panduan webmail ub · ditemukan di buku alamat anda. buka pada jendela baru saat melihat surat di...
Post on 29-Apr-2019
225 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
Panduan Webmail UB
Teknologi Informasi dan Komunikasi
2015
2
Panduan Webmail UB
Bab:
1. Login ke Webmail
2. Memulai
2.1 Gambaran Umum Antarmuka Pengguna
2.2 Mengakhiri Sesi
3. Email
3.1 Daftar Surat
3.2 Folder Kotak Surat
3.3 Unjuk Pratinjau
3.4 Melihat Surat dan Lampiran
3.5 Mengirim Email
3.6 Pencarian Email
3.7 Mengorganisir Email Anda
3.8 Impor/Expor
4. Buku Alamat
4.1 Direktori dan Grup
4.2 Daftar Kontak
4.3 Detail Kontak
4.4 Membuat dan Edit Kontak
4.5 Mencari Kontak
4.6 Impor/Expor
5. Pengaturan
5.1 Pilihan
5.2 Pengaturan Folder
5.3 Identitas Pengirim
5.4 Respon Terekam
6. Pengaturan Filter
3
1. Login ke Webmail
Buka URL yang diberikan oleh administrator sistem pada penjelajah web Anda. Situs ini
menampilkan halaman login yang digunakan untuk autentikasi pengguna. Ketik username
email (biasanya alamat email Anda) dan password pada kolom yang sesuai. Tekan tombol
login atau <Enter> pada keyboard untuk autentikasi.
2. Memulai 2.1 Gambaran Umum Antarmuka Pengguna
Setelah terautentikasi, layar webmail Roundcube akan terbagi menjadi beberapa bagian
fungsional yang dijelaskan di bawah ini:
(1) Tugas Aplikasi
Aplikasi webmail menyediakan tugas-tugas utama yang berbeda, seperti Email, Buku
Alamat, Pengaturan dan lain-lain. Gunakan daftar ini untuk beralih dari satu tugas ke tugas
lainnnya. Layar akan memuat kembali dengan tampilan spesifik untuk tugas yang dipilih.
Daripada beralih bolak-balik, layar tugas dapat dibuka melalui jendela penjelajah web secara
terpisah atau pada tab lain. Klik kanan pada sebuah ikon tugas pada daftar dan pilih “Buka
Tautan di Tab/Jendela Baru“ dari manu penjelajah web.
(2) Status Tampilan
Bagian ini digunakan untuk menampilkan status pemberitahuan berhasil atau gagal (seperti
konfirmasi, peringatan, dan eror) dalam operasi yang baru saja Anda lakukan pada aplikasi
ini. Saat aplikasi bekerja atau memproses data, status pemberitahuan juga ditampilkan di
sini.
(3) Toolbar
Toolbar utama selalu berada di bagian atas konten dan membolehkan Anda untuk melakukan
tindakan yang berbeda, tergantung apa yang ingin ditampilkan atau dipilih pada bagian
jendela. Jika tombol berwarna abu-abu berarti tindakan yang terkait tidak tersedia. Jika ikon
4
toolbar menampilkan panah kecil pada sisi kanannya berarti mengklik panah tersebut akan
menampilkan variasi tindakan yang dapat dilakukan.
Tindakan tambahan dapat ditemukan dengan mengklik tombol Tindakan Lain (jika tersedia).
(4) Daftar Operasi
Ikon ini berada di bagian footer dan berisi daftar tindakan yang mempengaruhi daftar di atas
atau elemen yang dipilih dari daftar masing-masing. Ikon gerigi biasanya membuka menu
untuk tindakan tambahan.
(5) Kotak Pencarian
Jika tugas yang dipilih menyadiakan pencarian data (misalnya untuk pesan email atau
kontak), kotak pencarian in berada di pojok kanan di atas konten utama. Masukkan kata yang
ingin dicari kemudian tekan <Enter> pada keyboard untuk memulai mencari. Untuk
mengatur ulang pencarian, klik ikon hapus yang berada di sebelah kanan kotak pencarian.
Mungkin ada pilihan pencarian yang tersebunyi di menu drop-down yang terbuka ketika
mengklik ikon di sisi kiri kotak pencarian.
Mengubah ukuran kolom konten
Beberapa kolom yang mengisi konten utama di layar dapat diubah ukurannya. Temukan
pengaturan ukuran diantara dua kolom dengan menariknya dengan mouse.
2.2 Mengakhiri Sesi
Setelah pekerjaan Anda selesai di aplikasi webmail. Penting bagi Anda untuk mengakhiri sesi
dengan mengklik ikon Keluar (1). Ini akan memastikan bahwa tidak akan ada orang lain yang
dapat mengakses, membaca dan menghapus email atau mengirim email atas nama Anda.
Menutup jendela penjelajah web tidak cukup untuk keluar!
3. Email 3.1 Daftar Surat
Bagian ini menampilkan daftar semua surat di dalam folder yang dipilih. Banyaknya jumlah
surat yang ditapilkan dalam daftar dan jumlah total surat di dalam folder ditampilkan tepat di
bawah daftar. Sesuai pengaturan Anda, daftar ini hanya menampilkan jumlah surat secara
terbatas pada waktu tertentu. Gunakan tombol membolehkan (allow) di bawah daftar untuk
mencari surat pada beberapa halaman.
Aplikasi ini secara berkala akan memeriksa surat baru dan memperbarui tampilan jika ada
email baru. Anda juga dapat melakukan pemeriksaan secara manual dengan mengklik tombol
Penyegaran (Refresh) pada toolbar tampilan email.
Membuka Surat untuk Dibaca
5
Jika Unjuk Pratinjau (Preview Pane) tampak, sekali klik pada surat maka akan menampikan
unjuk pratinjau di bawah daftar surat. Agar dapat membuka surat pada tampilan penuh atau
jendela baru (tergantung pada pengaturan Anda), lakukan dengan klik dua kali dengan
mouse. Cara lain untuk membuka surat pada tab tab atau jendela baru yaitu dengan mengklik
kanan pada judul surat dan kemudian pilih “Buka Link pada Tab/Jendela Baru” dari menu
penjelajah web.
Dengan memilih surat pada daftar juga akan mengaktifkan tombol toolbar yang akan
menawarkan tindakan lebih lanjut yang berhubungan dengan surat yang telah dipilih seperti
membalas, meneruskan atau mengapus surat tersebut.
Tandai Surat Sudah Terbaca atau Tertandai
Ketika membuka surat yang belum dibaca secara otomatis akan ditandai dengan terbaca. Hal
ini juga bisa dilakukan secara langsung pada daftar surat dengan mengklik bintang belum
terbaca di depan judul pesan. Klik lagi jika ingin menandai surat belum dibaca.
Jika kolom tertandai terlihat (lihat Mengubah kolom daftar surat), Anda dapat menandai/tidak
(flag/unflag) pesan dengan mengklik kolom bendera pada baris pesan. Selain itu ada menu
Tandai di toolbar yang memungkinkan Anda untuk menandai semua surat yang dipilih
dengan satu kali klik.
Mengganti Penyortiran Daftar Surat
Urutan penyortiran surat dapat diganti dengan mengklik kolom pada header daftar yang ingin
anda sortir. Klik sekali lagi untuk membalikkan urutan. Kolom yang digunakan untuk
menyortir disorot dalam header daftar.
Meng-Thread Pengurutan Surat
Selain menyortir surat berdasarkan tanggal atau judul, beberapa surat dapat dikumpulkan
dengan“Thread”. Gunakan tombol switch di kiri footer daftar surat untuk beralih antara
tampilan Daftar atau Thread. Ketika pada modus thread, kelompok surat dapat diperluas
dengan menggunakan ikon panah di kolom paling kiri dari daftar pesan.
Mengubah Kolom Daftar Surat
Kolom yang ada di daftar dapat atur dengan klik ikon Daftar Pengaturan di kolom paling kiri
dari header daftar pesan. Ini akan membuka jendela dimana Anda bisa memilih kolom mana
yang akan di tampilkan dan bagaimana surat diurutkan. Klik Simpan untuk menerapkan
perubahan dan untuk menutup jendela.
Catatan:
Kolom “Dari/Kepada” merupakan kolom penting yang menunjukkan pengirim atau penerima
surat ketika Anda memasukkannya ke Folder Terkirim atau Daftar Tunggu.
6
Posisi kolom pada daftar juga bisa diatur dengan menggeser header kolom tertentu dengan
mouse dan menaruhnya sesuai keinginan Anda.
Memilih Banyak Surat
Dengan sekali klik pada baris di daftar surat, surat akan terpilih dan tersorot. Dengan
menekan tombol Shift atau Ctrl pada keyboard saat mengklik surat, Anda dapat
memilih/tidak beberapa surat.
Ada juga cara untuk memilih dengan cara Pilih menu drop-down pada footer surat. Dengan
menu tersebut, Anda bisa memilih semua surat yang belum terbaca atau yang tertandai
sekaligus atau untuk membalikkan/mengatur ulang pilihan.
3.2 Folder Kotak Surat
Di sisi kiri Anda dapat melihat daftar folder pada kotak surat Anda. Folder dapat digunakan
untuk arsip surat berdasarkan topik, pengirim atau apapun yang Anda pilih untuk pengaturan.
Pesan yang baru saja masuk biasanya tampil di folder Kotak Masuk yang berada dibagian
pertama di dalam daftar folder. Ada beberapa folder khusus yang digunakan oleh sistem
untuk menyimpan surat yang sudah terkirim (Terkirim) atau surat yang dihapus (Surat
Terhapus) dan tempat surat yang belum terkirim berupa konsep (Draft) disimpan. Folder
sistem ini ditandai dengan ikon khusus.
Jumlah surat yang belum terbaca pada masing-masing folder ditampilkan di sisi kanan
pembatas daftar folder.
Klik sebuah folder pada daftar untuk menampilkan isi surat pada daftar surat di sisi kanan.
Folder yang terpilih tersorot pada daftar.
Folder dengan subfolder yang tersembunyi ditandai dengan ikon (+) kecil yang dapat diklik
untuk membuka atau menutup pohon folder.
Operasi Pada Folder
Pada footer di daftar folder, ikon Tindakan Folder menunjukkan daftar tindakan folder yang
terkait ketika diklik. Sebagian besar tindakan pada menu mempengaruhi folder yang di pilih.
Ringkaskan
Tindakan ini akan memampatkan ukuran folder dengan menghapus surat yang telah
ditandai untuk dihapus.
Kosongkan
Tindakan ini akan menghapus seluruh surat yang telah ditandai secara permanen.
Berhati-hatilah dengan pengoperasian ini karena tidak dapat dikembalikan. Untuk alasan
7
keamanan, tindakan ini hanya dapat digunakan untuk folder Surat Terhapus dan folder
Sampah.
Mengatur Folder
Menu ini akan membawa Anda ke bagian pengaturan dimana Anda dapat mengatur
folder kotak surat. Di sini Anda dapat membuat, menghapus, mengganti nama atau mengatur
ulang folder email Anda.
Tampilan Kuota
Jika kotak surat Anda dibatasi oleh penyimpanan, tampilan kuota ada di footer yang berada di
daftar folder yang menunjukkan pemakaian penyimpanan yang tersedia. Pindahkan penunjuk
mouse pada tampilan presentase untuk melihat besarnya penggunaan kuota.
3.3 Unjuk Pratinjau
Jika diaktifkan, unjuk pratinjau di bawah daftar surat menampilkan surat yang dipilih di
sebelah kanan tampilan utama surat. Untuk membukanya, klik ikon kotak pada footer
daftar surat. Dengan menekan ikon yang sama lagi akan menyembunyikan unjuk pratinjau.
Fungsi Jalan Pintas
Pada pojok kanan atas unjuk pratinjau terdapat tombol-tombol untuk tindakan yang sering
digunakan seperti menjawab atau meneruskan surat.
Ikon yang paling kanan akan membuka surat pada jendela baru untuk tampilan ukuran
penuh seluruh surat.
Perluas Header Surat
Unjuk pratinjau dimaksudkan untuk memberi Anda tampilan cepat surat. Hanya bagan surat
penting seperti pengirim dan tanggal yang langsung ditampilkan. Header dari pratinjau dapat
diperluas dengan klik panah-bawah pada header kiri.
3.4 Melihat Surat dan Lampiran
Dua kali klik pada surat di daftar akan membukanya dalam ukuran penuh atau pada jendela
baru, tergantung pada preferensi tampilan surat Anda.
8
Blok header kini menampilkan semua header surat termasuk foto dari pengirim jika
ditemukan di buku alamat Anda.
Buka Pada Jendela Baru
Saat melihat surat di unjuk pratinjau, surat ini dapat dibuka di jendela baru dengan menekan
tombol .
Saat membuka sebuah surat dalam tampilan ukuran penuh, toolbar di atas menampilkan
tombol-tombol untuk memilih surat ini.
Pindah ke Folder Lain
Gunakan daftar drop-down di kanan atas toolbar untuk memindah surat baru ke folder lain.
Saat folder dipilih dari daftar, surat dipindah ke folder tersebut dan jendela akan
menampilkan surat selanjutnya pada daftar.
Pindah ke Surat Selanjutnya atau Sebelumnya
Gunakan tombol panah di sisi kanan kotak header untuk pindah ke surat selanjutnya atau
sebelumnya pada folder. Jika tidak ada surat selanjutnya atau sebelumnya, maka tombol akan
dinonaktifkan.
Tambah Kontak ke Buku Alamat Anda
Setiap alamat email mengacu ke sebuah surat, baik sebagai pengirim atau penerima, dapat
disimpan di buku alamat dengan sekali klik pada ikon Tambah kontak di sampingnya.
Tentu ini tidak akan disimpan dua kali jika kontak dengan alamat email tersebut sudah
terdapat di buku alamat.
Tampilkan atau Unduh Lampiran
Jika surat yang terbuka mempunyai lampiran, lampiran ini tercantum di sebelah kanan isi
surat. Klik pada nama file untuk membuka atau mengunduh. Jika file tidak dapat ditampilkan
langsung pada penjelajah web, unjuk pratinjau akan terbuka untuk menampilkan lampiran.
Hal ini terjadi untuk gambar, file teks dan PDF jika penjelajah web Anda dapat
menampilkannya.
Sebaliknya, klik pada nama file akan memulai proses unduh dan sebuah dialog tampil,
meminta Anda untuk menyimpan filenya. Jika tidak terjadi, lihat folder “Unduhan” standar
pada komputer Anda untuk file lampiran.
Paksa Unduh Lampiran
Untuk file yang terbuka pada penjelajah web secara langsung, Anda dapat memaksa
mengunduh dengan klik pada link Unduh di unjuk pratinjau atau dengan klik kanan nama file
lampiran pada tampilan surat dan pilih “Simpan Link Sebagai…” dari menu penjelajah web.
Tampilan Gambar
9
Jika diaktifkan di Preferensi gambar yang dilampirkan pada surat tercantum pada pratinjau
(atau “thumbnails”) tepat di bawah naskah surat. Masing-masing gambar punya link tepat di
sebelah kanannya yang membolehkan Anda untuk membuka gambar dalam ukuran penuh
(Tampilkan) atau Mengunduhnya ke perangkat keras komputer Anda.
3.5 Mengirim Email
Menulis Surat Baru
Klik ikon toolbar Tulis untuk membuka halaman tulis surat. Tergantung pada pengaturan
Anda, dibuka pada tab penjelajah web atau pada jendela baru.
Masukkan paling tidak satu alamat penerima atau menandainya pada buku alamat, tulis pada
subjek dan teks surat dan klik tombol Kirim pada toolbar ketika Anda sudah siap mengirim
surat.
Simpan sebagai Konsep (ikon toolbar) jika surat belum lengkap dan Anda akan
menyelesaikan dan mengirimnya nanti. Email akan tersimpan di folder Daftar Tunggu dan
klik dua kali untuk melajutkan menulis.
Catatan:
Ketika menulis surat, salinan secara berkala disimpan di dalam folder daftar tunggu untuk
menghindari kehilangan yang tidak disengaja. Untuk berjaga-jaga jika sesi berhenti secara
tiba-tiba atau komputer atau penjelajah web Anda macet (crash). Anda akan menemukan
salinan surat di folder Daftar Tunggu. Anda dapat mengatur interval penyimpanan otomatis
di Preferensi Pengguna.
Membalas Surat
Jika Anda ingin menanggapi surat yang diterima, klik tombol Balas atau Balas Semua pada
toolbar atau tombol yang memiliki fungsi sama pada Unjuk Pratinjau. Tombol ini juga akan
membuka halaman penulisan namun dengan kutipan surat berupa Anda sedang membalas ke
dan dengan penerima yang belum diisi.
Saat Membalas akan menyalin alamat pengirim pada kolom Ke (To), Balas semua (Replay
all) akan menambahkan semua penerima dari pesan asli pada kolom Ke dan Cc.
Meneruskan Surat
Surat dapat diteruskan kepada seseorang dengan meng-klik tombol Teruskan pada toolbar.
Halaman penulisan akan memuat teks surat dan semua lampiran yang telah ditambahkan.
Anda tetap dapat menambahkan lebih banyak lampiran atau menghapus beberapa yang tidak
ingin Anda teruskan.
Tombol toolbar Teruskan menawarkan pilihan berikut:
Penerusan Sejalan (Inline)
10
Pada mode (default) ini, isi surat asli disalin ke teks editor surat dan dapat diubah atau
dihapus. Juga lampiran pesan asli disalin ke pesan baru dan dapat dihapus sendiri. Perhatian:
mode ini dapat memotong atau memformat ulang surat dengan HTML terformat.
Teruskan sebagai lampiran
Dengan pilihan ini, surat asli disalin sebagai lampiran pada surat yang diteruskan. Hal
ini akan melindungi surat dengan semua format dan lampirannya dan tidak membolehkan
Anda mengubah apapun.
Memilih Penerima dari Buku Alamat
Penerima surat dapat dengan bebas dimasukkan secara langsung ke kolom Ke atau Cc pada
bagian header pada halaman penulisan surat. Pisahkan banyak alamat dengan koma (,).
Pastikan Anda memasukkan alamat email dengan lengkap dan benar.
Pelengkapan Otomatis (Autocompletion) Buku Alamat
Saat mengetik alamat penerima, aplikasi secara terus menerus mencari pada buku alamat
Anda dan menyarankan kecocokan entri tepat di bawah kolom masukkan. Gunakanlah
tombol kursor (atas/bawah) pada keyboard untuk memilih satu dan tekan <Enter> atau <Tab>
untuk menyalin alamat yang tersorot ke dalam kolom penerima.
Menggunakan Widget Buku Alamat
Jika Anda lebih suka memilih penerima dari daftar kontak, gunakan widget buku alamat pada
sisi kiri untuk mencarinya. Pertama, pilih buku alamat untuk mencari di bagian teratas widget
dan lihat kontak yang terdaftar di bawah. Hanya jumlah kontak yang terbatas yang tampil jadi
gunakan tombol panah pada header widget untuk melanjutkan ke halaman kontak
selanjutnya.
Pilih satu atau lebih kontak pada daftar dan kemudian klik satu kali pada tombol bawah
(Ke+,Cc+,Bcc+) supaya menyalin kontak yang terpilih menurut kolom penerima dengan
segera. Klik dua kali sebuah kontak pada daftar untuk menambahkannya ke kolom Ke.
Menambahkan Lampiran
Untuk melampirkan file pada surat, klik tombol Lampirkan pada toolbar dan kemudian pilih
file pada computer Anda menggunakan dialog pemilihan file yang terbuka. Lampiran yang
dikirim bersama surat terdaftar pada sisi kanan dan dapat dihapus lagi dengan meng-klik
simbol Hapus pada file.
11
Jika penjelajah web (browser) Anda mendukung HTML 5, Anda akan melihat ikon file-drop
di bawah daftar lampiran. Ini maksudnya Anda dapat menyeret file dari file explorer di
komputer Anda dengan mouse pada ikon tersebut untuk melampirkannya pada surat.
Menulis Surat Dengan Format HTML
Tergantung pada pengaturan Anda, halaman penulisan menampilkan kolom teks sederhana
untuk memasukkan surat atau rich text editor dengan toolbar yang mengaktifkan
pemformatan teks, daftar bullet, penempelan gambar dan banyak lagi.
Anda dapat beralih pada mode komposisi antara teks biasa dan naskah penuh (HTML)
dengan pemilih Pengedit Ketikan yang tersembunyi pada pilihan pengiriman. Memperluas
Pilihan Pengiriman dengan meng-klik panah bawah pada border kiri dari header block
pesan.
Menempelkan Gambar
Pada mode HTML editor, Anda dapat meletakkan gambar tepat di naskah surat. Dan berikut
caranya:
1. Tambahkan gambar sebagai lampiran pada surat.
2. Klik ikon Sisipkan/Edit gambar pada editor toolbar.
3. Pilih gambar dari daftar gambar seret ke bawah menu pada dialog
4. Tekan tombol sisipkan
5. Ubah ukuran gambar pada area naskah jika diperlukan
Menggunakan Respon Yang Disiapkan
Respon yang tersimpan bisa lebih mudah ketika menulis email secara berulang dengan teks
yang sama, misalnya saat menjawab permintaan pendukung atau mengirim undangan dengan
pendahuluan yang sama.
Tombol Respon pada halaman toolbar penulisan memegang kumpulan “rekaman respon”
pribadi Anda yang bisa disisipkan ke dalam badan surat dengan satu kali klik. Catatan: ini
hanya potongan naskah yang bisa disisipkan dimana saja and bukan template surat dengan
judul (subjek), teks atau lampiran.
Menyisipkan Respon
Klik tombol Respon untuk membuka menu yang mendaftar semua teks boilerplate yang
tersimpan dengan nama. Cukup klik satu kali dan teks yang tersimpan akan disisipkan ke
dalam surat pada posisi kursor, tepatnya dimana Anda berhenti mengetik. Jika Anda memilih
beberapa bagian teks pesan dengan mouse sebelumnya, teks respon yang tersimpan akan
menggantikan pemilihan.
Menyimpan Respon Baru
12
Saat menulis teks yang sama untuk kedua kalinya, Anda mungkin ingin menyimpannya untuk
penulisan email ke depannya. Untuk menyimpan respon baru, pertama pilih bagian teks surat
yang harus disimpan dengan mouse dan klik Buat Respon Baru dari menu di belakang tombol
Respon. Ini akan membuka dialog di mana Anda dapat meninjau naskah sebelum disimpan.
Beri nama respon baru tersebut dan klik Simpan. Sekarang respon baru sudah ditambahkan ke
daftar potongan untuk disisipkan.
Mengedit Respon
Beralih ke bagian Pengaturan dimana Anda dapat mengatur semua respon yang telah
disimpan.
Pilihan pengiriman Surat Yang Lain
Opsi pengiriman surat tersembunyi secara awal (default) dan hal pertama yang diperlukan
untuk menampilkan opsi tersebut adalah dengan mengklik panah-bawah di pojok kiri header
pesan.
Dengan demikian Anda dapat mengganti tipe penyunting untuk menulis surat html dan
menyesuaikan pengaturan lainnya mengenai pengiriman surat.
Prioritas
Prioritas menandai surat yang dikirim dan akan ditampilkan pada kotak surat
penerima.
Tanda Terima Kembali
Meminta penerima untuk mengembalikan konfirmasi tanda terima ketika membuka
surat. Tanda terima ini akan dikirim oleh program email penerima jika dia
menyetujuinya.
Pemberitahuan Status Terkirim
Permintaan surat pemberitahuan saat surat terkirim akan dikirim oleh server email
ketika surat terkirim. Perlu dicatat bahwa hal ini tidak mengkonfirmasi jika penerima
yang sebenarnya telah menerima surat.
Simpan Pesan Terkirim Di
Pilih folder di mana Anda akan menyimpan salinan pesan setelah dikirim. Secara
default akan tersimpan pada folder Terkirim dan dapat diubah di sini. Pilih “jangan
disimpan” akan mengirim pesan tanpa menyimpan salinannya.
3.6 Pencarian Email
Untuk mencari email, pertama pilih folder yang ingin Anda cari pada “Folder kotak
surat” di sebelah kiri. Kemudian masukkan istilah pencarian ke dalam kolom
13
pencarian yang berada di atas daftar pesan dan klik <Enter> pada keyboard untuk
memulai pencarian. Hasil pencarian akan ditampilkan pada daftar pesan.
Untuk mereset pencarian bisa dengan mengklik ikon Reset Pencarian pada border
kanan kolom pencarian. Berpindah ke folder lain juga akan mereset pencarian dan
menghapus kotak pencarian.
Pilih bagian yang akan dicari
Buka opsi pencarian dengan mengklik ikon pencarian di kiri kolom pencarian. Anda dapat
memilih bagian pesan yang dicari dengan memasukkan kata yang ingin dicari. Cek Seluruh
pesan untuk mencari semua pesan.
Anda juga dapat mengetik kriteria pencarian tertentu secara langsung ke dalam kotak, seperti
"pengirim:Scott" atau "judul: Konferensi." Kata kunci yang didukung adalah:
• pengirim:
• penerima:
• cc:
• bcc:
• judul:
• isi:
Memilih Tempat untuk Mencari
Di menu opsi pencarian juga, pilihan "Lingkup" mengatur apakah pesan yang dicari
dalam folder yang dipilih, termasuk subfolder atau semua folder. Jika permintaan
pencarian sudah aktif, mengubah ruang lingkup dalam menu ini akan melakukan
pencarian lagi dan memperbarui hasil dalam daftar pesan.
Daftar Penyaringan Surat
Menu drop-down di sebelah kolom pencarian menyediakan beberapa penyaringan
agar dengan cepat memperkecil daftar surat pada status atau prioritas.
Aturan penyaringan di sini diaplikasikan untuk mencari istilah pencarian yang
dimasukkan dalam kolom pencarian. Sebagai contoh Anda dapat memilih pesan yang
tidak dibalas dari Paul dengan memilih penyaringan pesan yang Tidak dibaca dan
masukkan “pengirim:Paul” pada kolom pencarian.
Penyaringan pesan juga tergantung pada “Lingkup” yang dipilih pada menu opsi
pencarian. Ganti lingkup yang Anda inginkan untuk memperluas penyaringan aktif ke
daftar surat dari semua folder.
3.7 Mengorganisir Email Anda
14
Daftar folder pada tampilan email menunjukkan semua folder yang dapat digunakan
untuk menyortir email untuk penyimpanan sementara atau akhir. Anda dapat
mengatur folder pada bagian pengaturan dan bebas memilih susunan folder.
Sistem Khusus Folder
Bebrapa folder memiliki kegunaan khusus dan digunakan oleh sistem untuk
menempatkan pesan. Beberapa folder khusus ini ditunjukkan dengan ikon individual
dalam daftar dan biasanya tidak dapat dihapus atau diubah namanya.
Kontak Masuk
Tempat di mana pesan baru tiba.
Daftar Tunggu (Konsep)
Ketika Anda menulis pesan, Anda dapat menyimpannya sementara sebagai konsep.
Pesan tersebut disimpan dalam folder ini dan dapat diambil untuk mengedit kembali.
Terkirim
Kecuali jika telah dikonfigurasi, salinan setiap pesan yang Anda tulis dan kirim
kepada orang lain akan disimpan di folder ini.
Sampah
Ketika Anda menghapus pesan, pesan itu akan dipindahkan ke folder ini dan tidak
dihapus segera. Tergantung pada pengaturan email server, menghapus pesan secara
otomatis akan dihapus dari folder ini setelah waktu tertentu. Anda juga dapat
mengosongkan folder sampah secara manual dengan perintah Kosongkan dari Menu
tindakan folder.
Penugasan pada folder khusus dapat diubah dalam Pilihan > Folder Khusus.
Bagaimana Cara Memindah Surat ke Folder
Menempatkan surat ke folder tertentu sangatlah mudah hanya dengan menyeret surat dari
daftar dengan mouse, lalu meletakkan ke folder yang diinginkan. Hal ini juga dapat dilakukan
pada beberapa surat yang telah dipilih.
Jika folder yang dituju adalah sub-folder dan tidak terlihat, tahan mouse pada folder induk
sambil menyeret dan folder tersebut akan membuka secara otomatis setelah dua detik.
Pindahkan mouse (ketika menyeret) ke daftar footer folder untuk tetap berpindah sampai
folder yang dituju terlihat.
15
Menyalin bukannya memindah
Anda juga bisa menyalin surat ke folder lain selain memindahnya. Tekan tombol Shift pada
keyboard saat menaruh satu atau beberapa surat pada folder tujuan sehingga akan membuka
menu dimana Anda dapat memilih untuk Memindah atau Menyalin surat tersebut.
Memindah surat dari halaman tampilan surat
Ketika membaca surat pada halaman penuh, Anda akan menemukan menu drop-down
bertuliskan “Pindahkan ke...” pada toolbar bagian atas. Pilih folder dari menu dan surat akan
dipindah ke folder tersebut.
Menggunakan Plugin Arsip
Jika sistem webmail Anda terinstal plugin arsip, tombol bertuliskan Arsip akan muncul pada
tugas toolbar email. Tombol ini memindahkan surat yang dipilih ke folder arsip dengan sekali
klik.
Anda dapat mengatur bagaimana mengelompokkan folder arsip dan membaginya menjadi
sub-folder, baik berdasarkan tanggal, pengirim atau folder asal.
Catatan:
Untuk mengaktifkan fungsi arsip, pertama Anda harus memilih sebuah folder sebagai arsip di
pengaturan Pilihan > Folder Khusus.
Menghapus Surat
Surat yang dipilih dapat dihapus dari foldernya dengan mengklik ikon Hapus pada toolbar
atau dengan menekan tombol <Del> (atau Backspace pada Mac) pada keyboard Anda. Ini
akan memindahkan surat secara default ke folder sampah. Untuk segera menghapus pesan di
tempat pertama, tahan tombol Shift pada keyboard saat klik tombol Hapus atau saat menekan
tombol <Del>.
Ada pilihan di Pengaturan > Pilihan > Pengaturan Server di mana pengaturan default dari
penghapusan surat dapat diganti.
3.8 Impor/Ekspor
Format pertukaran umum untuk email adalah MIME (.eml) dan Mbox (.mbox) yang
keduanya didukung untuk impor.
16
Impor Email
Sebuah atau beberapa surat baik dengan data MIME ataupun Mbox dapat diupload untuk
menambah email ke folder yang terpilih:
1. Klik folder di mana surat yang diimpor akan ditambahkan.
2. Pilih Impor Surat dari menu Tindakan Folder dibelakang ikon gerigi di footer daftar
folder.
3. Pilih file yang akan diimport dari komputer Anda. Anda dapat memilih beberapa file
melalui dialog pengambilan file dengan menekan tombol Shift atau Ctrl ketika
memilih file.
4. Tekan Upload untuk memulai proses import.
Ekspor Email
Surat dari kotak masuk atau folder lainnya dapat diunduh ke komputer Anda untuk disimpan
atau backup. Ketika mengekspor, pesan akan disimpan sebagai file tunggal .eml.
Unduh Email Tunggal
Untuk mengunduh sebuah surat, pertama pilih surat pada Daftar Surat kemudian pilih Unduh
(.eml) dari menu Tindakan Lain di toolbar. Pilih tempat di mana Anda akan menyimpat
file .eml ketika diminta, jika tidak temukan file di folder "Unduhan" di komputer Anda.
Unduh Banyak Email
Beberapa surat akan disimpan dalam bentuk file Zip untuk diunduh. Pilih surat satu persatu
pada daftar surat kemudian ikuti instruksi untuk mengunduh satu surat. Anda perlu membuka
file .zip yang sudah diunduh untuk mengakses surat secara induvidu.
Mengekspor Seluruh Folder
Untuk tujuan pengarsipan semua surat dari sebuah folder dapat diunduh dalam arsip .zip
tanpa terlebih dahulu memilih surat-surat tersebut dalam daftar.
Beralih ke folder yang ingin Anda ekspor kemudian pilih Unduh folder dari menu Tindakan
Folder di belakang ikon gerigi di footer daftar folder.
4. Buku Alamat 4.1 Direktori dan Grup
Panel paling kiri menampilkan direktori daftar alamat dan grup kontak dalam setiap direktori.
Tergantung pada konfigurasi server Anda dan plugin yang terinstal, Anda akan melihat
beberapa direktori namun setidaknya ada satu direktori yang berisi kontak pribadi Anda.
Grup kontak mudah digunakan untuk mengatur kontak Anda. Grup kontak juga dapat dipilih
saat menulis pesan dan akan memasukkan semua anggota sebagai penerima. Grup juga akan
17
muncul dalam daftar pelengkapan otomatis ketika Anda mulai mengetik di kolom penerima.
Sebuah kontak dapat masukkan ke beberapa grup.
Klik sebuah direktori atau grup dari daftar untuk melihat kontak di dalamnya di sebelah
kanan. Direktori atau grup yang dipilih akan disorot dalam daftar.
Membuat Grup Kontak
Untuk membuat grup kontak baru, pertama pilih direktori yang Anda inginkan untuk
dijadikan grup. Kemudian gunakan ikon + pada footer daftar grup untuk mengisi kolom nama
grup. Masukkan nama grub baru dan tekan <Enter> untuk menyelesaikan.
Tindakan pembuatan dapat dibatalkan dengan menekan tombol <Esc> ketika memasukkan
nama grup.
Memasukkan Kontak ke Grup
Kontak dapat ditempatkan ke dalam grup dengan menyeret dan meletakkannya dengan
mouse. Pilih satu atau beberapa kontak dalam daftar dan letakkan ke dalam grup yang
diinginkan.
Menghapus Kontak dari Grup
Mode Daftar
1. Pilih grup pada daftar di sebeah kiri
2. Pilih satu atau beberapa kontak yang ingin Anda hapus dari grup
3. Klik tombol Hapus Kontak Terpilih dari Grup pada footer daftar kontak
Mode Tunggal:
1. Pilih kontak pada daftar kontak
2. Beralih ke tab Grup pada Detail Kontak di sebelah kanan
3. Hilangkan tanda centang Goup untuk kontak yang Anda inginkan
Tindakan Lainnya
Pada footer daftar grup juga, ikon gerigi menunjukkan sebuah menu dengan tindakan-
tindakan yang berhubungan dengan direktori atau grup yang dipilih.
Mengubah Nama Grup
Hanya aktif jika sebuah grup kontak dipilih pada daftar di atas, di sini Anda bisa
memasukkan nama baru untuk grup tersebut.
Menghapus Grup
Menghapus grup yang dipilih pada daftar di atas. Perlu diingat bahwa kontak yang ada di
dalam grup tersebut tidak akan terhapus.
18
Pencarian Tersimpan
Jika sebelumnya Anda menjalankan pencarian buku alamat, opsi ini akan membantu Anda
untuk menyimpannya sebagai filter untuk keperluan nanti.
Menghapus Pencarian
Hanya aktif jika pencarian tersimpan dipilih pada daftar di atas, ini akan menghapus filter
pencarian.
4.2 Daftar Kontak
Kontak pada direktori atau grup alamat yang dipilih disajikan dalam daftar ini dengan nama
mereka. Jumlah seluruh kontak pada direktori atau grup tertentu berada di bawah daftar serta
kumpulan yang saat ini ditampilkan. Gunakan tombol panah pada header daftar untuk
mengendalikannya dari halaman.
Catatan:
Anda dapat mengubah cara dan urutan kontak yang terdaftar di bagian Buku Alamat di
pilihan pengguna.
Tindakan Daftar Kontak
Footer daftar kontak menyediakan tombol yang beroperasi pada daftar atau pilihan kontak
secara menyeluruh.
Membuat kontak baru (+)
Buka form untuk menambahkan kontak baru pada direktori yang terpilih.
Hapus Kontak Terpilih
Menghapus kontak yang terpilih pada daftar di atas secara permanen.
Hapus Kontak Terpilih dari Kelompok
Menghapus kontak yang terpilih dari grup yang sedang dibuka.
Mengirim Email ke Kontak Terpilih
Buku alamat tidak hanya untuk mengelola kontak Anda tetapi Anda juga dapat mencari dan
memilih kontak yang Anda inginkan untuk menulis email baru. Ikon Buat Pesan Baru pada
toolbar di bagian atas akan segera aktif setelah Anda memilih minimal satu kontak atau
kelompok kontak. Klik untuk ikon tersebut membuka layar penulisan surat dengan kontak
yang terpilih masuk sebagai penerima.
Untuk memulai menulis sebuah surat pada sebuah kontak, Anda juga bisa meng-klik alamat
email pada Detail Kontak di sisi kanan.
19
Menyalin Kontak
Kontak dapat disalin dari satu petunjuk ke petunjuk lain dengan cara yang sama yang
menugaskan mereka untuk berkelompok. Sederhananya seret satu atau beberapa kontak yang
terpilih dengan mouse dan lepaskan target petunjuk. Harap dicatat bahwa pilihan mungkin
disimpan di kolom lain atau tidak disalin sama sekali jika direktori alamat mempunyai bagan
yang berbeda.
4.3 Detail Kontak
Detail kontak ditampilkan dalam di kotak paling kanan pada layar buku alamat. Pilih satu
kontak pada daftar untuk melihat rinciannya. Properti kontak tersusun dengan tab dan kotak
yang dikelompokkan dalam properti yang sama seperti nomor telepon, kartu pos atau alamat
email.
Grup tab memungkinkan tugas atau penghapusan langsung untuk kontak penerima/pengirim
dari grup kontak.
4.4 Membuat dan Ubah Kontak
Pilih sebuah kontak dari daftar lalu tekan tombol Ubah Kontak pada properti kontak di sisi
kanan untuk mulai mengubah kontak tersebut.
Pada bagian paling atas dari ubah kontak adalah kolom nama dan organisasi serta foto kontak
yang diunggah.
Bagian paling bawah menampilkan grup yang sama dari properti kontak sebagai Detail
Kontak yang tersusun dengan tab dan kotak.
Beberapa properti mempunyai tipe selektor drop-down di mana Anda dapat memilih jenis
alamat email (seperti rumah atau kantor). Hapus properti kontak baik dengan mengosongkan
kolom input atau meng-klik ikon Hapus tepat disebelahnya.
Ketika melakukan perubahan, simpan perubahan Anda dengan meng-klik tombol Simpan di
bagian bawah. Batalkan perbaikan dan buang perubahan Anda dengan tombol Batal.
Tambahkan Lebih Banyak Properti Kontak
Untuk menambahkan kolom properti lainnya, pilih satu dari Tambah kolom isian…. menu
drop down yang berada di bawah form. Drop-down yang sama di bawah kolom nama pada
header membantu Anda menambahkan lebih banyak kolom yang berhubungan.
Catatan:
Tergantung pada lokasi kontak pada direktori, daftar properti yang dapat Anda tambahkan ke
kontak bisa jadi berbeda.
Unggah Foto Kontak
20
Kontak memiliki foto yang ditampil pada aplikasi email jika pengirim surat disimpan dengan
gambar pada buku alamat Anda.
Untuk menambahkan atau mengganti foto kontak, klik tombol Tambah (atau Ganti jika
kontak sudah punya foto) tepat di bawah foto pada form ubah kontak. Kemudian pilih foto
dari komputer Anda menggunakan dialog pemilihan file yang muncul. Setelah dipilih, foto
akan di unggah dan langsung tampil. Perlu diingat bahwa foto yang baru akan tersimpan
dengan kontak jika Anda sudah menyimpan kontaknya.
Untuk menghilangkan foto dari kontak, gunakan tombol Hapus tepat di bawah foto dan
simpan kontak untuk melihat perubahannya.
Buat Kontak Baru
Kontak baru bisa ditambahkan pada alamat yang dipilih secara langsung dengan meng-klik
tombol Buat Kontak Baru pada footer Daftar Kontak. Form untuk menambahkan nama dan
properti sama seperti saat mengubah kontak. Akhirnya buat kontak dengan meng-klik tombol
Simpan di bawah form.
4.5 Mencari Kontak
Untuk mencari kontak masukkan nama atau alamat email ke dalam kotak pencarian di atas
area toolbar dan tekan <Masukkan> pada keyboard untuk mulai mencari. Hasil pencarian
akan ditampilkan di daftar kontak di bagian tengah. Jumlah kontak yang cocok dengan
permintaan Anda akan tampil di daerah footer daftar kontak dan jika hasilnya beberapa
halaman, gunakan tombol panah pada daftar header untuk mencari.
Ulangi pencarian dengan meng-klik ikon Atur Ulangi Pencarian pada border kanan kotak
pencarian.
Pencarian meliputi semua direktori dan hasilnya dicampur dari semua sumber. Direktori dari
kontak tertentu ditampilkan di kotak pilihan kontak paling atas, tepat di atas foto kontak dan
nama.
Memilih Properti yang Dicari
Buka menu opsi pencarian dengan meng-klik ikon cari pada sisi kiri kotak pencarian. Anda
dapat memilih properti mana dari kontak yang harus dicari untuk kata yang dimaksukkan.
Periksa Semua Kolom untuk mencarinya.
Bentuk Pencarian Lanjut
Sementara kotak pencarian sederhana pada toolbar hanya mencari kata yang dimasukkan
pada semua properti kontak, pencarian lanjut berfungsi untuk menambahkan permintaan yang
lebih spesifik pada buku alamat.
21
Klik tombol toolbar Lanjutan dan form pencarian terlihat di daerah kontak di sisi kanan. Di
sini Anda dapat memasukkan parameter pencarian untuk kolom kontak individual. Misalnya,
Anda dapat mencari semua kontak dengan nama “Paul” (Nama Depan) yang tinggal di “New
York” (Alamat).
Mulai pencarian dengan tekan tombol Cari di bawah form. Daftar kontak di bagian tengah
akan menampilkan semu kontak yang sesuai dengan kriteria yang dimasukkan. Jika tidak ada
yang ditampilkan, Tampilan Status akan menampilkan pesan.
Pencarian Tersimpan
Ketika memiliki akses pada direktori alamat yang besar, pencarian adalah cara yang paling
dipilih untuk mengaksesnya. Selain mengatur kontak dalam grup, Anda juga dapat membuat
filter atau “pencarian tersimpan”. Filter ini mengingat penggunaan parameter saat mencari
kontak dan menjalankan kembali pencarian tersebut.
Membuat Pencarian Tersimpan
1. Carilah buku alamat baik menggunakan kotak pencarian sederhana atau fungsi
pencarian lanjutan
2. Pilih Pencarian tersimpan dari opsi menu ke daftar Grup di sisi kiri
3. Beri nama pencarian yang disimpan dan tekan <Enter> pada keyboard untuk
menyimpan. Tindakan ini akan menambahkan sebuah item ke daftar Grup di kiri
4. Klik untuk menjalankan pencarian lagi dan untuk melihat hasil pada daftar kontak
Menghapus Pencarian Tersimpan
1. Pilih permintaan pencarian yang disimpan di panel paling kiri
2. Buka opsi menu di daftar footer dan klik Hapus Pencarian untuk menghapus. Ini
tidak akan menghapus kontak namun hanya filter yang tersimpan
4.6 Impor/Ekspor
Impor Kontak
Kontak dapat diimpor ke buku alamat Roundcube dari file vCard dan CSV.
1. Klik tombol Impor dari toolbar atas pada tampilan buku alamat untuk membuka
proses impor.
2. Lalu pilih file yang diimpor dari komputer Anda. Pastikan filenya .vcf atau .csv
3. Pilih buku alamat kontak mana yang akan diimpor. Tanda centang memungkinkan
Anda untuk menghapus semua kontak dari buku alamat yang terpilih sebelum
mengimpor. Harap hati-hati, penghapusan tidak dapat dibatalkan!
4. Klik tombol Impor untuk memulai proses impor.
22
Layar selanjutnya akan menampilkan hasil proses impor. Klik Selesai untuk kembali ke
tampilan buku alamat dan melihat kontak yang diimpor.
Ekspor Kontak
Kontak dari buku alamat Roundcube terekspor hanya dalam format vCard.
1. Pilih buku alamat atau grup yang ingin Anda ekspor
2. Klik tombol Ekspor di toolbar atas
3. Pilih tempat untuk menyimpan file .vcf yang diekspor jika diminta, atau periksa folder
“Unduh” pada komputer Anda untuk file bernama “rouncube_kontak.vcf”
Tombol toolbar Ekspor menawarkan dua pilihan berikut:
Expor semua
Tindakan default pada tombol dan akan mengumpulkan semua kontak yang terdaftar
ke dalam file vcard.
Expor yang dipilih
Jika ada satu atau lebih kontak yang terpilih di daftar (lakukan ini dengan menekan
tombol Shift atau Ctrl pada keyboard saat Anda mengklik kontak secara individu), pilihan ini
akan menghasilkan file .vcf dengan kontak yang terpilih saja.
5. Pengaturan
5.1 Pilihan
Pilihan pengguna memungkinkan Anda mengatur beberapa opsi dan pengaturan yang
mengendalikan perlakuan dan antar muka pengguna aplikasi webmail. Banyak pengaturan
yang di kelompokkan berdasarkan bagian berikut:
Catatan:
Setelah mengubah pilihan (preferensi), jangan lupa untuk menyimpannya dengan mengklik
tombol Simpan di bawah form pengaturan.
Antar Muka Pengguna
Bahasa
Webmail tersedia dalam berbagai bahasa. Pilih bahasa di sini sesuai keinginan Anda.
Saat mengakses aplikasi, bahasa akan otomatis dipilih dari sistem operasi komputer Anda.
Daerah Waktu
23
Tanggal akan ditampilkan di mana saja (misal saat surat terkirim) dan diterjemahkan
ke daerah waktu lokal Anda secara otomatis. Atur ke Otomatis untuk membiarkan sistem
menggunan pengaturan daerah waktu komputer Anda atau pilih daerah waktu tertentu dari
daftar.
Format Waktu
Pilih bagaimana waktu (jam, menit) ditampilkan.
Format Tanggal
Pilih format bagaimana tanggal ditampilkan.
Tanggal Cantik
Jika pilihan ini aktif, tanggal yang dekat dengan hari ini akan diterjemahkan ke dalam
istilah seperti “hari ini”, “kemarin”, dan sebagainya.
Refresh
Atur interval yang Anda inginkan bagi sistem untuk memeriksa pembaharuan (misal
untuk surat yang baru datang)
Tampilan Antarmuka
Pilih tampilan visual dari antarmuka pengguna dari pilihan tema.
Menangani popup sebagai jendela standar
Saat Roundcube membuka surat atau form tulis surat pada jendela baru, muncul
jendela dalam ukuran lebih kecil dan tanpa tombol toolbar atau dengan pengaktifan pilihan.
Menjadi jendela penjelajahan web biasa atau tab pada jendela yang sedang terbuka. Jika
memungkinkan, semua jendela yang dibuka oleh aplikasi webmail mengikuti pengaturan
penjelajahan web Anda.
Mendaftarkan handler protokol
Anda dapat mendaftarkan aplikasi webmail ini untuk terbuka kapanpun Anda meng-
klik sebuah link email pada web.
Tampilan Kotak Surat
Tampilkan unjuk pratinjau (preview pane)
Tindakan ini menampilkan atau menyembunyikan Unjuk Pratinjau pada tampilan
surat.
Tandai pesan yang sudah dilihat
Pilih batas waktu penundaan untuk menandai pesan baru sudah “terbaca” saat
membukanya pada unjuk pratinjau.
24
Sedang dimintakan tanda terima kembali
Opsi ini mengatur perlakuan saat Anda membuka pesan yangmana pengirim minta
tanda terima baca.
Bentangkan pesan teruntai
Saat mendaftar pesan pada untai (thread), opsi ini mengatur bagaimana percakapan
grup diperluas di daftar.
Baris per halaman
Daftar pesan menampilkan jumlah pesan saat tertentu (atau “halaman”). Meningkatan
jumlah ini dapat mengakibatkan waktu proses lebih lama saat membuka folder kotak surat.
Periksa semua folder untuk pesan baru
Secara standar (default), hanya kotak masuk yang diperiksa untuk surat baru secara
berkala. Jika Anda memiliki filter server-side yang terinstal yang akan memindah surat yang
masuk ke folder lain, Anda harus memeriksa opsi ini.
Menampilkan Pesan
Buka pesan di jendela baru
Dengan opsi ini tercentang, klik dua kali sebuah pesan pada tampilan email akan
membukanya di jendela baru bukan pada jendela browser saat ini/tab.
Tampilan HTML
Periksa opsi ini untuk menampilkan surat yang terformat seperti keinginan pengirim.
Ketika dinonaktifkan, surat yang terformat akan dikonversi ke teks biasa.
Menampilkan gambar remote inline
Surat yang terformat (HTML) bisa berisi referensi ke gambar yang membutuhkan
waktu tunggu dari remote server. Hal ini dapat merugikan privasi Anda dan
menampilkan kepada pengirim bahwa Anda telah membuka pesan. Teknik ini sering
digunakan oleh spammer untuk memeriksa apakah alamat email Anda bekerja dan
Anda mungkin akan mendapatkan lebih banyak spam.
Tampilan gambar terlampir di bawah pesan
Pilihan opsi ini jika Anda ingin menampilkan lampiran gambar di bawah pesan.
Setelah menghapus/memindah, tampilan pesan berikutnya
Atur apakah layar harus berpindah ke surat selanjutnya di daftar ketika membuka
sebuah email (tidak pada unjuk pratinjau) dan selanjutnya dipindah atau dihapus.
25
Opsi Lanjutan
Karakter default
Beberapa sistem email tidak menetapkan kumpulan karakter ketika sedang mengirim
pesan. Dalam kasus yang jarang seperti penerima (aplikasi webmail Anda)
menampilkan karakter khusus (misalnya éäç), untuk itu gunakan pengaturan ini. Pilih
set karakter/bahasa yang banyak digunakan pada koresponden email Anda.
Pengaturan Pesan
Buat pesan di jendela baru
Dengan opsi ini penulisan pesan akan dibuka pada jendela baru bukan pada
jendela/tab penjelajah web.
Tulis pesan HTML
Tandai pilihan ini untuk mengaktifkan editor rich text (HTML) saat menulis pesan
baru. Ini hanya pengaturan default untuk menulis pesan HTML. Opsi ini muncul saat
menulis pesan.
Otomatis menyimpan pesan konsep
Sementara Anda menulis pesan baru, salinan akan tersimpan di folder daftar tunggu
(konsep) setiap beberapa menit. Pilih interfal atau nonaktifkan penyimpan otomatis
disini.
Selalu meminta tanda terima kembali
Aktifkan “Tanda terima” pada pilihan pengiriman secara default untuk pesan baru.
Selalu meminta pemberitahuan status terkirim
Aktifkan “Pemberitahuan status terkirim” pada pilihan pengiriman secara default
untuk pesan baru.
Taruh balasan di folder yang sama dengan pesan yang dibalas
Pilih folder untuk menyimpan pesan balasan selain menyimpannya pada folder
“Terkirim”.
Ketika membalas
Opsi ini mengatur di mana menempatkan teks asli ketika membalas surat.
Meneruskan pesan
Atur mode bagaimana pesan diteruskan secara default ketika mengklik tombol
Teruskan tanpa memilih mode penerusan.
Huruf standar untuk pesan HTML
26
Ketik menulis surat dengan format HTML, tampilan dan ukuran huruf ini digunakan
untuk format teks standar.
Tindakan standar untuk tombol “Balas ke semua”
Ketika membalas surat dari daftar email, pengaturan ini mengontrol bagaimana
membalasnya.
Otomatis menambahkan tanda tangan
Pilih jika ingin tanda tangan dari indentitas pengirim akan ditambahkan pada surat
baru.
Ketika membalas surat hapus tanda tangan dari pesan
Seperti namanya, pengaturan ini menghilangkan tanda tangan terdeteksi dari pesan
asli ketika mengutipnya dalam balasan.
Pilihan ejaan
Kotak pengecekan ini mengatur tindakan untuk fungsi pengecekan ejaan.
Opsi lanjutan
Nama lampiran
Terkadang penerima email Anda mengalami kesulitan untuk melihat dengan benar
nama-nama file lampiran. Sesuaikan pengaturan ini jika Anda mendapatkan keluhan
tentang nama lampiran yang kacau.
Gunakan MIME encoding untuk karakter 8-bit
Pengaturan ini memungkinkan pengiriman pesan yang "aman" tapi sedikit
meningkatkan jumlah data yang dikirim. Aktifkan pilihan ini jika penerima tidak
dapat membaca pesan yang Anda kirim dengan benar.
Buku Alamat
Buku alamat utama
Pilih buku alamat utama dimana kontak baru akan disimpan ketika menambahkannya
dari tampilan email.
Daftar kontak sebagai
Pilih bagaimana nama ditampilkan pada daftar kontak.
Mengurutkan kolom
Pilih atribut kontak yang digunakan untuk menyortir kontak pada daftar.
Baris per halaman
Jumlah kontak yang ditampilkan pada waktu (atau "halaman") dalam daftar kontak.
Lewatkan alamat email alternatif pada pelengkapan otomatis
27
Dengan opsi ini, setiap kontak hanya akan muncul sekali dalam daftar pelengkapan
otomatis yang akan muncul ketika Anda memulai menulis pada halaman penerima.
Alamat email pertama dari kontak yang dipilih akan ditambahkan. Jika tidak bisa,
semua alamat email dari kontak yang sama akan ditampilkan.
Folder Khusus
Beberapa folder memiliki tujuan khusus dan digunakan oleh sistem untuk memproses
menyimpan pesan. Hal ini memungkinkan Anda untuk memilih folder mana yang digunakan
untuk menyimpan Konsep (Daftar Tunggu), Terkirim atau surat yang dihapus (Sampah).
Menampilkan nama asli untuk folder khusus
Dengan mengaktifkan pengaturan ini, nama-nama asli dari folder khusus akan
ditampilkan dalam daftar folder bukan nama lokal.
Ketika tombol arsip ditekan pada tampilan surat, surat yang dipilih akan dipindah ke folder
ini.
Membagi arsip dengan
Pilihan ini mengizinkan Anda untuk mengatur folder arsip Anda dalam berbagai
macam cara. Pesan-pesan yang dipilih dapat dimasukkan ke dalam subfolder arsip
berdasarkan tanggal kirim, alamat pengirim email atau folder dimana surat
dipindahkan.
Jika diatur ke Tidak ada, semua pesan akan disimpan dalam folder Arsip tanpa
membuat sub-folder.
Pengaturan server
Bagian ini menyediakan pengaturan lebih lanjut bagaimana surat diperlakukan oleh server
email.
Tandai pesan sebagai terbaca atau dihapus
Dengan mengaktifkan pilihan ini, surat yang tidak dibaca juga akan ditandai telah
dibaca ketika menghapus surat dengan segera.
Tandai pesan untuk penghapusan daripada dihapus
Email dapat ditandai sebagai terhapus dahulu sebelum akhirnya surat-surat tersebut
dipindahkan dari folder. Hal itu juga memungkinkan untuk kemudian “tidak
menghapus” surat terserbut. Untuk dapat menghapus surat, gunakan perintah ringkas
pada menu operasi Folder kotak surat.
Jangan tampilkan pesan terhapus
Pilihan ini menyembunyikan pesan yang terhapus dari daftar.
28
Jika gagal memindahkan ke tempat sampah, langsung hapus
Anda bisa saja gagal saat memindah surat ke folder Sampah, jika folder sampah tidak
dipilih atau melebihi kuota. Dengan mengaktifkan pilihan ini, pesan akan dihapus dari
folder ketika Anda mencoba memindah surat tersebut ke dalam folder Sampah.
Langsung hapus pesan di kotak sampah
Surat dalam folder Sampah juga dipindah ke folder Surat terhapus ketika
menghapusnya. Lewati langkan tersebut dengan mengaktifkan pilihan ini.
Bersihkan Surat Terhapus saat keluar
Seperti namanya, akan mengosongkan folder Surat Terhapus (Trash) ketika Anda
mengakhiri sesi.
Susun kontak masuk pada saat keluar
Hal ini akan menghapus semua pesan yang ditandai untuk dihapus dari kontak masuk
saat Anda keluar.
5.2 Pengaturan Folder
Pengaturan ini memungkinkan Anda untuk mengatur inti pohon folder kotak surat.
Hirarkis pohon folder ditampilkan di daftar widget tengah dimana Anda dapat memilih satu
folder dengan mengkliknya. Informasi folder dan beberapa pengaturan muncul di panel
bagian kanan.
Ada folder yang berwarna abu-abu yang tidak dapat di-edit, dihapus atau diubah namanya.
Seperti folder "virtual" untuk penataan tetapi yang tidak dapat berisi pesan.
Beberapa Folder Khusus Sistem tidak dapat diganti namanya atau berhenti berlangganan
karena memiliki tujuan khusus dan digunakan oleh proses sistem.
Berlangganan Folder (Subscribe)
Dalam daftar folder, kolom kanan menunjukkan apakah folder berlangganan dan dengan klik
kotak centang, berlangganan untuk folder tersebut dapat diubah.
Folder berlangganan muncul dalam tampilan email sedangkan jika tidak berlangganan folder
akan tersembunyi dan hanya dapat dilihat di sini.
Membuat Folder Baru
1. Klik ikon Buat Folder Baru (+) pada footer daftar folder
2. Masukkan nama folder baru pada atribut folder di sebelah kanan
3. Pilih folder induk atau - untuk membuat folder di tingkat atas
4. Klik tombol Simpan di bawah form untuk membuat folder
29
Catatan:
Kolom folder induk telah dipilih dengan folder yang saat ini dipilih dalam daftar folder pada
sisi kiri.
Mengatur Hirarkis Folder
Folder dapat diletakkan untuk membuat struktur hirarkis untuk menyimpan email Anda.
Bahkan folder yang ada dapat dibuat subfolder dari folder lain atau dipindahkan ke level
tertingi.
Untuk memindah folder cukup sederhana, seret dan lepaskan dengan mouse dari daftar folder
ke folder induk yang diinginkan.
Cara lain adalah dengan memilih folder induk pada atribut folder di sisi kanan dan klik
Simpan, folder yang telah dipilih akan berpindah ke folder induk baru.
Menghapus Folder
1. Pilih folder dari daftar
2. Buka menu Tindakan Folder di daftar footer dan klik Hapus
3. Konfimasi penghapusan
Berbagi Folder
Folder pribadi dapat dibagi dengan pengguna server email lain baik hanya untuk membaca
saja atau dengan izin resmi. Pilih folder pada daftar dan jika Anda diizinkan untuk mengatur
folder ini, bagian bawah berbagi properti folder di sebelah kanan menunjukkan daftar
pengguna folder tersebut sudah dibagi dengan hak akses masing-masing.
Memberikan Hak Akses Baru
1. Klik tombol Tambah data (+) di footer daftar pembagian
2. Masukkan username atau pilih salah satu dari entri pelengkapan otomatis
(autocomplete) yang diusulkan saat Anda mengetik. Selain pengguna tertentu, izin
dapat diberikan untuk semua pengguna atau tamu.
3. Pilih hak akses yang ingin Anda berikan kepada pengguna
4. Klik Simpan untuk menambahkan izin
30
Mengedit Hak Akses
1. Pilih izin di daftar
2. Klik Edit pada opsi hak akses pada footer daftar atau langsung klik dua kali pada garis
3. Atur hak akses pada halaman dialog yang muncul
4. Klik Simpan untuk menutup dialog
Menarik Kembali Hak Akses
1. Pilih izin di daftar
2. Klik Hapus pada opsi hak akses di footer daftar
3. Konfirmasikan penghapusan
Pencarian Folder
Jika isi daftar folder sangat panjang, kotak pencarian dapat ditampilkan dari ikon kaca
pembesar pada header daftar folder. Pohon folder dikurangi untuk mencocokkan folder saat
Anda mengetik di kotak pencarian.
Tepat di atas kotak pencarian, menu drop-down membantu untuk mengurangi daftar folder
untuk lingkup umum (misalnya “namespaces”) seperti “Personal”, “Berbagi” atau “Pengguna
Lain”. Pemilihan bisa jadi berbeda dengan kemampuan server email Anda.
5.3 Identitas Pengirim
Pengaturan ini mengontrol nama dan alamat email yang dinyatakan sebagai pengirim ketika
Anda mengirim email. Tergantung konfigurasi server, Anda bisa menentukan banyak
identitas pengirim atau hanya mengubah nama dan kontrol lainnnya.
Pengaturan
Bagian ini berisi pengaturan standar untuk identitas pengirim yang terpilih:
31
Nama yang ditampilan
Nama lengkap ditampilkan pada program email penerima pada penerimaan pesan
Anda.
Alamat email tercantum sebagai pengirim email yang Anda kirimi dengan identitas
tersebut. Silahkan masukkan alamat email yang benar yang ditangani oleh akun email
Roundcube Anda. Sebaliknya pengiriman pesan mungkin akan gagal karena alamat pengirim
yang salah.
Catatan:
Kolom email bisa jadi tidak tampak atau tidak bisa di-edit. Ini bukannya ada kerusakan tapi
ada pembatasan pengaturan oleh administrator server untuk mencegah pengguna dari
pengiriman pesan dengan alamat pengirim yang palsu.
Pengorganisasian
Beberapa program email menampilkan kolom pengaturan saat menerima surat dengan
isian ini.
Balas Kepada
Masukkan alamat email yang berbeda dari identitas alamat email di sini untuk
memaksa penerima untuk mengirim jawaban ke alamat tersebut bukannya ke alamat email
pengirim.
Lampiran Tersembunyi (Bcc)
Tentukan sebuah alamat email di sini yang akan menerima salinan pesan tersembunyi
dari setiap pesan yang Anda kirim dengan identitas ini.
Pengaturan Awal
Periksa kotak ini untuk membuat identitas yang dipilih sebagai pilihan awal ketika
menulis pesan baru. Anda tetap dapat memilih identitas pengirim lain saat menulis pesan.
Tanda Tangan
Setiap identitas pengirim bisa mempunyai teks tanda tangan sendiri yang akan ditambahkan
ke teks pesan saat Anda mulai menulis email baru. Buka Pengaturan>Pilihan>Pengaturan
Pesan untuk mengatur kapan dan bagaimana tanda tangan disisipkan.
Tanda tangan
Masukkan teks tanda tangan di sini.
Tanda tangan HTML
32
Periksa opsi ini terutama jika Anda mengirim pesan dengan format HTML dan
mengaktifkan format tandatangan Anda. Kotak teks di atas akan menampilkan toolbar untuk
mengatur pemformatan.
Menambahkan Gambar ke Tanda Tangan
Tanda tangan dengan format HTML juga bisa ditambahkan gambar pada pesan keluar. Untuk
menambahkan sebuah gambar ke tanda tangan Anda, pertama periksa kotak Tanda tangan
HTML. Lalu temukan sebuah file gambar pada komputer Anda dan seret dan jatuhkan ke
kotak tanda tangan. Gambar dapat dipindahkan atau diubah ukurannya ke kotak editor
menggunakan mouse.
Catatan:
Selain memasukkan file gambar ke dalam editor, Anda juga dapat menempelkan (paste)
gambar dari clipboard Anda setelah menyalinnya dari aplikasi atau jendela penjelahan lain.
Buka gambar di penampil gambar atau jendela penjelajah web, lalu tekan Ctrl + C untuk
menyalin, klik ke dalam kotak teks tanda tangan pada posisi di mana Anda ingin gambar
muncul dan tekan Ctrl + V untuk menyisipkan gambar tersebut dari clipboard.
Mengatur Identitas Beberapa Pengirim
Kecuali dibatasi oleh administrator server, daftar identitas memiliki tombol pengatur untuk
menambahkan dan menghapus identitas pengirim. Jika ada, klik ikon + pada footer daftar
identitas untuk membuat identitas baru. Isi form dan klik Simpan untuk membuat. Identitas
baru sudah ditambahkan ke daftar dan dapat di-edit atau dihapus dari sini.
Tombol Hapus juga ada di footer daftar identitas yang bisa menghapus identitas yang dipilih
setelah menampilkan dialog konfirmasi.
5.4 Respon Terekan
Pengaturan ini memungkinkan Anda mengatur boilerplate pribadi Anda (atau “rekaman
respon“) yang mudah saat membalas pesan dengan respon terekam.
Mengedit Respon
Panel tengah menampilkan daftar respon tersimpan. Pilih salah satu untuk melihat nama dan
teks tersebut dalam form di sebelah kanan. Anda dapat langsung mengedit keduanya dan
menyimpan perubahannya dengan meng-klik tombol Simpan.
Catatan:
Jika kolom tidak dapat di-edit dan tidak ada tombol Simpan di bawah, ini adalah respon
global yang ditetapkan oleh administrator sistem untuk tidak dapat di-edit.
Membuat Respon Baru
33
Klik ikon + pada footer daftar respon untuk membuat respon baru. Beri nama, masukkan teks
respon dan akhiri dengan klik tombol Simpan.
Menghapus Respon
Tombol Hapus juga berada di footer daftar respon yang akan menghapus item yang terpilih
saat ini setelah menampilkan dialog konfirmasi.
Tombol yang berwarna abu-abu untuk respon global yang dikelola oleh administrator sistem.
6. Pengaturan Filter Webmail menyediakan filtering email yang dapat disesuaikan. Dengan fitur ini Anda dapat mengaktifkan filtering untuk menyaring email-email spam berdasarkan pengirim, tujuan, subject, atau hal-hal lainnya. Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat filter di webmail.
Buka halaman login webmail (…). Masukkan nama pengguna dan password email Anda.
1. Email Anda kini ditampilkan. Pilih email yang akan Anda sesuaikan aturan filteringnya dan klik dua kali untuk menampilkan.
34
2. Pilih ikon gir (more action), kemudian pilih Create filter.
3. Untuk filter baru, Anda dapat memilih untuk memblokir Subject, From (dari), atau To (kepada). Anda dapat mengatur lagi pilihan ini nanti sesuai kebutuhan. Klik Next Step.
4. Beri judul filter Anda, kemudian pilih dimana message ini akan dipindahkan. Anda dapat mengatur filter pada jendela ini, atau mengatur lagi filter Anda nanti. Klik Save. (Catatan: Anda hanya akan melihat managesieve sebagai filter set. Ini adalah satu-satunya pilihan)
5. Filter Anda kini tersimpan.
35
6. Untuk mengatur lagi filter Anda, klik Settings di kanan atas, kemudian tab Filters, seperti ditunjukkan di gambar. Sekarang Anda dapat menampilkan, mengatur kembali, atau menghapus filter yang sudah Anda buat.
top related