perencanaan dan pengendalian

TEORI PERENCANAAN & PENGENDALIAN BISNIS(Bahan Kuliah pada Jurusan Adm Bisnis STISIP Banjar)

BAHAN RUJUKAN :

1. MANAGEMENT : James AF Stoner, Freeman, Gilbert, Jr., 2006.

2. SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN : Robert N Anthony, Vijay Govindarajan, 2011

3. THE BUSINESS PLANNING GUIDE : David Bangs Jr., 2012

4. TATA KELOLA ORGANISASI BISNIS : Sentot Imam Wahyono, 2008

5. ENTREPRENEURSHIP: Robert D Hisrich, dkk

LINGKUP PERKULIAHAN

• Bagian I : PERENCANAAN• Pendahuluan• Konsep Perencanaan• Pembuatan keputusan sbg bagian Perencanaan• Model Pembuatan Keputusan• Hubugan Perencanaan dg manajemen Strategi• Pentingnya Perencanaan Dlm Organisasi• Rencana Strategis dan Rencana Operasional• Implementasi Strategi

LINGKUP PERKULIAHAN

• Bagian II : PENGENDALIAN• Pendahuluan• Konsep Pengendalian• Desain Sistem Pengendalian• Pengendalian Keuangan• Macam2 Anggaran & Metode Pengendalian Anggaran• Sistem Informasi Untuk Pengendalian• Manajemen Abad 21

PENDAHULUAN

• Konsep Perencanaan dan Pengendalian merupakan bagian dari fungsi manajemen (Planning, Organizing, Actuating, Controlling)

• Perencanaan dan Pengendalian dalam bidang apapun ibarat “dua sisi dari satu mata uang”.

• Sisi PERENCANAAN berkaitan dengan bagaimana perencanaan menghasilkan rencana2 yg matang: Visi, Misi, Kebijakan,Strategi, Program, dll.

• Sisi PENGENDALIAN berkaitan dengan bagaimana caranya mendapatkan kepastian bahwa perencanaan (apa yg diinginkan) bisa tercapai dengan baik !

• Rencana yg baik belum menjamin keberhasilan dalam pelaksanaannya, bila tidak ada Pengendalian.

• Perencanaan dan Pengendalian saling membutuhkan dalam prakteknya.

ASAL-USUL ILMU PERENCANAAN

• Pada tahap-tahap permulaan, perencanaan pada umumnya berkenaan dg bidang ekonomi. Oki ilmu perencanaan yg paling maju adalah Perencanaan Ekonomi.

• Ilmu ekonomi menelaah tentang kebutuhan2 ekonomis dengan sumber2 yg bersifat langka.

• Oleh karena sumber2 tsb langka, maka diperlukan Perencanaan yg matang.

ASAL- USUL …

• JOHN MYNARD KEYNES Pelopor ilmu Perencanaan dengan pendekatan analisa ekonomi makro.

• Analisa KEYNES : Dalam perkembangan ekonomi ditelaah secara makro melibatkan variabel2: tingkat pendapatan, tingkat tabungan, tingkat konsumsi, dan tingkat investasi.

MENGAPA PERLU PERENCANAAN ?

• Prof . Bintoro : Dilihat sebagai alat/cara untuk mencapai tujuan yg lebih baik. Oleh karena itu alasan kuat perlunya perencanaan, sbb:

1. Agar ada pengarahan kegiatan, pedoman bagi pelaksanaan pencapaian tujuan;

2. Agar dilakukan perkiraan2 (forecasting) yg matang, sehingga bisa mengeliminir ketidakpastian; bisa melihat potensi2, maupun hambatan2 yg mungkin terjadi.

3. Perencanaan memberikan kesempatan untuk memilih berbagai alternatif tentang cara yg terbaik;

4. Dengan perencanaan dilakukan penyusunan skala prioritas memilih urut2an dari segi pentingnya suatu tujuan, sasaran, maupun kegiatan usahanya;

5. Dengan adanya rencana maka akan ada suatu alat pengukur/standar untuk mengadakan pengawasan/evaluasi.

KONSEP2 PERENCANAAN

• Prof. Bintoro : Perencanaan “Dalam arti luas adalah suatu proses mempersiapkan secara sistematis kegiatan2 yg akan dilakukan utk mencapai suatu tujuan tertentu. O.k.i pada hakekatnya terdapat pada setiap jenis usaha manusia.

• Perencanaan adalah suatu cara bagaimana mencapai tujuan sebaik-baiknya (maximum output) dg sumber2 yang ada supaya lebih efisien dan efektif.

LANJUTAN …

• Perencanaan adalah penentuan tujuan yg akan dicapai atau yang akan dilakukan , bagaimana, bilamana, dan oleh siapa.

• Perencanaan berkaitan dg perumusan kebijakan (Policy Formulation): “ A plan provide guidelines for policy through the translation of these general objectives into physical targets and specific tools for paticular economic and social activities” (Tinbergen, 2008).

• Perencanan juga identik dengan pembuatan keputusan tentang apa yang akan dilakukan.

KONSEP2 PERENCANAAN :

• Pembuatan Keputusan: Pekerjaan penting bagi seorang Manajer adalah keberanian membuat keputusan.

• Mengapa Pembuatan keputusan ? Suatu keputusan/kebijakan diambil manakala terjadi masalah. Atau dalam rangka strategi antisipasi utk mengantisipasi keadaan di masa depan.

• STONER: Decision making “Mengidentifikasi dan memilih serangkaian tindakan utk menghadapi masalah t.t atau mengambil keuntungan dari suatu kesempatan”

• PERENCANAAN suatu jenis keputusan untuk masa depan yg spesifik yg dikehendaki oleh manajer bagi organisasi mereka. ( kata kunci: keputusan yg spesifk !).

• PERENCANAAN: kegiatan yg pertama dari 4 kegiatan utama dalam proses manajemen (P O A C)

• PERENCANAAN = Lokomotif dari KA yg membawa gerbong : O, A, C

• Apakah PERENCANAAN tergantung pada lingkungan ? -- > Ya !, oleh karena itu Perencanaan harus fleksibel, adaptif, sustainable (keberlanjutan).

• Perubahan2 lingkungan :• PERSAINGAN;• HARAPAN PELANGGAN YG SEMAKIN TINGGI;• PERUB TEKNOLOGI;• SITUASI POLITIK, DLL.

• STONER: salah satu hasil yg paling penting darin proses perencanaan adalah STRATEGI untuk organisasi.

• Oleh karena itulah dalam hal ini perlu memahami apa itu Manajemen Strategis.

• MS adalah praktek untuk menetapkan program sasaran organisasi dalam arti luas, dan cara untuk mencapainya.

CONTOH KASUS KEPUTUSAN:

• Pada tahun 1984/85 terjadi persaingan ketat Perush sepatu NIKE dan REEBOK : di mana NIKE kalah dalam omzet penjualan.

• Atas dasar masalah tsb, manajer NIKE yakni Knight mengambil keputusan untuk menggandeng M .Jordan (Pebasket dunia) untuk meluncurkan produk baru NIKE tipe “Air Jordan”. Hasilnya ? Luar biasa !

• Omzet penjualan NIKE mencapai 150 000 pasang sepatu NIKE tipe baru.

• Pembuatan keputusan melibatkan hubungan waktu : masa lalu – masa kini - masa y. a. d.

• Masa lalu : NIKE bermasalah (omzet turun); Masa kini: diambil keputusan berani ; Masa y .a.d: diharapkan omzet naik.

• Apa yg dimaksud MASALAH ? ” Bila situasi nyg terjadi sebagai kenyataan berbeda dengan keadaaan yg diinginkan”.

• Masalah bisa berubah menjadi Peluang, kalau jeli memanfaatkan informasi.

• Contoh: ada petani di AS keturunan Afrika yang menanam kacang hijau tapi hasilnya kurang memuaskan, karena harga kacang di AS rendah. Ia mendapat informasi bahwa di Jepang perlu produk itu sbg kegemaran orang Jepang dan harga mahalpun dibeli. Maka ia expor ke Jepang sebagai pasar global.

• Mereka memerlukan kedelai, kami memerlukan pasar.

BAGAIMANA MENGETAHUI BAHWA ADA MASALAH ?

• WILLIAM POUNDS (Stoner, 1996) ada 4 macam situasi tentang kemungkinan adanya masalah (dlm konteks bisnis):

1. Deviasi dari pengalaman masa lalu dengan saat ini : penjualan turun, inefisiensi, karyawan keluar-masuk;

2. Deviasi dari rencana yg ditetapkan harapan manajer tidak terpenuhi;

3. Orang lain sering memberi tahu masalah kpd manajer;

4. Prestasi pesaing dapat menciptakan situasi pemecahan masalah.

• Menurut P.Drucker: Banyak sekali penelitian tentang PEMECAHAN MASALAH, tapi sedikit sekali perhatian terhadap PENEMUAN MASALAH dan bagaimana MENEMUKAN KESEMPATAN.

• Pekerjaan Manajer lebih tertuju ke mana ? Apakah ke: Pemecahan masalah , Penemuan Masalah, atau Menemukan Kesempatan ?

• Diskusikan !

• Drucker : “memecahkan suatu masalah hanya berupaya mengembalikan NORMALITAS saja” sifatnya reaktif saja.

• Sedangkan upaya “Menemukan Kesempatan” kunci sukses organisasi (baik bisnis maupun publik).

• Banyak perusahaan2 yg inovatif, berkembang karena pandai menemukan kesempatan.

TEKNIK MENETAPKAN KEPUTUSAN:

• Keputusan dibuat karena ada masalah atau utk antisipasi perkembangan situasi y.a.d.

• Perlu pengumpulan Informasi: secara formal maupun informal.

• Para Manajer sebaiknya memiliki banyak akses thp sumber informasi : lebih bersifat proaktif, bukan reaktif.

• Fenomena kepemimpinan “Jokowi”, bagaimana menurut anda ?

TEKNIK MENETAPKAN KEPUTUSAN:

1. Menetapkan PRIORITAS : Tak ada orang yg mampu memecahkan setiap masalah yg muncul dalam bisnis ! Oleh karena itu perlu skala prioritas.

2. APAKAH MASALAH TSB MUDAH DITANGANI ?

3. APAKAH MASALAH TSB AKAN SELESAI DENGAN SENDIRINYA KALAU DIBIARKAN

4. APAKAH INI KEPUTUSAN YANG AKAN SAYA BUAT/ TETAPKAN ?

SIFAT PEMBUATAN KEPUTUSAN

• Masalah yg berbeda membutuhkan tipe pembuatan keputusan yg berbeda pula;

• Masalah dlm bisnis ada yg bersifat rutin dan insidental yg tidak terduga sebelumnya.

• Masalah rutin: penjualan turun, produktivitas kerja rendah, kualitas produk turun, dll;

• Masalah insidental/tidak terduga : kecelakaan, bencana alam, cuaca seketika berubah.

LANJUTAN …

• Oleh karena sifat masalah berbeda: ada yg rutin dan tidak rutin, maka penyelesaian pun berbeda pula.

• Masalah2 yg rutin diselesaikan dg keputusan yg terprogram;

• Masalah2 yg insidental/tidak rutin diselesaikan dg Keputusan yg tidak terprogram.

• Jadi sifat keputusan: 1) TERPROGRAM; 2) TIDAK TERPROGRAM.

LANJUTAN …

• KEPUTUSAN TERPROGRAM (programmed decisions) Keputusan yg dibuat dalam rangka penyelesaian masalah2 rutin yg ditetapkaan dg peraturan , prosedur, atau kebiasaan. (untuk menangani masalah2 yg berulangkali).

• KEPUTUSAN TIDAK TERPROGRAM (nonprogrammed decisions) Keputusan untuk penyelesaian spesifik yg diciptakan lewat proses tidak terstruktur untuk menangani masalah2 non rutin.

Kontinum Kondisi Pembuatan Keputusan

kepastian Risiko Ketidakpastian

TINGGI RENDAH

• KEPASTIAN : Kondisi pembuatan keputusan saat seorang manajer mempunyai informasi yang akurat, dapat diukur, dan dapat dindalkan tentang hasil dari berbagai alternatif yang sedang dipertimbangkan.

• RISIKO : Kondisi pembuatan keputusan yg di dalamnya manajer mengetahui probabilitas suatu alternatif tertentu akan mengarah pada sasaran atau hasil yg diinginkan.

• KETIDAKPASTIAN : Kondisi pembuatan keputusan ketika manajer menghadapi kondisi external yg tidak dapat diramalkan atau kekurangan informasi untuk menetapkan probabilitas beberapa peristiwa tertentu.

MODEL RASIONAL PEMBUATAN KEPUTUSAN

• Keputusan rasional : Proses 4 langkah yg membantu manajer mempertimbangkan alternatif dan memilih alternatif dengan peluang sukses paling besar.

• 4 langkah tsb : I. PENGAMATAN SITUASI -> II. KEMBANGKAN ALTERNATIF -> III. MENGEVALUASI ALTERNATIF DAN MEMILIHNYA -> IV. IMPLEMENTASI KEPUTUSAN DAN MONITOR HASIL.

• PENGAMATAN SITUASI:• Rumuskan/definisikan masalahnya apa ?• Apa saja gejalanya ?• Gejala berbeda dg penyebab• Diagnosis penyebabnya• Tentukan tujuan keputusan

• KEMBANGKAN ALTERNATIF• Biasanya untuk menumbuhkan kreativitas, minta

sumbang saran rekan kerja (para manajer)• Kembangkan FGD (focus group discussion)

• MENGEVALUASI ALTERNATIF DAN MEMILIH ALTERNATIF YG TERBAIK: ada 3 pertanyaan kunci:• Apakah alternatif ini layak ?• Apakah alternatif ini memuaskan ?• Apakah alternatif ini mempunyaai konsekuensi ?

Proses Pembuatan Keput Rasional :

KEMBANGKAN ALTERNATIF:

• cari alternatif secara kreatif

• Jangan mengevaluasi dulu.

MENGEVALUASI ALTERRNATIF DAN

MEMILIH YG TERBAIK• Evaluasi alternatif

• Pilih alternatif terbaik

IMPLEMENTASIKAN KEEPUT DAN

MONITOR HASIL

PENGAMATAN SITUASI•Definisikan masalah•Diagnosis penyebabnya•Tentukan tujuan keput.

• PERENCANAAN = SASARAN = IMPIAN.

• PERENCANAAN proses menetapkan sasaran dan memilih cara untuk mencapai sasaran tadi.

• Bagaimana kalau ada Manajer bekerja tanpa RENCANA ? ( manajemen SAKA);

• PERENCANAAN = IMPIAN: Apakah impian anda ? : Ketenaran ?, Keberuntungan ?, Penghargaan ? Atau dikagumi orang ?

• Menurut STONER, sasaran itu penting, karena:1. Sasaran memberikan arah;2. Sasaran memfokuskan usaha kita;3. Sasaran menjadi pedoman rencana dan keputusan

kita;4. Sasaran membuat evaluasi kemajuan yg akan

dicapai.

• JADI HAL-HAL YG BERKAITAN ATAU MENJADI DIMENSI2 DARI PERENCANAAN ADALAH : • KEPUTUSAN• STRATEGI• SASARAN• IMPIAN

M A S A L A H & ANTISIPASI MASA

DEPAN

HIRARKI RENCANA ORGANISASI

• Ada 2 macam Rencana Organisasi :• RENCANA STRATEGIS (strategic plans)• RENCANA OPERASIONAL (operational plan)

• RENSTRA rencana yg didesain oleh manajer tingkat tinggi untuk memenuhi sasaran organisasi secara luas.

• RENOP rencana yg terperinci tentang kebutuhan utk menggabungkan strategi ke dalam operasi sehari-hari.

HIRARKI RENCANA

PERNYATAAN MISI

RENCANA STRATEGIK

RENCANA OPERASIONAL

Dibuat oleh: pendiri, Dewan Direktur, Manajemen Puncak

Manajemen Puncak dan Menengah

Manajer MenengahDan Lini Pertama.

PERBEDAAN RESTRA >< RENOP :

• KURUN WAKTU: RENSTRA melihat kurun waktu ke depan beberapa tahun/dekade (5, 10, 15 tahun); RENOP 1 tahun cukup relevan.

• CAKUPAN : RENSTRA mencakup aktivitas organisasi secara luas; RENOP sempit daan terbatas.

• TINGKAT RINCIAN: RENSTRA dinyatakan dlm istilah “sederhana dan umum”; RENOP dinyatakan dalam rincian yg relatif lebih halus.

KONSEP “STRATEGI” DALAM

PERENCANAAN

Dr. Tatang Pardjaman

• Kata Strategi berasal dari bahasa Yunani “strategiea” yakni seni atau ilmu menjadi seorang Jenderal.

• Jenderal Yunani yg efektif perlu memimpin tentara, menang perang dan mempertahankan wilayah, melindungi kota dari serbuan musuh, menghancurkan musuh dst.

ARTI STRATEGI DAN ASAL-USUL:

• PETER DRUCKER: “Strategi adalah tindakan dengan maksud tertentu”.

• MOORE : “Strategi adalah desain untuk bertindak”.

• MINTZBERG: “Strategi adalah konsepsi sebelum ada tindakan”

• STRATEGI ( angkatan perang): “sebagai pola tindakan sebenarnya yang diambil sebagai reaksi dari gerakan musuh”.

• Konsep Strategi sudah mempunyai komponen PERENCANAAN dan pembuatan KEPUTUSAN atau komponen TINDAKAN.

• BISNIS dipandang mirip dengan PERANG : Bila dlm bisnis strategi besarnya sudah tepat, sejumlah kesalahan taktik yg terjadi tidak mempengaruhi sukses seluruh perusahaan.

• ALFRED D CHANDLER, ahli sejarah bisnis: mendefinisikan Strategi “Penentuan sasaran dan tujuan jangka panjang dari sebuah perusahaan, dan proses adopsi rangkaian tindakan serta pengalokasian sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran tadi”

MANAJEMEN STRATEGIK

• Mengingat pentingnya strategi dalam bisnis, maka perlu dipahami lebih luas, adalah bagaimana mengelola strategi tsb yakni dg Manajemen Strategik.

• MANAJEMEN STRATEGIK (Sampurno, 20011): MS merupakan cabang ilmu manajemen yg secara khusus mempelajari faktor2 penentu (determinan) mengapa dan bagaimana suatu organisasi mampu mencapai kinerja unggul dan memiliki daya hidup panjang.

• MANAJEMEN STRATEGIS MENUNJUKKAN BAHWA ADA HUBUNGAN ANTARA BISNIS DENGAN STRATEGI

• MANAJEMEN STRATEGIS TERJADI MANAKALA MANAJER BISNIS MEMBUAT RENCANA STRATEGIS DAN IA BERTINDAK BERDASARKAN PADA RENCANA TADI

TUGAS MANAJEMEN STRATEGIK:

• Thomson & Strickland (2003), ada 5 tugas MS:1. Mengartikulasikan Visi Stratejik dan Misi bisnis;2. Merumuskan tujuan yg merupakan konversi dari visi

stratejik menjadi kinerja spesifik yg harus dicapai perusahaan;

3. Menyusun strategi utk mencapai outcome yg dikehendaki;

4. Implementasi dan eksekusi strategi;5. Evaluasi dan monitoring semua kegiatan bisnis.

1.MENGARTIKULASIKAN VISI DAN MISI.

• Visi -> keinginan akan menjadi apa organisasi di masa depan ?

• Pernyataan yg dituangkan dlm Visi harus realistik dan meyakinkan, mempunyai artikulasi yg baik, mudah dipahami, ambisius, dan responsif terhadap perubahan.

• Visi yg jelas dan inspiratif akan memotivasi dan menghimpun kekuatan sumber daya organisasi untuk mencapainya.

• Visi perusahaan diartikulasikan oleh pimpinan perusahaan, kemudian didiskusikan dg seluruh elemen organisasi.

• Visi merupakan cita2 dan komitmen bersama seluruh elemen perusahaan, sehingga menjadi enerji organisasi yg besar (kesadaran kolektif).

• MISI -> suatu pernyataan tentang tujuan umum perusahaan.

• Pernyataan dalam MISI:• Alasan keberadaan organisasi (the reason the

organization exists);• Siapa kita (who we are?);• Apa yg kita lakukan ? (what do we do ?);• Untuk siapa kita melakukan itu ? (for whom do we do it

?);• Mengapa kita melakukan itu ? (why do we do it ?)

2.MERUMUSKAN TUJUAN

• Tujuan merupakan konversi dari visi dan misi yg dielaborasikan menjadi target spesifik kinerja yg ingin dicapai oleh organisasi;

• Tujuan harus dapat diukur, agar mudah dievaluasi;

• Tujuan perusahaan harus mencakup tujuan finansial dan tujuan stratejik bisnis.

3.MENYUSUN STRATEGI

• Strategi perusahaan hrs menjawab beberapa pertanyaan dasar, a.l:• Apakah konsentrasi perusahaan pada bisnis tunggal

atau mengembangkan banyak divesifikasi?• Apakah bergerak pada segmen pasar yg luas atau

tertentu ?• Apakah bisnis membangun keunggulan daya saing

berbiaya rendah atau berbasis keunikan produk ?

4.IMPLEMENTASI DAN EKSEKUSI STRATEGI

• Membangun kapabilitas organisasi agar mampu melaksanakan strategi;

• Mengalokasikan sumber daya organisasi sehingga setiap unit yg ada memiliki personil dan pendanaan untuk dapat bekerja dengan sukses;

• Memantapkan strategi – kebijakan pendukung dan prosedur operasi;

• Memotivasi personil, membangun kultur dan iklim kerja yg kondusif, melembagakan “the best practise” bisnis.

5.EVALUASI KINERJA DAN KEMA- JUAN ORGANISASI BISNIS

• Pimpinan perusahaan harus membangun sistem dan instrumen untuk mengevaluasi kondisi internal dan eksternal;

• Memonitor apakah budaya internal perusahaan dan kondisi lingkungan eksternal masih mendukung ?

• Bila tidak kondusif, maka perlu ada revisi kebijakan, anggaran, reorganisasi, membangun kompetensi dan kapabilitas baru, serta revitalisasi budaya perusahaan.

PROSES MANAJEMEN STRATEGIS

• Manajemen Strategis menyediakan cara yg sistematik bagi MANAJER untuk menilai lingkungan tempat organisasi beroperasi, dan kemudian bertindak.

• Proses MS meliputi 2 fase :• Perencanaan Strategis -> menetapkan sasaran dan

merumuskan strategi;• Implementasi Strategi -> fase tindakan berdasarkan

rencana, meliputi: pekerjaan administrasi dan pengendalian strategis.

PROSES MANAJEMEN STRATEGI

PENETAPAN SASARAN

MERUMUSKAN STRATEGI

ADMINISTRASI

PENGENDALIAN STRATEGI

Membuat renca-na Strategis

ImplementasiStrategi

CONTOH KASUS:

• PD Banjar Motor memiliki beberapa unit bisnis (penjualan, bengkel, asesoris, cuci mobil, body repair, ganti oli).

• PENETAPAN SASARAN: “menjadi perusahaan terkemuka dalam jasa perbengkelan dan penjualan Mobil di kota Banjar”

• PERUMUSAN STRATEGI (cara tertentu utk mengejar sasaran yg telah ditetapkan): pembangunan fasilitas, promosi, dan peningkatan pelayanan.

• ADMINISTRASI: melakukan sruktur organisasi yg fleksibel, ramping, guna peningkatan pelayanan.

• PENGENDALIAN STRATEGI: mengawasi perilaku karyawan dan monitoring thp perkembangan unit bisnis yg kurang produktif.

• Cari contoh kasus lain (diskusi & presentasi) !

TINGKAT (LEVEL) STRATEGI

PERENCANAAN BISNIS

(teknik & aplikasi)

Dr. Tatang Pardjaman

ANDA HARUS MELAKUKAN PERENCANAAN !!

• Jika anda telah berada atau akan melakukan bisnis, anda harus menyediakan waktu untuk membuat PERENCANAAN.

• Anda bisa mempekerjakan orang utk melakukan pek dalam usaha anda, tapi .. Anda tidak dapat mempekerjaan orang untuk melakukan perencanaan !

• Perencanaan ini adalah utk usaha kita/anda. Orang lain bisa membantu, tapi yang membuat perencanaan sesungguhnya adalah ANDA.

• Perencanaan bisnis anda harus didasarkan pada:• Ide-ide• Pengalaman• Asumsi

• Apa pentingnya perencanaan bisnis ? Perencanaan akan membantu anda menghindari kesalahan dan menyelamatkan anda dari: kekecewaan, pemborosan waktu, dan uang anda.

• Dunia bisnis sangat keras : “lebih separuh dari seluruh bisnis baru, gagal dalam waktu 10 tahun pertama” (David Bangs, 1994).

• Alasan kegagalan tsb karena kurangnya perencanaan.

• jadi.. Cara terbaik utk meningkatkan kesempatan sukses adalah MERENCANAKAN dan bekerja berdasarkan PERENCANAAN !

• Ingat fungsi Manajemen saat ini adalah : Plan , Do, Check, Action PDCA

• Rencana Usaha akan memberikan informasi yang diperlukan pihak lain untuk menilai usaha anda (terutama jika memerlukan pembiayaan dari pihak luar).

TEKNIK MENYUSUN RENCANA BISNIS:

• David Bangs: ada 7 pertanyaan/pernyataan yg perlu diperhatikan dalam menyusun rencana bisnis:

1. Bisnis apa ? (atau akan menjadi apa ?)2. Produk atau Jasa apa yg akan ditawarkan ?3. Pangsa pasar apa yang diharapkan ?4. Bagaimana anda dpt melayani pasar tersebut secara

lebih baik, dibanding pesaing anda ?5. Mengapa memilih lokasi tertentu ?6. Manajemen dan SDM seperti apa yg tersedia dan yg

diperlukan utk bisnis anda ?7. Mengapa pinjaman uang atau investasi ekuitas dari

pihak lain akan membuat usaha anda lebih menguntungkan ?

• 7 – Pertanyaan tsb akan membentuk kebijakan dari usaha kita.

• Kebijakan / Rencana usaha akan memberikan arah dan stabilitas bagi usaha kita.

• Jika anda tidak dapat ide secara jelas dan sederhana, maka anda tidak akan berhasil melaksanakannya.

1.BISNIS / USAHA APA?

• Apakah usaha utama anda ? (perdagangan, pabrik, atau jasa ?

• Apa status usaha ini: Tahap awal ?; Perluasan yg sudah ada ?; Divisi dari bisnis yg lebih besar?; Pengambilalihan dari bisnis yg ada ?

• Bagaimana bentuk usahanya: Kepemilikan tunggal ?; Persekutuan ?; Perseroan ?

• Apakah usaha ini akan menguntungkan ?

• Mengapa usaha ini akan menguntungkan ?

• Kapan dimulai ? ,

• Berapa jam/hari ? , berapa hari/minggu ?

• Apakah usaha ini musiman ?

• Untuk usaha yg baru:• Mengapa anda akan berhasil dlm bisnis ini ?• Apakah memiliki pengalaman dlm bisnis ini ? (idealnya

punya pengalaman min 1 th bekerja pada orang lain)• Apakah telah membicarakan jenis usaha ini dg orang

lain?• Apa keistimewaan dari usaha ini ?• Apakah sudah membicarakan dg pemasok ?• Sudahkah anda meminta kredit bisnis ?• Bagaimana mengatasi pembayaran yg lambat dari

pelanggan?

2.PRODUK/JASA

• Berikan alasan kpd pasar untuk menggunakan produk/jasa anda. Oleh karena itu perlu pengetahuan mendalam tentang produk/jasa tsb.

• Biasanya alasan terbaik adalah “manfaat”-nya.

• Yg penting produk/jasa yg ditawarkan sesuai dg kebutuhan pasar !

• Keunggulan produk/jasa relatif, yg penting dibutuhkan pasar atau tidak?

3. PASAR

• Bicara tentang pasar, berarti bicara tentang strategi pemasaran.

• Keberhasilan/kegagalan bisnis akan tergantung pada bagaimana kita memenuhi pandangan, keinginan, dan harapan pasar dg baik.

• O.k.i kita harus mempelajari siapa langganan dan prospek yg ada, bagaimana cara utk memperoleh pelanggan lebih banyak.

• Ada 4 langkah dasar pemasaran (David Bangs Jr, (1994):

1. Jual produk lama ke langganan lama (strategi dg resiko paling rendah);

2. Jual produk baru ke langganan lama;3. Jual produk lama ke langganan baru;4. Jual produk baru ke langganan baru (strategi dg

resiko paling tinggi).

• Pemasaran menempatkan pelanggan pada fokus utama. Segala sesuatu dalam usaha kita, apakah pada tahap awal, atau sudah berjalan, besar atau kecil, akan melibatkan pelanggan dan prospek.

• Produk / jasa kita harus dibuat utk memenuhi pandangan mereka mengenai apa yg bernilai utk dibeli.

• Lokasi dan jam kerja harus harus memenuhi keperluan mereka.

• Tempatkan pelanggan kita lebih dahulu dan keuntungan akan mengikuti.

• Pemasaran merupakan proses menciptakan dan mempertahankan pelanggan.

• Rencana strategi pemasaran, dibentuk atas dasar jawaban atas 3 pertanyaan2 sbb:• APA USAHA ANDA ?• SIAPA TARGET PASAR SASARAN ANDA ?• APA MANFAAT YG DITERIMA DARI PRODUK/JASA YG

DITAWARKAN ?

• Memberikan jawaban atas pertanyaan tadi apakah sulit ? Yah memang sulit, karena : “Pemasaran merupakan perpaduan seni(pengalaman,konsep, visi) serta ilmu pasti(penelitian, fakta)”.

• Pemasaran ternyata tidak sederhana. Jika pemasaran sederhana, tidak akan ada bisnis yg pernah gagal.

• Rencana pemasaran akan membantu memastikan bahwa anda mengeliminasi kegagalan bisnis.

• Apa saja yg harus diperhatikan dlm Rencana Pemasaran ?:

1. Pelanggan -> mulailah dg pelanggan terdekat.2. Manfaat produk3. Penjualan dan distribusi4. Persaingan -> kita bisa belajar pada pesaing kita

(informasi adalah kekuatan)5. Penentuan posisi, publisitas, dan promosi6. Penetapan harga;7. Tujuan dan anggaran8. Strategi .-> lakukan strategi yg sederhana ! Contoh:

“Manjakan pelanggan anda”.

4.LOKASI USAHA

• Lokasi yg tepat dapat membantu usaha anda menghasilkan uang cari lokasi yg ideal.

• Rumus : SEWA = BIAYA RUANGAN + IKLAN

• Jangan mencoba usaha pada daerah t.t hanya karena ada tanda2 harga sewa atau harga beli lokasi yg rendah.

• Dalam penetapan lokasi, hal2 yg perlu diperhatikan:1. Di mana alamat usaha anda ?2. Bagaimana penampilan fisik bangunan ?3. Apakah anda menyewa/memiliki sendiri ?4. Renovasi apa yg diperlukan5. Apa usaha lain di daerah itu ?6. Mengapa memilih lokasi ini bukan yg lain ?7. Apakah pemilihan lokasi akan mempengaruhi biaya

operasi ?

5.PERSAINGAN

• Bisnis sangat bersifat kompetitif, sehingga kita tidak bisa melepaskan perhatian terhadap kompetitor.

• Kesalahan yg umum adalah membuka usaha dalam pasar yang telah dilayani lebih dari cukup.

• Untuk menganalisis pesaing kita, pertimbangkan hal2 berikut:• Siapa 5 pesaing terdekat ?• Bagaimana usaha mereka: stabil, meningkat, atau

menurun ?• Bagaimana persamaan dan perbedaan kegiatan

mereka dg kita ?• Apa yg telah kita pelajari dari pengamatan atas

kegiatan mereka ? Apa yg berhasilnya ? Yg gagalnya ?• Bagaimana kegiatan kita akan lebih baik dari mereka ?

5.MANAJEMEN

• 98% kegagalan usaha kecil berasal dari kelemahan manajerial.

• Rincian faktor2 penyebab kegagalan usaha:1. Ketidakmampuan manajerial 45%2. Tidak berpengalaman dlm bisnis ini 9%3. Tidak berpengalaman dlm manajemen 18%4. Keahlian yg tidak seimbang 20%5. Kelalaian usaha 3%6. Kecurangan 2%7. Bencana 1%

Total 98%

7.PERSONALIA

• Keberhasilan sebuah bisnis tergantung pada kekuatan personalianya.

• Karyawan yg baik dapat menyebabkan usaha yang pas-pasan menjadi maju; karyawan yg buruk dapat menghancurkan usaha yang terbaik sekalipun.

• Manajemen personalia merupakan hambatan utama bagi pemilik usaha kecil

• Ada asumsi: “saya dapat mengelola orang, karena saya serba bisa” (ini berbahaya ! !)

• Untuk membangun sistem personalia, bisa minta bantuan konsultan SDM: rekrutmen, melatih, mendidik, meskipun biayanya agak besar ( sebagai investasi).

• Tenaga kerja yang buruk akan menjadi bencana bagi bisnis kita.

HAL2 YG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PERENCANAAN T.KERJA:

1. Apa kebutuhan personalia saat ini ? Di masa mendatang ? 5 tahun kemudian ?

2. Kemampuan apa yg diperlukan usaha anda ?

3. Apakah orangnya tersedia ? Di mana ?

4. Apakah yg diperlukan tenaga penuh waktu?/paruh waktu ?

5. Apakah akan digaji bulanan/upah per jam ?

6. Apa tunjangan yang akan ditawarkan ?

7. Apakah akan membayar lembur ?

8. Apakah akan melatih karyawan ? (perlu biaya)

PENGENDALIAN BISNIS

BISNIS PERLU PENGENDALIAN ?

• Sesukses apapun kegiatan BISNIS tetap perlu pengendalin, untuk menghindari kebangkrutan.

• Pengusaha yg memulai sebuah bisnis harus memperhatikan, sekaligus belajar dari kesalahan2 orang lain.

• Berbisnis penuh ketidakpastian

TANDA2 BAHAYA KEBANGKRUTAN:

(PERLU PENGENDALIAN)1. Pengelolaan keuangan menjadi tidak ketat, banyak

penggunaan uang tidak jelas;

2. Terlalu banyak memberi diskon2 besar;

3. Personnel penting meninggalkan persh;

4. Bahan2 untuk memenuhi pesanan kurang;

5. Para pemasok meminta pembayaran tunai;

6. Pph tidak dibayar;

7. Keluhan2 pelanggan semakin meningkat;

8. Dll.

ARTI PENGENDALIAN

• Pengendalian membantu manajer memantau keefektifan perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan, serta mengambil tindakan korektif sesuai dg kebutuhan.

• PENGENDALIAN (control) “Proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan yg direncanakan”.