a. seksi ketatausahaanpenasktna.acehprov.go.id/uploads/juknis_penas_xiv_2017_ok_-_bid_vii.pdf · b....

Petunjuk Teknis PENAS XV KTNA Aceh 2017 1

VII. KESEKRETARIATAN

A. SEKSI KETATAUSAHAAN

1. Pengertian

Ketatausahaan adalah salah satu unit kerja dalam penyelenggaraan PENAS XV

KTNA Aceh 2017, yang bertugas menangani urusan administrasi dan penataan

kegiatan, mulai dari penyiapan bahan pengetikan, perbanyakan, penggandaan

penyebaran dan pendistribusian sampai dengan pengarsipan surat menyurat dan

dokumen PENAS XV KTNA Aceh 2017.

2. Tujuan

Terselenggaranya pelayanan administrasi secara baik dan tertib bagi pelaksanaan

PENAS XV KTNA Aceh 2017.

3. Waktu dan Tempat

a. Waktu :

1) Panitia Pelaksana Daerah PENAS XV KTNA Aceh 2017 Kota Banda Aceh

mulai efektif menempati Sekretariat Bersama di Gedung Komplek Stadion

Harapan Bangsa Banda Raya Kota Banda Aceh Bulan Desember 2016

b. Tempat :

1) Sekretariat Panitia Penyelenggara PENAS XV KTNA Aceh 2017/ Sekretariat

Kelompok KTNA Nasional d/a Kanpus Kementan, Jl. Harsono RM, No. 3

Ragunan - Gedung D lantai V, Pasar Minggu - Jakarta Selatan (12250).

Telp./Fax. (021) 7826084 dan Telp/Fax. (021) 7804386.

2) Sekretariat Panitia Pelaksana Provinsi PENAS XV KTNA Aceh 2017

Kantor Gubernur Aceh

Sekretariat Panitia Pelaksana Kabupaten

Sekretariat Persiapan Badan Ketahanan Pangan dan Pelaksana Penyuluhan

Kabupaten/Kota,ditentukan oleh masing-masing Kabupaten/Kota.

4. Ruang Lingkup Kegiatan

a. Panitia Penyelenggara

Mempersiapkan, pelaksanaan dan pengelolaan administrasi PENAS XV KTNA

Aceh 2017 yang meliputi :

1) Penyusunan konsep-konsep undangan yang sifatnya koordinatif seperti

undangan rapat koordinasi PENAS XV KTNA Aceh 2017 antar bidang

lainnya.


▪ Menyiapkan, menyusun, mendistribusikan dan mendokumentasikan surat-

surat dalam rangka PENAS XV KTNA Aceh 2017.

▪ Menyiapkan dan menyusun rencana kebutuhan kesekretariatan (ATK)

PENAS XV KTNA Aceh 2017.

▪ Menyiapkan dan menyusun laporan perkembangan kemajuan persiapan

penyelenggaran PENAS XV KTNA Aceh 2017.

▪ Membuat stempel yang sama untuk Panitia Pusat, Daerah dan Kabupaten,

tetapi Kop Surat berbeda untuk tingkatan masing-masing Panitia.

▪ Tanda Peserta dan Undangan dibuat semuanya oleh Panitia

Penyelenggara Pusat

2) Mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan dalam rangka persiapan dan

penyelenggaraan PENAS XV KTNA Aceh 2017 yang meliputi :

▪ Melakukan inventarisasi nama-nama pejabat yang akan datang dalam

penyelenggaraan PENAS XV KTNA Aceh 2017.

▪ Melakukan koordinasi dengan instansi terkait lainnya dalam rangka

penyelenggaraan dan pelaksanaan kegiatan/acara PENAS XV KTNA

Aceh 2017.

▪ Melakukan koordinasi dengan Panitia Pelaksana Provinsi/Kabupaten dalam

hal persiapan penyelenggaraan PENAS XV KTNA Aceh 2017 yang

meliputi aspek pelayanan administrasi dll.

3) Mengkoordinasikan dan menyusun rencana penyelenggaraan kegiatan

PENAS XV KTNA Aceh 2017 yang meliputi :

▪ Menyusun jadwal kegiatan harian PENAS XV KTNA Aceh 2017.

▪ Menyusun laporan akhir penyelenggaraan PENAS XV KTNA Aceh 2017

bersama bidang-bidang kegiatan.

4) Mengkoordinasikan penyiapan, penyediaan, penggandaan dan penyebaran

bahan–bahan untuk keperluan peserta PENAS XV KTNA Aceh 2017.

b. Panitia Pelaksana Provinsi/Kabupaten

1) Mempersiapkan, melaksanakan dan mengelola administrasi PENAS XV KTNA

Aceh 2017 yang meliputi :

▪ Menyiapkan dan menyusun konsep-konsep undangan yang sifatnya

koordinatif untuk pelaksanaan rapat/pertemuan koordinatif PENAS XV

KTNA Aceh 2017 di daerah.


▪ Menyiapkan, menyusun dan mendokumentasikan surat-menyurat dalam

rangka PENAS XV KTNA Aceh 2017 di daerah.

▪ Menyusun rencana kebutuhan bahan-bahan (ATK) dan kelengkapan

bidang kegiatan kesekretariatan PENAS XV KTNA Aceh 2017 di daerah.

▪ Melakukan inventarisasi nama-nama pejabat daerah (Provinsi Aceh) yang

akan diundang dalam acara pembukaan dan penutupan PENAS XV KTNA

Aceh 2017.

▪ Menyiapkan dan menyusun Petunjuk Pelaksanaan dan Petunjuk Teknis

kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017.

▪ Menyiapkan dan menyusun konsep sambutan Gubernur.

▪ Menyiapkan dan menyusun bahan-bahan yang diperlukan dalam rangka

konsultasi dengan Protokol Kepresidenan dan atau Protokol Wakil

Presiden.

▪ Mengumpulkan dan menyiapkan bahan-bahan untuk menyusun laporan

perkembangan dan laporan akhir PENAS XV KTNA Aceh 2017.

2) Mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan dengan instansi terkait di Daerah

dalam rangka persiapan dan pelaksanaan PENAS XV KTNA Aceh 2017 yang

meliputi:

▪ Mengadakan pertemuan secara teratur dengan bidang-bidang kegiatan

untuk mengevaluasi perkembangan persiapan dan pelaksanaan PENAS

XV KTNA Aceh 2017.

▪ Melakukan pertemuan-pertemuan terbatas dengan bidang-bidang atau

seksi-seksi untuk mengetahui kemajuan persiapan persiapan lapangan

setiap jenis kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017.

▪ Melakukan konsultasi secara teratur dengan instansi terkait guna

pemantapan setiap kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017.

3) Mengkoordinasikan dan menyusun rencana kegiatan dan kelengkapan peserta

PENAS XV KTNA Aceh 2017 yang meliputi :

▪ Melakukan kegiatan bersama bidang masing-masing yang diperlukan

antara lain : sarana pemukiman, lahan kegiatan, gedung pertemuan,

telekomunikasi, transportasi, konsumsi penerangan listrik dll;

▪ Menyusun rencana, pemantauan dan evaluasi serta jadwal penyelesaian

sarana dan prasarana fisik kegiatan;


▪ Melakukan koordinasi dalam rangka penggandaan dan pendistribusian

kelengkapan peserta antara lain : juklak, juknis, jadwal kegiatan harian,

panduan, lembaran informasi, brosur dan lain-lain.

▪ Melakukan koordinasi dengan instansi terkait dalam rangka menyusun

kebutuhan anggaran bidang-bidang atau seksi-seksi kegiatan PENAS XV

KTNA Aceh 2017.

B. SEKSI PUBLIKASI, DOKUMENTASI DAN PELAPORAN

1. Pengertian

a. Publikasi

Publikasi adalah kegiatan penyebarluasan informasi guna meningkatkan

pemahaman dan dukungan masyarakat luas terhadap penyelenggaraan PENAS

XV KTNA Aceh 2017.

Untuk mencapai tujuan publikasi ini, maka perlu dipersiapkan dengan matang

bahan-bahan informasi untuk publikasi (desk information, leaflet, folder, spanduk,

sticker, brosur) serta mengatur penjadwalan pertemuan dengan media massa

(cetak dan elektronik). Baik yang dilakukan oleh Panitia Penyelenggara maupun

Panitia Pelaksana Provinsi/Kabupaten.

b. Dokumentasi

Dokumentasi adalah kegiatan penghimpunan hasil-hasil rekaman video, kaset,

radio, foto, media cetak dan elektronik, tulisan/ulasan pengamat dan pemerintah

serta pendapat umum untuk menjadi bahan dokumentasi, yang dilakukan sejak

persiapan sampai dengan akhir pelaksanaan PENAS XV KTNA Aceh 2017 dan

dilaksanakan bersama antara Panitia Penyelenggara dan Panitia Pelaksana

Provinsi/Kabupaten.

c. Pelaporan

Pelaporan adalah kegiatan penghimpunan bahan-bahan hasil pelaksanaan

kegiatan-kegiatan dari seluruh bidang dan seksi untuk selanjutnya dirumuskan dan

disusun dalam bentuk pelaporan PENAS XV KTNA Aceh 2017. Pelaporan ini

terdiri dari “Laporan Umum Penyelenggaraan PENAS XV KTNA Aceh 2017”

yang berisi laporan singkat dari persiapan sampai dengan penyelenggaraan

PENAS XV KTNA Aceh 2017 dan “Laporan Pelaksanaan kegiatan PENAS XV

KTNA Aceh 2017” yang isinya lebih menekankan pada pelaksanaan kegiatan

setiap bidang dan permasalahan yang dihadapi selama berlangsung PENAS XV

KTNA Aceh 2017.


2. Tujuan

Memberikan penjelasan umum dan penyebarluasan informasi serta

mendokumentasikan kegiatan dari, oleh dan untuk KTNA Aceh khususnya dan

masyarakat luas pada umumnya, di tingkat Pusat dan Daerah

3. Waktu dan Tempat

a. Waktu : Sebelum, selama dan setelah PENAS XV KTNA Aceh 2017

b. Tempat : Sekretariat Panitia Penyelenggara PENAS XV KTNA Aceh 2017

Sekretariat Panitia Pelaksana Provinsi/Kabupaten PENAS XV KTNA

Aceh 2017.

4. Ruang Lingkup Kegiatan

a. Menyiapkan dan menyusun bahan-bahan untuk keperluan “desk information” di

Sekretariat PENAS XV KTNA Aceh 2017;

b. Menyiapkan bahan informasi dan publikasi seperti leaflet, folder, spanduk, sticker,

brosur di lokasi penyelenggaraan;

c. Merancang dan mengatur penjadwalan serta menyiapkan bahan dalam rangka

wawancara Menteri Pertanian, beserta jajarannya, Kepala Badan Penyuluhan dan

Pengembangan SDM Pertanian dan Ketua Kelompok KTNA Nasional dengan

pihak Media TV, Radio, Pers/Media Cetak;

d. Menghimpun seluruh hasil-hasil rekaman video, kaset, radio, foto-foto, sebagai

bahan dokumentasi;

e. Menghimpun dan membuat kliping terhadap koran dan semua tulisan/ulasan dan

pendapat umum tentang PENAS XV KTNA Aceh 2017;

f. Menghimpun laporan kegiatan akhir dari setiap seksi serta membuat laporan akhir

dari pelaksanaan PENAS XV KTNA Aceh 2017;

g. Akomodasi, keamanan dan kelancaran kerja wartawan dan reporter diatur oleh

Panitia Provinsi/Kabupaten.

5. Bentuk Publikasi dan Dokumentasi

a. Publikasi

1) Siaran Pers;

2) Spanduk, poster;

3) Banner dan Jingle;

4) Pertemuan pimpinan redaksi;

5) Konferensi pers;


6) Wawancara TV/ radio;

7) Radio PENAS XV KTNA Aceh 2017;

8) Peliputan oleh wartawan;

9) Surat kabar edisi khusus;

10) Penerbitan lembar informasi pers;

11) Pemutaran film.

b. Dokumentasi

1) Kliping bahan cetakan (majalah, koran, brosur dll.);

2) Foto-foto;

3) Rekaman (kaset, video, radio);

4) Naskah;

5) Laporan

6. Penanggung Jawab Kegiatan

a. Panitia Pusat

1) Dokumentasi dan informasi yang akan disiarkan secara nasional baik melalui

media cetak maupun elektronik;

2) Pendaftaran wartawan/reporter dari Jakarta yang akan meliput PENAS XV

KTNA Aceh 2017 di Aceh - Aceh.

b. Panitia Provinsi/Kabupaten

1) Dokumentasi dan informasi untuk kepentingan daerah baik melalui media

cetak maupun elektronik;

2) Pendaftaran wartawan/reporter dari Provinsi Aceh dan Provinsi lainnya yang

akan meliput kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017.

C. SEKSI TRANSPORTASI, AKOMODASI DAN KONSUMSI

1. Transportasi

a. Pengertian

Transportasi adalah sarana angkutan yang diperlukan oleh peserta, baik dari

daerah asal ke daerah pelaksana PENAS XV KTNA Aceh 2017, maupun dari

lokasi pemukiman ke seluruh arena kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017 dan

sebaliknya.

Transportasi dari daerah asal ke Banda Raya Kota Banda Aceh, menjadi

tanggungjawab dan dikoordinasikan oleh Panitia Kontingen Provinsi masing-

masing peserta. Sedangkan transportasi lokal, dan ketempat Magang

pengaturannya (jenis, route dan tarif angkutan) menjadi tanggungjawab Panitia


Pelaksana Provinsi/Kabupaten. Biaya transportasi lokal dan ketempat Magang

menjadi beban peserta masing-masing.

b. Tujuan

1) Membantu peserta PENAS XV KTNA Aceh 2017 mendapatkan kemudahan

dalam rangka memperlancar kegiatan baik dari daerah asal ke lokasi PENAS

maupun di sekitar arena penyelenggaraan.

2) Membantu peserta memperoleh informasi mengenai sarana angkutan yang

akan digunakan oleh peserta baik dari daerah asal ke lokasi maupun disekitar

arena penyelenggaraan.

c. Jasa Angkutan

1) Transportasi dari daerah asal ke lokasi penyelenggaraan PENAS XV KTNA

Aceh 2017.

a) Pesawat terbang

b) Kapal laut

c) Kendaraan darat (angkutan umum).

2) Transportasi lokal :

a) Angkutan umum;

b) Angkutan khusus peserta PENAS XV KTNA Aceh 2017

d. Waktu dan Tempat

1) Waktu :

a) Pelayanan informasi transportasi dari daerah asal ke Banda Raya Kota Banda

Aceh akan dilakukan oleh Panitia Pusat dan Panitia Provinsi/Kabupaten

beberapa bulan sebelum Hari “H”.

b) Untuk transportasi lokal disediakan 2 (dua) hari sebelum pembukaan sampai

satu hari setelah penutupan.

2) Tempat :

a) Tempat pelayanan informasi di pusat, pada Badan Ketahanan Pangan Pusat,

Jln. Harsono RM, Jakarta Selatan.

b) Tempat pelayanan informasi di Daerah, pada Sekretariat PENAS XV KTNA

Aceh 2017 Provinsi/Kabupaten.

e. Pelaksanaan

1) Pengurusan transportasi peserta diurus oleh masing-masing provinsi peserta

(kontingen) dan seluruhnya menjadi tanggung jawab peserta. Apabila


diperlukan informasi dapat disediakan oleh Panitia Pusat atau Panitia

Provinsi/Kabupaten, meliputi :

a) Tempat yang dituju

b) Jenis angkutan yang digunakan

c) Waktu penggunaan

d) Jumlah tempat duduk yang dibutuhkan

e) Kelas pemesanan yang dibutuhkan

2) Panitia Provinsi/Kabupaten menyediakan alat transportasi untuk peserta yang

akan pergi/pulang dalam rangka kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017.

3) Panitia Provinsi/Kabupaten menyediakan informasi angkutan lokal mengenai:

a) Jenis angkutan

b) Trayek (route)

c) Jadwal perjalan

d) Harga tiket

e) Terminal pemberhentian

4) Semua biaya transportasi menjadi tanggungan masing-masing peserta.

5) Membuat laporan akhir kegiatan yang diserahkan kepada Seksi

Kesekretariatan/Seksi Publikasi, Dokumentasi dan Pelaporan.

2. Akomodasi

a. Pengertian

Akomodasi adalah sarana untuk menginap dan beristirahat bagi peserta (utama,

pendamping dan peninjau) PENAS XV KTNA Aceh 2017. Peserta utama dan

peserta pendamping akan ditempatkan di pemukiman penduduk penyelenggara

PENAS XV KTNA Aceh 2017, sesuai dengan daya tampung yang tersedia.

Peserta peninjau akan ditempatkan di beberapa hotel, penginapan, wisma dan

rumah-rumah penduduk yang disewa sendiri.

Panitia pelaksana provinsi/kabupaten dapat membantu pemesanan akomodasi

sepanjang yang bersangkutan meminta bantuan untuk dipesankan atau

didaftarkan dengan terlebih dahulu membayar uang muka 50% dari tarif yang

berlaku dengan memperhatikan kelayakan dan pelayanan kepada peserta PENAS

XV KTNA Aceh 2017. Akomodasi kontingen peserta sepenuhnya menjadi

tanggung jawab peserta.

b. Tujuan

Agar akomodasi peserta dapat terlayani dengan baik selama berlangsungnya

kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017


d. Ketentuan Umum

Akomodasi untuk peserta/kontingen dari daerah, peserta pusat (panitia pusat),

panitia provinsi/kabupaten dan para undangan/pejabat yang memerlukan

akomodasi perlu dikoordinasikan oleh Seksi Akomodasi dan Transportasi dengan

ketentuan yang diperlukan adalah :

1) Semua peserta/kontingen dari daerah, ditempatkan pada perumahan

penduduk setempat;

2) Para kontingen yang telah ditetapkan penginapannya tidak boleh pindah/tukar

tempat kecuali persetujuan Panitia provinsi/kabupaten;

3) Panitia (Pusat dan provinsi/kabupaten) ditempatkan sesuai dengan pengaturan

Panitia provinsi/kabupaten;

4) Peserta dapat memanfaatkan sarana akomodasi yang telah disediakan di

tempat penginapan dengan tidak merubah tata letaknya;

5) Peserta/kontingen yang membutuhkan sarana akomodasi yang lengkap dapat

menyediakannya sendiri.

e. Pengaturan Akomodasi

1) Pengaturan akomodasi dikoordinasikan oleh Panitia Provinsi/Kabupaten sesuai

dengan jumlah peserta yang telah terdaftar/dialokasikan.

2) Akomodasi bagi tamu/undangan akan dilayani sepanjang yang bersangkutan

telah memesan tempat lebih dahulu.

3) Akomodasi peninjau diurus sendiri, kecuali bila terlebih dahulu memesan

tempat kepada Panitia Provinsi/Kabupaten.

4) Panitia Pusat, Panitia Provinsi/Kabupaten dan perwakilan kontingen masing-

masing provinsi akan ditempatkan di Wisma Atlet Komplek Stadion Harapan

Bangsa Banda Raya Kota Banda Aceh.

5) Jadwal kedatangan peserta harus dilaporkan oleh masing-masing provinsi

peserta kepada panitia pelaksana selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum

hari “H”.

6) Panitia pelaksana Kota Banda Aceh melarang kontingen/peserta PENAS untuk

berjualan di lokasi PENAS.

f. Pelaksanaan

1) Semua peserta/kontingen Daerah, Panitia (Pusat dan Provinsi/ Kabupaten),

dan undangan yang ingin menginap di tempat yang telah disediakan


diharuskan melapor pada Panitia Provinsi/Kabupaten di Sekretariat PENAS

XV KTNA Aceh 2017;

2) Tempat menginap diatur oleh Panitia Provinsi/Kabupaten;

3) Biaya akomodasi dan konsumsi (makan pagi dan malam) sebesar Rp.

100.000,- (Seratus ribu rupiah)/orang/hari merupakan satu paket yang harus

diserahkan oleh tim Pendahulu kepada tuan rumah minimal 2 (dua) hari

sebelum kontingen menginap.

4) Peserta harus mematuhi tata tertib yang berlaku;

5) Panitia tidak mengatur akomodasi bagi pejabat/undangan yang akan tinggal di

luar akomodasi PENAS XV KTNA Aceh 2017 (hotel, wisma dll, kecuali yang

bersangkutan meminta bantuan kepada Panitia Provinsi/Kabupaten.


Kesekretariatan/Seksi Publikasi, Dokumentasi dan Pelaporan.

3. Konsumsi

a. Pengertian

Konsumsi adalah penyediaan makanan (pagi, siang, malam) dan snack/ kudapan

(pagi, sore) bagi peserta (utama, pendamping dan peninjau), undangan dan

pejabat yang hadir dalam rangka PENAS XV KTNA Aceh 2017, baik dilokasi

pemukiman, maupun dipusat kegiatan dan tempat-tempat lainnya.

Untuk makan siang peserta dapat membeli di setiap lokasi kegiatan sesuai

dengan kegiatan yang diikuti oleh peserta. Pengaturan pelayanan konsumsi

(menu, tempat, harga) dikoordinasikan oleh panitia pelaksana provinsi/kabupaten,

sedangkan biaya konsumsi dibebankan kepada peserta masing-masing.

b. Tujuan

Agar peserta mendapat/membeli konsumsi secara teratur selama berlangsungnya


c. Waktu dan Tempat

1) Waktu : Hari Senin-Sabtu, 6 s.d. 11 Mei 2017 (Mulai jam 09.00

WIB)

2) Tempat : - Di pemukiman (tempat menginap)

- Di lokasi kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017


d. Pengaturan Konsumsi

1) Penyediaan konsumsi selama kegiatan berupa :

a) Makan pagi disediakan di rumah tempat menginap.

b) Makan siang di tempat-tempat kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017

menjadi beban peserta masing-masing, Panitia Provinsi/ Kabupaten akan

menyediakan warung-warung makan di sekitar kegiatan PENAS XV KTNA

Aceh 2017 dengan mencantumkan daftar menu dan harganya.

c) Makan malam disediakan di tempat menginap.

2) Waktu Makan :

a) Makan pagi : pukul 06.00 – 07.00 WIB

b) Makan siang : pukul 12.00 – 13.00 WIB

c) Makan malam : pukul 18.30 – 19.30 WIB


Kesekretariatan/Urusan Publikasi, Dokumentasi dan Pelaporan.

D. SEKSI KESEHATAN DAN KEAMANAN

1. Pelayanan Kesehatan

a. Pengertian

Pelayanan kesehatan adalah pelayanan yang disediakan untuk menjaga

kesehatan dan mencegah timbulnya penyakit bagi peserta selama

berlangsungnya PENAS XV KTNA Aceh 2017.

Pelayanan kesehatan disediakan di lokasi pemukiman peserta, di pusat kegiatan

dan pelayanan kesehatan keliling. Pos-pos kesehatan di ketiga tempat tersebut

hanya memberi pelayanan pemeriksaan dan obat ringan, sedangkan pelayanan

penyakit serius dan memerlukan rawat inap akan dirujuk ke rumah sakit umum

terdekat dan biaya pengobatan menjadi tanggung jawab peserta yang

bersangkutan. Asuransi peserta (kecelakaan dan kesehatan) menjadi tanggung

jawab masing-masing kontingen provinsi

b. Tujuan

Agar para peserta selalu sehat dan kuat sehingga dapat mengikuti kegiatan

selama PENAS XV KTNA Aceh 2017.

c. Waktu dan Tempat

1) Waktu : Hari Senin - Sabtu, 6 s/d 11 Mei 2017


2) Tempat : Pos Kesehatan di pemukiman (tempat menginap) dan di Pusat


d. Pelaksanaan

1) Pelayanan kesehatan di Bandara Sultan Iskandar Muda Aceh

2) Pelayanan kesehatan di pemukiman peserta.

a) Pos Pelayanan Kesehatan di setiap tempat pemukinan peserta yang

jumlahnya disesuaikan dengan peserta yang tinggal di lokasi;

b) Pos Pelayanan Kesehatan menyediakan para medis yang selalu siap

secara bergantian selama 24 jam;

c) Pos Pelayanan Kesehatan menyediakan obat-obatan yang diperlukan dan

Dokter jaga.

3) Pelayanan kesehatan di Pusat Kegiatan :

Pos Pelayanan Kesehatan, berupa mobil unit atau tenda-tenda pelayanan

kesehatan di dekat tempat kegiatan berlangsung, yang di sertai dokter jaga

dan tim medis;

4) Pelayanan Kesehatan Keliling

Penyediaan mobil unit ambulan beserta tenaga kesehatan bertugas keliling

untuk memonitor pos pelayanan kesehatan yang berada di pemukiman dan

tempat kegiatan.

5) Tata cara pelayanan

a) Para peserta yang mengunjungi Pos Pelayanan Kesehatan tidak dikenakan

biaya pemeriksaan dan obat-obatan sejauh yang disediakan Panitia;

b) Sakit serius yang memerlukan rawat inap, akan dirujuk oleh Dokter jaga

Pos Pelayanan Kesehatan dan biaya pengobatan menjadi tanggung jawab

masing-masing peserta PENAS XV KTNA Aceh 2017;

6) Panitia Pelaksana Membuat laporan akhir kegiatan yang diserahkan kepada

Panitia Penyelenggara Bidang Kesekretariatan Seksi Publikasi, Dokumentasi

dan Pelaporan.

2. Keamanan

a. Pengertian

Keamanan, adalah kegiatan untuk menjaga kondisi/keadaan yang memungkinkan

peserta dapat melakukan kegiatan dengan rasa aman dan tentram.

Ruang lingkup keamanan mulai dari : kedatangan/kepulangan, kegiatan persiapan

pembangunan fisik, upacara pembukaan/penutupan, pameran, pengamanan tamu

dalam dan luar negeri, pelaksanaan kegiatan-kegiatan di setiap lokasi dan


pengamanan di lokasi pemukiman. Kegiatan kemanan ini dilakukan oleh aparat

keamanan dan instansi terkait yang dikoordinasikan oleh Penitia Pelaksana Daerah

bekerjasama dengan Panitia Penyelenggara Pusat.

b. Tujuan

1) Mendukung agar kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017 dapat berjalan

dengan aman, lancar, tertib dan terkendali;

2) Mendukung agar kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017 berjalan sesuai

dengan jadwal yang ditetapkan dan berlangsung dengan sukses.

c. Waktu dan Tempat

1) Waktu : Sebelum, selama dan sesudah kegiatan PENAS XV KTNA

Aceh 2017

2) Tempat : Pos Keamanan di Arena dan Pemukiman PENAS XV KTNA

Aceh 2017.

d. Ruang Lingkup Kegiatan

Menjaga keamanan selama kegiatan berlangsung baik pelayanan bersifat umum

maupun bersifat khusus antara lain :

1) Keamanan dalam kegiatan persiapan termasuk keagiatan pembangunan

sarana fisik seperti panggung, tenda serta sarana lain yang akan digunakan

dalam kegiatan PENAS XV KTNA Aceh 2017;

2) Keamanan dalam acara pembukaan dan penutupan;

3) Keamanan dalam acara Temu Wicara dengan Presiden RI;

4) Keamanan dalam acara Temu Wicara dengan Pejabat Tinggi

5) Keamanan bagi Tamu Luar Negeri (Asean dan Negara lainnya);

6) Keamanan di pusat-pusat kegiatan antara lain : acara kesenian, pameran,

rembug, temu karya, temu usaha, peragaan, unjuk tangkas, temu lapang, olah

raga karya wisata dll.

e. Pelaksanaan

1) Kegiatan keamanan dikoordinasikan oleh Panitia Pelaksana

Provinsi/Kabupaten;

2) Kegiatan keamanan dilakukan oleh aparat keamanan dan instansi terkait yang

dikoordinasikan oleh Panitia Pelaksana Provinsi/Kabupaten.

3) Panitia Pelaksana membuat laporan akhir kegiatan yang diserahkan kepada

Panitia Penyelenggara Bidang Kesekretariatan Seksi Publikasi, Dokumentasi

dan Pelaporan.


4) Panitia melakukan pengamanan yang representatif dan komunikatif pada

daerah-daerah khusus.

E. SEKSI LO (LIASION OFFICER)

Panitia Liasion Officer (LO) yang selanjutnya disebut Panitia LO PENAS XV KTNA

Aceh 2017 terdiri Penanggungjawab, Koordinator, dan Pelaksana yang mana panitia ini

mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :

1. Menyambut, menjemput dan mengantar para pejabat dan peserta PENAS XV KTNA

Aceh 2017 asal provinsi yang menjadi tanggungjawabnya, dari bandara/terminal/

pelabuhan ke penginapan/hotel/pemondokan dan dari penginapan/ hotel/ pemondokan

ke lokasi acara.

2. Memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada para pejabat dan peserta PENAS

XV KTNA Aceh 2017 asal provinsi yang menjadi tanggungjawabnya.

3. Membantu mengurus kepulangan para pejabat dan peserta PENAS XV KTNA Aceh

2017 asal provinsi yang menjadi tanggungjawabnya dari

penginapan/hotel/pemondokan ke tempat bandara/terminal/pelabuhan.

4. Dalam melaksanakan tugasnya, agar masing-masing LO berkoordinasi dengan panitia

lainnya (Panitia Provinsi/Kabupaten).

Agar dalam proses penyambutan, penjemputan serta pengantaran para pejabat dan

peserta PENAS XV KTNA Aceh 2017 dapat berjalan lancar dan berhasil baik, perlu

dibentuk Panitia Liasion Officer (LO) yang ditetapkan dengan Keputusan Gubernur

Aceh. Panitia LO ini terdiri 33 SKPD di Provinsi Aceh yang mana masing-masing

bertugas memfasilitasi 33 provinsi peserta PENAS XV KTNA Aceh 2017. Di samping

bertugas untuk memfasilitasi peserta kontingen dari 33 provinsi, panitia LO ini juga

bertugas untuk memberi cinderamata kepada para gubernur di 33 provinsi tersebut.

F. SEKSI BIDANG MONITORING DAN EVALUASI

Bidang Monitoring dan Evaluasi merupakan bidang tambahan pada struktur

kepanitiaan Provinsi Aceh mengingat pentingnya kegiatan monitoring dan evaluasi baik

pada saat persiapan, pelaksanaan, maupun setelah pelaksanaan.

Adapun tugas bidang monitoring dan evaluasi adalah :

1. Memberikan masukan kepada Pemerintah Provinsi dalam memantapkan rencana


2. Berkoordinasi dengan Badan/Dinas/Instansi terkait di Tingkat Pusat dan Daerah.


3. Memantau/mengecek kesiapan sarana prasarana fasilitas pelaksanaan PENAS XV

KTNA Aceh 2017.

4. Membuat laporan yang akan diserahkan sebagai pertanggungjawabannya yang

memuat kegiatan-kegiatan yang sudah dilakukan mulai dari persiapan sampai pada

saat pelaksanaan.

5. Membuat dan menyusun Master Laporan Pelaksanaan PENAS XV KTNA Aceh

2017.

6. Menyusun Laporan Dampak PENAS Terhadap Sosial Ekonomi Budaya Masyarakat

a. seksi ketatausahaanpenasktna.acehprov.go.id/uploads/juknis_penas_xiv_2017_ok_-_bid_vii.pdf · b....

Documents