11

ANALISIS BEBAN KERJA ( ABK )

Permendagri No. 12 Th. 2008

ABK : Teknik Manag. Yg dilakukan secara

sistematis utk memperoleh informasi ttg efisiensi &

efektifitas Unit Kerja berdasarkan volume kerja.

22

LATAR BELAKANG

Utk Meniungkatkan efisiensi & Efektifitas penyelgg pemrthn & Pembgn melalui penataan kelembagaan, ketatalaksn & kepegw berdasarkan ABK.

MAKSUD & TUJUAN

Utk mengukur & Menghitung beban kerja setia jabatan/ unit kerja hingga diperoleh informasi ttg. Efisiensi & e fektifitas kerja orgns. Utk meningkatkan kapasitas orgns yg profesional, transparan, profesional, rasional dlm rangka mewujudkan kepemerintahan yg baik (Good Governance)

33

PENGERTIAN :• BEBAN KERJA : Besaran pekerjaan yg hrs dipikul oleh

suatu jab. Yg merupakan hasil kali

Volume Pekerjaan & Norma Waktu

• ABK : Teknik Manag. Yg dilakukan secara sistematis

utk memperoleh informasi ttg efisiensi &

efektifitas Unit Kerja berdasarkan volume kerja.

•VOLUME KERJA : Sekumpulan tugas yg hrs diselesaikan selama 1

tahun

• EFEKTIVITAS & EFISIENSI : Perbandingan antara

Beban Kerja dgn Jam

Kerja Efektif dlm rangka penyelsn tugas & fungsi orgns.

• NORMA WAKTU : ……………………..

44

• NORMA WAKTU : Waktu yg wajar & nyata- nyata digunakan secara efektif dlm kondisi normal oleh seorang pemangku jab.

• JAM KERJA EFEKTIF : Jam kerja yg hrs digunakan utk berproduksi.

• STANDAR PRESTASI KERJA : Nilai baku kemampuan hasil kerja pejabat/unit kerja secara normal

55

PELAKSANA ABK :

1. Lingkup DDN : Unit Orgnss Eselon II

2. Lingkup Pemda Prov : Unit Orgnss Eselon II

3. Lingkup Pemda Kab/Kota : Unit Orgnss Eselon III

66

TIM ABK :

Susunan Tim :

1. Ketua, 2. Sekretaris, 3. Anggota (Tenaga Analis Jab)

Ditetapkan Oleh :

Pusat = Kepmen; Prov = Kepgub;

Kab/Kota = Kepbup/Wakota.

77

HASIL ABK

Informasi Jabatan berupa :

1.Beban Kerja Jabatan/Unit Kerja2.Standar Norma Waktu Kerja 3.Kebutuhan Pegawai4.Prestasi Jabatan/Unit Kerja5.Tk. Efektifitas & Efisiensi Jabatan/Unit

KerjaTambahan: * Standar Sarpras Kerja

88

HASIL ABK dimanfaatkan:

1.Penataan SOTK2.Penilaian Prestasi Kerja Jabatan/Unit K3.Penyusunan Daftyar Susunan Peg ( DSP) 4.Bahan penetapan Eselonisasi Jab.5.Penyusunan Kebutuhan Peg.6.Program mutasi & Promosi pegawai7. Reward & Phunisment Pejabat Tambahan: Penyusnn Standar Sarpras

Kerja

99

RUANG LINGKUP ABK-Tupoksi-Beban Kerja-Setiap Jabatan dlm Satuan Kerja orgnss

ASPEK-ASPEK DLM ABK

1.Norma Waktu : (Variabel Tetap) Waktu yg digunakan utk menghasilkan/selesaikan produk/hsl kerja. Ditetapkan dlm standar norma waktu

kerja, dgn asumsi tdk ada perubahan yg menyebabkan norma waktu berubah Perubahan Norma Waktu dimungkinkan krn: Perubahan kebijakan Perubahan peralatan Perubahan kualitas SDM Perubahan Orgnss & sisdur

1010

Perbulan 5 Hr Kerja: 20 hr X 330 Mn = 6.600 Mn ( 110 jam)

6 Hr Kerja: 24 hr X 275 Mn = 6.600 Mn ( 110 jam)

HARI KERJA EFEKTIF:* 5 Hr Kerja: 365 Hr dikurangi:

- Libur sabti/minggu : 104 hr

- Libur resmi : 14 Hr- Cuti : 12 Hr

----------- 130

Hr 235 Hari

* 6 Hr Kerja: 365 Hr dikurangi:

- Libur sabti/minggu : 52 hr

- Libur resmi : 14 Hr- Cuti : 12 Hr

----------- 78

Hr 287 Hari

1111

2. VOLUME KERJA: (Variabel Tdk tetap) Diperoleh dr target pelaks tugs utk memperoleh hasil kerja/

produk berbeda – antar jab/Unit Misal: Hr Kerja Efektif 1 Th ( 5 hr kerja) = 235 Hr. Berapa Vovule kerja Kasubag Program di Dindik selama

1 th utk membuat Lap. Bulanan dan La. Mingguan ? Lap. Bulanan = 235 : 20 = 11,75 12 Frequensi Lap. Mingguan = 235 : 5 = 47 Frequensi

3. JAM KERJA EFEKTIF: a. Jam Kerja yg hrs digunakan utk berproduksi; jadi merupakan jam kerja formal

dikurangi waktu kerja yg hilang krn tdk bekerja (Allowance = rata-rata 25 %).b. Merupakan alat ukur yg valid, konsisten & Universa, yg harus diisi dgn rindak

kerja utk menghasilkan produk, baik yg bersifat kongkrid (Benda) maupun abstrak (Jasa)

c. Kepres 68/1995 jam Kerja PNS: 37,5 jam/minggud. Jam Kerja Efektif:

- Perhari 5 Hr Kerja : 75 % X 37,5 Jam = 337 Mn 330 Mn = 5,5 jam 6 Hr Kerja : 75 % X 6,25 jam = 280 Mn 275 Mn = 4,5 Jam

- Perminggu 5 Hr Kerja : 5 X 330 = 1650 Mn 27,5 Jam = 28 jam 6 Hr Kerja : 6 X 275 jam = 1600 Mn 27,5 = 28 Jam

1212

METODE PUL DATA ABK

• Pengisian Form•Wawancara

•Pengamatan langsung•Referensi

METODE LAH DATA ABK

•Rekap Jml BK•Perhit: Kebut SDM, TK Efiseiansi Jab & Prestasi Kerja Jab/Unit•Rekap: Kebut SDM, Tk Efs. Jab & •Pres Kerja Jab/Unit

1313

TAHAPAN ABKTAHAPAN ABK

Pengumpulan Data Beban KerjaPengumpulan Data Beban Kerja Pengolahan DataPengolahan Data

Penelaahan Hasil OlahanPenelaahan Hasil Olahan Penetapan ABKPenetapan ABK

1414

PUL DATA BEBAN KERJA

-Pengkajian Orgns. Utk memperoleh: - Tupoksi - Rincian Tugas - Rincian Kegiatan

-Pul Data Melalui: - Penyebaran Form A & Form B - Interveiw - Observasi

-Sebelum pengiriman Form utk Responden, agar semua Responden (Peg) dikumpulkan & diberi penjelasan cara memahami pengisian form-Yg mengisi ( Yg di ABK) adalah semua Peg (PNS /Non PNS) sensus-Utk Pejabat Struk, yg dituangkan dlm Form bukan Tupoksi, tetapi TUGAS YG DIKERJAKAN dlm melaks Tupoksi

Jika Form yang sudah diisi Responden sdh dikumpulkan, chek Item yg dituangkan terkait dgn : Apakah semua pelaks tugas sbg penjabaran Tupoksi sdh ditulis semua. Apakah Rincian kegiatan sdh menggambarkan tahapan / proses yg dilakukan dlm menyelskn tugas (Hsl kerja)

Aapakah ……….

1515

Apakah serapan waktu kerja layak & wajar Apakah Volume / frequensi kerja layak & wajarApalah peralatan kerja (peralatan khusus) sdh benar

Dari 5 Form ABK berdasarkan Permendagri 12/2008,

Pengembangan Instrumen Prov Jateng ada 8 Form:

- Form Bantu Pul Data Jab Struk- Form Bantu Pul Data Jab Non Struk - Form Gabungan

1616

Apakah serapan waktu kerja layak & wajar Apakah Volume / frequensi kerja layak & wajarApalah peralatan kerja (peralatan khusus) sdh benar

Dari 5 Form ABK berdasarkan Permendagri 12/2008,

Pengembangan Instrumen Prov Jateng ada 8 Form:

- Form Bantu Pul Data Jab Struk- Form Bantu Pul Data Jab Non Struk - Form Gabungan

1717

Lah Data ABK menurut Permendagri 12/2008 ada 3 Form:

Form C : Perhitungan dr jumlah serapan waktu kerja X Vol / Freq. Dihitung tiap-2 tugas yg dilaksanakan Masing-masing Jabatan dijumlah

Form D : Perhitungan Keb. Peg; Efisiensi Jab (EJ) & Persts Kerja Jab ( PJ).

Form E : Perhitungan Keb. Peg; Efisiensi JUnit (EU) & Persts Kerja Unit ( PU).

PENGOLHN DATA BEBAN KERJA

1818

6 MACAMFORM ABK

1919

FORMULIR A.1

PENGUMPULAN DATA ANALISIS BEBAN KERJA JABATAN STRUKTURAL

1. Nama Jabatan :

2. Unit Kerja :

3. Unit Organisasi :

URAIAN TUGAS HASIL KERJA RINCIAN KEGIATAN SATUAN VOLNORMA

KETWAKTU

2 3 4 5 7 8

2020

FORMULIR A.2

PENGUMPULAN DATA ANALISIS BEBAN KERJA JABATAN NON STRUKTURAL

1. Nama Pegawai :

2. Unit Kerja :

3. Unit Organisasi :

URAIAN TUGAS HASIL KERJA RINCIAN KEGIATAN SATUAN VOLNORMA

KETWAKTU

2 3 4 5 7 8

2121

FORMULIR B

INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN

1. UNIT ORGANISASI :

2. SATUAN KERJA :

NO NAMA JABATAN GOL. JUMLAH KETERANGAN1 2 3 4 5

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

2222

FORMULIR C

REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN(setiap Eselon III dibuatkan Form C )

1. INIT ORGANISASI : Sekretariat

2. SATUAN KERJA : Badan Kesbang Polinmas Prov Jateng

NO NAMA JABATAN JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN

    ( Vol Kerja X Norma Waktu )

1 2 3

                 

                 

                 

                 

2323

FORMULIR D

PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI,

TINGKAT EFISIENSI JABATAN (EJ)

DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ)

1. UNIT ORGANISASI : SEKRETARIAT

2. SATUAN KERJA : BADAN KESBANG POLINMAS

    JML BEBAN PERHITUNGAN JML          

NO NAMA JABATAN KERJA JUMLAH PEG +/- EJ PJ KET

  JAB KEB. PEGAWAI YG        

  (jam) ADA        

1 2 3 4 5 6 7 8 9

             

             

           

             

2424

KET. PENGISIAN FORM D:

-Kol. (2) diisi : Nama Jab dr Form C-Kol. (3) diisi : jml beban kerja Kol (3) pd Form C-Kol. (4) diisi : Jml beban kerja jab Kol. (3) : 1.300-Kol. (5) diisi : Jml Peg/Pejabat sesuai data Fprm B-Kol. (6) diisi : Selisish antara Kol (5) dgn Kol. (4),

JIka Kol (4) > Kol. (5), maka terdapat kekurangan peg/pejabat, dmkn pula

sebaliknya

Kol (3)-Kol. (7) diisi : --------

Kol (5) X 1.300

-Kol. (8) diisi : dgn pedoman pd skala interval: > 1,00 =A (sangat Baik)0,90 -1,00 = B (baik)0,70 – 0,89 = C (Cukup)0,50 – 0,69 = D (sedang)< 0,50 = E (Kurang)

2525

FORMULIR E

REKAPITULASI KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI,

TINGKAT EFISIENSI UNIT (EU) DAN

PRESTASI KERJA UNIT ( PU )

SATUAN KERJA :

  UNIT JM BEBAN JML JM            

NO ORGANISASI KERJA KEB PEG +/- EU PU KET.

    UNIT PEG YG ADA            

1 2 3 4 5 6 7 8 9

           

           

        

 

         

           

2626

KET. PENGISIAN FORM E:

-Kol. (3) diisi : jml beban kerja Unit pd Form D-Kol. (4) diisi : Jml Keb. Peg/Pjbt dr Fprm D bagian Bawah-Kol. (5) diisi : Jml Peg/Pejabat yg ada Form D bag. bawah-Kol. (6) diisi : Data Form D bag Bawah

Beban Kerja Unit-Kol. (7) diisi : ---------------

Kol (5) X 1.300 (Form D Bag.Bawah)

-Kol. (8) diisi : dgn melihat jika EU : > 1,00 =A (sangat Baik)0,90 -1,00 = B (baik)0,70 – 0,89 = C (Cukup)0,50 – 0,69 = D (sedang)< 0,50 = E (Kurang)

Jml Kol (3), (4) dan (5) : diisi dgn menjumlahkan angka Kol. Ybs.Kol (6), (4) diisi dr selisih Kol (5) dan Kol. (4), Kol. (7) & Kol. (8) tdk dijumlahkan.Kol. Ket. Diisi utk menjelaskan yg perlu dijeklaskan pd Kol. (2) s/d (5)..

2727

PENELAAHAN HSL OLAHAN DATA

• Perlu ditelaah utk hsl yg akurat & obyektif•Hsl pengukuran yg tdk rasional:

- Diatas Normal adanya mark up pd data Vol Kerja atau norma waktu K- Dibawah normal kurang lengkapnya produk & Kecilnya waktu yg dianalisis /dilaporkan responeden.

• Diperlukan analisis yg jeli & teliti dlm menggali data & Informasi dr responden shg mendapatkan data yg valid & akurat.• Utk mengurangi deviasi hsl ABK, lakukan observasi, •evaluasi dgn mengecek tingkat kesibukan/apakah •sering/sepanjang thn. Melaks kerja lembur ygt nyata.

2828

PENETAPAN HSL PENGUKURAN BEBAN KERJA

Hsl pengukuran ABK disampaikan pd Pimp Sat Kerja Pd Prov/Kab/Kota yg dianalisis

Srt Pengantar kpd Kepala Daerah melalui Sekda utk penetapan Keputusannya

Sekda menugaskan Unit K yg membidangi ABK utk menelaah hsl ABK

Ajukan Hsl telaahan diajukan kpd Kepala Daerah melalui Sekda, jika sdh memadahi , dibuatkan SK Penetapan dengan Keputusan Kepala daerah

Hsl. Penetapan disampaikan kembali pd Sat. Kerja pd Prov/Kab/Kota yg dianalisis

Penetapan hsl. ABK dilaKS dlm rangka peningkatan pendayagunaan SDM yg meliputi Biod. Kelembagaan, Ketatalaks &n Kepegw.

2929

CONTOH: Penjabrn Tgs Pokok menjadi Sub Tugas (Jenis/Macam Keg)

Jabatan : Kasubag Umum dan Kepegawaian.

• TUGAS POKOK : Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan bidang umum dan kepegawaian, hukum, humas, organisasi, tatalaksana, rumah tangga 7 macam.

• Jenis/Macam Keg(Sub Tgs Pokok): ( 12 macam)a. Surat-menyurat j. Perjalanan dinasb. Kearsipan k. Pelayanan pinpinanc. Perpustakaan l. Pengelolaan barang Inventarisd. Umum kepegawaian m. Barang pakai habise. Karier Pegawai n. Perawatan Gedung Kantorf. Tata Usaha kepegw o. Pengelolaan kendaraan dinasg. Hukum p. Kebersihan Kantor/lingkungan Kh. Humas q. Keamanan Kantori. Organisasi

3030

Hakekatnya menghitung BOBOT JABATANHakekatnya menghitung BOBOT JABATAN Yang dihitung TUGAS ( Tindak Kerja ) bukan FUNGSI Yang dihitung TUGAS ( Tindak Kerja ) bukan FUNGSI Ciri-Ciri Tugas : TERUKUR DAN TERATUR (Kecuali Ciri-Ciri Tugas : TERUKUR DAN TERATUR (Kecuali

hal yg khusus seperti Penanggulangan Bencana, Pelayanan hal yg khusus seperti Penanggulangan Bencana, Pelayanan Tamu dll )Tamu dll )

Tugas Jabatan Struktural : Yg bersifat MANAGERIAL dan Tugas Jabatan Struktural : Yg bersifat MANAGERIAL dan KONSEPTUAL serta sedikit Teknik TinggiKONSEPTUAL serta sedikit Teknik Tinggi

Tugas Jabatan Non Strukural : Yg bersifat TEKNIK Tugas Jabatan Non Strukural : Yg bersifat TEKNIK TINGGI, TEKNIK MENENGAH dan TEKNIK RENDAHTINGGI, TEKNIK MENENGAH dan TEKNIK RENDAH

PEGANGAN POKOK ABKPEGANGAN POKOK ABK

3131Wassalamu’alai

kum Wr Wb