bab iii pembahasan · 3.1.2. struktur organisasi dan tata kerja yellowfin restaurant struktur...
Post on 26-Oct-2020
12 Views
Preview:
TRANSCRIPT
16
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Yellowfin Restaurant
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Yellowfin Restaurant
Yellowfin Restaurat berdiri sejak tahun 2012, namun mulai beralih
dikembangkan oleh PT Permata Sukses Berdikari mulai 16 november 2016.
Yellowfin Restaurant adalah konsep makan dan bar Jepang baru yang modis yang
berspesialisasi dalam perpaduan Jepang modern dan koktail kontemporer. Yellowfin
Restaurant saat ini memiliki 67 karyawan.
1. Visi
Menjadi restoran jepang yang inovatif dan kreatif. Menjadikan Yellowfin
Restaurant sebagai restoran yang berkualitas. Menyajikan makanan Jepang yang
berkualitas dengan harga yang bersahabat.
2. Misi
a. Berkomitmen untuk menjadikan makanan yang baik pada nilai yang baik
kepada pelanggan.
b. Kami menjamin kesegaran makanan yang kami sajikan dan memastikan
bahwa hanya bahan-bahan makanan berkelas tinggi yang kami gunakan.
c. Mengembangkan usaha di beberapa tempat yang strategis untuk menjadi
restoran terbaik di Indonesia.
17
3.1.2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Yellowfin Restaurant
Struktur organisasi merupakan perangkat pembagian pelaksanaan
manajemen, struktur secara sederhana diartikan sebagai susunan lapisan atau bagian
yang sistematis. Organisasi dan struktur sifatnya dinamis, sehingga jika terjadi
perubahan lingkungan, baik lingkungan di dalam organisasi atau lingkungan di luar
organisasi, sebaiknya struktur perlu diadakan perubahan.
Struktur organisasi merupakan suatu gambaran yang sistematis tentang
bagian yang satu dengan bagian yang lainnya agar tercipta koordinasi dan kerjasama
yang baik antara semua bagian atau departemen. Dengan adanya pengorganisasian,
maka semua bagi yang terlibat akan mengetahui apa yang harus mereka kerjakan dan
kepada siapa mereka harus bertanggung jawab, dengan kata lain dengan adanya
pengorganisasian, setiap pelaksanaan dari rencana akan terdapat suatu kesatuan
dalam mencapai tujuan.
Bagan struktur organisasi PT Permata Sukses Berdikari (Yellowfin Restaurant) dapat
dilihat pada gambar III.1 berikut ini:
STRUKTUR ORGANISASI YELLOWFIN RESTAURANT
Sumber : Yellowfin Restaurant 2019
Gambar III.1. Struktur Organisasi Yellowfin Restaurant
DIREKTUR
MARKETING
FINANCE HRD OPERATIONAL MANAGER
PURCHASING SENIOR COST
CONTROL DEPT.
KITCHEN
DEPT.
BAR
SPV
FLOOR
STOREMAN
18
Untuk mencapai suatu tujuan yang telah dilaksanakan, setiap perusahaan
memerlukan kerjasama yang baik didalam perusahaan antara tiap-tiap bagian. Untuk
itu perusahaan yang baik perlu adanya sistem organisasi yang baik pula. Berikut ini
adalah pembagian tugas dan fungsi dalam struktur organisasi PT Permata Sukses
Berdikari :
1. Direktur
a. Mengorganisasi visi dan misi perusahaan secara keseluruhan : Tugas
direktur adalah menyusun, mengomunikasikan dan menerapkan visi, misi,
serta arah yang akan ditempuh perusahaan kepada para karyawan.
(Direktur perusahaan wajib memastikan bahwa setiap karyawannya telah
memahami betul tujuan yang hendak dicapai perusahaan).
b. Menunjuk orang untuk memimpin departemen tertentu : Suatu perusahaan
memiliki berbagai departemen agar keseluruhan performa dapat menjadi
lebih fokus dan yang memimpin departemen tersebut adalah seseorang
yang dianggap mampu dan ahli dalam bidangnya.
c. Meeting rutin dengan para senior perusahaan : Dalam hal ini, tanggung
jawab direktur adalah menyerahkan ide dan arahan keseluruh perusahaan
hingga setiap keryawan memahami peran dan kontribusi yang diharapkan
dari mereka.
d. Menyusun formula dan strategi untuk mengarahkan bisnis : Direktur
perusahaan bisa menggunakan masukan para karyawan untuk
mengembangkan strategi rencana perusahaan.
e. Mengikuti situasi kompetisi internal dan eksternal : Direktur perusahaan
dapat mengetahui jika ada kesempatan untuk melakukan ekspansi bisnis,
19
bagaimana opini pelanggan tentang produknya, inovasi apa yang
dilakukan kompetitor.
f. Mengevaluasi kesuksesan perusahaan : Tugas direktur perusahaan adalah
mencari tahu alasan berhasil atau tidaknya perusahaan.
2. Marketing
a. Membuat strategi promosi dan media promosi : Tim marketing restoran
bertugas untuk merancang, design, dan menentrukan strategi promosi dan
media promosi apa yang tepat untuk digunakan dalam menawarkan menu
dan fasilitas terbaik restoran kepada konsumen.
b. Input Data Pelanggan : Data base pelanggan yang telah didapatkan harus
kemudian di input ke data pelanggan.
c. Membuat laporan aktivitas harian : sebagai bahan evaluasi marketing
diharuskan membuat laporan aktivitas harian.
d. Membuat inovasi program secara berkelanjutan: Marketing harus selalu
dapat berpikir kreatif untuk membuat inovasi program secara
berkelanjutan. Hal ini penting unttuk menghindari kejenuhan yang
dirasakan pelanggan.
3. Finance
a. Melakukan penyusunan keuangan perusahaan
b. Membuat pengajuan pembayaran
c. Melakukan transaksi keuangan perusahaan
d. Melakukan pembayaran pada suplier
e. Berhubungan dengan pihak internal ataupun eksternal yang berkaitan
dengan keuangan perusahaan
f. Melakukan penagihan pada customer
20
g. Mengontrol keuangan atau transaksi keuangan perusahaan
h. Membuat laporan tentang transaksi keuangan perusahaan
i. Menerima dokumen dari vendor internal ataupun external
j. Melakukan verifikasi pada keabsahan dokumen
k. Melakukan Perhitungan budget
l. Menyiapkan dokumen penagihan invoice atau kuitansi tagihan bersama
kelengkapannya
m. Melakukan rekonsiliasi keuangan
4. Operational Manager
a. Mengatur dan mengendalikan operational : Manajer harus selalu aktif akan
apa saja yang terjadi dalam kegiatan operational karena sifat cepat tanggap
akan sebuah masalah adalah suatu kualifikasi yang wajib dimiliki oleh
seorang manajer.
b. Mengembangkan perusahaan : Sebuah perusahaan dapat menunjukkan
perkembangannya baik dari segi ekonomi, SDM maupun produk yang
dimana pengembangan tersebut jika ditelusuri adalah karena sebuah
manajemen yang baik.
c. Menumbuhkan kepercayaan : Selain mengatur kegiatan operational harus
dapat membangun solidnya sebuah tim salah satunya dengan
menumbuhkan kepercayaan.
d. Mengevaluasi pencapaian operational : Evaluasi dilakukan untuk melihat
kendala yang selama ini menghambat kemajuan kegiatan operational.
e. Mengatasi masalah Operational : Dari proses evaluasi yang dilakukan
seorang manajer pastinya menemukan masalah dalam kegiatan operational
21
dan penyelesaiannya juga menjadi hal yang wajib ditemukan oleh seorang
manajer.
f. Meningkatkan kualitas operational : Setelah masalah dalam perusahaaan
teratasi, tugas seorang manajer selanjutnya adalah meningkatkan kualitas,
baik kualitas SDM maupun kualitas operational secara menyeluruh.
g. Meningkatkan rasa tanggung jawab : Ketika seorang manajer telah
menjalankan tugas-tugas diatas, maka tugas terakhir seorang manajer
adalah meningkatkan rasa tanggung jawab atas tugas yang saat ini sedang
dibebankan padanya.
5. HRD
a. Bertanggung jawab di salam pengelolaan dan pengembangan sumber daya
manusia (SDM), yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan
kualitasnya dengan berpedoman pada kebijakan dan prosedur di
perusahaan/restoran.
b. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-
kegiatan pembinaan goverment & industrial serta mempunyai kewajiban
memelihara dan menjaga citra perusahaan.
c. Melaksanakan seleksi, promosi, demosi dan mutasi terhadap karyawan
yang dianggap perlu.
6. Purchasing
a. Mengelola kebijakan purchasing dan memastikan semua pembelian sesuai
dengan kebijakan tersebut.
b. Memilih supplier yang akan berhubungan dengan perusahaan dan
berkomunikasi dengan resmi dengan supplier tersebut.
22
c. Mengurus penganggaran, penetapan biaya, dan penghematan biaya setelah
melakukan review terhadap informasi manajemen yang ada.
d. Mengawasi pengadaan yang terjadi dalam perusahaan.
e. Menyusun pesanan pembelian dan daftar permintaan untuk memesan
bahan, barang, dan persediaan.
f. Meninjau inventaris dan pesanan sesuai kebutuhan.
g. Memeriksa status dan pengiriman pesanan.
h. Mengurus barang-barang yang tidak ter-supply, di bawah jumlah pesanan,
lebih dari jumlah pesanan, atau rusak.
i. Memastikan setiap faktur telah dikirim untuk pembayaran.
j. Menghasilkan dan mengelola laporan yang masuk.
k. Mengelola aktivitas pengadaan.
7. Senior Cost Control
a. Membuat laporan biaya harian dari makanan dan minuman
b. Melakukan Inventory Food , Beverage , General Setiap Bulan.
c. Ikut Serta dalam market survey setiap dua minggu , bersama purchasing
dan chef.
d. Melakukan pengontrolan harga dan supplier koordinasi dengan
Purchasing.
e. Melakukan pengecekan terhadap barang slowly moving item.
f. Melakukan pengecekan menu setiap 6 bulan, untuk menyesuaikan harga
jual dengan harga bahan pokok.
g. Pengecekan bill dengan captain order setiap hari.
h. Ikut mengontrol PR dan PO.
i. Membawahi purchasing dan store man.
23
8. Supervisor Floor
a. Memastikan bahwa operasional outlet telah memenuhi standar service
yang telah ditetapkan.
b. Memberikan pelatihan, pengarahan, bimbingan, dan pengawasan kepada
bawahan, dalam memastikan terlaksananya standar service yang ada.
c. Mengatur pembagian waktu (jadwal) kerja staf service department pada
waktu dan lingkungan kerja.
d. Memastikan terlaksananya SOP dan Tata Tertib Perusahaan, terutama
pada waktu dan lingkungan kerja.
e. Membuat laporan-laporan yang berkaitan dengan operasional outlet secara
berkala.
f. Mengadakan daily briefing, khususnya untuk staf service department.
g. Berperan aktif dalam tanggung jawab atas terlaksananya kegiatan promosi
yang diadakan, upselling dalam meningkatkan revenue outlet, dan
pencapaian target outlet.
h. Bertanggung jawab untuk menangani keluhan, kritik, dan saran baik yang
disampaikan oleh pelanggan, serta sedapat mungkin menyelesaikan
keluhan, kritik, dan saran dengan tata cara yang baik, ramah, dan mampu
mempertahankan hubungan yang ada dengan pelanggan.
9. Departemen Kitchen
a. Memesan dan mengawasi pemesanan barang serta bahan makanan pada
gudang.
b. Merencanakan dan menyusun menu.
c. Memberikan saran-saran atau data tentang peralatan dapur yang akan
dibeli.
24
d. Menjaga kestabilan food cost (biaya pokok pengolahan makanan) sehingga
tingkat keuntungan tertentu bisa dicapai dan dipertahankan.
e. Mengatur pekerjaan,menentukan uraian tugas-tugas masing-masing
jabatan dan menyusun jadwal kerja bagian dapur.
f. Meningkatkan kemampuan bawahan dengan jalan memberikan latihan
(training) baik di dalam maupun di luar perusahaan.
g. Mengawasi pekerjaan dapur terutama pada waktu service,
sehingga kualitas makanan yang dijual dapat dipertanggung jawabkan.
10. Departemen Bar
a. Memesan dan mengawasi pemesanan barang serta bahan minuman pada
gudang.
b. Merencanakan dan menyusun menu minuman.
c. Memberikan saran-saran atau data tentang peralatan bar yang akan dibeli.
d. Menjaga kestabilan drink cost (biaya pokok pengolahan minuman)
sehingga tingkat keuntungan tertentu bisa dicapai dan dipertahankan.
e. Mengatur pekerjaan,menentukan uraian tugas-tugas masing-masing
jabatan dan menyusun jadwal kerja bagian dapur.
f. Meningkatkan kemampuan bawahan dengan jalan memberikan latihan
(training) baik di dalam maupun di luar perusahaan.
g. Mengawasi pekerjaan bar terutama pada waktu service, sehingga kualitas
minuman yang dijual dapat dipertanggung jawabkan.
11. Store Man
a. Secara umum storeman bertanggung jawab kepada supervisor dan
pimpinan departemen dalam mengelola gudang yang ada di outlet baik
dalam segi pengontrolan, penyimpanan, penggunaan barang dan mencegah
25
agar barang tidak kadaluarsa dan terhindar dari pencurian serta menjaga
agar penyimpanan barang sesuai dengan standar kesehatan dan sanitasi
gudang penyimpanan.
b. Mengawasi dan bertanggung jawab atas pergerakan barang di outlet
(penerimaan, pengeluaran, pemakaian termasuk transfer masuk dan keluar
nya barang) sesuai prosedur.
c. Memastikan semua laporan mengenai pemakaian barang sesuai.
d. Meneliti semua permintaan barang sesuai dengan kebutuhan yang
diperlukan.
e. Meneliti dan memastikan barang-barang yang berasal atau diterima dari
supplier dan di gudang terhindar dari kerusakan dan berkualitas baik.
f. Dalam penerimaan maupun pengunaan barang selalu berpegang kepada
prinsip atau pedoman First in first out.
g. Menyediakan barang yang dipesan oleh bagian pengguna (Kitchen, Bar,
Floor dan lain-lain) sesuai Store Request Form yang telah disetujui oleh
pimpinan.
h. Memastikan dan meneliti laporan stock barang dengan benar dan dapat di
pertanggungjawabkan.
i. Dalam pemesanan dan penerimaan harus selalu berpedoman kepada PO/
PR yang sudah disetujui oleh bagian cost control dan operational
manager.
j. Selalu membuat minimum atau maximum jumlah barang di dalam store
untuk memastikan jumlah persedian barang yang stabil.
26
k. Bertanggung jawab untuk mengadakan stock opname pada setiap akhir
bulan sehingga dapat dipastikan bahwa jumlah barang yang ada sesuai
dengan jumlah barang dalam laporan.
l. Menginformasikan Supervisor apabila ada barang yang jarang atau sudah
lama tidak dipakai agar dapat di pergunakan dan disesuaikan dengan menu
yang akan disusun.
m. Memastikan bahwa setiap saat gudang dapat dan siap dilakukan stock
opname oleh pihak perusahaan
n. Meneliti dan memastikan bahwa semua penerimaan, pengeluaran barang
ada dokumentasinya.
o. Bertanggung jawab atas kebersihan dan hygiene sanitasi area
penyimpanan.
p. Bertanggung jawab atas pemantauan suhu ruang penyimpanan dan
memastikan dalam kondisi terkendali sesuai standar.
q. Memastikan dalam penerimaan dan pengeluaran barang sudah sesuai
dengan jumlah dan berat yang ada dalam invoice, setelah kualitas
dinyatakan baik.
3.1.3 Kegiatan Yellowfin Restaurant
Yellowfin Restaurant adalah restoran Jepang yang terletak di Jalan Senopati
No 42, Selong, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Kegiatan Yellowfin Restaurant
adalah menyediakan pelanggan hidangan dan minuman berkualitas tinggi dengan
harga pantas dengan menggunakan bahan-bahan segar dan teknik baru.
27
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1 Prosedur Pengadaan Bahan Baku Pada Yellowfin Restaurant
Menurut Ibu Lia Adi Maryati Persediaan bahan baku adalah salah satu faktor
utama dalam perusahaan terutama pada perusahaan di bidang penyediaan jasa
makanan dan minuman (Food and Beverage), maka proses persediaan bahan baku
sangatlah penting untuk menunjang efektifitas dan efisiensinya.
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menjelaskan tentang prosedur
pengadaan bahan baku pada Yellowfin Restaurant Jakarta Selatan mengenai
pengadaan bahan baku haruslah cepat dan tepat sesuai fungsinya agar tercapainya
proses produksi yang efisien. Berikut ini adalah prosedur pelaksanaan persediaan
bahan baku pada Yellowfin Restaurant :
28
Sumber : Yellowfin Restaurant 2019
Gambar III.2. Flowchart Pengadaan Bahan Baku
Departemen
Kitchen dan Bar
Store Man
Purchasing
Manager
Operational dan
Cost Control
Tidak
YA
Perencanaan
Persediaan
Mengirim data
pesanan ke supplier
Peneriman Bahan
Baku, Cek PO dan
surat jalan supplier
Informasi ke bagian
Purchasing dan
menyerahkan PO,
Delivery order dan
faktur lalu bahan
baku didistribusikan
ke tiap departemen
Mengecek Store
Request Form
dengan stok yang
ada di Store
Menerima
bahan baku
yang dipesan
dari store
man
Mulai
Mengisi Store
Request Form
Persetuju
an dan
pengecek
an
kembali
Selesai
Membuat Purchase
Request (PR) dan
Purchase Order (PO)
sesuai permintaan
bahan baku dari data
Par Stock Membuat Purchase
Request (PR) dan
Purchase Order (PO)
sesuai permintaan
bahan baku dari data
Par Stock
29
Berikut adalah prosedur pengadaan bahan baku barang pada Yellowfin
Restaurant:
1. Departemen Kitchen dan Bar
a. Departemen Kitchen dan Bar masing-masing bertugas mebuat perencanaan
persediaan untuk kedatangan barang senin dan kamis.
b. Mengisi perencanaan persediaan bahan baku tersebut ke dalam Store
Request Form untuk kemudian diserahkan kepada bagian store man.
c. Menerima bahan baku yang dipesan dari store man.
2. Store Man
a. Setelah menerima Store Request Form dari masing-masing departemen,
bagian Store Man bertugas untuk mengecek dan membandingkan stock
akhir di store atau gudang.
b. Setelah Melakukan Pengecekan selanjutnya di input kedalam data Par Stock
untuk di kirim kepada bagian Purchasing
c. Selanjutnya setelah permintaan bahan baku diorder oleh purchasing,
Supplier akan mengirim barang ke store. Tugas Store Man mencocokan
Purchase Order dengan delivery order yang supplier berikan saat bahan
baku datang.
d. Menginformasikan kepada Purchasing serta menyerahkan Purchase Order,
delivery order dan faktur yang telah dicocokan dengan barang yang datang.
Lalu bahan baku yang datang diserahkan kepada masing-masing
departemen atau bila bahan yang mudah busuk disimpan di lemari
pendingin di dalam store atau gudang.
30
3. Purchasing
a. Membuat Purchase Order (PO) dan Purchase Request (PR) sesuai dengan
permintaan bahan baku dari data Par Stock yang dikirim kan oleh Store Man.
b. Mengirimkan Purchase Order (PO) kepada supplier untuk dipesan..
Sedangkan Purchase Request (PR) dikirimkan kepada Finance karna
pembelian bahan baku tidak melalui supplier tetap dan pembayaran tunai.
4. Manager Operational dan Cost Control
a. Bagian Manager Operational dan Cost Control dalam prosedur pengadaan
bahan baku mempunyai tugas yaitu memberikan persetujuan permintaan
bahan baku, maka dari itu peran manager operational dan cost contol juga
untuk mengontrol pelaksanaan pengadaan bahan baku.
3.2.2 Pelaksanaan Pengadaan Bahan Baku Pada Yellowfin Restaurant
Pelaksanaan pengadaan bahan baku merupakan suatu tahapan-tahapan atau tata
cara penanganan pelaksanaan pengadaan bahan baku yang telah ditetapkan oleh
perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Pelaksanaan
pengadaan bahan baku dibuat sebagai suatu pedoman atau alur yang harus dilalui
dalam melaksanakan suatu pekerjaan, sehingga pekerjaan tersebut berjalan sesuai
jalannya dan terpantau dengan baik.
A. Kegiatan Pelaksanaan pengadaan bahan baku yang diterapkan pada
Yellowfin Restaurant
1. Perencanaan persediaan bahan baku atau Par stock
Pada tahap ini, dari setiap departemen yaitu kitchen dan bar membuat suatu
perencanan kebutuhan bahan baku ke dalam store request form untuk periode
31
pengiriman supplier senin dan kamis dan di berikan kepada store man. Lalu
store man melakukan pengecekan stock di store atau gudang. Selanjutnya
menginput data ke dalam excel yang akan mempermudah perhitungan jumlah
kebutuhan bahan baku untuk segera melakukan pemesanan bahan baku atas
perencanaan yang telah dibuat oleh setiap departemen .Data Par Stock
selanjutnya di kirim kepada bagian Purchasing.
2. Pemesanan bahan baku
Setelah melalui proses perencanaan, bagian Purchasing menerima data Par
Stock dari Store Man. Pada tahap ini, bagian Purchasing akan membuat
Purchase Order (PO) dan segera melakukan pemesanan kepada pihak supplier
atas pesanan bahan baku yang dibutuhkan. Dan jika ada permintaan bahan baku
yang harus diadakan tidak melalui supplier atau harus melalui pembayaran tunai
maka Purchasing akan membuat Purchase Request (PR) dan diajukan kepada
Finance.
3. Penerimaan bahan baku
Ketika bahan baku tersebut datang, maka pihak storeman harus melakukan
proses pengecekkan Purchase Order (PO) dengan Surat Jalan dan bahan baku
yang datang, dan menginformasikan kepada bagian purchasing bahwa bahan
baku tersebut telah diterima dan dimasukkan kedalam gudang persediaan serta
menyerahkan Purchase Order (PO) dan surat jalan.
4. Stok bahan baku
Dalam periode satu (1) minggu ada dua kali pengiriman bahan baku dari
supplier yaitu hari senin dan kamis. Dalam waktu tersebut jumlah bahan baku
yang ada di gudang dapat bertambah atau berkurang, maka tugas seorang
32
storeman adalah harus mengontrol ketersediaan bahan baku yang ada di gudang
agar tidak terjadi selisih yang mengakibatkan limited stock untuk kelangsungan
produksi.
B. Dokumen Dalam Pelaksanaan Pengadaan Bahan Baku
Dokumen merupakan surat penting yang memuat informasi, yang sifatnya
tertulis atau tercetak juga dapat berupa media elektronik yang berfungsi sebagai bukti
atau keterangan.
Beberapa dokumen yang digunakan dalam melaksanakan persediaan bahan baku
pada Yellowfin Restaurant:
1. Store Request Form
Store request form adalah formulir dari tiap departemen, yang dibuat oleh kepala
departemen untuk pemesanan bahan baku kepada pihak store man. Di dalam
store request form terdapat kolom nomor, description item, order, unit, supplier
dan keterangan, terdapat perbedaan format Store Request Form antara
departemen kitchen dan bar. Departemen kitchen sudah tertera nama item dan
supplier dikarenakan bahan baku yang di minta rutin dan Yellowfin Restaurant
sudah kontrak dengan beberapa supplier. Dan departemen bar format store
request form nya di tulis manual dikarenakan permintaan bahan baku nya
beberapa sulit di dapat dan belum ada kontrak dengan supplier. Berikut adalah
contoh store request form yang di pakai di Yellowfin Restaurant:
33
Sumber : Yellowfin Restaurant 2019
Gambar III.3. Store Request Form Departemen Kitchen
34
Sumber : Yellowfin Restaurant 2019
Gambar III.4. Store Request Form Departemen Bar
35
2. Par Stock
Par Stock adalah standar perhitungan atau estimasi jumlah persediaan untuk
menunjang jalan nya operasional. Par Stock dilakukan oleh store man dalam
format excel, data tersebut diperoleh dari store request form dari tiap
departemen dengan mencocokan stok akhir bahan baku di store atau gudang.
Data tersebut lalu dihitung dan dilaporkan ke bagian purchasing untuk di order.
Dalam format par stock terdapat kolom description item, stock akhir , unit, order
yaitu jumlah yang diorder, dan keterangan jika ada spesifikasi khusus yang
diminta. Berikut adalah Par Stock tanggal 1 April 2019 Yellowfin Restaurant:
36
Sumber : Yellowfin Restaurant 2019
Gambar III.5. Par Stock Yellowfin Restaurant 1 April 2019
37
3. Purchase Request (PR)
Purchase Request dibuat oleh bagian purchasing untuk pemesanan barang atas
persetujuan Supervisor , Cost Control , Manager dan Direktur Utama. Purchase
Request dibuat untuk beberapa bahan baku yang harus di beli tunai, sehingga
purchasing harus mengajukan kepada bagian finance. Berikut adalah Purchase
Request Yellowfin Restaurant
Sumber : Yellowfin Restaurant 2019
Gambar III.6. Purchase Request Yellowfin Restaurant
38
4. Purchase Order (PO)
Purchase Order adalah sebuah dokumen yang dikirimkan ke Supplier untuk
memesan barang yang dibutuhkan. Purchase Order dibuat oleh bagian
purchasing untuk order bahan baku kepada supplier berdasarkan data dari par
stock. Berikut adalah Purchase Order Yellowfin Restaurant
Sumber : Yellowfin Restaurant 2019
Gambar III.7. Purchase Order Yellowfin Restaurant
39
5. Delivery Order
Delivery order adalah sebuah dokumen yang berperan sebagai surat perintah
penyerahan barang yang telah dipesan dengan kesepakatan bersama antara
penjual dan pembeli yang ditujukan kepada bagian store man. Delivery order
merupakan surat jalan yang berasal dari para supplier. Berikut adalah salah
satu delivery order dari PT Indoguna Utama untuk Yellowfin Restaurant:
Sumber : Yellowfin Restaurant 2019
Gambar III.8. Delivery Order
40
6. Faktur Penjualan
Faktur Penjualan atau dalam istilah asingnya yaitu Sales Invoice adalah lembar
bukti tagihan atau bukti transaksi kepada pelanggan atas pembelian suatu
barang/jasa. Faktur Penjualan biasanya dikirim oleh pemasok bersamaan
dengan atau setelah pengiriman barang/ jasa. Faktur Penjualan beserta delivery
order adalah dokumen penting yang harus store man serahkan kepada bagian
purchasing untuk diajukan pembayaran oleh bagian finance.
Sumber : Yellowfin Restaurant 2019
Gambar III.9. Faktur Penjualan
41
3.2.3. Kendala dalam Mengelola Pengadaan Bahan Baku Pada Yellowfin
Restaurant
Berdasarkan permasalahan pokok yang ada dalam pelaksanaan persediaan bahan
baku pada Yellowfin Jakarta, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa
permasalahan pokok yang dihadapi adalah sebagai berikut:
1. Pada saat akan melakukan pemesanan bahan baku, tidak selalu bahan baku
tersebut tersedia di supplier, sehingga terkadang harus mencari alternatif
supplier yang menyediakan bahan sejenis. Berkaitan dengan hal tersebut,
Yellowfin Restaurant banyak bekerja sama dengan beberapa supplier bahan
baku, akan tetapi hal tersebut bukan merupakan solusi instan. Karena hal itu
dapat menjadi penghambat proses perencanaan, dan mengakibatkan terjadinya
keterlambatan waktu pengiriman bahan baku dari supplier yang berakibat
kelancaran produksi menjadi terganggu.
2. Kegiatan pengadaan bahan baku, berkaitan dengan stok bahan baku yang
tersedia di gudang. Ketersediaan bahan baku sudah melalui proses perencanaan
yang telah diprediksi akan digunakan untuk membuat makanan tetentu. Namun,
hal ini tidak selalu berjalan dengan lancar. Jika tiba-tiba permintaan konsumen
yang menigkat dan ada beberapa item bahan baku yang tidak tersedia, maka hal
tersebut akan mengganggu aktifitas penjualan sehingga bukan tidak mungkin
apabila pihak purchasing akan memesan bahan baku diluar perhitungan dan
perencanaan.
42
3.2.4. Solusi Dalam Mengelola Pengadaan Bahan Baku Pada Yellowfin
Restaurant
1. Solusi dalam melakukan pemesanan bahan baku adalah pihak purchasing harus
mengambil tindakan lebih lanjut apabila pihak supplier tidak dapat memenuhi
permintaan. Hal tersebut akan sangat membantu store man dalam mengatasi
permasalahan ketersediaan bahan baku agar tidak terjadi penundaan dalam
proses produksi, dan akan bertindak cepat untuk melakukan pengalihan bahan
baku jika diperlukan.
2. Solusi yang tepat dalam mengelola pengadaan bahan baku adalah membangun
komunikasi yang baik antara kepala departemen kitchen, bar, store man, dan
purchasing sebagai perencana. Tindakan responsive yang cepat dan tepat akan
berpengaruh pada proses persediaan apabila masalah tersebut langsung
ditindaklanjuti sehingga ketersediaan bahan baku tidak terganggu.
top related