bab iv gambaran objek penelitian 4.1. gambaran umum … · sertifikat iso 9001:2000 untuk layanan...
Post on 02-Mar-2019
222 Views
Preview:
TRANSCRIPT
41
BAB IVGAMBARAN OBJEK PENELITIAN
4.1. Gambaran Umum UT4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Universitas TerbukaPendirian Universitas Terbuka pada tahun 1984 yang dikukuhkan melalui
Keputusan Presiden (Keppres) Nomor 41 Tahun 1984 sesungguhnya merupakan
revolusi dalam dunia pendidikan tinggi di Indonesia. Revolusi tersebut dalam
bentuk pendirian perguruan tinggi dengan modus jarak jauh. Dalam Keppres
tersebut dinyatakan bahwa tujuan pendirian UT adalah untuk memperbesar daya
tampung perguruan tinggi sehingga sejauh mungkin mampu menjangkau calon
mahasiswa di seluruh pelosok tanah air, perlu dilakukan cara dan pendekatan baru
dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang telah ada. Tujuan lainnya
adalah untuk memberikan manfaat yang lebih besar bagi pelaksanaan
pembangunan dengan cara memberikan kesempatan kepada para tenaga terdidik
untuk melanjutkan pendidikan tanpa harus meninggalkan pekerjaannya. Untuk
mencapai tujuan tersebut struktur organisasi UT ditetapkan sebagai berikut, yaitu
Rektor dan Pembantu Rektor, Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan,
Biro Administrasi Umum, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Fakultas
Ekonomi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam, Pusat Penelitian dan Pengabdian pada Masyarkat, Pusat
Produksi Media Pendidikan, Informatika dan Pengolahan Data, Pusat Pengujian
dan Unit Program Belajar Jarak Jauh.
Pelaksanaan Keppres kemudian diatur dengan keputusan Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 047/O/1992 tentang Statuta Universitas
Terbuka dan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia
Nomor 168/O/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Terbuka.Tugas
pokok UT adalah menyelenggarakan pendidikan akademik dan profesional dalam
sejumlah disiplin ilmu pengetahuan, teknologi, dan kesenian tertentu berdasarkan
sistem jarak jauh.
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut UT mempunyai fungsi:
a. melaksanakan dan mengembangkan pendidikan tinggi
42
b. melaksanakan penelitian dalam rangka pengembangan IPTEK melaksanakan
pengabdian kepada masyarakat
c. melaksanakan pembinaan sivitas akademika dan tenaga administrasi
hubungannya dengan lingkungan
d. melaksanakan kegiatan layanan administratif
Menurut Keputusan Menteri (Kepmen) No. 168/O/1995, UT hanya
memiliki dua (2) pusat, yaitu Pusat komputer dan Pusat Perpustakaan. Jika
dibandingkan dengan kebutuhan UT sebagai PTJJ maka dua pusat tersebut tidak
mencukupi untuk melaksanakan beban kerja UT. Oleh karena itu, untuk
melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, UT kemudian membentuk sendiri
pusat-pusat, yaitu Pusat Pengujian, Pusat Produksi Media, Pusat Penerbitan, Pusat
Distribusi, dan pusat-pusat yang berada di dalam Lembaga Penelitian seperti Pusat
Studi Indonesia, Pusat Penelitian Media dan Pusat Penelitian Kelembagaan.
Pada tahun 2003 dibentuk Pusat Jaminan Kualitas. Pusat-pusat tersebut
ternyata belum mencukupi untuk melaksanakan tugas UT, sehingga UT
menambahkan unit-unit lain yaitu Unit Pelayanan Mahasiswa, Unit
Pengembangan Sumber Daya Manusia, Unit Poliklinik, Koperasi, dan
Wisma.Untuk UPBJJ UT mulai tahun 2001 dilakukan perubahan struktur,
tujuannya adalah untuk memperoleh struktur yang efektif dan efisien. Menurut SK
Rektor 026/J31/KEP/2001, struktur UPBJJ distandarkan dengan tiga (3)
koordinator saja yaitu Koordinator Umum dan Humas, Koordinator Registrasi dan
Pengujian, Koordinator Bantuan Belajar, serta Kemahasiswaan dan Benda-benda
UT.
Perkembangan UT selama 20 tahun menunjukkan bahwa beban kerja yang
harus dilaksanakan oleh UT meningkat dengan jumlah yang sangat tinggi. Oleh
karena itu bagan struktur organisasi UT yang baru ditetapkan dengan Keputusan
Menteri Pendidikan Nasional (Kepmendiknas) 123/O/2004 dan SK Rektor
112/J31/KEP/2005 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Unit-unit di UT. Dengan
ditetapkannya struktur organisasi UT melaluiKepmendiknas 123/O/2004, tidaklah
menjamin bahwa visi UT untuk menjadi salah satu unggulan di Asia pada tahun
2010 dan Dunia pada tahun 2020 akan dapat tercapai tepat waktu. Efektifitas
organisasi dalam mencapai tujuan salah satunya memang ditentukan oleh desain
43
struktur organisasi yang tepat, sedangkan unsur lainnya adalah desain budaya
organisasi yang sesuai dengan struktur dan strategi lain yang ditetapkan. Oleh
karena itu, hal ini patut dijadikan momen bagi UT untuk saling berlomba bekerja
dengan dilandasi oleh budaya kerja yang mendukung pencapaian visi.
Dalam mencapai budaya kerja yang didukung oleh visi, maka UT harus
bekerja atau bertindakb erdasarkan standar atau prosedur yang berlaku. Semua hal
tersebut harus mengacu pada ISO yang sudah diperoleh UT, antara lain UT telah
memperoleh Sertifikat Mutu dan Akreditasi Internasional dari International
Council for Open and Distance Education/ICDE Standards Agency (ISA) pada
tanggal 12 Agustus 2005. Pada 14 Maret 2006, UT berhasil pula mendapatkan
Sertifikat ISO 9001:2000 untuk Layanan Bahan Ajar, dan pada 4 September 2007,
UT memperoleh lagi Sertifikat ISO 9001:200 Bidang Pengembangan Bahan Ajar
dan Bahan Ujian. Pada 2007 dan 2008 UT telah memperoleh ISO Sistem
Manajemen untuk 23 UPBJJ UT. Sementara di tahun 2008 UT memperoleh ISO
bidang Layanan Administrasi Akademik, serta ISO bidang Manajemen Promosi
dan Kerjasama.Walaupun standar atau prosedur yang berlaku sudah sesuai namun
mahasiswa masih merasakan bahwa prosedur atau peraturan yang diberikan
berbelit-belit. Hal ini dikarenakan banyaknya unit kerja di UT, jadi mahasiswa
harus berhadapan dengan unit kerja yang bersangkutan tergantung dari keperluan
mahasiswa, yang masing-masing unit mempunyai tugas dan fungsinya tersendiri
dan harus bekerja berdasarkan ISO.
4.1.2. Visi, Misi dan Tujuan Universitas Terbuka
Visi UT
Pada tahun 2021, UT menjadi institusi PTTJJ bermutu dunia dalam menghasilkan
produk pendidikan tinggi dan dalam penyelenggaraan, pengembangan dan
penyebaran informasiPTTJJ.
Misi UT
Misi yang diamanatkan kepada UT melalui Keppres Nomor 41Tahun 1984, pada
prinsipnya masih tetap menjadi misi utama UT. Namun, selaras dengan Tridharma
Perguruan Tinggi dan perkembangan lingkungan strategis, rumusan misi UT
disempurnakan sebagai berikut :
44
a. Menyediakan akses pendidikan tinggi yang bermutu dunia bagi semua lapisan
masyarakat melalui penyelenggaraan berbagai program PTTJJ.
b. Mengkaji dan mengembangkan sistem PTTJJ.
c. Memanfaatkan dan mendiseminasikan hasil kajian keilmuan dan kelembagaan
untuk menjawab tantangan kebutuhan pembangunan Nasional.
Tujuan UT
Untuk mencapai Visi dan menjalankan Misi, Tujuanpenyelenggaraan UT
dirumuskan berikut.
a. Menyediakan akses pendidikan tinggi yang berkualitas dunia bagi seluruh
lapisan masyarakat melalui penyelenggaraan berbagai program PTTJJ.
b. Menghasilkan SDM yang memiliki kompetensi akademik dan/atau profesional
yang mampu bersaing secaraglobal.
c. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pendidikan berkelanjutan guna
mewujudkan masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based society).
d. Menghasilkan produk-produk akademik dalam bidang PJJ, khususnya PTTJJ,
dan bidang keilmuan lainnya.
e. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian dan pengembangan sistem PJJ,
khususnya PTTJJ.
f. Memanfaatkan dan mendiseminasikan hasil kajian keilmuan dan kelembagaan
untuk menjawab tantangan kebutuhan pembangunan nasional.
g. Memperkokoh persatuan dan kesatuan bangsa melalui pelayanan pendidikan
tinggi secara luas dan merata.
h. Meningkatkan pemahaman lintas budaya dan jaringan kerja sama melalui
kemitraan pendidikan pada tingkat lokal, nasional, dan global.
4.1.3. Visi, Misi dan Tujuan FEKON UT
Visi Fekon UT
Fakultas Ekonomi (FEKON) UT menjadi salah satu Fekon unggulan diantara
institusi PTJJ di Asia pada tahun 2010 dan di dunia pada tahun 2020.
45
Misi Fakultas Ekonomi UT
a. Memperluas kesempatan belajar pada jenjang pendidikan tinggi yang bermutu
pada bidang ekonomi, manajemen dan akuntansi bagi masyarakat melalui
sistem PJJ.
b. Menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi akademik dan atau
profesional pada bidang ekonomi, manajemen dan akuntansi yang mampu
bersaing secara global.
c. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian dan pengembangan di bidang
ekonomi, manajemen dan akuntansi melalui sistem PJJ khususnya PTJ.
d. Menyebar luaskan dan berbagi informasi tentang penyelenggaraan dan
pendidikan di bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi melalui sistem
PJJ khususnya PTJJ secara inovatif dan berkesinambungan.
e. Mengembangkan dan meningkatkan jaringan kerjasama melalui kemitraan
pendidikan pada tingkat lokal, nasional dan global.
f. Menghasilkan produk-produk akademik pada bidang ekonomi, manajemen
dan akuntansi melalui sistem PJJ khususnya PTJJ.
Tujuan Fekon UT
Menghasilkan sumberdaya manusia (SDM) yang ahli dan profesional dalam
bidang ekonomi dan/atau ahli dalam pengambilan keputusan manajerial
berdasarkan pertimbangan terintegrasi bidang fungsional pemasaran, keuangan
operasi dan SDM dan/atau ahli dalam bidang keuangan serta masalah-masalahnya
dalam entitas bisnis dan organisasi publik.
4.1.4. Sekilas Fekon UT
Fakultas Ekonomi (Fekon) adalah salah satu dari empat (4) fakultas yang
ada di UT. Fakultas Ekonomi memiliki dua (2) Jurusan, pertama Jurusan Ilmu
Ekonomi dan Studi Pembangunan (IESP) dengan satu Program Studi (PS) yaitu
Program Studi (S1) Ekonomi Pembangunan (EP), yang ke dua Jurusan
Manajemen dengan dua PS, yaitu PS (S1) Manajemen dan PS (S1) Akuntansi.
Sebagai bagian dari UT yang berstatus universitas negeri, Fekon dikelola
dengan kontrol standar nasional pendidikan, sehingga lulusan Fekon diakui dan
diterima sama dengan perguruan tinggi negeri (PTN) lain di seluruh Indonesia.
46
Sistem belajar terbuka memungkinkan aksesbilitas dan fleksibilitas yang tinggi
bagi masyarakat tanpa dibatasi latar belakang pendidikan, tahun lulus/ijasah, asal
daerah, jenis kelamin, ataupun usia sehingga memungkinkan masyarakat
mengikuti pendidikan tanpa harus dibatasi tempat tinggal dan waktu. Jaringan UT
yang menyeluruh dari Sabang sampai Merauke memberikan peluang pendidikan
bagi masyarakat seluas-luasnya untuk mencapai gelar Sarjana Ekonomi (SE)
negeri.
Sekitar 60.000 mahasiswa telah menimba ilmu di Fekon dan lebih dari
13.900 telah diluluskan. Hal ini merupakan kontribusi nyata Fekon terhadap
pendidikan di Indonesia. Fekon kian memantapkan mutu dan kuantitas lulusan,
diantaranya melalui kerjasama dengan berbagai pihak,seperti PTN seperti
Universitas Indonesia, Universitas Gadjah Mada, Universitas Airlangga,
Universiatas Brawijaya dan Universitas Padjadjaran. Selain kualitas sumberdaya
manusia, sarana dan prasarana merupakan jantung pelayanan pendidikan. Sarana
dan prasarana yang ada antara lain perpustakaan, ruang pelayanan mahasiswa,
komputer untuk setiap dosen dan pelayanan tutorial, baik online maupun tatap
muka.
4.1.5. Riwayat Singkat Program Studi yang dikembangkan oleh Fakultas Ekonomi UT
Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan (EP)
Fekon UT lahir seiring dengan berdirinya UT, yakni pada tanggal 4
September 1984. Lahirnya Fekon UT tersebut tidak luput dari kerja keras dari
satuan tugas di tingkat universitas melalui konsultasi dengan berbagai konsorsium
pendidikan tinggi, yang salah satunya adalah konsorsium ilmu ekonomi. Dari
hasil konsultasi tersebut lahirlah Program Studi Ekonomi dan Studi Pembangunan
(ESP). Program studi ini dirikan berdasarkan Surat Keputusan Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi (Dirjen Dikti) No. 043/DIKTI/KEP/1986. Pada saat berdiri
Fekon UT belum berkantor di kampus Pondok Cabe seperti sekarang ini,
melainkan menumpang di Kampus IKIP Jakarta Rawamangun (sekarang
Universitas Negeri Jakarta) atau UNJPada saat itu, sebagian staf administrasi
direkrut dari Balitbang Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI.
47
Pada tahun 2008 berdasarkan Keputusan Dirjen Dikti Departemen
Pendidikan Nasional (Depdiknas) Republik Indonesia Nomor:
163/DIKTI/KEP/2007 tentang Penataan dan Kodifikasi Program Studi Pada
Perguruan Tinggi, nama PS Ekonomi dan Studi Pembangunan jenjang S1 diganti
nama menjadi PS Ekonomi Pembangunan (EP), dengan kode 60-201. Ke depan,
nama PS tersebut akan dipergunakan terus hingga ada peraturan pemerintah lain
yang mengubahnya.
PS S1 Manajemen
Selang dua (2) tahun setelah berdirinya PS IESP, maka dibukalah
Program Studi Manajemen. Namun demikian, Program Studi Manajemen ini baru
memperoleh SK pendirian pada tahun 1990, yaitu berdasarkan Surat Keputusan
Dirjen Dikti No.51/Dikti/Kep/1990. Pada saat itu, dalam setiap pengembangan
PS, Fekon selalu merujuk pada konsorsium ilmu ekonomi di lingkungan
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal
Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor:
163/DIKTI/KEP/2007 tentang Penataan dan Kodifikasi PS Pada Perguruan
Tinggi, nama PS Manajemen jenjang S1 tidak berubah, yaitu tetap Program Studi
Manajemen dengan nomor kode 61-201.
PS D2 Penyelia Industri dan Jasa (PIJ)
Selanjutnya pada tahun 1990, Fekon membuka satu PS lagi, yaitu Program
D2 Penyelia Industri dan Jasa (PIJ). Pembukaan PS ini sebenarnya merupakan
permintaan dari Ditjen Dikti mengingat kebutuhan akan tenaga penyelia
(supervisor) semakin banyak dan jarang sekali perguruan tinggi yang memberi
perhatian pada bidang keahlian ini. Program studi D2 ini dikukuhkan berdasarkan
SK Dirjen Dikti No.51/Dikti/Kep/1990. Dengan alasan efisiensi, Program Studi
PIJ ini mulai masa registrasi 2004.2 tidak ditawarkan lagi oleh Fekon UT.
PS S2 Magister Manajemen
Seiring dengan meningkatnya kebutuhan dan permintaan terhadap
program S2 di bidang manajemen, maka pada tahun 2001, Fekon mulai
48
mengembangkan PS Magister Manajemen (MM). Selanjutnya, pada tahun 2002
Program Studi MM tersebut diajukan ijin ke Dirjen Dikti. Setelah menunggu
cukup lama, maka terbitlah ijin prinsip penyelenggaraan program setingkat S2,
yang disebut dengan Advanced Courses Program (ACP). Pada saat Dikti tidak
langsung mengijinkan Fekon UT menyelenggarakan Program MM, tetapi Fekon
UT diminta menyelenggarakan perkuliahan mata kuliah setingkat S2 terlebih
dahulu dan Dikti akan mengevaluasi pelaksanaan perkuliahan tersebut selama 2
semester. Setelah dua (2) semester Program ACP berjalan dan dinilai layak oleh
Dikti, maka dikeluarkan ijin penyelenggaraan Program MM berdasarkan SK
Dirjen Dikti Nomor 3507/DT/2004, tanggal 31 Agustus 2004. Pada awal
operasinya, Program Studi MM hanya dibuka pada beberapa UPBJJ, yakni Jakarta
dan Medan. Selanjutnya menyusul UPBJJ lain, diantaranya adalah Kupang dan
Pontianak. Untuk efektivitas pengelolaan, akhirnya Program Studi MM dikelola
oleh unit Program Pascasarjana (PPs).
Berdasarkan Keputusan Dirjen Dikti Depdiknas Republik Indonesia
Nomor: 163/DIKTI/KEP/2007 tentang Penataan dan Kodifikasi PS pada
Perguruan Tinggi, nama PS Manajemen jenjang S2 tidak berubah, yaitu tetap
dengan nama PS S2 Manajemen dengan nomor kode 61-101.
Program Studi S1 Akuntansi
Sebenarnya keinginan untuk membuka PS Akuntansi di Fekon UT sudah
cukup lama, bahkan jauh sebelum Program MM diusulkan ke Dikti. Berbagai
persiapan untuk membuka PS tersebut telah dilakukan oleh tim satuan tugas
(satgas) Fekon sejak tahun 1999. Namun baru pada pada tanggal 30 Juni 2005,
melalui SK Dirjen Dikti No. 2054/D/T/2005 izin operasional PS Akuntansi
diperoleh dan secara resmi pada masa registrasi 2006.1 mulai menerima
mahasiswa. Meskipun masih baru, PS ini mempunyai jumlah mahasiswa semakin
meningkat. Pada awal pembukaan tahun 2006 jumlah mahasiswa baru 69 orang
dan pada tahun 2008.1 jumlah mahasiswa sudah mencapai 1.115 orang.
Peningkatan mahasiswa ini sejalan dengan telah diberlakukannya sistem alih
kredit dengan sistem blok transfer yang memberikan kesempatan bagi calon
49
mahasiswa yang telah lulus di jenjang D2 hingga D4 untuk alih kredit ke PS S1
Akuntansi.
Berdasarkan Keputusan Dirjen Depdiknas Republik Indonesia Nomor:
163/DIKTI/KEP/2007 tentang Penataan dan Kodifikasi Program Studi Pada
Perguruan Tinggi, nama PS Akuntansi jenjang S1 tidak berubah, yaitu tetap
dengan nama PS S1 Akuntansi dengan nomor kode 62-201.
4.1.6. Struktur Organisasi Fekon UT
Gambar 4 Menunjukkan Struktur Organisasi Fekon UT. Berdasarkan
Kemendiknas RI Nomor: 123/O/2004, Tugas Pokok dan Fungsi Fekon UT adalah:
1. Tugas Pokok Fakultas:
Melaksanakan pendidikan akademik, profesidan/vokasi dalam salah satu, atau
seperangkat cabang ilmu pengetahuan, teknologi, dan/kesenian tertentu
berdasarkan sistem belajar jarak jauh.
2. Fungsi Fakultas:
a. Pengembangan program pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada
masyarakat
b. Pengembangan ilmu pengetahuan
c. Pembinaan dan pengembangan dosen dan tenaga kependidikan
d. Pembinaan mahasiswa dan alumni
e. Ketatausahaan Fakultas
4.1.7. Pendidikan Jarak Jauh
Pendidikan Jarak Jauh(Suparman, 2004) dapat dideskripsikan sebagai
berikut:
1. Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) ditandai dengan jauhnya orang yang belajar, baik
dengan pengajar, maupun dengan pusat pengelola pendidikan. Jauhnya jarak
tersebut bersifat relatif karena tidak dapat ditentukan dengan kilometer, atau
mil. Walaupun jarak fisik antara pengajar, atau pengelola pendidikan dengan
siswa hanya beberapa kilometer, tapi keduanya tidak dapat berada dalam kelas
secara bersama, maka proses pendidikan tersebut memenuhi salah satu ciri
pokok PJJ.
50
2. PJJ lebih banyak menggunakan dan mengandalkan pada penggunaan media,
baik media cetak, media audiovisual, atau media elektronik daripada
menggunakan pengajaran tatap muka. Dalam media tersebut tertuang isi
pendidikan yang telah didesain khusus untuk PJJ. Interaksi dilakukan pula
melalui media antara mahasiswa dengan pengelola pendidikan.
3. Siswa tidak selalu berada dalam bimbingan pengajar, tetapi lebih banyak
belajar mandiri. Ini berarti bila ada suatu lembaga PJJ, namun melaksanakan
pertemuan tatap muka lebih banyak daripada belajar mandiri siswa, maka PJJ
yang diselenggarakannya telah menyimpang dari ciri pokoknya.
4. Siswa dapat belajar dimana saja, kapan saja dan dapat memilih program studi
menurut kebutuhannya sendiri.
5. PJJ menawarkan program-program yang jenis dan tujuannya sama seperti
pendidikan biasa pada umumnya, walaupun strategi penyelenggaraan proses
instruksionalnya menggunakan media dan mengandalkan belajar mandiri
siswa berbeda dengan strategi pengajaran tatap muka pada pendidikan biasa.
Oleh karena itu pengukuran terhadap mutu lulusan PJJ tidak berbeda dengan
pengukuran terhadap lulusan program pendidikan biasa.
6. PJJ menjadi area penyebaran keahlian dalam sistem instruksional secara luas,
karena prinsip-prinsip belajar dan prinsip instruksional yang digunakan dalam
bahan ajar jarak jauh sama dengan prinsip-prinsip pengajaran tatap muka.
Penyebaran keahlian tersebut biasanya berlangsung melalui pelaksanaan
pelatihan penulisan bahan ajar dan tes yang diselenggarakan oleh lembaga PJJ
bagi penulis-penulis yang berasal dari lembaga pendidikan biasa. Disamping
itu penyebaran keahlian tersebut berlangsung pula dengan cara penggunaan
atau pemanfaatan bahan ajar produk lembaga PJJ oleh lembaga pendidikan
biasa.
7. Pengelolaan PJJ beroperasi seperti industri karena berbagai subsistem
didalamnya memang merupakan kegiatan industri, seperti subsistem produksi
dan reproduksi bahan ajar, subsistem distribusi bahan ajar dan bahan
registrasi, serta subsistem jaringan komunikasi baik untuk kebutuhan
administrasi, maupun akademik.
51
Gambar 5 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Terbuka
4.1.8. Pendidikan Terbuka
Pendidikan terbuka dapat dilakukan, baik dengan sistem PJJ maupun
dengan sistem pendidikan tatap muka (Suparman, 2004) sebagai berikut:
1. Terbuka bagi siapa saja yang ingin mengikuti program pendidikan itu
tanpa batas usia, pekerjaan, dan bahkan pada lembaga PJJ tertentu tanpa
batas, jenis atau tingkat ijazah yang pernah dimiliki sebelumnya. Untuk
UT, misalnya, penerimaan menjadi mahasiswa tidak dibatasi oleh jenis
dan lulusan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA).
52
2. Terbuka bagi siswa untuk memilih mata pelajaran, atau program yang
sesuai dengan minat dan kebutuhannya.
3. Terbuka untuk masuk (registrasi) dan keluar dari proses pendidikan
tersebut, tanpa terikat waktu. Untuk UT, misalnya mahasiswa boleh
mengambil satu (1) matakuliah saja lalu berhenti, atau pada kesempatan
lain boleh meregistrasi lagi dan mengambil PS, atau matakuliah lain.
4.1.9. Perkembangan Layanan Bantuan Bagi Mahasiswa UT
Secara luas layanan belajar mahasiswa dalam sistem PTJJ dapat diartikan
sebagai bentuk semua layanan bantuan yang diberikan kepada mahasiswa
agarmereka mampu belajar secara mandiri dengan sukses (Belawati, dalam
Universitas Terbuka 2007). Beragam kondisi mahasiswaPTJJ, baik dari segi
tempat tinggal, usia, pendidikan, kemampuan belajar, maupun fasilitas
belajar,akan berpengaruh terhadap sistem layanan belajar yang diberikannya.
Semakin baik layanan belajaryang diberikan kepada mahasiswa, akan membuat
semakin kuatnya animo masyarakat untuk belajar pada institusi PTJJ. Sebaliknya,
dukungan layanan belajar yang kurang baik akan menurunkan motivasi belajar
mahasiswa. Dengan demikian dapat diartikan, bahwa baik buruknya layanan
belajaryang diberikan oleh institusi PTJJ akan berpengaruh besar terhadap tinggi
rendahnya angkapartisipasi mahasiswanya.
Layanan bantuan bagi mahasiswa (LBM) di UT disediakan baik bagi
mahasiswa maupun calon mahasiswa. Di UT, layanan bantuan dikenal dengan
istilah pelayanan mahasiswa. Secara umum pelayanan mahasiswa di UT bertujuan
untuk (1) memfasilitasi dan membantu proses belajar mahasiswa, (2) mendorong
mahasiswa agar dapat belajar secara mandiri, (3) merespons pertanyaan atau
permintaan mahasiswa secara tepat dan efisien, dan (4) menyelesaikan masalah
mahasiswa secara akurat dan tepat waktu (Puspitasari, 2007).
Layanan bantuan yang disediakan UT mencakup penyediaan informasi
dan konsultasi, layanan administrasi akademik, serta layanan akademik. Dalam
hal ini hubungan antara kategori LBM dan pengguna layanan dimuat pada
Gambar 6
53
.
Gambar 6 Layanan bantuan bagi mahasiswa UT
Layanan Informasi dan Konsultasi
Penyediaan informasi dan konsultasi merupakan layanan yang sangat
penting pada sistem PTJJ yang diterapkan di UT, mengingat mahasiswa terpisah
secara fisik dari universitas, dari dosen maupun sesama mahasiswa. Layanan ini
diberikan untuk memberikan informasi yang selengkap-lengkapnya kepada para
mahasiswa maupun calon mahasiswa. Dengan memperoleh informasi secara
mudah dan lengkap, mahasiswa maupun calon mahasiswa diharapkan lebih
termotivasi dalam belajar dan lebih terbantu dalam mengatasi kendala-kendala
selama kuliah di UT.
Dari waktu ke waktu mahasiswa dapat melakukan konsultasi, baik pada
saat pemilihan program studi dan pengambilan mata kuliah, pada saat mengalami
kesulitan belajar maupun dalam menyusun rencana dan strategi belajar. Dalam hal
ini konsultasi yang disediakan lebih bersifat konsultasi akademik, bukan pada
masalah personal karena memang belum tersedia tenaga profesional yang dapat
menangani konseling bagi mahasiswa.
Layanan bagi calon mahasiswa disediakan untuk memberikan kemudahan
bagi para calon mahasiswa untuk memperoleh informasi selengkap-lengkapnya
mengenai UT. Layanan ini dapat diberikan baik sebelum calon mahasiswa
memutuskan untuk mendaftar sebagai mahasiswa UT maupun setelah mereka
memutuskan untuk mendaftar. Layanan ini antara lain meliputi penyediaan
informasi dan konsultasi mengenai hal-hal sebagai berikut :
Layanan Bantuan Bagi Mahasiswa
Layanan Informasi dan Konsultasi
Layanan Administrasi Akademik
Layanan Akademik
Calon Mahasiswa dan Mahasiswa
Mahasiswa(Penyelesaian Kasus)
Mahasiswa(Bantuan Belajar)
54
a. Pemilihan PS
b. Gambaran lama studi
c. Persyaratan dan cara menjadi mahasiswa UT
d. Cara membeli atau memesan bahan belajar
e. Sistem belajar di UT
f. Informasi jenis, tempat, dan jadwal tutorial di UT
Layanan bagi mahasiswa umumnya disediakan bagi para mahasiswa UT
yang memerlukan informasi berkaitan dengan proses registrasi, perubahan data,
hasil ujian, dan status kelulusannya mereka. Informasi yang diberikan kepada
mahasiswa meliputi hal-hal berikut :
a. Konsultasi tentang pengambilan beban studi yang harus ditempuh berdasarkan
prestasi belajar yang telah dicapai sebelumnya
b. Informasi jadwal tutorial
c. Informasi jadwal yudisium dan wisuda
d. Informasi nilai ujian
e. Konsultasi mengenai hasil belajar
f. Cara belajar untuk memperbaiki prestasi belajar
Mahasiswa dan calon mahasiswa UT tersebar di seluruh Indonesia.
Aksesibilitas terhadap informasi sangat beragam, sesuai dengan komunikasi yang
dimiliki. Agar dapat menjangkau calon mahasiswa, maupun para mahasiswa di
manapun berada, layanan informasi disediakan dalam berbagai cara dan dalam
berbagai media, antara lain :
1. penyediaan brosur informasi umum tentang UT dan Program Studi. Brosur
disebarkan baik oleh UT Pusat maupun Unit Program Belajar Jarak Jauh UT
yang tersebar di 36 kota di Indonesia
2. Penyediaan katalog, katalog UT menyajikan berbagai informasi penting tentang
UT, termasuk petunjuk registrasi dan ujian, daftar seluruh PS dan kurikulum
yang ditawarkan, dan peraturan akademik
3. Pertemuan orientasi studi mahasiswa baru yang bertujuan untuk mengenalkan
sistem belajar di UT
55
4. Penyediaan situs web UT. Layanan ini disediakan sejak tahun 1996, namun
meskipun kios-kios internet telah tersedia di kota-kota kecil, kebiasaan untuk
mencari informasi melalui internet masih perlu ditingkatkan.
5. Penyediaan kalender akademik yang diberikan kepada mahasiswa setelah
melakukan registrasi dan dapat dilihat melalui situs web UT.
6. Penyediaan layanan informasi dan konsultasi melalui surat UT menyediakan
layanan informasi dan pelayanan mahasiswa melalui surat sejak tahun 1998.
Layanan Administrasi Akademik
Layanan bantuan belajar berupa layanan administrasi akademik diberikan
dengan tujuan untuk membantu mahasiswa mengatasi atau menyelesaikan
masalah yang berkaitan dengan registrasi, penyediaan bahan ajar, ujian, dan akses
terhadap data akademik (Puspitasari, 2007). Layanan ini bertujuan untuk
mengidentifikasi masalah mahasiswa dan menyelesaikan kasus secara tuntas
sesuai dengan peraturan akademik yang berlaku. Masalah yang tidak dapat selesai
karena bertentangan dengan peraturan yang berlaku diinformasikan kepada
mahasiswa baik secara lisan maupun tertulis agar tidak terulang di kemudian hari.
Layanan administrasi akademik diharapkan dapat mengurangi kendala
nonakademis yang dapat menghambat proses belajar dan kelangsungan belajar
mahasiswa UT.Layanan administrasi akademik yang disediakan UT bagi
mahasiswa antara lain :
1. layanan melalui Unit Pelayanan Mahasiswa (PELMA) yang bertugas untuk
melayani mahasiswa yang datang
2. Layanan mahasiswa melalui telepon dan fax, surat
3. Layanan peragaan nilai di website UT. Pada tahun 1999 UT mulai memberikan
layanan peragaan nilai melalui internet. Hal ini dinilai positif oleh mahasiswa,
karena cukup banyak mahasiswa yang sering tidak menerima daftar nilai
ujiannya, karena alamatnya kurang jelas
4. Layanan forum tanggapan yang dilakukan oleh UT sejak tahun 2004 untuk
memberikan fasilitas kepada mahasiswa agar dapat saling berkomunikasi, baik
antar sesama mahasiswa maupun dengan tutor dan pengelola UT. Layanan ini
cukup diminati oleh mahasiswa, karena dapat saling berdiskusi atau
56
berkonsultasi dengan permasalahan akademik selama mereka mengikuti
pembelajaran di UT.
Selain layanan-layanan di atas, sejak tahun 2008 Fekon mengembangkan
sistem aplikasi CRM (Customer Relationship Management). Secara umum, CRM
merupakan suatu strategi dan usaha untuk menjalin hubungan dengan mahasiswa
dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi mahasiswa. CRM juga
menyimpan informasi mahasiswa dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara
mahasiswa dan Fakultas. Melalui sistem yang menerapkan CRM, Fekon
membentuk hubungan yang lebih dekat dengan mahasiswa, dimana Fakultas dapat
mengetahui kebutuhan mahasiswa dan menyediakan pilihan layanan yang sesuai
dengan permintaannya. Dengan demikian mahasiswa dapat memperoleh solusi
dan alternatif layanan yang cepat dan tepat dan menjadi salah satu alat dalam
membangun hubungan antara Fekon dengan mahasiswa yang saling
menguntungkan. Selain itu kegunaan sistem ini adalah untuk memudahkan
administrasi dan memberikan layanan yang lebih baik kepada mahasiswa.
Setiap pengaduan/usulan/pertanyaan/komentar mahasiswa dapat direspon
secara langsung baik oleh karyawan maupun tutor secara online. Pada aplikasi ini
dilengkapi dokumentasi dan sejarah lengkap dari setiap pengajuan
pengaduan/usulan/pertanyaan/komentar mahasiwa, sehingga bisa ditelusuri
pengaduan/usulan/pertanyaan/komentar mahasiswa yang sudah terjawab atau
belum.Selain secara online, karyawan juga harus bertindak cepat dan tepat dalam
pemberian informasi secara langsung kepada mahasiswa, misalnya mengenai
tutorial online, nilai ujian, dan informasi wisuda. Dalam hal pemberian informasi
tutorial online, hal-hal yang harus dilakukan oleh karyawan adalah pemberian
jadwal tutorial, cara registrasi sebagai peserta tutorial, cara login, dan hal-hal lain
yang bersifat teknis. Bukan hanya karyawan, namun tutor juga harus bertindak
cepat dan tepat dalam memberikan umpan balik kepada mahasiswa baik melalui
sistem aplikasi CRM seperti yang telah dijelaskan diatas, juga terhadap sistem
tutorial online.Tutor wajib memberikan bimbingan kepada mahasiswa. Bimbingan
yang diberikan bukan hanya bersifat akademik, tetapi juga bersifat moril. Hal ini
dilakukan untuk meningkatkan motivasi mahasiswa agar prestasi belajar
mahasiswa sehingga meningkat. Namun terkadang sistem tutorial onlineyang
57
belum terlalu baik terkadang menjadi hambatan bagi mahasiswa dan tutor untuk
saling berinteraksi. Seiring perkembangan teknologi dan globalisasi, setiap
tahunnya UT berusaha untuk selalu memperbaiki sistem tutorial online agar lebih
baik.
Layanan Akademik
Layanan akademik diberikan kepada mahasiswa yang memerlukan
bantuan dalam menyelesaikan masalah-masalah akademik yang dialami dalam
mempelajari bahan ajar. Mahasiswa dapat memperoleh layanan akademik yang
berupa layanan tutorial, layanan konsultasi akademik dan layanan perpustakaan.
a. Layanan Bahan Ajar
Bahan ajar memegang peranan penting dalam transfer pengetahuan.Dalam
sistem belajar jarak jauh bahan ajar dirancang secara khusus, agar dapat dipelajari
secara mandiri oleh mahasiswa tanpa bantuan tutor. Bahan ajar utama UT adalah
bahan ajar cetak yang disebut Buku MateriPokok (BMP). Selain BMP, bahan ajar
cetak dapat berbentuk Buku Petunjuk Praktek dan Praktikum, serta Suplemen
BMP. Di samping bahan ajar cetak, UT juga menyediakan bahan ajar tambahan
yang berupa bahan ajar non-cetak yang berbentuk kaset audio, CD audio, CD
audiografis, CD video, CD video interaktif, bahan ajar berbantuan komputer, dan
web supplement yang merupakan satu kesatuan dengan BMP. Namun, tidak
semua BMP dilengkapi dengan bahan ajar tambahan. Ada dua (2) cara
memperoleh bahan ajar UT, yaitu untuk mahasiswa seperti :
1). Program Non-Pendas
BMP Program Non-Pendas dapat dipesan melalui situs http://www.ut.ac.id
dengan memilih menu toko buku online (TBO). Situs tersebut memuat
informasi tentang ketersediaan, harga, biaya dan cara pengiriman, serta
pembayaranBMP.
2). Program Pendas, PPs, dan Program Kerja Sama Non-Pendas BMP Program
Pendas, PPs, dan Program Kerja Sama Non-Pendas diperoleh melalui UPBJJ-
UT tempat mahasiswa registrasi.
58
b. Layanan Tutorial
Mahasiswa UT dituntut dapat belajar secara mandiri, baik dengan cara
belajar sendiri, belajar berkelompok, maupun dengan cara mengikuti tutorial.
Tutorial diharapkan dapat membantu mahasiswa yang mengalami kesulitan dalam
memahami materi bahan ajar, tetapi tidak diharapkan menjadi kegiatan mengajar
seperti di perguruan tinggi tatap muka. Dengan demikian, diharapkan porsi belajar
mahasiswa secara individual atau berkelompok lebih besar daripada porsi belajar
dalam tutorial. Mengingat sangat sangat beragamnya usia, latar belakang
pendidikan, bidang pekerjaan, dan fasilitas belajar mahasiswa, maka dapat
diasumsikan bahwa kemampuan belajar dan wawasannyasangat beragam.
Tutor adalah seorang ahli materi yang menguasai matakuliah tertentu dan
mempunyai kualifikasi yang mirip dengan staf pengajar di institusi pendidikan
konvensional (Universitas Terbuka, 2007). Tutorial di UT diberikan dalam bentuk
tatap muka, tutorial tertulis (tutis), dan tutorial online (tuton). Setiap bentuk
tutorial mempunyai kekurangan dan kelebihan masing-masing. Tutor untuk
tutorial tatap muka adalah staf akademik di UT ataupun para dosen di perguruan
tinggi lain. Sedangkan untuk tutis dan tuton, tutor adalah staf akademik UT.
Tutorial online diselenggarakan oleh UT sejak tahun 1999. Tutorial online
yang ditawarkan kepada mahasiswa menggunakan daftar alamat. Pada akhir tahun
2002, daftar alamat ditinggalkan dan diganti dengan penggunaan perangkat lunak
The Manhattan Virtual Classroom (MVC) yang lebih lengkap dan efisien. Pada
bulan September 2002, tutorial elektronik yang menggunakan program aplikasi
MVC disosialisasikan dengan sebutan “tutorial online”. Mulai tahun 2004
sampai saat ini diganti dengan menggunakan Moddle. Penggantian perangkat
lunak tersebut memungkinkan adanya interaksi antara tutor dengan mahasiswa
dan interaksi antar peserta tutorial. Dengan cara tersebut, semua peserta tutorial
dapat mengikuti diskusi yang terjadi pada tutorial walaupun tidak berada pada
lokasi yang sama. Selain itu, mahasiswa dilayani secara lebih individu, karena
selain mahasiswa tersebut mendapatkan pelayanan tutorial, sekaligus mereka
dapat mengakses hal-hal yang berhubungan dengan mereka seperti Tugas Mandiri
(TM), nilai, dan lain-lain.
59
Tutorial online bertujuan untuk memberikan alternatif dalam situasi yang
menghendaki bentuk tutorial lain, karena tutorial tatap muka secara ekonomis
tidak dapat diselenggarakan, disebabkan berbagai alasan seperti jumlah
mahasiswa yang mengambil mata kuliah sedikit dan domisilinya tersebar, serta
tidak tersedianya tutor bermutu di daerah yang memerlukan tutor, atau biaya
mahal untuk mendatangkan tutor dari daerah lain.
PS Manajemen sudah menyediakan tuton sejak tahun 2002 sampai saat ini.
Pada awal perencanaan PS Manajemen, mata kuliah yang disediakan tutorial
mempunyai kriteria antara lain tingkat kesulitan mata kuliah, tingkat kepentingan
mata kuliah dalam PS, jumlah mahasiswa yang meregistrasi mata kuliah cukup
banyak, serta ketersediaan tutor di Fakultas. Namun dengan berjalannya waktu,
semua mata kuliah yang ditawarkan PS Manajemen harus menyediakan tutorial
online, sehingga mata kuliah yang disediakan tutorial online terus bertambah
sesuai dengan keadaan pengampu, atau pengelola tutorial.
Peran tutor meliputi tiga kegiatan utama, yaitu (1) memberikan umpan
balik kepada mahasiswa, (2) memberikan pengajaran, baik secara tatap muka atau
melalui alat komunikasi, dan (3) memberikan dukungan dan bimbingan, termasuk
memotivasi dan membantu mahasiswa mengembangkan keterampilan belajarnya.
Materi yang biasa ditanyakan mahasiswa dalam kegiatan tutorial meliputi
(1) materi yang sulit dipahami, (2) penerapan konsep yang dipelajari dalam bahan
ajar, (3) soal tes formatif dan latihan yang sulit, dan (4) persiapan belajar untuk
menghadapi UAS dan Tugas Akhir Program (TAP).
c. Layanan Konsultasi Akademik
Layanan konsultasi akademik dilakukan kepada mahasiswa secara individual
melalui surat, email, fax dan telepon. Mahasiswa dapat menulis surat, mengirim
fax, mengirim email, atau menelepon ke Fakultas yang terkait untuk berkonsultasi
tentang materi matakuliah yang belum dipahami. Tidak dijawabnya surat
mahasiswa dalam waktu cukup yang cukup lama dapat melemahkan semangat dan
motivasi mahasiswa, karena memberi kesan bahwa UT tidak memperhatikannya
Sementara itu konsultasi mengenai materi matakuliah melalui email dapat
60
dimanfaatkan oleh mahasiswa di kota-kota yang mempunyai fasilitas internet, dan
yang bersedia memanfaatkan alat komunikasi tersebut.
d. Layanan Perpustakaan
Selain tutorial dan layanan konsultasi akademik, UT juga menyediakan sumber
belajar yang berupa perpustakaan. UT saat ini sedang mengembangkan e-
perpustakaan, yang memungkinkan koleksi perpustakaan di UT Pusat dapat di
akses oleh mahasiswa melalui internet. Namun demikian UT masih perlu
mengembangkan kapasitas e-perpustakaan ini khususnya untuk membantu
mahasiswa dalam mengakses jurnal elektronik, baik jurnal nasional, maupun
internasional.
top related