Audit Siklus Persediaan dan Pergudangan

Siklus persediaan dan pergudangan merupakan siklus yang unik karena berhubungan erat dengan siklus transaksi lainnya. Faktor-faktor yang memengaruhi kompleksitas audit persediaan antara lain:

Persediaan biasanya merupakan akun terbesar dalam neraca

Persediaan biasanya ada dilokasi yang berbeda sehingga pengendalian fisik dan perhitungan cukup sulit dilakukan.

Berbagai jenis persediaan seperti permata, bahan kimia dan elektronik biasanya sulit diamati dan dinilai oleh auditor.

Penilaian persediaan juga sulit dilakukan ketika keusangan persediaan perlu diestimasi dan biaya manufaktur harus dialokasikan dalam persediaan.

Terdapat beberapa metode penilaian persediaan dan beberapa organisasi menggunakan metode penilaian yang berbeda untuk berbagai bagian persediaan hal ini diperoleh dalam GAAP.

Fungsi-fungsi Bisnis dalam Siklus dan Dokumen Pencatatan Terkait

Pesediaan dapat bervariasi bentuknya tergantung pada sifat bisnis perusahaan. Untuk bisnis ritel atau penjual dalam partai besar, akun terbesar dalam laporan keuangannya biasanya adalah persediaan barang dagangan yang tersedia dijual.

Pemeriksaan dilakukan atas akun T dari pendebetan bahan baku, tenaga kerja langsung dan overhead manufaktur untuk melihat hubungan antara siklus persediaan dan pergudangan dengan siklus akuisisi dan pembayaran dan siklus penggajian dan personalia.

Siklus persediaan dan pergudangan dapat dianggap sebagai dua sistem yang berbeda namun berkaitan erat yang satu mencangkup aliran fisik barang dan yang lainnya berkaitan dengan biaya.

Siklus ini terdiri dari enam fungsi yaitu:

1. Pemrosesan Pesanan Pembelian

Permintaan Pembelian merupakan formulir yang digunakan sebagai permintaan kepada departemen pembelian untuk memesan persediaan. Permintaan ini biasanya diawali oleh personel di bagian persediaan ketika bahan baku diperlukan secara otomatis bisa juga diawali oleh program komputer saat bahan baku mencapai tahap yang ditentukan, oleh pesanan atas bahan baku yang diperlukan karena pesanan konsumen, ataupun oleh pesanan yang didasarkan pada penghitungan bahan baku secara periodik.

2. Penerimaan Bahan Baku

Penerimaan atas bahan baku yang dipesan yang merupakan bagian dari siklus akuisisi

Materi Pemeriksaan IISTIE MDP Andrew, SE., MSi., Ak.

dan pembayaran mencangkup pemeriksaan jumlah dan kualitas bahan baku yang diterima. Departemen penerimaan akan menyiapkan laporan penerimaan yang menjadi bagian dokumentasi sebelum dilakukan pembayaran. Setelah diperiksa bahan baku dikirimkan ke bagian penyimpanan sedangkan salinan atas dokumen penerimaan barang atau notifikasi elektronik atas penerimaan barang dikirimkan ke bagian pembelian, bagian penyimpanan dan utang dagang.

3. Penyimpanan Bahan Baku

Saat diterima bahan baku biasanya disimpan di bagian penyimpanan. Dan jika departemen lain membutuhkan bahan baku untuk produksi maka departemen tersebut menyiapkan dokumen permintaan untuk diserahkan ke bagian penyimpanan bahan baku. Dokumen permintaan tersebut digunakan untuk memperbarui berkas utama persediaan perpetual dan mencatat perpindahan dari bahan baku ke akun barang dalam proses. Pembaharuan ini terjadi secara otomatis bersamaan dengan manajemen persediaan yang terintergrasi dan sistem perangkat lunak akuntansi yang diterapkan.

4. Pemrosesan Produk

Departemen pengendalian produksi bertanggung jawab atas penentuan jenis dan jumlah produksi, pengendalian bahan sisa, pengendalian kualitas dan perlindungan fisik terhadap barang dalam proses. Setiap departemen produksi bertanggung jawab menelaah proses produksi yang terkomputerisasi dan laporan atas bahan sisa, yang akan memberikan informasi kepada bagian akuntansi untuk pencatatan pengiriman bahan baku dan penentuan biaya produksi.

Sistem akuntansi biaya menunjukkan profitabilitas produk untuk perencanaan dan pengendalian produk dan penilaian persediaan dalam menyiapkan laporan keuangan. Terdapat dua sistem biaya yaitu:

Sistem biaya pesanan: biaya yang diakumulasikan atas biaya setiap pekerjaan saat bahan baku dipakai dan biaya tenaga kerja muncul.

Sistem biaya proses: biaya diakumulasikan berdasarkan proses sehingga biaya unit per proses dibebankan pada produk saat produk melalui proses tersebut.

Pencatatan akuntansi terdiri atas berkas utama, lembar kerja, dan pelaporan yang diakumulasikan bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya overhead menggunakan sistem biaya pesanan dan proses, di mana biaya tersebut muncul. Saat pekerjaan atau produk diselesaikan biaya terkait dipindahkan dari barang setengah jadi ke barang jadi berdasarkan laporan departemen produksi.

5. Penyimpanan Barang Jadi

Saat barang jadi diselesaikan, barang ditempatkan di ruang penyimpanan untuk menunggu pengiriman. Perusahaan dengan pengendalian internal yang baik akan menyimpan barang jadi dengan pengendalian fisik yang terpisah dan di wilayah yang terbatas. Pengendalian atas barang jadi biasanya merupakan bagian dari siklus penjualan dan penagihan.

6. Pengiriman Barang Jadi

Pengiriman barang jadi merupakan bagian dari siklus penjualan dan penagihan. Pengiriman barang jadi harus diotorisasi menggunakan dokumen pengiriman yang

Materi Pemeriksaan IISTIE MDP Andrew, SE., MSi., Ak.

disetujui.

Berkas Utama Persediaan PerpetualBerkas Utama Perpetual (Perpetual inventory master file) --- Pencatatan persediaan yang terkomputerisasi dan diperbarui terus menerus yang menunjukkan pembelian, pemakaian, penjualan dan persediaan barang dagangan, bahan baku, dan barang jadi.

Pencatatan perpetual yang terpisah biasanya dilakukan untuk bahan baku dan barang jadi. Kebanyakan perusahaan tidak menggunakan perpetual untuk barang setengah jadi.

Berkas utama persediaan perpetual biasanya mencangkup informasi mengenai unit persediaan yang dibeli, dijual dan disimpan. Dalam sistem terkomputerisasi yang didesain dengan rapi, sistem ini juga memasukan informasi mengenai biaya unit.

Untuk pembelian bahan baku berkas utama persediaan diperbarui secara otomatis saat pembelian persediaan diproses sebagai bagian dari catatan pembelian.

Berkas utama persediaan perpetual barang jadi mencangkup jenis informasi yang sama dengan perpetual bahan baku, tetapi lebih kompleks jika biaya dimasukkan ke dalam unit.

Pengaruh E-Commerce terhadap Manajemen Persediaan Manfaat utama internet untuk mengelola persediaan adalah untuk menyediakan informasi lengkap mengenai persediaan mereka berbasis real time kepada rekan bisnis, diantara para pemasok dan pelanggan. Informasi mengenai jumlah yang disimpan, lokasi produk dan data lainnya membantu para pemasok bekerja sama dengan manajemen untuk mengawasi aliran persediaan. Pelanggan biasanya meminta informasi langsung atas data persediaan, seperti informasi ketersediaan produk, status pengiriman dan pesanan, kualitas produk, tingkat kepercayaan dan spesifikasi kompatibilitas untuk diintegrasikan dengan produk lainnya.

Internet seperti halnya Local area network (LAN) internal lainnya juga membantu manajemen memantau laporan status persediaan.

Bagian Dari Audit PersediaanAudit atas siklus persediaan dan pergudangan dapat dibagi menjadi 5 (lima) aktivitas yang berbeda yaitu:

1. Akuisisi dan pencatatan bahan baku, biaya tenaga kerja dan overhead

Bagian audit ini meliputi 3 (tiga) bagian pertama yaitu pemrosesan pembelian pesanan, penerimaan bahan baku, dan penyimpanan bahan baku. Pengujian terhadap pengendalian akuisisi bahan baku dan biaya manufaktur tsb harus berjalan efektif dan transaksi akuisisi dinyatakan dengan benar. Bila tenaga kerja langsung merupakan bagian penting dalam persediaan manufaktur maka auditor harus melakukan verifikasi proses akuntansi yang benar atas biaya dalam siklus penggajian dan personalia.

2. Perpindahan internal atas aset dan biaya

Pemindahan internal dalam persediaan meliputi fungsi keempat dan kelima

Materi Pemeriksaan IISTIE MDP Andrew, SE., MSi., Ak.

(Pemrosesan barang dan penyimpanan barang jadi). Klien membukukan aktivitas tsb dalam pencatatan biaya, yang independen dari siklus lain dan diuji sebagai bagian dari audit siklus persediaan dan pergudangan.

3. Pengiriman barang dan pencatatan pendapatan dan biaya

Pencatatan pengiriman dan biaya terkait merupakan fungsi terakhir, Oleh karena proses ini merupakan bagian dari siklus penjualan dan penagihan maka auditor harus mendapatkan pemahaman dan menguji pengendalian internal atas pencatatan pengiriman sebagai bagian dari audit siklus ini, termasuk prosedur dalam verifikasi akurasi kredit atas persediaan yang dicatat dalam berkas utama persediaan perpetual.

4. Pengamatan fisik atas persediaan

Auditor harus mengamati klien dalam menghitung persediaan fisik untuk menentukan apakah persediaan yang tercatat memang ada pada tanggal neraca dan dihitung dengan benar oleh klien. Pemeriksaan fisik merupakan jenis bukti penting yang dapat digunakan untuk melakukan verifikasi terhadap keberadaan dan penghitungan persediaan.

5. Penetapan harga dan kompilasi persediaan.

Biaya yang digunakan untuk menilai persediaan harus diuji untuk menentukan apakah klien mengikuti metode persediaan yang sesuai dengan SAK dan konsisten dengan tahun-tahun sebelumnya. Prosedur yang digunakan auditor untuk melakukan verifikasi biaya ini disebut pengujian harga. Pengujian Kompilasi Persediaan yaitu pengujian untuk melakukan verifikasi apakah perhitungan fisik dilakukan dengan benar, kuantitas dan harga persediaan dijabarkan dengan benar, dan persediaan tersebut dijumlahkan dengan benar untuk menghitung saldo buku besar.

Audit Atas Akuntansi Biaya Audit atas akuntansi biaya dimulai dengan adanya pemindahan internal aset dari bahan baku ke barang setengah jadi kemudian menjadi barang jadi. Kita juga berfokus pada sistem dan pengendalian yang terkait dengan pemindahan biaya persediaan yang diperhitungkan dalam pencatatan akuntansi biaya.

Pengendalian Akuntansi Biaya

Pengendalian akuntansi biaya adalah proses yang memengaruhi persediaan fisik dan penelusuran biaya terkait sejak bahan baku dipesan sampai barang selesai diproduksi dan dipindahkan ke penyimpanan. Jenis pengendalian ini dipisahkan menjadi dua kategori yaitu:

a. Pengendalin fisik atas bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi.

b. Pengendalian atas biaya terkait.

Pengujian Akuntansi Biaya

Auditor perlu memperhatikan 4 (empat) aspek dalam akuntansi biaya yaitu:

1. Pengendalian fisik atas persediaan

Auditor dapat memeriksa wilayah penyimpanan bahan baku untuk menentukan

Materi Pemeriksaan IISTIE MDP Andrew, SE., MSi., Ak.

apakah persediaan sudah terlindung dari pencurian dan penyalahgunaan dengan membatasi akses termasuk dengan menerapkan pengawasan persediaan.

2. Dokumen dan pencatatan dalam pemindahan persediaan

Fokus utama auditor dalam melakukan verifikasi pemindahan persediaan dari satu lokasi ke lokasi lainnya adalah memastikan bahwa pemindahan memang terjadi, seluruh pemindahan tercatat daan jumlah, deskripsi serta tanggal pemindahan sudah dicatat dengan akurat.

Saat mengaudit pemindahan persediaan auditor pertama kali perlu memahami pengendalian internal klien dalam pencatatan pemindahan sebelum mereka dapat melakukan pengujian yang relevan, setelah memahami pengendalian internal mereka dapat dengan mudah melakukan pengujian pengendalian atas pengujian substatif transaksi dengan memeriksa dokumen dan pencatatan untuk menguji tujuan keterjadian dan akurasi terhadap pemindahan barang dari penyimpanan bahan baku ke perakitan manufaktur.

3. Berkas utama persediaan perpetual

Auditor menguji berkas utama persediaan perpetual dengan memeriksa dokumentasi yang mendukung penambahan dan pengurangan jumlah persediaan dalam berkas utama.

4. Pencatatan biaya per unit

Data biaya yang akurat untuk bahan baku, tenaga kerja langsung dan overhead manufaktur sangat penting agar nilai bahan baku, barang setengah jadi dan persediaan barang jadi dapat disajikan secara akurat. Untuk mendapatkan data biaya yang akurat klien harus mengintegrasikan pencatatan akuntansi biaya dengan pencatatan produksi dan catatan akuntansi lainnya.

Pengamatan Fisik Atas Persediaan Auditor diharuskan melakukan pengujian pengamatan fisik atas persediaan sejak terjadi pelanggaran besar yang melibatkan adanya pencatatan persediaan fiktif di tahun 1938 yang dilakukan McKesson dan Robbins Company. Kejahatan ini tidak ditemukan karena auditor tidak melakukan pengamatan fisik atas persediaan dan pada saat itu memang tidak dipersyaratkan.

PSA 07 (SA 331) sekarang mensyaratkan auditor untuk memeriksa efektivitas metode klien dalam penghitungan persediaan dan mendapatkan keyakinan dari klien atas kuantitas dan kondisi fisik persediaan. Untuk memenuhi persyaratan tersebut auditor harus:

Harus pada saat klien menghitung persediaan untuk menentukan saldo akhir tahun.

Mengamati prosedur perhitungan klien

Melakukan tanya jawab kepada klien tentang prosedur penghitungan mereka

Melakukan pengujian terpisah atas penghitungan fisik.

Poin penting dalam persyaratan PSA 07 adalah adanya perbedaan antara orang yang melakukan pengamatan atas perhitungan fisik persediaan dan orang yang bertanggung

Materi Pemeriksaan IISTIE MDP Andrew, SE., MSi., Ak.

jawab atas perhitungannya. Klien bertanggung jawab untuk menyusun prosedur penghitungan fisik akurat atas persediaan dan membuat pencatatanya. Auditor bertanggung jawab mengevaluasi dan mengamati prosedur klien, termasuk melakukan pengujian penghitungan persediaan dan mengambil kesimpulan apakah persediaan fisik sudah memadai.

Materi Pemeriksaan IISTIE MDP Andrew, SE., MSi., Ak.