action control m4

_A c t i o n C o n t r o l_

PENDAHULUAN

Untuk mencapai tujuan perusahaan, diperlukan sebuah strategi yang baik

dan adanya kerja sama antara pihak manajemen dalam perusahaan tersebut. Pihak

manajemen harus berupaya agar strategi yang telah direncanakan dapat diterapkan

dalam perusahaan. Pentingnya tindakan-tindakan yang diambil perusahaan dalam

mengimplementasikan strategi menentukan keberhasilan tujuan perusahaan yang

ingin dicapai. Tidak hanya fokus pada tindakan yang ingin diambil, pihak

manajemen juga perlu melakukan pengendalian terhadap tindakan-tindakan yang

dilakukan untuk mencegah terjadinya penyimpangan terhadap tujuan yang ingin

dicapai perusahaan sekaligus mengawasi agar tindakan yang dijalankan sesuai

dengan prosedur dan metode yang ada di perusahaan.

Pengendalian perusahaan yang baik akan menciptakan suatu hasil yang

baik. Salah satu pengendalian yang terdapat dalam pengendalian manajemen

adalah Action Control. Action control merupakan pengendalian yang dilakukan

perusahaan dari awal proses hingga akhir suatu proses dalam kegiatan suatu

perusahaan, agar proses yang sedang berlangsung sesuai dengan aturan dan

ketentuan yang berlaku. Action control cenderung bertujuan agar para karyawan

tidak melakukan suatu tindakan tertentu yang akan merugikan perusahaan.

Dengan adanya pengendalian terhadap tindakan, maka diharapkan segala

aktivitas yang dilakukan perusahaan dapat mengarahkan perusahaan pada

pencapaian tujuan. Pengendalian yang baik juga dapat membantu karyawan

mengatasi keterbatasan-keterbatasan yang terjadi karena lingkungan sekitar.

Pengendalian yang baik dapat dilakukan dengan melakukan pengamatan untuk

keadaan perusahaan sehingga tindakan-tindakan yang diambil dapat disesuaikan

dengan kemampuan perusahaan. Selain itu, dengan adanya pengendalian terhadap

tindakan, perusahaan akan lebih mudah untuk mengarahkan karyawan yang

memiliki kemampuan dan keahlian yang berbeda-beda sehingga dapat

menggunakan kemampuannya pada bidang yang tepat dan menghindarkan

karyawan dari tekanan dan ketidaknyamanan saat bekerja.

WEEK ASSIGNMENT – MANAGEMENT CONTROL SYSTEM 1


LANDASAN TEORI

Dalam suatu pengendalian ternyata tidak hanya result control yang dapat

digunakan. Ada jenis pengendalian lain yang dapat diterapkan oleh pihak

manajemen dan pengendalian ini bersifat langsung. Manajer dapat menggantikan

result control dengan pengendalian yang lain yang akan memberikan manfaat

yang sama yaitu untuk membuat para karyawan bertindak sebaik mungkin dalam

perusahaan dimana mereka bekerja, yang lebih memiliki hubungan langsung pada

aktivitas tenaga kerja.

Salah satu kategori pengendalian yang penting adalah pengendalian

tindakan (action control), yang meyakinkan karyawan untuk melakukan tindakan

– tindakan yang menguntungkan bagi perusahaan dan juga mengendalikan

karyawan untuk tidak melakukan hal yang dapat merugikan perusahaan.

Meskipun pengendalian tindakan ini sering digunakan dalam perusahaan, namun

keberadaanya sering tidak efektif dalam beberapa situasi.

ACTION CONTROL

Action control merupakan bentuk pengendalian langsung dari pihak

manajemen untuk memastikan bahwa karyawan dapat bertindak sebaik mungkin

dalam perusahaan dimana mereka bekerja dengan membuat sikap para karyawan

terfokus terhadap pengendalian yang diberikan. Action control ini akan menjamin

suatu proses mengarah kepada tujuan organisasi. Dengan pelaksanaan proses yang

disertai dengan pengendalian ini maka diharapkan hasil yang didapatkan akan

sesuai dengan targetnya. Action control juga membantu dalam memonitor

pelaksanaan kegiatan para karyawan sehingga kesalahan yang terjadi dapat

diminimalisir dan dapat segera diperbaiki.

Menurut Merchant dan Van Der Stede (2003), Action Control dapat dibagi

menjadi 4 bentuk dasar, yaitu :

1. Behavioral Constraints

2. Preaction reviews



3. Action accountability

4. Redundancy

Behavioral Constraints

Behavioral constraint merupakan prosedur agar seseorang tidak melakukan

penyelewengan dengan cara diterapkannya batasan – batasan perilaku agar orang

yang berada dalam organisasi tersebut sulit jika ingin melakukan hal yang tidak

diinginkan atau tidak sesuai dengan tujuan dari organisasi.

Behavioral constraint ini dapat diterapkan melalui 2 cara, yaitu :

1. Physical Constraint pengendalian secara fisik yang sering digunakan oleh

perusahaan dalam melakukan pengendalian terhadap karyawannya. Untuk

spesifikasinya, pembatasan dilakukan atas akses ke tempat penyimpanan

informasi persediaan dan sediaan yang bernilai tinggi.

Contoh : Pemasangan gelang sebagai tanda pengenal di area Fun Kids Moro.

Pemakaian gelang pada anak-anak yang memasuki area Fun Kids ini bertujuan

agar tidak sembarangan orang dapat memasuki area permainan dengan tidak

membeli tiket. Apabila anak-anak yang telah dipasang gelang tersebut keluar

selama masih dalam kawasan moro dapat kembali masuk. Di gelang tertera

waktu dan tanggal dimana tiket tersebut dibeli.

2. Administrative Constraint pengendalian yang digunakan untuk membatasi

kemampuan seseorang dalam melakukan tugas yang spesifik. Pembatasan ini

dapat berbentuk :

pembatasan wewenang dalam pembuatan keputusan.

adanya pembagian tugas secara jelas agar dapat mempersulit individu yang

ingin melakukan tindakan yang tidak semestinya dilakukan, terutama jika

suatu tugas tersebut memiliki titik rawan kecurangan yang tinggi jika tugas

tersebut diselesaikan oleh satu individu saja.

Contoh :

pembatasan kewenangan dalam mengambil keputusan, misalnya manajer

level bawah memiliki kewenangan mengeluarkan kas dengan batas

maksimal Rp 1.000.000, sedangkan untuk manajer level menengah ke atas

memiliki kewenangan mengeluarkan kas sebesar Rp 5.000.000 .WEEK ASSIGNMENT – MANAGEMENT CONTROL SYSTEM 3


adanya pembagian tugas secara jelas agar dapat mempersulit individu yang

ingin melakukan tindakan yang tidak semestinya dilakukan dan jika suatu

tugas memiliki rawan kecurangan yang tinggi jika tugas tersebut

diselesaikan oleh satu individu saja. Contohnya karyawan yang melakukan

pencatatan atau penjurnalan terhadap penerimaan pembayaran piutang

harus dipisahkan dengan karyawan yang menerima uang.

Terkadang kendala fisik dan administratif dapat dikombinasikan menjadi

poka-yokes yang dirancang untuk membuat operasi yang bersistem foolproof.

Poka-yokes adalah suatu proses yang dirancang untuk mencegah terjadinya

penyimpangan sebelum ke tindakan selanjutnya yang benar.

Preaction reviews

Preaction reviews merupakan perencanaan tindakan yang ditujukan bagi para

karyawan agar setiap tindakan mereka dapat dikendalikan sesuai dengan

tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Review ini dapat dilakukan sebelum

suatu tindakan dilaksanakan atau selama suatu tindakan dilaksanakan. Pre-

action reviews dapat dilakukan dengan peninjauan secara cermat atas rencana

tindakan karyawan yang diawasi. Pre-action review ini dapat diterima atau

ditolak oleh karyawan. Oleh karena itu dibutuhkan perencanaan yang perlu

dipertimbangkan dahulu dalam pelaksanaan pre-action review sebelum

keputusan akhir atas pre-action review tersebut diputuskan.

Pre-action review ini dapat dilakukan secara formal maupun informal.

Pre-action review formal adalah adanya syarat untuk mendapatkan

persetujuan pada pengeluaran – pengeluaran perusahaan yang pasti. Bentuk

formal biasanya belangsung selama proses planning dan budgeting dalam

organisasi.

Contoh : Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) pada setiap

kegiatan. Jika akan diadakan suatu kegiatan baik kegiatan di perusahaan

maupun kegiatan-kegiatan yang bersifat social yang melibatkan suatu

kepanitiaan pasti terlebih dahulu dibuat SOP sebagai pedoman kerja. SOP



dirancang bersama-sama antara bawahan dan atasan yang kemudian

dikomunikasikan di dalam forum untuk mendapatkan persetujuan dari semua

lini yang terlibat.

Pre-action review secara informal juga memiliki peran penting dalam suatu

sistem pengendalian manajemen yang dapat diterapkan dengan adanya

komunikasi antara atasan dengan bawahan dalam melakukan cek terhadap

proses proyek tertentu.

Contoh : Action control dalam technical meeting (TM)

Sebelum suatu event dilakukan biasanya dilakukan TM untuk memperjelas

tindakan yang harus dilakukan. Misalnya TM sebelum suatu pekerjaan

lapangan (dinas) dilakukan antara si pelaku kerja lapangan dengan atasan.

Action accountability

Action accountability merupakan tindakan yang reaktif. Action

accountability terkait dengan membuat kesepakatan atau aturan dalam

organisasi bahwa seseorang harus bertanggungjawab atas segala sesuatu yang

dilakukannya. Sifat dari action accountability ini adalah untuk mendeteksi /

mengendalikan setelah tindakan tersebut dilakukan.

Implementasi Action accountability dapat dilakukan dengan ketentuan :

1. Mendefinisikan sikap apa yang dapat diterima dan yang tidak dapat diterima.

2. Mengkomunikasikan definisi yang telah ditetapkan kepada seluruh elemen

perusahaan agar tidak terjadi kesalahpahaman dan dapat terjalin kesepakatan.

3. Mengamati dan menelusuri kegiatan apa yang dilakukan oleh karyawan.

4. Memberikan reward pada pekerjaan yang memiliki hasil baik dan punishment

terhadap pekerjaan yang memiliki hasil buruk.



Tindakan karyawan yang dapat diterima atau tidak dapat diterima, yang berkaitan

dengan bentuk pertanggungjawaban dari tiap karyawan, dapat dikomunikasikan

secara :

a. Administratif, penyampaiannya tidak harus dalam bentuk tertulis, bisa juga

dilakukan secara oral dalam rapat atau secara pribadi, atau bisa juga dengan

bertatap muka langsung.

Contoh :

Action control di salah satu Sekolah Tinggi

Dalam peraturannya yang telah dikomunikasikan secara umum, mahasiswa

yang melanggar sanksi administrasi akan dikenai sanksi. Dalam hal ini, apa

yang boleh dan tidak boleh dilakukan telah dijelaskan. Pada salah satu kasus,

observasi dilakukan secara umum melalui daftar hadir dan daftar nilai IPK

tiap semester. Jika terdapat mahasiswa yang terkualifikasi melanggar

peraturan maka kemungkinan akan terkena sanksi DO.

b. Sosial, misalnya melalui rapat, diskusi secara langsung.

Meskipun tindakan yang diinginkan oleh suatu perusahaan telah disampaikan

dengan jelas, namun terkadang komunikasi tersebut tidak cukup jelas untuk

membuat suatu pengendalian dapat berjalan secara efektif. Oleh karena itu tiap

individu harus memahami tindakan apa yang perlu dilakukan dan tindakan apa

yang tidak perlu dilakukan.

Contoh : Di toko-toko barang pecah maupun toko barang elektronik belah

sering kita mendapati suatu tulisan yaitu “merusak berarti membeli”. Dari

tulisan inilah pihak pengelola toko melakukan action control bentuk

pertanggungjawaban kepada pelanggan. Dengan adanya tulisan ini diharapkan

para pelanggan yang datang ke toko akan lebih berhati-hati dalam melihat-

lihat karena apabila mereka merusak barang dagangan maka mereka wajib

untuk membayarnya sesuai harga.

Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk menelusuri tindakan yang

dilakukan, yaitu :



- Secara langsung dan berkesinambungan, seperti yang dilakukan oleh direct

supervisor pada lini produksi.

- Secara periodik, contohnya pada retail store yang bisa saja dengan

mengembangkan adanya penggunaan “mystery shopper”, yang merupakan

alat yang digunakan retail store dalam memperoleh informasi atas kritikan

yang ditujukan kepada pelayanan yang diberikan oleh penjaga toko.

- Menguji bukti dari tindakan yang telah diambil, seperti pengujian terhadap

laporan aktivitas.

Redundancy

Perusahaan dalam prakteknya menggunakan orang atau mesin lebih banyak

daripada yang diperlukan secara teoritis, yang bertujuan untuk mendukung tenaga

kerja agar dapat melaksanakan tugas dengan lebih baik atau dengan tujuan untuk

menyediakan cadangan karyawan atau mesin. Redundancy biasanya diberikan

dalam hal pemberian fasilitas komputer, keamanan, dan kegiatan operasional yang

penting. Redundancy jarang untuk dilakukan karena memakan biaya yang lebih

besar dan menggunakan lebih dari satu orang untuk melaksanakan tugas yang

sama dan biasanya dapat menyebabkan konflik atau frustasi.

Contoh : Action Control di Rumah sakit

Pada rumah sakit yang baik, tentunya harus ada dokter untuk spesialisasi tertentu

yang jumlahnya lebih dari satu. Hal ini diperlukan untuk meminimalisasi

terjadinya kemungkinan stok dokter yang habis (sedang menangani pasien lain

atau sedang berhalangan). Jika kurang memungkinkan, bisa dilakukan perujukan

ke rumah sakit lain.



ACTION CONTROL & CONTROL PROBLEM

TYPE OF

ACTION

CONTROL

CONTROL PROBLEM

LACK OF

DIRECTION

MOTIVATIONAL

PROBLEM

PERSONAL

LIMITATIONS

Behavioral

constraint

X

Preaction reviews X X X

Action

accountability

X X X

Redundancy X X

Sumber : K.A Merchant, Modern Management Control Systems: Text and Cases

( Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall, 1998), p30

Table di atas menunjukkan hubungan antara jenis – jenis dari pengendalian

tindakan dengan permasalahan dalam suatu pengendalian yang harus dihadapi.

Terdapat 3 permasalahan yang ada dalam suatu pengendalian, yaitu :

Kurangya pengarahan atas suatu perilaku ( Lack of Direction )

menunjukkan bahwa dalam mengerjakan tugas yang diberikan

diperlukan adanya pengarahan agar tugas yang diberikan dapat

dikerjakan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Harus terjalin



komunikasi antara atasan dengan bawahan. Hal ini dapat diatasi dengan

penerapan pre-action review dan action accountability.

Masalah motivasi / dorongan dari dalam diri ( Motivational Problems)

Motivasi dalam diri seseorang sangat diperlukan dalam mengerjakan

suatu tugas yang diberikan. Dengan adanya motivasi dalam diri tiap

karyawan, maka pekerjaan yang dihasilkan juga akan memiliki hasil

yang lebih bagus.

merujuk pada permasalahan kemauan pada diri sesorang. Dalam

prakteknya banyak karyawan yang tidak memiliki motivasi pada dirinya

dalam menjalankan pekerjaannya. Hal ini dapat diatasi dengan penerapan

behavioral constraint, pre-action review, action accountability, serta

redundancy.

Keterbatasan pada diri seseorang ( Personal Limitations )

keterbatasan yang dimiliki oleh seseorang dapat menjadi hambatan

dalam menyelesaikan tugas yang diberikan. Oleh karena itu diperlukan

adanya suatu pengendalian yang mampu untuk membuka wawasan

seseorang agar orang tersebut menunjukkan dan mengembangkan

kemampuan yang ada dalam dirinya.

merujuk pada kemampuan, pengalaman serta keterampilan seseorang.

Hal ini dapat diatasi dengan adanay penerapan pre-action review, action

accountability, serta redundancy.

Behavioral constrains efektif untuk menghilangkan permasalahan motivasi.

Dengan adanya pengendalian ini, karyawan dapat dicegah dari segala

motivasi untuk membuat sesuatu hal yang tidak diinginkan atau merugikan.

Pre-action reviews dapat mengatasi ketiga masalah pengendalian.

Seringnya komunikasi yang terkendali dari atasan ke bawahan dapat

mengurangi jarak antara bawahan dengan atasan sehingga pre-action

reviews ini dapat meningkatkan motivasi dan mengurangi efek merugikan

yang timbul akibat adanya keterbatasan individu.



Action accountability juga dapat mencegah terjadinya kesalahan atau hal

yang dapat menyebabkan kerugian. Pemberian tanggung jawab pada

kebebasan bertindak dapat mengurangi keterbatasan individu dalam hal

kemampuan atau pengalaman.

Redundancy relative terbatas dalam penerapannya, namun sangat efektif

dalam mensukseskan berbagai macam pekerjaan jika karyawan tidak

memiliki motivasi untuk menyelesaikannya.

PREVENTION VERSUS DETECTION

Klasifikasi action control berdasarkan waktunya dibagi menjadi dua yaitu,

prevention dan detection. Pengendalian yang dilakukan sebelum kejadian disebut

sebagai tindakan prevention. Namun, jika pengendalian tersebut dilakukan setelah

kejadiannya telah berlangsung maka tindakan tersebut disebut sebagai tindakan

detection.

Prevention merupakan suatu bentuk control yang paling kuat karena tidak

ada biaya yang dikorbankan dari terjadinya tindakan yang tidak diinginkan.

Apabila deteksi dibuat secara terjadwal dan ada koreksi terhadap efek dari

kejadian yang tidak diharapkan, maka detection juga merupakan tindakan yang

tidak kalah efektifnya dibanding dengan prevention.

Pada umumnya semua control diarahkan untuk tindakan preventif, terkecuali

action accountability. Karena adanya ketidakyakinan dari pengawas kalau

tindakan yang telah dilakukannya sudah tepat. Dan untuk mengetahuinya perlu

menunggu hasil dari tindakan itu dulu baru bisa dinilai.

TYPE OF

ACTION

CONTROL PURPOSE

PREVENTION DETECTION



CONTROL

Behavioral

constraint

Locks on valuable assets

Separation of duties

-

Preaction reviews Expenditure of approvals

Budget reviews

-

Action

accountability

Pre-specified policies linked to

expectations of reward and

punishments

Compliance-oriented

internal audits

Cash reconciliations

Peer reviews

Redundancy Assigning multiple people to

an important task

-

Tabel di atas menunjukkan bahwa tipe dari pengendalian tindakan memiliki

kegunaan yang berbeda terutama dalam upaya pencegahan (prevention) dan

pemeriksaan (detection).

a) Behavioral constraint akan berguna secara efektif dalam upaya

pencegahan (prevention) yang dapat ditunjukkan dari manfaat adanya

jenis pengendalian ini dalam “penguncian asset – asset yang bernilai” dan

juga pada pemisahan tugas yang tentunya harus memiliki fungsi sendiri –

sendiri.

b) Pre-action Reviews akan berguna juga dalam upaya pencegahan

(prevention) yang ditunjukkan dengan adanya kegunaan dalam peninjauan

ulang anggaran yang telah dirumuskan serta dalam hal persetujuan

pengeluaran perusahaan.

c) Action Accountability, jenis pengendalian ini berguna baik dalam upaya

pencegahan maupun pemeriksaan pengendalian. Hal ini dapat ditunjukkan

dengan adanya pengaturan kebijakan yang berhubungan dengan

diterapkannya reward and punishment.

d) Redundancy, jenis pengendalian ini akan cocok jika digunakan dalam

upaya pencegahan, yang ditunjukkan dengan adanya penugasan kepada

berbagai macam orang untuk suatu tugas yang penting.



CONDITIONS DETERMINING THE EFFECTIVENESS OF ACTION

CONTROL

Seperti telah kita ketahui bahwa dalam penerapannya, pengendalian tindakan ini

tidak akan efektif pada situasi tertentu. Pengendalian tindakan ini hanya akan

efektif dengan kondisi :

i. Manajer mengetahui kegiatan apa yang harus dilakukan / dihindari oleh

karyawan. Dalam mengetahui kegiatan apa yang harusnya dilakukan /

dihindari oleh karyawan, manajer harus memiliki pengetahuan yang dapat

ditemui melalui 2 cara.

menganalisa tindakan / hasil dalam suatu situasi yang khusus yang

kiranya dapat memberikan hasil terbaik sesuai dengan apa yang

diinginkan.

manajer dapat mempelajari kegiatan mana yang diharapkan untuk

dilakukan dapat dikomunikasikan dengan baik ke pihak lain. Ini

ditujukan agar kegiatan tersebut cocok dengan harapan yang telah

ditetapkan di awal.

ii. Manajer yakin jika kegiatan yang ingin dilakukan benar – benar terjadi dan

sebaliknya kegiatan yang ingin dihindari benar – benar tidak akan terjadi.



Dalam hal ini manajer yang bersangkutan harus memiliki strategi untuk

dapat mengarahkan karyawan untuk melakukan tindakan apa yang harus

dikerjakan oleh para karyawan dan seminimal mungkin menghindari

tindakan yang tidak diharapkan dalam suatu proses kerja.

Manajer harus mampu memastikan bahwa tindakan yang terjadi telah sesuai

dengan yang dikehendaki atau tidak. Untuk itu perlu adanya action tracking. Agar

action tracking dapat dijalankan dengan baik maka harus memenuhi beberapa

kriteria, yaitu :

- Precision ketelitian dalam menunjukkan sejumlah kesalahan yang

dapat digunakan sebagai indikator untuk mengetahui tindakan apa yang

layak dan yang tidak layak. Oleh karena itu dibutuhkan adanya ketelitian

dalam pelaksanaan suatu pengendalian.

- Objectivity terbebasnya penilaian pihak manajemen secara bias.

- Timeliness mengarah pada ketepatan waktu. Ketepatan waktu pada

tindakan yang sedang terjadi sangat penting mengingat jika sampai terjadi

adanya ketidaktepatan waktu diperlukan campur tangan sebelum terjadi

kerugian.

- Understandabillity individu yang diberikan tanggungjawab atas

pekerjaannnya mampu mengerti dan memahami dengan baik apa yang

harus dilakukan untuk memenuhi tanggungjawab tersebut.



KELEBIHAN DAN KEKURANGAN ACTION CONTROL

KELEBIHAN KEKURANGAN

terletak pada aspek preventif; jika terdapat kesalahan langsung ada aksi untuk memperbaiki.

koreksi dapat dilakukan secepat mungkin.

lebih mudah bagi para pelaksana untuk memahami mana yang benar dan mana yang tidak benar. (organizational memory)

Organizational memory adalah kumpulan pengetahuan didalam suatu organisasi tentang bagaimana untuk melakukan sesuatu dengan cara yang terbaik. Organizational memory bisa terdokumentasi secara tertulis maupun tidak terdokumentasi secara tertulis

memerlukan suatu pengamatan langsung, sehingga dari aspek biaya cenderung lebih mahal, dan bergantung pada metode serta teknologi yang digunakan.

hanya tepat digunakan pada pekerjaan yang sifat rutinitasnya tinggi.

cenderung tidak melakukan kreativitas dan inovasi.

adanya kemungkinan perilaku negatif, yaitu orang bekerja bukan untuk yang terbaik buat organisasi, tetapi yang penting baik dimata pihak-pihak yang melakukan pengendalian.



namun dipahami oleh orang-orang di dalam organisasi.

adanya komunikasi dua arah antara pihak yang mengendalikan dengan pihak yang dikendalikan sehingga ada improvement yang terbangun.

adanya tindakan yang dianggap salah, tetapi ternyata setelah terjadinya komunikasi dinyatakan sebagai langkah inovatif.

CONTOH KASUS

Menurut kami salah satu contoh action control ada di Unit Perpustakaan

milik Universitas Surabaya (UBAYA). UBAYA adalah Universitas yang cukup

terkenal di Surabaya. UBAYA telah menerapkan action control bagi siapa yang

akan berkunjung ke perpustakaan itu. Penerapan action control di UBAYA

dimulai dari pada saat mahasiswa akan berkunjung sampai mahasiswa akan keluar

dari perpustakaan tersebut.

Jika mahasiswa yang ingin berkunjung ke perpustakaan, harus membawa

dan menunjukkan kartu identitas sebagai tanda bahwa mahasiswa tersebut adalah

anggota dari UBAYA. Kemudian, sebelum memasuki ruang baca atau

peminjaman buku, seluruh mahasiswa yang akan masuk ruangan tersebut harus

meletakkan tas pada loker yang telah disediakan setelah menukarkan kartu

identitas dengan kunci loker. Apabila mahasiswa lupa untuk menaruh tas

kemudian langsung masuk ke ruang peminjaman buku atau ruang baca,

mahasiswa akan langsung ditegur oleh bapak atau ibu petugas perpustakaan. WEEK ASSIGNMENT – MANAGEMENT CONTROL SYSTEM 15


Setelah mahasiswa memilih buku, pada saat akan meminjam buku mahasiswa

juga harus mengikuti prosedur peminjaman buku.

Pada saat akan keluar dari perpustakaan, mahasiswa harus melewati pintu

detector. Pintu detektor ini akan bereaksi yaitu dengan mengeluarkan bunyi sinyal

apabila mahasiswa yang melewati pintu ini membawa keluar buku sebelum

melewati proses peminjaman buku dengan benar.

Bila mahasiswa menghilangkan buku yang dipinjam maka mereka wajib

untuk mengganti dengan membayar dua kali lipat dari harga asli buku / minimal

mengganti dengan jenis buku yang sama.

PEMBAHASAN KASUS

Menurut kelompok kami action control yang telah diterapkan UBAYA sudah

cukup baik, karena kecurangan – kecurangan yang dapat terjadi sudah dapat

diminimalkan. Adanya peratura – peraturan yang jelas membuat action control

menjad lebih efektif.

1. Behavioral Constraints

a. Physical Constraints

Pengendalian fisik yang dilakukan oleh UBAYA adalah dengan

mewajibkan setiap orang yang ingin masuk ke dalam perpustakaan

untuk membawa dan menunjukkan kartu identitas sebagai tanda

bahwa mahasiswa dan menukarkan kartu tersebut dengan kunci

loker untuk meletakkan tas pada loker yang tersedia.



Penggunaan pintu detector yang ada di perpustakaan untuk

menghindari mahasiswa membawa keluar buku tanpa izin.

b. Administrative Constraints

Adanya pemisahan fungsi karyawan antara petugas yang menjaga

penukaran kartu identitas dengan kunci loker, petugas peminjaman

buku dengan petugas yang mengawasi ruang penyimpanan buku.

2. Preaction Review

Formal

Perpustakaan UBAYA melakukan preaction review dalam bentuk formal

dengan mencantumkan peraturan – peraturan yang berlaku di depan pintu

perpustakaan.

Informal

Perpustakaan UBAYA melakukan preaction review dalam bentuk

informal dengan memperkenalkan perpustakaan pada mahasiswa baru

dengan kegiatan rally perpus.

3. Action Accountability

a. Administrative

Action Accountability - administrative pada perpustakaan UBAYA dapat

dilihat dari peraturan perpustakaannya yang memberlakukan sistem

sanksi jika mahasiswa telat mengembalikan buku dan memberlakukan

denda jika mahasiswa menghilangkan buku yang dipinjam.

b. Social

Action Accountability - social pada perpustakaan UBAYA dapat dilihat

dari adanya himbauan “ Harap Tenang” di berbagai sudut ruang baca

perpustakaan UBAYA.



4. Redundancy

Penerapan Redundancy pada perpustakaan UBAYA dapat dilihat dari

petugas yang menjaga penukaran kartu identitas dengan kunci loker

biasanya dijaga lebih dari satu orang. Hal ini dikarenakan jika salah satu

petugas berhalangan ataupun tidak dapat berada ditempat untuk bertugas

maka dapat langsung digantikan oleh petugas yang lain.

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

Action control akan memberikan banyak keuntungan bagi perpustakaan

Ubaya. Ubaya sudah menerapkan action control dan memperoleh hasil yang

cukup baik. Dengan adanya punishment membuat mahasiswa menjadi lebih

tertib dalam proses peminjaman dan pengembalian buku dengan tepat waktu.

Selain itu sistem pengendalian dalam perpustakan sendiri juga sudah cukup

baik, dengan adanya alat detektor, dan barcode. Selain itu sistem yang

dirancang perpustakaan cukup memudahkan mahasiswa dalam proses

pencarian buku, pemnjaman dan pengembalian dengan adanya komputer.



Namun juga terdapat beberapa kelemahan, yaitu tidak adanya

penginformasian tentang keterlambatan pengembalian buku pada mahasiswa

yang bersangkutan. Hal ini jelas sangat merugikan bagi kedua belah pihak.

Jika dilihat dari ketiga masalah pengendalian ubaya termasuk dalam Masalah

motivasi / dorongan dari dalam diri ( Motivational Problems). Hal ini terlihat

dengan tidak adanya tindakan lebih lanjut apabila mahasiswa tidak

mengembalikan buku selama proses perkuliahan berjalan.

Rekomendasi :

Sebaiknya Ubaya membuat peraturan baru mengenai penginformasian

keterlambatan pengembalian buku kepada mahasiswa yang bersangkutan dengan

cara memberikan informasi kepada tiap fakultas yang bersangkutan.

DAFTAR PUSTAKA

Merchant, K.A., and W.A. Van der Stede 2003. Management Control

systems: Performance Measurement, Evaluation and Incentives. Prentice-

Hall: London, UK

http://apmcs.blogspot.com/2010/10/tugas-1-akt-2010-contoh-action-control.html




action control m4

Documents