bab 3 analisis kebutuhan sistem 3.1 sejarah singkat …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-2-00215-if...
Post on 02-Mar-2019
220 Views
Preview:
TRANSCRIPT
52
BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Asuransi Purna Artanugraha (PT. Asuransi ASPAN) didirikan di Jakarta
berdasarkan Akta No. 7 tanggal 10 Juni 1991 Jo. Akta No. 13 tanggal 25 Oktober
1991 tentang perubahan Pasal 2 (Maksud & Tujuan) dan Pasal 4 (Modal), jo. Akte
No. 5 tanggal 30 April 1992 tentang perubahan Pasal 2 (Maksud & Tujuan) dibuat
dihadapan L. Siregar, SH, Notaris di Jakarta.
Anggaran Dasar perusahaan telah memalui beberapa kali perubahan dan
terakhir melalui Notaris Roesnastiti Prayitno, SH, MA Akta No. 1 tanggal 2 Januari
1997 tetang perubahan susunan manajemen, Akta No. 30 tanggal 26 Desember 1997
tentang perubhan Modal Dasar & Modal Disetor perusahaan dan terakhir Akte No. 3
tanggal 5 Juli 1999 tentang perubahan Modal Disetor. Ijin usaha PT. Asuransi Purna
Artanugraha (PT. Asuransi ASPAN) dikeluarkan oleh Departemen Keuangan RI
melalui Surat Keputusan No. 155/KM.13/1992 tanggal 23 Mei 1992 dengan
kegiatan usaha di bidang Asuransi Kerugian dan Reasuransi.
PT. Asuransi ASPAN memiliki 3 jenis primadona sumber pendapatan premi,
yaitu dari:
• Asuransi Kecelakaan diri (Khusus Kapal Penumpang PT. PELNI)
• Asuransi Marine Hull (Asuransi Kapal)
• Asuransi Marine Cargo (Asuransi Pengangkutan)
53
Jasa asuransi yang diberikan oleh PT. Asuransi ASPAN selain ketiga jenis
asuransi tersebut diatas, juga mencakup jenis asuransi kerugian lainnya, diantaranya:
• Asuransi Kebakaran (Fire Insurance)
• Asuransi Kendaraan Bermotor (Motor Vehicle Insurance)
• Asuransi Konstruksi (Contractor All Risk Insurance)
• Asuransi Pemasangan mesin-mesin (Engineering Insurance)
• Asuransi Alat-alat Berat (Heavy Equipment)
• Asuransi Kebongkaran (Burglary Insurance)
• Asuransi Uang dalam perjalanan (Cash in transit)
• Asuransi Kecelakaan Diri (Personal Accident Insurance)
• Asuransi Elektronik (Electronic Equipment Insurance)
• Dan sejenisnya
3.2 Visi Dan Misi Perusahaan
• Visi PT. Asuransi Purna Arthanugraha adalah menjadi perusahaan umum pilihan
utama masyarakat dan memiliki jaringan internasional.
• Misi PT. Asuransi Purna Arthanugraha adalah :
• Menjadi market leader dalam marine insurance yang mampu mempertahankan
surplus Underwriting.
• Prima dalam pengembangan produk, prima dalam layanan dan prima dalam
pengelolaan sumber daya.
• Menjadi perusahaan yang mampu tumbuh secara berkesinambungan.
• Menyelenggarakan perusahaan dengan menerpkan prinsip-prinsip tata kelola
perusahaan yang baik.
54
• Menyelenggarakan Risk Management yang Prudent
• Memberikan kontribusi kepada Stakeholders.
3.3 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi perusahaan yang terakhir dikeluarkan oleh Direksi
adalah No. SK-036/DIR/XII/01 tanggal 31 Desember 2001 hingga kini struktur
tersebut tidak mengalami perubahan.
55
PT. ASURANSI PURNA ARTHANUGRAHA
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT. Asuransi Purna Arthanugraha
56
Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Direktorat Teknik
57
Gambar 3. 3 Struktur Organisasi Kantor Cabang Utama dan Kelas A
58
Gambar 3. 4 Struktur Organisasi Kantor Cabang Utama dan Kelas B
59
a. Direktur Utama
Direktur utama disamping membawahi dua Direktur (Teknik dan
Keuangan) secara struktural membawahi 4 (empat) unit kerja dan secara
struktural membawahi 2 (dua) unit Operasional yang terdiri dari:
1. Unit staffing
Unit staffing terdiri dari
• Unit Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan
Memberikan usul, saran baik teknis maupun strategis, meliputi semua
bidang kegiatan perusahaan.
• Unit Satuan Pengawas Intern
Membantu mengarahkan dan ikut serta memelihara terlaksananya
operasional perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku agar tujuan
perusahaan tercapai secara efisien dan efektif serta melakukan pembinaan
terhadap sumber daya manusia yang berada dalam unitnya.
• Unit Sekretariat dan Umum
Melaksanakan administrasi kesekretariatan dan bidang umum dalam
rangka kelancaran operasional perusahaan.
• Unit Personalia
Melaksanakan administrasi kepegawaian dan perencanaan dan pengadaan
sumber daya manusia serta melaksanakan fungsi-fungsi personalian dan
melakukan pembinaan terhadap Sumber Daya Manusia (SDM)
60
• Kepala Cabang
Sebagai Wakil Direksi dan sebagai Geneal Manajer di Kantor Cabang,
bertugas menentukan langkah-langkah strategis dalam pelaksanaan
seluruh fungsi manajemen di kantor cabang serta bertanggung jawab
sepenuhnya atas pelaksanaan fungsi organisasi kantor cabang sesuai
system, prosedur dan kebijaksanaan perusahaan.
2. Unit Operasional
Menentukan langkah-langkah strategis terhadap seluruh fungsi-fungsi
manajemen dan bidang operasi/marketing, dengan merencanakan, membuat,
menjalankan dan mengendalikan pelaksanaan rencana kerja dan anggaran
secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai sasaran perusahaa. Unit
Operasional membawahi:
a. Bagian Agen dan Broker
Sebagai manajer yang bertugas menentukan langkah-langkah
operasional terhadap seluruh fungsi-fungsi manajemen di lingkungan
kerjanya, membuat strategi pola pengembangan agen dan broker dengan
cara mengevaluasi dan membina broker dan agen dengan memperhatikan
ketentuan yang berlaku.
b. Bagian Account Officer
Melaksanakan fungsi-fungsi pemasaran antara lain : penjualan,
promosi pembinaan dan pengembangan relasi serta pelayanan kepada
pelanggan,mengelola administrasi pemasaran serta pembinaan terhadap
pegawai dibawah koordinasinya.
61
c. Bagian Customer Service
Sebagai manajer yang melakukan langkah-langkah operasional
terhadap fungsi-fungsi manajemen didalam lingkup kerjanya, dan
melakukan pelayanan kepada relasi dan calon relasi terhadap semua
aspek operasional perusahaan dan ujung tombak perusahaan dalam
memposisikan perusahaan melalui program public relation dan berbagai
cara media.
b. Direktur Teknik
Direktur Teknik membawakan 2 (dua) Divisi yaitu:
1. Divisi Underwriting
a. Kepala Bagian Underwriting Marine
Menentukan langkah operasional terhadap seluruh fungsi-fungsi
menajemen dalam bidang asuransi kerugian khususnya marine yang terdiri
atas marine cargo dan marine hull. Kepala Bagian Underwriting Marine
membawahi 2 (dua) Kepala Seksi, yaitu Seksi Marine Cargo dan Seksi
Marine Hull.
b. Kepala Bagian Underwriting Non-Marine
Menentukan langkah operasional terhadap seluruh fungsi-fungsi
menajemen dalam bidang asuransi kerugian khususnya non-marine yang
terdiri atas asuransi kebakaran dan aneka. Kepala Bagian Underwriting
Non-Marine membawahi 2 (dua) Kepala Seksi, yaitu Seksi Kebakaran dan
Engineering dan Seksi Kendaraan Bermotor dan Aneka.
62
c. Kepala Bagian Administrasi Teknik atau Manajer Administrasi Teknik
Menentukan langkah-langkah operasional terhadap fungsi analisis
menyeluruh atas keadaan, meliputi : underwriting/akseptasi, reasuransi dan
klaim serta pelayanan.
Kepala Bagian Administrasi Teknik membawahi 3 (tiga) Kepala Seksi,
yaitu Seksi Administrasi Akseptasi , Seksi Administrasi Reasuransi dan
Seksi Administrasi Klaim
2. Divisi Klaim
a. Kepala Bagian Klaim Marine
Menentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh fungsi-
fungsi manajemen klaim marine serta melakukan pembinaan SDM dalam
unit kerjanya. Kepala Bagian Klaim Marine membawahi 2 (dua) Kepala
Seksi, yaitu Seksi Klaim Marine Cargo dan Seksi Klaim Marine Hull.
b. Kepala Bagian Klaim Non-Marine
Menentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh fungsi-
fungsi manajemen klaim non-marine serta melakukan pembinaan SDM
dalam unit kerjanya.
Kepala Bagian Klaim Non-Marine membawahi 2 (dua) Kepala
Seksi, yaitu Seksi Klaim Kebakaran dan Engineering dan Seksi Klaim
Kendaraan Bermotor dan Aneka.
3. Direktur Administrasi & Keuangan
Direktur Administrasi & Keuangan membawahi 2 (dua) Divisi dan 1
(satu) bagian, yaitu:
63
• Divisi Keuangan
Menentukan langkah-langkah strategis terhadap seluruh fungsi-
fungsi manajemen dalam bidang keuangan dengan merencanakan,
membuat, menjalankan dan mengendalikan pelaksanaan rencana kerja dan
angaran secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai sasaran
perusahaan. Kepala Divisi keuangan membawahi :
• Bagian Investasi dan Pajak
Menentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh
fungsi-fungsi manajemen yang ada dalam lingkungan kerjanya. Menjaga
tersedianya dana untuk mendukung operasional perusahaan, menjaga
liquiditas dan rentabilitas perusahaan.Memastikan bahwa perhtiungan pajak
dibayarkan perusahaan sudah tepat dan benar. Kepala Bagian Investasi dan
Pajak membawahi 2 (dua) Kepala seksi, yaitu Seksi Investasi dan Seksi
Pajak.
• Bagian Kas dan Bank
Menentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh
fungsi-fungsi menajemen yang ada dalam lingkungan kerja., Menjaga
kesediaan dana untuk membayar kewajiban perusahaan serta melakukan
administrasi kas dan bank secara baik, tepat dan akurat.Kepala Bagian Kas
dan Bank membawahi 2 (dua) Kepala seksi, yaitu Seksi pencatatan dan
Seksi Kasir.
64
• Bagian Inkasso
Menentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh
fungsi-fungsi menajemen yang ada dalam lingkungan kerja. Melakukan
administrasi piutang premi secara tertib dan akurat serta melaksanakan
penagihan piutang premi, sehingga outstanding premi sekecil mungkin.
Kepala Bagian Inkaso membawahi 2 (dua) Kepala seksi, yaitu Seksi
Inkasso Captive dan Seksi Inkasso Non-Captive.
• Divisi Akuntansi
Menentukan langkah-langkah strategis terhadap pelaksanaan
seluruh fungsi yang berada dalam lingkungan kerja.Mengkoordinasikan
bidang akuntansi umu, akuntasi reasuransi, anggaran serta melakukan
pembinaan terhadap sumber daya manusia yang ada dalam unit kerjanya.
• Bagian Akuntansi Umum
Menentukan langkah-langkah operasional dalam melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen yang berada dalam lingkup tugasnya.
Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Keuangan dan akuntasi umum
seta melakukan pembinaan terhadap sumber-sumber yang ada dalam unit
kerjanya. Kepala Bagian Akuntansi Umum membawahi 2 (dua) Kepala
Seksi, yaitu Seksi Pembukuan dan Seksi Utang Piutang.
• Bagian Akuntansi Reasuransi
Menentukan langkah-langkah operasional dalam melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen yang berada dalam lingkup tugasnya.
Mengkoordinasikan kegiatan intern dan ekstern untuk mencapai sasaran
65
perusahaan serta melakukan pembinaan terhadap sumber daya yang ada
pada unit kerjanya.
Kepala Bagian Akuntansi Umum membawahi 2 (dua) Kepala
Seksi, yaitu Seksi Administrasi RA – Inward dan Seksi Administrasi RA –
Outward.
• Bagian Analisis Laporan Keuangan
Menentukan langkah-langkah operasional dalam melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen yang berada dalam lingkup tugasnya.
Mengkoorninasikan penyusunan anggaran perusahaan serta
melakukan evaluasi dan analisis tentang laporan keuangan perusahaan.
Kepala Bagian Analisis Laporan Keuangan membawahi 2 (dua)
Kepala Seksi, yaitu Seksi Anggaran dan Seksi Analisis Laporan Keuangan.
3.4 Struktur Manajemen
Komisaris:
Komisaris Utama Marsongko Gusti
Komisaris Capt. J.F. Rainard
Direksi:
Direktur Utama Budiarto Sukemi
Zainal A. Haris Direktur Teknik
Manahan Siahaan Direktur Keuangan
Kepala Divisi:
Okky Nursinggih, SE, AAAI-K Kepala Divisi Pemasaran
Dahman Nasution AAAI-K Kepala Divisi Teknik/Underwriting
Anton Permadi, SE Kepala Divisi Akuntansi & Keuangan
66
3.5 Kantor Pusat Dan Cabang
Kantor pusat PT. Asuransi Purna Arthanugraha berlokasi di Gedung Pelni
Kemayoran Lt. 9 dan 10 Jl. Angkasa No. 18 dan Guna memperluas aktivitas usaha
dan memberikan pelayanan yang baik sesuai kebutuhan para nasabah serta untuk
mempercepat proses penanganan atas klaim-klaim yang terjadi, telah membuka
Cabang dan Perwakilan antara lain:
• Kantor Cabang Jakarta
Rukan Centra Pemuda
Jl. Pemuda No. 61 Kav. 17
Jakarta 13220
e-mail : aspanjkt@asuransiaspan.com
• Kantor Cabang Bandung
Jl. Emong No. 18
Bandung
Email : aspanbdg@asuransiaspan.com
• Kantor Cabang Surabaya
Koko Perdana Building 2nd Floor
Jl. Basuki Rachmat No. 105-107
Surabaya
Email : aspansby@asuransiaspan .com
• Kantor Perwakilan Yogyakarta / Solo
Jl. Melati Kulon No. 32 Caciro
67
Yogyakarta
Jl. Yosodipuro No. 100 A
Solo
3.6 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan
3.6.1 Data Flow Diagram
3.6.1.2 Diagram Konteks
Adapun sistem yang sedang berjalan di PT. Asuransi Purna Arthanugraha
ditampilkan pada diagram konteks sebagai berikut:
68
Gambar 3. 5 Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan
3.6.1.3 Diagram Nol
Sistem yang sedang berjalan dapat diimplementasikan dalam diagram nol
sebagai berikut:
69
Gambar 3. 6 Diagram Nol
70
3.6.2 Prosedur Yang Sedang Berjalan
Kantor pusat tidak melayani sistem penutupan asuransi , kantor pusat hanya
sebagai pemantau proses penutupan asuransi yang berjalan di setiap kantor
cabang.Sistem penutupan asuransi yang sedang berjalan pada PT. Asuransi Purna
Arthanugraha sekarang adalah bagian Marketing menawarkan produk-produk
asuransi yang ada di PT. Asuransi Purna Arthanugraha (selanjutnya kita singkat
dengan PT. ASPAN) kepada calon nasabah. Marketing menawarkan jenis jaminan
yang ada di PT.ASPAN beserta perluasan jaminan yang sesuai dan dianggap
menguntungkan bagi calon nasabah.Setelah calon nasabah setuju dengan produk
asuransi yang ditawarkan, maka calon nasabah tersebut harus mengisi Surat
Permintaan Penutupan Asuransi (SPPA),lalu Marketing harus kembali ke kantor
untuk menyerahkan SPPA itu kepada bagian Underwriting dan selanjutnya di survei
oleh Independent Surveyor,setelah disurvei laporan berupa dokumen dan foto di
serahkan kembali kepada bagian Underwriting,Underwriting menganalisis dan
mempertimbangkan SPPA yang telah disurvei dapat diterima atau tidak. Jika
diterima dilanjutkan dengan penerbitan polis yang merupakan dokumen
inti dari perjanjian asuransi. Maka polis akan diserahkan ke bagian Keuangan
dan dilanjutkan dengan penagihan premi oleh bagian Keuangan.Polis diserahkan
setelah calon nasabah memberikan bukti pembayaran.Setiap penutupan yang
diterima harus dilaporkan kembali ke kantor pusat setiap satu minggu.laporan berupa
berkas polis dan data polis yang dikirim melalui email.
71
Gambar 3. 7 DAD Prosedur Sistem
72
3.6.3 Analisis Kebutuhan Informasi
Setelah mengikuti metode fact-finding berupa analisis dokumen dan
wawancara analisis kebutuhan dengan Bapak Nasarudin selaku Kepala Bagian
Underwriting cabang Kemayoran, maka informasi yang dapat kami simpulkan dari
hasil wawancara analisis tersebut adalah:
• Keharusan bagian Marketing untuk mencari calon nasabah di luar kantor dan
harus kembali lagi ke kantor untuk mengembalikan form SPPA agar dapat di
analisis oleh bagian Underwriting.
• Penyimpanan berkas SPPA dan panduan suku premi jaminan yang belum
terkomputerisasi sehinga menyulitkan bagian Underwriting dalam melakukan
analisis SPPA.
• Karena penutupan asuransi hanya dilayani di kantor-kantor cabang, maka data
dan berkas penutupan harus dikirim ke kantor pusat sebagai laporan. Pengiriman
data dan berkas penutupan dari kantor cabang ke kantor pusat dilakukan hanya
1(satu) kali dalam seminggu mengingat besarnya biaya kirim dan tidak adanya
aplikasi atau sistem yang dapat mendukung hal tersebut.
• Laporan yang ditampilkan :
1. Menampilkan informasi identitas tertanggung yang berasal dari entiti klien.
2. Menampilkan informasi penutupan asuransi yang meliputi entiti SPPA,mata
uang,kelas bisnis dan jenis jaminan.
3. Menampilkan informasi banyaknya penutupan asuransi di setiap cabang yang
meliputi entiti SPPA, user,group dan cabang.
73
4. Menampilkan informasi polis klien.
5. Menampilkan foto hasil survey.
• Identifikasi entiti antara lain:
Nama entiti Deskripsi
User Semua user yang dapat menggunakan sistem.
Currency Semua mata uang untuk untuk produk jenis jaminan
dan perluasan jaminan.
Branch Semua cabang dalam perusahaan.
BusinessClass Semua kelas bisnis untuk setiap jenis jaminan.
Group Semua Group dari setiap user yang dapat mengakses
sistem.
Insurance Semua jenis jaminan dalam salah satu kelas bisnis.
Survey Photo Semua foto survey untuk setiap SPPA.
SPPA Semua data untuk penutupan asuransi.
Client Semua data nasabah yang melakukan penutupan
asuransi.
Tabel 3. 1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi
3.6.4 Permasalahan Yang Dihadapi
Masalah yang dihadapi oleh PT. Asurnasi Purna Arthanugraha adalah
sebagai berikut:
• Keharusan bagian Marketing untuk mencari calon nasabah di luar kantor dan
harus kembali lagi ke kantor untuk mengembalikan form SPPA agar dapat di
analisis oleh bagian Underwriting.
74
• Penyimpanan berkas SPPA dan panduan suku premi jaminan yang belum
terkomputerisasi sehinga menyulitkan bagian Underwriting dalam melakukan
analisis SPPA dan penghitungan premi.
• Pengiriman data dan berkas penutupan setiap seminggu sekali dari kantor cabang
ke kantor pusat.
3.6.5 Solusi Pemecahan Masalah
Solusi yang dapat dibuat agar masalah yang dihadapi oleh PT. ASPAN dapat
terselesaikan yaitu:
• Merancancang aplikasi sistem penutupan asuransi berbasiskan website.
• Pemberian informasi status proses penutupan asuransi yang telah diajukan oleh
calon nasabah ke PT. ASPAN.
• Membuat pengorganisasian berkas SPPA dan panduan suku premi untuk
memudahkan bagian Underwriting melakukan analisis dan penghitungan premi.
• Dengan adanya aplikasi penutupan asuransi berbasiskan web ini, maka laporan
perminggu dari kantor-kantor cabang ke kantor pusat tidak diperlukan lagi,
karena semua data penutupan asuransi dapat dilihat setiap saat.
top related