laporan audit komunikasi organsasi cv. …memberikan referensi yang berupa evaluasi untuk kemajuan...
Post on 25-Feb-2018
223 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
LAPORAN
AUDIT KOMUNIKASI ORGANSASI
CV. MITRA MANAGEMENT
Oleh :
Bravista Candra K. 135120218112018
Nandy Hafid Nugraha 135120208113012
Retno Tikasari 135120218113019
Siti Noer Tyas Tuti 135120218113004
Disusun :
Untuk melengkapi nilai tugas akhir mata kuliah komunikasi organisasi semester 4
Dosen Pengampu :
Dr. Bambang Dwi Prasetyo, S.Sos., M.Si
ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2015
i
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ..................................................................................................................... i
BAB 1 ............................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN ............................................................................................................ 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................................... 1
1.2 Tujuan ................................................................................................................ 2
1.3 Manfaat .............................................................................................................. 2
BAB II .............................................................................................................................. 3
PEMBAHASAN ............................................................................................................... 3
2.1 Landasan Teori .................................................................................................. 3
2.1.1 Audit Komunikasi Organisasi .................................................................... 3
2.2 Metode Audit ..................................................................................................... 3
2.3 Auditor ............................................................................................................... 3
2.4 Teraudit .............................................................................................................. 4
2.4.1 Gambaran Teraudit ..................................................................................... 4
2.4.2 Struktur Organisasi ..................................................................................... 4
2.4.3 Fasilitas dalam Organisasi .......................................................................... 5
2.5 Audit Sistem ...................................................................................................... 5
2.6 Temuan Permasalahan Komunikasi dalam Organisasi ...................................... 7
2.6.1 Konflik dalam Organisasi ........................................................................... 8
BAB III ........................................................................................................................... 10
PENUTUP ...................................................................................................................... 10
3.1 Solusi ............................................................................................................... 10
3.2 Kesimpulan ...................................................................................................... 12
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 13
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Menurut Wiryanto (2005 dalam Rusli, Bintarti, & Sriani, 2010),
komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan di
dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Organisasi
dibentuk melalui komunikasi ketika individu didalamnya saling berinteraksi satu
sama lain untuk mencapai tujuan individu dan tujuan bersama (Morissan, 2013,
hal. 383). Sedangkan komunikasi formal (Rusli, dkk, 2010) adalah komunikasi
yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan
organisasi. Dalam perspektif komunikasi, gaya dan isi pesan yang dilontarkan
seorang pimpinan baik formal maupun informal amat mempengengaruhi umpan
balik bawahannya (Rusli, Bintarti, & Sriani, 2010). Kesenjangan komunikasi akan
berdampak pada persoalan kepercayaan (Rusli, Bintarti, & Sriani, 2010).
Kondisi demikian membawa pengaruh besar pada efektifitas dan kinerja
suatu organisasi misalnya sebuah perusahaan atau institusi swasta sebagai
lembaga yang berfungsi melayani kepentingan masyarakat atau klien perusahaan
tersebut. Suatu organisasi tentu membutuhkan iklim komunikasi yang kondusif
yang mampu menciptakan motivasi kerja serta solidaritas internal organisasi,
sehingga setiap individu akan merasa bertanggung jawab terhadap tugas
pekerjaannya (Rusli, Bintarti, & Sriani, 2010).
CV. Mitra Promotion adalah organisasi atau perusahaan yang bergerak di
bidang jasa yang menangani serta menjalankan permintaan event atau pembuatan
jasa atau disebut dengan Event Organizer (EO). Dalam organisasi ini kerjasama
tim merupakan tonggak tercapainya kesuksesan atau keberhasilan dalam setiap
agenda yang dijalankan. Kerjasama tim yang baik membutuhkan komunikasi yang
mampu memotivasi dan efektif.
Untuk mengetahui tingkat keefektifan komunikasi dalam organisasi, maka
dibutuhkan audit komunikasi dalam organisasi tersebut. Audit komunikasi
merupakan suatu kegiatan yang menunjukan bagaimana proses komunikasi dapat
2
diperiksa, dievaluasi, dan diukur secara cermat dan sistematis (Kritijanto, Meutia,
Nuraini, Shabrina, & Permata, 2012). Audit komunikasi organisasi dibutuhkan
untuk mengetahui gambaran proses komunikasi yang telah dilakukan dalam suatu
organisasi sebagi dasar menentukan langkah yang akan diambil untuk perubahan
yang perlu dilakukan. Perubahan yang dimaksud adalah perubahan yang
membawa kemajuan dalam proses komunikasi organisasi, sehingga mampu
menciptakan iklim komunikasi dalam organisasi yang berkualitas.
1.2 Tujuan
Tujuan dilakukan Audit Komunikasi Organisasi ini adalah untuk
menemukan segala hambatan dan gangguan komunikasi yang terjadi dalam
organisasi. Menyampaikan usulan-usulan perubahan yang berkaitan dengan
kebijakan-kebijakan komunikasi dan kegiatan-kegiatan di dalam sistem
komunikasi. Serta meningkatkan efektifitass komunikasi dalam organisasi.
1.3 Manfaat
a. Akademis
Menambah dan memperluas kajian ilmu komunikasi, khususnya dibidang
komunikasi organisasi dengan menerapkan suatu analisis sistem
komunikasi organisasi secara rinci yaitu audit komunikasi.
b. Praktis
Memberikan referensi yang berupa evaluasi untuk kemajuan organisasi
dan sekaligus membuka jalinan kerjasama yang lebih baik antara pihak
universitas dengan organisasi.
3
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Landasan Teori
2.1.1 Audit Komunikasi Organisasi
American Accounting Association (Dalam Kritijanto, dkk, 2012)
menyatakan bahwa Audit adalah proses sistematik dalam perolehan dan penilaian
secara objektif atas bukti-bukti berkenaan dengan pernyataan tentang tindakan-
tindakan dan peristiwa-peristiwa ekonomi untuk menentukan tingkat kecocokan
atara pernyataan tersebut dengan kriteria-kriteria baku, serta pengkomunikasian
hasil-hasilnya kepada pengguna yang berkepentingan.
Sedangan audit komunikasi merupakan suatu kegiatan yang menunjukan
bagaimana proses komunikasi dapat diperiksa, dievaluasi, dan diukur secara
cermat dan sistematis (Kritijanto, Meutia, Nuraini, Shabrina, & Permata, 2012).
Menurut Andre Harjana (dalam Kritijanto, dkk, 2012), audit komunikasi
merupakan kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan keorganisasian
yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi.
2.2 Metode Audit
Metode audit yang digunakan adalah Visitasi yaitu dengan melakukan
wawancara dan observasi langsung di tempat auditee (Prasetyo, 2015 dalam Noer,
2015).
2.3 Auditor
Auditor adalah seorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit
mutu (Prasetyo, 2015 dalam Noer, 2015).
Auditor dalam Audit Komunikasi Organisasi ini adalah Mahasiswa
Semester empat, Program Studi Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Poltik, Universitas Brawijaya. Yang terdiri dari:
Nandy Hafid Nugraha
Siti Noer Tyas Tuti
4
Retno Tikasari
Bravista Candra K.
2.4 Teraudit
Teraudit adalah suatu organisasi yang diaudit, disebut jua auditee
(Prasetyo, 2015 dalam Noer, 2015).
Dalam hal ini teraudit (auditee) adalah CV. Mitra Promotion.
2.4.1 Gambaran Teraudit
Mitra Promotion adalah organisasi atau perusahaan yang bergerak di
bidang jasa yang menangani serta menjalankan permintaan event atau pembuatan
jasa atau disebut dengan Event Organizer (EO) dengan mengikuti perkembajang
zaman. Pada awal berdirinya tahun 2008, EO ini bernama Kailabis reduction dan
kemudian pada tahun 2011 diganti dengan nama Mitra promotion hingga
sekarang.
Alamat : Jl. Agus Salim Gang 11 no 12V, bandar kidul kota kediri.
Email : Mitrapromo_kdr@yahoo.com
2.4.2 Struktur Organisasi
Ketua : Slamet Sugianto
Sekertaris : Cahyatin (titin)
Bendahara : Fetriani
Humas : Ikhwan Estoni (mbah Dul)
Penanggung jawab : Slamet Sugianto
Koordinator team kreatif : Jaka
Koordinator team dekorasi : Harno
Koordinator stage manager : Ridwan
Koordinator SPG+SPB : Septesea dan
Sesi perizinan : Didik
5
MC : Abi manyu & Karin
Fotografer : Restu Ardianto Putra
Pengurus perlengkapan event : Sindy
Jumlah Karyawan : - Karyawan Inti : 12 Orang
- Karyawan Musiman : 27 Orang
2.4.3 Fasilitas dalam Organisasi
1. Gaji Standart UMR kota kediri = 1.300.000
2. Mesin cuci kantor = digunakan ketika baju kotor
3. 3 Mobil kantor= bisa digunakan pada kepentingan keluarga demi
menjaga kesejahteraan karyawan dan kelangsungan perusahaan
4. 5 sepeda motor
5. 1 pembantu = menyiapkan makan pagi, siang, malam (jika ada
karyawan yang ingin makan gratis dikantor)
6. Baju untuk bekerja
7. 3kamera untuk dokumentasi acara
8. Wifi
9. 2 kamar tidur (jika ada karyawan berlembur di kantor karena tugas)
10. Uang bensin untuk semua kendaran di kantor
2.5 Audit Sistem
Audit terhadap kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu
untuk memenuhi persyaratan standar sistem audit mutu (Prasetyo, 2015 dalam
Noer, 2015).
1. Penjaminan Mutu (Internal) meliputi :
a. Pola Komunikasi :
- Downward : Atasan kebawahan
6
Contoh penerapannya dalam Mitra Promotion : Informasi tentang
konsep acara
- Upword : Anggota ke pimpinan
Contoh penerapannya dalam Mitra Promotion : Komplain tentang
uang makan dan keluh kesah lainnya.
- Horizontal : Antar sesama anggota
b. Aliran informasi : Mitra promotion menggunakan Penyebaran Seri
sebagai aliran informasi .
c. Budaya Organisasi :
- Artifak :
(Logo Organisasi)
7
(Sragam dalam setiap event)
- Values : Visi dan Misi
Visi
Menjadi organisasi yang kompetitif, kreatif, dan inovatif
Menjadi organisasi yang berskala Nasional dan Internasional
yang mampu berdaya saing secara prefosional.
Misi
Terus belajar dan meningkatkan kualitas kerja yang lebih
profesional
Memberikan yang terbaik pada proyek maupun pelayanan
Menjaga hubungan baik dengan klien dan mengembangkan
jaringan kerja hingga ke luar negeri
melatih sikap kepemimpinan dan kerja team.
menerapkan nilai-nilai pancasila dalam bersosial maupun
dalam dunia kerja
melatih karyawan menjadi SDM berkualitas
2. Penjaminan Mutu (Eksternal) meliputi : SOP
SOP Mitra Promotion adalah : Kecepatan, kreatifitas dan Efektifitas
Mitra Promotion berusaha memenuhi keinginan dan kebutuhan klien
dengan kecepatan, kreatifitas untuk mencapai hasil yang maksimal dan
memuaskan dalam setiap event yang diterima. Tetap kritis dalam
menghadapi pasar, inovatif dalam pelayanan dan pekerjaan dan mengolah
jaringan dengan baik hingga menjadikan kelangsungan baik untuk
perusahaan dan kesejahteraan karyawan.
2.6 Temuan Permasalahan Komunikasi dalam Organisasi
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan, auditor
menemukan beberapa masalah komunikasi dalam Mitra Promotion :
8
2.6.1 Konflik dalam Organisasi
1. Kecemburuan Sosial : Kecemburuan antar karyawan dikarenakan
sikap pimpinan yang terkadang terlalu membanggakan salah satu
karyawan. Sehingga karyawan saling berebut simpatik dari pimpinan.
Ini terlihat pada bagaimana karyawan dari divisi dekorasi yang
mengeluhkan sikap pimpinan yang cenderung lebih fluid/
memanjakan karyawan SPG ( Sales Promotion Girl ) ataupun SPB (
Sales Promotion Boy ). Sedangkan tidak pernah terjadi klarifikasi
dari pihak pimpinan kepada seluruh anggota team terkait sikap
pimpinan.
2. Profesionalitas Pemimpin :
Pimpinan yang terlalu sering menggunakan intonasi tinggi
dalam menilai pekerjaan karyawannya.
Istri pimpinan yang terkadang ikut ambil dalam mengomentari
pekerjaan karyawan.
Mencampur adukan urusan pribadi dalam urusan organisasi.
Adanya anggota keluarga didalam struktur kerja yang
menginginkan posisi ketua koordinator team.
3. Manajemen yang kurang profesional : Sering terjadi kerancuan dalam
pembagian uang makan untuk karyawan (ketika proyek diluar kota)
karena adanya dana mendadak yang harus dikeluarkan untuk
keperluan kelengkapan.
4. Delay Information :
Sering terputusnya komunikasi melalui handphone yang
menyebabkan diskomunikasi yang menjadikan kurang efektif
(ketika pimpinan bertugas dikota lain)
Penyampaian informasi dari anggota paling bawah kepada
piminan harus melalui koordinator-koordinator dibawah
pimpinan.
9
Anggota team tidak berani terbuka secara langsung kepada
pimpinan sehingga membuat pimpinan kurang bisa memahami
dengan baik dan tepat maksud serta keinginan anggota team.
5. Delay Feedback : Terlalu menunggu lama keputusan dari pimpinan,
koordinator team terkadang berani mengambil keputusan pada masalah
mendadak yang akhirnya tidak memenuhi target yang sesuai dgn
rencana pimpinan.
6. Belum adanya media yang mampu mewadahi seluruh informasi secara
simultan dan cair tanpa adanya intimidasi ataupun hegemoni dari
pimpinan ke anggota ataupun antar anggota team, sehingga kami
Auditor melihat kurangnya media komunikasi yang transparan dan
lebih simultan.
10
BAB III
PENUTUP
3.1 Solusi
1. Menyediakan media khusus berbasis media elektronik:
a. Email khusus saran dan kritik terhadap kinerja team, pimpinan
dimana langsung ditujukan kepada pimpinan.
b. Layanan sms khusus untuk seluruh anggota team kepada
pimpinan langsung.
Dimaksudkan saran Auditor ini adalah untuk memberikan
kanal komunikasi secara khusus dari anggota team kepada
pimpinan yang dibutuhkan untuk menginformasikan kondisi iklim
dari tingkatan devisi, sehingga kerahasiaan informan terkait
anggota team divivsinya mampu dikontrol dengan baik. Karena
ada beberapa cara untuk menjaga kesolidan team dengan
mengontrol iklim kelompok kecil (per-divisi) kemudian membawa
alur secara team besar (seluruh divisi). Media in berguna untuk
memberikan feedback ataupun aspirasi untuk para anggota yang
memiliki sikap tidak mudah mengutarakan aspirasinya dalam
forum besar/meeting. Pemipin diharapkan aktif mengecheck dan
mengkordinasi seluruh anggota team melalui keputusan/
intruksi/kebijakan melalui pertimbangan kondisi/aspirasi yang
terfollow up.
.
2. Forum bersama (informal) untuk meningkatkan kualitas hubungan
antar anggota dan pimpinan organisasi berupa :
a. rekreasi bersama / otbount bersama seluruh anggota team dan
pimpinan.
b. Sarasehan setiap perpekan/2kali dalam sebulan.
Dimaksudakan saran Auditor ini adalah untuk menjaga suhu
/iklim dalam kerja team perlu ditingkatkan kualitas kebersamaan
11
dan lebih saling mengenal sehingga akan terciptanya sebuah
kondisi kekeluargaan yang pada ahirnya membuat anggota team
saling merasa membutuhkan dan melengkapi sehingga mampu
membuat suasana kerja lebih dinamis. Tidak berfikir hanya semua
semata – mata karena materi, jia ada konflik juga diharapkan
anggota team akhirnya lebih engedepankan kekeluargaan
dibandingkan penyelesaian yang mengarah pada perpecahan team.
3. Mengubah Aliran Informasi dan Pola Komunikasi
a. Grup Media Sosial ( Whats Up, BBM, Line )
Kongkrit yang disarankan oleh Auditor adalah pemeberian
informasi terkait tender bisa dilakukan secara simultan melalui media
komunikasi yang dimiliki oleh setiap anggota team yaitu smartphone
yang berupa grup WhatsUp ataupun Line. Sehingga dalam waktu
bersamaan semua mendapatkan informasi secara simultan. Kondisi ini
yang akhirnya membuat antara anggota team yang lainnya memiliki
kohesivitas yang tinggi, tidak merasa ada tingkatan peran dalam team.
Sehingga menurut Auditor, sikap pemimpin akan tidak menimbulkan
presepsi negatif dari para nggota team ataupun divisi yang ada, dengan
begitu kekompakan, kekeluargaan, saling memotivasi, menyemangati,
mengingatkan antara anggota kelompok lebih nampak dan terjadi.
Pimpinan akan dilihat dan dihormati tidak hanya karena struktural lagi,
tapi lebih pada tipe pimimpin yang demokratik. Sehingga pimpinan
akan mudah mengarahkan seluruh steakholder yang ada dalam Mitra
Production sebagai kesatuan team bukan pada tataran kelompok.
Perkembangan teknologi bisa dimanfaatkan untuk saling
berinteraksi dan berbagi ilmu serta info terbaru baik tentang pekerjaan
ataupun kondisi pribadi anggota kelompok, sehingga bisa menjadi
sarana diskusi yang membawa dampak positif serta mampu
memotivasi anggota team untuk lebih banyak berbagi ilmu, kreativitas
dan hiburan.
12
3.2 Kesimpulan
Dari seluruh proses Visitasi,observasi dalam Audit yang telah
dilakukan oleh team audit komunikasi ilmu komunikasi Brawijaya
memaparkan beberapa temuan, saran dan serta harapan kepada Mitra
Production yang merupakan team EO ( Event Organization ) dimana
komunikasi serta kerjasama team menjadi kekuatan utama dalam insatansi
ini maka beberapa temuan dan saran yang diajukan oleh team Auditor
mampu dipertimbangkan dan dijadikan sebagai bahan evaluasi serta
peningkatan progres instansi sehingga mampu menjadi kesatuan team
yang lebih sehat, produktif,kreativ serta memiliki kekuatan daya saing
yang lebih baik.
13
DAFTAR PUSTAKA
Kritijanto, D., Meutia, C. K., Nuraini, D., Shabrina, N., & Permata, S. A. (2012).
Pengertian dan Tujuan Audit Komunikasi.
Morissan. (2013). Teori Komunikasi : Individu Hingga Massa. Jakarta: Kencana.
Noer, S. T. (2015). Catatan Perkuliahan: Komunikasi Organisasi. Kediri:
Universitas Brawijaya.
Rusli, Y., Bintarti, A., & Sriani, A. R. (2010). Audit Komunikasi Mengenai
Kepuasan Komunikasi Organisasi di Universitas Terbuka : Studi Khasus
Sosialisasi Persiapan Universitas Terbuka Menuju PK-BLU.
top related