oleh: yayan daryan · 2018. 3. 14. · ciampea, bogor 16620 alamat kantor: arsip nasional ri jl....
Post on 27-Feb-2021
2 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 1
OLEH:
Yayan DARYAN
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 2
Yayan DARYANLahir di Bandung 16 April 1964Alamat: Komplek Darmaga Pratama F. no. 10Ciampea, Bogor 16620Alamat Kantor: Arsip Nasional RIJl. Ampera Raya, Cilandak Timur, Jakarta 12560Pendidikan:SLTA di Bandung 1983Diploma Kearsipan Universitas Indonesia 1986Sarjana Administrasi Negara, STIA-LAN, 1998Magister Sains, STIA-LAN, JakartaPengalaman Kerja;• Staf Subdit Pengolahan, 1986-1991• Arsiparis, 1991-1992• Kasubid Pengolahan Arsip 1945, 1992-1995• Kasubbid Arsip Bacaan Mesin, 1995-1999• Kasie Restorasi Arsip Media Baru, 1999-2003• Kasie Penyimpanan Arsip Gambar Statik, 2003• Kasubdit PNSA dan Pameran, 2005-2012• Kabid Perencanaan Diklat, 2012 – 2015• Kabid Pelaksanaan n Kerjasama Diklat 2015-2018• Kasubdit Kearsipan I, 2018 - …
Yayan DARYAN0818 496 399
y_daryan@yahoo.com
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 3
UNDANG-UNDANG TENTANG
KEARSIPAN DI INDONESIA
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 43 TAHUN 2009
TENTANG KEARSIPAN(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071)
MENGGANTIKAN
UNDANG-UNDANG RI NOMOR 7 TAHUN 1971TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK
KEARSIPAN
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32,Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964)
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 4
PERATURAN PEMERINTAH TENTANG
KEARSIPAN DI INDONESIA
PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIANOMOR 28 TAHUN 2012
TENTANGPELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009
TENTANG KEARSIPAN(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 5286)
DENGAN DEMIKIAN
PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 34 TAHUN 1979TENTANG PENYUSUTAN ARSIP
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51,Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151)
TIDAK BERLAKU
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 5
Pengertian ttg ARSIP SKN, SIKN dan JIKN; Penyusutan Arsip; Jadwal Retensi Arsip (JRA); Arsiparis; Pendanaan; Pengelolaan Arsip (Dinamis dan Statis); Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi; Autentikasi Arsip; Peran Serta Masyarakat; Sanksi atas Pelanggaran (Administratif dan Pidana)
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 6
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwadalam berbagai bentuk dan media sesuai denganperkembangan teknologi informasi dankomunikasi yang dibuat dan diterima olehlembaga negara, pemerintahan daerah, lembagapendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangandalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
TERMINOLOGI
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 7
TEKNOLOGI PEREKAMAN ARSIP/DATAPADA ERA DIGITAL
Berbagai Jenis Perekam DataBerbagai Jenis Arsip
Grafik
Gambar Audio-Visual
Teks
PROSES:1. Penetapan Kebijakan2. Pembinaan Kearsipan3. Pengelolaan Arsip
KONTROL:1. Peraturan Perundang-
undangan di Bidang Kearsipan
2. NSPK Kearsipan
SUMBER DAYA KEARSIPAN:1. Sumber Daya Manusia2. Prasarana dan Saran3. Organisasi4. Pendanaan
OUTPUT:Menjamin:
1. terciptanya arsip dr pencipta arsip
2. kesediaan arsip yg autentik, dan terpercaya, sbg alat bukti sah
3. pengelolaan arsip yg andal dan manfaat
4. pelindungan kepentingan negara
5. Mendinamiskan penyellggraan kearsipan nasional
6. keselamatan dan keamanan arsip
7. keselamatan aset nasional
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik
INPUT:Rekaman kegiatan atau peristiwalembaga negara, pemerintahan daerah, lembagapendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan,serta lembaga kearsipan.
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 9
OUTCOME: arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahanpertanggungjawabandalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
OUTPUT:Menjamin:
1. terciptanya arsip dr pencipta arsip
2. kesediaan arsip yg autentik, dan terpercaya, sbg alat bukti sah
3. pengelolaan arsip yg andal dan manfaat
4. pelindungan kepentingan negara
5. Mendinamiskan penyellggraan kearsipan nasional
6. keselamatan dan keamanan arsip
7. keselamatan aset nasional
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 10
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
PENETAPAN KEBIJAKAN
PEMBINAAN KEARSIPAN
PENGELOLAAN
ARSIP
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 11
PENETAPAN
KEBIJAKAN
KEARSIPAN
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 12
• sumber daya manusia,
•prasarana dan sarana,
•organisasi kearsipan, dan
•pendanaan
Penyelenggaraan kearsipan di
tingkat nasional didukung oleh sumber daya
kearsipan, berupa:
Penyelenggaraan kearsipan di tingkat provinsi, kabupaten/kota, dan perguruan tinggi mengacu kepada
penyelenggaraan kearsipan di tingkat nasional
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 13
PEMBINAAN
KEARSIPAN
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 14
PEMBINAAN KEARSIPAN
a. Koordinasi penyelenggaraan kearsipan nasional;
b. Pemberian pedoman dan standar kearsipan;
c. Pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi kearsipan;
d. Sosialisasi kearsipan;
e. Pengawasan kearsipan;
f. Pendidikan dan pelatihan kearsipan;
g. Perencanaan, penelitian, pengembangan, pemantauan, evaluasi;
h. Akreditasi dan sertifikasi.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 15
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 16
PENGELOLAAN ARSIP
PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
PENGELOLAAN ARSIP
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 17
oPengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif.
oPengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
oPengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
oPelaksanaan pengelolaan arsip dilakukan oleh arsiparis.
PENGELOLAAN ARSIP
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 18
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
TERMINOLOGI
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 19
Pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh pencipta arsip yang meliputi: a. lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan BUMD; b. perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang
kegiatannya dibiayai dengan APBN, APBD, dan/atau bantuan luar negeri; dan
c. pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN atau BUMD sebagai pemberi kerja. (Pasal 57 UU Nomor 43/2009)
PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 20
Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 21
PAD dilaksanakan untuk menjamin
ketersediaan arsip sebagai bahan
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah
berdasarkan suatu sistem yang memenuhi
persyaratan:
andal
sistematis
utuh
menyeluruh
sesuaiNSPK
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 22
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Meliputi kegiatan:
1
penciptaan arsip
2
penggunaan arsip
3
pemeliharaan arsip
4
penyusutan arsip
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 23
Pengelolaan arsip dinamis
dilakukan terhadap arsip
vital, arsip aktif, dan arsip
inaktif.
Pengelolaan arsip dinamis
menjadi tanggung
jawab pencipta arsip.
Pelaksanaan pengelolaan
arsip dilakukan oleh arsiparis.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 24
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 25
ARSIP DINAMIS
ARSIP AKTIF
arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus
ARSIP INAKTIF
arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 26
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 27
Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis adalah alat yang digunakan dalam proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip dinamis agar dapat dikendalikan secara efisien, efektif, dan sistematis.
Instrumen PAD (Pasal 40 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 28
▪ Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamisyang efektif dan efisien pencipta arsip membuat 1. Tata Naskah Dinas,
2. Klasifikasi Arsip,
3. Jadwal Retensi Arsip, serta
4. sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
▪ Keempat unsur tersebut seringkali disebut sebagai instrumen pengelolaan arsip dinamis
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 29
INSTRUMEN PAD
terdiri dari:
Tata Naskah Dinas
Klasifikasi Arsip
Jadwal Retensi Arsip
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 30
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 31
Tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitasdan reliabilitas arsip,
Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh
Mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 32
Tata NaskahDinas
PenggunaanKop Suratdan Logo
PengaturanFormat Surat
Kewenanganpenandatanganan
surat
Penggunaancap/stempel
dinas
Pengaturanpenomoransurat keluar
Pengaturanjenis kertas
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 33
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 34
Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan/struktur fungsi yang disusun secara sistematis dan logis yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip.
Tata cara menyusun klasifikasi arsip: Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 35
Klasifikasi arsip
digunakan sebagai
dasar pemberkasan
penataan arsip
mendukung akses arsip
pemanfaatan arsip
penyusutan arsip
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 36
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 37
selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. (Undang-Undang Nomor
43 Tahun 2009)
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 38
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 39
(1) LN, Pemda, PTN, serta BUMN dan BUMD wajibmemiliki JRA.
(2) JRA ditetapkan oleh pimpinan LN, Pemda,PTN, serta BUMN dan BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI
(Pasal 53 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 40
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 41
• Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.
• Untuk itu diperlukan adanya Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 42
Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip. Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditentukan berdasarkan sifat arsip yang dapat di akses terdiri atas: a. arsip yang bersifat terbuka; dan b. arsip yang bersifat tertutup.
SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN
DAN AKSES ARSIP
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 43
“ Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagipengguna yang berhak” (Pasal 24 ayat (1)Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
“ Setiap informasi publik bersifat terbuka, dan dapatdiakses oleh setiap pengguna informasi publik”(Pasal 2 ayat (1) Undang-Undang Nomor 14 Tahun2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik)
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 44
Mempertimbangkan keamanan dan kondisi fisikarsip ketika diakses, perlu pengaturanKlasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Tata cara menyusun klasifikasi keamanan danakses arsip: Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman PembuatanSistem Klasifikasi Keamanan dan Akses ArsipDinamis
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 45
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 46
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 47
Penyusutan arsip adalah kegiatan penguranganjumlah arsip dengan cara pemindahan arsipinaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembagakearsipan
(Undang-Undang Nomor 34 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 48
1. Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan;
2. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder
4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 49
Menyelamatkan arsip yg bernilai sejarah
Menyelamatkan arsip penting;
Memusnahkan arsip yg tidak penting;
Meningkatkan pelayanan administrasi bagi warga masyarakat;
Mewujudkan administrasi kantor yang tertib, rapi, dan aman;
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 50
Menghemat tempat dan peralatan serta biaya.
Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja.
Memudahkan pengendalian arsip yang tercipta.
Mempercepat dalam penemuan kembali.
Menyelamatkan arsip yang bernilaiguna permanen (sekunder) serta mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 51
Pasal 47 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
1. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh penciptaarsip berdasarkan JRA.
2. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh LN, pemda, PTN, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA denganmemperhatikan kepentingan pencipta arsipserta kepentingan masyarakat, bangsa dannegara.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 52
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 53
PENYUSUTAN ARSIP
a. PEMINDAHAN ARSIP yang sudah inaktif dariUnit Pengolah ke Pusat Arsip;
b. PEMUSNAHAN ARSIP yang tidak bernilaiguna/retensinya sudah habis;
c. PENYERAHAN ARSIP bernilai sejarah (arsipstatis) dari Pusat Arsip ke Unit Kearsipan/ Lembaga Kearsipan.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 54
a. Pimpinan LN/Gubernur/Bupati/Walikota
b. Sekjen LN/Sekretaris Daerah Prov/Kab/Kota
c. Pimpinan Lembaga Kearsipan
d. Kepala Biro Umum LN/Prov/Kab/Kota
e. Pimpinan Unit Kearsipan LN/Prov/Kab/Kota
f. Pimpinan Unit Pengolah LN/Prov/Kab/Kota
g. Unsur lain yang terkait
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 55
UNIT PENGOLAH
Unit Pengolah/Unit Kerja adalah satuan kerjadi lingkungan pencipta arsip yang melaksana-kan tugas dan fungsi pokok oraganisasi, terdiridari:
▪ Kepala Divisi
▪ Kepala Bidang
▪ Kepala Bagian
▪ Kepala Sub Direktorat
▪ Unit-unit kerja otonom lainnya
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 56
UNIT KEARSIPAN
(PUSAT ARSIP/RECORDS CENTRE)
Unit Kearsipan/Records Centre adalahsatuan kerja di lingkungan organisasi yang bertugas mengelola arsip inaktif dan biasanya juga berfungsi sebagai pembina kearsipan di lingkungan organisasinya;
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 57
Kegiatan menilai surat/berkas berdasarkan :
a. Frekuensi penggunaan
b. Kurun waktu
c. Bobot informasi
d. Nilaguna arsip
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 58
Sudah jarang digunakan untuk mendukung kegiatan sehari-hari;
Disimpan di ruang arsip/Records Centre;
Tahun Sudah lama (tidak selalu);
Menggunakan boks arsip;
Jika hilang dapat menghambat perkerjaan.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 59
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 60
1. Semua kebijakan pimpinan perusahaan yang bersifat mengatur, dan naskah yang ditandatangani oleh pimpinan perusahaan, antara lain:
a. Peraturan perusahaan;
b. Keputusan dewan komisaris;
c. Keputusan direksi.
A.Nilai Kebuktian (Evidential)
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 61
a. Notulen rapat pemegang saham; b. Notulen rapat dewan komisaris; c. Notulen rapat direksi; d. Laporan hasil RAT umum pemegang saham; e. Perjanjian penggabungan usaha (merger); f. Memory of Understanding; g. Laporan perubahan modal dewan komisaris/ direksi; h. Laporan batas maksimum pemberian kredit; i. Sistem dan prosedur operasional; j. Jurnal Perbendaharaan; k. Hak paten, lisensi dan merek.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 62
a. Struktur organisasi dan tata kerja; b. Pembentukan, perubahan, pembubaran
perusahaan; c. Lambang atau simbol perusahaan; d. Profil perusahaan; e. Pedoman ketatalaksanaan; f. Pendirian perusahaan; g. Neraca tahunan; h. Likuidasi; i. Pembukaan kantor cabang.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 63
a. Rencana keuangan; b. Rencana anggaran tahunan; c. Surat otorisasi; d. Pertanggungjawaban keuangan; e. Neraca dan laporan keuangan tahunan; f. Program kerja jangka pendek, menengah,
dan panjang; g. Laporan hasil penelitian yang
mencerminkan prestasi ilmiah;
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 64
h. Berita acara serah terima arsip statis kepada lembaga kearsipan;
i. Produk karakteristik yang memiliki nilai budaya, ilmiah, teknologi, dan kemanusian;
j. Rancang bangun pesawat; k. Rancang bangun jalan nasional tol dan
jembatan layang; l. Formula bahan produksi temuan baru; m. Inovasi produk pertama/baru.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 65
1. Arsip tokoh pendiri dan pengelola BUMN; 2. Arsip peristiwa dan fenomena bagi
perusahaan misalnya pemogokan nasional pegawai BUMN, peristiwa terbakarnya depot pertamina di Plumpang dan Balongan, dan lain-lain;
3. Arsip mengenai tempat, misal tempat sosialisasi, eksplorasi, dan eksploitasi tambang.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 66
1. Arsip mengenai produk pertama;
2. Arsip mengenai inovasi produk;
3. Arsip mengenai produk unggulan
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 67
1. Daftar Arsip yang tetap disimpan di unit kerja Masing-masing (karena masih aktif);
2. Daftar Arsip yang dipindahkan dari unit kerja ke Records Centre (sebagai arsip inaktif);
3. Daftar Arsip Usul musnah;
4. Daftar arsip Statis yang diserahkan keLembaga Kearsipan sebagai arsip statis.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 68
1. Penyusutan arsip harus diawali dengan kegiatan penilaian/verifikasi, yang menghasilkan 3 (tiga) daftar dan 3 (tiga) Berita Acara:
a. Daftar Arsip Pindah
b. Daftar Arsip Usul Musnah
c. Daftar Arsip Serah
2. Penyusutan arsip dengan menggunakan JRA (Jadwal Retensi Arsip)
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 69
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 70
1. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip.
2. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:
a. penyeleksian arsip inaktif;
b. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan
c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 71
Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:
penyeleksian arsip inaktif
Membuat daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan
penataan arsip inaktif yang akan
dipindahkan
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 72
1. Pemindahan arsip inaktif di lingkungan lembaga negara dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada di lingkungan lembaga negara yang bersangkutan.
2. Lembaga negara dapat memindahkan arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan ke unit depot penyimpanan arsip inaktif yang dikelola oleh ANRI.
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 73
❖ Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan (Records Centre) menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.
❖ Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan setelah melewati retensi arsip aktif.
❖ Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan.
❖ Berita acara dan daftar arsip inaktif yang dipindahkan ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan (Records Centre) .
PELAKSANA PEMINDAHAN ARSIP
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 74
Unit Pengolah/ Unit Kerja
PENANGGUNGJAWAB ARSIP AKTIF
Pemindahan ArsipInaktif
PENANGGUNGJAWAB ARSIP INAKTIF
Dilengkapi dengan :Daftar arsip inaktif Berita Acara Pemindahan
Unit Kearsipan (Records Centre)
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 75
• Arsip Inaktif yang telah diseleksi berdasarkan JRA
• Daftar Arsip Inaktif
• Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
UNIT PENGOLAH
• Melakukan verifikasi terhadap Daftar dan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan
• Menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
UNIT KEARSIPAN• Menyimpan dan
Menata Arsip Inaktif yang telah dipindahkan
• Menyimpan Daftar Arsip Inaktif
• Menyimpan Berita Acara Serah Terima Arsip Inaktif
DEPO ARSIP DI UNIT KEARSIPAN
PENANGGUNG JAWAB ARSIP
AKTIFPENANGGUNG JAWAB ARSIP AKTIF
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 76
Contoh:DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG AKAN DIPINDAHKAN
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 77
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 78
UNIVERSITAS PADJADJARAN
FAKULTAS EKONOMI
_________________________
ARSIP INAKTIF
TAHUN 2012
NO.BOX: 1
NO ARSIP : 1 -10
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 79
SUMBER DAYA KEARSIPAN
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 82
SUMBER DAYA KEARSIPAN:
ORGANISASI KEARSIPAN
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 83
Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
Unit kearsipan wajib dibentuk pada setiap pencipta arsip. Pencipta arsip meliputi: a. lembaga negara; b. pemerintahan daerah provinsi; c. pemerintahan daerah kabupaten/kota; d. perguruan tinggi negeri; e. BUMN; dan f. BUMD.
SUMBER DAYA KEARSIPAN:
ORGANISASI KEARSIPAN
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 84
• Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya
• Pengolahan arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi
• Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya• Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta
arsip kepada lembaga kearsipan• Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka
penyeleggaraan kearsipan di lingkungannya
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 85
Lembaga Kearsipan terdiri atas: a. ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional; b. Lembaga Kearsipan Provinsi; c. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota; dan d. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.
Lembaga kearsipan dipimpin oleh seorang pejabat struktural yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.
SUMBER DAYA KEARSIPAN:
ORGANISASI KEARSIPAN
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 86
PENCIPTA ARSIP(Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah,
PTN, BUMN, dan BUMD)
Mengelola Arsip Aktif
Pemerintah (Pusat)
Arsip Nasional R.I.(Lembaga Kearsipan Nasional)
Pemerintah Daerah Provinsi
Arsip Daerah Provinsi
Pemerintah Daerah Kab./Kota
Arsip Daerah Kab./Kota
Perguruan Tinggi Negeri
Arsip Perguruan Tinggi
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS
LEMBAGA KEARSIPAN
ORGANISASI KEARSIPAN
UNIT KEARSIPANUNIT PENGOLAH
Mengelola Arsip Inaktif
BERDASARKAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009
TENTANG KEARSIPAN
SUMBER DAYA KEARSIPAN:
SUMBER DAYA MANUSIA
SUMBER DAYA MANUSIA
KEARSIPAN
PEJABAT STRUKTURAL
DI BIDANG KEARSIPAN
ARSIPARIS FUNGSIONAL
UMUM DI BIDANG KEARSIPAN
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 89
ARSIPARIS
ARSIPARIS PEGAWAI NEGERI SIPIL
(Arsiparis PNS)
ARSIPARIS TINGKAT TERAMPIL
ARSIPARIS TINGKAT AHLI
ARSIPARIS NON-PEGAWAI NEGERI
SIPIL
(Arsiparis Non-PNS)
SUMBER DAYA KEARSIPAN:
SUMBER DAYA MANUSIA
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 90
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 91
Pengelolaan arsip dilakukan dengan menggunakan prasarana dan sarana berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud meliputi: a. gedung; b. ruangan; dan c. peralatan.
Persyaratan prasarana dan sarana, mengatur lokasi, konstruksi, dan tata ruangan gedung, ruangan penyimpanan arsip serta spesifikasi peralatan pengelolaan arsip.
SUMBER DAYA KEARSIPAN:
PRASARANA DAN SARANA
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 92Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 92
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 93
Pendanaan penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan nasional, lembaga negara, perguruan tinggi negeri, dan kegiatan kearsipan tertentu oleh pemerintahan daerah dialokasikan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.
Pendanaan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh pemerintahan daerah dialokasikan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah.
Pendanaan penyelenggaraan kearsipan meliputi pendanaan untuk perumusan dan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, pengelolaan arsip, penelitian dan pengembangan, pengembangan sumber daya manusia, penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan, penyediaan jaminan kesehatan, tambahan tunjangan sumber daya kearsipan, serta penyediaan prasarana dan sarana.
SUMBER DAYA KEARSIPAN:
PENDANAAN
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 94
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip
PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS
Penciptaan
Penggunaan
Pemeliharaan
Penyusutan
Pembuatan
Penerimaan
Dokumentasi
- Tata Naskah Dinas
- Klasifikasi Arsip
- Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip
Kepentingan pemerintah dan masyarakat
Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Alih media
Pemberkasan Arsip Aktif
Penataan Arsip Inaktif
Penyimpanan Arsip
Alih Media Arsip
Klasifikasi Arsip
Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif
Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Terjaga dan Umum
Program Arsip Vital
Jadwal Retensi
Arsip (JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif
Pemusnahan Arsip
Penyerahan Arsip Statis
Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan
Prosedur - Dokumentasi
Prosedur - Dokumentasi
Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -
Penyelamatan & Pemulihan
PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan
Dao, Penyelenggaraan Kearsipan, 95
TERIMA KASIH
top related