knowledge sharing pustakawan dalam · pdf fileliterature study, field research, dan best...
Post on 06-Feb-2018
215 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
KNOWLEDGE SHARING PUSTAKAWAN DALAM
PENGELOLAAN E-JOURNAL: TINJAUAN TERHADAP
PENERBITAN JURNAL BACA PDII-LIPI1
Wahid Nashihuddin
Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah – LIPI
Jl.Jend.Gatot Subroto No.10, Jakarta Selatan 12710
Email: mamaz_wait@yahoo.com
ABSTRAK Jurnal merupakan identitas lembaga, baik di lembaga pendidikan, penelitian dan
pengembangan (litbang), dan perpustakaan. Saat ini, jurnal menjadi salah satu prasyarat
lembaga untuk mendapatkan akreditasi, khususnya di perguruan tinggi. Selain itu, melalui
jurnal, kompetensi seseorang (penulis) akan diakui keilmuan/kepakarannya. Hal tersebut juga
berlaku bagi pustakawan, kini saatnya aktif menulis jurnal dan terlibat langsung dalam
pengelolaan jurnal, khususnya jurnal yang terkait dengan bidang perpustakaan, dokumentasi,
dan informasi. Peran aktif pustakawan dalam pengelolaan jurnal yang sesuai dengan
kompetensinya adalah suatu keniscayaan agar jurnal yang diterbitkan lebih berkualitas dan
dikenal masyarakat. Hal tersebut juga dilakukan oleh pustakawan di PDII-LIPI, dalam hal ini
pustakawannya telah terlibat langsung dalam pengelolaan dan penerbitan Jurnal BACA.
Jurnal BACA merupakan terbian berkala ilmiah yang fokus pada kajian ilmu perpustakaan
dan informasi (information and library science). Makalah ini bertujuan untuk menjelaskan: 1)
pengelolaan e-journal menggunakan aplikasi OJS; dan (2) pengelolaan dan penerbitan Jurnal
BACA versi online. Isi makalah disajikan secara deskriptif, berdasarkan pengalaman dan
pengetahuan penulis (sebagai pustakawan) dalam mengelola Jurnal BACA hingga sekarang.
Makalah ini diharapkan dapat memberikan memotivasi bagi pustakawan lain, khususnya di
Lingkungan Kementerian/Lembaga untuk memulai membangun dan mengembangkan e-
journal bidang kepustakawanan di lembaganya masing-masing.
Kata kunci: Knowledge sharing; E-journal; Open Journal System; Jurnal BACA; Accreditation
1. PENDAHULUAN
Sebagai profesi yang selalu berurusan dengan informasi dan literatur
perpustakaan, pustakawan dituntut untuk mampu mengelola koleksi dan melayani
pemustakanya dengan baik. Namun, sayangnya sebagian besar koleksi yang dilayankan
di perpustakaan bukan terbitan institusi sendiri sehingga masih dianggap belum
memuaskan pustakawan sebagai penyedia informasi. Makalah ini mengajak pustakawan
untuk memulai memikirkan eksistensi kompetensinya melalui publikasi, yakni sebagai
pengelola majalah ilmiah/jurnal (selain sebagai penulis jurnal). Tentunya pustakawan
akan merasa lebih bangga jika publikasi yang dikelolanya dapat dilayankan di
perpustakaan dan dibaca oleh pemustaka. Khususnya di perguruan tinggi, jurnal sudah
menjadi ―identitas lembaga‖ yang mampu meningkatkan reputasi lembaga. Sebagai
lembaga pendidikan, penelitian dan pengembangan, perguruan tinggi dituntut untuk
mampu menghasilkan jurnal yang berkualitas sebanyak-banyak. Hal tersebut diperkuat
dengan adanya Surat Edaran Dirjen DIKTI No.152/E/T/2012 tentang Publikasi Karya
1 Makalah Seminar dan Knowledge Sharing Kepustakawanan ―Peningkatan Pengelolaan Pengetahuan dan
Perpustakaan Berbasis Kinerja‖, diselenggarakan oleh Bidang Manajemen Pengetahuan dan Perpustakaan BPPT
dengan Forum Perpusdokinfo LPNK RistekDIKTI, Jakarta, 6 Desember 2016.
2
Ilmiah yang menyatakan bahwa terhitung mulai kelulusan setelah Agustus 2012: (1)
lulusan program sarjana harus menghasilkan makalah yang terbit pada jurnal ilmiah; (2)
lulusan program magister harus menghasilkan makalah yang terbit pada jurnal ilmiah
nasional terakreditasi Dikti; dan (3) lulusan program doktor harus menghasilkan makalah
yang terbit pada jurnal internasional.
Syahir (2015) mengatakan bahwa jurnal ilmiah bagi perguruan tinggi merupakan
―roh‖ yang mengilhami, memotivasi dan menggerakkan budaya ilmiah para dosen dan
sivitas akademika. Karya dosen dan sivitas akademika yang berupa hasil penelitian,
rekayasa enginering, sosial serta hasil pengembangan keilmuan disebarluaskan melalui
jurnsal ilmiah.Kualitas suatu perguruan tinggi ditentukan oleh kuantitas dan kualitas dari
jurnal ilmiahnya. Jurnal merupakan referensi yang sering digunakan sebagai dasar dalam
melakukan penelitian di perguruan tinggi karena materi-materi yang dipublikasikan
mengandung informasi terkini dan bersumber dari hasil temuan atau penelitian (Harisyah
dan Azwar, 2015).
Makalah ini mencoba meng-explicit-kan pengetahuan penulis tentang kegiatan
berbagi pengetahuan (knowledge sharing) yang terkait dengan pengelolaan dan
penerbitan e-journal. Penulis menganggap bahwa knowledge sharing perlu dilakukan
oleh pustakawan referensi untuk mengetahui berbagai kebutuhan informasinya
penggunanya. Melalui knowledge sharing, pustakawan dapat mengidentifikasi berbagai
permasalahan yang dihadapi oleh pemustaka dan lembaganya. Dalam proses knowledge
sharing ini tentunya juga menghasilkan catatan/rekaman yang dapat dijadikan bahan
evaluasi layanan perpustakaan yang lebih baik. Kemudian, hasil knowledge sharing ini
dapat didokumentasikan dan dikaji lebih lanjut agar menjadi karya tulis ilmiah. Apabila
karya tulis ilmiah ini dipublikasikan dalam bentuk jurnal, maka akan mengangkat status
dan eksistensi pustakawan. Melalui publikasi, nama pustakawan akan selalu dikenal dan
dikenang oleh masyarakat. Bahkan jika sudah aktif menulis jurnal dan memiliki
pengalaman sebagai pengelola jurnal maka pustakawan akan mendapatkan banyak
tawaran pekerjaan yang terkait dengan pengembangan profesinya, seperti menjadi
konsultan manajemen terbitan berkala ilmiah, instruktur penulisan ilmiah, instruktur
pelatihan e-journal, editor jurnal, atau reviewer jurnal bidang perpustakaan, dokumentasi,
dan informasi. Meskipun sebagai pengelola jurnal tidak mendapatkan point kredit
pustakawan (sebagaimana menulis di jurnal dan mengindeks terbitan), mengelola jurnal
adalah pekerjaan yang positif dan mulia bagi pustakawan.
Sebelum membahas lebih lanjut, penulis ingin menyampaikan dua hal yang terkait
dengan kebijakan penerbitan e-journal di Indonesia dan pengelolaan terbitan BACA:
Jurnal Dokumentasi dan Informasi (Jurnal BACA), yaitu bahwa: (1) per-April 2016, LIPI
dan DIKTI telah sepakat untuk meniadakan akreditasi jurnal cetak dan dialihkan
akreditasi jurnal elektronik. Hal tersebut mengacu pada Surat Edaran
No.193/E/SE/XII/2015 bahwa mulai tanggal 1 April 2016, Direktorat Jenderal
Penguatan Riset dan Pengembangan Direktorat Pengelolaan Kekayaan Intelektual hanya
menerima dan memproses usulan akreditasi jurnal (terbitan berkala) ilmiah nasional yang
telah dikelola secara elektronik sehingga proses penilaian akan lebih mudah, cepat, akurat
dan transparan. Pengelolaan e-journal ini dapat menggunakan aplikasi Open Journal
Systems (OJS) atau aplikasi e-journal lainnya. pengelolaan jurnal elektronik lainnya.
Pelaksanaan penilaian akreditasi e-journal ini mengacu pada Peraturan Kepala LIPI No.3
Tahun 2014 dan Peraturan Dirjen DIKTI No.1 Tahun 2014 Pedoman Akreditasi Terbitan
3
Terbitan Berkala Ilmiah; (2) Mengacu surat edaran dan kedua peraturan akreditasi
tersebut, pengelola Jurnal BACA memutuskan bahwa penerbitan jurnal cetak dikurangi
jumlahnya (tidak harus 300 eksemplar/terbitan) dan mengoptimalkan penerbitan jurnal
online dengan sistem e-publishing. Nashihuddin dan Aulianto (2016), mengatakan bahwa
ketentuan untuk mencetak 300 eksemplar jurnal cetak sudah tidak menjadi suatu
keharusan karena diganti dengan jumlah pengakses konten jurnal yang dapat dipantau
melalui situs jurnal (unique visitor).
Artikel Jurnal BACA merupakan hasil kajian dan penelitian yang bersumber dari
literature study, field research, dan best practice of librarianship. Setiap isi artikel
mengandung informasi mutakhir dengan mengutamakan nilai-nilai keterbaruan (novelty),
keaslian (originality), dan kemanfaatan (usility). Adapun tujuan penerbitannya adalah
untuk memberikan kontribusi secara aktif dalam peningkatkan kualitas dan aksesibilitas
informasi ilmiah bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi serta literasi
kepustakawanan di era global. Jurnal BACA diterbit dua kali dalam setahun, tepatnya
pada bulan Juni dan Desember.
Berdasarkan hal-hal di atas, makalah ini fokus membahas dua hal, yaitu tentang:
1) bagaimana pengelolaan e-journal menggunakan aplikasi OJS; dan (2) bagaimana
pengelolaan dan penerbitan Jurnal BACA versi online yang sesuai dengan persyaratan
dan ketentuan akreditasi jurnal. Hal tersebut dijelaskan secara deskriptif, berdasarkan
pengalaman dan pengetahuan penulis (sebagai pustakawan) dalam mengelola Jurnal
BACA versi online hingga sekarang.
2. LANDASAN BERPIKIR
Sejak adanya Surat Edaran No.193/E/SE/XII/2015 dari Direktorat Jenderal
Penguatan Riset dan Pengembangan Direktorat Pengelolaan Kekayaan Intelektual yang
sejak 1 April 2016 hanya menerima dan memproses usulan akreditasi jurnal ilmiah yang
telah dikelola secara elektronik, membuat pengelola jurnal di berbagai instansi
pendidikan, penelitian dan pengembangan harus menerbitan e-journal. Kebijakan
tersebut tentunya tidak lepas dari tuntutan peningkatan kualitas dan kuantitas terbitan
jurnal di Indonesia, dan mengikuti trend perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi dalam penerbitan e-journal di tingkat internasional. Mungkin di lingkungan
perpustakaan saat ini sedang marak pengembangan digital library yang isinya koleksi
local content yang sebagian besar koleksinya adalah e-journal. Februariyanti dan
Zuliarso (2012), mengatakan bahwa TIK telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan
dari kehidupan global termasuk dalam pengembangan sistem perpustakaan digital untuk
e-journal.
Berdasarkan data sementara Indonesian Publication Index (IPI) per-2 Desember
2016 ini diketahui sejumlah 3,932 e-journal dan 387,170 articles yang terbit di
Indonesia. Dari sejumlah tersebut hanya diketahui 17 e-journal (0,43%) bidang library
and information science yang terbit di Indonesia (sumber:
http://id.portalgaruda.org/?ref=browse&mod=area&area=138) . Ke-17 e-journal tersebut
sebagai berikut.
1) BACA: JURNAL DOKUMENTASI DAN INFORMASI (Lembaga Ilmu
Pengetahuan Indonesia);
2) e-Journal Pustaka Kesehatan (Universitas Jember);
4
3) eLibrary (Universitas Mulawarman);
4) Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan (Universitas Negeri Padang);
5) IPTEKKOM: Jurnal Penelitian Teknologi Informasi dan Komunikasi (Kementerian
Komunikasi dan Informatika);
6) Iqra’: Jurnal Perpustakaan dan Informasi (Universitas Islam Negeri Sumatera
Utara);
7) Jurnal Gema Pustakawan (Universitas Riau);
8) Jurnal Ilmu Perpustakaan (Universitas Diponegoro);
9) Jurnal Ilmu Perpustakaan KHIZANAH AL-HIKMAH (Universitas Islam Negeri
Alauddin Makassar);
10) Jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca (Universitas Airlangga);
11) Jurnal Perpustakaan Pertanian (Kementrian Pertanian);
12) Jurnal Pustaka Nusantara dan Budaya (Universitas Sumatera Utara);
13) Jurnal Pustakawan Indonesia (Institut Pertanian Bogor);
14) MUTAWATIR (Universitas Islam Negeri Sunan Ampel);
15) PUSTAKA Jurnal Ilmu-Ilmu Budaya (Universitas Udayana);
16) PUSTAKALOKA (Sekolah Tinggi Ilmu Agama Ponorogo);
17) Visi pustaka (Universitas Airlangga).
Jumlah tersebut tentunya masih sedikit jika dibanding dengan keseluruhan jumlah
terbitan berkala bidang perpustakaan dan informasi yang terindeks di ISJD
(http://isjd.pdii.lipi.go.id), yakni sejumlah 90 jurnal. Nashihuddin (2015) mengatakan
bahwa dari 90 terbitan berkala bidang ilmu perpustakaan yang terbit di Indonesia,
diketahui: 1) terdapat 59 judul terbitan yang tidak diketahui tahun terbitannya secara
jelas; 2) tahun pendaftaran terbitan di database ISSN online paling banyak adalah tahun
2007 (66 judul); 3) terdapat 24 kota terbit terbitan berkala bidang ilmu perpustakaan dan
Jakarta merupakan kota terbanyak yang menerbitkan terbitan bidang ilmu perpustakaan
(23 judul); 4) sebagian besar terbitan (66 judul) tidak diketahui frekuensi terbitannya,
sedangkan yang diketahui frekuensi terbitannya paling banyak terbit 6 bulanan (16
judul); 5) perguruan tinggi merupakan instansi terbanyak terbitan berkala bidang ilmu
perpustakaan (42 judul).
Sebagai pengetahuan dasar pengelolaan dan penerbitan e-journal, pustakawan
perlu memahami hal-hal sebagai berikut.
Jurnal/majalah ilmiah, yaitu publikasi yang memuat karya tulis ilmiah (KTI) yang
mengandung data dan informasi yang memajukan iptek dan ditulis sesuai dengan
kaidah-kaidah penulisan ilmiah serta diterbitkan secara berkala Menurut Perka LIPI
Nomor 04/E/2012 tentang Pedoman Karya Tulis Ilmiah. Dalam peraturan tersebut
disebutkan bahwa KTI adalah tulisan hasil litbang dan/atau tinjauan, ulasan
(review), kajian, dan pemikiran sistematis yang dituangkan oleh perseorangan atau
kelompok yang memenuhi kaidah ilmiah. Suatu terbitan dikatakan sebagai jurnal,
apabila memenuhi persyaratan: (1) memiliki Internasional Standard Serial Number
(ISSN); (2) memiliki reviewer/mitra bestari paling sedikit empat orang; (3)
diterbitkan secara teratur dengan frekuensi paling sedikit dua kali dalam satu tahun,
kecuali majalah ilmiah dengan cakupan keilmuan spesialisasi, dengan frekuensi
satu kali dalam satu tahun; (4) bertiras tiap kali penerbitan paling sedikit berjumlah
300 eksemplar, kecuali jurnal yang diterbitkan secara elektronik (e-journal) dan
5
daring (online) dengan persyaratan yang sama dengan terbitan tercetak; (5) memuat
artikel utama minimal lima judul artikel setiap kali terbit (untuk artikel komunikasi
pendek dibatasi maksimal tiga judul); (6) Naskah berukuran A4 (21 x 29,7 cm); (7)
harus menggunakan istilah volume bukan edisi; (8) redaksi bertanggungjawab
untuk menyeragamkan penulisan daftar pustaka pada setiap artikel; dan (9) bagian
bawah sampul jurnal dicantumkan lajur bibliografis (LIPI Press, 2014).
Penerbitan jurnal online atau e-journal memberikan beberapa keuntungan, seperti:
(1) kemudahan pengelolaan, kemudahan komunikasi, dan publikasi (Rachmawati,
2008); (2) terbitan e-journal dapat diterbitkan lebih cepat, murah, dan dapat
disebarkan dengan cepat dan mudah (Miswan, 2002); (3) biaya penerbitan dan
langganan e-journal lebih murah bila dibandingkan dengan jurnal cetak (printed
journal), terutama dalam penggandaan dan diseminasi tebritan (Sayekti, 2010).
Lebih lanjut, Lukman, dkk. (2012) menjelaskan beberapa keuntungan bagi penerbit
dan penulis ketika sudah e-journal. Keuntungan e-journal bagi penerbit, yaitu:
proses penerbitan cepat, biaya penerbitan dan pengelolaan murah, dan distribusi
cepat dan murah. Sedangkan, keuntungan bagi penulis jurnal, yaitu: penantian
keputusan penerimaan tulisan cepat, diseminasi tulisan cepat, dan lebih banyak
orang yang membaca tulisan.
Beberapa dokumen yang dapat menjadi acuan atau referensi dalam pengelolaan dan
penerbitan jurnal, khususnya dalam hal penyusunan kebijakan penerbitan e-journal,
antara lain:
a) SNI 19-1936-1990 tentang Patokan Penyingkatan Judul Terbitan Berseri;
b) SNI 19-1950-1990 tentang Terbitan Berkala;
c) SNI ISO 3297:2010 tentang Informasi dan Dokumentasi–International
Standard Serial Number (ISSN) (ISO 3297:2007, IDT)/ ISO 3297:2007—
Information and Documentation--International Standard Serial Number
(ISSN);
d) Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun
2011 tentang Terbitan Berkala Ilmiah;
e) Pedoman Penampilan Majalah Ilmiah Indonesia terbitan PDII-LIPI Tahun
2012;
f) Pedoman Penerbitan Buku LIPI Press Tahun 2014;
g) Peraturan Dirjen DIKTI Nomor 1 Tahun 2014 Pedoman Akreditasi Terbitan
Terbitan Berkala Ilmiah/ Peraturan Kepala LIPI Nomor 3 Tahun 2014 Tentang
Pedoman Akreditasi Terbitan Terbitan Berkala Ilmiah;
h) Peraturan Kepala LIPI Nomor 5 Tahun 2014 tentang Kode Etika Publikasi
Ilmiah;
i) SNI ISO 215:2014—Dokumentasi –Penyajian artikel pada terbitan berkala dan
berseri lainnya (ISO 215:1986, IDT);
j) ISSN Manual 2015. Paris. ISSN International Centre;
k) SNI ISO 18:2015—Dokumentasi –Daftar isi terbitan berkala (ISO 18:1981,
IDT);
l) Penerbitan e-journal dengan OJS (https://pkp.sfu.ca/ojs/);
m) Etika publikasi ilmiah internasional di Committee On Publication Ethics/COPE
(http://publicationethics.org/).
6
Ketika mengelola e-journal, pengelola jurnal harus memperhatikan delapan
indikator penilaian akreditasi jurnal (LIPI dan DIKTI, 2014) sebagai berikut.
Tabel 1. Indikator Penilaian Akreditasi E-Journal
Sumber: Peraturan Akreditasi LIPI dan DIKTI (2014)
Pengelola jurnal perlu melakukan evaluasi diri (self assessment) melalui situs
ARJUNA (http://arjuna.ristekdikti.go.id/) sebelum mengajukan akreditasi jurnal.
Dalam evaluasi diri, minimal ada beberapa persyaratan umum yang harus dipenuhi
agar jurnalnya dapat terakreditasi, yakni sebagai berikut.
Tabel 2. Persyaratan Minimal Evaluasi Diri Akreditasi E-Journal
No. Evaluasi Pengajuan Evaluasi Penilaian
1 Memiliki E-ISSN (daftar di:
http://issn.pdii.lipi.go.id/)
Penamaan/perubahan/ history terbitan
2 Mencantumkan pernyataan etika
publikasi (publication ethics
Statement)
Lingkup keilmuan terbitan (aims and
scope)
3 Terbitan bersifat Ilmiah Kelembagaan/alamat redaksi
4 Terbit minimal dua tahun secara
berurutan
Kualifikasi dewan penyunting (editorial
board)
5 Frekuensi terbitan dua kali dalam
setahun secara teratur
Kualifikasi reviewer/mitra bestari
6 Jumlah artikel setiap terbit
minimal lima judul artikel
Informasi petunjuk dan template penulisan
artikel
7 Terbitan terindeks di salah satau
lembaga pengindeks nasional
(ISJD, IPI/Portal Garuda, Pustaka
Iptek dan /atau yang setara)
Penggunaan aplikasi referensi otomatis
(misal: Mendeley, Zotero, dsb.)
8 - Informasi statistik akses (visitor statistic)
9 - Memiliki Digital Object Identifier (DOI)
10 - Konsistensi judul sirahan (running title)
11 - Penomoran terbitan (volume dan nomor)
12 - Manajemen penerbitan e-journal
13 - Konsistensi jadwal penerbitan (regularitas)
14 - Susunan arsip issue dan artikel di situs e-
journal
15 - Dampak ilmiah/sitasi (link ke
GoogleScholar)
Sumber: Lukman (2015)
Setelah melakukan evaluasi diri, hasil akreditasinya dapat langsung keluar. Apabila
hasil evaluasi lebih dari 70, dapat mengajukan akreditasi jurnal, tetapi jika belum
7
perlu memperbaiki hal-hal yang masih dianggap kurang. Berikut ini acuan
penilaian akreditasi jurnal (LIPI dan DIKTI, 2014).
Tabel 3. Peringkat Penilaian Akreditasi Jurnal
Sumber: Peraturan Akreditasi LIPI dan DIKTI (2014)
Apabila jurnal sudah terakreditasi (berarti sudah bereputasi nasional), langkah
berikutnya adalah menyiapkan terbitannya agar bereputasi internasional. Lukman
(2015) menjelaskan ada beberapa kriteria jurnal bereputasi internasional, yaitu: (1)
karya ilmiah yang diterbitkan ditulis dengan memenuhi kaidah ilmiah dan etika
keilmuan; (2) memiliki ISSN; (3) ditulis dengan menggunakan bahasa resmi PBB
(Inggris, Perancis, Arab, Rusia, dan Cina); (4) memiliki terbitan versi online; (5)
dikelola secara professional; (6) Editorial Board (dewan redaksi) adalah pakar di
bidangnya dan biasanya berasal dari berbagai negara dari lima benua; (7) artikel
ilmiah yang diterbitkan dalam satu issue berasal dari penulis berbagai Negara; (8)
memuat karya ilmiah dari penulis yang berasal dari berbagai negara dalam setiap
penerbitannya; (9) terindeks oleh database internasional bereputasi internasional
dan mempunyai faktor dampak (impact factor).
Hal-hal diatas menjadi pemikiran bersama agar nantinya e-journal yang dikelola oleh
pustakawan dapat berkualitas dan memberikan kontribusi yang besar dalam
pengembangan ilmu perpustakaan, dokumentasi, dan informasi, khususnya di Indonesia
dan umunya di tingkat internasional.
3. PEMBAHASAN
3.1 Pengelolaan E-Journal dengan OJS
OJS merupakan aplikasi open source untuk penerbitan jurnal on-line yang
pertama kali diluncurkan pada tahun 2002 oleh Public Knowledge Project (PKP) dari
Simon Fraser University dan berlisensi GNU General Public License. OJS merupakan
salah satu perangkat lunak ePublishing systems selain DPubS, ePublishing Toolkit,
GAPworks, Hyperjournal, OpenACS, SOPS, TOPAZ, Scopemed, dan lainnya
(Lukman, dkk., 2012). OJS dikembangkan dengan tujuan menyediakan akses jurnal
terbuka (open access journal) serta memperluas dan meningkatkan akses informasi
hasil penelitian di dunia. Hal tersebut sesuai dengan rekomendasi deklarasi Budapest
Open Access Initiative tahun 2012, yang menyatakan bahwa untuk mencapai akses
terbuka pada literatur jurnal ilmiah perlu dua strategi yang saling melengkapi, yaitu:
(1) self-archiving, yaitu pengarsipan jurnal pribadi pada arsip elektronik terbuka
(sistem indexing) berdasarkan standar Open Archives Initiative (OAI); dan (2) open
access journal, yaitu suatu komitmen bersama untuk akses jurnal secara terbuka.
Lukman, dkk. (2012) menjelaskan bahwa open access journal sebagai jurnal
dengan teks penuh (full texts) yang tersedia dan dapat diakses gratis melalui
8
web/internet. Sistem open access journal ini pembaca dapat secara bebas membaca
dan men-download konten full text jurnal bahkan dapat mencetak jurnal tersebut.
Dalam sistem open access journal, ada beberapa kategori, yaitu: (1) jurnal akses
sepenuhnya terbuka; (2) jurnal dengan artikel-artikel penelitian akses terbuka (hibrida
jurnal akses terbuka); (3) jurnal dengan beberapa artikel akses terbuka dan akses
tertunda lainnya; (4) jurnal dengan akses terbuka tertunda (ditunda jurnal akses
terbuka); dan (5) jurnal memungkinkan diri pengarsipan artikel.
Berdasarkan data statistik pengguna aplikasi OJS di dunia diketahui sebanyak
10.069 jurnal. Dari sejumlah tersebut diketahui ada 1.777 jurnal yang terbit di
Indonesia.
Gambar 1: Location of journal using Open Journal System
(Sumber: https://pkp.sfu.ca/ojs/ojs-usage/ojs-map/, diakses 1 Desember 2016)
Di Indonesia, OJS telah ditetapkan oleh LIPI dan DIKTI sebagai standar e-journal
untuk akreditasi jurnal. Hal tersebut disebabkan karena OJS dapat diunduh secara
gratis dan diinstal pada server web atau komputer lokal. Dengan OJS, manajer jurnal
(journal manager) dapat mengelola sistem penerbitan jurnal secara elektronik secara
keseluruhan. Penerbitan artikel jurnal dapat dilakukan secara otomatis melalui OJS,
mulai dari penyerahan artikel (article submission), proses editorial dan review, hingga
pelaporan/statistic.
Selain itu, OJS menawarkan beberapa kelebihan fitur, antara lain: (1) dapat
diinstal secara lokal dan dikontrol secara lokal; (2) editor dapat mengkonfigurasi
persyaratan sistem, bagian, proses review, dsb. dalam proses penerbitan jurnal
elektronik; (3) pendaftaran online dan pengelolaan semua konten jurnal; (4) disediakan
modul berlangganan dengan sistem ―delay‖ (tertunda) pada pilihan akses terbuka; (5)
pengindeksan komprehensif pada setiap bagian konten dengan sistem global; (6)
disediakan ―Reading Tools‖ untuk konten full text berdasarkan bidang dan pilihan
editor; (7) disediakan sarana pemberitahuan dan komentar melalui email untuk
pembaca; dan (8) disediakan kontak dukungan/bantuan teknis via-online
(https://pkp.sfu.ca/ojs/). Hal yang lebih menarik lagi bahwa fitur dan tampilan OJS
dapat di customize sesuai kebutuhan, baik meng-customize header, style sheet dan font,
link navigasi, update media sosial, flash screen, dan multimedia.
9
Informasi mengenai persyaratan instalasi OJS dan versi OJS dapat diakses di
https://pkp.sfu.ca/ojs/ojs_download/. Berikut ini beberapa tahapan yang perlu
diperhatikan oleh journal manager ketika membangun dan mengembangkan e-journal
dengan OJS.
1) Membangun situs jurnal (step: site management). Tahap ini merupakan tahap
membangun situs utama jurnal, sebelum mengelola konten dan fitur jurnal. Hal
ini dilakukan oleh administrator jurnal. Pada tahap ini, administrator menyiapkan
nama jurnal yang akan di-hosting dan mengatus sistem administrasi jurnal
utamanya, seperti set up bahasa default situs journal, autentifikasi sistem,
mengatur kategori jurnal, dan fungsi remote akses jurnal.
2) Mengelola konten jurnal (step: journal management). Tahap ini merupakan tahap
mengelola konten dan fitur jurnal sesuai kebutuhan dan persyaratan penerbitan
jurnal nasional dan internasional. Hal ini dapat dilakukan oleh administrator
dan/atau manajer jurnal, mulai dari menyiapkan informasi kebijakan penerbitan
jurnal, pengaturan peran pengguna (user roles), indexing jurnal, modifikasi
tampilan jurnal, hingga pelaporan/statistik.
3) Manajemen penerbitan jurnal (step: publishing management). Tahap ini
merupakan pelaksanaan proses bisnis penerbitan e-journal, yang dimulai dari
submit artikel, review, editing, hingga penerbitan issue jurnal. Dalam hal ini,
setiap orang yang terlibat dalam penerbitan artikel e-journal sudah memiliki akun
user role yang aktif agar proses distribusi artikel pada proses editorial dan review
berjalan lancar.
3.2 Pengelolaan E-Jurnal BACA
Jurnal BACA merupakan terbitan berkala ilmiah PDII-LIPI yang terbit sejak
tahun 1974. Fokus keilmuan Jurnal BACA adalah ilmu perpustakaan dan informasi
(library and information science), yang mencakup ilmu perpustakaan, informasi, dan
dokumentasi. Awal mula terbit, konten artikel bersifat popular-ilmiah dalam versi
cetak. Sebagian besar isi terbitan berupa berita kegiatan, dokumentasi kegiatan, iklan
layanan pusdokinfo, opini, dan artikel ilmiah. Dalam satu issue terbitan berjumlah
sekitar 1-3 judul dan selebihnya informasi populer. Pada tahun 2013 hingga sekarang,
pengelola jurnal telah mendeklarasikan Jurnal BACA sebagai jurnal ilmiah (scientific
journal). Bersamaan dengan ini, pengelola jurnal menyiapkan perangkat kebijakan
yang terkait dengan pengelolaan dan penerbitan Jurnal BACA.
Untuk menjelaskan penerbitan Jurnal BACA dari dahulu hingga sekarang,
dijelaskan secara singkat sebagai berikut.
Tabel 4. Sekilas Riwayat Jurnal BACA
Tahun Keterangan
1974 – 2009 Jurnal terbit dalam versi cetak
Jurnal terbit tidak teratur dalam satu tahun
Tidak semua artikel direview karena bersifat populer-ilmiah
Belum mengikuti kaidah penulisan jurnal ilmiah
Tahun 1980—mendapatkan ISSN untuk jurnal cetak (ISSN 0125-
9008, berdasarkan SK ISSN Nomor:
0005.044/JI.3.2/SK.ISSN/1980.02, tanggal 4 Februari 1980)
2010 – 2012 Jurnal terbit dalam versi online—dibangun dan dikembangkan
10
dengan aplikasi OJS versi 2.3.7.0 sistem single journal, default
bahasa Indonesia, situs: http://web.pdii.lipi.go.id/baca
Jurnal terbit tidak teratur dalam satu tahun--terjadi kekosongan
issue terbitan, yaitu Vol 31, No 2 (2010): Desember; Vol 32, No 1
(2011): Juni; dan Vol 32, No 2 (2011): Desember, yang disebabkan
―krisis naskah‖
Tidak semua artikel direview karena bersifat populer-ilmiah
Belum mengikuti kaidah penulisan jurnal ilmiah
Pengumpulan naskah back issue dan digitalisasi artikel untuk bahan
publikasi di situs Jurnal BACA—hasil: sementara ditemukan jurnal
cetak terbitan tahun 1986 ke atas, sedangkan di bawah tahun 1986
belum ditemukan arsipnya
Tahun 2012—mendapatkan ISSN untuk jurnal online (ISSN 2301-
8593, berdasarkan SK ISSN Nomor:
0005.044/JI.3.2/SK.ISSN/2012.08, tanggal 13 Agustus 2012)
2013-2015 Jurnal terbit dalam versi online bersifat Ilmiah—menggunakan
aplikasi OJS versi 2.3.7.0 sistem single journal dengan default
bahasa Indonesia
Artikel direview oleh reviewer yang kompeten dibidangnya, belum
semuanya disertai form hasil penilaian review naskah
Belum semuanya mengikuti kaidah penulisan jurnal ilmiah
Jurnal terbit teratur dalam satu tahun (2 kali terbit dalam setahun)
Tahun 2015—dilakukan upgrade sistem jurnal, dari OJS versi
2.3.7.0 ke versi 2.4.6.0, alamat situs: http://pdii.lipi.go.id/jurnal
(trouble system), rencana dipindahkan sistem cloud server LIPI
Pusat
Penerbitan naskah dilakukan secara online (upload naskah back
issue ke situs jurnal)
Melakukan self assesment terbitan ke situs ARJUNA--
http://arjuna.ristekdikti.go.id/ (hasilnya belum dapat terakreditasi:
<70)
2016-sekarang Jurnal terbit dalam versi online bersifat ilmiah—menggunakan
aplikasi OJS versi 2.4.6.0 sistem single journal dengan default
bahasa inggris
Artikel direview oleh reviewer yang kompeten dibidangnya—
disertai dengan form hasil penilaian review naskah
Mangikuti kaidah penulisan jurnal ilmiah
Jurnal terbit teratur dalam satu tahun (2 kali terbit dalam setahun)
Meng-update fitur dan informasi kebijakan penerbitan jurnal yang
mengacu peraturan akreditasi jurnal elektronik, seperti
menambahkan menu menu author guideline, online submission,
editorial boards, reviewer acknowledgement, publication ethics,
indexer linking, template, statistic counter, dan sebagainya.
Server jurnal dipindahkan ke cloud server LIPI (server pusat) untuk
menjaga kestabilan akses situs jurnal, dengan alamat situs
http://jurnalbaca.pdii.lipi.go.id
Informasi penerbitan jurnal tercantum jelas dan sistematis di situs
jurnal
Penerbitan naskah dilakukan secara online (via-email dan melalui
situs jurnal)
Jurnal terindeks di ISJD, IPI/Portal Garuda, GoogleScholar, PKP
Index—menunggu notifikasi persetujuan indexing ke DOAJ
11
Berikut ini tampilan situs Jurnal BACA PDII-LIPI.
Gambar 2: Situs Jurnal BACA
(Sumber: http://jurnalbaca.pdii.lipi.go.id)
Beberapa upaya yang (telah dan akan) dilakukan pengelola Jurnal BACA untuk
meningkatkan kualitas terbitannya secara konsisten dan berkesinambungan, sebagai
berikut.
1) Memperbaiki dan meng-update fitur dan konten kebijakan penerbitan jurnal dengan
memperhatikan kaidah-kaidah publikasi ilmiah dan ketentuan akreditasi jurnal ke
situs jurnal. Dalam hal ini, sekretariat redaksi menyiapkan perangkat kebijakan
penerbitan jurnal dan meng-update informasi penerbitan jurnal yang dipersyaratkan
dalam akreditasi jurnal. Berikut ini updating informasi kebijakan penerbitan jurnal di
situs Jurnal BACA (http://jurnalbaca.pdii.lipi.go.id).
Tabel 5. Konten Kebijakan Penerbitan Jurnal di Situs Jurnal BACA
Bagian Perihal Cakupan Keterangan
1 Sekilas Jurnal
2 Identitas Jurnal
3 Kebijakan
Penerbitan
Kebijakan Akses
Kebijakan Langganan
Fokus dan Lingkup
Terbitan
Peer-Review Kebijakan review
naskah
Petunjuk review
Registrasi
Reviewer/Editor
Penilaian reviewer
Registrasi Pengguna
Jadwal Penerbitan
4 Penyerahan Naskah Bagian Jurnal
Petunjuk Penulisan
Persyaratan Submit
Pernyataan Hak Cipta
Pernyataan Privasi
12
5 Editorial Naskah Instruksi Copyedit
Instruksi Layout
Instruksi Proofread
6 Etika Publikasi
Ilmiah
Etika Penulis
Etika Editor
Etika Reviewer
Etika Pengelola Jurnal
7 Informasi penerbitan Informasi Untuk
Pembaca
Informasi Untuk Penulis
Informasi Untuk
Pustakawan
8 Tugas editorial Tugas masing-masing editor dan reviewer
9 Evaluasi diri Penamaan Terbitan Berkala Ilmiah
Kelembagaan Penerbit
Penyunting dan Manajemen Pengelolaan Terbitan
Substansi Artikel
Gaya Penulisan
Penampilan
Keberkalaan
Penyebarluasan
10 Penutup -
11 Lampiran Lampiran 1: Form Checklist Review Naskah
Lampiran 2: Form Call For Reviewer
Lampiran 3: Form Evaluasi Kinerja
Reviewer
Lampiran 4: Form Call For Editor
Lampiran 5: Template Naskah
Lampiran 6: Template Layout Naskah
Lampiran 7: Surat Keterangan Naskah Diterima
Lampiran 8: Surat Keterangan Terbit
Lampiran 9: Form Langganan Jurnal BACA
2) Mempromosikan situs jurnal melalui media sosial (facebook PDII-LIPI) dalam rangka
meningkatkan aksesibilitas informasi jurnal dan menjaring artikel untuk bahan
penerbitan jurnal berikutnya.
3) Mengundang pembaca dan pengakses situs jurnal yang memiliki komitmen untuk
meningkatkan kualitas terbitan dan memiliki kompetensi yang sesuai dengan
keilmuan terbitan untuk bergabung sebagai editor (call for editor) dan reviewer (call
for reviewer) Jurnal BACA.
4) Dalam rangka persiapan akreditasi jurnal, menyelenggarakan Focus Group
Discussion (FGD) dengan Reviewer dan Tim Editor Jurnal BACA untuk
mengevaluasi sistem penerbitan jurnal.
5) Melakukan survei penerbitan Jurnal BACA melalui situs jurnal kepada para pembaca,
penulis, dan pengakses situs jurnal. Hal ini dilakukan dalam rangka peningkatan
kualitas jurnal di masa mendatang.
13
6) Rencana kedepan, menyelenggarakan pelatihan penerbitan e-journal kepada tim
editor dan reviewer Jurnal BACA.
4. PENUTUP
Selain aktif menulis, pustakawan juga perlu mencoba pengalaman baru sebagai
pengelola jurnal yang sesuai bidang keilmuannya. Jika ditempat bekerja, pustakawan
belum bisa membangun dan mengembangkan e-journal (karena alasan dan kebijakan
tertentu), pustakawan dapat bergabung ke redaksi jurnal lain untuk belajar tentang
bagaimana mengelola dan menerbitkan e-journal. Semoga Jurnal BACA dapat menjadi
awal kebangkitan jurnal bidang kepustakawanan di Indonesia. Makalah ini diharapkan
dapat memberikan memotivasi bagi pustakawan lain, khususnya di Lingkungan
Kementerian/Lembaga untuk memulai membangun dan mengembangkan e-journal
bidang kepustakawanan di lembaganya masing-masing. Ketika pustakawan menjadi
pengelola jurnal secara otomatis mereka telah berbagi pengetahuan dan mengembangkan
ilmu perpustakaan, dokumentasi, dan informasi.
DAFTAR PUSTAKA
Budapest. 2012. ―Read the Budapest Open Access Initiative‖.
(http://www.budapestopenaccessinitiative.org/read, akses 1 Desember 2016).
DIKTI. 2014. Peraturan Dirjen DIKTI Nomor 1 Tahun 2014 Pedoman Akreditasi Terbitan
Terbitan Berkala Ilmiah. Jakarta.
Februariyanti, Herny dan Eri Zuliarso. 2012. Rancang Bangun Sistem Perpustakaan untuk
Jurnal Elektronik. Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK, Vol.17, No.2, Juli: 124-132.
Harisyah dan Muhammad Azwar. 2015. Pemanfaatan Jurnal Elektronik Oleh Mahasiswa
Fakultas Kedokteran Universitas Hasanuddin Makassar. Khizanah Al-Hikmah, Vol.3,
No.1, Januari-Juni: 79-88.
LIPI Press. 2014. Pedoman Penerbitan Buku LIPI Press. Jakarta.
LIPI. 2012. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Nomor 04/E/2012
Tentang Pedoman Karya Tulis Ilmiah. Jakarta.
LIPI. 2014. Peraturan Kepala LIPI Nomor 3 Tahun 2014 Tentang Pedoman Akreditasi
Terbitan Terbitan Berkala Ilmiah. Jakarta.
Lukman, Ekawati Marlina, Ratih Keumalasari, Al Hafiz Akbar, Slamet Riyanto. 2012.
Perkembangan Open Access Jurnal Ilmiah Indonesia. Makalah Konferensi Perpustakaan
Digital Indonesia (KPDI-5) Labuan Bajo, 16-19 Oktober: 1-8.
Lukman. 2015. Aturan dan Perkembangan Jurnal Elektronik. Makalah Workshop Kesiapan
Implementasi Pengelolaan Jurnal Secara Elektronik – LIPI, 26 Februari. Jakarta: PDII-
LIPI.
Lukman. 2015. Manajemen Penerbitan Jurnal Elektronik. Makalah Pelatihan Training of
Trainer Manajemen Penerbitan Jurnal Elektronik, Rabu – Kamis, 13-14 Januari.
Jakarta: PDII-LIPI.
Miswan. 2002. Jurnal Elektronik Sebagai Sarana Komunikasi Ilmiah. Al-Maktabah, Vol.4,
No.1 April: 1-12.
Nashihuddin, Wahid dan Dwi Ridho Aulianto. 2016. Pengelolaan Terbitan Berkala Ilmiah
Sesuai Ketentuan Akreditasi: Upaya Menuju Jurnal Trakreditasi dan Bereputasi
Internasional. Unpublished Paper, 30 Januari.
Nashihuddin, Wahid. 2015. Analisis Terbitan Berkala Bidang Ilmu Perpustakaan yang Terbit
di Indonesia. Majalah WIPA: Wahana Informasi Perpustakaan UAJY, Vol.19, Ed.1,
Juli.
14
Rachmawati, Yuliana K. 2008. Aplikasi Web untuk Membantu Pengelolaan Jurnal. Jurnal
Teknologi, Vol.1, No. 2, Desember, 171 – 177.
Sayekti, Retno. 2010. Perkembangan Jurnal Elektronik dan Dampaknya Bagi Perpustakaan.
Jurnal Iqra’, Vol. 04, No.01, Mei: 39-50.
Syahir. 2015. Pengelolaan Jurnal Wardah Fakultas Dakwah dan Komunikasi UIN Raden
Fatah. Wardah: No. XXIX/ Th. XVI/ Juni: 15-31.
top related