administrasi pendidikan
DESCRIPTION
ADMINISTRASI PENDIDIKANTRANSCRIPT
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah, bahwa atas ridho dan karunia-Nya lah , maka kami
masih dapat menyelesaikan tugas-tugas menyusun Makalah dalam rangka
pelatihan Jardiknas, meskipun di tengah-tengan kesibuhan dan dalam waktu
yang sangat singkat. Hal ini dikarenakan kami merasa mempunyai kewajiban dan
tanggung jawab sebagai peserta latihan sekali-gus akan melatih diri kami dalam
menyampaikan pemikiran-pemikiran guna membangun administrasi di
lingkungan lembaga pendidikan, khusunya yang berkaitan dengan teknologi
informasi. Tentu saja dengan terbatasnya pengetahuan yang dimiliki oleh penulis
ditambah sempitnya waktu yang diberikan kepada penulis, tulisan ini masih jauh
dari sempurna, lebih-lebih dukungan datanya hampir tidak ada, Namun walaupun
demikian penulis berharap tulisan ini bisa bermanfaat bagi para pembacanya.
Kritik dan saran yang bermasud membangun, apa lagi mengembankan pemikiran
ini, kiranya masih terbukan bagi siapa saja. Betapa kecilnya bantuan yang
diberikan namun apabila diseta niat yang baik, akan terasa besar juga
manfaatnya
Semoga bermanfaat.-
Penulis.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Selama ini administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan
tulismenulis belaka. Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak
beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang banyak didominasi
dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin
ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan
administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada ang lebih keterlaluan lagi bahwa
administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam
melengkapai kegiatan yang ada di lapangan.
Tapi pandangan tentang administrasi diatas hanyalah pengertian
sempit dari administrasi. Secara luas administrasi berarti proses kerjasama.
Administrasi itu sendiri mempunyai beberapa cakupan yang cukup luas
diantaranya administrasi hubungannya dengan negara, administrasi
hubungannya dengan publik, administrasi perdagangan atau niaga dan lain
sebagainya. Di kalangan pendidikan kita lebih mengenal nama adminstrasi
dengan nama Tata usaha atau tulis-menulis .
Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi serta teknologi mulai
dari data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi
ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-
lembaga pemerintah dan swasta. Dalam rangka memberikan pelayanan yang
baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagi para
pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi
pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang
mampu mengakomodir berbagai keperluan. Seiring dengan kemajuan
teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi
pendidikan harus kapable terhadap teknologi informasi saat ini.
B. Ruang lingkup pembahasan.
Bertolak dari pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan
teknologi dan informasi yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat ini,
kiranya perlu adanya sebuah pembakuan format administrasi pendidikan bagi
satuan-satuan pendidikan di Indonesia. Format administrasi pendidikan yang
dimaksudkan adalah mudah pengelolaannya, mudah pemahamannya dan
bisa ditangani oleh tenagatenaga yang pas-pasan pengetahuan Teknik
Informasinya (TI). Padahal sementara ini banyak institusi baik dari
pemerintah maupun non pemerintah yang membutuhkan data pendidikan
pada suatu lembaga pendidikan dengan berbagai macam format
administrasi, sesuai kepentingan mereka. Oleh karena itu dalam lingkup
masalah ini, penmulis hanya membatasi dalam membahas :
1. Ruang Lingkup administrasi pendidikan
2. Pelayanan dalam administasi kependidikan.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi
Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang
sederhana antara lain menyebutkan: bahwa administrasi adalah keseluruhan
proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Meskipun rumusannya sederhana,
pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses
kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.
Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh
Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu
Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu kegiatan yang
meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik,
agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Selain itu beberapa ahli juga merumuskan pendapatnya tentang
pengertian administrasi yaitu :
Di dalam bidang pemerintahan terdapat beberapa pendapat tentang
administrasi. Berikut pendapat administrasi menurut para ahli :
1. Utrecht
Administrasi adalah gabungan yang dibawah jabatan pimpinan
pemerintah melakukan sebagian dari pekerjaan pemerintahan (tugas
memerintah) yang ditugaskan kepada badan-badan pengadilan, badan
legislative (pusat) dan badan-badan pemerintah dari perksekutuan-
perseketuan hukum yang lebih rendah daripada Negara (Utrecth, 1955)
2. Wijana
Administrasi adalah rangkaian semua organ-organ Negara rendah dan
tinggi yang bertugas menjalankan pemerintahan, pelaksanaan dari
kepolisian (Wijana dalam Westra, 2002)
3. Prajudi Atmosudirdjo
Merumuskan pengertian administrasi Negara sebagai aparatur dari
Negara yang dikepalai dan digerakkan oleh pemerintah guna
menyelenggarakan undang-undang, kebijaksanaan-kebijaksanaan dan
kehendak-kehendak pemerintah.
4. Wirjono Projodikoro
Menerjemahkan istilah administratie dan bestuur menjadi tata usaha
pemerintah, yaitu segala tindakan sehari-hari dari alat-alat perlengkapan
pemerintah dalam menjalankan tugas yang diserahkan atau atas kuasa
Undang-undang Dasar kepadanya secara amat luas
5. Wongsonegoro
Menterjemahkan bestuur sebagai menyelenggarakan kepentingan rakyat
dan masyarakat oleh petugas-petugas resmi.
B. Pengertian Tata Usaha
Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya
hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada
pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian
tentang Tata Usaha
a. Ditinjau arai asal kata
Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang
masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata
adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha
dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi
menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang
terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud
dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan
dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan
penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.
c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern
memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian
aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan
menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha
kerja.
Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai
aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan
pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga keterangan-
keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi
bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh
siapa saja yang membutuhkan.
C. Pengertian Pelayanan
Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan
merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayanan juga merupakan
suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan
berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat
(Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan
yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan
orang banyak.
Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan
sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk
mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan
demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat,
menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah
ditetapkan.
Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh
beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya. Pada prinsipnya
dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu
organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan
harus memuat beberapa aspek, antara lain :
1. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket
informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas ;
2. Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan
pelayanan
3. Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas
pelayanan yang jelas ;
4. Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa
adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan
seseorang ;
5. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas
teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara
administrasi ;
6. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus
tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak
mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.
D. Tugas dan Peran Tata Usaha
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa tugas administrasi /
seorang tata usaha dalam arti sempit adalah catat mencatat. Demikian juga
tugas tata usaha di dalam lingkungan pendidikan yaitu catat mencatat.
Tugas administrasi juga mencakup 6 pola perbuatan (fungsi), yaitu:
1. Menghimpun: yaitu kegiatan- kegiatan mencari data, mengusahakan
tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap
untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat: yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis
keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca,
dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern, maka
dapat termasuk alat-alat perekam suara. 3. Mengolah: bermacam
kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan: yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan
alat.
5. Mengirim: yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat
dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan: yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di
tempat tertentu yang aman.
Sedangkan tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha
untuk Perguruan Tinggi sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan
pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima),
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua
bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Tata usaha merupakan
salah satu usur administratif. Selanjutnya kantor di mana tata usaha
dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja
dalam sesuatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Jadi,
pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun dan dalam sesuatu
organisasi maupun tentu dilaksanakan tata usaha.
Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan
sebagai berikut:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan
dari sesuatu organisasi.
2. Menyediakan keterangan- keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield
dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan kantor sama sekali
tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan,
keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin
perlu dalam sesuatu organisasi tertentu. Sebaliknya ini adalah suatu proses
atau sekelompok proses yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu
dari fungsi-fungsi tersebut. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan
keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu.
Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu organisasi dalam
membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Pencatatan
keterangan- keterangan itu selain untuk keperluan informasi juga bertalian
dengan fungsi pertanggungjawaban dan fungsi control. Akhirnya tata usaha
juga menpunyai peranan melancarkan dan perkembangan suatu sekolah
dalam keseluruhanya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber
dokumen.
BAB III
KESIMPULAN
a. Kesimpulan
Dengan melihat latar belakang, ruang lingkup masalah serta
membandingkan dengan berbagai pengertian administrasi dan pelayanan,
banyak hal tentang administrasi data kependidikan di sekolah-sekolah yang
masih bagi masyarakat pengguna informasi kependidikan, maupun kepada
siswa yang membutuhkan informasi atau dokumen kependidikan dirinya.
Dengan adanya teknologi informasi / komputer, selama ini setiap satuan
pendidikan atau sekolah memiliki format data administrasi kependidikan dan
sistem pengelolaan data adminitrasi kependidikan yang berbeda-beda.
Begitu juga program aplikasi yang digunakan juga berbeda-beda, menurut
kemampuan petugas pengelolanya.
Didalam pelaksanaan administrasi di sekolah seorang tata usaha
mempunyai tugas antara lain :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan
dari sesuatu organisasi.
2. Menyediakan keterangan- keterangan bagi pimpinan sekolah itu untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu kelancaran perkembangan sekolah sebagai suatu
keseluruhan.
Disamping itu semua seorang tata usaha juga berperan sangat vital
karena tugas seorang tata usaha sangat berhubungan langsung dengan
masyarakat
B. Saran
1. Agar sekolah dapat memberikan pelayanan yang baik dan berkualitas
akan kebutuhan data administasii kependidikan di sekolah yang
bersangkutan, kepala masyarakat, sangat dibutuhkan adanya
keseragaman format data administrasi kependidikan yang baku, yang
mudah pengelolaanya, mudah pemahamannya serta yang paling penting
kapable dengan program aplikasi yang selama ini digunakan oleh sekolah
yang bersangkutan. Sudah barang tentu format data harus lengkap,
sehingga mampu memenuhi kebutuhan masyarakat penggunanya.
2. Disamping format data administasi kependidikan, juga sistem
pengelolaan data administasi kependidikan yang menggunakan program
aplikasi yang sudah familier dengan petugas-petugas pengelolanya.
Kalau memang secara teknis harus menggunakan program aplikasi lain,
seharusnya ada semacam pendidikan atau pelatihan cara mengkonversi
sebuah data administasii kependidikan dari program aplikasi yang
digunakanb sekolah ke program aplikasi yang digunakan dalam sistem
pengelolaan data administasii kependidikan. Bukan sekedar pelatihan
mengoperasikan sistemnya saja atau entry data saja..
3. Mengingat data administasii kependidikan sangat penting pernannya
sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijaksanaan di bidang
pembangunan pendidikan, maka yang paling penting adalah kejujuran
dan kedisiplinan petugas pengelola/up date data di setiap satuan
pendidikan.
DAFTAR PUSTAKA
1. Soebroto, R. 1980. Pokok-pokok Pengertian Ilmu Taha Usaha, Jakarta :Balai
Pembinaan Administrasi, Akademi Administrasi Negara
2. Ahmad Batinggi, 1999. Manajerial Pelayanan Umum. Universitas Terbuka,
Jakarta
4. Munir, 2000. Manajemen Pelayanan Publik. Bina Aksara. Jakarta
5. Soewarno Handayaningrat, 1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan
Manajemen. Gunung Agung. Jakarta