analisis risiko pengadaan material pipa pada fase shipping

1

Analisis Risiko Pengadaan Material Pipa pada Fase Shipping dengan Metode Ex-Work dalam Proyek EPC (Studi Kasus PT. X)

Adrian Satriaji Wiryawan, Leni Sagita Riantini

Departemen Teknik Sipil, Fakultas Teknik, Universitas Indonesia, Kampus Baru UI Depok 16424,

Indonesia

E-mail: [email protected]

ABSTRAK

Tahap procurement dalam Proyek EPC memegang proporsi biaya sekitar 60%- 70% dari keseluruhan biaya proyek. Poin kritis dalam tahap ini adalah fase shipping pada material pipa karena sering terjadi keterlambatan pengiriman material ke lapangan. Salah satu metode shipping yang sering digunakan adalah Ex-Work. Analisis risiko pun dibutuhkan untuk menentukan risiko dominan, penyebab dan dampak serta tindakan preventif dan korektif untuk setiap risiko. Jenis penelitian ini adalah studi kasus pada PT.X dengan metode penyebaran kuisioner dan wawancara mendalam. Hasil yang diperoleh adalah 7 peristiwa risko dominan pada setiap tahap shipping dan risk register keseluruhan risiko untuk pekerjaan piping pada Proyek EPC. Kata Kunci: Analisis risiko, shipping, material pipa, proyek EPC.

Risk Analysis of Pipe Material Procurement on Shipping Phase with Ex-Work Method on EPC Project (Case Study PT. X)

ABSTRACT

Procurement on EPC Project has budget proportion for around 60% - 70% from the total cost. Critical point on this stage is shipping phase of pipe material because often happen late of delivery to the site. One of shipping method that often used by PT.X is Ex-Work. Risk analysis is needed to determine the dominant risks, causes, effects and also the preventive and corrective actions on each risks. Type of this research is case study on PT.X with the questionnaire and depth interview. The output are 7 events of dominant risks on each step on shipping and risk register of all risks for each piping work on EPC Project. Keywords: Risk analysis, pipe material, EPC Project.

Analisis Risiko ..., Adrian Satriaji Wiryawan, FT UI, 2016

2

PENDAHULUAN

Pengerjaan proyek EPC memiliki tuntutan untuk selesai tepat waktu sesuai dengan

kontrak yang disetujui. Namun, kenyataan di lapangan, banyak proyek EPC yang mengalami

penurunan dalam kinerja waktu. Hal tersebut dapat dilihat dalam pencapaian waktu pada

Proyek yang dikerjakan oleh PT.X pada tahun 2011 – 2014. Tabel 1. Kinerja Proyek PT. Rekind

Indikator Realisasi

2011 2012 2013 2014

SPI 0.94 0.93 0.99 0.95 Sumber: Annual Report 2011 - 2014 PT.Rekind

Dalam Schedule Performance Index (SPI), Index kurang dari 1 (< 1) menunjukkan

kinerja waktu proyek terlambat terhadap perencanaan yang dibuat dan dari data Table Kinerja

Proyek tersebut, dapat dilihat bahwa Schedule Performance Index pada tahun 2011 - 2014

menunjukkan kurang dari 1 yang menandakan bahwa ada pergeseran base line akibat

terjadinya extention of time pada poin kritis di beberapa proyek yang ditangani oleh pihak

PT.X. Salah satu risiko yang sering terjadi di lapangan adalah material piping yang tidak

sampai ke lapangan sesuai jadwal (Indrawan A., 2014). Material piping dalam Proyek EPC

merupakan material yang merupakan poin kritis dalam proses Konstruksi EPC. Hal tersebut

dapat dilihat pada urutan pekerjaan untuk tahap Konstruksi pada proyek EPC seperti gambar

berikut

Dari urutan tersebut, dapat dilihat jika pekerjaan piping terhambat, maka keseluruhan proyek

pula dapat mengalami keterlambatan. Hal ini terjadi karena pekerjaan piping mempunyai

peranan penghubung alat – alat pabrik. Hal ini merupakan salah satu risiko yang harus

Gambar 1. Urutan Pekerjaan untuk Tahap Konstruksi Proyek Pabrik Sumber: Project Master Schedule PT. X,2015


3

diterima oleh pihak shipping yang harus dianalisis lebih lanjut agar masalah ini tidak

berdampak pada proses pengiriman material khususnya denga metode Ex-Work sehingga

material pipa ini tetap akan sampai tepat waktu. Rata – rata keterlambatan waktu proyek yang

terjadi akibat keterlambatan dalam proses pengiriman tersebut berkisar antara 30 – 35 hari

baik karena proses persetujuan gambar terhambat ataupun terdapat masalah ketika proses

pengiriman barang pada setiap paket purchasing order.

TINJAUAN TEORITIS

Tahap Shipping pada proyek EPC merupakan sebuah tahap pengiriman material dari

vendor atau subkontraktor ke tempat yang telah di sepakati pada kontrak. Tahap shipping ini

merupakan sebuah mekanisme yang terletak pada fase pengadaan Material.

Gambar 2. Fase Pengadaan Material Proyek EPC Sumber: Radian Z Hosen (2007)

Dalam Fase pengadaan Material proyek EPC, tahap final yang dilakukan adalah

Pack and Transport. Pada Implementasi pada proses Pengadaan Barang pada PT.X, salah

satu metode pengiriman barang yang sering digunakan adalah metode Ex – Work

(Taqwawan, 2015). Sebagaimana yang akan dijelaskan pada sub bab setelah ini, metode Ex –

Work merupakan sebuah metode dimana penjual menyediakan barang ditempatnya, dan

setelah itu merupakan kewajiban pembeli mulai dari proses pengiriman, dokumen hingga


4

proses penerimaan di lapangan. Berikut merupakan tahapan lanjut dalam proses Pack and

Transport dengan metode Ex – Work. Sumber : Olahan Penulis

Dalam gambar di atas dijelaskan bahwa dalam proses pengiriman barang atau material

melalui 5 tahap utama mulai dari inland transport, pelabuhan muat, pengangkutan laut,

pelabuhan bongkar, inland transport hingga tahap penerimaan.

METODE PENELITIAN

Berikut adalah kerangka penelitian yang digunakan sebagai langkah dalam

menjawab rumusan masalah dalam penelitian ini.

Gambar 3. Tahap Pack and Transport dengan Metode Ex – Work


5

Gambar 4. Metode Penelitian Sumber: olahan penulis

Tahapan dalam penelitian ini adalah melakukan identifikasi masalah, validasi variabel

bebas kepada pakar (kuesioner tahap 1), analisis tahap 1, pilot survey (kuesioner tahap 2),

analisis tahap 2, kuesioner tahap 3, analisis hasil, kuesioner tahap iv, data collecting (risk

response planning) dan kesimpulan dan saran.


6

HASIL PENELITIAN

Seluruh data yang diperoleh dilakukan analisis berdasarkan tahapan penelitian yang

telah dijelaskan sebelumnya. Berikut merupakan hasil penelitian dari proses penelitian yang

telah dilakukan

1. Hasil Validasi Pakar Awal

Validasi pakar awal dilakukan kepada 5 pakar. Metode yang digunakan dalam

menentukan hasil adalah metode konsensus. Tahap validasi pakar awal ini dilakukan

sebanyak dua kali agar memperoleh hasil yang terbaik. Validasi pakar awal ini dilakukan

terhadap 54 variabel peristiwa risiko. Hasil dari proses validasi pakar awal ini adalah terdapat

21 variabel yang tetap digunakan , 22 variabel yang mengalami revisi, 1 variabel risiko

tambahan dan terdapat 11 variabel yang dihilangkan. Dari proses validasi pakar awal tahap

pertama ini didapatkan bahwa terdapat 44 variabel peristiwa risiko yang digunakan. 44

variabel peristiwa risiko ini kemudian dilakukan uji kembali kepada 3 pakar apakah sudah

sesuai, dan hasilnya adalah 42 variabel peristiwa risiko dinyatakan sesuai dan 2 variabel

peristiwa risiko harus direvisi secara kontek agar maknanya lebih tajam. Total variabel yang

digunakan dan telah melalui validasi pakar awal ini adalah 44 variabel peristiwa risiko.

Hasil Uji Validitas dan Reliabilitas 1.1

Uji ini dilakukan untuk mengetahui apakah variabel yang digunakan layak untuk

dilanjutkan baik dari tingkat kebenaran ataupun kehandalannya. Dalam proses uji validitas,

digunakan standar nilai r sebesar 0,361 karena menggunaan jumlah responden sebanyak 30

orang (N = 30). Angka ini dijadikan acuan untuk menentukan apakah variabel penelitian

dikatakan valid atau tidak. Dari proses uji validitas , didapatkan bahwa terdapat 8 variabel

yang tidak valid diantaranya X1, X2, X7, X9, X28, X29, X39 dan X42 karena mempunyai

nilai corrected item-total correlation < 0,361.

Setelah proses pengujian validitas, maka dilakukan uji reliabilitas untuk mengetahui

konsistensi dan stabilitas nilai hasil pengukuran tertentu di setiap kali pengukuran dilakukan

pada hal yang sama. Pada uji ini, nilai cronbach’s alpha pada setiap variabel mempunyai

hasil > 0,9 yang mempunyai arti bahwa setiap variabel penelitian mempunyai nilai reliabilitas

sempurna. Kesimpulan yang didapat dari proses uji validitas dan reliabilitas adalah

terjadinya pengurangan sebanyak 8 variabel peristiwa risiko sehingga didapatkan variabel


7

total sebanyak 36 variabel. 36 variabel inilah yang akan menjadi data untuk melakukan

proses analisis kualitatif risiko.

Hasil Analisis Kualitatif Risiko 1.1.1

Variabel penelitian mengalami proses analisis kualitatif risiko untuk mengetahui

nilai probabilitas rata – rata, nilai dampak rata – rata, nilai risiko rata rata sehingga nantinya

akan didapat nilai risiko yang masuk dalam kategori tinggi, sedang dan rendah. Variabel

peristiwa risiko yang mempunyai kategori risiko tinggi merupakan variabel yang termasuk

kepada risiko dominan dalam proses penelitian ini.

Hasil yang didapat dalam proses analisis kualitatif risiko ini adalah terdapat 5

peristiwa risiko yang mempunyai level risiko tinggi, 13 peristiwa risiko yang mempunyai

level sedang, dan 26 peristiwa risiko yang mempunyai level rendah. 5 variabel risiko yang

menjadi risiko tinggi dalam proses shipping material pipa dengan metode Ex-Work adalah

X3, X6, X10,X 27, X36. Kelima risiko ini akan dibahas secara mendalam beserta risiko

dominan lainnya pada setiap tahapan pada fase shipping mulai dari penyebab, dampak hingga

tindakan pencegahan dan juga tindakan koreksi pada sub bab selanjutnya.

PEMBAHASAN

Pembahasan Peristiwa Risiko Dominan Pada Setiap Tahap Proses Shipping

1. Peristiwa Risiko Dominan pada Tahap Inland Transport di Tempat Asal

Risiko dominan yang terjadi pada tahap inland transport di tempat asal adalah

terjadinya kerusakan barang/material ketika proses handling. Penyebab dari risiko ini adalah

adanya kesalahan metode rigging dan lifting material pipa, kurangnya kompetensi pada

operator alat angkat untuk melakukan proses handling pada pipa, dan packing material pipa

yang tidak sesuai standar yang berlaku. Tindakan preventifnya adalah melakukan simulasi

rigging dan lifting sesuai dengan standar dan metode yang diajukan oleh pihak kontraktor

dengan pengawasan rigger yang sudah mempunyai spesialisasi, melakukan pelatihan dan

pengawasan operator berupa pengecekan kualifikasi dan izin kerja operator alat angkat


8

Gambar 5. Proses handling dengan metode sling Sumber: dokumentasi PT.X

tersebut, melakukan check list packing dan menyiapkan prosedur packing dan

mengasuransikan material pipa tersebut.

Dampak yang dihasilkan adalah rusaknya barang yang menjadikan barang tersebut

tidak dapat digunakan dalam proses konstruksi, kerugian baik secara biaya dan waktu yang

harus ditanggung oleh pihak kontraktor yang berperan sebagai pembeli, terjadinya

keterlambatan proyek. Tindakan korektifnya adalah memasukan material yang rusak ke

dalam OSDR (Over, Short, Damaged Report), melakukan rework pada barang yang tidak

dapat digunakan dan melakukan re-schedule waktu proyek agar penyelesaian proyek tidak

mengalami keterlambatan, dan mengurus prosedur asuransi.

Risiko dominan yang kedua pada tahap ini adalah terjadinya keterlambatan fabrikasi

material. Penyebab risiko ini adalah produktifitas pekerja fabrikator rendah, keterlambatan

persetujuan gambar oleh pihak kontraktor (issue for approval), pembayaran oleh pembeli

terlambat dan terjadinya keterlambatan pembelian raw material. Tindakan Preventifnya

adalah menyiapkan prosedur review and approval dari desain ataupun gambar kerja,

melakukan project financing dengan cara bekerja sama dengan lembaga keuangan (bank)

agar pembayaran lancar, dan menyiapkan pengawasan dari kontraktor di tempat fabrikator

untuk mengecek status pekerjaan. Dampaknya adalah penambahan durasi pada pengadaan

material pipa dan terjadinya keterlambatan. Tindakan korektifnya adalah meminta

penggantian pekerja yang tidak kredibel atau yang memiliki produktifitas rendah,

menambahkan jumlah pengawas di tempat fabrikator, melakukan workshop terkait

persetujuan gambar, melakukan diskusi status invoice fabrikator secara berkala, menyuplai

raw material kepada pihak vendor.

2. Peristiwa Risiko Dominan pada Tahap Aktivitas Loading di Pelabuhan Muat

Risiko dominan pada tahap aktivitas loading di pelabuhan muat sama dengan risiko

pada tahap sebelumnya yaitu terjadinya kerusakan barang/material ketika proses handling.


9

Berdasarkan pendapat pakar, risiko handling mempunyai faktor penyebab, preventif, dampak

dan tindakan korektif yang hampir sama walaupun risiko ini berada pada tahap yang berbeda.

Titik pembedanya adalah pada tahap ini, tindakan pengawasan operator dan pengecekan

kualifikasi (izin kerja) operator alat angkut dilakukan kepada otoritas pelabuhan karena pihak

yang terkait dalam hal ini adalah pihak otoritas pelabuhan pada pelabuhan muat.

3. Peristiwa Risiko Dominan pada Tahap Pengangkutan Laut

Risiko dominan dalam tahap pengangkutan laut adalah risiko yang timbul selama

perjalanan (kandas, tenggelam, tabrakan atau peledakan). Penyebab munculnya risiko ini

antara lain kecerobohan awak kapal dalam menjalankan kapal, berlebihnya muatan barang di

kapal, kurangnya perawatan kapal dan cuaca yang buruk. Tindakan preventifnya adalah

mengecek kualifikasi awak kapal, mengecek apakah kapal tersebut mempunyai Certificate

Load Line, membuat kemitraan antara pemilik barang dan pemilik kapal (Indonesia’s Sea

Transportation Incorporated) untuk pelaksanaan kontrak pengangkutan jangka panjang/Long

Term Time Charter, menyusun Transport Logistic Plan yang berupa jadwal keberangkatan

sesuai kondisi cuaca dari Badan Meteorologi dan Geofisika (BMKG). Dampak dari risiko ini

adalah hilangnya material pipa yang diangkut dan terjadi keterlambatan pengiriman material

pipa ke pelabuhan tujuan. Tindakan korektif untuk risiko ini adalah melakukan klaim kepada

pihak forwarder selaku pemilik kapal. Sebagaimana aturan internasional, setiap pengiriman

kargo akan mendapatkan marine cargo insurance atau asuransi, melakukan re-order material

pada material yang rusak ataupun hilang dan melakukan penyesuaian master schedule agar

waktu penyelesaian proyek berjalan sesuai kontrak

4. Peristiwa Risiko Dominan pada Tahap Aktivitas Unloading di Pelabuhan Bongkar

Nilai risiko dominan dalam tahap aktivitas unloading di pelabuhan bongkar adalah

timbulnya masalah pada dokumen perizinan impor (bea & cukai). Penyebab munculnya

risiko ini adalah terlambat dan juga terhambatnya prosedur pengurusan dokumen master list,

terjadinya kesalahan penulisan quantity atau jumlah antara PO dan dokumen impor,

terjadinya keterlambatan kedatangan dokumen impor (shipping order) di pelabuhan impor.

Tindakan preventifnya yaitu memastikan untuk mendapatkan persetujuan dari pemerintah

Indonesia sehingga dokumen master list cepat selesai, melakukan pengecekan mulai dari

spesifikasi, quantity dan size pada saat proses tender, mempersyaratkan dokumen impor harus

masuk ke dalam dokumen kontrak. Dampak dari risiko ini adalah adanya tambahan biaya

untuk material pipa tersebut untuk dapat masuk ke pelabuhan impor, pengiriman material


10

menjadi terlambat karena material pipa tidak boleh di unloading dari kapal jika proses

clearance belum selesai, terjadinya biaya tambahan demorage cost karena material pipa

disimpan di pelabuhan. Tindakan korektifnya adalah melakukan perbaikan dan peninjauan

ulang pada master list dan meminta persetujuan pihak terkait, memperbaiki dokumen yang

salah dan mempercepat pengiriman dokumen impor ke pelabuhan tujuan, dan melakukan

penyesuaian master schedule agar penyelesaian proyek tidak terlambat

5. Peristiwa Risiko Dominan pada Tahap Inland Transport di Tempat Tujuan

Risiko dominan yang terjadi sama pada tahap 1 dan 2 yaitu terjadinya kerusakan

barang/material ketika proses handling. Terdapat sedikit perbedaan dalam penanganan risiko

yang membedakan peristiwa risiko kerusakan barang/material ketika proses handling di

tempat tujuan dengan tempat asal, yaitu pihak PT.X lebih mudah untuk mengawasi proses

handling material ke inland transport karena masih berada pada wilayah yang dekat dengan

site sehingga mudah dijangkau pihak kontraktor (taqwawan, 2016).

6. Peristiwa Risiko Dominan pada Tahap Penerimaan

Risiko dominan pada tahap penerimaan dalam proses shipping material dengan

metode Ex-Work adalah tidak terpenuhinya persyaratan mutu, bentuk, warna, dan lain - lain

dari material yang dibeli. Penyebab terjadinya risiko ini adalah terjadi kerusakan material

pada salah satu tahap dalam proses shipping, terjadi kesalahan dokumen pengiriman barang,

kelalaian dalam proses check list inspection di pelabuhan tujuan. Tindakan preventifnya yaitu

melakukan pengontrolan material pipa pada setiap tahap mulai dari tempat fabrikasi material

hingga sampai di lapangan, mempersiapkan dokumen pengiriman barang dengan matang

sesuai dengan PO Contract, dan melakukan pengecekan berulang (double check) pada saat

barang diterima di tempat tujuan. Dampak dari risiko ini adalah material pipa tidak dapat

dipakai untuk kebutuhan konstruksi, proses serah terima material membutuhkan durasi yang

cukup panjang dan terjadinya keterlambatan dalam penggunaan material pipa untuk proses

konstruksi. Tindakan korektifnya adalah melakukan investigasi untuk mengetahui di tahap

mana material tersebut mengalami kerusakan, melakukan pemesanan kembali material

apabila terdapat material yang tidak sesuai dengan spesifikasi, memperbaiki dan melakukan

kroscek terhadap dokumen yang salah dan melakukan penyesuaian master schedule proyek

agar proses penyelesaian proyek berjalan sesuai kontrak


11

Gambar 6. Mekanisme Klaim Asuransi Sumber: Wawancara Pakar PT.X

Pembahasan Risiko Dominan Terhadap Model Kontrak Ex-Work

Dalam proses penanganan risiko pada model kontrak Ex-Work, pembeli selaku risk

owner dihadapkan pada dua pilihan yaitu bertanggung jawab terhadap risiko tersebut atau

melakukan transfer risiko kepada pihak lain dengan cara klaim asuransi (agham, 2016).

Sebagai contoh, salah satu risiko dominan pada pembahasan di atas adalah terjadinya

kerusakan barang/material ketika proses handling. Sesuai dengan pengalaman di PT.X, untuk

menangani risiko ini pihak kontraktor dapat menanggung penuh risiko tersebut dengan

melakukan re-order material atau dengan melimpahkan kepada pihak asuransi dengan

mekanisme klaim asuransi sebagaimana yang telah dibahas diatas bahwa barang yang sedang

dilakukan proses pengiriman kargo akan ditanggung oleh marine cargo insurance.

Mekanisme klaim asuransi secara finansial merupakan cara yang menguntungkan, akan tetapi

secara waktu akan sangat merugikan karena mekanisme asuransi mempunyai proses yang

panjang (taqwawan, 2016). Berikut adalah mekanisme asuransi yang dilakukan oleh PT.X

Melihat mekanisme klaim di atas, dapat dilihat bahwa terdapat mekanisme yang

cukup panjang dan memakan waktu sehingga kerugian akibat keterlambatan waktu proyek

akan semakin besar. Mekanisme klaim dapat dilakukan apabila material pipa yang dipesan

tidak bersifat urgent list dan tidak bersifat kritis terhadap keseluruhan jalannya proyek

(agham, 2016)


12

KESIMPULAN

a) Terdapat tujuh risiko dominan dalam penelitian ini. Risiko dominan ini diartikan sebagai

risiko dengan nilai risiko tertinggi pada setiap tahap dalam proses shipping. Berikut

variabel risiko doiman pada tahap shipping dengan metode Ex-Work.

• Tahap Inland Transport di Tempat Asal

- Terjadi kerusakan barang/material ketika proses handling

- Keterlambatan fabrikasi material

• Tahap Aktivitas Loading di Pelabuhan Muat


• Tahap Pengangkutan Laut

- Risiko yang timbul selama perjalanan (kandas, tenggelam, tabrakan atau

peledakan)

• Aktivitas Unloading di Pelabuhan Bongkar

- Timbulnya masalah pada dokumen perizinan impor (bea&cukai)

• Tahap Inland Transport di Tempat Tujuan


• Tahap Penerimaan

- Tidak terpenuhinya persyaratan mutu, bentuk, warna, dan lain – lain dari

material yang dibeli.

b) Berikut adalah rekapitulasi terkait penjelasan lebih lanjut terhadap ketujuh risiko dominan

tersebut Tabel 2. Rekapitulasi Penyebab dan Dampak Pada Risiko Dominan

Kode Peristiwa Risiko Penyebab Dampak Inland Tansport di Tempat Asal

X3 Terjadi kerusakan barang /material ketika proses handling

- Kesalahan metode rigging dan lifting material pipa

- Kurangnya kompetensi pada operator alat angkat untuk melakukan proses handling pada pipa

- Packing material pipa yang tidak sesuai standar yang berlaku

- Rusaknya barang yang menjadikan barang tersebut tidak dapat digunakan dalam proses konstruksi

- Kerugian baik secara biaya dan waktu yang harus ditanggung oleh pihak kontraktor yang berperan sebagai pembeli

- terjadinya keterlambatan proyek karena material pipa

X6 Keterlambatan fabrikasi material

- Produktifitas pekerja fabrikator rendah

- Keterlambatan persetujuan gambar oleh pihak kontraktor (issue for approval) Pembayaran oleh pembeli terlambat

- Terjadinya penambahan durasi pada pengadaan material pipa

- Terjadinya keterlambatan pengiriman material ke lapangan yang berpengaruh pada penyelesaian proyek secara umum


13

Tabel 2. (Lanjutan)

Kode Peristiwa Risiko Penyebab Dampak - Terjadinya keterlambatan

pembelian raw material

Aktivitas Loading di Pelabuhan Muat X10 Terjadi

kerusakan barang/material ketika proses handling







- Pengangkutan Laut

X15 Risiko yang timbul selama perjalanan (kandas, tenggelam, tabrakan atau peledakan)

Kecerobohan awak kapal dalam menjalankan kapal

- Berlebihnya muatan barang di kapal

- Kurangnya perawatan kapal - Cuaca yang buruk

- Hilangnya material pipa yang diangkut oleh kapal Terjadi keterlambatan pengiriman material pipa ke pelabuhan tujuan

Aktivitas Unloading di Pelabuhan Bongkar X27 Timbulnya

masalah pada dokumen perizinan impor (bea & cukai)

- Terlambat dan juga terhambatnya prosedur pengurusan dokumen master list

- Terjadinya kesalahan penulisan quantity atau jumlah antara PO dan dokumen impor

- Terjadinya keterlambatan kedatangan dokumen impor (shipping order) di pelabuhan impor

- Adanya tambahan biaya material pipa tersebut untuk dapat masuk ke pelabuhan impor

- Pengiriman material menjadi terlambat karena material pipa tidak di unloading dari kapal jika proses clearance belum selesai

- Terjadinya biaya tambahan demorage cost karena material pipa disimpan di pelabuhan

Inland Transport di Tempat Tujuan

X36 Terjadi kerusakan barang /material ketika proses handling







Penerimaan

X44 Tidak terpenuhinya persyaratan mutu, bentuk, warna dan lain – lain dari material yang dibeli

- Terjadi kerusakan material pada salah satu tahap dalam proses shipping

- Terjadi kesalahan dokumen pengiriman barang Kelalaian dalam proses check list inspection di pelabuhan tujuan

- Material pipa tidak dapat dipakai untuk kebutuhan konstruksi

- Proses serah terima material membutuhkan durasi yang cukup panjang

- Terjadinya keterlambatan dalam penggunaan material pipa untuk proses konstruksi


14

Tabel 2. (Lanjutan)

Kode Peristiwa Risiko Penyebab Dampak Aktivitas Unloading di Pelabuhan Bongkar

X27 Timbulnya masalah pada dokumen perizinan impor (bea & cukai)

- Terlambat dan juga terhambatnya prosedur pengurusan dokumen master list

- Terjadinya kesalahan penulisan quantity atau jumlah antara PO dan dokumen impor

- Terjadinya keterlambatan kedatangan dokumen impor (shipping order) di pelabuhan impor

- Adanya tambahan biaya material pipa tersebut untuk dapat masuk ke pelabuhan impor

- Pengiriman material menjadi terlambat karena material pipa tidak di unloading dari kapal jika proses clearance belum selesai

- Terjadinya biaya tambahan demorage cost karena material pipa disimpan di pelabuhan

Inland Transport di Tempat Tujuan X36 Terjadi kerusakan

barang /material ketika proses handling







Penerimaan X44 Tidak terpenuhinya

persyaratan mutu, bentuk, warna dan lain – lain dari material yang dibeli

- Terjadi kerusakan material pada salah satu tahap dalam proses shipping

- Terjadi kesalahan dokumen pengiriman barang Kelalaian dalam proses check list inspection di pelabuhan tujuan

- Material pipa tidak dapat dipakai untuk kebutuhan konstruksi

- Proses serah terima material membutuhkan durasi yang cukup panjang

- Terjadinya keterlambatan dalam penggunaan material pipa untuk proses konstruksi

Sumber:olahan penulis


15

c) Berikut adalah tabel rekapitulasi yang berisikan tindakan preventif dan korektif tersebut.

Tabel 3. Rekapitulasi Tindakan Preventif dan Korektif Risiko Dominan Kode Peristiwa Risiko Tindakan Preventif Tindakan Korektif

Inland Tansport di Tempat Asal X3 Terjadi kerusakan


Melakukan simulasi rigging rigging dan lifting sesuai dengan standar dan metode yang diajukan oleh pihak kontraktor dengan pengawasan rigger yang sudah mempunyai spesialisasi

- Melakukan pelatihan dan pengawasan operator berupa pengecekan kualifikasi dan izin kerja operator alat angkat tersebut

- Melakukan check list packingdan menyiapkan prosedur packing

- Mengasuransikan material pipa

- memasukan material yang rusak ke dalam OSDR (Over Shrinkage Damage Report) melakukan rework pada barang yang tidak dapat digunakan

- melakukan re-schedule waktu proyek agar penyelesaian proyek tidak mengalami keterlambatan

- Mengurus Prosedur Asuransi -

X6 Keterlambatan fabrikasi material

- Memillih vendor yang mempunyai kredibilitas dan mempunyai pengalaman bekerja sama dengan PT.X Menyiapkan prosedur review and approval dari desain ataupun gambar kerja

- Melakukan project financing dengan cara bekerja sama dengan lembaga keuangan (bank) agar pembayaran lancar

- Menambahkan jumlah pengawas di tempat fabrikator

- Melakukan workshop terkait persetujuan gambar

- Melakukan diskusi status invoice fabrikator secara berkala

- Menyuplai raw material kepada pihak vendor agar menjamin tidak terjadi keterlambatan kembali

- Melakukan penyesuaian pada master schedule proyek

Aktivitas Loading di Pelabuhan Muat X10 Terjadi kerusakan


Melakukan simulasi rigging rigging dan lifting sesuai dengan standar dan metode yang diajukan oleh pihak kontraktor dengan pengawasan rigger yang sudah mempunyai spesialisasi Melakukan pelatihan dan pengawasan operator berupa pengecekan kualifikasi dan izin kerja operator alat angkat tersebut



- memasukan material yang rusak ke dalam OSDR (Over Shrinkage Damage Report)

- melakukan rework pada barang yang tidak dapat digunakan


- Mengurus Prosedur Asuransi


16

Tabel 3. (Lanjut) Kode Peristiwa Risiko Tindakan Preventif Tindakan Korektif

Pengangkutan Laut X15 Risiko yang timbul

selama perjalanan (kandas, tenggelam, tabrakan atau peledakan)

- Mengecek kualifikasi awak kapal

- Mengecek apakah kapal tersebut mempunyai Certificate Load Line Membuat kemitraan antara pemilik barang dan pemilik kapal (Indonesia’s Sea Transportation Incorporated) untuk pelaksanaan kontrak pengangkutan jangka panjang/Long Term Time Charter Menyusun Transport Logistic Plan yang berupa jadwal keberangkatan sesuai kondisi cuaca dari Badan Meteorologi dan Geofisika (BMKG)

- Melakukan klaim kepada pihak forwarder selaku pemilik kapal

- Melakukan re-order material pada material yang rusak ataupun hilang

- Melakukan penyesuaian master schedule agar waktu penyelesaian proyek berjalan sesuai kontrak

-

Aktivitas Unloading di Pelabuhan Bongkar X27 Timbulnya masalah

pada dokumen perizinan impor (bea & cukai)

- Memastikan untuk mendapatkan persetujuan dari Pementintah Indonesia sehingga dokumen master list cepat selesai

- Melakukan pengecekan mulai dari spesifikasi, quantity dan size pada saat proses tender

- Mempersyaratkan dokumen impor harus masuk ke dalam dokumen kontrak

- Melakukan perbaikan dan peninjauan ulang pada master list dan meminta persetujuan pihak terkait

- Memperbaiki dokumen yang salah - Mempercepat pengiriman dokumen

impor ke pelabuhan tujuan - Mengalokasikan budget proyek

untuk membayar demorage cost dan tambahan biaya impor

- Melakukan penyesuaian master schedule agar penyelesaian proyek tidak terlambat

Inland Transport di Tempat Tujuan X36 Terjadi kerusakan


- Melakukan simulasi rigging rigging dan lifting sesuai dengan standar dan metode yang diajukan oleh pihak kontraktor dengan pengawasan rigger yang sudah mempunyai spesialisasi

- Melakukan pelatihan dan pengawasan operator berupa pengecekan kualifikasi dan izin kerja operator alat angkat tersebut



- memasukan material yang rusak ke dalam OSDR (Over Shrinkage Damage Report)

- melakukan rework pada barang yang tidak dapat digunakan


- Mengurus Prosedur Asuransi -


17

Tabel 3. (Lanjut) Kode Peristiwa Risiko Tindakan Preventif Tindakan Korektif

Penerimaan

X44 Tidak terpenuhinya persyaratan mutu, bentuk, warna dan lain – lain dari material yang dibeli

- Melakukan pengontrolan material pipa pada setiap tahap mulai dari tempat fabrikasi material hingga sampai di lapangan

- Mempersiapkan dokumen pengiriman barang dengan sesuai dengan PO Contract

- Melakukan pengecekan berulang (double check) pada saat barang diterima di tempat tujuan

- Melakukan investigasi untuk mengetahui di tahap mana material tersebut mengalami kerusakan

- Melakukan pemesanan kembali material apabila terdapat material yang tidak sesuai dengan spesifikasi

- Memperbaiki dan melakukan kroscek terhadap dokumen yang salah

- Melakukan penyesuaian master schedule proyek agar proses penyelesaian proyek berjalan sesuai kontrak

Sumber: olahan penulis

SARAN

a) Melalui hasil penelitian ini, penulis berharap adanya penelitian lebih lanjut terkait analisis

kuantitatif terhadap risiko dominan pada fase shipping material pipa dengan metode Ex-

Work. Penelitian lanjutan tersebut diharapkan dapat menghasilkan analisis pengurangan

dari segi waktu yang terjadi akibat dari tindakan preventif dan korektif yang diterapkan

pada risiko dominan pada penelitian ini. Dari data tersebut, hasil akhir yang diharapkan

yaitu munculya alokasi contingency plan khususnya dari segi waktu yang dilakukan oleh

pihak kontraktor (PT.X) sebagai bentuk tindakan mitigasi terhadap risiko dominan

tersebut agar tidak terjadi keterlambatan dalam penyelesaian proyek. Hal tersebut

diharapkan dapat dijadikan pedoman untuk pihak kontraktor (PT.X) dalam melakukan

proses shipping material pipa dengan metode Ex-Work.

b) Hasil penelitian ini diharapkan dijadikan acuan dan dasar bagi kontraktor (PT.X) dalam

membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) proses shipping khususnya pada material

pipa yang didalamnya terkandung aturan dan cara mulai dari pre-shipping inspection,

handling material, penjagaan kualitas material di kapal, shipping document dan tata cara

penerimaan material sehingga risiko – risiko dominan pada penelitian ini tidak terjadi pada

pengerjaan proyek selanjutnya.

c) Melakukan penelitian lebih lanjut terkait risiko lain yang muncul (secondary risks) akibat

tindakan preventif dan korektif terhadap risiko dominan pada penelitian ini.


18

REFERENSI

Alacron, L. F., Serpell, A., & Rivas, R. A. (1999). Evaluation and Improvement of the Procurement Process in Construction Projects.

Anwar, S. (2011, Agustus 5). Mengenal Jasa Transportasi Laut dan Udara . Retrieved from Website departemen keuangan : www.bppk.depkeu.go.id

Arbulu, R. J., & Tommelein, I. D. (2002). Alternative Supply Chain Configurations for Engineered or Catalogued Made to Order Components: Case Study on Pipe Supports Used in Power Plants.

Arisman (2015). Masalah dalam tahap Pengadaan Barang pada PT.X [Recorded by A. Satriaji, M. Muharomah, & A. Kurnia]. Jakarta, Jakarta, Indonesia.

Association, C. P. (2010). Pipeline Construction & the risks of manual handling.

AU289_book.fm. (2005). http://www.drkresearch.org/resources/au2789_c010-relationship-managament.pdf.

Barry, W., Leite, F., & Brien, W. J. (2014). Identification of Late Deliverables and Their True Impacts to Industrial Construction Projects. Construction Research Congress.

Bierwirth, C., Meisel, & Kirschstein. (2012). On transport service selection in intermodal rail/road distribution networks. German Acad. Assoc. Bus. Res. (VHB) 5 (2),198-219.

Caris, A., Limbourg, S., Macharis, C., Lier, T. V., & Cools, M. (2014). Integration of inland waterway transport in the intermodal supply chain: a taxonomy of research challanges. Journal of Transport Geography .

Chan, C. L. (2015, june). Maritime Insight. Retrieved from Internatiomal Centre for Maritime Studies Web site: www.icms.polyu.edu.hk

Chen , J. H., Hsu, S. C., Luo, Y. H., & Skibniewsku, M. J. (2012). Knowledge Management for Risk Hedging by Construction Material Suppliers . Journal of Management in Engineering, ASCE, July 2012, 273-280.


analisis risiko pengadaan material pipa pada fase shipping

Documents