mengoperasikan microsoft access

MENGOPERASIKAN MICROSOFT

ACCESS

K K P I( ketrampilan komputer & pengelolaan Informasi )

Pengertian Program Access

Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi untuk mengolah database, karena terdiri dari lajur kolom & lajur baris

Microsoft Access merupakan aplikasi program yang sangat mudah dalam pembuatan dan perancangan sistem manajemen database.

Database

Merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan

Fungsi Microsoft Access Untuk Membuat Aplikasi

program Persediaan Barang Untuk membuat aplikasi

program gaji karyawan/pegawai

Untuk membuat program kehadiran

Untuk membuat program penjualan & pembelian

Untuk membuat program aplikasi administrasi pendidikan dll.

No NIK Nama Gaji

1. A121 Raya 500.000

2. B 122 Andika 550.000

3. C123 Herman 650.000

4. D124 Susanti 700.000

Mengenal Struktur Database

Field

Record

Field adalah struktur data yang merupakan bagian dari kolom

Record adalah struktur data yang merupakan bagian dari baris

Klik tombol startLalu pilih programLalu pilih Microsoft OfficeKemudian pilih Microsoft Office Access 2007

Cara menjalankan microsoft access

Microsoft Access memiliki database yang terdiri dari :

Tabel : merupakan komponen utama dlm database yang berisikan kumpulan tabel.

Queries : untuk menampilkan data dengan kondisi tertentu atau kriteria dari sebuah tabel

Form : untuk menampilkan, mengisi, mengubah atau menghapus data.

Report : untuk menampilkan bentuk sebuah laporan ( dapat dicetak )

Ujian Kompetensi

Tuliskan Pengertian dari Ms. Access

Tuliskan apa itu Database

Ada 5 point fungsi Ms. Access, Tuliskan

Tuliskan maksud dari Field & Record

Bagaimana cara membuka aplikasi Ms.

Access

Pertemuan Kedua

Pada halaman awal access 2007, pilih kelompok featuring pada panel sebelah kiri.

Kemudian pilih New blank database pada daftar template.

Pada panel sebelah kanan, beri nama file databasenya yang akan dibuat. pada kotak file name. contohnya “latihan.accdb” lalu tekan tombol Create.

Membuat Database

Memahami area kerja access 2007 Office button > Berfungsi untuk

menampilkan sederetan menu-menu perintah yang akan digunakan.

Quick access toolbar > Merupakan icon-icon yang berfungsi untuk mengakses menu dengan sekali klik.

Title bar > Berfungsi sebagai petunjuk kepada user tentang program aplikasi & file database yang sedang aktif / dibuka.

Ribbon > Merupakan seperangkat menu yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan fungsi yang dibawanya.

Sizing button > Berfungsi untuk minimize, maximize, restore serta menutup program access.

Panel navigasi > Berfungsi untuk menempatkan nama-nama objek database yang telah dibuat meliputi tabel, form, query, report & dll.

Status bar > Berfungsi untuk menampilkan keterangan-keterangan dari aktivitas yang kita lakukan.

Tampilan objek database > Berfungsi untuk menampilkan data-data dari objek database yang dipilih pada panel navigasi.

Menutup file database

• Klik tombol “office button”• Klik menu “close database”

Membuka file database@ Klik tombol office button@ Lalu pilih menu open@ Tentukan file database yang akan dibuka

Membuat Tabel

Pada area kerja access yang tampil, klik tab create

Lalu pada kelompok tables, klik icon table design

Lalu ketikkan nama-nama fieldnya pada kotak field name

Lalu pada kotak data type, tentukan tipe data yang sesuai dengan fieldnya

Membuat tabel data siswaBuka program access

( diperagakan )Lalu buat file databasenya

( diperagakan )Lalu buat tabel data mahasiswa

( diperaga )Lalu isikan field-field yang sesuai

dengan data mahasiswa ( diperagakan )

Lalu tentukan tipe datanya pada kotak data type ( diperagakan )

Lalu isikan pada bagian description sebagai keterangan dari field name ( diperagakan )

Membuat primary keyCara pertama

Klik kanan pada field name “ NIM “. Lalu pilih menu primary key.

Cara keduaArahkan (aktifkan) pada field name “ NIM “. Lalu pada ribbon design dikelompok tools, klik icon primary key

Menghapus primary key

• Cara pertama• Aktifkan pada field name contohnya “ NIM “.

Klik lagi icon primary key yang ada di ribbon design

• Carat kedua• Klik kanan mouse pada field name contohnya

“ NIM “. Lalu klik lagi primary key

Menyimpan tabel

• Ada dua cara dalam menyimpan tabel1. Dari Quick acces toolbar • Klik icon save lalu pada kotak save as

tentukan nama tabelnya ditable name, lalu klik tombol ok. ( diperagakan )

2. Dari Tombol office button • Klik menu save / save as lalu beri nama

tabelnya di table name, lalu klik tombol ok. ( diperagakan )

Pertemuan Ketiga

BySyahril, S.Kom

Membuat tabel nilai siswa

• Buka file database yang sudah ada, klik ribbon create untuk membuat tabel yang baru.

• Lalu klik icon table design yang berada dikelompok tabel.

• Lalu rancanglah sebuah tabel yang berhubungan dengan nilai siswa.( NIM, B.Inggris, B.Indo, Matematika, Agama, Komputer , dll )

• Lalu beri primary key pada field name “ NIM “ dengan cara klik pada icon primary key yang berada di ribbon design dikelompok tools.

• Kemudian simpanlah tabel yang telah dibuat. Dengan cara klik icon save pada quick access toolbar atau bisa juga di office button.

Cara membuka tabel Terlebih dahulu bukalah database

yang pernah ada (dibuat). Dipanel navigasi arahkan mouse

ke tabel dengan cara mendouble klik tabel tersebut.

Cara mengcopy tabel

Pada panel navigasi, klik kanan nama tabel yang akan dicopy lalu pilih menu copy

Kemudian klik kanan disembarang tempat yang masih kosong diarea panel navigasi. Lalu pilih menu paste.

Kemudian akan muncul kotak dialog “paste table as”, pada kotak table name, beri nama tabel yang baru lalu tekan ok

Cara mengganti nama tabel

Klik kanan pada tabel, kemudian pilih menu rename

Kemudian beri nama lain pada tabel tersebut

Lalu akhiri dengan cara menekan enter dikeyboard.

CARA MENGHAPUS TABELKlik kanan pada tabel yang mau dihapus

Lalu pilih menu delete

Cara lain untuk menghapus tabel:• Dari ribbon home dikelompok records, klik icon delete

• Kemudian muncul kotak konfirmasi, lalu klik tombol ok

MENAMBAH FIELD BARU Klik ganda pada tabel contoh “tabel siswa” Klik kanan diantara field-field yang ada Lalu pilih Insert Column

Atau dengan mengklik Ribbon Datasheet, kemudian klik menu Insert yang berada di kelompok Fields & Columns

MENGGANTI NAMA FIELD Dengan cara klik kanan pada Fieldnya lalu pilih Rename atau dengan cara mendouble klik Fieldnya lalu ketikan nama Fieldnya.

Menghapus Field

Klik kanan diantara field-field yang ada Lalu pilih Delete Column

Dapat juga menggunakan menu Delete Column yang ada pada kelompok Records dari Ribbon Home.

Membuat Hubungan Antar tabel

Buka file database yang sudah ada Klik ribbon Database Tools Lalu klik Icon Relationships pada

kelompok Show/Hide Klik kanan pada Relationships lalu pilih

show table Sorotlah pada tabel siswa kemudian

klik tombol Add, lakukan hal yang sama pada tabel yang ke dua lalu klik close

Lanjutan Membuat hubungan antar tabel

Klik pada field NIM yang ada di tabel pertama

Kemudian drag sampai pada field NIM yang ada di tabel kedua,

ketika dilepas tombol mouse, akan tampil kotak dialog Edit Relationships

Tekan tombol Create untuk membuat relasi/hubungan.

Mengedit hubungan antar tabelPada relationship yang telah tampil, klik

kanan pada garis relasi antar tabelAkan tampil menu pop up. Lalu pilih Edit

relationship atau klik icon Edit relationshipyang ada di ribbon design.

Lalu pada kotak dialog Edit relationship, atur hubungan antar tabel sesuai dengan kondisi yang diinginkan. Untuk mengatur tipe hubungan klik join type.

Melihat hasil keterkaitan tabel

Double klik pada tabelnya di panel navigasi.

Pada bagian kiri tabel, klik tanda tersebut. Akan terdapat subtabel di bawahnya

+

Fungsi query adalah untuk membantu kita dalam pengolahan data, baik dalam melakukan pemilihan, pengurutan, update dll.

Membuat Query dengan Query Wizard• Buka aplikasi access 2007 lalu buka file

databasenya• Kliklah ribbon Create. Pada kelompok

Other pilih icon Query Wizard.

Membuat Query

• Lalu muncul kotak New Query. Contohnya pilih Simple Query Wizard lalu klik tombol ok.

• Akan tampil kotak Simple Query Wizard. Kita bisa memilih satu atau lebih tabel atau Query.

• Pertama – tama, pada tabel/queries, pilihlah tabelnya. Lalu sorot field-field yang akan dimasukkan ke bagian selected fields. Gunakan tombol untuk memasukkannnya.

>

• Kembali ke tabel/queries, pilih tabel berikutnya. Lalu masukkan salah satu field-fieldnya ke dalam kotak selected fields. Lanjutkan dengan menekan tombol next, lalu klik tombol next.

• Kemudian beri nama Querynya. Lalu klik tombol Finish.

Buka aplikasi access 2007 lalu buka file databasenya

Lalu klik Ribbon Create kemudian klik icon query design pada kelompok Other

Lalu akan tampil Design View & Show Table Kemudian sorot pada tabel siswa & tabel

nilai lalu klik tombol Add. Kemudian klik tombol close.

Membuat Query Dengan Query Design

Selanjutnya tentukan field-field yang diperlukan untuk membuat query

Klik pada bagian field dan pilih tabel siswa misalkan NIM, alamat, bahasa inggris, bahasa indonesia. Dll

Setelah sudah dipilih field-field yang mana yang dimasukkan. Untuk menjalankannya klik ikon run yang ada di ribbon design pada kelompok Results.

Ujian Kompetensi

Tuliskan fungsi office button…? Tuliskan fungsi panel navigasi…? Bagaimana cara membuat tabel data

siswa…? Bagaimana cara membuat primary

key…? Bagaimana cara menambah field

baru…?

Form

Form merupakan salah satu objek database yang berguna untuk menampilkan, memasukkan atau mengubah data dari tabel atau query. Dan juga berguna untuk mengatur field atau record yang akan ditampilkan ke hadapan user

MEMBUAT FORM DENGAN FORM TOOL

Jalankan program Access 2007 lalu buka file database.accdb

Lalu klik sekali pada tabel yang aka dibuat formnya

Lalu klik ribbon Create dan klik pada ikon form yang ada di kelompok form.