Sub Bagian Tata Usaha

Seperti yang telah diuraikan di atas bahwa Sub bagian Tata Usaha

mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat, kearsipan,

penggandaan, kepegawaian dan perjalanan dinas. Sub Bagian Tata usaha

dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Adapun uraian

tugasnya adalah sebagai berikut :

1. Melakukan penyusunan rencana kerja subbagian Tata Usaha

berdasarkan rencana kerja Bagian.

2. Memberi petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada

bawahan.

3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan , keputusan,

petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Bagian

sesuai dengan bidang tugasnya

4. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijaksanaan di bidang

ketatausahaan.

5. Mengelola administrasi surat menyurat, peralatan dan perlengkapan

kantor, dan rumah tangga.

6. Menyiapkan dan mengolah bahan penyusunan rencana kebutuhan

pegawai.

7. Menyiapkan dan mengolah bahan usulan yang meliputi pengangkatan,

kenaikan pangkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji

berkala dan tunjangan.

8. Mengelola data dan dokumentasi pegawai serta anggota DPRD.

9. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan jenis pendidikan dan

pelatihan, calon peserta pendidikan dan pelatihan serta calon peserta

ujian dinas pegawai.

10. Mengusulkan permohonan izin dan tugas belajar.

11. Menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK).

12. Memproses permohonan cuti, mengusulkan permohonan kartu

pegawai, kartu isteri/suami, kartu tabungan asuransi pensiun, kartu

asuransi kesehatan dan tabungan perumahan (BAPERTATUM).

13. Menyiapkan dan memproses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan

(DP3) Pegawai dan Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P).

14. Memproses laporan perkawinan, izin perkawinan dan perceraian.

15. Menyiapkan bahan usulan pemberian tanda penghaargaan/tanda jasa

dan sanksi. Menyiapkan bahan sumpah/janji Pegawai Negeri Sipil.

16. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai.

17. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indicator dan pengukuran

kinerja di bidang ketatausahaan.

18. Melakukan penyiapan bahan soosialisasi di bidang ketatausahaan.

15. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik.

16. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas

17. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

19. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Pegawai yang bekerja di Sekretariat DPRD Kota Surakarta terdiri dari

59 orang dengan rincian sebagai berikut:

- Pegawai Negeri Sipil sejumlah 44 orang

- Pegawai Honorer/administrasi sejumlah 9 orang

- Calon Pegawai Negeri Sipil sejumlah 6 orang

BAB IV

PEMBAHASAN

Kinerja sebuah lembaga termasuk lembaga legislatif, dapat diukur dan

dinilai dengan mendasarkan kepada pencapaian tujuannya. Sementara keberadaan

lembaga legislatif adalah sebagai lembaga yang diharapkan mampu menjadi

kekuatan pengawas dan penyeimbang (chek and balances) atas penyelenggaraan

pemerintah dan pembanugnan daerah oleh badan eksekutif daerah (Pemerintah

daerah). Tujuan yang dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintah dan

pembangunan menuju terwujudnya masyarakat yang sejahtera dalam dimensi

yang luas.

Secara umum terdapat faktor- faktor yang ikut berpengaruh atas kinerja

lembaga ini, yaitu yang bersifat internal dan eksternal. Faktor- internal antara lain

: regulasi DPRD yang mengatur mekanisme tata ekrja, kualitas anggota DPRD,

anggaran dan fasilitas, informasi yang dimiliki/ diakses DPRD, dukungan

sekretariat DPRD, tradisi dan sejarah. Kemudian untuk faktor eksternal antara lain

: Sistem politik yang berlaku, rekruitmen anggota DPRD, dukungan masyarakat

(konstituen), dukungan media masa.

Di dalam Sekretariat DPRD Surakarta, pada bagian umum mempunyai

tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang

taata usaha, kepegawaian, rumah tangga dan perlengkapan di lingkungan di

Sekretariat DPRD.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, bagian

umum mempunyai tugas :

a. Penyiapan bahan pelaksanaan dan administrasi di bidang tata usaha dan

kepegawaian.

b. Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang rumah

tangga dan perlengkapan.

c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sektretris DPRD sesuai tugas

dan fungsinya.

Bagian Umum membawahi :

a. Subbagian tata usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang tata usaha meliputi :

organisasi dan tatalaksana, ketatausahaan, kearsipan, dan kepegawaian.

b. Subbagian rumah tangga dan perlengkapan mempunyai tugas melakukan

penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang rumah

tangga dan perlengkapan, meliputi : pelaksanaan dan pelayanan teknis

penyelenggaraan rapat, pemeliharaan, perawatan gedung dan kantor,

kesehatan dan olahraga dan keamanan lingkungan gedung dan kantor dan

analisis kebutuhan pengadaan, inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan

kendaraan dinas.

Dalam pengamatan ini, penulis akan membahas mengenai persiapan

pengadaan barang/ jasa yang dilakukan di Sekretariat DPRD kota Surakarta.

Pengadaan barang dan jasa dimulai dari adanya transaksi pembelian/ penjualan

barang di pasar secara langsung (tunai), kemudian berkembang ke arah

pembayaran berjangka waktu pembayaran, dengan membuat dokumen

pertanggungjawaban (pembeli dan pejual), dan pada akhirnya melalui pengadaan

yang melalui proses pelelangan.

Dalam prosesnya, pengadaan barang dan jasa melibatkan beberapa pihak

terkait sehingga perlu ada etika, norma, dan prinsip pengadaan barang dan jasa

untuk dapat mengatur atau yang dijadikan dasar penetapan kebijakan pengadaan

barang dan jasa. Proses persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah di lakukan

sesuai dengan keppres no 80 tahun 2003 yang telah disempurnakan melalui

keputusan presiden no 8 tahun 2006.

Menurut keputusan presiden Republik Indonesia no 8 tahun 2006, dalam

persiapan pengadaan barang/ jasa pemerintah, meliputi :

a. Perencanaan pengadaan barang/jasa pemerintah

b. Pembentukan panitia pengadaan/penunjukan pejabat

pengadaan.

c. Penetapan sistem pengadaan barang/jasa

d. Penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan

e. Penyusunan HPS

f. Penyusunan dokumen pengadaan barang/ jasa

Tujuan dan tiga batasan dalam persiapan pengadaan barang/ jasa

pemerintah :

1. Tujuan Persiapan Pengadaan Barang/ jasa :

a. Diperolehnya barang/ jasa dengan kualitas yang diharapkan

b. Terjaminnya kelancaran dari proses pengadaan itu sendiri

2. Tiga Batasan Dalam Pengadaan Barng/ Jasa :

a. Besarnya biaya (anggaran) yang dialokasikan, yang tidak

diperkanankan dilampaui jumlah pengeluarannya

b. Jadual kegiatan/proyek dalam kaitan dengan kurun waktu (lamanya)

dan tanggal akhir yang telah ditentukan

c. Mutu produk atau hasil kegiatan/proyek yang harus memenuhi

spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan dan dapat

dipertanggung-jawabkan

Pengadaan barang/ jasa pada dasarnya melibatkan pihak pengguna barang/

jasa dan pihak penyedia barang/ jasa dengan keinginan atau kemauan yang

berbeda. Pihak pengguna barang/ jasa menghendaki memperoleh barang/ jasa

dengan harga semurah- murahny, sedang pihak penyedia barang/ jasa dalam

menyediakan barang/ jasa sesuai kepentingan pengguna barang/ jasa ingin

mendapatkan keuntungan setinggi- tingginya. Dua keinginan/ kepentingan ini

akan sulit dipertemukan kalau tidak ada saling pengertian dan kemauan untuk

mencapai kesepakatan. Untuk itu perlu adanya etika dan norma yang harus

disepakati dan dipatuhi bersama.

Dalam Kepres No. 8 Tahun 2006 menyebutkan metode pemilihan

penyedia barang/jasa pemerintah :

1. Pelelangan Umum : Rp 100.000.000,00

2. Pemilihan Langsung : s/d Rp 100.000.000,00

3. Penunjukan Langsung : max Rp 50.000.000,00

Dalam pengamatan ini, penulis hanya memfokuskan proses persiapan

pengadaan barang/ jasa yang hanya dilakukan di Sekretariat DPRD kota

Surakarta yaitu untuk proses pengadaan dengan sistem pengadaan penunjukan

langsung dan pelelangan.

Proses pengadaan barang/ jasa di Sekretariat DPRD kota Surakarta

dilakukan setiap satu tahun sekali. Selama ini dalam proses persiapan

pengadaan tidak terlalu banyak mengalami hambatan. Hal ini dikemukakan

oleh bapak Drs. Okto Susanto, MM , ( 23 maret 2010) beliau mengatakan :

“ Selama ini dalam persiapan pengadaan barang/ jasa tidak terlalu banyak

mengalami hambatan. Panitia hanya mengalami hambatan pada saat

pengumuman pengadaan tetapi hanya ada 1, 2 pendaftar, sedangkan

dalam pengadaan minimal harus ada 3 peserta. Untuk itu, panitia harus

kembali mengadaan pengumumam ulang. Tetapi jika peserta masih tetap

di bawah 3, pengadaan akan tetap dilaksanakan ”

Selama ini proses pengadaan yang dilakukan di Sekretariat DPRD kota

Surakarta hanya melakukan 2 pengadaan yaitu melalui penunjukan langsung

dan pelelangan. Dalam persiapan pengadaan barang/ jasa yang penulis amati

di Sekretariat DPRD kota Surakarta, penulis mengambil salah satu contoh

pengadaan yaitu Contoh pengadaan barang yang pertama menggunakan

metode penunjukan langsung adalah mesin/ kartu absensi dimana total harga

Rp. 9.375.000,00 dengan menunjuk CV. Victory Prima Nusa sebagai rekanan

yang dipilih atau ditunjuk. Dan yang kedua menggunakan metode pelelangan

adalah Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan Pimpinan Dinas dan Anggota

DPRD Kota Surakarta dimana total harga Rp 298.000.000,00.

A. Perencanaan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah

Perencanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah sangat diperlukan

sebelum proses pengadaan. Di Sekretariat DPRD kota Surakarta, perencanaan

pengadaan barang/ jasa tidak dilakasanakan dengan swakelola, melainkan

dilaksanakan oleh penyedia barang/ jasa. Perencanaan yang dilaksanakan

penyedia barang/ jasa tersebut meliputi :

1. Pemaketan pekerjaan

Dalam penentuan paket pengadaan, pengguna barang / jasa

bersama dengan panitia,wajib memaksimalkan penggunaan produksi

dalam negeri dan perluasan kesempatan bagi usaha kecil termasuk

koperasi kecil. Dalam proses persiapan ini pengguna barang/ jasa

diwajibkan untuk menetapkan sebanyak- banyaknya paket pengadaan

untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil tanpa mengabaikan prinsip

efisiensi, kesatuan sistem barang/ jasa, kualitas dan kemampuan teknis

usaha kecil termasuk koperasi kecil dan mengumumkan secara luas

paket- paket pekerjaan dan rencana pelaksanaan pengadaan sebelum

proses pemilihan penyedia barang/ jasa dimulai.

2. Jadwal pelaksanaan pekerjaan

Penyedia barang/ jasa dalam perencanaan pengadaan barang/ jasa

pemerintah wajib membuat jadwal pelaksanaan pekerjaan, yang

meliputi pemilihan penyedia barang/ jasa, waktu mulai dan

berakhirnya pelaksanaan pekerjaan dan waktu serah terima hasil akhir

pekerjaan.

3. Biaya pengadaan

Biaya untuk proses pengadaan barang/ jasa sangat diperlukan

untuk memulai suatu adanya suatu pengadaan . Untuk itu pengguna

barang/ jasa wajib menyediakan biaya yang diperlukan untuk proses

pengadaan.

4. Pelaksanaan pengadaan

Untuk melaksanakan pengadaan, pengguna barang/ jasa wajib

membentuk panitia atau menunjuk pejabat pengadaan.

B. Pembentukan Panitia Pengadaan

Sebelum proses pengadaan barang/ jasa, pembentukan anggota panitia

sangat penting untuk memperlancar jalannya proses pengadaan. Panitia

pengadaan dibentuk sesuai dengan sistem pengadaan yang akan dilakukan.

Anggota panitia harus berjumlah gasal/ ganjil sesuai dengan nilai pengadaan

barang/ jasa tesebut. Anggota panitia pengadaan yang telah dibentuk harus

memahami tata cara pengadaan, substansi pekerjaan/ kegiatan yang

bersangkutan dan hukum- hukum perjanjian/ kontrak.

Anggota panitia/ pejabat pengadaan harus pegawai negeri dan dapat

diangkat dari unit kerja/ instansi/ departemen/ lembaga lain. Masa kerja

panitia/ pejabat pengadaan yaitu dimulai persiapan sampai dengan dokumen

kontrak siap ditandatangani (secara formal) bahkan sampai dengan

pelaksanaan audit oleh unit pemeriksa internal/ eksternal (informal).

Panitia / Pejabat

Pengadaan

Jenis Pengaadaan

B/ JP/ JL JK

Pejabat 0- 50 Juta 1- 50 Juta

Panitia Min 3 Orang Tak Terbatas Tak Terbatas

Unit Pelayanan Pengadaan Tak Terbatas Tak Terbatas

Persiapan pengadaan melalui penunjukan langsung yaitu untuk pengadaan

mesin/ kartu absensi di tahun 2008 hanya dilakukan oleh pejabat pengadaan

yaitu bapak Gunawan Yulianto dan bapak Edhi Warsito sebagai PPTK.

Sebelum proses pengadaan berlangsung, panitia mengadakan rapat koordinasi

untuk persiapan pengadaan yang dilakukan di ruang rapat Sekretariat DPRD

kota Surakarta. Sedangkan untuk pengadaan melalui lelang yaitu pengadaan

jasa asuransi kesehatan dilakukan oleh 5 panitia yaitu Bapak Sumartono

sebagai ketua, bapak Gunawan sebagai sekretaris, bapak Sudarmasto, Ibu

Indah Warniati dan Bapak Gatot sebagai anggota.

Penunjukan anggota panitia idealnya harus harus berlandaskan kepada

kriteria profesionalisme, sehingga panitia yang yang terbentuk dapat bekerja

secara profesional. Hal tersebut sangat penting, karena kedudukan panitia akan

sangat menentukan keberhasilan dan bersih tidaknya suatu pengadaan, dan

akibatnya hasil kerja dari panitia menjadi maksimal.

C. Penetapan Sistem Pengadaan

Proses penetapan sistem pengadaan di Sekretariat DPRD kota Surakarta

hanya menggunakan sistem dengan penetapan metode penyampaian dokumen

penawaran dengan metode satu sampul.

Penyampaian dokumen penawaran dengan menggunakan metode satu

sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang/ jasa yang bersifat

sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas atau pengadaan dengan standar harga

yang telah ditetapkan pemerintah atau pengadaan barang/ jasa yang spesifikasi

teknis atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam dokumen

pengadaan. Surat penawaran harga dibuat oleh penyedia barang/ jasa dan

perusahaan penawar hanya mengisi saja.

Penyampaian dokumen penawaran menggunakan metode satu sampul

yaitu :

1. Keseluruhan dokumen penawaran beserta lampiran- lampirannya dijilid

rapi dalam 3 (tiga) rangkap.

2. Dimasukkan ke dalam sampul tertutup (tidak tembus baca), berwarna

coklat, berukuran menimal 25cm x 40 cm

3. Bagian belakang sampul dilem dan di lakban di lima tempat, sehingga

apabila ditarik garis diagonal akan membentuk huruf “X”

4. Bagian depan sampul pada sudut kiri atas diberi tulisan dengan ketik

atau spidol hitam “PENAWARAN HARGA PEKERJAAN

PENGADAAN MESIN / KARTU ABSENSI”.

Contoh bentuk sampul surat penawaran harga yang dibuat panitia di

Sekretariat DPRD kota Surakarta:

Bagian depan :

Bagian Belakang :

‘PENAWARAN HARGA PEKERJAAN... “ Hari, tanggal Tempat Kepada Yth: Panitia Pengadaan Barang/ Jasa Sekretariat DPRD Kota Surakarta Jl. Adisucipto No.143 A Serakarta Di SURAKARTA

: Tanda Lak

Contoh kerangka bentuk surat penawaran :

KOP PERUSAHAAN

Kepada Yth. :

Sekretariat DPRD selaku Pejabat Pembuat Komitmen

Asuransi Kesehatan Pimpinan dan Aanggota DPRD Kota Surakarta

di- SURAKARTA

SURAT PENAWARAN

No. :...............................

Untuk penawarn pengadaan jasa Asuransi Kesehatan bagi Pimmpinan dan

Anggota DPRD Kota Surakarta, kami yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : .................................

Jabatan : .................................

Alamat : .................................

NPWP : .................................

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT/ CV .............................................

setelah mempelajari Dokumen Lelang dan mendapatkan penjelasan (aanwijzing)

yang diberikan oleh Panitia Pengadaan Barang/ Jasa AsuransiKesehatan pada hari

.............., tanggal........ 2009, dengan ini bersedia untuk melaksanakan pekerjaan

tersebut di atas sesuai dengan syarat- syarat yang telah ditetapkan (bila perusahaan

kami terpilih sebagai pemenang), dengan harga penawaran sebesar

Rp..............(................) dengan jangka waktu pelaksanaan selama 1 (satu) tahun.

Biaya tersebut sudah termasuk keuntungan perusahaan dan pajak- pajak yang

dibebankan atas pelaksanaan kegiatan pekerjaan tersebut. Masa berlakunya

penawaran ini selama 45 (empat puluh lima) hari kalender sejak pemasukan surat

penawaran.

Bersama ini kami lampirkan :

1. Copy undangan

2. Surat pernyataan minat

3.Pakta Integritas

4. Formulir isian kualifikasi

5. Copy akte pendirian perusahaan

6. Rekaman surat ijin usaha

7. Rekaman surat ketetapan nomor pokok wajib pajak (NPWP) dan pengusaha

kena pajak

8. Surat pernyataan bukan pegawai negeri sipil/ TNI/ POLRI

9. Surat pernyataan tunduk pada peraturan yang berlaku

Demikian penawaran dari kami, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

....................... 2009

CV/ PT...................................

Tanda Tangan

Dan

Cap Perusahaan

(............Nama....................)

Jabatan

Ctt : Harus dilampirkan surat kuasa apabila yang menandatangani bukan

pemimpin perusahaan

Materai Rp. 6000

Lampiran- Lampiran :

1. Contoh Kerangka Surat Pernyatan Minat :

KOP PERUSAHAAN

SURAT PERNYATAAN MINAT

UNTUK MENGIKUTI PENGADAAN ASURANSI

PIMPINAN DAN ANGGOTA DPRD KOTA SURAKARTA

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ...................................

Jabatan : ...................................

Bertindak untuk : PT/ CV/ FIRMA/ Koperasi............

Dan atas nama : ...................................

Alamat : ...................................

Telepon/ Fax : ...................................

E-mail : ..................................

Menyatakan dengan sebenarnya bahwa setelah mengetahui rencana pengadaan

jasa yang akan dilaksanakan oleh sekretariat DPRD Kota Surakarta Tahun

Anggaran 2009, maka dengan ini saya menyatakan berminat untuk mengikuti

proses pengadaan Asuransi Kesehatan Pimpinan dan Anggota DPRD kota

Surakarta Tahun Anggaran 2009.

Demikian pernyataan ini kami buat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung

jawab.

......................20

09

PT/ CV/ Firma/ Koperasi......................

.

(..................Nama Jelas........................) Jabatan

Materai Rp. 6000,

Tanggal dan Cap Perusahaan

2. Pakta Integritas :

Pakta Integritas merupakan suatu bentuk kesepakatan tertulis mengenai

transpanransi dan pemberantasan korupsi dalam pengadaan barang dan jasa

barang publik melalui dokumen- dokumen yang terkait, yang ditandatangani

kedua belah pihak, baik sektor publik maupun dari pihak swasta.

Contoh :

PAKTA INTEGRITAS

Saya yang bertanda tangan dibawah ini, dalam rangka pengadaan Jasa Asuransi

Kesehatan Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Surakarta pada Sekretariat DPRD

Kota Surakarta, dengan ini saya menyatakan bahwa saya :

1. Tidak akan melakukan praktek KKN

2. Akan melaporkan kepada pihak yang berwajib/ berwenang apabila mengetahui

ada indikasi KKN di dalam proses pengadaan ini

3. Dalam proses pengadaan ini, berjanji akan melaksanakan tugas secara bersih,

transparan, dan profesional dalam arti mengerahkan segala kemampuan dan

sumber daya secara optimal untuk memberikan hasil kerja terbaik mulai dari

penyiapan penawaran, pelaksanaan, dan penyeleseian pekerjaan/ kegiatan ini

4. Apabila saya melanggar hal- hal yang telah saya nyatakan dalam PAKTA

INTEGRITAS ini, saya bersedia dikenakan sanksi moral, sanksi administrasi

serta dituntut ganti rugi dan pidana sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang- undangan yang berlaku.

.....................................2009

PT/ CV/ ......................

.........................................

Nama Jelas

Jabatan

Nama Tanda Tangan

1. Pengguna anggaran PUJA HARIYANTO, SH ,MM. .....................

2. Ketua Panitia dr. SUMARTONO KARDJO, M.Kes. .....................

3. Sekretaris GUNAWAN YULIANTO, Amd .....................

4. Anggota Drs. SUDARMASTO MOELYADI .....................

5. Anggota Ir. INDAH WARNIATI, M.Si .....................

6. Anggota GATOT TRI WIDODO, ST .....................

3. Contoh Kerangka Surat Pernyataan Kesanggupan :

KOP PERUSAHAAN

SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN

Yang bertndatangan dibawah ini :

Nama : ............................................

Jabatan : ............................................

Alamat : ............................................

Dalam hal ini bertindak atas nama perusahaan PT/CV ....................... dengan

menyatakan dengan sesungguhnya bahwa kami sanggup untuk menyelesaikan

administrasi keanggotaan peserta asuransi berkaitan dengan pergantian pimpinan

dan anggota DPRD periode 2009 – 2010 (Pertengahan Agustus 2009)

Demikian surat pernyataan ini kami buat dengan penuh kesadaran dan rasa

tanggung jawab.

.........................,........................................2009

PT/CV/Firma/Koperasi................................

(........................Nama Jelas.................)

Jabatan

D. Penyusunan Jadwal Pelaksanaan pengadaan

Penyusunan jadwal pengadaan dibuat oleh panitia pengadaan. Jadwal

menyangkut uraian kegiatan, hari, tanggal, tempat. Jadwal pengadaan penting

untuk dasar dan acuan panitia dalam melaksanakan pengadaan. Selain itu jadwal

pengadaan juga sebagai alat bagi pengguna dalam memonitor dan mengevaluasi

dalam pelaksanaan pengadaan. Penyusunan jadwal pelaksanaan harus

memberikan alokasi waktu yang cukup untuk semua tahapan proses pengadaan.

Jadwal pelaksanakan pengadaan disusun sesuai dengan sistem pengadaan

barang/ jasa yang dilakukan di Sekretariat DPRD kota Surakarta, yaitu :

1. Pelelangan umum

Ketentuan alokasi waktu dalam penyusunan jadwal ini adalah sebagai

berikut :

a. Penayangan pengumuman prakualifikasi sekurang- kurangnya

dilaksanakan selama 7 (tujuh) hari kerja. Dalam hal pengumuman

dilakukan di papan pengumuman resmi untuk penerangan umum

dan internet. Penayangan pengumuman prakualifikasi yang

Materai Rp. 6000

Tanggal dan Cap

Perusahaan

dilaksanakan melalui media cetak, radio atau televisi minimal

dilakukan satu kali, di awal masa pengumuman.

b. Pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tanggal

pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir

pemasukan prakualifikasi.

c. Batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang-

kurangnya 3 (tiga) hari kerja setelah berakhirnya penayangan

pengumuman prakualifikasi.

d. Tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas akhir hari

pengambilan dokumen prakualifikasi sekurang- kurangnya 7

(tujuh) hari kerja.

e. Pengambilan dokumen penawaran dilakukan satu hari setelah

dikeluarkannya undangan lelang sampai dengan satu hari sebelum

pemasukan dokumen penawaran.

f. Penjelasan (aanwijzing) dilaksanakan paling cepat 7 (tujuh) hari

kerja sejak tanggal pengumuman.

g. Pemasukan dokumenpenawaran dimulaisatu hari setelah

penjelasan (aanwijzing). Batas akhir pemasukan

dokumenpenawaran sekurang- kurangnya 7 (tujuh) hari kerja

setelah penjelasan.

Pengalokasian waktu diluar proses diatas, diserahkan sepenuhnya kepada

pengguna barang/ jasa.

Di Sekretariat DPRD kota Surakarta untuk contoh pengadaan barang/ jasa

melalui lelang, adalah pengadaan jasa asuransi kesehatan. Sebelum

mengadakan pengadaan, panitia harus mempersiapkan jadwal pengadaan

terlebih dahulu.

Tabel 1.3 Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan

Sumber : Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta

No Uraian Kegiatan Tanggal Hari Tempat

1 Pengumuman ( Koran dan

Papan Pengumuman Resmi )

25/05/09 Senin Harian Wawasan &

Papan Pengumuman

Resmi Pemerintah

Kota Surakarta

2 Pendaftaran&Pengambilan

dokumen lelang

26 Mei -

8 Juni 09

Selasa –

Senin

Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

3 PenjelasanPekerjaan

(Aanwijzing)

04/06/09 Kamis Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

4 Pemasukan&Pembukaan

Penawaran

09/06/09 Selasa Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

5 Evaluasi Penawaran dan

Penilaian Kualifikasi

9-11/06/09 Selasa –

Kamis

Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

6 Usulan Calon Pemenang 12/06/09 Jum’at Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

7 Surat Keputusan Penetapan

Calon Pemenang

15/06/09 Senin Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

8 Pengumuman Pemenang 16/06/09 Selasa Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

9 Masa Sanggah 17-23/06/09 Selasa -

Rabu

Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

10 Surat Keputusan Penunjukan

Penyedia Jasa Asuransi

24/06/09 Rabu Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

11 Penandatanganan Kontrak 29/06/09 Senin Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

12 Surat Perintah Melaksanakan

Kerja

( SPMK )

30/06/09 Selasa Sekretariat DPRD

Kota Surakarta

Setelah melalui berbagai tahapan yang tercantum pada jadwal jasa

asuransi kesehatan bagi pimpinan dan anggota DPRD Kota Surakarta, dan

berdasarkan Surat dari Kepala Sekretariat DPRD telah menetapkan

pemenang lelang Rekanan tersebut diatas :

1. SEBAGAI PEMENANG I

Nama Perusahaan : PT. ASURANSI UMUM BUMIDA 1067

Alamat : Jl. Letjen Suprapto No. 15 Sumber, Solo

2. SEBAGAI PEMENANG II ( CADANGAN I )

Nama Perusahaan : PT. AJ. BUMI ASIH JAYA

Alamat : Jl. Gajah Mada 132 D, Solo

3. SEBAGAI PEMENANG III ( CADANGAN II )

Nama Perusahaan : PT. ASURANSI SYARIAH

Alamat : Jl. Slamet Riyadi No. 610 A, Solo

2. Penunjukan langsung

Dalam penyusunan jadwal pelaksanaan pengadaan dengan penunjukan

langsung yang melalui prakualifikasi harus mengalokasikan waktu untuk

proses : undangan kepada peserta terpilih dilampiri dokumen

prakuallifikasi dan dokumen pengadaan pemasukan dokumen

prakualifikasi, penilaian kualifikasi dan penjualan, pemasukan penawaran,

evaluasi penawaran negosiasi baik teknis maupun harga penetapan/

penunjukan penyedia barang/ jasa, penandatanganan kontrak.

Pengalokasian waktu dalam proses pemilihan langsung diserahkan

sepenuhnya kepada pengguna barang/ jasa.

Di Sekretariat DPRD kota Surakarta pada pengadaan barng/ jasa yang

dilakukan melalui penunjukan langsung salah satu contohnya adalah

pengadaan mesin/ kartu absensi Sekretariat DPRD kota Surakarta. Jadwal

pengadaan yang telah dibuat adalah sebagai berikut :

Tabel 1.2 Jadwal Pengadaan Mesin/ Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota

Surakarta

Sumber okumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta

E. Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri

Dalam proses persiapan pengadaan barang/ jasa, HPS sangat diperlukan

untuk persiapan proses pengadaan barang/ jasa. HPS perlu dalam penyusunan

anggaran, proses pengadaan, dan pelaksanaan. HPS berperan dalam penentuan

pemenang, setiap peserta lelang memperoleh akses untuk mengetahui HPS.

Dari hasil wawancara dengan ibu Liestiawati (10 maret 2010), adalah

sebagai berikut : “ Dalam setiap pengadaan barang, apabila harga yang

ditawarkan tidak sesuai, maka harga akan ditawar lebih rendah dengan

penyusunan HPS brdasarkan standar harga standar barang tersebut “.

Manfaat dari Harga Perhitungan Sendiri (HPS) antara lain :

a. Untuk menilai kewajaran harga penawaran yang disampaikan pihak

penyedia (evaluasi harga) tetapi tidak tidak dapat ddijadikan dasar untuk

menggugurkan penawaran

b. Sebagai dasar bagi penetapan nilai jaminan penawaran (1-3% dari HPS)

No URAIAN KEGIATAN HARI TANGGAL

1 Rapat Persiapan Jum’at 04 Juli 2008

2 Undangan dan Pengambilan Dokumen Senin 07 Juli 2008

3 Pemasukan dan Evaluasi Dokumen

Prakualifikasi

Rabu 09 Juli 2008

4 Penjelasan Pekerjaan/Aanwijzing Kamis 10 Juli 2008

5 Pemasukan dan Pembukaan Penawaran Jum’at 11 Juli 2008

6 Evaluasi Penawaran dan Negoisasi Senin 14 Juli 2008

7 Usulan Penetapan Rekanan Rabu 16 Juli 2008

8 Penetapan Rekanan Kamis 17 Juli 2008

9 Surat Keputusan Penunjukan Rekanan Jum’at 18 Juli 2008

10 Kontrak Verja Senin 21 Juli 2008

11 Surat Perintah Verja Rabu 23 Juli 2008

c. Sebagai acuan bila ada indikasi KKN

d. Sebagai bahan perhitungan penyesuaian harga

e. Sebagai acuan dalam negoisasi hargapada proses penunjukan/ pemilihan

langsung/ pengadaan jasa konsultasi.

F. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/ Jasa

Dokumen pengadaan adalah dokumen yang disiapkan panitia/ pejabat

pengadaan sebagai pedoman dalam proses pembuatan dan penyampaian

penawaran oleh calon penyedia barang/ jasa serta evaluasi penawaran oleh

panitia/ pejabat pengadaan. Dokumen tersebut menjadi dasar untuk

melaksanakan proses pengadaan. Seluruh dokumen pengadaan barang dan

jasa di siapkan oleh panitia pengadaan.

Di Sekretariat DPRD kota Surakarta, untuk dokumen pelelangan umum

penyusunan dokumen lelang disusun oleh panitia pengadaan dan disampaikan

kepada calon penyedia yang ditunjuk. Isi dokumen lelang pada terdiri dari :

surat undangan, instruksi umum, instruksi khusus, syarat- syarat umum

kontrak, syarat- syarat khusus kontrak, daftar kuantitas dan harga, rekapitulasi

daftar kuantitas dan harga, spesifikasi dan gambar rencana, format penawaran,

jaminan uang muka dan pelaksanaan, naskah draft kontrak.

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari proses pengamatan tentang Persiapan Pengadaan Barang/ Jasa yang

dilakukan oleh penulis di Sekretariat DPRD kota Surakarta, maka penulis

menyimpulkan :

1. Pada dasarnya Sekretariat DPRD Kota Surakarta sebagai instansi

pemerintah, oleh karena itu proses persiapan pengadaan diatur oleh

pemerintah melalui Keputusan Presiden dan Pihak Sekretariat DPRD telah

melaksanakan proyek tersebut sesuai prosedur yang berlaku.

2. Proses persiapan pengadaan barang/ jasa dilakukan sesuai keppres no 80

tahun 2003 yang disempurnakan melalui keppres no 8 tahun 2006, yaitu

Perencanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah, Pembentukan panitia

pengadaan/ penunjukan pejabat pengadaan, Penetapan sistem pengadaan

yang dilaksanakan penyedia penyedia barang/ jasa, Penyusunan jadwal

pelaksanaan pengadaan, Penyusunan Harga Perhitungan Sendiri (HPS),

Penyusunan dokumen pengadaan barang/ jasa.

3. Persiapan pengadaan barang/ jasa dilakukan sesuai pangadaan yang

dilakukan di Sekwan DPRD kota Surakarta yaitu penunjukan langsung

dan pelelangan.

4. Proses persiapan pengadaan barang/ jasa di Sekretariat DPRD kota

Surakarta dilakukan sebelum pengadaan barang/ jasa, yang dilakukan

dengan melibatkan panitia pengadaan barang/ jasa.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka penulisakan memberikan saran

sebagai berkut :

1. Dalam pengadaan barang/ jasa, persiapan pengadaan sangat penting untuk

kelancaran jalannya pengadaan. Untuk itu haruslah dilakukan persiapan

dengan lebih matang, agar proses pengadaan berjalan lebih lancar.

2. Dalam proses persiapan pengadaan, harus lebih selektif dalam memilih

panitia pengadaan.

3. Dalam setiap pengadaan barang atau jasa sebagian atau seluruhnya

dibiayai oleh pemerintah melalui APBN ataupun APBD, sehingga harus

dilakukan secara efisien, efektif, terbuka, bersaing, transparan, adil dan

akuntabel.

DAFTAR PUSTAKA

H.B Sutopo. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta : UNS Press.

Lexy J. Moleong. 2000. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : Remaja

Rosdakarya.

Mukmin, Muhammad Ichram. 1992. Pengadaan Barang dan Jasa. Jakarta : Pusat

Pendidikan dan Latihan Anggaran.

Sukadanto. 2001. Manajemen Materiil. Lembaga Administrasi Negara.

Sutedi, Adrian. 2008. Aspek- aspek Hukum Pengadaan Barang dan Jasa dan

Berbagai Permasalahannya. Jakarta : Sinar Grafika.

Sumber Lain :

· Keppres No 8 th 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa.

· Keppres No 17 th 2000 tentang APBN. · Ury, William. 1993. Getting Past No: Negotiating in Difficult Situations.

Bantam Books: New York.