metodologi manajemen proyek fase i :...
TRANSCRIPT
Hera Agustina, S.Kom., MMSI
METODOLOGI
MANAJEMEN
PROYEK
FASE I : DEFINISI
• Dokumen yang merinci biaya dan jadwal proyek, serta
menjelaskan langkah-langkah yang akan diambil oleh
tim proyek untuk menghasilkan produk yang diinginkan.
• Dibuat untuk meyakinkan klien agar membeli proyek dari
tim proyek anda.
• Untuk proyek internal, manajemen sebaiknya meminta
untuk membuat sebuah proposal untuk mendukung tim
proyek dalam membuat rencana yang sederhana.
Intro
• PROPOSAL adalah representasi dari program
anda. - “Anda tidak pernah mendapatkan
kesempatan kedua untuk membuat kesan
pertama.“
• Tidak ada kata yang salah eja, tepat dan akurat.
• PROPOSAL adalah permintaan. - Jangan lupa
untuk meminta dana. Jangan memohon. Jangan
sombong.
• PROPOSAL adalah persuasi.
• PROPOSAL adalah janji. - Jangan berjanji apa
yang tidak bisa Anda berikan. Berikan lebih dari
yang Anda janjikan.
• PROPOSAL adalah rencana.
• Berisi perkiraan tim proyek, mulai dari biaya proyek
sampai dengan tanggal pengiriman proyek.
• Untuk proyek eksternal, dokumen hokum formal
menunjukkan outline tim proyek untuk memberikan
pelayanan yang diperlukan.
• Sebagai alat penjualan. Proposal yang berisi usulan
proyek akan dijual untuk mendapatkan keuntungan.
Manfaat
Do’s And Don’t
Do’s
• Siapkan janji pribadi sebelum Anda menulis proposal,
terutama jika mencari dana dari perusahaan.
• Ikuti petunjuknya persis! Jangan biarkan ruang
kosong, letakkan N / A. Jika mereka mengatakan
"Tulis deskripsi dalam 300 kata," tuliskan deskripsi
sebanyak 300 kata.
Don’t
• Jangan menawarkan terlalu rendah
• Tidak menawar, yang mana seharusnya bisa
ditawar.
• Ada tawaran, tetapi hilang dalam kompetisi.
Kesalahan Utama dalam Proposal
Fase Proposal Proyek Software
• Buat fase analisis sebagian kecil
proyek, usulkan untuk dikerjakan
dalam Proposal Analisis (Analysis
Porposal).
• Setelah analisis dikerjakan, usulkan si
sanya dibangun dalam Proposal
Pengembangan (Development
Proposal)
• Menulis proposal harus dilakukan dengan benar karena
dapat mempengaruhi reputasi dan mengubah masa
depan anda dengan klien anda.
• Biaya pembuatan proposal mahal dibuat dengan
mengumpulkan banyak sumber dan banyak hal, serta
terkadang membayar orang untuk membuatnya.
• Kerjakan dengan Requirement Document (RD),
khususnya Request For a Proposal (RFP). Format
proposal harus mengikuti RFP dan RD.
Menulis Proposal
Struktur Proposal Proyek
• Judul
• Larangan dan kerahasiaan (disclaimer and
confidentiality). (Jika ada)
• Detail publikasi, terdiri atas tiga :
1. Tujuan proposal
2. Versi dokumen (jika ada)
3. Otorisasi dokumen
• Pendahuluan
• Ringkasan eksekutif
• Tujuan proposal secara bisnis (business objectives)
• Tinjauan requirements
• Hasil/Solusi yang diajukan (proposed
deliverables/solutions)
1. Ringkasan solusi
2. Penjelasan Detail
• Uraian pekerjaan (statement of work)
1. Sasaran dan tujuan
2. Batasan dan ruang lingkup
3. Fase
4. Pemahaman
• Rencana implementasi/pelaksanaan
1. Skenario yang diajukan
2. Organisasi proyek
3. Wewenang dan tanggung jawab
4. Rencana kerja
5. Laporan progress
6. Tim proyek yang diajukan
7. Logistik
• Investasi
1. Biaya yang dikenakan
2. Syarat dan kondisi
• Kriteria penyelesaian
• Support setelah proyek selesai
• Batasan-Batasan
• Lain-lain
• Penutup
Proposal Layout
• Cakupan surat (cover letter)
• Halaman judul (cover title)
• Daftar isi (table of contents)
• Ruang lingkup (scope)
• Keuntungan (advantages)
• Keuangan (financial)
• Rencana (plan)
• Kemampuan dalam penyampaian
(deliverables)
• Penerimaan (acceptances)
• Alternatif (alternatives)
• Istilah, kondisi dan pendapat (terms, conditions and
assumptions)
• Istilah khusus (terminologi)
Proposal Informal
• Proposal tersebut dapat dibuat
menjadi informal melalui telepon,
tempat latihan golf, bahkan di bar.
• Presentasi proposal secara formal
yang dilakukan di ruang rapat akan
selalu membutuhkan tempat, tetapi
user sudah siap mengetahui hal-hal
utama apa yang akan dikemukakan.
• Proposal tidak dapat keluar sebelum
mendapatkan persetujuan manajemen tingkat
tinggi.
• Persetujuan manajemen tingkat tinggi
berhubungan dengan sejumlah hal yang
diusulkan.
Persetujuan Proposal Internal
Presentasi Proposal
• Buatlah ucapan pembuka. Perkenalkan tiap peserta,
dan nyatakan tujuan pertemuan tersebut.
• Perkenalkan proposal anda secara garis besar.
• Bagikan proposal anda.
• Beri waktu pada tiap peserta untuk membaca proposal
• Kemudian beri penekanan utama di setiap bagian
yang penting.
• Terakhir, tutup – sarankan user untuk membeli dan
membeli secepatnya.
• Penulisan proposal dan mempresentasikannya merupakan sebuah seni.
• Anda mungkin beruntung dan tidak harus membuat proposal.
• Jangan membuat proposal asal jadi. Utamakan kualitas bukan kuantitas.
• Jangan janjikan sesuatu yang tidak diminta oleh klien : Siapa yang anda
pikir akan membayar ini ?
• Rencanakan memberi solusi untuk semua masalah.
• Dan akhirnya, untuk sebuah proyek eksternal, sebuah proposal adalah
kumpulan dokumen yang sah. Hal ini seharusnya dibuat sebaik mungkin
seperti untuk proyek di dalam yang dengan resmi dibuat seperti jika melaku
kan kontrak eksternal.
Kesimpulan
4 Alasan Proposal Tidak Didanai
• Sumber pendanaan tidak percaya
Anda memahami masalahnya
• Sumber pendanaan tidak percaya
pada solusi Anda
• Sumber pendanaan tidak percaya
pada kualifikasi Anda
• Sumber pendanaan tidak percaya
atau mempercayai anggaran Anda