konsep proyek perubahan narto

Konsep Proyek Perubahan

Diklat Kepemimpinan Tingkat IVPusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan17 April 2017

SunartoTim Agenda Proyek Perubahannartoareksuroboyo@gmail.com

TujuanPembelajaran1. Memberikan bekal pengetahuan tentang konsepsi proyek

perubahan 2. Peserta mampu menyusun gagasan proyek perubahan

hasil belajarhasil belajarMenjelaskan konsep proyek perubahan, memahami kedudukan mata diklat Proyek Perubahan dengan mata diklat yang lain dalam Diklat Kepemimpinan, serta memahami pemilihan proyek perubahanMemahami pembuatan gagasan proyek perubahan

Memahami kriteria penilaian proyek perubahan

Materi Pokok1 Konsepsi Proyek Perubahan

Penilaian Proyek Perubahan2Penyusunan Gagasan Proyek Perubahan3

ProyekPerubahanDiklatpimIV

Sebagai wahana untuk meningkatkan dan mengevaluasi kepemimpinan peserta dalam membuat rancangan yang berisikan inovasi pada tahapan operasional dan kemampuan kepemimpinan dalam menerapkan atau melaksanakan hasil rancangan proyek perubahan

Membeli tanah

Membangun pondasi

Membangun tiang dan dinding

Membangun atap rumah

Menyusun lantai

MEMBANGUN RUMAHMEMBANGUN RUMAH

Output tiap tahapan

Output “Proyek Perubahan”

Outcome :

pemilihan proyek perubahan1Memperhatikan saran-saran atasan / mentor

2Sesuai area tugas sebagai eselon IV yang didudukinya

3 Terlebih dahulu harus dianalisis : feasible (memberikan manfaat yang besar dibandingkan dengan usaha dan biaya yang dikeluarkan)4 Dapat diimplementasikan walaupun dengan keterbatasan sumberdaya yang ada.

5 Mempertimbangkan kesetaraan gender.

Bidang Organisasi

Bidang Sumber Daya Manusia

Bidang Program

Bidang Tata Kerja Tata

Laksana Perombakan Struktur Organisasi, Rightsizing, Downsizing, Budaya Kerja.

Carrier Path, Remunerasi, Rewards and Punishment, Placement dll.

Tata Persuratan, Pengadaaan Barang dan Jasa, monitoring,

kearsipan, pelaporan, penganggaran dll.

Peningkatan Efisiensi dan efektifitas

Program dan Kegiatan.

AREA PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

penjelasan proper

Diskusi 1: gagasan proper

membangun komitmen bersama

Merancang proyek perubahan

Diskusi 2: merancangproper

Presentasi rencana proper

penjelasan Implementasi proper

laboratorium kepemimpinan

Presentasi hasil proper

evaluasi kepemimpin

an peserta

Tahapan Proyek Perubahan

KETERKAITAN AGENDA PEMBELAJARAN

Penguasaan Diri

Diagnosa Organisasi

Inovasi

Tim Effektif

Proyek Perubahan

PemimpinPerubahan

PesertaDiklat

13 hariTahap I: Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi

7 hari kalenderTahap II: Membangun Komitmen bersama(taking ownership)

17 hariTahap III Merancang Perubahan dan Membangun Tim

60 hari kalenderTahap IVBreakthrough II: Leadership Laboratory

2 hariTahap V: Evaluasi

TAHAPTAHAP PENYELENGGARAAN PENYELENGGARAAN DIKLAT KEPEMIMPINANDIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT ITINGKAT IV V

1.Pilar-pilar kebangsaan

2.Integritas3.Standar Etika Publik4.SANKRI 5.Pembekalan Isu

Aktual Substantif Lembaga

6.Diagnostic Reading

7.Inovasi8.Penjelasan Proyek

Perubahan

Membangun komitmen bersama 1.Kecerdasan Emosi 2.Pengenalan potensi diri3.Berfikir Kreatif dan Inovasi 4.Koordinasi dan Kolaborasi 5.Membangun Tim Efektif 6.Benchmarking ke Best Practice 7.Merancang Proyek Perubahan 8.Seminar Presentasi Proyek

Perubahan 9.Pembekalan Implementasi Proyek

Perubahan

Laboratorium Kepemimpinan

SEMINAR HASIL PELAKSANAAN PROYEK ERUBAHAN

dan SHARING SESSION

Peserta, mentor, tim kerja, stakeholder,coach

Peserta, mentor, tim kerja, stakeholder,coach

Perencanaan InovasiNo. Indikator Bobot

(%)1 Jenis Perubahan 102 Cakupan manfaat perubahan 103 Kejelasan Tahap perubahan 104 Peta Pemangku kepentingan 10

Jumlah 40Kualitas Jenis Perubahan

No. Indikator Bobot (%)

1 Jumlah kegiatan Memobilisasi Dukungan

15

2 Pernyataan Dukungan 153 Capaian Tahap Perubahan 30

Jumlah 60

Manajemen Perubahan

Penilaian Proyek Perubahan

Penilaian Perencanaan Inovasi

Kualitas Manfaat Perubahan

Kualitas Jenis PerubahanLevel Kualitas Jenis Perubahan

4 Gagasan orisinal (baru sama sekali).

3 Sebagian gagasannya baru.

2 Replikasi dengan modifikasi/adaptasi.

1 Replikasi tanpa modifikasi.

Level Kualitas Manfaat Perubahan

4 Bermanfaat bagi pemangku kepentingan pengguna.

3 Organisasi secara keseluruhan.

2 Sebagian unit di organisasi.

1 Terbatas pada unit yang bersangkutan.

Kualitas Tahap

Perubahan

Kualitas Peta Pemangku Kepentingan

Kualitas Manfaat Perubahan

Kualitas Peta Pemangku Kepentingan

Kualitas Tahap PerubahanLevel Kualitas Tahap Perubahan

4 Keterkaitan antara perubahan (inovasi) dengan hasil yang diharapkan dan tahap perubahan tergambar secara jelas.

3 Keterkaitan antara perubahan (inovasi) dengan hasil yang diharapkan tergambar secara jelas dan tahap perubahan tidak tergambar dengan jelas.

2 Keterkaitan antara perubahan tergambar jelas, tapi tahap perubahan tidak dirumuskan dengan jelas.

1 Keterkaitan antara perubahan dengan hasil tidak tergambar dengan jelas.

Level Kualitas Peta Pemangku Kepentingan Perubahan4 Semua pemangku kepentingan berikut potensi resistensi (kontra) dan dukungan (pro) tergambar

dengan jelas. 3 Peta pemangku kepentingan tidak mencakup semua pemangku kepentingan, potensi resistensi dan

dukungan tergambar dengan jelas.2 Peta pemangku kepentingan mencakup semua pemangku kepentingan, potensi resistensi dan

dukungan tidak tergambar dengan jelas.1 Peta pemangku kepentingan tidak mencakup semua pemangku kepentingan, potensi resistensi dan

dukungan belum tergambar dengan jelas.

Kualitas Tahap

Perubahan

Kualitas Peta Pemangku Kepentingan

Kualitas Manfaat Perubahan

Penilaian Perencanaan Inovasi

Penilaian Manajemen Perubahan

15%15%

30%

Jumlah kegiatan Memobilisasi Dukungan

Pernyataan Dukungan

Capaian Tahap Perubahan

Level Jumlah Kegiatan memobilisasi dukungan

4 Lebih dari 5 kegiatan

3 4 – 5 kegiatan

2 2 – 3 kegiatan

1 0 – 1 kegiatan

Level pernyataan dukungan4 Semua pemangku kepentingan

mendukung3 Lebih banyak yang memberi

dukungan2 Kira-kira separuh dari pemangku

kepentingan memberi dukungan

1 Sebagian kecil dari pemangku kepentingan memberi dukungan

Level Capaian Tahap Perubahan4 Capaian melebihi tahap peruba-

han tergambar dalam roadmap3 Mampu mencapai tahap

perubahan2 Tidak mampu mencapai tahap

perubahan karena faktor yang diluar kendali

1 Tidak mampu mencapai tahap perubahan karena faktor yang ada di pesertanya

Identifikasi Jenis dan Jumlah Format :1. Format Gagasan Proyek Perubahan2. Format Rancangan Proyek

Perubahan3. Format Laporan Akhir (Laporan

Pelaksanaan Proyek Perubahan)

Format Proyek Perubahan

Gagasan proyek perubahan

Latar Belakang (Burning issues)

Nama Gagasan Perubahan

Tujuan Perubahan

Manfaat Perubahan

Ruang Lingkup Perubahan

Persetujuan Atasan/Mentor

1. LATAR BELAKANG Mencakup latar belakang perlunya proyek perubahan

dilakukan. Penjelasan berangkat dari kondisi ideal organisasi yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi

2. NAMA GAGASAN PROYEK PERUBAHANGagasan perubahan adalah ide peserta untuk memfokuskan pada permasalahan tertentu bagi peningkatan kinerja instansi.

Gagasan Proyek Perubahan

3. TUJUAN PERUBAHANTujuan yang dimaksud adalah mewujudkan kondisi yang diinginkan hingga tercapai, dengan mempertimbangkan issue respon gender.

4. MANFAAT PERUBAHANManfaat perubahan dalam mendukung upaya reformasi birokrasi dan perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab instansinya, dengan mempertimbangkan issue respon gender.

Gagasan Proyek Perubahan

5. RUANG LINGKUP PERUBAHAN Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam melakukan

perubahan. Rumusan kegiatan tersebut disesuaikan dengan rumusan tujuan

6. PERSETUJUAN ATASAN/MENTOR

Gagasan Proyek Perubahan

membangun komitmen bersama

koordinasi dan kolaborasi adalah kalimat kunci

paling penting : dokumen bukti kegiatan

Tips untuk acuan Peserta

TIM KERJA harus SOLID sehingga perlu dikondisikan:1. Punya KOMITMEN yang kuat;2. Kejelasan WEWENANG dan TANGGUNG JAWAB;3. Terdapat KOMUNIKASI yang BAIK.4. Tersedia PRASARANA dan SARANA yang BAIK.5. Terdapat DUKUNGAN dari masing masing ORGANISASI

para STAKEHOLDER.6. Semua aktifitas TERCATAT dan TERDOKUMENTASI

dengan baik.

24

Tugas Peserta

1. Menetapkan area perubahan pada unit organisasi yang dipimpinnya;

2. Berkonsultasi dengan coach/pembimbing tentang area perubahan;

3. Berkonsultasi dengan mentor/atasan langsung tentang area perubahan;

4. Mempengaruhi atasan langsung untuk menerima area perubahan;

5. Mempengaruhi stakeholder langsung untuk menerima area perubahan;

6. Mempengaruhi bawahan untuk menerima area perubahan.

FORMULIR BAGI MENTORPADA TAHAP MEMBANGUN KOMITMEN BERSAMA (TAKING OWNERSHIP)

1. Nama Peserta :  2. Instansi :  

3. Topik yang akan dijadikan proyek perubahan (lingkup eselon IV)

:  

Catatan terhadap Rancangan Proyek Perubahan yang disiapkan peserta

Rekomendasi

................, .......................

Nama mentor

FORMULIR BAGI COACHPADA TAHAP MEMBANGUN KOMITMEN BERSAMA (TAKING OWNERSHIP)

1. Nama Peserta :  2. Instansi :  

3. Topik yang akan dijadikan proyek perubahan (lingkup eselon IV)

:  

Catatan terhadap Rancangan Proyek Perubahan yang disiapkan peserta

Rekomendasi

................, .......................

Nama Coach

Selamat kembali ke tempat tugasSemoga sukses dalam menjalankan

tahap Membangun Komitmen (taking ownership)