pengadaan material

Gatot Bintoro

PENGADAAN MATERIAL

Kegiatan Pengadaan MaterialMemperoleh material dengan harga minimumPengangkutan materialPenyediaan tempat penyimpananPengangkutan ke tempat tujuan akhir

Kegiatan dalam PembelianPengembangan prosedur-prosedur kebijakan pembelian

Koordinasi dengan devisi-devisi yang terkait

Riset, survei dan pengembangan untuk menyeleksi material/barang dan sumber-sumber yang tepat

Kegiatan dalam PembelianPengiriman barang

Pemeriksaan pengiriman/shipment untuk pengendalian kuantitas dan kualitas

Komunikasi dengan devisi lain untuk menjamin keefektifan manajemen material dan penilaian kinerja para pemasok

Proses-proses pembelianPengenalan kebutuhanUraian kebutuhanPemilihan kemungkinan sumber kebutuhanPenentuan harga dan ketersediaanPemberian order (pemesanan)

Proses-proses pembelianTindak lanjut dan percepatan order/pemesananVerifikasi suppai dan tagihan para pemasokPemrosesan ketidaksesuaian dan penolakanPenutupan pemesanan yang sudah selesai/pemeliharaan file

Penetapan kebutuhan: Sistem MRPPerencanakan kebutuhan material/Materials-Requirements-Planning (MRP) merupakan sistem informasi berbasis komputer yang dipakai untuk menangani perencanaan dan pengendalian efektif inventory material

Materials Requirements PlanningTujuan: Penjadwalan item pada saat dibutuhkan. Tidak lebih awal dan tidak terlambatItem dependen dan diskritProduk kompleksJob shopAssemble-to-order

Input dan Output MRP

MaterialRequirements

Planning

MaterialRequirements

Planning

Master Production ScheduleMaster Production Schedule

Planned Order ReleasesPlanned Order Releases

Work OrdersWork Orders Purchase OrdersPurchase Orders Rescheduling Rescheduling

ProductStructure

File

ProductStructure

File

InventoryMaster

File

InventoryMaster

File

Sistem MRP Membantu:Material apa yang akan dipesanBilamana perlu memesanJumlah material yang diperlukan

Bagian alir sistem MRP

Pelaksanaan Sistem MRPMembuat data base bersamaMemetapkan angka-angka inventaris yang benar dan membuat sistem pemeriksaan untuk mengatur balans stokMemastikan kebenaran dari Bill of Material (BOM)Menentukan kebijakan inventarisasi dan pemesanan (EOQ, Re-order point (ROP), lead-time)

Pelaksanaan Sistem MRPMengembangkan master schedule (koordinasi dengan semua yang terlibat pemesanan, penyimpanan & penggunaan material)Memilih software MRP dan perangkat kerasnyaMonitoring program pilot MRP, dengan meninjau kinerja secara teratur.Menetapkan sistem MRP pada seluruh bagian secara progresif.

Inventory Accuracy

Catatan inventory untukkeperluan MRP harus accurate!

Bagaimana caranya?

Untuk mencapai akurasi Catatan

1. Penyimpanan yang baik2. Bangun dan jalankan

prosedur pengambilaninventory

3. Catat transaksi inventory4. Hitung secara reguler

jumlah fisik inventory5. Cocokkan segera bila terjadi

perbedaan antara catatandan hasil perhitungan fisik

Penetapan kebutuhan: Sistem ROPTujuan ROP untuk membantu pengontrolan inventarisasi untuk menentukan: kapan harus memesan material dan apa yang harus dipesan.ROP berbeda dengan MRP, karena didasarkan pada pola pemesanan historis dan permintaan yang kontiyu/berjangka panjang, bukan proyeksi kebutuhan terbatas di masa yang akan datang.Cocok untuk sistem distribusi (grosir/eceran), sistem pengadaan barang pemeliharaan, perbaikan dan operasional.

Re-order Point (ROP)Merupan keadaan dimana balans stok untuk jenis material/barang apapun menurun di bawah suatu level tertentu, dan diperhitungkan untuk kuantitas pemesanan ulang, dengan memperhitungkan waktu tenggang (lead-time) dari pemasok

ROP: Prinsip stok aman dan pemesanan aman, untuk demand yang konstan

Perhitungan kuantitas pemesanan ulang

Kuantitas pemesanan ulang tetap (ROP=FRO)Kuantitas RO tetap – Stok yang ada (ROP=FRQ-SOH)(Pemesanan per satuan waktu x Jumlah satuan waktu)-(Stok yang ada + Stok yang dipesan) (ROP=DXT-SOH)Pemesanan kuantitas ekonomis (ROP= EOQ)

Kuantitas pemesanan ulang tetap

Kuantitas RO tetap – Stok yang ada

Pemesanan per satuan waktu x Jumlah satuan waktu)-(Stok yang ada + Stok yang dipesan

Waktu siklus pemesanan: interval waktu antara peninjauan kembali stok dengan maksud mengadakan pemesanan pengisian (replenishment)Waktu peninjauan kembali pesanan: waktu yang perlu untuk mereview stok dan membuat pesananWaktu tenggang pemasok: waktu rata-rata antara pemberian order oleh pembeli dan penerimaan material dari penjualCadangan stok aman: Angka ini berdasarkan keadaan nyata, yang dapat ditambah atau dikurangi sesuai kebutuhan ketersediaan material, biasanya diambil nilai 50%-100% dari jumlah point 1,2, dan 3.

Pemesanan per satuan waktu x Jumlah satuan waktu)-(Stok yang ada + Stok yang dipesan

Kuantitas pemesanan ekonomis (EOQ)

Kuantitas pemesanan ekonomis didefinisikan sebagai kuantitas dimana dimana biaya perolehan (akuisisi) sama dengan biaya kepemilikan.Kuantitas inilah yang harus dibuat atau dibeli pada suatu waktu sehingga akan menghasilkan biaya satuan terendah

Penerapan Konsep EOQ :Biaya pemesanan: berhubungan dengan penerbitan pemesanan atau kontrak pembelianBiaya pemilikan: berhubungan dengan carrying inventory termasuk biaya investasi inventaris, gudang, asuransi, penyusutan, kadaluarsa.Permintaan: jumlah unit yang dipakai persatuan waktuBiaya satuan: harga per unit material/barang yang akan dipesan

Perhitungan EOQ

Perilaku biaya inventaris

Meskipun EOQ memberikan kuantitas yang paling ekonomis dari pembelian atau pemesanan, keputusan pemesanan yang sebenarnya harus mempertimbangkan juga faktor-faktor:

Kuantitas yang dipesan harus dibatasi oleh ruang pergudang yang tersediaKuantitas harus disesuaikan untuk memperhitungkan umur simpan barangRumus yang dipakai tidak memberikan kompensasi secara aktif bagi perubahan permintaan yang mendadak, kebutuhan musiman, atau penghentian penggunaan barang

Siklus Pemesanan

Perbandingan MRP dan ROP

Kuantitas pesanan berdasarkan permintaan masa mendatang yang diperkirakan

Kuantitas pemesanan berdasarkan pola permintaan terdahulu

Berdasar permintaan material untuk manufaktur produk akhir

Berdasar barang tertentu dengan pola jangka panjang yang kontiyu

Lanjut: perlu perangkta keras dan lunak komputer

Mendasar: tidak memerlukan peralatan khusus

MRPROP

Perbandingan MRP dan ROP

Inventaris diganti sesuai dengan Master Scedule

Inventaris diganti secara tetap menurut habisnya inventaris tersebut

Stok pengaman berupa produk akhir (nilainya lebih rendah)

Diperlukan stok pengaman untuk semua barang (nilainya relatif tinggi)

Pengaturan waktu pemesanan berdasarkan tahapan produksi sesuai dengan Master Scedule

Pengaturan waktu pemesanan berdasarkan isyarat titik pemesanan ualang

MRPROP

Definisi KualitasKulaitas menyatakan sifat-sifat atau karakteristik yang terukur dari suatu produk atau proses, yang biasanya dinyatakan dalam kelas, tingkat atau spesifikasi

Deskripsi kualitas dapat melalui:Nama dagang atau merekSpesifikasi yang rinci atau cetak biruKelas pasar

Pengendalian MutuSpesifikasi Barang/material harus ditentukan (produsen/pemasok)Pembeli harus memastikan bahwa barang yang dipesan sesuai dengan spesifikasi yang dimintaPemerikaan dapat dilakukan oleh pembeli

Cara-cara pemeriksaanPengendalian mutu bersertifikatPengendalian mutu secara statistik

Pengendalian mutu bersertifikatPemasok dapat menerbitkan pernyataan bahwa kiriman memenuhi spesifikasi yang tercantum dalam perjanjian pembelian Selanjutnya pemeriksaan hanya dilakukan secara periodik untuk menjamin bahwa standar kualitas tetap terjamin (menghindari pemeriksaan berulang oleh pemasok atau pembeli)

Pengendalian Mutu secara StatistikMenggunakan metode statistik untuk pengambilan dan pemeriksaan sampel yang dapat mewakili seluruhnya (populasi)Resiko bagi pembeli, yaitu bahwa sampel tidak menunjukkan cacat yang terdapat dalam pengirimanResiko bagi produsen, yaitu bahwa sampel menunjukan cacat yang tidak ada dalam sisa pengiriman, dan pemeriksa mungkin akan menolak keseluruhannya

Proses SamplingUkuran lot: jumlah barang dalam pengirimanTingkat kualitas yang diterima: kualitas lot terendah yang dapat diterimaUkuran sampel: jumlah barang yang ditarik dari lot untuk diperiksa kualitas lotnyaJumlah yang diterima: jumlah maksimum barang cacat yang diijinkan dalam sampel

Prosedur PenolakanBila pemeriksaan menunjukkan bahwa material/barang yang diterima tidak memenuhi kualitas, maka semua pengiriman harus diberhentikan sementaraPengumuman penolakan harus dikirimkan ke semua yang terlibat, bagian pengadaan, penggunaan, gudang, pengendalian dan distribusi.

Tanggung jawab staf pembelian jika terjadi penolakan

Menghentikan sementara semua pengirimanMemberikan penyataan kepada pemasok mengenai sebab-sebab penolakanLangsung menegosiasi kelanjutan pengujian dan sampling dengan pemasok jika penolakan itu merupakan hal yang meragukanMengatur pengerjaan ulang bagi barang-barang yang terpengaruhMemberi tahu semua bagian yang terlibat dalam pengadaan, penggunaan, pengendalian dan kewenangan atas material