dasar manajemen -...

DASARDASAR MANAJEMENMANAJEMENDASARDASAR MANAJEMENMANAJEMEN

Oleh:

Chabib Musthofa

Fakultas DakwahIAIN Sunan AmpelIAIN Sunan AmpelSurabaya

Pengertian organisasiarti statisarti statis

Organisasi adalah wadah kerjasama sekelompokOrganisasi adalah wadah kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu

arti dinamis

O i i d l h b h i t t k i tOrganisasi adalah sebuah sistem atau kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu

Prinsip-prinsip organisasiPrinsip prinsip organisasi

M t H i F l M t M W bMenurut Henri Fayol Menurut Max Weber1. Pembagian tugas & kerja2. Kesatuan pengarahan

1. Kegiatan berbasis skill2. Keseuaian tugas dg

3. Sentralisasi4. Jenjang organisasi

kebijakan, prosedur dan peraturan

3. Tanggung jawab tugas4. Decision making dibuat

secara formal, tdk subyektifitas pribadi

b d5. Tugas berdasar sistem kecakapan (merit skill)

PERSEPSI CLOSED OPEN ORGANIZATIONAL ORGANIZATIONAL

Lingkungan Bersifat statis dan tidak menghendaki

Bersifat dinamis menghendakitidak menghendaki

perubahanmenghendaki perubahan

Hakikat manusia

obyek, alat dan tujuan organisasi yang

Subyek bagi organisasi ygmanusia organisasi yang

bersangkutanorganisasi yg bersangkutan

Manfaat j

Merupakan wewenang i i t

Pimpinan membuka ti i i t h dmanajemen pimpinan semata partisipasi terhadap

anggotaPeranan Tertutup bagi pihak Organisasi saling organisasi luar berinteraksi dg

masyarakat

CLOSED SINTESIS OPEN ORGANIZATIONAL ORGANIZATIONAL

1. Bureaucracy(Max Weber)

Contingency(Henry, Nicholas)

1. Aliran Human Relations(Max Weber)

2. Scientific Management

(Henry, Nicholas)(Maslow, Mayo, etc)

2. Organization DevelopmentManagement

(Taylor, Gilbreth)

3 Administrative

p(Lewin, McGregor, etc)

3. The organizatio as 3. Administrative Management(Money, Gullick, Urwick, Fayol,

gunit in its environment(barnard)Urwick, Fayol,

Follett) 4. Theory System

SESI 1SESI 1

FUNGSI MANAJEMENFUNGSI MANAJEMENDALAM

ORGANISASI

P ti MANAJEMENPengertian MANAJEMEN

Proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yg dilakukan untuk menetapkan dan mencapai tujuan dg menggunakan sumber daya yang ada dalam organisasi(George R. Terry)

Prinsip-prinsip MANAJEMEN

Ad di i i f P b i Adanya division of workAdanya authority

Pemberian rangsangan kerjaSentralisasi sebagian

DisiplinKesatuan perintahKesatuan pengarahan

kekuasaanGaris wewenang jelas batasnyaKesatuan pengarahan

Kepentingan organisasi diatas kepentingan pribadi

Tatanan yang baikStabilitas anggotanya

pribadi

Ki kiKira-kira…

Apa perbedaan mendasar antara

KEKUASAAN WEWENANGantara KEKUASAANdan dan WEWENANG

WEWENANG KEKUASAANWEWENANG KEKUASAAN

Tingkatan MANAJEMENg J

puncakp

tengahtengah

bawahbawah

Diversifikasi keterampilan dlm manajemen

C P T HTOPMANAGEMENT

C P T HMIDDLE

MANAGEMENT

CP T HLOWER

MANAGEMENT

Keterangan :C = Conseptual SkillsH Human SkillsH = Human SkillsP = Political SkillsT = Technical Skills

SESI 2SESI 2

PERENCANAANDALAM ORGANISASI

PERENCANAANPERENCANAAN

adalahPenentuan arah kebutuhan komunitas pada masa yang akan datang (1,3,5,10 tahunmendatang)mendatang)

atauatauPemetaan langkah‐langkah strategis dan taktis untuk mengatasi masalah yang sedang/akan terjadi

Langkah‐langkah PERENCANAANLangkah langkah PERENCANAAN

1. Identifikasi masalah1. Identifikasi masalah2. Analisis masalah

P h3. Perencanaan pemecahan masalah (pilihan)

4. Memilih pilihan

1. Identifikasi Masalah1. Identifikasi Masalah

Pendataan fakta dari dua hal:a.Cerita masyarakat (wawancara)b.Fakta lapangan (observasi)

Biarkan mereka berbicara apa adanya & biarkan fakta berbicara 

sejujurnya

2. Analisis Masalah2. Analisis Masalah

Dengan melakukan:1. Pemetaan data & masalah2. Kategorisasi perilaku (mendukung masalah atau 

menghambat masalah)3. Cross‐check data dengan perilaku

N i it i t j di l h4. Narasi situasi terjadinya masalah

3. Perencanaan Pemecahan Masalah3. Perencanaan Pemecahan Masalah

Dengan melakukan:1. Pemilahan rintangan problem solving2. Menemukan alternatif tindakan3. Pembagian peran4. Pembiayaan & waktu5. Istimasi ketidak berhasilan6. Rangking rencana solusi

4. Memilih Pilihan4. Memilih Pilihan

Dengan melakukan:1. Menentukan skala prioritas2. Jawab “siapa melakukan apa” atau 

“apa dilakukan siapa”3. Penentuan waktu tindakan

PENGORGANISASIANPENGORGANISASIAN

adalah

Membagi fungsi dan peran subyek dalam rencana solusi yang telahdalam rencana solusi yang telah dimusyawarahkanterdiri:terdiri:1. Job Design2. Job Analysisy

Job DesignJob Design

1. Job Content (muatan tugas)2. Job Functions (fungsi tugas)3. Job Relationships (hubungan tugas)

Job Analysis1. Wawancara2. Observasi3 Daftar pertanyaan3. Daftar pertanyaan4. Catatan harian (pengalaman)

Job Design

JOBDESCRIPTION

JOBSPECIFICATION

Job Analysis

Il t iIlustrasi

Dekan

PDSTAF

FAKULTAS

KAJURORG MHS

FAKULTAS

SEKJURDOSEN

KABAG TUSENAT

PENGARAHANPENGARAHAN

Dengan melakukan:1. Menentukan tujuan & target tugas2. Memberikan gambaran teknis pelaksanaan3. Deskripsi wilayah koordinasi

Orang bijak berkata:“Pimpinan tidak akan berhasil mengurai masalah bawahannyap a t da a a be as e gu a asa a ba a a yaJika ia (pimpinan) tidak pernah menjadi bawahan sebelumnya”

M kMaka…

Pi i dit t t j l k t d Pimpinan dituntut mampu menjelaskan standar minimal selesainya pekerjaan;Pimpinan mampu mengklasifikasikan tiap jenis

k j b i b hpekerjaan bagi bawahannya;Pimpinan melakukan sinergitas tiap pekerjaan;Pimpinan terkadang harus memberikan contoh melakukan pekerjaan secara spesifik;Pimpinan membuka alternatif teknis pelaksanaan pekerjaan bagi bawahannya;Pimpinan dituntut meminimalisir pemborosan pekerjaan;

PENGAWASANPENGAWASAN

adalah:

Usaha mendapatkan kepastian bahwa upaya mengatasi problem telah dilakukan oleh tiap elemendengan langkah:dengan langkah:

1. Monitoring2 Evaluasi partisipatif2. Evaluasi partisipatif

Jika engkau ingin tahu kualitas seorang pimpinan Jika engkau ingin tahu kualitas seorang pimpinan, maka lihatlah cara kerja bawahanya

M k k A hMenengok konsep n-Ach

K j d h tiKerja dengan hatiOrientasi prestasi dan kepuasan batinTidak terhenti dengan pencapaianDinamisSelalu ingin lebih baikKerja bukan karena tau untuk apa dan siapaKerja bukan karena tau untuk apa dan siapaMempersembahkan hasil terbaikKompetitor dianggap guru yang tidak pernah tidur

Pengertian PLANNING

Fungsi manajemen yg berkaitan dg pemilihan alternatif pencapaian tujuan pelaksanaan kebijakan prosedur dan pencapaian tujuan, pelaksanaan kebijakan, prosedur dan program organisasi

(Harold Koonty & Cyril O’Donnel)Hakekat PLANNING

1. Planning = proses berkesinambungan2 Planning melibatkan semua elemen organisasi2. Planning = melibatkan semua elemen organisasi3. Planning = disusun secara bertingkat4. Planning = kegiatan dimasa mendatang5. Planning = jawaban dr keadaan organisasi tertentu

Macam-macam perencanaan

BERDASARKAN WUJUD BERDASARKAN WAKTUBERDASARKAN WUJUD BERDASARKAN WAKTU

Perencanaan fisikBerkaitan dg fasilitas fisik

Perencanaan jangka pendekAntara 1 – 2 tahun

Perencanaan non fisikPerencanaan menyeluruh tapi tidak berkaitan dg yg fisik

Perencanaan jangka menengahAntara 2 – 10 tahung yg f Antara 2 10 tahun

Perencanaan umum-ki bi i

Perencanaan jangka panjangkimbinasiKombinasi antara unsur fisik dan non fisik

Untuk 10 tahun ke atas

Prinsip-prinsip perencanaan

P i i K ib i P i i ☺ Prinsip Kontribusi sasaran

☺ Prinsip sehat dan teraturnya organisasi

☺ Prinsip penggunaan waktu

☺ Prinsip efisiensiteraturnya organisasi

☺ Prinsip faktor pembatas

☺ Prinsip keterikatan

☺ Prinsip keluwesan☺ Prinsip perubahan

situasi dan kondisi ☺ Prinsip keterikatan

organisasi☺ Prinsip perencanaan

yang terkoordinasi

situasi dan kondisi secara terkendali

☺ Prinsip penerimaanyang terkoordinasi

Bahan PERENCANAAN

Prakiraan dgPrakiraan dgdasar hukum

k lit1

PROYEKSI2

PREDIKSI

dasar analisisderet berkala(time series)

kausalitas

3KONJEKSI

Prakiraan dgPrakiraan dgdasar intuisi

MenurutWilliam N. Dunn

1WHAT ?

6HOW ?

2WHY ?

UNSURPLANNING

5WHEN ?

3WHO and

WHO ?

4WHERE ?

WHO ?

SWOT dlm PLANNING

Munculnya SWOT

Individu/kelompok/organisasi lingkungan (internal &

Strength, Weakness, Opportunity, Threat

Individu/kelompok/organisasi  lingkungan (internal & eksternal)  analisa SWOT  perencanaan/pemecahan masalah.SWOT awalnya muncul sebagai instrumen bagi organisasi profit menyusun perencanaan & penyelesaian problemnya.SWOT memiliki corak analisis 3‐1‐5SWOT memiliki corak analisis 3 1 5Artinya : analisis saat ini (1) mengumpulkan data 3 tahun yang lalu (3) untuk menemukan strategi bagi 5 tahun k d (5)kedepan (5)

Pengertian item SWOTgPearce & Robinson, 1997

Strength (kekuatan) sumberdaya, keterampilanStrength (kekuatan)  sumberdaya, keterampilan atau keunggulan khas atas orang/organisasi lain.Weakness (kelemahan)  keterbatasan atau k k b d k l k b lkekurangan sumberdaya, keterampilan, kapabilitas yg menghambat.Opportunity (peluang) situasi penting ygOpportunity (peluang)  situasi penting yg menguntungkan.Threat (tantangan)  situasi penting yg tidak menguntungkan.

Strength juga disebut distinctive competence (kompetensi khusus) (Campbell dan Luch, 1997) atau core distinctive (kompetensi inti)( p , ) ( p )

PendekatanCurah pendapat

d k

Curah pendapat

swot Pendekatankualitatif = Dikembangkan

Kearns, 1992

PendekatanKuantitatif =

DikembangkanPearce & Robinson

1998Kuantitatif 1998

Alternatif : menggunakan teknik Delphi dlm menemukan data,Tapi memerlukan waktu lama & mahalp

Pendekatan curah pendapat faktor-faktor SWOT, dg syarat

N K k t (st th)

Setiap poin (statemen) variabel 

No Kekuatan (strength)

1.

2 DstSWOT harus memiliki satu pengertian yg utuh dan tdk memungkinkan terjadinya 

2. Dst.

No Kelemahan (weakness)

1.duplikasi atau kontradiksi dg poin lain.Pada tiap tahapan skoring &  No Peluang (opportunity)

1.

2. Dst.

pembobotan, seluruh poin variabel SWOT diupayakan lahir dr satu penilaian bersama dg 

No Peluang (opportun ty)1.2. Dst.

obyektifitas.  brainstrormingverbal No Tantangan (threat)

1.2. Dst.

Pendekatan kualitatif matrik SWOTKearns, 1992

EKSTERNAL Peluang( t it )

Tantangan(th t )

INTERNAL

(opportunity) (threats)

Kekuatan(strength)

Keunggulan komparatif (comparatif advantage)

Mobilisasi (mobilization)

K l h Di i/i i K d li k k Kelemahan(weakness)

Divestasi/investasi (divestment/ investment)

Kendali kerusakan (damage control)

Sel A = Keunggulan KomparatifSel A = Keunggulan Komparatif

Pertemuan antara peluang & kekuatanPertemuan antara peluang & kekuatan, sehingga organisasi tidak boleh 

membiarkan peluang tsb hilang begitumembiarkan peluang tsb hilang begitu saja, sebaliknya, organisasi harus berusaha 

memperkuatnya dengan berbagai perencanaan yg mampu mendukungnya

Sel B = Mobilisasi

Pertemuan antara ancaman & kekuatan. Disini organisasi harus melakukan mobilisasi 

sumberdaya yg merupakan kekuatan organisasisumberdaya yg merupakan kekuatan organisasi untuk memperlunak ancaman dari luar tersebut, bahkan jika mungkin, organisasi 

mengubahnya menjadi peluang

Sel C = Investment atau Divestment

Pertemuan antara kelemahan & peluang. Peluang yang ada sangat meyakinkan namunPeluang yang ada sangat meyakinkan, namun 

organisasi tidak memiliki kemampuan menggarapnya. Jika dipaksakan, akan 

menghadapi resiko tinggi. Haruskah melakukan sesuatu, atau diam ?

Sel D = Mengendalikan kerusakan

Pertemuan antara tantangan & kelemahan. Adalah sel yang paling lemah diantara semuaAdalah sel yang paling lemah diantara semua sel.

kHukumnya:Semakin dekat isu dg visi & misi organisasi, maka semakin perlu diberikan prioritas untukmaka semakin perlu diberikan prioritas untukdilakukan

Model analisa SWOT dengan pendekatan kualitatifModel analisa SWOT dengan pendekatan kualitatif tersebut dapat dikembangkan/diterapkan pada model 

analisa dengan pendekatan kuantitatifg p

Pendekatan kuantitatif SWOTPearce & Robinson 1998Pearce & Robinson, 1998

PendekatanPendekatan kuantitatifkuantitatif dalamdalam analisaanalisa SWOT SWOT menggunakanmenggunakan tigatiga

1

gggg gglangkahlangkah penghitunganpenghitungan gejalagejala item item secarasecara kuantitatifkuantitatif

Melakukan perhitungan skor (a) dan bobot (b) poin faktor serta jumlah total perkalian skor dan bobot (c = a x b) pada setiap faktor SWOT

menghitung skor (a) masing‐masing poin faktor dilakukan saling bebas > penilaian thd sebuah poin faktor tdk boleh dipengaruhi atau mempengaruhi penilaian poin faktor lainnya. Utk memudahkan, digunakan rentang skor dari 

1‐5 atau 1‐10.Menghitung bobot (b) masing‐masing poin dilakukan secara saling 

berketergantungan > penilaian thd satu poin faktor dg membandingkan tgk kepentingan poin tsb dg poin lainnya  ( b = poin : jumlah poin faktor)

2Melakukan pengurangan antara jumlah total p g g jfaktor S dengan W, ( d = S – W) dan faktor O dengan T, ( e = O – T). Perolehan angka (d = x) 

selanjutnya menjadi nilai atau titik pada sumbu X, sementara perolehan angka (e = y), selanjutnya 

j di il i i ik d b Ymenjadi nilai atau titik pada sumbu Y

33Mencari posisi organisasiMencari posisi organisasi

yang ditunjukkan oleh y g jtitik (X,Y) pada kuadran

SWOTSWOT

Tabulasi SWOT (i)u W ( )

No Kekuatan (strength) Skor bobot total1.2. Dst.

Total Kekuatan

No Kelemahan (weakness) skor bobot Total1.1.2. Dst.

Total Kelemahan

Selisih Total Kekuatan – Total Kelemahan, S - W = x

Skoring hasil curah pendapat Analisis Internal

Tabulasi SWOT (ii)

No Peluang (opportunity) Skor bobot total1.2. Dst.

Total Peluang

No Tantangan (threat) skor bobot Total1.1.2. Dst.

Total Tantangan

Selisih Total Peluang – Total Tantangan, O - T = y

Skoring hasil curah pendapat Analisis Eksternal

TOWS MatrixSt t i i

Strengths (S) Weaknesses (W)

Strategic issues

1.2.3.

1.2.3.

Threats (T)1.2

Strategi STGunakan S untuk menghindari T

Strategi WTMinimalkan W dan hindari T2.

3.menghindari T hindari T

O i i (O) S i SO S i WOOpportunities(O)1.2.

Strategi SOGunakan S untuk memanfaatkan O

Strategi WOAtasi W dengan memanfaatkan O

3.

Kuadran SWOTiopportunity

O

(‐ +) (+ +)

t thk Kuadran IKuadran III

(‐,+)Ubahstrategi

(+,+)progresif

strengthweakness

W S

Kuadran I

Kuadran II

Kuadran III

Kuadran IV

(‐,‐)Strategibertahan

(+,‐)Diversifikasistrategi

threat

T

Aplikasi analisis SWOTpendekatan KUALITATIF

problemproblemlesunya aktifitas lembaga 

mahasiswa

Eksternal Opportunities-Tema tindakan luas

Threats- Keraguan pihak luar

i i i

Internal

-Minimnya kompetitor-Ketertarikan pemula-Basis pemula besar

menerima inovasi- Isu determinan- Kebijakan upper kampus

Strengths-Visi & misi dimilikiKonsep kerjasama intern

Penguatan & ekspansi wilayah gerakan

Peningkatan kerjasama dg organ lain

-Konsep kerjasama intern-Output yg unik-Motivasi SDM-Jaringan

Weakness-Garis manajemen baku-SOP belum mapan

Rekomendasi strategisMOBILISASI

-Efisiensi lemah-Antipati internal-Kecurigaan internal

Penguatan manajemen kelembagaan

Penguatan & sosialisasi manajeman lembaga

Aplikasi analisis SWOTpendekatan KUANTITATIFp

problemlesunya aktifitas lembaga mahasiswalesunya aktifitas lembaga mahasiswa

Analisis InternalAnalisis Internal

No Kekuatan (strength) Skor bobot totalNo Kekuatan (strength) Skor bobot total1. Kepemimpinan kuat & terpercaya 4 3/3 42. Memiliki struktur organisasi lengkap 3 2/3 23 P h b ik d i 5 3/3 53. Pemahaman yg baik dari pengurus 5 3/3 5

Total 11

No Kelemahan (weakness) Skor bobot totalNo Kelemahan (weakness) Skor bobot total

1. Kakunya garis manajerial 4 4/5 32. SOP tidak ada, koordinasi lemah 3 3/5 23 P b i t j di 4 4/5 33. Pemborosan sering terjadi 4 4/5 34. Kompetisi internal tdk jelas & tdk sehat 3 3/5 25. Cenderung individual 3 3/5 2

Total 12

Selisih antara kekuatan & kelemahan Selisih antara kekuatan & kelemahan S S -- W = 11 W = 11 -- 12 = 12 = --11

Analisis EksternalAnalisis EksternalNo Peluang (opportunity) Skor bobot total1. Ketersediaan SDM yg memadai 5 6/8 42. Adanya basis riil dari SMA/Pontren 3 7/8 33. Basis semua muslim 5 8/8 54. Komunitas makro ramah tamah 4 5/8 35 Terbuka thd ide-ide 4 7/8 45. Terbuka thd ide ide 4 7/8 46. Rasa kekeluargaan masih kental 4 6/8 37. Lingkungan relatif aman 3 5/8 28. Relatif tersedia fasilitas kegiatan 2 5/8 1

Total 25

No Tantangan (threat) Skor bobot total1. Pengangguran ide/material tinggi 3 5/7 21. Pengangguran ide/material tinggi 3 5/7 22. Pengetahuan agama tdk aplikatif 4 7/7 43. Masih ada sikap kontraproduktif 4 6/7 34. Lembaga upper bersifat non-kooperatif 3 5/7 25. Kelompok elit struktur antipati 4 6/7 36. Isu pemojokan terhadap lembaga/organisasi 3 5/7 27. Kecenderungan strutur upper utk monoton 4 7/7 4

total 20total 20

Selisih antara Peluang & Tantangan Selisih antara Peluang & Tantangan O O –– T = 25 T = 25 –– 20 = 520 = 5

Kuadran SWOT

opportunity

Oposisi

5aktifitaslembaga

mahasiswa

strengthweakness

W S1W S‐1

threat

T

threat

LATIHAN

☺Coba analisa organisasi dimana anda berada

d li i SWOT k k k dengan analisis SWOT, ukur kekuatan, kelemahan, peluang beserta ancamannya

lalu tentukan ren-stranya !

CURRICULUM VITAENama : Chabib Musthofa

Lahir : Sidoarjo, 30 Juni 1979Alamat : Ngelom Megare 05/I no 699 Taman Kode Pos: 61257 Alamat : Ngelom Megare 05/I, no 699 Taman Kode Pos: 61257

atau Banjar Kemantren 09/I BuduranPhone number HP : 081330721998

Email : habibatul@yahoo.co.id. chabib7@sunan-ampel.ac.id.

Education :MI Salafiyah Bahauddin Ngelom lulus 1991

MTs Program Khusus YPM lulus 1994MA Program Khusus Wachid Hasyim 2 Taman lulus 1997MA Program Khusus Wachid Hasyim 2 Taman lulus 1997

S1 Fak Dakwah IAIN Sunan Ampel lulus terbaik Institut 2003Magister PSDM PPs UNAIR lulus 2007

Organization :Ketua HMJ Pengemb. Masy. Islam Fak. Dakwah 1998-2000 (2 periode)g y p

Presidium BEM Fak. Dakwah 2000-2001Ketua Cabang PMII Surabaya Selatan 2001-2002

Research :Dinamika Masyarakat Pedagang Kecil Sidoarjo (1999)Pengembangan SDM di Kalangan Kaum Muda NU (2003)Pengembangan SDM di Kalangan Kaum Muda NU (2003)

Tradisi Islam Pesisiran (Disertasi PPs UNAIR, 2003-2004)Dakwah dan Perubahan Perilaku Keagamaan (2006)

Perilaku Politik Santri dlm Pilgub Jatim 2008 (2007)Agama Pelacur (2007)

h d h l f h l h ( )Respon Santri Terhadap Khilafah Islamiyah (2007)Motto :

“Sekali layar terkembang, surut kembali berpantang. Sekali bendera dikibarkan, hentikan ratapan dan tangisan. Tangan terkepal dan maju kedepan”