modul sarana bencana1
Post on 15-Dec-2015
20 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
MODUL PENYIAPAN SARANA KORBAN BENCANA DALAM PENANGGULANGAN BENCANA
TOT / DIKLAT PENANGGULANGAN BENCANA TAHUN 2015
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Negara Kesatuan Republik Indonesia yang terdiri dari beribu-ribu pulau, ratusan
sungai, gunung berapi, dikelilingi oleh lautan yang luas dan dengan jumlah penduduk
yang besar serta memiliki kondisi geografis yang memungkinkan terjadinya bencana
atau rawan bencana.
Kerawanan bencana ini sering terjadinya gempa bumi, tsunami, letusan gunung
berapi, tanah longsor, banjir, kebakaran, kekeringan, konflik sosial, teroris dan
pandemi yang mengakibatkan korban jiwa, kerusakan lingkungan, kerugian harta
benda dan dampak psikologis lainnya yang dalam keadaan tertentu dapat
menghambat pembangunan nasional.
Dalam upaya meringankan penderitaan ledakan bencana termasuk korban
bencana bagi anak, lanjut usia, disabilitas dan wanita rawan sosial, maka pemerintah
pusat dan daerah berkewajiban memberikan bantuan sosial yang sumber dananya di
peroleh dari APBN, APBD, dunia usaha dan masyarakat dalam dan luar negeri. Dan
salah satu bentuk bantuan sosial bagi korban bencana tersebut yakni penyiapan dan
penyediaan sarana yang merupakan tugas pokok dari Direktorat Perlindungan Sosial
Korban Bencana Alam (PSKBA) dan Direktorat Jenderal Perlindungan dan Jaminan
Sosial Kementrian Sosial RI, yang dilakukan baik pada pra bencana, tanggap darurat,
maupun pada pasca bencana.
B. DESKRIPSI
Mata diklat sangat berguna sebagai pedoman atau acuan bagi peserta diklat TOT
dalam meningkatkan kompetensinya terkaitdengan penyiapan sarana bagi korban
bencana dalam penanggulangan korban bencana secara efektif dan efisien.
Materi yang dibahas dalam mata diklat ini meliputi penyelenggaraan penyiapan
bantuan sarana, mekanisme penyelenggaraan penyiapan bantuan sarana,
pengawasan dan pelaporan dari penyelenggaraan penyiapan bantuan sarana
terhadap korban bencana termasuk didalamnya korban bencana bagi anak, lanjut
usia, disabilitas dan wanita rawan sosial.
C. TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Kompetensi Dasar (Keberhasilan)
Setelah selesai diklat/TOT ini, peserta di harapkan mampu untuk memahami
tentang penyiapan bantuan sarana bagi korban bencana pada tahap pra
bencana, tanggap darurat dan pasca bencana dengan baik dan maksimal.
2. Indikator Keberhasilan
Setelah mempelajari modul diklat/TOT ini, peserta diharapkan mampu :
a. Menjelaskan penyelenggaraan penyiapan bantuan sarana bagi korban
bencana.
b. Menjelaskan mekanisme penyelenggaraan penyiapan bantuan sarana
bagi kornban bencana.
c. Menjelaskan dan melaksanakan pengawasan dan pelaporan penyiapan
bersama bagi korban bencana.
D. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN
Pokok bahasan dan sub pokok bahasan pada modul diklat /TOT dengan judul
“Penyiapan sarana bantuan korban bencana dalam penanggulangan korban
bencana” sebagai berikut :
1. Penyelenggaraan persiapan bantuan sarana korban bencana :
a. Pengertian dan tujuan
b. Jenis persiapan bantuan sarana
c. Kebijakan strategi, prinsip dan pendekatan persiapan bantuan sarana.
2. Mekanisme penyelenggaraan persiapan bantuan sarana korban bencana :
a. Perencanaan persiapan bantuan sarana korban bencana
b. Pengadaan persiapan bantuan sarana korban bencana
c. Penanggulangan dan penyaluran bersama bantuan korban bencana.
3. Pengawasan dan pelaporan persiapan bantuan sarana korban bencana
a. Pengawasan
b. Pelaporan
E. METODE PEMBELAJARAN
1. Ceramah/paparan
2. Tanya jawab
3. Dialog/curah pendapat
4. Simulasi
5. Permainan/peragaan
6. Diskusi kelompok
7. Presentasi
8. Pameran/kolase
9. Dll
F. MEDIA PEMBELAJARAN
1. LCD/laptop
2. Pengeras suara
3. Papan tulis
4. Penghapus
5. Kertas plano
6. Gambar majalah
7. Selebaran
8. Gunting
9. Dll
BAB II
PENYELENGGARAAN PENYIAPAN BANTUAN SARANA KORBAN BENCANA
A. Pengertian dan Tujuan
1. Pengertian
Pengertian yang dijelaskan disini adalah menyangkut penyelenggaraan
penyiapan sarana terhadap bantuan penanggulangan korban bencana termasuk
bagi anak, lanjut usia, disabilitas dan wanita rawan sosial, diantaranya sebagai
berikut :
a. Sarana
1) Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) bahwa pengertian
sarana adalah segala sesuatu yang dapat di pakai sebagai alat dalam
mencapai maksud dan tujuan. Sarana lebih ditujukan untuk benda-
benda yang bergerak seperti komputer mesin-mesin.
2) Membuat ketentuan umum Permendiknas
(Peraturan Menteri Pendidikan Nasional) nomor: 24 tahun 2007,
bahwa pengertian sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang
dapat dipindah-pindah, seleksi antara lain sarana pendidikan yang
meliputi ruang kelas, meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran,
dsb.
3) Bencana alam
Adalah suatu peristiwa atau gejala alam ekstrim yang mengakibatkan
alam berdampak terjadinya kerusakan, kerugian dan kesengsaraan
manusia sebagai akibat gempa bumi, letusan gunung berapi, tanah
longsor, banjir kebakaran, dsb.
4) Bencana sosial
Bencana sosial adalah suatu bencana yang diakibatkan oleh peristiwa
atau serangkaian peristiwa yang disebabkan oleh ulah manusia
berupa terjadinya konflik sosial antara kelompok atau komunitas
masyarakat dan terror.
5) Bencana non alam
Bencana non alam adalah suatu bencana sebagai akibat peristiwa
atau serangkaian peristiwa yang antara lain berupa gagal teknologi,
gagal modulisasi, dampak industri, epidemi dan wabah penyakit,
kecelakaan transportasi, pencemaran lingkungan dan ledakan nuklir.
6) Bencana
Bencana adalah suatu peristiwa yang disebabkan oleh alam, manusia
dan/atau keduanya yang mengakibatkan korban penderitaan yang
dialami manusia, kerugian harta benda, kerusakan lingkungan, sarana
prasarana dan fasilitas umum serta menimbulkan gangguan terhadap
tata kehidupan masyarakat.
7) Bantuan sosial
Bantuan sosial adalah transfer uang atau barang yang di berikan
kepada masyarakat guna melindungi dari kemungkinan terjadinya
resiko sosial. Bantuan sosial dapat langsung diberikan kepada
masyarakat dan/atau lembaga kemasyarakatan termasuk di dalamnya
bantuan untuk lembaga dan pemerintah bidang pendidikan dan
keagamaan.
8) Bantuan
Bantuan adalah segala sesuatu yang diperoleh dari hasil bantuan dan
atau sumbangan dari berbagai pihak yang di berikan kepada pihak lain
yang membutuhkan.
9) Barang bantuan sosial adalah barang bantuan yang diadakan
kementrian sosial dalam rangka memenuhi kebutuhan dasar bagi
korban bencana antara lain berupa sandang, permakanan, peralatan
dapur, tenda evakuasi kit, family kit, alat makan dan sejenisnya.
10) Tanggap darurat bencana adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan
dengan segera pada saat kejadian bencana untuk menangani dampak
buruk yang dirimbulkan, meliputi penyelamatan dan evakuasi korban,
harta benda, pemenuhan kebutuhan dasar, perlindungan, pengurusan
pengungsi, penyelamatan, serta pemulihan sarana dan prasarana.
11) Rehabilitasi adalah perbaikan dan pemulihan semua aspek pelayanan
publik atau masyarakat sampai tingkat yang memadai pada wilayah
pasca bencana dengan sasaran utama untuk normalisasi atau
berjalannya secara wajar semua aspek pemerintahan dan kehidupan
masyarakat pada wilayah pasca bencana.
12) Penanggulangan bencana adalah serangkaian upaya yang meliputi
penetapan kebijakan pembangunan yang beresiko timbulnya
bencana, kegiatan pencegahan bencana, tanggap darurat dan
rehabilitasi.
13) Manajemen sarana peralatan adalah suatu proses aktivitas yang
berkaitan dengan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran barang
bantuan sesuai dengan jenis, jumlah, waktu dan tempat yang
dikehendaki atau diperlukan oleh korban bencana dan diperlukan
untuk memenuhi kebutuhan dasar hidup manusia yang terdiri dari
sandang, pangan dan papan.
2. Tujuan
Tujuan penyiapan bantuan sarana terhadap keadaan bencana dalam
penanggulangan bencana diantaranya adalah sebagai berikut :
a) Dalam upaya untuk mengurangi resiko bencana yang berdampak buruk
dengan kegiatan penyelamatan dan evakuasi korban, harta benda,
pemenuhan kebutuhan dasar, perlindungan, penyelamatan serta
pemulihan sarana vital dan prasarana seperti perbaikan infrastruktur,
penyediaan air bersih, sanitasi, listrik dan energi, jaringan komunikasi dan
sebagainya.
b) Dalam upaya terciptanya kembali normalisasi atau berjalannya secara
wajar semua aspek pemerintahan dan kehidupan masyarakat yang
ditandai pulihnya kembali kegiatan perekonomian, sosial budaya,
bangkitnya peran serta masyarakat dalam segala aspek kehidupan
bermasyarakat pada wilayah pasca bencana.
B. Jenis persiapan bantuan sarana korban bencana
1. Tahap pra bencana (situasi tidak terjadi bencana dan situasi terdapat potensi
bencana)
a. Pencegahan yakni kegiatan dalam upaya menghilangkan dan/atau
mengurangi ancaman bencana dengan kegiatan seperti :
Penyuluhan sosial untuk menyadarkan masyarakat akan pentingnya
pengurangan resiko bencana
Melakukan penghijauan, menjaga kebersihan lingkungan, dll.
b. Invitigasi yakni upaya untuk mengurangi resiko bencana melalui
pembangunan fisik seperti :
Pemetaan sosial daerah rawan bencana alam unutk perumusan kebijakan
pemerintah dalam upaya penanggulangan bencana.
Pengerahan SDM perlindungan sosial khususnya pada invetigasi bencana
terkait dengan berbagai kegiatan saat penanggulangan bencana.
Pendampingan sosial dalam upaya meningkatkan kemampuan
masyarakat di daerah rawan bencana alam agar mereka tetap
melaksanakan fungsi sosialnya.
Pendampingan psikososial yakni proses pertolongan yang dilakukan
pendamping membantu individu, kelompok atau masyarakat dalam
mengatasi masalah psikososial berkaitan ancaman bencana alam yang
mungkin terjadi sehingga dapat mencapai keberfungsian sosial.
c. Kesiapsiagaan yakni kegiatan untuk mengantisipasi bencana alam melalui
pengorganisasian yang memungkinkan pemerintah, organisasi, masyarakat
dan perorangan untuk melakukan tindakan dalam menghadapi situasi
bencana secara cepat dan efektif, dengan kegiatan :
Peningkatan kapasitas SDM perlindungan sosial didaerah rawan
bencana alam dengan memiliki ketahanan dalam menghadapi
kemungkinan terjadinya bencana.
Bantuan kesiapsiagaan fisik di daerah rawan bencana berupa
pemenuhan dasar minimal.
Pembentukan dan pengembangan kampong siaga bencana (KSB)
sebagai wadah penanggulangan bencana berbasis masyarakat.
2. Tahap tanggap darurat (saat terjadi bencana).
Dalam tahap ini dilakukan:
a) Upaya penyelamatan, perlindungan, pencarian dan evakuasi dengan
penyiapan/pemberian sarana bantuan bersifat darurat berupa :
Tempat penampungan sementara (shelter) dengan penekanannya pada
upaya penyelamatan dan perlindungan pada korban.
Bantuan logistik berupa makanan, lauk pauk, dan pakaian untuk korban
bencana.
Pendampingan sosial dan psikososial untuk mengatasi trauma.
Pelayanan kesehatan bekerjasama dengan Dinas Kesehatan (Posko
Kesehatan) bagi yang mengalami luka ringan, luka berat, korban
meninggal dan korban yang memerlukan perawatan lebih lanjut dibawa
ke rumah sakit.
Dibentuk Tim gerak cepat untuk melakukan evakuasi korban dari lokasi
bencana ke tempat penampungan sementara.
Ditempat penampungan sementara (shelter) perlu di dirikan tenda di
lapangan terbuka, gedung olah raga, tempat ibadah, dll.
b) Kegiatan pengungsi di lakukan dengan cara :
Pemulangan ketempat asal
Reintegrasi/sisipan/membaur dengan masyarakat setempat
Relokasi ke tempat pemukiman baru
Transmigrasi sebagai pilihan terakhir bekerjasama dengan kementrian
tenaga kerja dan transmigrasi
3. Tahap pasca bencana
Penyiapan sarana yang dilakukan pada tahap pasca bencana adalah berupa
pemulihan dan penguatan sosial yang dilakukan melalui pendampingan sosial,
pendampingan psikososial untuk meminimalkan dampak yang di alami korban
akibat bencana yang dialami dengan kegiatan yang dapat dilakukan sebagai
berikut :
a. Penyuluhan sosial dengan maksud untuk meningkatkan pemahaman korban
bencana terhadap proses pendampingan yang akan dilakukan. Penyuluhan ini
dapat dilakukan dengan cara individu, kelompok serta melalui media seperti
leaflet, poster, gambar, spanduk Koran desa, media elektronik serta media
sosial lainnya seperti kelompok keagamaan, pengajian, perkumpulan sosial di
daerah pasca bencana.
b. Penyiapan pembutuhan forum warga/keluarga pengungsi korban bencana
dengan maksud meningkatkan solidaritas, toleransi sosial, rasa kebersamaan
serta kerjasama antar masyarakat korban bencana.
c. Penyiapan pendampingan sosial bagi korban bencana dengan maksud
meningkatkan kemampuan korban untuk dapat segera bangkit dari
kepurukannya akibat bencana
d. Penyiapan pendampingan psikososial dengan maksud menganalisis dan
pemecahan permasalahan mental psikologis, sehingga bencana yang dialami
tidak memberikan dampak mendalam pada diri korban.
e. Penyiapan pemberian bantuan stimulant pemulihan sosial (BSPS) dalam
bentuk pilihan berupa bahan bangunan rumah (BBR), jaminan hidup (Jadup),
isi hunian sementara (Isi Huntara) dan santunan ahli waris.
f. Penyiapan pemberian bantuan wadah usaha ekonomis produktif (UEP) yang
disesuaikan dengan kebutuhan dan potensi yang ada pada korban bencana
dengan tujuan memulihkan kondisi ekonomi korban bencana.
C. Startegi, kebijakan, prinsip dan pendekatan penyiapan sarana bantuan korban
bencana.
1. Strategi penyiapan sarana bantuan korban bencana.
a. Strategi penyiapan sarana bantuan bagi korban bencana merupakan suatu
perencanaan umum dalam rangka penanggulangan bencana. Strategi dalam
penyiapan sarana dilakukan dengan cara mengadkan koordinasi diantara
pemerintah dengan dunia usaha maupun masyarakat luas.
b. Strategi pada tahap pra bencana, bahwa penyiapan sarana dilakukan dengan
mengutamakan upaya preventif agar kerusakan dan korban jiwa dapat
diminimalkan jika terjadi bencana dengan cara melakukan peningkatan
kesadaran masyarakat untuk mengurangi kerusakan lingkungan fisik, sosial
dan mempersiapkan diri untuk menyelamatkan jiwa, harta benda serta
meminimalkan kerusakan fisik dan sosial komunitas.
c. Strategi pada tanggap darurat, bahwa penyiapan sarana berupa bantuan
sandang, pangan, evakuasi, penampungan sementara (shelter),
pendampingan sosial serta psikososial bagi korban bencana.
d. Strategi pada pasca bencana, bahwa penyiapan bantuan sarana diupayakan
dengan perbaikan fisik fasilitas yang rusak dan perbaikan non fisik dengan
pendampingan sosial psikososial dan advokasi sosial untuk meminimalkan
dampak bencana terhadap mental psikologis korban, sehingga kehidupan
masyarakat dapat dipulihkan kembali.
2. Kebijakan.
a. Kebijakan penanggulangan bencana termasuk dalam penyiapan sarana
bantuan bagi korban bencana dirumuskan dan diterapkan oleh Direktorat
Jendral Perlindungan dan Jaminan Sosial Kementrian Sosial Republik
Indonesia dan berkoordinasi dengan kementrian/lembaga yang terkait.
b. Penyiapan sarana bantuan korban bencana dilaksanakan secara terpadu dan
terkoordinir yang melibatkan seluruh parensi pemerintah dan masyarakat
baik pada saat pra bencana, saat tanggap darurat maupun pasca bencana
yang diwujudkan dalam tindakan perlindungan, pengembangan dan
rehabilitasi serta menempatkan pemerintah sebagai fasilitator dan
penanggung jawa utama.
c. Penyiapan sarana bantuan korban bencana, bahwa ketentuan
pelaksanaannya diatas dalam pedoman umum, petunjuk penyelenggaraan
dan prosedur tetap di keluarkan oleh instansi yang bersangkutan sesuai
dengan bidang tugas masing-masing.
d. Bantuan sarana bagi korban bencana diberikan kepada daerah rawan
bencana sebagai buffer stock dalam rangka kesiapsiagaan, diberikan kepada
daerah pada keadaan darurat bencana sesuai kebutuhan.
Bantuan sarana juga juga diberikan kepada pemerintah daerah atau
instansi/lembaga terkait dalam penanggulangan bencana.
3. Prinsip
Prinsip yang digunakan dalam penyiapan sarana bantuan korban bencana,
diantaranya sebagai berikut:
a. Harus dapat memberikan jaminan terpenuhinya kebutuhan dasar secara
layak.
b. Dalam pemulihan sosial yang diberikan harus tepat sasaran tepat waktu dan
tepat bantuan.
c. Bantuan sarana yang diberikan harus cepat dalam rangka merespon
kebutuhan yang sangat mendesak.
d. Penyiapan sarana bantuan korban bencana harus berkualitas baik.
e. Sarana yang diberikan harus akuntabilitas yang artinya dapat dipertanggung
jawabkan secara objektif.
f. Partisipasif yakni harus melibatkan partisipasi dari semua pihak termasuk
korban bencana.
g. Stimulan yakni penyiapan sarana bersifat stimulant bagi korban bencana.
h. Kemandirian yakni bantuan sarana yang diberikan harus mampu
menciptakan kemandirian bagi korban bencana.
i. Meringankan beban penderitaan bagi korban pasca bencana.
j. Kerjasama dan berkoordinasi dengan berbagai pihak terkait.
k. Menghargai kearifan lokal yakni harus menghargai dan menghormati nilai-
nilai lokal yang berlaku.
4. Pendekatan
Pendekatan yang digunakan dalam penyiapan sarana bantuan bagi korban
bencana dapat dilakukan sebagai berikut:
a. Individual : bahwa penyiapan sarana bantuan terhadap korban bencana
dapat diberikan secara individual sesuai dengan situasi, kondisi, kebutuhan
dan permasalahan kelompok sasaran, misalnya jaminan hidup (Jadup).
b. Keluarga : bahwa penyiapan sarana dapat diberikan melalui pendekatan
keluarga sesuai dengan situasi, kondisi, kebutuhan dan permasalahan
kelompok sasaran, seperti pemberian sarana berupa bantuan stimulan bahan
bangunan rumah dan lain-lain.
c. Kelompok : bahwa penyiapan sarana dapat diberikan melalui kelompok
sesuai dengan situasi, kondisi, kebutuhan dan permasalahan kelompok
sasaran, seperti hunian sementara dan lain-lain.
d. Massal : bahwa penyiapan bantuan sarana bagi korban bencana dapat
diberikan secara massal sesuai dnegan situasi, kondisi, kebutuhan dan
permasalahan kelompok sasaran seperti kebutuhan isi huntara yang bersifat
massal seperti pengadaan MCK.
BAB III
MEKANISME PENYELENGGARAAN PENYIAPAN BANTUAN SARANA KORBAN BENCANA
Pelaksanaan manajemen bantuan sarana bagi korban bencana dilakukan seperti
halnya tahapan manajemen pada umumnya, yaitu adanya tahapan planning, organizing,
actuating dan controlling (POAC). Dalam manajemen penyiapan sarana (logistik)
dilaksanakan dengan proses; perencanaan dan pengadaan barang, penerimaan barang,
penyimpanan barang, pengeluaran barang, pengiriman barang, pembukuan, pelaporan dan
pengawasan.
Mekanisme yang digunakan dalam penyelenggaraan penyiapan bantuan sarana bagi
korban bencana, sebagai berikut :
A. Identifikasi kebutuhan penyiapan sarana bantuan bencana.
Identifikasi dan pengkajian kebutuhan sarana merupakan langkah awal untuk
mengetahui apa yang dibutuhkan, siapa yang membutuhkan, dimana, kapan dan
bagaimana menyampaikan kebutuhannya. Identifikasi kebutuhan penyiapan sarana
membutuhkan ketelitian dan keterampilan serta kemampuan untuk mengetahui secara
pasti kondisi korban bencana yang akan ditangani.
Untuk mengidentifikasi akan jenis yang dibutuhkan dapat menggunakan formulir
tabel tentang identifikasi kebutuhan seperti dibawah ini :
Tabel 1. Identifikasi Kebutuhan Sarana
No Korban bencana Jenis kebutuhan Sarana Jumlah1 Lansia2 Anak3 Balita4 Penyandang cacat5 Perempuan6 Ibu hamil
B. Perencanaan penyiapan sarana korban bencana.
1. Perencanaan dalam penanggulangan bencana yang kaitannya dengan penyiapan
sarana bantuan korban bencana adalah suatu upaya-upaya sadar dan diskimatis
yang dilakukan dalam rangka mengidentifikasi, menyiapkan segala kebutuhan
sarana/logistik para korban sesuai kebutuhan untuk dapat dimanfaatkan secara
tepat waktu. Proses perencanaan harus memaksimalkan keterlibatan aktif para
stockehorder termasuk para korban bencana.
2. Tujuan perencanaan penyiapan sarana/fasilitas terkait dengan bantuan bagi
korban bencana, dilakukan dengan cara :
a. Mengetahui jumlah korban bencana yang membutuhkan penyiapan sarana
b. Mengetahui berupa jumlah penyiapan sarana yang dibutuhkan
c. Mengetahui jenis penyiapan sarana yang dibutuhkan
d. Mengetahui cara penyiapan sarana, penyimpanan dan pengeluarannya
kepada korban bencana
e. Mengetahui penanggung jawab kelompok penerima bantuan sarana bagi
korban bencana
3. Perencanaan kebutuhan penyiapan sarana, dihimpun melalui :
a. Rapat koordinasi terhadap informasi mengenai jumlah korban bencana,
pengungsi dan kondisi kerusakan
b. Laporan-laporan dari pihak berwenang dalam penanganan bencana dari
masyarakat
c. Pemberitaan dari media massa
d. Instansi/lembaga terkait dalam penanggulangan korban bencana
e. Tim Realisi Cepat (TRC) penanggulangan bencana
4. Prosedur perencanaan penyiapan sarana bantuan korban bencana
Prosedur yang harus dilalui dalam penyiapan sarana bantuan korban bencana
adalah sebagai berikut :
a. Perencanaan penyiapan (pengadaan) sarana dilakukan untuk jangka waktu 1
tahun dengan melaksanakan evaluasi setiap triwulan atau pada saat
terjadinya bencana
b. Masing-masing Kab/Kota di provinsi mendatajenis bencana yang sering
terjadi diwilayah layanannya dalam memastikan rencana penyiapan sarana
yang disesuaikan dengan kebutuhan terhadap bencana yang terjadi
c. Kab/Kota provinsi berkoordinasi dengan pemerintah Kab/pemerintah kota
masing-masing untuk mendapatkan data jumlah penduduk terbaru
d. Melakukan kebutuhan fasilitas/sarana (Buffer stock) berdasarkan wilayah
dengan menggunakan standar perhitungan dari kementrian/Dinas sosial yang
berlaku, contohnya beras 50 ton berupa DO Bulog
e. Mempertimbangkan umur kadaluarsa sarana/barang, sehingga pengadaan
sarana dapat dilakukan dengan seefektif mungkin guna menghindarkan
kekurangan tempat gudang penyimpanan atau sarana/barang kadaluarsa
sebelum disalurkan
f. Mencari alternativ sumber-sumber penyiapan sarana
C. Pengadaan sarana bantuan korban bencana
Pengadaan sarana dapat dilakukan sesuai dengan perencanaan yang sudah
dilakukan jenis dan pindah yang diperlukan sesuai fakta dilapangan. Pengadaan
sarana dapat dilakukan dipasar dan daerah, sebagai berikut :
1. Pengadaan sarana dari pusat
Mengkoordinasikan besaran kebutuhan sarana dengan pihak pusat dari
Kab/Kota ke provinsi dan dari provinsi masing-masing kepada kementrian sosial
dalam jangka waktu setiap bulan sekali pada saat jeda tidak terjadi bencana.
Pengadaan sarana dilakukan 1 bulan sekali pada minggu pertama dan kedua
pada jam-jam kerja pada saat terjadinya bencana. Pengadaan barang dilakukan
secepat mungkin selama 24 jam. Barang-barang/sarana yang diadakan dari
pusat, antara lain:
a. Beras berupa DO
b. Mie instan
c. Lauk pauk
d. Sandang
e. Peralatan dapur umum
f. Peralatan evakuasi
2. Pengadaan sarana bantuan korban bencana dari daerah
Mengkoordinasikan dengan pihak daerah terkait dengan pengadaan sarana
kebutuhan dasar yang bersifat local. Hal ini sangat penting dilakukan untuk
memastikan bahwa pengadaan sarana di daerah berbeda dengan pengadaan
sarana yang dialokasikan dari pusat.
Sarana yang sudah dipersiapkan atau tersedia diharapkan dalam keadaan
baik dan siap disalurkan setiap waktu dibutuhkan. Pada saat jeda tidak terjadi
bencana, pengadaan sarana dapat dilakukan 1 bulan sekali pada minggu pertama
dan kedua pada jam-jam kerja pada saat terjadinya bencana dan dilakukan
dengan secepat mungkin selama 24 jam.
D. Penggudangan sarana bantuan korban bencana
Penggudangan dalam hal ini adalah tempat penyimpanan sarana bantuan yang
didapat dari hasil pengadaan dan hibah masyarakat dalam dan luar negeri untuk
kemudian dapat disalurkan sesuai permintaan/kebutuhan yang diperlukan bagi
korban bencana yang terdiri dari :
1. Penerimaan
Penerimaan sarana dalam hal ini meliputi; jenis sarana yang di
masukkan/disisipkan ke dalam gudang, jumlah, keadaan sarana, siapa yang
menyerahkan dan siapa yang menerima sarana.
Dibawah ini (Tabel 2) contoh form yang digunakan dalam penerimaan
barang/sarana oleh pihak petugas gudang.
Tabel 2. Penerimaan Sarana
No Barang yang diterima
Jumlah Barang Keadaan Barang
Siapa yang menyediakan
Siapa yang menerima
2. Penyimpanan sarana
Penyimpanan saran untuk bantuan bagi korban bencana dalam hal ini
mencakupnantara lain; pemilikan tempat, type gudang, kapasitas tamping,
fasilitas penyimpanan, sistem pengamanan dan keselamatan sarana yag di
simpan yang disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
Tujuan penyimpanan sarana di gudang antara lain, sebagai berikut :
a. Untuk melindungi sarana/peralatan dari kerusakan, kehilangan maupun
berkurangnya standar mutu sarana
b. Untuk memudahkan penyaluran kepada korban bencana dengan sistim “First
In, First Out”
c. Untuk menjamin ketersediaan sarana/peralatan pada setiap waktu
dibutuhkan.
E. Penyaluran sarana untuk korban bencana
Penyaluran sarana yang disimpan di gudang dapat dilakukan berdasarkan
permintaan yang telah disetujui oleh pejabat yang berwenang dalam
penanggulangan bencana dengan tujuan sasaran menerima bantuan yang tepat,
jumlah dan jenis bantuan sarana yang harus diberikan dengan prinsip yang tepat, ke
tempat yang tepat, dengan jumlah yang tepat/benar, kualitas yang benar, harga
yang tepat serta penerima korban bencana yang tepat.
Prosedur penerimaan dan pengeluaran pra sarana persedian yang disimpan
di gudang pada kementrian sosial, Dinas/instansi sosial provinsi, Dinas/instansi sosial
Kab/kota dan penerima bantuan sarana bagi korban bencana dapat dilihat pada
penjelasan seperti di bawah ini :
1. Prosedur penerimaan barang di kementerian sosial
a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) membuat kesepakatan penyerahan barang
dengan penyedia barang dalam kontrak pengadaan barang.
b. PPK memberitahukan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Perlindungan
dan Jaminan Sosial (SesDitjen. Linjamsos) tentang penerimaan barang di
Gudang Bekasi.
c. SesDitjen memrintahkan Kepala Bagian (KaBag) Umum dan Kepala Gudang
untuk menerima barang.
d. PPK memerintahkan Panitia Penerima Hasil Pekerjaan untuk melakukan
pemeriksaan dan penerimaan barang dari penyedia di Gudang Bekasi.
e. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menerima barang setelah terlebih dahulu
memeriksanya dan mencocokkannya dengan dokumen penerimaan disertai
penandatanganan Berita Acara Serah Terima (BAST) Barang dengan diketahui
oleh Kepala Gudang.
f. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menyerahkan barang disertai dengan BAST
kepada Kepala Gudang dan juga menyanpaikan satu set BAST kepada PPK.
g. PPK menandatangani dokumen BAST barang dan menyampaikannya kepada
Penyedia Barang dan kepada SesDitjen.
h. Kepala gudang memerintahkan Petugas Administrasi Gudang untuk mencatat
mutasi penerimaan barang pada Kartu dan Buku Persediaan serta
memerintahkan Petugas Penata Barang (Stuffing) untuk menata dan
menyimpan barang digudang sesuai dengan kelompok barang.
i. PPK menyerahkan BAST kepada petugas SAI UAKPA/UAKPB.
j. Petugas SAI mencatat transaksi penerimaan barang.
2. Prosedur penerimaan Barang di Dinas/Instansi Sosial Provinsi
a. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi memerintahkan kepada Pengelola
Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi agar mempersiapkan gudang untuk
menerima barang berdasarkan surat pemberitahuan dari Direktur di
lingkungan Ditjen. Linjamsos.
b. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi
menerima barang setelah memeriksa dan mencocokkan dengan dokumennya
terlebih dahulu.
c. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi
memaraf Surat Penyerahan Barang dan membuat BAST serta
menyampaikannya kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi.
d. Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi menandatangani BAST dan
menyampaikannya satu set kepada Penyedia Jasa Pengiriman/Perusahaan
Ekspidisi.
e. Pengelola Gudang dan Petugas Dinas/Instansi Sosial Provinsi melanjutkan
dengan pencatatan mutasi barang pada Buku Persediaan dan Kartu Barang
serta mendokumentasikan bukti-buktinya.
3. Prosedur penerimaan barang di Dinas Sosial Kabupaten/Kota
a. Berdasarkan surat pemberitahuan dari kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi,
maka Kepala Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota memerintahkan kepada
Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota untuk mengambil barang dari
Gudang Provinsi.
b. Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota mengambil barang setelah
terlebih dahulu memeriksanya serta menandatangani surat penyerahan
barang dan membuat BAST.
c. Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota membawa barang beserta
BAST untuk ditandatangani oleh Kepala Dinas/Instansi Sosial
Kabupaten/Kota.
d. Petugas Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota menyerahkan barang kepada
Pengelola Gudang dan Petugas Gudang Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota.
e. Pengelola Gudang dan Petugas Gudang melakukan pencatatan mutasi barang
pada Buku Persediaan dan Kartu Barang.
f. Kepala Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota menandatangani BAST dan
mengirimkannya kembali kepada Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi.
F. Penyiapan sarana bantuan korban bencana lanjut usia, anak, disabilitas dan
perempuan. Dalam situasi tanggap darurat.
Penyiapan sarana bantuan bagi korban bencana tidak hanya diperuntukkan bagi
korban di masyarakat umum tetapi KemenSos RI juga diberikan kepada korban
bencana anak, lanjut usia, disabilitas dan perempuan.
1. Lanjut usia
Penyiapan sarana bantuan korban bencana lanjut usia dalam situasi darurat
sebagai berikut:
a. Lanjut usia adalah orang yang berusia 60 tahun keatas.
b. Kriteria penerima bantuan sarana, meliputi:
1) Lanjut usia yang mengalami langsung atau tidak langsung bencana alam
yang menimpa dirinya di lokasi bencana alam.
2) Mengalami bencana sosial baik langsung atau tidak langsung di tempat
tinggalnya.
3) Permasalahan khusus yaitu lanjut usia yang permasalahannya seperti
kecelakaan dan kekerasan.
4) Terlantar; dalam perjalanan, keluarga, dibuang oleh keluarganya, terpisah
dari keluarganya, korban penipuan, hidup sebatangkara dalam keadaan
sakit.
c. Bentuk bantuan sarana yang diberikan adalah uang santunan, sembako,
kebutuhan lainnya. Jenis bantuan sarana yang diberikan :
1) Bantuan sosial berupa uang tunai yang diberikan kepada ahli waris bagi
korban meninggal dunia dan kepada yang bersangkutan bagi korban
cacat permanen.
2) Indeks bantuan perorangan Rp. 5.000.000,- (lima juta rupiah)
3) Indeks bantuan lembaga kesejahteraan sosial Rp. 25.000.000,-
d. Anggaran yang digunakan untuk bantuan berasal dari:
1) Anggaran yang terdapat pada DIPA Direktorat pelayanan sosial lanjut usia
Ditjen RehabSos.
2) Anggaran dana hibah dalam negeri melalui anggaran usaha kesejahteraan
sosial (UKS).
3) Dana bantuan dari pihak lain yang sifatnya tidak mengikat.
e. Prosedur pengajuan bantuan dilakukan pada saat:
1) Setelah terjadi bencana baik alam atau sosial (pasca bencana)
2) Pada saat menteri sosial kunjungan ke lapangan
3) Lansia yang terlantar maupun di telantarkan
f. Mekanisme yakni informasi yang diterima tentang lanjut usia dalam situasi
darurat dari masyarakat, media masa dan sumber informasi lainnya yang
dapat di pertanggung jawabkan
g. Bantuan sarana lainnya yang diberikan kepada korban bencana lanjut usia,
diantaranya:
1) Penyelamatan dan evakuasi ke tempat penampungan sementara
2) Pemulihan kondisi fisik berupa pemberian makanan, lauk pauk, pakaian,
perawatan fisik karena luka fisik dan mental
3) Pemulihan kondisi lanjut usia melalui konseling, bimbingan psikososial
4) Pemulihan kondisi sosial dengan bimbingan sosial untuk keberfungsian
sosialnya
5) Pelayanan advokasi untuk memberikan perlindungan dan pembelaan
haknya
6) Rujukan ke panti sosial, pusat pelayanan trauma lanjut usia dan rumah
sakit dalam kondisi sakit
2. Penyiapan sarana bagi anak
a. Pengertian anak
Anak adalah seorang yang berusia dibawah 18 tahun, kecuali dibawah hukum
yang berlaku untuk anak, usia kedewasaan dicapai lebih awal (pasal 1
Konferensi Hak Anak (KHA) Perserikatan Bangsa-Bangsa)
b. Jenis-jenis sarana pelayanan sosial yang diberikan kepada anak korban
bencana dalam situasi darurat antara lain :
1) Kegiatan psikososial (oleh UNICEF), mencakup:
a. Pengobatan bagi anak yangmengalami gangguan mental seperti
penderita depresi, Past Traumatic Stress Disorder (PTSD) dan
lainnya.
b. Pencegahan dan pemulihan bagi anak yang memiliki masalah
penyesuaian diri dengan kegiatan seperti kesenian, olah raga,
bermain, konseling individu dan keluarganya, advokasi sosial, dsb.
2) Kegiatan psikososial pemulihan yang meliputi, memperkuat sistim
pengasuhan anak, memberikan keterampilan untuk mengatasi situasi
sulit, dsb.
3) Penyediaan sarana dalam belajar agam seperti Al-quran, perangkat alat
sholat, dsb.
4) Penyediaan perpustakaan keliling bagi pengungsi anak dengan
menyediakan buku, peralatan meja baca, kursi, tikar, gallon air, gelas
untuk kebutuhan minum anak.
5) Penyediaan sarana untuk belajar keterampilan seperti keterampilan
melipat kertas, membuat terompet dari bahan kertas dan keterampilan
lainnya.
6) Penyediaan sarana kegiatan olah raga selama berada di shelter seperti
untuk berolah raga, senam, sepak bola, bulu tangkis, tenis meja dan bola
kasti.
7) Penyediaan sarana dalam kegiatan perlombaan dalam rangka
menyambut dan memperingati HUT RI atau momen bersejarah lainnya
seperti sarana tenis meja.
3. Penyiapan sarana Disabilitas (penyandang cacat)
a. Pengertian penyandang cacat
Penyandang cacat adalah setiap orang yang mempunyai kelainan fisik
dan/atau mental yang dapat mengganggu atau merupakan rintangan dan
hambatan bagi dirinya untuk melakukan kegiatan sehari-hari secara layak
(UU RI No.4 Tahun 1997).
b. Karakteristik Disabilitas
1) Netra, yang ditujukan pada orang yang tidak dapat melihat atau indera
penglihatannya tidak berfungsi.
2) Disabilitas tubuh, yakni orang yang memiliki kelainan fisik, alat gerak yang
meliputi tulang, otot dan persendian baik dalam struktur atau fungsinya
yang dapat mengganggu atau merupakan rintangan baginya untuk
melakukan kegiatan secara layak.
3) Disabilitas rungu wicara, yakni suatu keadaan cacat dimana tidak dapat
mendengar dan berbicara dengan baik sehingga menjadi hambatan
dalam melakukan kegiatan sehari-hari secara layak.
4) Disabilitas mental, yakni kecacatan secara mental baik berupa kelainan
mental atau jiwa, sehingga tidak dapat mempelajari dan melakukan
perbuatan yang umum dilakukan orang lain secara wajar dalam
kehidupan sehari-hari.
c. Kebutuhan saran
Penyiapan sarana yang harus dipenuhi dalam situasi darurat guna
meningkatkan kemampuan mereka dalam menghadapi permasalahan yang
ada, antara lain :
1) Disabilitas netra yakni kebutuhan fisik, psikologis dan sosial, ekonomi,
budaya dan intervensi.
2) Disabilitas tubuh, yakni kebutuhan alat bantu, hubungan sosial,
bimbingan psikososial, aksebilitas, seperti kursi roda, krak, kebutuhan
primer (sandang, pangan, papan, kebutuhan rasa aman, dsb.
3) Disabilitas rungu wicara, yakni kebutuhan alat komunikasi (hearing
aid), aksebilitas, keterampilan dan vokasional, rehabilitasi sosial, dsb.
4) Disabilitas mental, yakni kebutuhan aksebilitas, pendidikan,
perawatan, penempatan pada lembaga pelayanan peerlindungan
khusus, kebituhan terapi khusus, dsb.
d. Prosedur mendapatkan bantuan yakni pejabat yang berwenang di
pemerintah Kab/kota mengajukan usulan bantuan kepada pejabat yang
berwenang di pemerintah provinsi.
e. Persyaratan mendapatkan bantuan:
1) Laporan jenis kejadian bencana oleh BPBD setempat
2) Daftar nama-nama calon penerima bantuan
3) Surat keterangan kecacatan dari RT/RW
4) Foto copy KTP dan KK
4. Penyiapan sarana korban bencana perempuan dan wanita hamil
a. Karakteristik
Hidup di pengungsian dan tinggal di shelter yang serba terbatas, perempuan
pengungsi menjadi tulang punggung keluarga dengan bekerja apa saja untuk
memenuhi kebutuhan keluarganya.
b. Kebutuhan mendesak bagi perempuan dan ibu hamil di shelter antara lain:
1) Memiliki akses untuk memperoleh seluruh fasilitas umum yang terdapat
disekitar shelter seperti peralatan dapur (panci, wajan, kompor, dsb).
2) Penyiapan tersedianya sarana pelayanan kesehatan reproduksi seperti
pembalut wanita, P3K, dan alat-alat lainnya.
c. Jenis penyiapan sarana yang disediakan, diantaranya:
1) Penyediaan sarana pelayanan kesehatan reproduksi secara tepat waktu
yang dapat mencegah kematian, penyakit, komplikasi kebidanan, infeksi
HIV dan ganguan reproduksi.
2) Layanan konseling, pencegahan aborsi, perawatan infeksi saluran
reproduksi
3) Pelatihan keterampilan usaha ekonomis produktif, terutama bagi
perempuan rawan sosial ekonomi.
BAB IV
PENCATATAN DAN PELAPORAN PENYEDIAAN SARAN KORBAN BENCANA
Pencatatan dan pelaporan merupakan suatu komponen pelayanan sosial yang
penting, sebagai kegiatan administrasi. Pencatatan dan pelaporan yang professional harus
lengkap, ringkas, dapat dibaca dan akurat.
Idealnya, suatu system pencatatan dan pelaporan akan menciptakan dokumentasi
yang bermanfaat untuk tujuan: (1) sebagai pertanggungjawaban atas hal-hal yang dilakukan;
(2) menyediakan data yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi perubahan yang
diinginkan, melayani permintaan, dan penyebaran informasi; (3) menyediakan data untuk
kepentingan penelitian; (4) menyediakan data yang mengungkapkan pertimbangan di dalam
membuat keputusan, pengembangan dan monitoring; (5) menyediakan data yang
diperlukan untuk kebutuhan kebijakan; (6) menyediakan informasi yang dapat dimengerti
oleh pengamat dari luar (badan akreditasi, pengacara, perusahaan asuransi, pengendalian
mutu pribadi, dan lain-lain).
Dalam kegiatan bantuan saran terhadap korban bencana alam, sangat penting
dilakukan pencatatan dan pelaporan sebagai suatu bentuk mendokumentasikan hasil
bantuan sarana bencana secara tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi dalam
melakukan kegiatan penyiapan sarana lainnya. Pelaporan merupakan susunan catatan yang
sistematik, realistis, reabilitas yang menjadi hasil pelaksanaan proses kegiatan dari awal
sampai akhir.
Pencatatan dan pelaporan dalam kegiatan penyiapan saran berfungsi sebagai
pendokumentasian hasil-hasil proses dan langkah pengelolaan penyiapan sarana yang
dituangkan secara tertulis, diharapkan dapat dibaca dan dipelajari kembali oleh pihak lain
yang berkompeten dan menjadi bahan tolak ukur keberhasilan kegiatan penyediaan sarana
itu sendiri. Selanjutnya form yang diperlukan dalam pencatatan dan pelaporan disesuaikan
dengan langkah-langkah kegiatan penyiapan sarana.
Pelaporan barang bantuan logistik bidang penaggulangan bencana merupakan suatu
informasi tentang bantuan-bantuan yang ada digudang. Dibuat secara periodik dan
berkesinambungan dari proses penerimaan, penataan, pendistribusian,
pengeluaran/penyaluran dan penghapusan barang bantuan sosial.
Administrasi laporan pertanggungjawaban harus sesuai dengan format dan dibuat
secara periodik dan disimpan sebagai arsip. Pembukuan/pencatatan dan pelaporan
dilakukan berdasarkan buku penatausahaan barang persediaan sesuai Peraturan Menteri
Keuangan (PMK) Nomor 171/PMK.05/2007 tentang sistem akuntasi dan pelaporan
keuangan pemerintah pusat, sebagaimana di atur dalam pasal 18 ayat (1) menyebutkan
“setiap kementerian Negara/Lembaga wajib menyelenggarakan SAI untuk menghasilkan
laporan keuangan dan ayat (2) SAI terdiri dari SAK, SIMAK-BMN dan SA-BPP”. Dalam pasal
39 ayat (1) disebutkan setiap unit akuntansi barang melakukan inventarisasi atas BMN yang
dikuasainya, ayat (2) disebutkan “Inventarisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam lima tahun kecuali untuk persediaan dan
konstruksi dalam pengerjaan dilaksanakan setiap tahun. Pencatatan dan pelaporan
persediaan yang dilaksanakan oleh Kementrian Sosial RI, Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan
Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota sebagaimana diuraikan berikut ini:
A. Pencatatan dan pelaporan pada Kementerian Sosial RI
Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, Kepala Gudang dibantu oleh
Petugas Administrasi Persediaan melakukan pencatatan setiap transaksi persediaan
pada Buku Persediaan yang dilengkapi dengan Buku pembantunya dan Kartu Barang,
yaitu:
a. Buku persediaan
1) Buku Persediaan ini mencatat penerimaan barang,
penyaluran/pengiriman barang kepada Dinas/Instansi Sosial Provinsi
dan saldo barang yang terdapat di gudang Kementerian Sosial RI
(Gudang Bekasi).
2) Buku Persediaan tersebut dilengkapi dengan Buku pembantu sebagai
alat kendali seperti daftar pengiriman barang persediaan kepada
setiap Dinas/Instansi Sosial Provinsi.
b. Kartu Barang
Kartu Barang dibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada setiap
tumpukan barang di gudang yang memuat informasi mengenai mutasi
penerimaan dan pengeluaran barang serta saldo barang.
c. Pemeriksaan fisik persediaan
Setiap akhir semester paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya, Kepala
Satuan Kerja (Direktur) selaku penaggungjawab UAKPB menugaskan Tim
untuk melakukan pemeriksaan fisik persediaan. Pemeriksaan fisik yang
dilakukan bersama dengan Kepala Gudang dilakukan terhadap seluruh
batang persediaan yang tersimpan di gudang dan dituangkan ke dalam Berita
Acara pemeriksaan fisik barang, yang disetujui oleh kepala Satuan kerja
(Direktur) selaku penaggungjawab UAKPB.
d. Laporan persediaan
1) Berdasarkan berita acara pemeriksaan fisik barang setiap akhir
semester, kepala Bagian Umum SesDitjen. Linjamsos menyusun
rekapitulasi saldo persediaan dan menyampaikannya kepada Direktur
selaku penanggung jawab UAKPB yang terkait sebagai bahan
penyusun laporan persediaan untuk menyusun laporan keuangan
(SAI). Rekapitulasi saldo persediaan ini juga mencakup saldo
persediaan yang dikelola oleh Kementerian sosial RI, Dinas/Instansi
Sosial Provinsi dan Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota berdasarkan
Berita Acara Pemeriksaan Fisik Persediaan dari gudang kementerian
sosial RI, gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan gudang
Dinas/Instansi Kabupaten/Kota.
2) Laporan persediaan yang disusun oleh Satker penaggungjawab UAKPB
dibuat menurut sub-kelompok barang dan harus memberikan
informasi tentang jumlah persediaan yang rusak atau using. Laporan
persediaan diperoleh dari rekapitulasi saldo persediaan yang
didukung dengan berita acara pemeriksaan fisik persediaaan yang
berasal dari gudang kementerian sosial RI, gudang Dinas/Instansi
Sosial Provinsi dan gudang Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota.
3) Persediaan yang telah usang adalah persediaan yang tidak dapat
dimanfaatkan untuk kegiatan operasional bukan hanya karena
usianya tapi juga karena sudah ketinggalan teknologi atau
ketidaksesuaian spesifikas.
4) System aplikasi persediaan yang dilaksanakan oleh UAKPB akan
melakukan jurnal penyesuaiaan secara otomatis, dan selanjutnya
UAKPB mengirimkan file data jurnal penyesuaiaan kepada UAKPA.
B. Pencatatan dan pelaporan pada Dinas/Instansi Sosial Provinsi
Berdasarkan penerimaan dan pengeluaran barang, pengelola persediaan pada
gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi melakukan pencatatan terhadap seluruh
barang kedalam Buku Persediaan barang dan Kartu Barang, yaitu:
i. Buku persediaan
1) Buku persediaan mencatat penerimaan dan penyaluran kepada
Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota yang dibuatkan per jenis barang
untuk setiap Satker Kementerian Sosial yang merupakan sumber
penerimaan barang, yaitu Direktorat Perlindungan Sosial Korban
Bencana Alam (PSKBA) dan Direktorat Perlindungan Sosial Korban
Bencana Sosial (PSKBS).
a) Buku persediaan Dinas Sosial Provinsi untuk barang yang
berasal dari direktorat PSKBA.
b) Buku persediaan Dinas Sosial Provinsi untuk barang yang
berasal dari Direktorat PSKBS.
2) Buku persediaan tersebut dilengkapi dengan buku pembantu sebagai
alat kendali seperti daftar pengiriman barang persediaan kepada
setiap Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota.
ii. Kartu barang
1) Kartu barang dibuat untuk setiap jenis barang dan ditempatkan pada
setiap tumpukan barang di gudang yang memuat informasi mengenai
mutasi penerimaan dan pengeluaran barang serta saldo barang.
iii. Pemeriksaan fisik persediaan
1) Setiap akhir semester paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya,
Kepala Dinas Sosial Provinsi menugaskan Tim untuk melakukan
pemeriksaan fisik persediaan (stock opname) terhadap seluruh barang
persediaan yang tersimpan di gudang dan di tuangkan kedalam berita
acara pemeriksaan fisik barang, yang dilakukan bersama dengan
pengelola persediaan/petugas gudang persediaan.
2) Berita acara tersebut dibutkan masing-masing atas persediaan yang
berasal dari Dit. PSKBA dan Dit. PSKBS.
a) Berita acara pemeriksaan fisik yang bersumber dari Direktorat
PKSBA.
b) Berita acara pemeriksaan fisik yang bersumber dari Direktorat
PKSBS.
iv. Laporan persediaan
1) Berdasarkan Berita Acara Pemeriksaan Fisik Barang setiap akhir
semester, Petugas Administrasi persediaan pada Dinas/Instansi Sosial
Provinsi menyusun rekapitulasi saldo persediaan yang dibuatkan
untuk masing-masing Satker sumber persediaan yaitu Dit. PSKBA dan
Dit. PSKBS.
2) Rekapitulasi saldo persediaan ini juga mencakup saldo persediaan
yang dikelola oleh Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan Dinas/Instansi
Sosial Kabupaten/Kota berdasarkan Berita Acara Pemeriksaan Fisik
Persediaan dari gudang Dinas/Instansi Sosial Provinsi dan gudang
Dinas/Instansi Sosial Kabupaten/Kota.
a) Rekapitulasi saldo persediaan Direktorat PSKBA
b) Rekapitulasi saldo persediaan Direktorat PSKBS
3) Rekapitulasi saldo persediaan Dinas/Instansi Sosial Provinsi ini
merupakan lampiran laporan persediaan yang disampaikan oleh
Kepala Dinas/Instansi Sosial Provinsi kepada SesDitjen. Linjamsos.
Laporan persediaan harus memberikan informasi tentang jumlah
persediaan yang rusak atau usang. Persediaan yang telah usang
adalah persediaan yang tidak dapat dimanfaatkan untuk kegiatan
operasional bukan hanya karena usianya tapi juga karena sudah
ketinggalan teknologi atau ketidaksesuaian spesifikasi.
a) Laporan persediaan Direktorat PSKBA
b) Laporan persediaan Direktorat PSKBS
C. Jenis-jenis laporan meliputi:
a) Laporan Harian : merupakan laporan untuk mengetahui kondisi stock
berdasarkan data terakhir gudang. Laporan ini dapat mempergunakan kartu
stock barang yang selalu di update pada saat barang masuk dan barang
keluar. Kartu stock harus dilengkapi dengan dokumen penerimaan dan
pengeluaran yang diarsip secara urut berdasarkan tanggal penerimaannya
b) Laporan Bulanan : merupakan laporan untuk mengetahui kondisi stock yang
berdasarkan data terakhir kartu stock barang yang telah dibandingkan
dengan data fisik barang (stock opname bulanan). Laporan ini berfungsi
sebagai alat control bagi Dinas Sosial Provinsi dalam perencanaan pengadaan
dan penyaluran barang bantuan sekaligus untuk mengetahui situasi kondisi
saat ini.
c) Laporan Triwulan : merupakan akumulasi dari laporan bulanan dan hasil
opname fisik barang untuk mengetahui kondisi barang per tiga bulan.
d) Laporan Semester I, II dan Tahunan : merupakan laporan
pertanggungjawaban penggunaan barang milik Negara sesuai dengan standar
akuntansi pemerintah untuk mengetahui situasi dan kondisi barang secara
transparan dan akuntabel berdasarkan pencatatan dan hasil opname fisik
barang sesuai standar akuntansi pemerintah (SAP), sebagai bahan laporan
semester I dan II keuangan pemerintah.
e) Laporan Rekapitulasi : untuk mengetahui frekuensi pendistribusian bantuan
bencana baik di provinsi maupun di kabupaten/kota, yang dilakukan
berdasarkan Berita Acara Serah Terima barang (BAST).
f) Laporan Stock Opname : laporan yang diterbitkan berdasarkan audit stock
opname bersama dengan pimpinan atau atasan langsung dan pemeriksaan
dari badan pengawasan daerah, bila perlu didampingi Inspektorat Jenderal
Kementerian Sosial dan BPKP.
g) Laporan Emergency : laporan tentang kejadian yang sifatnya emergency,
terjadi secara tiba-tiba dan tidak terduga. Laporan ini dibuat berdasarkan
kejadian bencana.
h) Laporan Barang Rusak dan atau Kadaluarsa : merupakan laporan untuk
mengetahui kondisi bantuan yang rusak dan kadaluarsa yang ada di gudang
secara keseluruhan dan pelaporannya dibuat berdasarkan hasil penilaian
top related