SESI VII

MANAJEMEN PROYEKmerealisasikan proyek

Manajemen Proyek

• Apa ?• Serangkaian kegiatan yang memanfaatkan sumberdaya

untuk mencapai sasaran tertentu.• Mengapa ?

• Agar sasaran dapat dicapai dengan penggunaan sumberdaya yang efisien

• Kapan ?• Bila proyek sudah ditetapkan untuk dilaksanakan

• Dimana ?• Disemua level

• Bagaimana ?• Dengan proses yang metodis dan sistematis

Manajemen Proyek

• Proses Proyek• Project Management Body of Knowledge

PROSES MANAJEMEN PROYEK

10-09 3-4

Initiating

Executing

Closing

Planning

Monitoring & Controlling

“Project Management Body of Knowledge” (PMBOK)

4.Project Integration 5.Project Scope Management 6.Project Time Management 7.Project Cost Management 8.Project Quality Management 9.Project Human Resource Management 10.Project Communications Management 11.Project Risk Management 12.Project Procurement Management

Tujuan penyajian

6

Membahas Proses dan Langkah Manajemen Proyek

Project Management Body of Knowledge

PMI®

• Project Management Institute (PMI®), berpusat di USA, berdiri tahun

1969

• Project Management Professional (PMP) adalah produk sertifikasi dari

PMI

• Telah diterima secara internasional dan masuk dalam standar

internasional seperti ANSI dan IEEE

PMBOK®

• The PMBOK ® Guide adalah standarisasi untuk mengelola proyek yang

bisa diterapkan dalam berbagai tipe industri.

• Standarisasi ini menjelaskan mengenai proses, alat/tools dan teknik

yang digunakan untuk mengelola proyek

• Edisi saat ini adalah edisi ke-4, yang diterbitkan akhir tahun 2008

PMBOK® Guide

Generally accepted Project

Management

Application

area

General Manageme

nt

Project Management Body of Knowledge

Peran dan Tanggung jawab Manajer Proyek

• Integrator • Manajer proyek adalah seseorang yang faham akan kepentingan proyek dan juga

kepentingan organisasi secara keseluruhan• Harus mengkoordinasi usaha semua bagian proyek

• Komunikator • Berkomunikasi dengan management atas, tim proyek dan pemangku kepentingan

yang lain• Manajer Proyek yang tidak dapat menjelaskan dan menyampaikan informasi

yang sesuai kepada orang yang sesuai dapat menjadi bottlenenck dalam proyek

• Manajer proyek mempunyai tanggung jawab untuk mengetahui pesan apa yang harus dikirim, siapa yang mengirim ke mereka , dan menterjemahkan pesan yang difahami oleh penerima pesan

• Team Leader • Harus dapat memecahkan masalah• Mengarahkan orang dari berbagai bidang fungsi

• Mengkoordinasi Proyek untuk menunjukkan kemampuan kepemimpinan• Pembuat keputusan

• Membuat keputusan penting seperti alokasi sumberdaya, biaya kinerja dan pertukaran jadwal, perubahan ruang lingkup proyek, arahan atau karakter proyek

• Ini adalah peran penting dengan konsekuensi yang nyata pada proyek secara keseluruhan

• Meniciptakan dan membangun Suasana• Manajer Proyek harus berusaha membangun atmosfir yang mendukung sehingga

anggota tim proyek bekerja bersama dan tidak menentang satu dengan yang lain• Mencefah kegelisahan dan bentuk negatif dari konflik dengan membangun suasana

yang mendukung sejak awal

Knowledge Area Processes

Initiating Process

Planning Process Executing Process Monitoring & Controlling Process

Closing Process

1.Project Integration Management

Develop Project Charter

Develop Project Management Plan

Direct & Manage Project Execution

Monitor & Control Project WorkPerform Integrated Change Control

Close Project or Phase

2.Project Scope Management

Collect RequirementsDefine ScopeCreate WBS

Verify ScopeControl Scope

3.Project Time Management

Define ActivitiesSequence ActivitiesEstimate Activity ResourcesEstimate Activity DurationsDevelop Schedule

Control Schedule

4.Project Cost Management

Estimate CostsDetermine Budget

Control Costs

5.Project Quality Management

Plan Quality Perform Quality Assurance

Perform Quality Control

6.Project HR Management

Develop Human Resource Plan Acquire Project TeamDevelop Project TeamManage Project Team

7.Project Communication Management

Identify Stakeholders

Plan Communications Distribute InformationManage Stakeholder Expectations

Report Performance

8.Project Risk Management

Plan Risk ManagementIdentify RisksPerform Qualitative Risk AnalysisPerform Quantitative Risk AnalysisPlan Risk Responses

Monitor & Control Risks

9.Project Procurement Management

Plan Purchases & AcquisitionsPlan Contracting

Request Seller ResponsesSelect Seller

Contract Administration

Contract Closure

PROSES DAN KNOWLEDGE AREA PMBOK

Kerangka Kerja Manajemen Proyek

11

Manajemen Risiko & Issue

Manajemen Pemangku Kepentingan dan Sponsor

Manajemen Komunikasi

Initiate PlanExecute

Monitor & Control Close

MulaiMulaiDefinisi /

Ruang Lingkup/ Persyaratan

Definisi /Ruang Lingkup/

Persyaratan

Rencana dan

AlokasiSumber daya

Rencana dan

AlokasiSumber daya

Monitor & Control

Monitor & Control

MelaporkanMelaporkan

MereviewMereview

PenyelesaianPenyelesaian

• Management Ruang Lingkup

• Manajemen Rencana Kerja

• Manajemen Sumberdaya(Waktu,

Biaya, SDM)• Manajemen Pengadaan

• Manajemen Mutu• Rencana Transisi

• Manajemen Subkon & Vendor

5 Langkah Dasar Manajemen ProyekLangkah berikut merupakan peta jalan

manajemen proyek:

(Langkah-langkah ini mungkin overlap dan iterative)

1. Initate -Menyiapkan2. Plan -Menetapkan dan memastikan Ruang Lingkup dan

Persyaratan Plan -Menyusun Rencana dan Memastikan

Sumberdaya 3. Execute (Direct & Manage) -Mengarahkan dan

Mengelola Pelaksanaan4. Monitor & Control -Mengikuti, mengendalikan

melaporkan dan mereview 5. Close -Memeriksa, Menutup

12

Manajemen Komunikasi, Risiko dan Issue, dan Manajemen Pemangku Kepentingan adalah sangat penting untuk dikelola

selama proyek berlangsung

Manajemen Komunikasi, Risiko dan Issue, dan Manajemen Pemangku Kepentingan adalah sangat penting untuk dikelola

selama proyek berlangsung

Langkah 1: INITIATE- Mulai Pada tahap awal perlu dilakukan penentuan pemangku jabatan dan penetapan ruang lingkup, tujuan serta garis besar rencana.

• Kegiatan Pokok:• Menentukan Project Manager• Mendokumentasi ruang lingkup dan atau asumsi-asumsi• Memastikan adanya sponsor dan pendanaan• Mendata siapa saja pemangku kepentingan yang terlibat,

baik aktif maupun pasif

• Templates untuk dipertimbangkan• Project Charter• Deskripsi Peran dalam Proyek

13

Pastikan harapan sponsor dimengerti dengan baik dan benar

Pastikan harapan sponsor dimengerti dengan baik dan benar

Intiate

• Mengumpulkan data dan persyaratan Proyek• Menyusun Proyek Charter• Mengidentifikasikan Pemangku Kepentingan

Langkah 2: PLANPastikan Ruang Lingkup dan Tetapkan Persyaratan

Ajak sponsor dan pemangku kepentingan terkait untuk memastikan kebenaran ruang lingkup proyek dan harapan yang akan dituju.

• Kegiatan Pokok• Memastikan Ruang Lingkup dasar benar• Tetapkan, dokumentasikan, pastikan persyaratan

administratif maupun teknisnya• Identifikasikan dampaknya terhadap proses yang akan

dijalankan atau pengaruhnya terhadap kegiatan lainnya• Identifikasikan apa yang tidak termasuk dalam Ruang

lingkup

• Templates untuk dipertimbangkan• Project Scope

15

Ruang Lingkup dasar diperlukan untuk memulai proyek, perbaikan dapat dilakukan kemudian sesuai keperluan

Ruang Lingkup dasar diperlukan untuk memulai proyek, perbaikan dapat dilakukan kemudian sesuai keperluan

Plan

• Menetapkan Ruang Lingkup Proyek• Menetapkan Kegiatan proyek• Menetapkan Keperluan Sumberdaya• Menetapkan Jangka waktu Proyek• Menetapkan Persyaratan Mutu Proyek

Langkah 2: Susun Rencana dan Memastikan SumberdayaRencana yang rinci dari proyek akan menyediakan peta jalan proyek dan menjadi dasar untuk semua anggota tim dan pemangku kepentingan. Begitu proyek berjalan, rencana mungkin memerlukan perbaikan dan perincian lebih lanjut.

• Kegiatan Pokok:• Identifikasikan siapa yang akan menyediakan masukan untuk

perencanaan• Susun rencana rinci berdasarkan ruang lingkup dan persyaratan• Identifikasikan keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek• Susun rencana komunikasi• Identifikasi dan jamin ketersediaan sumberdaya• Lakukan pre-kickoff meeting dengan Sponsor• Lakukan kick-off meeting• Lakukan asesmen Risiko dengan anggota Tim• Identifikasikan kriteria untuk menghentikan proyek• Mutakhirkan rencana rinci dan dapatkan dukungan dari Tim dan Sponsor

17

Kick-off meeting harus merupakan usaha

bersama dengan sponsor proyek.

Kick-off meeting harus merupakan usaha

bersama dengan sponsor proyek.

Memastikan ketersediaan Sumberdaya

• Menghasilkan Rencana Rinci Proyek dan keperluan sumbedaya untuk melakukan kegiatan.

Kegiatan dalam Tahap Perencanaan

1. Menyusun Rencana Proyek

2. Mengumpulkan Persyaratan Proyek

3. Menetapkan Ruang Lingkup Proyek

4. Menyusun WBS5. Menetapkan Kegiatan6. Mengurutkan Kegiatan7. Mengestimasi

Sumberdaya Kegiatan8. Mengestimase Durasi

Kegiatan9. Menyusun Jadwal 10. Mengestimasi Biaya

11. Menetapkan Anggaran12. Merencanakan Mutu13. Menyusun Rencana

Sumberdaya Manusia14. Merencanakan Komunikasi15. Merencanakan Manajemen

Risiko16. Mengidentifikasi Risiko17. Melakukan Analisis Risiko

Kualitatif18. Melakukan Risiko Kwantitatif19. Merencanakan Tanggap Risiko20. Merencanakan Pembelian dan

Akuisisi21. Merencanakan Kontrak

Langkah 3: EXECUTIONMengelola dan Mengarahkan

Merupakan kegiatan utama dari proyek untuk pelaksanaan pembangunan. Diperlukan koordinasi yang kuat, tim yang saling mendukung,komunikasi terarah, ketelitian dengan dasar untuk mencapai tujuan bersama.

• Kegiatan Pokok• Pastikan proyek akan dilaksanakan sesuai rencana• Lihat apakah kebutuhan personil telah dan akan dipenuhi• Susunan anggota Tim Proyek lengkap sesuai tahapan• Bangun kerja sama Tim• Bagikan Tugas• Laksanakan rencana pengadaan, dan jaminan mutu• Administrasikan kontrak• Verifikasi ruang lingkup

20

Kegiatan dalam Pelaksanaan Proyek

1. Mengarahkan dan Mengelola Pelaksanaan Proyek

2. Melakukan Jaminan Mutu3. Mengadakan Tim Proyek4. Menyusun Tim Proyek5. Mengelola Tim Proyek6. Mendistribusikan Informasi7. Mengelola harapan Pemangku kepentingan8. Meminta Tanggapan Calon Penjual9. Memilih Penjual

LANGKAH 4: MONITOR & CONTROLMelacak, Mengendalikan, melaporkan dan Mereview

Setelah proyek dilakukan eksekusi maka pelacakan, pengendalian, pelaporan dan review kegiatan akan dilakukan berulangkali dan merupakan bagian besar dari tugas manajemen proyek

• Kegiatan Pokok• Terapkan rencana komunikasi

• Lakukan rapat secara teratur untuk: • memahami bersama progress/status• identifikasi/dan memecahkan issues

• Melaporkan secara formal kepada sponsor• Melaporkan kepada atasan anda tentang kondisi proyek• Melaporkan kondisi proyek pada pemangku kepentingan

• Memonitor progres dan melaporkan status proyek • Memonitor risiko dan melakukan tindakan yang diperlukan• Identifikasikan dan mengelola issues• Mengelola ruang lingkup dan melacak perubahan• Memutakhirkan rencana sesuai keperluan

22

Melacak proyek akan memberi informasi yang

diperlukan untuk meninjau kesehatan proyek, dan

memberi informasi untuk melaporkan status kepada

sposor dan pemangku kepentingan

Melacak proyek akan memberi informasi yang

diperlukan untuk meninjau kesehatan proyek, dan

memberi informasi untuk melaporkan status kepada

sposor dan pemangku kepentingan

Kegiatan dalam Pengendalian Proyek1. Memonitor & mengendalikan Pekerjaan Proyek 2. Melakukan Pengendalian Perubahan

Terintegrasi3. Mem-verify Ruang Lingku4. Mengendalikan Ruang Lingkup5. Mengendalikan Jadwal6. Mengendalikan Anggaran7. Melaksanakan Pengendalian Mutu8. Melaporkan Kinerja9. Memonitor dan Mengendalikan Risiko10.Mengadministrasi Kontrak

Langkah 5: CLOSEPenyelesaian dan Pemeriksaan

Kegiatan ini untuk memastikan transisi yang lancar dan mendapatkan pembelajaran untuk proyek yang akan datang

• Kegiatan Pokok

• Menyusun rencana penuntasan atau checklist, bila sesuai

• Tuntaskan dokumentasi, pelatihan dan transfer pengetahuan

• Lakukan tinjauan proyek akhir• Usahakan penanda tanganan akhir sponsor• Transisi kepada organisasi support/service atau tim

proyek berikutnya• Tutup tugas dan issue akhir• Kumpulkan hasil pembelajaran• Rayakan keberhasilan

24

Menyelesaikan proyek sesuai rencana adalah keberhasilan.

Menyelesaikan proyek sesuai rencana adalah keberhasilan.

Kegiatan dalam Menutup Proyek

• Close Project or Phase• Contract Closure