penyimpanan dokumen terpusat perpustakaan digital

AGUS SUDARMANTO, S.KOM.

Jakarta, 11 Februari 2013

@gs

Maksud

Mengelola dokumen/berkas file softcopy

dalam sebuah sistem perpustakaan

dokumen (Document Library)/

perpustakaan digital (Digital Library) yang

dapat digunakan oleh seluruh pejabat

terkait sebagai tempat penyimpanan file

terpusat (Storage Server).

@gs

Tujuan

Sistem dapat menjadi tempat penyimpanan

seluruh file yang berhubungan dengan

pekerjaan/ kegiatan unit;

Sistem dapat digunakan oleh pimpinan

sebagai perpustakaan untuk mencari bahan

tulisan, baik itu untuk bahan rapat maupun

untuk pertimbangan penetapan kebijakan;

Sistem dapat memberikan solusi

permasalahan penyimpanan file unit yang

ada saat ini;

@gs

Permasalahan :

Masing-masing unit bahkan sub unit paling akhir menerbitkan dokumen/ berkas (file) baru setiap saat;

File pada unit diketik oleh staf yang berbeda-beda;

File pada unit disimpan dalam komputer yang berbeda-beda;

Peletakan file tidak tersusun dengan baik dan tidak seragam antara staf yang satu dengan lainnya;

@gs

Permasalahan

Pencarian file menjadi sulit dilakukan apalagi

terhadap file-file lama;

Pengambilan file pada komputer yang ter-

password akan sulit dilakukan;

@gs

Unit I

PC. A

PC. B

PC. C

Unit II

PC. D

PC. E

PC. F

Unit III

PC. G

PC. H

PC. I

Unit IV

PC. J

PC. K

PC. L

ANTAR UNIT TIDAK TERKONEKSI

@gs

Staf

Kepala Sub Bagian

Kepala Bagian

ANTAR UNIT TIDAK TERKONEKSI

@gs

Staf

Kepala Sub Bagian

Kepala Bagian

PENYIMPANAN FILE TERPUSAT

Storage Server

@gs

Direktori Perpustakaan Digital

Kepala Biro

Kepala Bagian IIKepala Bagian I

Kasubag A

Staf Staf

Kasubag A

Staf Staf

Kasubag A

Staf Staf

Kasubag A

Staf Staf

@gs

Pengguna diberikan hak akses baca dokumen sampai 1 (satu)

level diatasnya, contoh : Kepala Sub Bagian A dapat melihat

dokumen yang disimpan oleh stafnya dan Kepala Bagiannya,

namun tidak dapat melihat dokumen Kepala Sub Bagian B.

Kepala Biro

Kepala Bagian IIKepala Bagian I

Kasubag A

Staf Staf

Kasubag B

Staf Staf

Kasubag C

Staf Staf

Kasubag D

Staf Staf

@gs

Dokumen yang disimpan :

Dokumen kegiatan internal;

Dokumen kegiatan eksternal;

Surat-surat yang diterbitkan;

Bahan/ berkas yang didapat dari

kegiatan di luar kantor;

@gs

Hirarki dokumen Biro

Kegiatan Biro

○ Kegiatan A

○ Kegiatan B

Surat-surat Biro

○ Memo

○ Surat Tugas

Bagian ‘x’

○ Kegiatan Bagian ‘x’

○ Surat-surat Bagian ‘x’

○ Sub Bagian ‘z’ Kegiatan Sub Bagian ‘z’

Surat-surat Sub Bagian ‘z’

Dokumen dikelompok-

kan berdasarkan jenis-

sehingga memudahkan

dalam pencarian

dokumen.

@gs

Label/penanda dokumen

Setiap dokumen akan diberi label/penanda

(tag) untuk memudahkan pencarian dokumen,

macam penanda dokumen diantaranya :

Biro, misal : Biro Perencanaan

Nama Kegiatan, misal : Laporan Tahunan,

PMPRB

Tahun

@gs

Fitur dalam sistem :

Unggah (upload) dokumen;

Unduh (download) dokumen;

Pratinjau (preview) dokumen;

Pencarian dokumen dengan beberapa filter pencarian;

Daftar kontributor dokumen;

Notifikasi dokumen baru;

Bagi pakai (sharing) dokumen;

Penanda baca (read later) dokumen;

Penilaian (rate) dokumen;