materi balance scorecard hf guideline

Module II

BSC: Tahapan Penyusunan

0Dalam perjalanannya, pengembangan BSC dilakukanberdasarkan kebutuhan organisasi, apakah bersifatprofit atau non profit

0 Penyederhanaan penyusunan BSC telah banyakdiadaptasi perusahaan berdasarkan apa yang telahmereka jalankan

BSC: Tahapan Penyusunan

0 Susunan Sasaran Strategis tidak harus Financial, Customer, PBI dan L&G, tergantung pada kebutuhan.

0Bisa saja suatu perusahaan / divisi (SBU) menempatkan Customer sebagai yang utama, sedangkan Financial sebagai pendukung. Contoh: perusahaan sosial/pemerintahan/NGO

0Target Keuangan hanya pada efisiensi biaya

DIA

GR

AM

TA

HA

PAN

P

EN

YU

SUN

AN

BSC F

ase

IF

ase

IIF

ase

III

Fas

eIV

Fas

eV

Fase I: FormulasiStrategi

Fase II:PemetaanStrategi

Fase III:PenyelarasaanOrganisasi

Fase IV:EksekusiOperasional

Fase V:PemantauandanPenyelarasanKembali

TAHAP I: Formulasi Strategi0Menyusun Visi, Misi dan Nilai-nilai Organisasi

0Kriteria rumusan Visi yang baik

0 Terdapat harapan dari “pemilik”

0 berkesinambungan

0 “Shorter Is Better”

0 Menarik komitmen seluruh pemangku kepentingan

0 Dapat diwujudkan (realistik)

0 Ada waktu (masa) kapan mimpi untuk dicapai

TAHAP I: Formulasi Strategi0Rumusan penyusunan Misi yang baik

0 Memberikan alasan keberadaan organisasi –mengungkapkan siapa dan apa yang dilakukanorganisasi

0 Memberikan informasi bagaimana visi akan diwujudkan

0 Menjelaskan kebutuhan dasar yang akan dipenuhi

0 Mengekspresikan nilai-nilai inti dari organisasi

0 Mudah dipahami

0 Memuat kekhasan organisasi yang membedakannyadari organisasi lain

TAHAP I: Formulasi Strategi0 Setelah menetapkan Visi, Misi dan Nilai-nilai, maka

Manajemen mengembangkan dan memformulasikanstrategi utama

0 Penetapan permasalahan utama di dalam perusahaanguna menyusun Fokus Area Strategis

0 Formulasi dilakukan dengan menganalisa secarainternal dan eksternal organisasi (Analisa SWOT)

TAHAP I: Formulasi Strategi0 Fokus Area Strategis (Strategic Focus Area)

0Membahas apa yang menjadi area utama yang perlu, apa yang seharusnya terjadi (output) dan apa solusiyang diharapkan

No Key Process Output “Customer” Expectation

01 Biayaoperasional yang selalu tinggi

Efisiensibiayaoperasional

Seluruhdepartment

Maksimalisasiaset danpenggunaanbiayaoperasionalsesuai denganbudget

TAHAP I: Formulasi Strategi

Analisa SWOT

0merupakan identifikasi berbagai faktor secarasistematis untuk merumuskan strategi perusahaan

0Didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkankekuatan (strengths), dan peluang (opportunities), namum secara bersamaan dapat meminimalkankelemahan (weakneses) dan ancaman (threats)

TAHAP I: Formulasi Strategi0 Strengths

0 Segala aspek internal organisasi yang dapatdiberdayakan untuk meningkatkan kinerja. Mencakupaspek tangible (kuantitas sumber-daya) dan intangible(nilai-nilai budaya organisasi, kualitas sumber-daya)

0 Sering dikenal sebagai “core competencies”

0Weaknesses

0 Segala aspek internal organisasi yang menghalangiorganisasi mewujudkan tujuannya

TAHAP I: Formulasi Strategi0Opportunities

0 Aspek-aspek di luar organisasi yang sangat potensialmemberikan keuntungan bagi organisasi untukberkembang dan meningkatkan kinerja

0Threats

0 Tantangan dari eksternal yang dihadapi organisasidalam usaha meningkatkan kinerjanya

TAHAP I: Formulasi Strategi0Dasar pertimbangan analisa internal:

0 Pertimbangan (brainstorming) dari seluruh karyawan

0 Membandingkan kinerja sekarang dengan kompetitor

0Dasar pertimbangan analisa eksternal:

0 Sebaran demografis (usia, jenis kelamin, etnis, dl)

0 Tingkat ekonomi (inflasi, suku bunga, PDB, dll)

0 Sospolhukam (stabilitas keadaan negara)

0 Perkembangan tekhnologi

TAHAP I: Formulasi Strategi

Opportunity Threat

Strong

Yaitu strategi denganmemanfaatkan seluruh

kekuatan untuk merebutdan memanfaatkan

peluang sebesar-besarnya

Yaitu strategi denganmenggunakan kekuatan yang

dimiliki untuk mengatasiancaman

Weakness

Strategi yang memanfaatkan peluangyang ada dengan cara

meminimalkan kelemahanyang ada

Yaitu strategi yang bersifatdefensif dan berusaha

meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman

TAHAP II: Pemetaan Strategis0Dari serangkaian Strategis (4 perspektif) yang telah

disusun oleh manajemen, diterjemahkan ke dalamStrategi Korporat (Mapping Strategy)

0Ditetapkan Indikator Kinerja Utama (KPI) untuk level Korporat

0Ditetapkannya Inisiasi Strategis, dalam upayaCorporat mencapai KPI Corporate

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Mapping Strategy

0Dari Analisa SWOT -> Development Strategy Mapping Strategy (menurut ke-4 perspektif)

0Bila masih ada yang belum terwakili dalam 4 Perspektif, maka didiskusikan kembali apa saja yang belum ada untuk dilengkapi

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Sasaran Strategis (Objective)

0 Saatnya melengkapi Sasaran Strategis (Objective) beserta pengukurannya

Perspective Objective Measure Target Initiatives

MeningkatkanProfitabilitas

MeningkatkanProfit Margin

OptimalisasiEfisiensi Biaya

MeningkatkanKepuasanPelanggan

MenciptakanInovasi

Produk/Proses

MeningkatkanCustomer Relation

OptimalisasiOperational

Excellent

Komitmenpada Regulasi

OptimalisasiPenerapan

MIS/IT

MeningkatkanKompetensiKaryawan

MenciptakanLingkungan Kerja

yang kondusif

Visi Misi Nilai

Asp

ekK

euan

gan

Asp

ekP

elan

ggan

Asp

ekP

rose

s B

isn

isIn

tern

al

Asp

ekP

ertu

mb

uh

an&

P

emb

elaj

aran

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Key Performance Indicator

0Harus jelas dan tidak bermacam-macam

0Disusun dengan metode: SMART-C (Specific, Measurable, Achievable, Reasonable, Time-bound and Continuous Development)

0Hindari KPI Game (mengakali / mempermudah KPI)

0Tidak perlu banyak, yg penting berbobot (SMART-C)

0 Pastikan biaya untuk realisasi tidak lebih besar darihasil yang diperoleh

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Key Performance Indicator

0KPI Eksak: mengukur hasil yang ideal (tepatmemenuhi sasaran)

0KPI Proksi: indikator mendekati ideal (sebagiansasaran)

0KPI Aktivitas: mengukur kesibukan aktivitas yang berujung pada hasil

0Dalam hal ini sebaiknya menggunakan KPI Eksak danmenghindari KPI Proksi dan KPI Aktivitas

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Key Performance Indicator

0Keluarga KPIs:

0 Produktivitas Hasil jadi (langsung) dari aktivitas

0 Kualitas hasil mampu memenuhi persyaratan

0 Profitabilitas hasil memberi keuntungan langsung

0 Waktu Seberapa kecepatan pekerjaan diselesaikan

0 Efisiensi Seberapa optimal penggunaan sumber daya

0 Cost Saving Seberapa hemat dalam realisasi budget

0 Growth Tingkat pertumbuhan bisnis

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Key Performance Indicator

0Dasar Penyusunan KPIs:

0 Peramalan (forecast), biasanya dengan melihat trend

0 Budget, dengan melihat serapan budget

0 Target, sasaran yang hendak dicapai / diselesaikan

0 Harapan, sesuai dengan realisasi bertahap terhadapcita-cita (visi) atau karena penerapan strategi baru

0 Lingkungan eksternal (persaingan, pertumbuhan pasar, kebijakan politik pemerintah, dsb)

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Key Performance Indicator

0 Contoh KPIs di Keuangan (Finance Perspective):

0 Pertumbuhan Penjualan

0 Return on Investment (ROI)

0 Return on Asset (ROA)

0 Net Profit

0 Working Capital Ratio

0 Cut Cost Productivity

0 Efficiency Budget

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Key Performance Indicator

0 Contoh KPIs di Pelanggan (Customer):

0 Market Share

0 Retaining Customer

0 Acquiring Customer

0 Customer Satisfaction Index

0 Corporate/Brand Awareness

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Key Performance Indicator

0 Contoh KPIs di Proses Bisnis Internal

0 Inovasi

0 Operation:

0Timeliness

0Quality/TQM (produk rijek, cacat)

0 Customer Relationship

0 Good Corporate Governance

0 Environment, Health and Safety Index

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Key Performance Indicator

0 Contoh KPIs di Pembelajaran dan Pertumbuhan

0 Employee Satisfaction Index

0 Gallup Index (Employee Engagement)

0 Turnover

0 Return on Training Investment

0 Climate (number of complaint / aspiration, discipline)

0 IT/MIS Indicators (network, downtime, number of complaint)

0Turnover Rate

0 = Jumlah karyawan yang keluar dibagi

0 (Jlh Total Kary di awal tahun+Jlh Kary Di AkhirTahun/2)

0TO = Maksimal 10%

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Measure (Pengukuran) KPI:

0Disesuaikan dengan KPI Family dan satuannya:

0 Satuan Pengukuran KPI:

0 Direct: Hasil aktual yang diraih (cth: Sales Volume)

0 Percent: perbandingan 2 nilai dalam momen yg berbeda

0 Simple Ratio: cth ytd, yoy

0 Index: berdasarkan ketetapan yang sudah ada

0 Composite Average: kombinasi (cth: Cust. Satisf. Index)

0 Statistic: Cth: Rata-rata, Varians dari sales distribution

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Lag Indicator Lead Indicator

0Hasil / DampakKinerja

0 Pada umumnya, iniadalah KPI Generic yang biasadilakukan

0Berperan utk stra-tegi jangka pendek

0 Pengendali Kinerja

0Hal ini akan meng-komunikasikanbagaimana out-come bisa terjadi

0Dapat berperanuntuk strategijangka panjang

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Target (Sasaran) KPI:

0Yang mengarahkan setiap orang, divisi dan korporatuntuk konsisten mencapai perubahan

0Ukuran yang hendak dicapai dalam waktu tertentu

0Hubungan dengan KPI ibarat “porsi makan” dan“kenyang”, dimana kita mengukur porsi makan untukmencapai target “kenyang”, semakin besar porsi, semakin tercapai target

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Target (Sasaran) KPI:

0Tipe-tipe penyusunan target

0%

50%

100%

150%

200%

250%

TAHAP II: Pemetaan Strategis

Initiative Strategy (Strategi Inisiasi) atau Action Plan

0 Strategi khusus untuk mencapai KPI

0 Pemilihan strategi harus tepat guna dan tepat sasaran

0 Sebaiknya tidak banyak, sehingga bisa fokus

0 Contoh pada salah satu Perspektif L&G:

0 “Employee Satisfaction Index”

0 KPI: Index 80 (berdasarkan hasil Survey)

0 Guna mencapainya, maka HRD berinisiatif untuk terusmeningkatkan kualitas pelayanan kepada karyawan

TAHAP III: Penyelarasan Organisasi

0 Strategi diturunkan ke level Divisi (Source Business Unit)

0 Divisi (SBU) boleh menetapkan Peta Strategi / dashboardmengacu atau sama dengan dashboard corporate

0 Divisi (SBU) juga menetapkan Inisiasi Strategis darimasing-masing KPI guna mencapai KPI Divisi (SBU). Padaakhirnya KPI diturunkan ke masing-masing individu / personil

TAHAP III: Penyelarasan Organisasi0Template penurunan KPI Divisi (SBU) ke Individu:

No Perspektif KPI Satuan Bobot Posisi A Posisi B Posisi C dll

TAHAP IV: Eksekusi Operasional0A gar seluruh KPI yang ada dalam dashboard berjalan

dengan baik, maka diperlukan “amunisi” yang dituangkan dalam perencanaan dan alokasi sumberdaya

0Hal ini berupa penyusunan Man Power Planning, (revisi) Struktur Organisasi, dan Budgeting

0Diadakan evaluasi terhadap Strategis Inisiasi, apakahmasih relevan atau perlu revisi

TAHAP V: Pemantauan & Penyelarasan Kembali0 Setelah diadakan evaluasi secara berkala (kuarta atau

semester), maka di penghujung tahun akan dilakukanevaluasi secara menyeluruh, apakah target sudahtercapai atau tidak

0Evaluasi dilakukan secara menyeluruh, mulai dariKorporat, Divisi (SBU) dan Individu

0Evaluasi dijadikan cermin untuk penyusunan BSC di tahun berikutnya

TAHAP V: Pemantauan & Penyelarasan Kembali0 Penilaian KPI Corporate dan Divisi (SBU)

No Perspektif KPI Pengukuran Target Bobot Skor Evaluasi

TAHAP V: Pemantauan & Penyelarasan Kembali0 Penilaian KPI Individu

No. Key Result Area Key Performance Indicator Weigh Performance

Supporting FactorsDescription Unit

01 EXTERNAL/STAKEHOLDER: Target %

Actual Performance %

Percentage %

Score

Target %

Actual Performance %

Percentage %

Score

02.01 FINANCE: Target %

Actual Performance %

Percentage %

Score

03 INTERNAL PROCESS: Target %

5 Actual Performance %

Percentage %

Score

04 LEARNING & GROWTH: Target %

5 Actual Performance %

Percentage %

Score

TOTAL SCORE #REF! #REF!

CONTOH PENERAPAN BSCPT. Inhutani IV, (Persero)

TAHAP I: “Visi”

“Menjadikan PT Inhutani IV (Persero) sebagaiperusahaan bidang kehutanan dan jasa agrobisnis yang kompetitif, dikelola berlandaskan prinsip-prinsip Good

Corporate Governance (GCG), dengan sumber dayamanusia (SDM) bermoral tinggi, profesional dan

handal”

Tahap II: “Misi”

0Membangun dan mengelola hutan secara lestari di areal kerja KPHP PT Inhutani IV (Persero), denganberazaskan keseimbangan lingkungan, sosial, danekonomi

0Menghasilkan produk hasil hutan dan agro industriyang unggul

0Mengembangkan usaha jasa dibidang kehutanan danagro bisnis yang kompetitif

0Membangun sumber daya manusia (SDM) yang bermoral tinggi, profesional dan handal

Tahap III: “Nilai-nilai”

0Disiplin

0 Jujur

0Amanah

0 Loyal

0Andal

0 Lestari

Tahap IV: “Analisa SWOT”Opportunity Threat

1) Pertumbuhan ekonomi > 4% 1) Produk kompetitor yang

kreatif

2) Banyak industri yang

kekurangan bahan baku

2) Ketidak-pastian areal kerja

3) Kelangkaan produk

1) Kekuatan keuangan (Modal)

yang bagus

2) Pemimpin Pasar

3) Kualitas produk yang unggul

1) Derivasi produk terbatas

2) Kompetensi karyawan yang

belum memadai

Stro

ng

We

akn

ess

1) Meningkatkan hubungan baik

dengan customer

2) Mempertahankan rasio

keuangan perusahaan yang

positif

1) Mencari lahan bisnis yang

lebih prospektif

2) Meningkatkan kualitas produk

guna menekan produk

kompetitor

1) Pengembangan produk

derivatif guna memenuhi

kelangkaan produk

2) Mengembangkan kompetensi

karyawan guna mempelajari dan

mengembangkan produk baru

1) Memastikan status hukum

areal kerja

Tah

apV

: “M

app

ing

Stra

tegy

”

TAHAP VI: “Matriks Balanced Scorecard“0DATA

TAHAP VII: “Dashboard”

0 100

50

Score: 81,71

75RED

YELLOW

GREEN

Selesai

Medan, 27 October 2014