metodologi manajemen proyek fase i :...

Hera Agustina, S.Kom., MMSI

METODOLOGI

MANAJEMEN

PROYEK

FASE I : DEFINISI

• Dokumen yang merinci biaya dan jadwal proyek, serta

menjelaskan langkah-langkah yang akan diambil oleh

tim proyek untuk menghasilkan produk yang diinginkan.

• Dibuat untuk meyakinkan klien agar membeli proyek dari

tim proyek anda.

• Untuk proyek internal, manajemen sebaiknya meminta

untuk membuat sebuah proposal untuk mendukung tim

proyek dalam membuat rencana yang sederhana.

Intro

• PROPOSAL adalah representasi dari program

anda. - “Anda tidak pernah mendapatkan

kesempatan kedua untuk membuat kesan

pertama.“

• Tidak ada kata yang salah eja, tepat dan akurat.

• PROPOSAL adalah permintaan. - Jangan lupa

untuk meminta dana. Jangan memohon. Jangan

sombong.

• PROPOSAL adalah persuasi.

• PROPOSAL adalah janji. - Jangan berjanji apa

yang tidak bisa Anda berikan. Berikan lebih dari

yang Anda janjikan.

• PROPOSAL adalah rencana.

• Berisi perkiraan tim proyek, mulai dari biaya proyek

sampai dengan tanggal pengiriman proyek.

• Untuk proyek eksternal, dokumen hokum formal

menunjukkan outline tim proyek untuk memberikan

pelayanan yang diperlukan.

• Sebagai alat penjualan. Proposal yang berisi usulan

proyek akan dijual untuk mendapatkan keuntungan.

Manfaat

Do’s And Don’t

Do’s

• Siapkan janji pribadi sebelum Anda menulis proposal,

terutama jika mencari dana dari perusahaan.

• Ikuti petunjuknya persis! Jangan biarkan ruang

kosong, letakkan N / A. Jika mereka mengatakan

"Tulis deskripsi dalam 300 kata," tuliskan deskripsi

sebanyak 300 kata.

Don’t

• Jangan menawarkan terlalu rendah

• Tidak menawar, yang mana seharusnya bisa

ditawar.

• Ada tawaran, tetapi hilang dalam kompetisi.

Kesalahan Utama dalam Proposal

Fase Proposal Proyek Software

• Buat fase analisis sebagian kecil

proyek, usulkan untuk dikerjakan

dalam Proposal Analisis (Analysis

Porposal).

• Setelah analisis dikerjakan, usulkan si

sanya dibangun dalam Proposal

Pengembangan (Development

Proposal)

• Menulis proposal harus dilakukan dengan benar karena

dapat mempengaruhi reputasi dan mengubah masa

depan anda dengan klien anda.

• Biaya pembuatan proposal mahal dibuat dengan

mengumpulkan banyak sumber dan banyak hal, serta

terkadang membayar orang untuk membuatnya.

• Kerjakan dengan Requirement Document (RD),

khususnya Request For a Proposal (RFP). Format

proposal harus mengikuti RFP dan RD.

Menulis Proposal

Struktur Proposal Proyek

• Judul

• Larangan dan kerahasiaan (disclaimer and

confidentiality). (Jika ada)

• Detail publikasi, terdiri atas tiga :

1. Tujuan proposal

2. Versi dokumen (jika ada)

3. Otorisasi dokumen

• Pendahuluan

• Ringkasan eksekutif

• Tujuan proposal secara bisnis (business objectives)

• Tinjauan requirements

• Hasil/Solusi yang diajukan (proposed

deliverables/solutions)

1. Ringkasan solusi

2. Penjelasan Detail

• Uraian pekerjaan (statement of work)

1. Sasaran dan tujuan

2. Batasan dan ruang lingkup

3. Fase

4. Pemahaman

• Rencana implementasi/pelaksanaan

1. Skenario yang diajukan

2. Organisasi proyek

3. Wewenang dan tanggung jawab

4. Rencana kerja

5. Laporan progress

6. Tim proyek yang diajukan

7. Logistik

• Investasi

1. Biaya yang dikenakan

2. Syarat dan kondisi

• Kriteria penyelesaian

• Support setelah proyek selesai

• Batasan-Batasan

• Lain-lain

• Penutup

Proposal Layout

• Cakupan surat (cover letter)

• Halaman judul (cover title)

• Daftar isi (table of contents)

• Ruang lingkup (scope)

• Keuntungan (advantages)

• Keuangan (financial)

• Rencana (plan)

• Kemampuan dalam penyampaian

(deliverables)

• Penerimaan (acceptances)

• Alternatif (alternatives)

• Istilah, kondisi dan pendapat (terms, conditions and

assumptions)

• Istilah khusus (terminologi)

Proposal Informal

• Proposal tersebut dapat dibuat

menjadi informal melalui telepon,

tempat latihan golf, bahkan di bar.

• Presentasi proposal secara formal

yang dilakukan di ruang rapat akan

selalu membutuhkan tempat, tetapi

user sudah siap mengetahui hal-hal

utama apa yang akan dikemukakan.

• Proposal tidak dapat keluar sebelum

mendapatkan persetujuan manajemen tingkat

tinggi.

• Persetujuan manajemen tingkat tinggi

berhubungan dengan sejumlah hal yang

diusulkan.

Persetujuan Proposal Internal

Presentasi Proposal

• Buatlah ucapan pembuka. Perkenalkan tiap peserta,

dan nyatakan tujuan pertemuan tersebut.

• Perkenalkan proposal anda secara garis besar.

• Bagikan proposal anda.

• Beri waktu pada tiap peserta untuk membaca proposal

• Kemudian beri penekanan utama di setiap bagian

yang penting.

• Terakhir, tutup – sarankan user untuk membeli dan

membeli secepatnya.

• Penulisan proposal dan mempresentasikannya merupakan sebuah seni.

• Anda mungkin beruntung dan tidak harus membuat proposal.

• Jangan membuat proposal asal jadi. Utamakan kualitas bukan kuantitas.

• Jangan janjikan sesuatu yang tidak diminta oleh klien : Siapa yang anda

pikir akan membayar ini ?

• Rencanakan memberi solusi untuk semua masalah.

• Dan akhirnya, untuk sebuah proyek eksternal, sebuah proposal adalah

kumpulan dokumen yang sah. Hal ini seharusnya dibuat sebaik mungkin

seperti untuk proyek di dalam yang dengan resmi dibuat seperti jika melaku

kan kontrak eksternal.

Kesimpulan

4 Alasan Proposal Tidak Didanai

• Sumber pendanaan tidak percaya

Anda memahami masalahnya

• Sumber pendanaan tidak percaya

pada solusi Anda

• Sumber pendanaan tidak percaya

pada kualifikasi Anda

• Sumber pendanaan tidak percaya

atau mempercayai anggaran Anda