event management process v21

EVENT/ MICEMANAGEMENT

Materi Perkuliahan Semester 4Fakultas Pariwisata

Universitas Pancasila

R. J. Sumabrata, Amd, Keu,S.Sos,S.H.

Pendahuluan

• Event:– Kegiatan / Acara

• Management:– Planning, organizing, allocating, directing,

creating & controlling resources to achieves goals & objectives.

Pendahuluan (lanjutan)

Event / Kegiatan / Acara dibagi menjadi 2 jenis:

• Routine Event (Acara Rutin)– Suatu kegiatan yang SELALU dilaksanakan sehingga

menjadi rutinitas eq: Proses KBM, Sidang Parlemen / Kabinet, RUPS, dll

• Special Event (Acara Khusus)– Suatu kegiatan yang dilaksanakan secara khusus untuk

tujuan & sasaran khusus dan dilakukan secara khusus pula.

Pendahuluan (lanjutan)

• Special Event (Acara Khusus)– Special event dibagi menjadi 3 jenis event:

• Scheduled Special Event– Sebuah event direncanakan dalam jangka waktu panjang dan

telah ditentukan (scheduled) waktu pelaksanaan (ditentukan dalam waktu masa/waktu) eq: Tahunan, 2 tahunan, 4 tahunan, dan lain – lain (Piala Dunia, PON, Pameran tahunan, dll)

– Tingkat kesuksesan pada model ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya

Pendahuluan (lanjutan)

• Un-Scheduled Special Event– Sebuah event direncanakan dalam jangka tertentu dan

dimana waktu pelaksanaannya ditentukan untuk memenuhi tujuan dan sasaran tertentu.

– Konsep ini yang sering dilakukan PCO/EO dalam membuat event – event tertentu eq: Pagelaran musik atau lainnya, Product Launching dan lain – lain

– Tingkat kesuksesan event ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya

Pendahuluan (lanjutan)

• Spontaneous Special Event– Dibuat berdasarkan isu – isu yang sedang terjadi saat itu,

dimana masa persiapannya sangat pendek sekali– Pada model event ini, kreativitas tidak terlalu menentukan

(walaupun harus tetap dilakukan agar event tetap segar)– Tingkat kesuksesan pada model ini sangat ditentukan dari UP

DATE / TIDAK UP DATE nya isu yang diusung serta pembicara serta nara sumber yang digunakan.

Definisi

Special Event

Act of human assembly for the purpose of celebration, education, marketing, and/or

reunion

=======================[ 1 ]

Event Management Process

Proses dasar penyelenggaraan sebuah Event

R. J. Sumabrata, Amd.Keu, S.Sos, S.H.

The Process

• RESEARCH : Determine Expectation

• DESIGN : Design the Concept

• PLANNING : Develop the Experience

• COORDINATION : Deliver the Dream

• EVALUATION : Describe the Result

The Process Cycle (the Goldblatt event management cycle)

Phase 1RESEARCH

Phase 2DESIGN

Phase 3PLANNING

Phase 4COORDINATION

Phase 5EVALUATION

Phase 1

RESEARCH

• Pengumpulan sejarah dari event sebelumnya.

• Identifikasi Event sejenis.• Observasi “baik & buruk” dari

pelaksanaannya.• Analisa data yang terkumpul.• Pertahankan data yang telah

ditemukan.

PENILAIAN EVENTDibutuhkan penilaian (tentukan

“nilai”) untuk: Study Kelayakan Event Sumber – sumber yang

digunakan. Penggunaan waktu &

pembatasannya. Pemilihan Lokasi (Site /

Venue).

Phase 1

RESEARCH

WHY…Compelling Reason

WHO…DemographicsWHEN…

Best Date & TimeWHERE…

Best LocationWHAT…Resources & Outcomes

Phase 1

RESEARCH

Verify the purpose (pengujian tujuan)

Identify Resources & Obstacles (Identifikasi sumber & hambatan)

Apply the SWOT analysis (Penerapan analisa SWOT)

Balance Time, Space & Tempo (seimbangkan antara waktu, ruang & tempo)

List Logical Contingencies (data kemungkinan – kemungkinan yang logis)

Examine & Evaluate (uji dan evaluasi)

=======================[ 2 ]

Phase 1

RESEARCH

SWOT analysis dalam Event:

STRENGTHare those historical factors that improve or support the event’s success such as “Well Funded, Experienced Staff, Good Venue”.

WEAKNESSESare those historical factors that weaken the event’s success such as “under funded, not enough volunteers”.

OPPORTUNITIESare future predictable that enable the event to benefit from complimentary events such as sharing resources.

THREATSare future predictable factors such as weather condition or economic uncertainty.

Phase 1

RESEARCH

GOALS & OBJECTIVESPenentuan tujuan & sasaran

Event harus memperhatikan:

• Identifikasi Tujuan & Sasaran yang diharapkan

• Prioritas Tujuan & Sasaran• SMART Objectives• Perangkat pengukuran

SMART OBJECTIVES

Specific

Measurable

Acceptance

Realistic

Time Sensitive

Phase 1

RESEARCH. IMPORTANT…

DETERMINE TARGET MARKET ( Menentukan target pasar)

EXAMINE EXPECTATION ( Menguji tujuan yang diharapkan)

FINANCIAL FRAMEWORK ( Kerangka Keuangan)

INTERVIEW STAKEHOLDER (Wawancara pemilik kegiatan)

NEGOTIATE PRIORITIES (Negosiasikan prioritas)

EXCEED EXPECTATION (Usahakan untuk mendapat hasil lebih baik dari yang diharapkan)

Phase 1

RESEARCHGoals & Objectives typesBeberapa Tipe tujuan dan sasaran

EdukasiMembangun konsensus, penguasaan produk,teknik atau kasus ilmu-ilmu yang berkorelasi

Motivasi Pengumpulan dana : untuk menjual/ membeli produk/jasa;bergabung/mendukung sebuah kasus atau kebijakan/keputusan

PerayaanKegiatan rutin; pembandingan hasil/prestasi;perjalanan sejarah

Penghargaan Pemberian penghargaan;pengenalan prestasi; expresi apresiasi

Sirkulasi Untuk bertemu & membangun hubungan; membangun interaksi sosial; pemastian

kedatangan

=======================[ 3 ]

Phase 2

DESIGNDalam mendesign suatu event harus ada kombinasi antara:

• Tujuan & Sasaran kegiatan • Demografi peserta / Partsipan • Psikografi peserta / Partisipan• Logistik

Kemudian semuanya diaplikasikan dengan Imajinasi.Yang perlu diperhatikan :

Satisfy the Needs (Memuaskan semua yang membutuhkannya )

Tantalize The Sense (menggoda cita rasa)

Analyze the Site (analisa lokasi)

Guide Guest Impressions (arahkan impresi tamu)

Establish the Atmosphere (bangun atmosfir event)

Phase 2

DESIGN

1. Antisipasi Kegiatan• Persiapan rencana cadangan

& cepat mengambil Keputusan saat menghadapi masalah.

2. Kedatangan Peserta• Penyambutan, registrasi dan

lain – lain.

3. Atmosfir / Suasana Event• Suasana event yang

menunjang tema event

4. Selera Peserta• Penyesuaian dengan segmen

pasar.

5. Aktivitas Event / Peserta• Adanya kegiatan interaktif

6. Amenities / Souvenir• Pemberian souvenir / kenang -

kenangan

6 Layer of an Event Experiences(6 Lapis Pengalaman Event)

Phase 2

DESIGNTema Design• Mulai dengan yang familiar• Gunakan Ikon Budaya• Gunakan yang berhubungan dengan Panca Indera• Usahakan untuk simpel (Keep it Simple)

• Sumber inspirasi dalam mendesign Tema antara lain:• Entertainment / Hiburan

– Film / Televisi– Musik, buku / Literatur– Teater, Sport

• Masa Sejarah & masa yang sedang berlangsung• Manusia / tempat• Musim / Kegiatan Keagamaan

Phase 2

DESIGNBRAIN STORMING

Include Your Expertssertakan ahlinya dalam mendesign tema (substansial event, Script Writer).

Develop ExercisesBangun latihan – latihan dalam mendesign Event.

Encourage CreativityBeranikan untuk lebih kreatif dalam mendesign suatu event.

Accept All SuggestionsTerima semua masukan – masukan dari pihak lain.

Select the Best ComponentsPilih dan tentukan komponen terbaik

Phase 2

DESIGNYang juga perlu diperhatikan dalam mendesign suatu event antara lain:

PROGRAM TAMBAHAN– Program bagi pendamping– Optional Side Trip– Mini Event

PROTOKOLER– Identifikasi lingkup kerja– Kumpulkan sumber – sumber informasi mengenai kegiatan Protokoler yang

akan dilakukan.– Siapkan rencana Protokoler– Integrasikan rencana Protokoler

=======================[ 4 ]

Phase 3

PLANNINGYang dilakukan saat melakukan perencanaan antara lain:

Cocokan dan padukan rencana kerja event dengan tujuan dan sasaran secara spesifik.

Fokus pada hasil yang dapat diukur. Siapkan “Time Frame” yang realistik / masuk akal. Identifikasikan peranan Stake Holder. Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah ditentukan.

Bentuk sebuah team kerja (Event team) dan siapkan:

Struktur tanggung jawab (structure of responsibilities) Struktur organisasi (organizational chart) Garis wewenang (Lines of Authority) Jalur – jalur komunikasi (communication channels)

Phase 3

PLANNINGIMPORTANT…

Show Rules on Chart Buat seluruh aturan & peraturan dalam tabel.

Think Relationship Pikirkan hubungan yang terbentuk.

Assign & Prioritize Penugasan dan prioritas.

Find Natural Linkage Temukan hubungan alami.

Final approval & Distribution Persetujuan akhir dan distribusikan.

Phase 3

PLANNING

Event Time Lines (batas waktu event)• Planning Time Lines (Perencanaan Batas Waktu).• Performance Chart (Tabel Kinerja)• Production Schedule (Jadwal Produksi)

DEVELOP SITE PLAN

Transportation

Parking

Registration

Support Staff

VIP Services

Communication

Support Services

Handicap Services

Medical Services

Emergency Services

Security

Décor

Design

Seating

Equipment

Catering

Power Services

Water Management

Recycling

Storage

Set – Up & Tear Down

Phase 3

PLANNINGUNIQUE VENUES

• Venue yang unik akan menambah pengalaman event• Perkirakan kebutuhan – kebutuhan yang mungkin harus didatangkan

dari luar venue seperti fasilitas toilet dan power generator (out door event).

• Mengoptimalisasi décor maupun apapun yang telah ada di Venue akan meringankan biaya.

• Tunjukan kelebihan venue dengan menampilkan keunikan venue tersebut, atau…

• Kejutkan audiens dengan merubah secara “extreme” venue tersebut sehingga mendapatkan suasana yang tak pernah terpikirkan sebelumnya.

Phase 3

PLANNINGSelain itu yang juga harus di “Planning” kan adalah:

• PRODUKSI• Staging / Panggung• Entertainment / Hiburan• Lighting• Special Effect• Permit & Labor Need / Perizinan & Kebutuhan Tenaga

• SUPPORT SERVICES– Speakers / Artist– Master of Ceremony– Presenters– Prizes– Gift & Amenities

=======================[ 5 ]

Phase 4

COORDINATIONYang harus diperhatikan ketika melakukan koordinasi dalam suatu

penyelenggaraan event antara lain:

KOMUNIKASIKomunikasi aktif harus dibentuk dengan:

• Committee / Panitia• Client / Stakeholder• Vendor / Supplier• Sponsor

Perlu diperhatikan saat berkomunikasi dengan vendor / supplier:• Pemilihan vendor• Kontrak dengan vendor• Monitor jasa pengantaran• Damage Control

Phase 4

COORDINATION

MEETINGS / RAPAT KOORDINASI• Staff & Volunteers

• Temp. & Tech. Personnel

• Providers

• Performers

• Orientation

• Rehearsal

• Pre Con – Post Con

HOSPITALITYIdentifikasi “hospitality” yang di butuhkan:

• Dalam Program – program yang diorganisasikan (Organize Programs)

• Client & Sponsor

• Personnel dan Performers

• Participants

Phase 4

COORDINATION

PENTING…Identify Reporting Procedures

– Identifikasi prosedur pelaporan

Notify & Update Clients– Informasikan setiap perkembangan kepada klien

Follow Up on Communication– Efektifkan media komunikasi sebagai media follow up

Obtain Confirmation– Lakukan selalu konfirmasi dari setiap hasil yang didapat

Require Meeting Agendas– Agendakan seluruh hasil meeting / rapat

Monitor All Communication– Monitor seluruh jalur komunikasi

Phase 5

EVALUATION

Dalam melakukan evaluasi kegiatan suatu event, yang sebaiknya diperhatikan adalah:

– Hubungan langsung dengan research.– Butuh Baseline / Pondasi.– Butuh Specific Plan.– Butuh Sumber yang dapat dipercaya.– Sumber – sumber dari laporan proses.

Lakukan kegiatan:– Analisa Proses kegiatan.– Evaluasi Proses kegiatan.– Evaluasi Instrument / Perangkat kerja.– Evaluasi Strategi (pemasaran, Penjualan dan lain – lain).

Phase 5

EVALUATIONBRAIN STORMING…

Document• Analisa dokumen – dokumen yang terkait dengan event

Review• Review semua kegiatan yang telah dilakukan

Evaluate• Evaluasi seluruh kegiatan yang terkait dan yang telah dilakukan

Analyze• Analisa evaluasi yang telah dilakukan dari kegiatan event

Make Recommendation• Buat rekomendasi untuk keseluruhan jalannya event

Phase 5

EVALUATIONEVALUATION PROCESS

Review Each Phase– Review setiap phase yang telah dilakukan

Examine & Measure Element– Lakukan pengujian & pengukuran dari setiap elemen kegiatan

View Objectively– Lakukan secara objektif

Interview Stakeholder– Lakukan wawancara dengan stakeholder mengenai jalannya event

Establish New Goal– Jika akan menjadi / sudah menjadi event rutin, buat tujuan baru

Write it Down– Semua harus dalam bentuk tertulis!

Professional Event Manager

Our obligation as a

Professional Event Manager

PACKAGE & MANAGE

THE EXPERIENCE

=======================[ 7 ]