bab 3 analisis sistem yang sedang berjalan 3.1 …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-1-00131-if...
Post on 06-Mar-2019
222 Views
Preview:
TRANSCRIPT
54
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Riwayat Perusahaan
Perjalanan perusahaan dimulai dengan kegiatan pemasaran produk
minuman ringan dalam cup untuk wilayah Jabodetabek. Berangkat dari
pengalaman sebagai distributor minuman selama 5 tahun (dari tahun 2002
sampai tahun 2007), maka akhirnya perusahaan memberanikan diri untuk
membuat sebuah pabrik minuman ringan dalam cup dengan nama PT. Amico
Primarasa, yang didirikan pada tanggal 08 Mei 2007. PT. Amico Primarasa
berlokasi di Jl. Setia Mekar Kampung Bulu no. 8 Rt 002 / Rw 002, Desa Setia
Mekar, Kecamatan Tambun, Bekasi.
Pemasaran yang dilakukan perusahaan bersifat langsung, artinya
perusahaan menangani sendiri kegiatan permasaran dan penjualannya. Adapun
bentuk promosi yang dilakukan perusahaan bersifat langsung seperti potongan
harga khusus, hadiah langsung (kaos) dan bonus produk.
Target penjualan perusahaan adalah kepada seluruh lapisan masyarakat.
Namun, produk yang dihasilkan perusahaan lebih disukai dan banyak
dikonsumsi oleh anak sekolah setingkat SD dan SMP.
PT. Amico Primarasa memasarkan produknya ke beberapa daerah di
Indonesia. Selain daerah pemasaran Jabodetabek, perusahaan telah berhasil
55
memasarkan produknya ke luar Pulau Jawa, seperti Medan, Padang, Batam,
Palembang, Jambi, Lampung, Banjarmasin, Makasar, dan Bali.
Untuk mengatasi persaingan dari industri yang sejenis, perusahaan
menyiasati dengan memberikan harga yang terjangkau oleh masyarakat namun
dengan kualitas produk yang tetap terjaga, bermutu, serta pengiriman barang
yang tepat waktu.
Untuk proses produksi, perusahaan telah menggunakan mesin-mesin
otomatis. Khususnya, untuk proses pengisian sirup ke dalam cup (filling). Hal
ini demi menjaga kondisi higienis minuman tersebut. Selain itu, di setiap
proses produksi sejak dari penerimaan bahan baku, pemasakan, pengisian,
sampai dengan pengepakan perusahaan menggunakan fungsi quality control
yang terkoordinasi.
Perusahaan juga masih menggunakan tenaga manusia pada bagian
penyeleksian kualitas bahan baku, penyeleksian produk yang keluar dari mesin
ACS (Auto Cup Sealer) dan pada proses pengecapan.
PT. Amico Primarasa dipimpin oleh seorang direktur utama yang
mempunyai wewenang penuh pada perusahaan. PT. Amico Primarasa memiliki
170 orang tenaga kerja yang terdiri dari 148 orang tenaga kerja laki-laki dan 22
orang tenaga kerja perempuan.
56
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
PT. Amico Primarasa memiliki visi dan misi sebagai berikut :
Visi :
1. Menjadi perusahaan yang memproduksi minuman yang selalu prima dalam
rasa dan kompetitif dalam harga.
Misi :
1. Menerapkan food hygiene dalam setiap tahapan proses produksi, efisien,
dan produktif dalam pemanfaatan seluruh sumber daya yang ada dalam
setiap departemen.
2. Menghasilkan produk yang kompetitif dan mampu memenangkan pasar.
3.2 Struktur Organisasi
PT. Amico Primarasa menganut struktur organisasi fungsional yang terpusat,
di mana setiap fungsi bertanggung jawab kepada atasannya masing-masing. Adapun
struktur organisasi fungsional ini dibagi atas 2 fungsi besar, yaitu manager keuangan
dan manager operasional. Kewenangan tertinggi berada pada direktur utama yang
membawahi para manager dan seterusnya sampai ke tingkat paling bawah.
57
Struktur organisasi yang ada pada PT. Amico Primarasa terlihat pada gambar
di berikut ini.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Amico Primarasa
Tugas dan wewenang dari masing-masing bagian :
1. Direktur Utama
• Merupakan pimpinan tertinggi dari PT. Amico Primarasa yang bertugas
mengawasi jalannya kegiatan perusahaan secara keseluruhan.
• Menetapkan berbagai kebijaksanaan perusahaan.
• Memimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan manager keuangan dan
manager operasional.
2. Manager Keuangan
• Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan
target yang ditentukan.
• Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja dan anggaran.
58
• Melaporkan kinerja bagian pembelian, penjualan, dan keuangan & akuntansi
kepada direktur utama.
• Bertanggung jawab langsung terhadap direktur utama.
3. Manager Operasional
• Menentukan prosedur pemakaian dan tata tertib penggunaan fasilitas.
• Bertanggung jawab terhadap operasional fasilitas umum.
• Bertanggung jawab terhadap jalannya proses operasional perusahaan.
• Melaporkan kinerja bagian research & development, produksi, pemasaran,
dan HRD kepada direktur utama.
• Bertanggung jawab langsung terhadap direktur utama.
4. Bagian Pembelian
• Mengurus dan mengkoordinasi proses pelaksanaan pembelian.
• Mengusahakan teknik-teknik lain dalam pembelian untuk mendapat bahan
baku yang berkualitas tinggi dan menguntungkan.
• Mencatat informasi supplier.
• Memeriksa persediaan bahan baku.
• Mencatat pembelian bahan baku.
• Membuat laporan pembelian bahan baku yang diserahkan kepada manager
keuangan.
• Bertanggung jawab langsung kepada manager keuangan.
59
5. Bagian Keuangan dan Akuntansi
• Mengendalikan pengeluaran perusahaan.
• Membuat proyeksi pendapatan (estimasi pendapatan).
• Menyusun dan mengendalikan laporan keuangan berdasarkan pencatatan yang
telah dilakukan dan menyajikan tepat pada waktunya kepada manager
keuangan.
• Bertanggung jawab pada perencanaan anggaran.
• Bertanggung jawab atas pengawasan kas.
• Bertanggung jawab langsung kepada manager keuangan.
6. Bagian HRD
• Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja.
• Bertanggung jawab pengembangan dan evaluasi karyawan.
• Memberikan kompensasi dan perlindungan terhadap karyawan.
• Berwenang untuk memberhentikan karyawan.
• Bertanggung jawab langsung kepada manager operasional.
7. Bagian Produksi
• Menetapkan standar produk hasil produksi.
• Mengawasi jalannya proses produksi.
• Menetapkan prosedur dan rencana untuk jangka panjang maupun jangka
pendek di bidang produksi.
• Menjaga mutu produk yang dihasilkan.
60
• Membuat anggaran produksi.
• Bertanggung jawab atas kelancaran proses produksi.
• Membuat laporan penggunaan bahan baku dan produk yang dihasilkan dalam
kegiatan produksi.
• Bertanggung jawab langsung kepada manager operasional.
8. Bagian Pemasaran
• Merencanakan strategi pemasaran.
• Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan pemasaran.
• Bertanggung jawab terhadap kegiatan pemasaran.
• Merencanakan strategi promosi.
• Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan promosi.
• Bertanggung jawab langsung kepada manager operasional.
9. Bagian Penjualan
• Menentukan harga barang hasil produksi.
• Mengkoordinasi dan membuat laporan pengeluaran barang.
• Mencatat informasi customer.
• Bertanggung jawab terhadap kegiatan penjualan.
• Memeriksa persediaan bahan jadi.
• Membuat laporan penjualan yang diserahkan kepada manager keuangan.
• Bertanggung jawab langsung kepada manager keuangan.
61
10. Bagian Research & Development
• Mengesahkan produk baru yang akan siap diproduksi.
• Membuat laporan mengenai penelitian dan pengembangan produk baru
kepada direktur operasional.
• Bertanggung jawab atas proses penelitian dan pengembangan produk.
• Meracik produk yang akan keluar.
• Melakukan pemilihan produk-produk tersebut.
• Melakukan percobaan-percobaan produk.
• Menentukan bahan pembuatan produk.
• Bertanggung jawab atas penelitian produk baru.
• Bertanggung jawab langsung kepada manager operasional.
3.3 Tata Laksana / Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan
3.3.1 Prosedur Pembelian
Sistem pembelian dimulai dengan pengecekan jumlah bahan baku pada
gudang persediaan bahan baku oleh bagian pembelian. Setelah memeriksa
persediaan, bagian pembelian membuat purchase order (PO) untuk pembelian
bahan baku berdasarkan persediaan bahan baku. Selanjutnya PO tersebut
dikirim ke supplier dan menentukan cara pembayarannya, tunai atau kredit.
Setelah itu, supplier mengirimkan bahan baku beserta surat jalan dan copy
surat jalan ke bagian pembelian. Bagian pembelian akan memeriksa bahan
baku yang dikirim. Kemudian surat jalan tersebut ditandatangani oleh bagian
pembelian. Surat jalan yang asli dikembalikan ke supplier, sedangkan copy
62
surat jalan disimpan bagian pembelian.. Apabila terdapat bahan baku yang
tidak sesuai atau rusak dan supplier masih ada di tempat, maka bagian
pembelian akan mengubah jumlah bahan baku pada surat jalan sesuai dengan
jumlah bahan baku yang diterima. Bahan baku yang rusak akan dikembalikan
pada saat itu juga. Bila supplier sudah tidak ada di tempat, maka bagian
pembelian akan memberitahukan kepada supplier mengenai bahan baku yang
rusak tersebut dan membuat surat retur pembelian bahan baku sesuai dengan
bahan baku yang akan dikembalikan. Bahan baku tersebut akan diambil oleh
supplier bersamaan dengan pengiriman bahan baku untuk pembelian
berikutnya. Kemudian supplier akan menandatangani surat retur tersebut. Surat
retur yang asli disimpan oleh bagian pembelian, sedangkan copy surat retur
diberikan kepada supplier. Kemudian semua data diberikan kepada bagian
keuangan dan akuntansi.
Setelah beberapa minggu, supplier datang ke bagian keuangan &
akuntansi dengan membawa surat jalan yang sudah ditandatangani, copy surat
retur, dan faktur penjualan bahan baku sesuai jumlah bahan baku yang dijual.
Lalu, bagian keuangan & akuntansi memeriksa kecocokan surat jalan tersebut
dengan copy surat jalan yang dimiliki perusahaan. Jika sudah sesuai, bagian
keuangan & akuntansi membuat tanda terima yang akan diberikan kepada
supplier sebagai tanda bahwa surat jalan asli dan faktur penjualan bahan baku
sudah diterima oleh perusahaan. Selanjutnya, bagian keuangan & akuntansi
membuat giro berdasarkan surat jalan, surat retur, dan faktur penjualan bahan
baku dari supplier. Jika giro sudah siap, supplier datang dengan menyerahkan
tanda terima ke bagian keuangan & akuntansi untuk mengambil giro dan surat
63
retur asli. Setelah giro diberikan kepada supplier, bagian keuangan & akuntansi
mengubah status pembayaran pada data pembelian sesuai dengan faktur
penjualan bahan baku dari supplier.
Setiap bulan, bagian pembelian membuat laporan pembelian bahan
baku. Kemudian laporan tersebut diberikan kepada manager keuangan.
3.3.2 Prosedur Produksi
Sistem produksi dimulai dari perintah oleh manager operasional untuk
memproduksi sejumlah barang jadi tertentu. Bagian produksi selanjutnya
membuat daftar kebutuhan bahan baku yang diperlukan dalam menghasilkan
semua barang jadi dalam satu proses produksi. Setelah bahan baku tersedia,
produksi pun dapat dilaksanakan. Setelah produksi selesai, bagian produksi
akan menambahkan jumlah barang jadi sesuai dengan hasil produksi dan
mencatat semua data bahan baku yang dipakai. Setelah itu, bagian produksi
membuat laporan hasil produksi yang menghasilkan jumlah barang jadi
tertentu.
Setiap bulan, bagian produksi membuat laporan produksi barang jadi.
Kemudian laporan tersebut diberikan kepada manager operasional.
3.3.3 Prosedur Penjualan
Sistem penjualan dimulai dengan penerimaan surat pemesanan barang
jadi oleh customer yang diberikan pada bagian penjualan. Kemudian bagian
penjualan akan membuat delivery order (DO) berdasarkan surat pemesanan
barang jadi tersebut. Selanjutnya, bagian penjualan memeriksa persediaan
64
barang yang akan dipesan oleh pelanggan. Jika barang jadi yang dipesan oleh
pelanggan tersedia, maka bagian penjualan akan menanyakan terlebih dahulu
proses pembayaran yang akan dilakukan oleh pelanggan, tunai atau hutang.
Selanjutnya, bagian penjualan membuat surat jalan. Setelah itu, barang jadi
beserta surat jalan dikirimkan kepada customer. Lalu customer memeriksa
kecocokan barang jadi yang dikirim. Bila ada barang jadi yang tidak sesuai
atau rusak, maka customer akan mengembalikan barang jadi tersebut dan
mengubah surat jalan sesuai dengan barang yang diterima. Setelah itu, surat
jalan ditandatangani oleh customer kemudian diambil oleh bagian penjualan,
sedangkan copy surat jalan diberikan kepada customer. Bila retur dilakukan
setelah karyawan PT. Amico Primarasa sudah tidak ada di tempat customer,
maka customer akan memberitahukan kepada bagian penjualan. Kemudian
bagian penjualan membuat surat retur penjualan berdasarkan barang jadi yang
dikembalikan sesuai dengan surat jalan. Lalu, barang jadi akan diambil kembali
dengan memberikan surat retur yang asli dan telah ditandatangani bagian
penjualan kepada customer. Copy surat retur akan disimpan oleh bagian
penjualan. Lalu bagian penjualan membuat faktur penjualan sesuai dengan
surat jalan yang telah ditandatangani dan copy surat retur.
Saat batas waktu pembayaran telah berakhir, bagian penjualan akan
menagih pembayaran customer dengan membawa surat jalan, copy surat retur,
dan faktur penjualan. Kemudian, customer memeriksa kecocokan surat jalan,
copy surat retur dan faktur tersebut dengan copy surat jalan yang dimilikinya.
Bila sesuai, customer akan melakukan pembayaran sesuai dengan faktur
tersebut. Setelah menerima pembayaran, bagian penjualan akan mengubah
65
status hutang dari pelanggan pada transaksi penjualan sesuai dengan faktur
penjualan barang jadi.
Setiap bulan, bagian penjualan membuat laporan penjualan barang jadi.
Kemudian laporan tersebut diberikan kepada manager keuangan.
3.4 Diagram Aliran Data
3.4.1 Diagram Konteks
Sistem Pembelian, Produksi, dan Penjua lan
PT Amico Primarasa
Suppl ier
Customer
Manager Keuangan
Manager Operasional
Purchase Order
Surat jalan Surat jalan + tanda tangan
Surat jalan + tanda tangan, surat retur, dan faktur
Bukti pembayaran
Surat pemesanan
Surat jalan + tanda tangan Surat jalan
Surat jalan + tanda tangan, surat retur, dan faktur
Bukti pembayaran
Surat retur
Surat retur Laporan produksi
Laporan pembelian bahan baku
Laporan penjualan barang jadi
Gambar 3.2 Diagram Konteks
66
3.4.2 Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol
67
3.5 Definisi Sistem
3.5.1 Mission Statement
Tujuan dari pembuatan aplikasi sistem basis data pembelian, produksi,
dan penjualan ini yaitu untuk mempermudah pencarian data, penyeleksian data,
perbandingan data, dan pencatatan transaksi dan laporan. Selain itu, pembuatan
aplikasi sistem basis data juga membantu mempermudah dan meningkatkan
akurasi perhitungan data yang tergantung dari beberapa data / tabel yang
terpisah, mempercepat dalam pengambilan keputusan berdasarkan data yang
akurat, misalnya masalah pembelian bahan baku atau penjualan barang jadi
untuk persediaan yang sudah hampir habis, dan menjaga keamanan data dari
bahaya kehilangan data.
3.5.2 Mission Objectives
1. Pengelolaan data (insert dan update) bahan baku
2. Pengelolaan data (insert dan update) barang jadi
3. Pengelolaan data (insert dan update) supplier
4. Pengelolaan data (insert dan update) karyawan
5. Pengelolaan data (insert dan update) customer
6. Pengelolaan data (insert) purchase order
7. Pengelolaan data (insert dan update) pembelian
8. Pengelolaan data (insert) retur pembelian
9. Pengelolaan data (insert) produksi
10. Pengelolaan data (insert) delivery order
11. Pengelolaan data (insert dan update) penjualan
68
12. Pengelolaan data (insert dan update) surat jalan
13. Pengelolaan data (insert) retur penjualan
14. Menampilkan data bahan baku
15. Menampilkan data barang jadi
16. Menampilkan data supplier
17. Menampilkan data karyawan
18. Menampilkan data customer
19. Menampilkan purchase order
20. Menampilkan pembelian
21. Menampilkan retur pembelian
22. Menampilkan delivery order
23. Menampilkan penjualan
24. Menampilkan surat jalan
25. Menampilkan retur penjualan
26. Membuat laporan pembelian
27. Membuat laporan produksi
28. Membuat laporan penjualan
29. Melakukan pencarian pada data bahan baku
30. Melakukan pencarian pada data barang jadi
31. Melakukan pencarian pada data supplier
32. Melakukan pencarian pada data karyawan
33. Melakukan pencarian pada data customer
34. Melakukan pencarian pada pembelian
35. Melakukan pencarian pada retur pembelian
69
36. Melakukan pencarian pada produksi
37. Melakukan pencarian pada penjualan
38. Melakukan pencarian pada surat jalan
39. Melakukan pencarian pada retur penjualan
3.5.3 System Boundaries
Retur Pembelian Pembelian
PenjualanRetur Penjualan
Produksi
Keuangan & Akuntansi
Pemasaran
Penelitian & Pengembangan
Produk
HRD Perpajakan
Gambar 3.4 System Boundaries
70
3.6 User Requirement Specifications (URS)
3.6.1 Data Requirement
1. Bahan baku
Informasi yang berisi tentang data-data bahan baku yang tersedia di
perusahaan. Data yang diperlukan antara lain kode bahan baku, nama
bahan baku, stok bahan baku, stok minimum bahan baku, dan satuan.
2. Barang jadi
Informasi yang berisi tentang data-data barang jadi yang tersedia di
perusahaan. Data yang diperlukan antara lain kode barang jadi, nama
barang jadi, harga barang jadi, stok barang jadi, dan stok minimum barang
jadi.
3. Supplier
Informasi yang berisi tentang data-data supplier. Data yang diperlukan
antara lain kode supplier, nama supplier, alamat customer, kota supplier,
contact person supplier, telepon supplier, fax supplier, dan email supplier.
4. Karyawan
Informasi yang berisi tentang data-data karyawan. Data yang diperlukan
antara lain kode karyawan, nama karyawan, jenis kelamin, alamat
karyawan, tanggal lahir, tanggal masuk, tanggal keluar, jabatan, telepon
karyawan, dan email karyawan.
5. Customer
Informasi yang berisi tentang data-data customer. Data yang diperlukan
antara lain kode customer, nama customer, alamat customer, kota
71
customer, contact person customer, telepon customer, fax customer, dan
email customer.
6. Purchase order (PO)
Informasi yang berisi tentang pesanan bahan baku yang dilakukan
perusahaan kepada supplier. Data yang diperlukan antara lain no PO,
tanggal PO, kode supplier, nama supplier, alamat supplier, kode
karyawan, nama karyawan, kode bahan baku, nama bahan baku, jumlah,
dan satuan.
7. Pembelian
Informasi yang berisi tentang pembelian yang dilakukan perusahaan
kepada supplier. Data yang diperlukan antara lain no faktur pembelian, no
PO, tanggal pembelian, kode supplier, nama supplier, kode karyawan,
nama karyawan, kode bahan baku, nama bahan baku, jumlah, satuan,
harga beli, total harga, grand total harga, tanggal jatuh tempo pembayaran,
status pembayaran, dan nomor giro.
8. Retur pembelian
Informasi yang berisi tentang pengembalian bahan baku yang dibeli oleh
perusahaan kepada supplier yang disebabkan karena kerusakan /
ketidaksesuaian barang. Data yang diperlukan antara lain no retur
pembelian, no faktur pembelian, tanggal retur pembelian, kode supplier,
nama supplier, alamat supplier, kode karyawan, nama karyawan, kode
bahan baku, nama bahan baku, jumlah, dan satuan.
72
9. Produksi
Informasi yang berisi tentang produksi yang dilakukan perusahaan untuk
menghasilkan barang jadi tertentu dengan pemakaian bahan baku tertentu.
Data yang diperlukan antara lain no produksi, tanggal produksi, kode
karyawan, nama karyawan, kode bahan baku, nama bahan baku, jumlah
pakai bahan baku, satuan, kode barang jadi, nama barang jadi, dan jumlah
produksi barang jadi.
10. Delivery order
Informasi yang berisi tentang pesanan barang jadi yang dilakukan
customer kepada perusahaan. Data yang diperlukan antara lain no DO,
tanggal DO, kode customer, nama customer, alamat customer, kode
karyawan, nama karyawan, kode barang jadi, nama barang jadi, dan
jumlah.
11. Penjualan
Informasi yang berisi tentang penjualan barang jadi yang dilakukan
perusahaan kepada customer. Data yang diperlukan antara lain no faktur
penjualan, no DO, tanggal penjualan, kode customer, nama customer,
alamat customer, kode karyawan, nama karyawan, kode barang jadi, nama
barang jadi, jumlah, harga jual, total harga, grand total harga, tanggal jatuh
tempo pembayaran, status pembayaran, dan keterangan.
12. Surat jalan
Informasi yang berisi tentang pengiriman barang jadi kepada customer.
Data yang diperlukan antara lain no surat jalan, no faktur penjualan,
tanggal surat jalan, kode customer, nama customer, alamat customer, kode
73
karyawan, nama karyawan, no mobil, kode barang jadi, nama barang jadi,
dan jumlah.
13. Retur penjualan
Informasi yang berisi tentang pengembalian barang jadi yang dijual oleh
perusahaan kepada customer yang disebabkan karena kerusakan /
ketidaksesuaian barang. Data yang diperlukan antara lain no retur
penjualan, no faktur penjualan, tanggal retur penjualan, kode customer,
nama customer, alamat customer, kode karyawan, nama karyawan, kode
barang jadi, nama barang jadi, dan jumlah.
3.6.2 Transactions Requirement
3.6.2.1 Data Entry
1. insert data bahan baku
2. insert data barang jadi
3. insert data supplier
4. insert data karyawan
5. insert data customer
6. insert data purchase order
7. insert data pembelian
8. insert data retur pembelian
9. insert data produksi
10. insert data delivery order
11. insert data penjualan
12. insert data retur penjualan
74
13. insert data surat jalan
3.6.2.2 Data Updates
1. update data bahan baku
2. update data barang jadi
3. update data supplier
4. update data karyawan
5. update data customer
6. update data pembelian
7. update data penjualan
8. update data surat jalan
3.6.2.3 Data Queries
1. Menampilkan data supplier berdasarkan pembelian
2. Menampilkan data customer berdasarkan penjualan
3. Menampilkan karyawan yang mengurus purchase order
4. Menampilkan karyawan yang mengurus pembelian
5. Menampilkan karyawan yang mengurus retur pembelian
6. Menampilkan karyawan yang mengurus produksi
7. Menampilkan karyawan yang mengurus delivery order
8. Menampilkan karyawan yang mengurus penjualan
9. Menampilkan karyawan yang mengurus surat jalan
10. Menampilkan karyawan yang mengurus retur penjualan
11. Menampilkan stok bahan baku berdasarkan nama bahan baku
75
12. Menampilkan stok barang jadi berdasarkan nama barang jadi
13. Menampilkan status pembayaran pembelian kepada supplier
berdasarkan no faktur pembelian
14. Menampilkan status pembayaran penjualan kepada customer
berdasarkan no faktur penjualan
15. Menghasilkan laporan pemakaian bahan baku pada proses produksi
berdasarkan tanggal
16. Menghasilkan laporan hasil barang jadi pada proses produksi
berdasarkan tanggal
17. Menghasilkan laporan pembelian bahan baku berdasarkan tanggal
18. Menghasilkan laporan penjualan barang jadi berdasarkan tanggal
3.6.3 General Systems Requirement
1. Initial Database Size
• Terdapat sekitar 50 bahan baku yang dibeli dalam proses pembelian.
• Terdapat sekitar 50 bahan baku yang digunakan dalam proses produksi.
• Terdapat sekitar 19 barang jadi yang dihasilkan dalam proses produksi.
• Terdapat sekitar 19 barang jadi yang dijual dalam proses penjualan.
• Terdapat 1 karyawan yang bertugas sebagai manager keuangan.
• Terdapat 1 karyawan yang bertugas sebagai manager operasional.
• Terdapat 3 karyawan yang bertugas sebagai bagian pembelian.
• Terdapat 1 karyawan yang bertugas sebagai kepala bagian produksi.
• Terdapat 5 karyawan yang bertugas sebagai bagian penjualan.
76
• Terdapat sekitar 10 perusahaan yang menjadi supplier PT. Amico
Primarasa.
• Terdapat sekitar 40 customer yang melakukan pemesanan kepada PT.
Amico Primarasa.
2. Database Growth
• Sekitar 40 PO pembelian yang ada dalam 1 bulan.
• Sekitar 40 pembelian yang ada dalam 1 bulan.
• Sekitar 10 retur pembelian yang ada dalam 1 bulan.
• Sekitar 100 DO penjualan yang ada dalam 1 bulan.
• Sekitar 100 penjualan yang ada dalam 1 bulan.
• Sekitar 100 surat jalan yang ada dalam 1 bulan.
• Sekitar 15 retur penjualan yang ada dalam 1 bulan.
• Sekitar 3 kali proses produksi dalam 1 hari.
• Sekitar 5 karyawan yang masuk dalam 1 tahun.
• Sekitar 5 customer baru yang melakukan pemesanan dalam 1 tahun.
• Sekitar 2 supplier baru yang melakukan pemesanan dalam 1 tahun.
• Sekitar 2 bahan baku baru yang ada dalam 1 tahun.
• Sekitar 1 barang jadi baru yang ada dalam 1 tahun.
3. Networking and Shared Access
• Sistem dapat diakses secara bersamaan oleh 2 atau lebih pengguna
4. Security
• Basis data dilindungi dengan password.
77
• Setiap staf perusahaan diberikan hak akses ke dalam basis data sesuai
dengan kebutuhan dan jabatan.
5. Backup and Recovery
• Basis data di-backup sekali dalam sehari.
3.7 Permasalahan yang Dihadapi
Setelah melakukan analisis terhadap transaksi pembelian, produksi, dan
penjualan pada PT. Amico Primarasa, dapat diidentifikasikan masalah-masalah yang
dihadapi adalah sebagai berikut :
1. Tidak adanya sharing data karena basis data tersimpan secara terpisah tiap
divisi, sehingga menyulitkan dalam update data, karena harus melakukan update
pada beberapa komputer sekaligus, dan untuk mengumpulkan data harus
dilakukan dari komputer yang berbeda-beda.
2. Adanya kemungkinan data yang tidak konsisten. Hal ini disebabkan karena basis
data tidak disimpan secara terpusat, sehingga update data tidak dilakukan secara
bersamaan, menyebabkan rentan akan kesalahan input dan update data dan akan
membingungkan saat proses pembuatan laporan.
3. Sistem basis data yang dipakai masih kurang mampu mempercepat dan
mempermudah dalam proses penginputan data yang diperlukan oleh perusahaan
secara valid, sehingga sering terjadi redundansi data.
4. Kurangnya security basis data, karena basis data dapat diakses oleh siapapun.
5. Tidak adanya backup data.
78
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisis permasalahan yang dihadapi oleh PT. Amico Primarasa,
maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah membangun sistem aplikasi basis
data yang dapat mengolah data perusahaan terutama data yang bersangkutan dengan
proses pembelian, produksi, dan penjualan barang yang dapat menggantikan sistem
yang lama. Sistem aplikasi basis data ini akan membuat proses pengolahan,
pencarian, perbandingan, dan perhitungan data menjadi efektif dan efisien. Selain
itu, keamanan data juga akan lebih terjamin karena adanya hak akses yang diberikan
untuk mengakses basis data.
top related