4. analisa dan pembahasan · 13 universitas kristen petra 4. analisa dan pembahasan team uniform...

13

Universitas Kristen Petra

4. ANALISA DAN PEMBAHASAN

Team uniform yang berada dalam departemen C&B services bertugas

untuk mengurus semua hal yang berkaitan dengan seragam. Jobdesk utama dari

team uniform yaitu pengadaan seragam tahunan, non tahunan, dan special request.

Jobdesk lain yang juga menjadi tanggung jawab team uniform yaitu pengadaan

KHR (kain hari raya untuk idul fitri), dan disposal seragam. Pengadaan seragam

yang dipegang oleh team uniform adalah untuk seluruh karyawan PT. X, mulai dari

karyawan harian dan borongan, maupun karyawan bulanan office, di seluruh

Indonesia.

Pengadaan seragam tahunan terbagi dalam mass dan non mass. Pengadaan

seragam non tahunan meliputi seragam new hire, pindah posisi, dan ekspatriat.

Pengadaan seragam special request dibuat untuk karyawan yang hamil, berhijab

dan seragam hilang, rusak, atau berubah ukuran. Proses bisnis dari team uniform

yang menjadi fokus penelitian yaitu pengadaan seragam tahunan mass, karena

proses tersebut yang memiliki alur paling panjang. Bagan pembagian dari uniform

secara jelas dapat dilihat dalam Gambar 4.1.

4.1 Proses Seragam Tahunan

Pengadaan seragam tahunan diproduksi secara mass dan non mass.

Produksi secara mass meliputi seragam untuk group 1 (karyawan bulanan office

dan driver HO), dan group 2 (karyawan harian dan borongan, driver wilayah area,

office helper, dan sales assistant). Jenis seragam yang diperoleh group 1 yaitu

seragam batik dan seragam branding untuk karyawan bulanan office, serta HO

driver uniform untuk driver HO. Group 2 memperoleh seragam jenis polo shirt

berbagai warna sesuai bidang pekerjaannya (karyawan harian dan borongan), serta

seragam driver untuk driver wilayah area. Pengadaan seragam tahunan non mass

meliputi seragam untuk aviation, pantry, katelpak, jas lab, dan pakaian dinas harian

(PDH) untuk manajer grade 15+. Pengadaan seragam non mass hanya dilakukan

apabila ada permintaan dari departemen yang bersangkutan. Tahapan proses

seragam tahunan mass dapat dilihat dalam Gambar 4.2.

http://www.petra.ac.id

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help.html

14


Gambar 4.1 Bagan Pembagian Uniform

15


Gambar 4.2 Tahapan Proses Seragam Tahunan

Proses pengadaan seragam tahunan memiliki tahap proses yang panjang, meliputi

tahap persiapan, produksi, hingga pengiriman. Gambar 4.2 menggambarkan tahap-

tahap proses yang ada di dalam pengadaan seragam tahunan. Penjelasan dari

masing-masing proses pada Gambar 4.2 adalah sebagai berikut:

Pembuatan scope of work (SOW)

Team uniform membuat SOW berdasarkan dari yang telah ada di tahun

sebelumnya, dengan melakukan beberapa revisi apabila terjadi perubahan

ketentuan atau desain seragam yang baru. SOW berisi berbagai informasi

mengenai ruang lingkup kerjasama antara PT. X dengan vendor, serta tanggung

jawab vendor selama kontrak dijalankan. SOW digunakan sebagai informasi dan

gambaran, serta panduan vendor dalam melaksanakan kontrak kerjasama.

Pre Bidding dan bidding vendor

Kedua proses ini dilaksanakan oleh team uniform, team procurement, dan calon

vendor. Proses pre bidding merupakan pelaksanaan tender vendor, penjelasan isi

SOW kepada peserta tender, serta prosesi tanya jawab mengenai SOW. Proses

bidding berisi presentasi oleh masing-masing peserta tender dengan contoh

seragam jadi yang telah dibuat, serta harga final beserta fixed cost dan variable

cost. Jumlah vendor yang dipilih oleh PT. X adalah tiga hingga empat vendor.

Dikontraknya lebih dari satu vendor dilakukan dengan tujuan pembagian

16


wilayah pendistribusian seragam, serta sebagai backup apabila terjadi kendala

pada kegiatan produksi salah satu vendor. Vendor yang telah terpilih akan

dikontrak oleh PT. X selama tiga tahun.

Pengajuan dan approval PR dan PO

Purchase request (PR) dan purchase order (PO) dibuat sebagai bukti kepada

perusahaan mengenai pembelian barang atau jasa untuk kepentingan

perusahaan. PR dan PO berisi jenis barang atau jasa, jumlah, dan nominal

harganya.

Pengajuan dan approval kain, bordir logo, dan mock up

Proses ini merupakan tahap pengajuan kain, bordir logo, dan mock up oleh

vendor untuk dicek oleh team uniform. Vendor diharuskan untuk memilih bahan

dasar yang berupa kain dan membuat hasil bordir logo sesuai dengan standar

yang ditetapkan PT. X dan tertulis di dalam SOW. Proses ini dilakukan sebagai

dasar bagi vendor sebelum mulai memproduksi seragam PT. X. Mock up uniform

adalah contoh seragam jadi dengan berbagai ukuran. Team uniform melakukan

inspeksi mock up terhadap ketepatan ukuran, bentuk, dan potongan seragam.

Team uniform akan memberikan feedback dan vendor memberikan hasil revisi

sesuai feedback team uniform hingga seluruh kualifikasi telah sesuai standar.

Team uniform kemudian akan mengajukan ke manajer apabila seluruh hasilnya

dirasa sudah sesuai standar. Pihak manajemen kemudian akan memutuskan

pengajuan tersebut direvisi kembali atau disetujui.

Pengadaan kain oleh vendor

Vendor akan mempersiapkan pengadaan kain sebelum dilaksanakannya proses

produksi. Team uniform memastikan secara berkala melalui telepon atau email

mengenai progress pengadaan kain vendor.

Inspeksi kain vendor

Kain yang dimaksud pada tahap inspeksi ini adalah kain yang telah diadakan

oleh vendor untuk bahan produksi seragam. Inspeksi ini dilakukan saat vendor

telah melakukan pengadaan kain sebanyak 70% dari kain yang diperlukan untuk

seluruh jumlah yang di handle oleh vendor yang bersangkutan. Sample kain yang

diambil untuk inspeksi sebanyak 5-10% dari total kain yang diperlukan untuk

produksi. Sample kain diinspeksi mengenai jenis bahan, kualitas jahitan, warna,

17


dan lain-lain dan dibandingkan apakah telah sesuai dengan kain yang telah

disetujui sebelumnya.

Pengumpulan ukuran seragam

Proses pengukuran seragam dilakukan secara serempak di seluruh Indonesia.

Proses pengukuran dilaksanakan dengan mendatangkan vendor untuk

melakukan pengukuran secara langsung untuk wilayah HO dan beberapa plant.

Karyawan yang berlokasi di area dan TPO melakukan pengukuran sendiri

menggunakan set fitting atau sizepack dan informasi pengukurannya

dikumpulkan ke masing-masing PIC seragam wilayahnya untuk diberikan ke

team uniform.

Proses produksi

Pada tahap ini yang bertanggungjawab dalam pelaksanaannya adalah vendor.

Vendor melaksanakan kegiatan produksi seragam berdasarkan data ukuran yang

telah dikumpulkan oleh team uniform. Tugas team uniform pada tahap ini yaitu

memastikan secara berkala progress produksi dari vendor melalui telepon.

Inspeksi produksi

Inspeksi produksi dilakukan oleh team uniform di tempat produksi masing-

masing vendor. Inspeksi dilakukan terhadap semua jenis seragam secara random

masing-masing 5-10% dari jumlah yang di handle oleh setiap vendor. Inspeksi

dilakukan terhadap kualitas hasil seragam mulai dari kebersihan kain, bordir

logo, ketepatan detail ukuran, dan sebagainya.

Proses packing

Proses packing merupakan proses pengepakan masing-masing seragam,

sekaligus pemberian form penerimaan seragam dan feedback form. Proses ini

dilaksanakan oleh vendor sendiri. Vendor bertugas untuk mengelompokkan

jenis dan jumlah seragam sesuai dengan yang dipesan oleh masing-masing

karyawan PT. X. Contohnya karyawan A memesan dua seragam branding dan

satu seragam batik, masing-masing ukuran S dan 14.

Inspeksi packing

Inspeksi Packing dilakukan oleh team uniform saat vendor telah menyelesaikan

proses packing. Inspeksi dilakukan saat produksi telah selesai 100%. Inspeksi

dilakukan dengan mengambil sample sebanyak 5-10% dari jumlah yang telah di

18


packing. Fokus yang terutama yaitu kesesuaian antara jenis, jumlah, dan ukuran

seragam yang dipesan oleh karyawan di data dengan hasil packing dari vendor.

Distribusi

Proses distribusi dilakukan langsung oleh vendor. Pendistribusian untuk wilayah

HO dan beberapa plant di sekitarnya dikirimkan dulu pada team uniform di HO,

dan kemudian dibagikan oleh team uniform. Pendistribusian untuk wilayah area,

TPO dan plant lainnya, dikirimkan langsung dan diterima oleh PIC masing-

masing wilayah untuk dibagikan. Vendor wajib untuk mengirimkan delivery list

dan surat jalan pada team uniform tiga hari sebelum hari pendistribusian

seragam.

Membuat good receipt dan budget reclass

Team uniform wajib membuat good receipt setelah vendor melakukan

pendistribusian seragam. Good receipt merupakan laporan pada pihak PT. X

bahwa seragam yang dipesan telah diterima. Budget reclass merupakan nominal

yang ditagihkan kepada cost center masing-masing departemen sesuai dengan

jumlah pemesanan seragam di dalam departemen yang bersangkutan.

Penanganan komplain

Karyawan yang memiliki komplain terhadap seragam yang diterima dapat

mengirimkan seragam yang dikomplain beserta dengan uniform feedback form

kepada team uniform. Team uniform kemudian akan memeriksa kelengkapan

komplain, dan memilah komplain mana yang berasal dari kesalahan vendor,

untuk diinformasikan pada vendor.

4.2 Perbandingan Waktu Target dan Aktual

Team uniform memiliki waktu target dalam pelaksanaan proses seragam

tahunan. Waktu target ditentukan dalam setiap tahapan proses, agar pendistribusian

seragam tahunan terlaksana tepat waktu. Pengambilan data waktu target diperoleh

dari timeline seragam tahunan yang telah dibuat oleh team uniform. Timeline

seragam tahunan ada dua, yaitu timeline untuk seragam golongan I (karyawan

bulanan office dan driver HO), dan golongan II (karyawan borongan dan harian,

driver wilayah area, office helper, dan sales assistant). Timeline antara proses

pengadaan seragam golongan I dan golongan II dibedakan karena adanya

19


perbedaan waktu pelaksanaan. Analisa yang selanjutnya dilakukan adalah

membandingkan waktu proses aktual yang dilakukan, apakah berjalan sesuai

dengan timeline yang telah dibuat. Data waktu aktual diperoleh dari proses

pengadaan seragam pada tahun ini. Pengambilan data waktu aktual juga dilakukan

dengan melakukan wawancara dengan team uniform, untuk mengetahui waktu

aktual dari beberapa tahapan proses yang telah selesai dilakukan sebelum penelitian

dimulai. Perbandingan perlu dilakukan untuk menganalisa jika ternyata terdapat

proses-proses kecil di dalam proses seragam tahunan yang membuat waktu proses

secara keseluruhan menjadi lebih lama. Perbandingan waktu target dan waktu

aktual proses seragam tahunan 2016 golongan I dan golongan II dapat dilihat dalam

Tabel 4.1 dan Tabel 4.2.

20


Tabel 4.1 Perbandingan Waktu Target dan Waktu Aktual Karyawan Golongan I

Keterangan:

46 47 48 51 52 53 2 3 4 4 6 7 8 9 11 12 13 14 16 17 18 19 21 22 23 24 25 27 28 29 30 31 32 33 34 35

Inspeksi kain vendor5


Proses Produksi

Inspeksi produksi

Proses packing & inspeksi packing

Distribusi seragam

Komplain dan penyelesaian 11

10

8

7

6

9

4 Pengadaan kain oleh vendor

3Pengajuan dan Persetuan kain,

bordir logo, dan mock up

2 Pembuatan dan approval PR / PO

1Pembuatan SOW + Bidding & pre

bidding vendor

Jul-16

49 50 1 10 15 20 26

Tahap

Week

Nov-15 Dec-15 Jan-16 Feb-16 Mar-16 Apr-16 May-16 Jun-16

waktu aktual

belum terlaksana

waktu target

21


Tabel 4.2 Perbandingan Waktu Target dan Waktu Aktual Karyawan Golongan II

Keterangan:

32 33 34 35 37 38 39 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

11

9

10

8 Inspeksi produksi

Apr-16 May-16Tahap

WeekPembuatan SOW + Bidding & pre

bidding vendor

Pembuatan dan approval PR / PO

Pengajuan dan Persetuan kain, bordir

logo, dan mock up

7


5

Pengadaan kain oleh vendor

6

3

4

1

2

Aug-15 Sep-15

Komplain dan penyelesaian

Proses packing & inspeksi packing

Distribusi seragam

Proses Produksi

Oct-15 Nov-15 Dec-15

36 40

Inspeksi kain vendor

Jan-16 Feb-16 Mar-16

waktu aktual

belum terlaksana

waktu target

22


Tabel 4.1 dan 4.2 merupakan data hasil perbandingan waktu target dari

timeline team uniform dengan waktu aktual yang diperlukan dalam melaksanakan

setiap tahapan proses pengadaan seragam golongan I dan II. Highlight berwarna

abu-abu merupakan waktu target (timeline) dan warna kuning merupakan waktu

aktual. Highlight berwarna merah menunjukkan bahwa proses masih belum

dilaksanakan saat penelitian telah berakhir. Tabel 4.3 dan Tabel 4.4 menunjukkan

jumlah waktu target dan aktual yang dituliskan secara kuantitatif, beserta dengan

selisih waktunya.

Tabel 4.3 Waktu Target dan Aktual Kuantitatif Golongan I

Target

(week )

Aktual

(week )

Target-aktual

(week )

Pembuatan SOW + Bidding & pre

bidding vendor5 11 -6

Pembuatan dan approval PR / PO 2 2 0

Pengajuan dan Persetuan kain, bordir

logo, dan mock up5 16 -11

Pengadaan kain oleh vendor 14 11 3

Inspeksi kain vendor 5 4 1

Pengumpulan ukuran seragam 12 16 -4

43 60 -17

Proses Produksi 15 5 10

Inspeksi produksi 5 1 4

Proses packing & inspeksi packing 7 1 6

27 7 20

70 67 3

Tahap

Production

Preparation

Total

Total

Sum Total

23


Tabel 4.3 Waktu Target dan Aktual Kuantitatif Golongan II

Tabel 4.3 dan 4.4 menunjukkan kondisi yang sama di tahap pembuatan

SOW serta pre bidding dan bidding vendor, dimana terlihat perbedaan waktu yang

tercapai antara target dengan aktual. Waktu target ditetapkan selama lima minggu,

namun waktu aktual yang diperlukan untuk menyelesaikan tahap tersebut pada

kenyataannya adalah selama sebelas minggu. Keterlambatan tahap pertama

menyebabkan terhambatnya tahap kedua, yakni pengajuan PR dan PO di kedua

tabel. Keterlambatan tersebut berdampak hingga pengajuan dan approval PR dan

PO. Pengajuan PR dan PO tidak dapat dilakukan apabila tahap bidding belum

selesai.

Tahap ketiga, yaitu pengajuan kain, bordir logo, dan mock up dapat

dilakukan bersamaan dengan tahap pembuatan PR dan PO. Tabel 4.1 menunjukkan

bahwa waktu yang diperlukan untuk tahap ketiga terlambat akibat tahap pertama

dan kedua. Hal yang sama dapat dilihat pada Tabel 4.2, yaitu proses pengadaan

seragam untuk golongan II. Tahap ketiga pada data waktu aktual melebihi target

waktu yang telah ditentukan. Keterlambatan tahap ketiga pada tabel waktu

golongan II disebabkan oleh proses pengajuan kain yang berulang kali oleh vendor

2 karena tidak sesuai spesifikasi yang diberikan perusahaan. Keterlambatan juga

disebabkan karena laboratorium pengujian kain pada saat itu tutup selama tiga

minggu, sehingga vendor tidak bisa tepat waktu mengirimkan hasil tes lab.

Target

(week )

Aktual

(week )

Target-aktual

(week )

Pembuatan SOW + Bidding &

pre bidding vendor5 11 -6

Pembuatan dan approval PR / 3 1 2

Pengajuan dan Persetujuan kain,

bordir logo, dan mock up5 11 -6

Pengadaan kain oleh vendor 13 8 5

Inspeksi kain vendor 5 4 1

Pengumpulan ukuran seragam 12 3 9

43 38 5

Proses Produksi 14 22 -8

Inspeksi produksi 5 5 0

Proses packing & inspeksi 4 4 0

23 31 -8

66 69 -3

Preparation

Total

Production

Total

Sum Total

Tahap

24


Approval kain pada tahap ketiga merupakan syarat vendor dapat melaksanakan

tahap pengadaan kain.

Tahap pengadaan kain baru dapat dilaksanakan ketika vendor telah

menerima approval dari tahap ketiga. Keterlambatan vendor 2 di tahap ketiga

berdampak pula terhadap proses pengadaan kain tersebut. Tabel 4.4 menunjukkan

keterlambatan vendor 2 dalam pengadaan seragam, melebihi 1 minggu dari target

yang ditentukan. Tahap inspeksi kain dilakukan oleh team uniform saat pengadaan

kain vendor telah mencapai 70%. Kedua tabel menunjukkan waktu aktual yang

digunakan untuk tahap inspeksi kain terlambat dari waktu target. Keterlambatan

tahap ini disebabkan karena vendor yang masih belum mencapai pengadaan kain

sejumlah 70% pada waktu target yang ditetapkan.

Proses pengumpulan ukuran seragam pada Tabel 4.4 telah mencapai waktu

target yang ditetapkan, berbeda dengan Tabel 4.3. Proses pengumpulan ukuran

seragam pada Tabel 4.1 terlambat dari waktu target karena banyaknya karyawan

yang tidak hadir dalam pengukuran di HO dan beberapa plant, dan juga tidak

menginformasikan ukuran seragamnya melalui email. Karyawan yang tidak ada

ukurannya tersebut harus di follow up atau dicari datanya di data ukuran tahun lalu

sehingga memakan waktu cukup lama karena banyaknya data yang terpencar-

pencar di database. Ukuran seragam wilayah area dan TPO juga terhambat waktu

pengumpulannya karena tidak lengkapnya data informasi yang diberikan oleh PIC

sehingga harus di follow up dan ditunggu lagi hasil kelengkapannya.

Proses produksi di kedua tabel menunjukkan keterlambatan waktu.

Keterlambatan penyelesaian produksi berdampak pada terlambatnya inspeksi

produksi. Hal tersebut dikarenakan proses inspeksi produksi baru bisa dilaksanakan

saat kegiatan produksi telah mencapai 50%. Keterlambatan juga secara otomatis

berlanjut pada tahap packing dan inspeksi packing. Dua tahap terakhir, yakni

distribusi seragam dan penyelesaian komplain masih belum dilaksanakan.

Selisih antara waktu target dan waktu aktual pada kolom terkahir Tabel 4.3

dan 4.4 menunjukkan angka plus dan minus. Angka plus menunjukkan bahwa

waktu target melebihi waktu aktual, angka minus menunjukkan bahwa waktu aktual

melebihi waktu target, sedangkan angka 0 berarti waktu keduanya sama. Secara

garis besar, waktu aktual untuk tahap preparation golongan I melebihi waktu target

25


yang telah ditetapkan, dimana selisihnya adalah -17 week. Hal sebaliknya dapat

dilihat pada tahap production, dimana waktu aktual yang diperlukan ternyata tidak

sepanjang waktu target yang ditentukan, dan berselisih 20 week. Tahap preparation

untuk seragam golongan I lebih membutuhkan banyak waktu dibandingkan dengan

tahap production. Perbandingan antara waktu target dengan waktu aktual pada

tahap preparation dan production untuk seragam golongan II berlaku sebaiknya.

Hasil perhitungan menunjukkan bahwa tahap production untuk seragam golongan

II membutuhkan lebih banyak waktu dibandingkan dengan tahap preparation.

Waktu target dengan waktu aktual untuk tahap preparation berselisih 5 week,

sedangkan untuk tahap production berselisih -5 week. Hal tersebut namun terjadi

karena vendor yang terlambat dalam melaksanakan proses produksi, sehingga

seharusnya tidak akan terjadi apabila vendor tepat waktu. Seluruh tahap proses akan

dilanjutkan pada subbab berikutnya untuk dijabarkan rincian proses-proses di

dalamnya yang bisa menjadi penyebab tidak tercapainya atau lebihnya waktu target.

4.3 Identifikasi Key Process Seragam Tahunan

Identifikasi key process dilakukan untuk dapat mengetahui secara detail

proses-proses yang ada di dalam tahapan proses seragam tahunan. Salah satu alat

untuk memudahkan dalam menggambarkan urutan proses tersebut adalah

menggunakan diagram SIPOC. Aplikasi Diagram SIPOC dalam setiap tahapan

proses seragam tahunan dijelaskan lebih lanjut pada subbab 4.2.1 sampai 4.2.15.

4.3.1 Pembuatan SOW

Gambar 4.3 Diagram SIPOC Proses Pembuatan SOW

26


Tahap pertama dalam proses pengadaan seragam tahunan adalah membuat

SOW. Proses pembuatan SOW diawali dengan membuat perhitungan forecast

demand seragam dalam tahun ini, karena di dalam SOW dicantumkan perkiraan

jumlah produksi seragam sebagai informasi untuk calon vendor. Input yang

diperlukan pada perhitungan forecast yaitu data seluruh karyawan saat ini dan data

forecast pertambahan karyawan untuk tahun ini. Proses dilanjutkan dengan

merevisi SOW apabila ada beberapa perubahan ketentuan dari SOW tahun

sebelumnya. Hal-hal yang dicantumkan di dalam SOW diantaranya ketentuan-

ketentuan jenis dan kualitas seragam, warna dan logo, timeline kegiatan, tanggung

jawab vendor, dan penalty untuk kesalahan vendor. Input yang diperlukan dalam

merevisi SOW adalah SOW tahun lalu. Proses terakhir yaitu menginformasikan

hasil SOW kepada procurement dan manajer. Supplier yang menyediakan input

dalam proses ini adalah team uniform sendiri. Output dari seluruh proses ini adalah

SOW. Customer dari tahapan proses membuat SOW adalah team uniform dan

procurement, yang bertugas dalam tahap proses selanjutnya, serta manajer sebagai

pihak yang memiliki kewenangan untuk mengetahui setiap ketentuan yang dibuat.

Diagram SIPOC pada tahapan proses pertama dapat dilihat dalam Gambar 4.3.

4.3.2 Pre Bidding dan Bidding Vendor

27


Gambar 4.4 Diagram SIPOC Proses Pre Bidding dan Bidding Vendor

Tahap ke dua dari proses pengadaan seragam tahunan adalah pre bidding

dan bidding vendor. Proses ini dilaksanakan oleh team uniform bersama

procurement dan diikuti oleh vendor. Proses diawali dengan melaksanakan pre

bidding. Pada proses pre bidding, vendor peserta tender diundang untuk datang ke

perusahaan dan diberikan SOW yang telah dibuat pada tahap sebelumnya. Team

uniform kemudian akan menjelaskan kembali isi SOW agar pemahaman semua

peserta tender semakin jelas. Peserta tender juga diberikan waktu untuk prosesi

tanya jawab terkait dengan kualifikasi serta ketentuan-ketentuan di dalam SOW dan

pengadaan seragam tahunan. Semua peserta tender diberikan waktu selama

beberapa hari untuk membuat contoh seragam jadi sebelum dilaksanakannya proses

bidding. Input dari pelaksanaan pre-bidding adalah SOW dan dokumen keperluan

procurement, dengan team uniform dan procurement sebagai supplier.

Proses selanjutnya adalah bidding, yang berisi presentasi oleh masing-

masing peserta tender dengan contoh seragam jadi yang telah dibuat, serta harga

final beserta fixed cost dan variable cost seragam dari vendor. Proses bidding

28


merupakan proses dimana team uniform dan procurement melakukan pertimbangan

serta penilaian untuk masing-masing peserta tender. Input dari proses bidding

adalah harga final seragam, yang supplier nya adalah semua peserta tender. Output

dari proses bidding adalah data harga final serta harga variable cost dan fixed cost

dari masing-masing peserta tender.

Proses dilanjutkan dengan pengajuan sistem e-sourcing. Sistem ini

merupakan sistem bagi peserta tender untuk upload data-data atau file keperluan

untuk team uniform, sehingga mempermudah proses. Proses selanjutnya adalah

kunjungan ke perusahaan peserta tender, untuk memberikan penilaian terhadap

kondisi lingkungan, serta proses kerja perusahaan peserta tender. Proses ini namun

hanya dilakukan apabila peserta tender yang bersangkutan benar-benar tidak pernah

ada kerjasama dengan PT. X sebelumnya. Proses dilanjutkan dengan team uniform

melakukan kalibarasi scoring, yaitu menggabungkan hasil penilaian bersama

dengan procurement untuk menentukan pemenang tender.

Proses dilanjutkan dengan pengajuan e-form. Pengajuan e-form

merupakan pengajuan approval terhadap project pengadaan seragam tahunan oleh

beberapa tingkat manajer. Project pengadaan seragam tahunan membutuhkan

approval dari tingkat manajemen yang cukup tinggi karena project ini mencakup

jumlah nominal yang sangat besar. Team uniform kemudian akan mengumumkan

vendor pemenang tender melalui email atau telepon. Pengumuman pemenang

dilanjutkan dengan mengirimkan detail area-area yang di handle oleh masing-

masing vendor. Proses terakhir yang dilakukan adalah submit harga untuk OA. OA

merupakan nomor perjanjian vendor di dalam database procurement. Vendor yang

telah memiliki OA akan diinput harga produknya, dan selalu diperbarui perubahan

harganya selama kontrak dengan vendor yang bersangkutan berjalan, sehingga

revisi harga OA dilakukan apabila ada kenaikan harga dari vendor. Output dari

seluruh proses pada tahap ini adalah vendor pemenang tender. Customer yang

menjadi penerima output dalam tahapan proses ini adalah peserta tender dan juga

team uniform serta procurement.

4.3.3 Pengajuan dan Approval PR dan PO

29


Gambar 4.5 Diagram SIPOC Proses Pengajuan dan Approval PR dan PO

Tahap ke tiga dalam proses pengadaan seragam tahunan adalah pengajuan

dan approval PR dan PO. PR dan PO dibuat setelah vendor pemenang ditentukan

dan harga setiap item seragam telah disepakati oleh kedua pihak, baik oleh vendor

pemenang maupun pihak PT. X. PR dibuat terlebih dahulu apabila vendor yang

bersangkutan belum pernah bekerjasama dengan PT. X sebelumnya. PO dibuat

untuk vendor yang pernah bekerjasama dengan PT. X dan nama perusahaannya

telah tercantum dalam data vendor procurement. PO dibuat dengan mencantumkan

data harga seragam per item dan quantity seragam yang diorder sebagai input, dan

yang menjadi supplier dari input adalah team uniform sendiri. Output dari

pengajuan PR dan PO ini adalah complete approval PR dan PO. Customer penerima

output adalah team uniform dan procurement. Contoh pembuatan PR dan PO dapat

dilihat dalam Gambar 4.6.

Gambar 4.6 Contoh PR dan PO

30


4.3.4 Pengajuan dan Approval Kain, Bordir Logo, dan Mock up

Gambar 4.7 Diagram SIPOC Proses Pengajuan dan Approval Kain, Bordir Logo,

dan Mock up

Tahap ke empat merupakan tahap pengajuan dan persetujuan kain, bordir

logo, dan master mock up oleh vendor kepada pihak PT. X. Proses diawali dengan

team uniform menginformasikan contoh kualifikasi kain, bordir, mock up dan

standar hasil tes lab balai tekstil pada vendor. Vendor pada waktu yang ditentukan

akan mengirimkan kain, hasil bordir logo, bordir, mock up dan hasil tes lab balai

tekstil pada team uniform untuk diajukan. Team uniform akan cek spesifikasi kain,

bordir logo, mock up, dan hasil lab yang dikirimkan oleh vendor. Cek spesifikasi

kain dilakukan dengan dibandingkan dengan standar warna dan ketebalan kain yang

telah ditentukan sesuai yang ada dalam SOW. Cek spesifikasi kain dilanjutkan

dengan cara kain dicuci tangan dan mesin cuci masing-masing tiga kali untuk dilihat

kelunturan atau perubahan warnanya. Contoh form inspeksi kain dapat dilihat

dalam Gambar 4.8.

31


Gambar 4.8 Form Inspeksi Kain

Cek bordir logo dilihat dari ketelitian jahitan dan ukuran bordirnya apakah

telah lolos standar yang diberikan PT. X. Hasil lab tes kain vendor dicek

berdasarkan standar hasil uji lab yang sudah ada dalam SOW, antara lain tingkat

kemelaran secara vertikal dan horizontal, serta detail informasi lainnya yang telah

ditetapkan. Pengujian kain ke balai tekstil merupakan tugas vendor sendiri, namun

hasil tesnya yang berupa hardcopy dikirimkan langsung kepada team uniform untuk

dicek hasil tesnya. Team uniform melakukan cek mock up terhadap ketepatan

spesifikasi ukuran, bentuk, potongan seragam, dan lain-lain.

Hasil cek apabila tidak sesuai standar yang diberikan, maka kain atau

bordir logonya akan langsung dikembalikan pada vendor dan diberikan feedback

mengenai ketidaksesuaiannya. Vendor akan melakukan revisi dan mengajukan

kembali kain, atau bordir logo, atau mock up, atau hasil tes lab kain untuk dicek

kembali oleh team uniform, dan berulang hingga semua spesifikasi telah sesuai

standar yang ditentukan. Hasil cek yang telah sesuai spesifikasi diajukan kepada

manajer untuk dilakukan approval.

Output tahap ini adalah kain, bordir logo, hasil lab tes, mock up, dan master

mock up yang sesuai spesifikasi, dengan team uniform sebagai customer.

32


Input yang diperlukan pada tahap ini adalah SOW dengan team uniform sebagai

supplier, kain, bordir logo, hasil lab test, mock up, serta master mock up dengan

vendor sebagai supplier.

4.3.5 Pengadaan Kain oleh Vendor

Gambar 4.9 Diagram SIPOC Proses Pengadaan Kain oleh Vendor

Tahap ke lima merupakan proses pengadaan kain oleh vendor. Tahap ini

team uniform bertugas untuk memastikan progress pengadaan kain yang dilakukan

oleh vendor. Progress vendor dipantau secara berkala kurang lebih setiap dua

minggu, melalui telepon atau email. Pemantauan progress dilakukan agar proses

tersebut terlaksana tepat waktu dan sesuai dengan timeline yang telah dibuat, serta

sebagai reminder bagi vendor apabila telah mendekati waktu pelaksanaan inspeksi

kain vendor. Team uniform akan mempersiapkan untuk inspeksi kain apabila kain

vendor telah tersedia mendekati 70% dari kain yang diperlukan untuk seluruh

jumlah yang di handle oleh vendor yang bersangkutan. Output yang diperoleh pada

proses ini adalah update terbaru mengenai pengadaan kain vendor, dengan team

uniform sebagai customer. Input dari tahap ini adalah timeline, serta telepon atau

email, dengan team uniform sebagai supplier.

4.3.6 Inspeksi Kain Vendor

33


Gambar 4.10 Diagram SIPOC Proses Inspeksi Kain Vendor

Tahap ke enam adalah inspeksi kain vendor. Inspeksi dilakukan saat

vendor telah mengadakan kain bahan produksi sejumlah 70% dari total kain yang

diperlukan untuk jumlah seragam yang di handle masing-masing vendor. Proses

dari tahap ini diawali dengan menghitung jumlah sample inspeksi yang akan

diambil masing-masing item kain. Proses dilanjutkan dengan pergi ke perusahaan

vendor untuk melakukan inspeksi kain. Sample kain yang diambil untuk inspeksi

sebanyak 5-10% dari total kain yang diperlukan untuk produksi. Kain diinspeksi

mengenai jenis bahan, kualitas jahitan, warna, dan lain-lain dan dibandingkan

apakah telah sesuai dengan kain yang telah disetujui sebelumnya. Inspeksi tidak

hanya dilakukan di perusahaan vendor, namun juga dilanjutkan dengan mengambil

sample masing-masing kain kurang lebih 4 meter untuk diinspeksi dengan cara

dicuci dan dikeringkan. Hasil dari inspeksi cuci kering dibandingkan dengan hasil

cek cuci kering yang telah dilakukan sebelumnya saat pengajuan kain oleh vendor,

apakah kualitas hasilnya sama atau berbeda.

Proses terakhir yang harus dilakukan adalah membuat report hasil inspeksi

kain dan menginformasikan hasil inspeksi kain ke manajer team uniform. Output

yang dihasilkan adalah kain bahan yang memenuhi kualifikasi PT. X, dengan team

uniform, vendor, dan manajer sebagai customer nya. Input dari tahap ini adalah

sample kain sebanyak 5-10% dari total kain yang diperlukan sebagai bahan

produksi vendor, dengan vendor sebagai supplier nya, serta SOW dan form inspeksi

kain dengan team uniform sebagai supplier nya

34


4.3.7 Pengumpulan Ukuran Seragam

Gambar 4.11 Diagram SIPOC Pengumpulan Ukuran Seragam

Tahap ke tujuh adalah pengumpulan ukuran seragam. Proses yang

dilakukan oleh team uniform adalah mengirimkan set fitting yang berupa mock up,

melalui kurir untuk PIC seragam di plant E dan plant F, serta size pack seragam,

melalui email untuk PIC seragam di area dan TPO. PIC seragam juga dikirimkan

data nama karyawan di wilayah bersangkutan yang berhak menerima seragam dan

format data ukuran seragam berupa file excel melalui email. Kedua file excel

tersebut dikirimkan untuk mempermudah PIC dalam mendata karyawan yang akan

diukur dan membuat format data hasil ukur. Tujuan lain dari pengiriman data

ukuran seragam juga untuk menyeragamkan format data dari semua PIC sehingga

memudahkan team uniform dalam menyatukan data-data ke dalam master data

ukuran seragam. Proses pengukuran untuk plant E dan plant F dilaksanakan sendiri

menggunakan mock up seragam, dengan supervisor area sebagai PIC pengumpulan

35


ukuran seragamnya. Masing-masing PIC bertugas untuk mengumpulkan data

ukuran seragam wilayah masing-masing dan kemudian dikirimkan pada team

uniform. Contoh format data ukuran seragam dapat dilihat dalam Gambar 4.12.

Gambar 4.12 Contoh Format Data Ukuran Seragam

Proses pengukuran untuk head office (HO), plant A, plant B, plant C, dan

plant D dilaksanakan dengan mendatangkan vendor untuk melakukan pengukuran

secara langsung. Karyawan yang berhalangan hadir saat vendor datang melakukan

pengukuran, dapat langsung mengirimkan informasi ukuran seragamnya melalui

email ke team uniform. Tugas team uniform pada proses ini adalah mendampingi

vendor melakukan pengukuran. Karyawan yang melakukan pengukuran bersama

vendor akan diberi kitir form pengukuran seragam untuk bukti pendataan vendor

dan team uniform. Contoh form pengukuran seragam dapat dilihat dalam Gambar

4.13.

36


Gambar 4.13 Contoh Kitir Pengukuran Seragam

Proses selanjutnya yang dilakukan team uniform adalah menyatukan data-

data ukuran seragam karyawan ke dalam master data ukuran seragam. Data-data

ukuran seragam yang disatukan antara lain data karyawan wilayah area dan TPO

yang melakukan pengukuran sendiri, serta karyawan HO dan beberapa plant yang

tidak mengikuti pengukuran bersama vendor. Data ukuran seragam wilayah area

dan TPO diperoleh dari email yang dikirimkan oleh PIC pengukuran seragam

wilayah area dan TPO. Data yang dikirimkan oleh PIC area dan TPO berupa file

excel. Data tersebut disatukan ke dalam master data ukuran seragam dengan

menggunakan rumus vlookup. Data ukuran seragam karyawan HO dan beberapa

plant yang tidak mengikuti pengukuran bersama vendor diperoleh dari email yang

dikirimkan oleh karyawan yang bersangkutan. Data dari karyawan HO dan plant

dimasukkan ke dalam master data ukuran seragam dengan cara diinput satu persatu

secara manual.

Proses dilanjutkan dengan follow up PIC area dan TPO serta karyawan lain

yang mengirimkan data ukuran yang tidak lengkap. Follow up dilakukan dengan

37


membalas email data ukuran seragam yang mereka kirimkan dan meminta

konfirmasi mengenai kelengkapan informasi yang belum lengkap.

Karyawan yang masih tidak ada konfirmasinya mengenai ukuran seragam

diisi dengan mengambil data ukuran seragam tahun lalu. Data tahun lalu diinputkan

dengan cara filter kolom ukuran yang masih kosong, dan kemudian diinputkan

menggunakan rumus vlookup. Proses dilanjutkan dengan follow up karyawan yang

ukurannya masih belum tercantum di dalam master data ukuran seragam dan juga

tidak ada ukurannya di data ukuran seragam tahun lalu. Karyawan yang

bersangkutan dihubungi melalui email atau telepon.

Proses terakhir adalah mengirimkan master data ukuran seragam ke

vendor. Proses ini tidak dilakukan di saat master data ukuran seragam sudah terisi

lengkap, namun dilakukan secara berkala sesuai bertambahnya data ukuran. Hal ini

dilakukan agar vendor bisa mulai produksi dengan data yang ada terlebih dahulu

dan tidak menunggu.

Output yang diperoleh dari tahap ini adalah data ukuran seragam seluruh

karyawan PT. X, dengan team uniform dan vendor sebagai customer nya. Input

yang diperlukan untuk melaksanakan process adalah mock up seragam, size pack

seragam, data nama karyawan yang berhak menerima seragam, format data ukuran

seragam, master data ukuran seragam, data ukuran seragam tahun lalu, dan form

pengukuran seragam. Supplier yang menyediakan input adalah vendor, team

uniform, PIC seragam wilayah area dan TPO, serta karyawan HO dan plant yang

tidak mengikuti proses pengukuran seragam.

4.3.8 Proses Produksi Seragam

Gambar 4.14 Diagram SIPOC Proses Produksi Seragam

38


Tahap ke sembilan adalah proses produksi seragam. Tahap ini merupakan

tanggungjawab vendor dalam pelaksanaannya. Tugas team uniform pada tahap ini

yaitu memastikan secara berkala progress produksi vendor. Output yang dihasilkan

dari tahap ini adalah update terbaru mengenai progress produksi seragam. Input

yang diperlukan untuk melaksanakan process adalah timeline dan telepon atau

email.

4.3.9 Inspeksi Produksi

Gambar 4.15 Diagram SIPOC Inspeksi Produksi

Tahap ke sepuluh adalah pelaksanaan inspeksi produksi. Inspeksi produksi

dilakukan oleh team uniform saat produksi seragam yang dilaksanakan vendor telah

mencapai 50%, dan telah diinspeksi oleh pihak vendor terlebih dahulu. Proses

pertama yang dilakukan team uniform pada tahap ini adalah menghitung jumlah

sample inspeksi masing-masing item seragam. Sample seragam yang diambil untuk

diinspeksi telah ditetapkan dalam SOW seragam yaitu sebanyak 5-10% secara

random dari total seragam yang sudah diproduksi. Team uniform kemudian

melaksanakan inspeksi produksi di perusahaan vendor. Inspeksi dilakukan terhadap

kualitas hasil seragam mulai dari kebersihan kain, bordir logo, jarak bordir,

kelengkapan atribut, ketepatan detail ukuran, dan lain-lain sesuai jenis item yang

diinspeksi. Jumlah item yang diinspeksi akan ditambahkan lagi menjadi 20%

apabila di hasil inspeksi awal terdapat lebih dari 50% item yang di reject. Inspeksi

yang kedua apabila hasilnya masih lebih dari 50% reject, maka seluruh item

tersebut di reject dan vendor harus melakukan produksi ulang. Contoh form

inspeksi produksi dapat dilihat dalam Gambar 4.16.

39


Gambar 4.16 Form Inspeksi Produksi

Proses terakhir yang dilakukan team yaitu menginformasikan hasil inspeksi

produksi kepada manajer team uniform. Output yang dihasilkan pada tahap ini

adalah seragam jadi yang memenuhi kualifikasi, dengan team uniform sebagai

customer. Input yang diperlukan pada tahap ini adalah sampel seragam jadi

sejumlah 5-10% yang dipersiapkan oleh vendor, serta SOW dan form inspeksi yang

dipersiapkan oleh team uniform sendiri.

4.3.10 Proses Packing

Gambar 4.17 Diagram SIPOC Proses Packing

Tahap ke sebelas adalah proses packing. Proses packing sama halnya

seperti proses produksi, merupakan tanggungjawab vendor dalam pelaksanaannya.

Vendor memulai proses packing setelah inspeksi produksi oleh team uniform

selesai. Vendor melakukan proses packing beriringan dengan proses produksi,

40


sehingga seragam jadi tidak banyak menumpuk. Tugas team uniform pada proses

ini yaitu memastikan secara berkala progress packing vendor. Output yang

dihasilkan dari tahap ini adalah update terbaru mengenai progress packing seragam.

Input yang diperlukan untuk melaksanakan process adalah timeline dan telepon

atau email.

4.3.11 Inspeksi Packing

Gambar 4.18 Diagram SIPOC Proses Inspeksi Packing

Tahap ke dua belas merupakan proses inspeksi packing. Inspeksi packing

dilakukan saat kegiatan produksi telah selesai 100%. Proses awal yang dilakukan

oleh team uniform adalah menghitung jumlah sampel inspeksi packing. Inspeksi

dilakukan dengan mengambil sample secara random sebanyak 5-10% dari

jumlah total packing. Team uniform kemudian melaksanakan inspeksi packing

di perusahaan vendor. Jumlah item yang diinspeksi akan ditambahkan lagi

menjadi 20% apabila di hasil inspeksi awal terdapat lebih dari 50% packing yang

di reject. Inspeksi yang kedua apabila hasilnya masih lebih dari 50% reject,

maka vendor harus melakukan packing ulang. Contoh form inspeksi packing

dapat dilihat dalam Gambar 4.19.

41


Gambar 4.19 Contoh Form Inspeksi Packing

Fokus utama packing yaitu kesesuaian antara packing list yang ditempel pada box

packing dengan label packing beserta isi dari packing tersebut. Packing list

merupakan keterangan mengenai isi box, yang berupa packing-packing seragam,

beserta nama dan informasi lain karyawan penerimanya. Packing label merupakan

keterangan mengenai isi dari packing beserta ukurannya. Contoh label packing dan

packing list dapat dilihat dalam Gambar 4.20 dan 4.21.

Gambar 4.20 Contoh Label Packing

42


Gambar 4.21 Contoh Packing List

Team uniform juga memastikan bahwa vendor telah memberikan feedback form

dalam polybag packing seragam. Contoh feedback form dapat dilihat dalam

Gambar 4.22.

Gambar 4.22 Feedback Form

Proses terakhir adalah menginformasikan hasil inspeksi packing ke

manajer team uniform. Output yang dihasilkan pada tahap ini adalah packing

seragam yang sesuai dengan data permintaan dan ukuran seragam, dengan team

uniform sebagai customer. Input yang diperlukan pada tahap ini adalah sampel

seragam jadi dalam packing sejumlah 5-7% dari total packing yang dipersiapkan

Employee ID Formal NamePosition

Description Dept Description

Dept level

3

Basetown

Location Regional

Basetown

City Gender

009558 Sanyoto Agus Purnomo Driver AM Kediri Marketing Area Kediri Jawa Timur Kediri Male

010624 Petrus Andi Winarko Office Helper AM Kediri Marketing Area Kediri Jawa Timur Kediri Male

404196 Sigit Harjanta Agronomist Agronomy Operations Area Kediri Jawa Timur Kediri Male

005115 Juanda Sukrisdianto Excise Executive Excise Relations East Operations Area Kediri Jawa Timur Kediri Male

012608 Wahyu Siswanto Helper Regional Dist Jawa Timur Operations Area Kediri Jawa Timur Kediri Male

Note :

● packing list ditempel di dus dan dilampirkan pada Surat jalan yang dikirimkan ke lokasi

AREA KEDIRI

43


oleh vendor, serta data permintaan seragam yang dipersiapkan oleh team uniform

sendiri.

4.3.12 Proses Distribusi Seragam

Gambar 4.23 Diagram SIPOC Proses Distribusi Seragam

Tahap ke tiga belas adalah proses distribusi seragam. Proses distribusi

dilaksanakan langsung oleh vendor. Vendor wajib untuk mengirimkan delivery list

dan surat jalan pada team uniform tiga hari sebelum hari pendistribusian seragam.

Proses pertama yang dilakukan team uniform adalah mengirimkan data lokasi

penempatan karyawan yang terbaru pada vendor. Data lokasi penempatan

karyawan yang baru perlu untuk diperbarui karena sebagian besar karyawan PT. X,

terutama manajer, seringkali tidak menetap di satu basetown tertentu. Proses kedua

adalah memastikan kesesuaian antara delivery list, surat jalan, dan PO yang telah

dibuat pada tahap awal proses pengadaan seragam tahunan. Team uniform

memastikan bahwa nama item dan jumlah item yang dituliskan vendor dalam

delivery list dan delivery note sama dengan yang dituliskan team uniform di dalam

PO. Proses ketiga adalah memastikan bahwa lokasi pengiriman vendor tepat sesuai

dengan basetown karyawan PT. X yang terbaru. Output yang diperoleh pada tahap

ini adalah seragam dengan jenis, ukuran, dan jumlah tepat yang sampai ke masing-

masing karyawan PT. X. Customer yang menerima hasil output adalah team

uniform dan seluruh karyawan PT. X. Input yang diperlukan dalam seluruh proses

adalah data karyawan PT. X yang terbaru dan PO dari team uniform, serta delivery

note dan delivery list dari vendor.

44


4.3.13 Pembuatan Good Receipts dan Budget Reclass

Gambar 4.24 Diagram SIPOC Pembuatan Good Receipts dan Budget Reclass

Team uniform wajib membuat good receipt setelah vendor melakukan

pendistribusian seragam. Good receipt merupakan laporan pada pihak PT. X bahwa

seragam yang dipesan telah diterima. Budget reclass merupakan nominal yang

ditagihkan kepada cost center masing-masing departemen sesuai dengan jumlah

pemesanan seragam di dalam departemen yang bersangkutan. Proses diawali

dengan membuat good receipts saat PIC seragam masing-masing wilayah telah

memberikan kabar bahwa seragam telah diterima. Input yang diperlukan untuk

proses ini adalah jumlah dan jenis item seragam yang telah sampai di karyawan,

serta surat jalan. Proses ke dua dilanjutkan dengan menghitung kalkulasi reclass

untuk setiap departemen. Input yang diperlukan untuk proses ini adalah nomor cost

centre masing-masing departemen. Cost centre merupakan suatu istilah untuk

dompet kas setiap setiap departemen. Semua pengeluaran departemen, yang salah

satunya adalah seragam, biayanya akan diambil dari cost centre masing-masing

departemen. Nomor cost centre merupakan suatu kode atau alamat untuk

menagihkan jumlah nominal pengeluaran pada cost centre tersebut. Proses terakhir

adalah membuat jurnal request untuk reclass. Output yang diperoleh pada tahap ini

adalah good receipts dan jurnal request yang telah disetujui. Customer untuk tahap

ini adalah team uniform, finance, dan accounting.

4.3.14 Penanganan Komplain

45


Gambar 4.25 Diagram SIPOC Penanganan Komplain

Tahap terakhir dalam pengadaan seragam tahunan adalah penanganan

komplain dari karyawan. Karyawan yang memiliki komplain terhadap seragam

yang diterima dapat mengirimkan seragam yang dikomplain beserta dengan

uniform feedback form kepada team uniform. Proses pertama yang dilakukan team

uniform adalah merekap data komplain dan copy feedback form untuk record

perusahaan. Proses selanjutnya adalah mengirimkan feedback form (hardcopy dan

softcopy), serta seragam yang dikomplain ke vendor. Proses terakhir, team uniform

memonitor proses penyelesaian komplain vendor. Output dari tahap ini adalah

seragam komplain yang telah diperbaiki oleh vendor. Customer yang menerima

output adalah team uniform dan karyawan PT. X. Input yang diperlukan untuk

melaksanakan seluruh proses adalah feedback form dan seragam yang dikomplain,

yang diperoleh dari karyawan PT. X.

4.4 Analisa Value Added dan Non Value Added Activities

Langkah selanjutnya adalah menganalisa proses di dalam setiap tahap

pengadaan seragam tahunan yang telah dijabarkan dalam SIPOC, apakah proses

yang dilakukan dikategorikan sebagai value added atau non value added activities.

Pengkategorian dilakukan dengan pedoman sebagai berikut:

Value added activities (VA)

Proses yang memberikan nilai tambah pada output dari setiap tahap yang

dilaksanakan, dan yang berguna serta memberikan nilai tambah bagi team

uniform.

46


Non value added necessary activities (NVAN)

Aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah pada output dari setiap tahap yang

dilaksanakan, tetapi tetap perlu untuk dilakukan karena kepentingan dan aturan

perusahaan, kepentingan vendor, dan lain-lain.

Non value added unnecessary activities (NVAUN)

Aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah pada output dari setiap tahap yang

dilaksanakan, yang sebenarnya dapat dihilangkan dan dikategorikan sebagai

waste.

Tabel 4.5 adalah hasil pengkategorian value added dan non value added untuk

seluruh proses dalam setiap tahap pengadaan seragam tahunan. Pengkategorian

value added dan non value added activities ditentukan dari hasil diskusi bersama

team uniform dan manajer. Hasil rekapitulasi dari pengkategorian value added dan

non value added pengadaan seragam tahunan dapat dilihat dalam Tabel 4.6.

Tabel 4.5 Pengkategorian Aktivitas Pengadaan Seragam Tahunan

Tahap Proses VA - NVA

Activities

Pembuatan

SOW

Membuat perhitungan forecast demand

seragam tahun ini

NVA -

necessary

Merevisi SOW tahun lalu VA

Menginformasikan hasil SOW ke

procurement dan manajer VA

Pre Bidding dan

bidding

Pre bidding VA

Bidding VA

Pengajuan e-sourcing NVA -

necessary

Kunjungan ke perusahaan peserta tender NVA -

necessary

Kalibrasi scoring VA

Pengajuan e-form (approval project

pengadaan seragam) oleh beberapa tingkat

manajemen

NVA -

necessary

Pengumuman vendor pemenang VA

Pengiriman detail area yang akan di

handle oleh masing-masing vendor VA

Submit harga OA NVA -

necessary

Revisi OA (apabila ada revisi) NVA -

necessary

47


Tabel 4.5 Pengkategorian Aktivitas Pengadaan Seragam Tahunan (lanjutan)


Activities

Pengajuan dan

approval PR

dan PO

Membuat PR dan PO VA

Pengajuan dan

approval kain,

bordir logo,

hasil tes lab

kain, dan mock

up

Team uniform menginformasikan contoh

kualifikasi kain, bordir, mock up dan

standar hasil tes laboratorium balai tekstil

pada vendor

VA

Vendor mengajukan kain, bordir, mock up

dan standar hasil tes laboratorium balai

tekstil pada team uniform

VA

Team uniform cek spesifikasi kain, bordir,

mock up, hasil lab yang dikirimkan oleh

vendor dengan SOW

VA

Mengajukan hasil cek spec kain, bordir,

mock up, dan hasil lab kepada Manajer C

& B untuk dilakukan approval

VA

Pengadaan kain

oleh vendor Cek progress pengadaan kain vendor

NVA -

necessary

Inspeksi kain

vendor

Menghitung jumlah sampel inspeksi

masing-masing item kain VA

Melakukan inspeksi kain di perusahaan

vendor dan mengambil sample kain VA

Inspeksi kain sample yang diambil dengan

dicuci dan dikeringkan VA

Membuat report hasil inspeksi kain VA

Menginformasikan hasil inspeksi kain ke

manajer VA

Pengumpulan

ukuran seragam

Mengirimkan (untuk wilayah area &

TPO):

• sizepack atau mock up seragam

• data nama karyawan yang berhak

menerima seragam

• format data ukuran seragam

VA

Mendampingi vendor melakukan

pengukuran di HO & empat plant

NVA -

unnecessary

Follow up PIC area dan TPO, serta

karyawan yang mengirimkan data ukuran

yang tidak lengkap

NVA -

unnecessary

48


Tabel 4.5 Pengkategorian Aktivitas Pengadaan Seragam Tahunan (lanjutan)


Activities

Menyatukan data-data ukuran seragam

karyawan ke dalam master data ukuran

seragam

NVA -

necessary

Pengumpulan

ukuran seragam

Mengisi data ukuran seragam karyawan

yang masih kosong dengan ukuran tahun

lalu

NVA -

unnecessary

Follow up karyawan yang ukurannya

masih belum tercantum dalam master data

ukuran seragam

NVA -

unnecessary

Mengirimkan master data ukuran seragam

ke vendor VA

Proses produksi

seragam Cek progress produksi vendor

NVA -

necessary

Inspeksi

produksi

Menghitung jumlah sample inspeksi

masing-masing item seragam

NVA -

necessary

Melakukan inspeksi di perusahaan vendor

Menginformasikan hasil inspeksi ke

manajer

Proses packing Cek progress packing vendor

NVA –

necessary

Inspeksi packing

Menghitung jumlah sample inspeksi

packing VA

Melakukan inspeksi packing di

perusahaan vendor VA

Menginformasikan hasil inspeksi packing

ke manajer VA

Distribusi

seragam

Mengirimkan data lokasi penempatan

karyawan yang terbaru pada vendor VA

Cek kesesuaian delivery list, surat jalan,

dan PO VA

Memastikan lokasi pengiriman tepat VA

Membuat GR

dan budget

reclass

Membuat good receipts VA

Menghitung kalkulasi reclass untuk setiap

departemen VA

Membuat jurnal request untuk reclass VA

Penanganan

komplain

Rekap data complain & copy feedback

form sebagai record

NVA –

necessary

Mengirimkan feedback (hardcopy dan

softcopy) dan meminta konfirmasi waktu

penyelesaian ke vendor

VA

Memonitor proses penyelesaian komplain VA

49


Tabel 4.6 Hasil Rekapitulasi dari Pengkategorian Value Added dan Non Value

Added Pengadaan Seragam Tahunan

Kelompok Aktivitas Total Proses Persentase

Value added activities 30 62.5%

Non value added activities

(necessary) 13 27.1%

Non value added activities

(unnecessary) 5 10.4%

Hasil rekapitulasi pada Tabel 4.6 menunjukkan bahwa aktivitas yang

merupakan value added activites adalah sebesar 62.5%. Aktivitas lain sisanya

adalah non value added activities (necessary) sebesar 29.2%, dan non value added

activities (unnecessary) sebesar 8,3%. Aktivitas yang perlu diperhatikan dan

dilakukan perbaikan atau improvement adalah aktivitas-aktivitas non value added,

baik unnecessary maupun necessary. Analisa pengkategorian proses dijelaskan

lebih lanjut dalam subbab 4.4.1 sampai 4.4.14.

4.4.1 Pembuataan SOW

Proses membuat perhitungan forecast demand seragam tahunan pada

tahap pembuatan SOW termasuk ke dalam aktivitas non value added karena hasil

dari proses tersebut tidak memberikan nilai tambah yang berarti bagi output. Hasil

dari proses ini hanya sebagai angka perkiraan bagi vendor untuk mempersiapkan

produksi seragam. Proses ini namun masih termasuk necessary karena vendor

memerlukan angka perkiraan tersebut agar proses persiapan dapat berjalan sehingga

produksi seragam dapat selesai sesuai waktu target.

Proses merevisi SOW tahun lalu merupakan proses yang digolongkan

sebagai aktivitas value added. Proses tersebut dikategorikan sebagai aktivitas value

added karena mempengaruhi hasil dari output, yaitu SOW. SOW tidak dibuat dari

awal karena isinya dari tahun ke tahun kurang lebih sama, sehingga hanya

dilakukan revisi apabila ada perubahan ketentuan dari pihak manajemen.

Menginformasikan hasil SOW ke procurement dan manajer merupakan aktivitas

50


value added karena pada analisa SIPOC, procurement dan manajer merupakan

customer dalam tahap pembuatan SOW.

4.4.2 Pre Bidding dan Bidding

Kegiatan yang dilakukan di proses pre bidding adalah mengumpulkan para

peserta tender untuk dijelaskan mengenai SOW pengadaan seragam tahunan, serta

kesempatan bagi vendor untuk prosesi tanya jawab. Proses ini merupakan proses

awal yang menjadi dasar untuk keseluruhan proses selanjutnya, sehingga juga

berpengaruh terhadap hasil output dari tahap pre bidding dan bidding. Proses

bidding merupakan waktu dimana peserta tender melakukan presentasi mengenai

perusahaannya, hasil produksi seragamn dan sebagainya. Proses bidding menjadi

sumber penilaian bagi team uniform dan juga procurement untuk memilih vendor

pemenang. Proses ini merupakan aktivitas value added yang memberikan nilai

tambah pada output dari tahap pre bidding dan bidding.

Kalibrasi scoring merupakan perhitungan hasil penilaian antara penilaian

dari procurement dan team uniform. Proses ini merupakan aktivitas value added

yang berpengaruh terhadap hasil output karena penentuan vendor pemenang

ditentukan dari perhitungan penilaian pada proses kalibrasi scoring. Pengumuman

vendor pemenang dan pengiriman detail area yang akan dipegang oleh masing-

masing vendor merupakan aktivitas value added karena agar vendor pemenang

dapat segera mempersiapkan proses produksinya sehingga proses-proses

selanjutnya dapat berjalan sesuai dengan timeline.

Proses yang termasuk dalam aktivitas non value added pada tahap pre-

bidding dan bidding adalah pengajuan e-sourcing, kunjungan ke perusahaan peserta

tender, pengajuan e-form, submit harga untuk OA, dan revisi OA. Proses pengajuan

e-sourcing dikategorikan sebagai aktivitas non value added karena hasil dari proses

tersebut tidak memberikan nilai tambah bagi output dari tahap pre bidding dan

bidding. Hasil dari pengajuan e-sourcing adalah dibukanya login sistem bagi

vendor untuk meng-upload data keperluan proses pengadaan seragam tahunan.

Proses ini namun masih tergolong necessary karena login sistem dari pengajuan

tersebut diperlukan oleh vendor untuk mengirimkan data-data keperluan pengadaan

seragam tahunan.

51


Proses kunjungan ke perusahaan peserta tender merupakan aktivitas non

value added karena tidak memberikan nilai tambah bagi output. Proses ini namun

tergolong necessary karena merupakan persyaratan dari pihak procurement untuk

melihat secara langsung dan menilai beberapa aspek. Aspek yang dimaksud yaitu

kondisi lingkungan, cara kerja, dan kapabilitas perusahaan vendor.

Proses pengajuan e-form, submit harga untuk OA, dan revisi harga untuk

OA juga merupakan aktivitas non value added karena tidak mempengaruhi output,

namun ketiga proses tersebut tergolong necessary. Proses pengajuan e-form masih

harus tetap dilakukan karena project pengadaan seragam tahunan mencakup jumlah

nominal yang sangat besar sehingga dalam pelaksanaannya harus memiliki

approval dari beberapa tingkat pihak manajemen. Submit harga untuk OA harus

tetap dilakukan karena harga produk vendor diinput di dalam OA dan diperlukan

sebagai database procurement. Harga untuk OA selalu diperbarui perubahannya

selama kontrak dengan vendor yang bersangkutan berjalan, sehingga revisi harga

OA juga harus dilakukan apabila ada kenaikan harga dari vendor.

4.4.3 Pengajuan dan Approval PR dan PO

Pembuatan PR dan PO merupakan aktivitas value added karena dilakukan

untuk memperoleh complete approval. Pembuatan PR dan PO berfungsi sebagai

bukti pada perusahaan mengenai pembelian suatu produk ke vendor. PR dan PO

harus ada agar pengadaan seragam tahunan dapat segera dijalankan.

4.4.4 Pengajuan dan Approval Kain, Bordir Logo, Hasil Tes Lab Kain,

dan Mock Up

Proses menginformasikan contoh kualifikasi pada vendor merupakan

aktivitas value added karena mempengaruhi hasil output pada tahap pengajuan dan

approval kain, bordir logo, hasil tes lab kain, dan mock up. Proses tersebut

mempengaruhi hasil output karena dengan diberikannya contoh kualifikasi, vendor

akan mengerti dan memahami kualifikasi dengan lebih jelas. Pemahaman vendor

perlu diperjelas sehingga item-item yang nantinya akan diajukan dapat sesuai

dengan spesifikasi.

52


Team uniform cek kain, bordir, mock up, hasil lab yang dikirimkan oleh

vendor dengan spesifikasi dalam SOW merupakan aktivitas value added. Proses

tersebut merupakan aktivitas value added karena menunjang output dari tahap

pengajuan dan approval kain, bordir logo, hasil tes lab kain, dan mock up. Cek

spesifikasi dilakukan sebagai dasar bagi vendor dalam menentukan bahan-bahan

yang akan digunakan untuk memproduksi seragam tahunan. Proses ini merupakan

dasar dalam menunjang kualitas dari hasil produksi seragam vendor. Proses ini

menjadi dasar karena bahan-bahan yang sesuai dengan spesifikasi yang telah

ditetapkan akan secara otomatis meningkatkan kualitas seragam tahunan.

Mengajukan hasil cek kain, bordir, mock up, dan hasil lab kepada Manajer

C & B untuk dilakukan approval merupakan aktivitas value added. Proses ini

merupakan aktivitas value added karena manajer merupakan customer dalam tahap

pengajuan dan approval kain, bordir logo, hasil tes lab kain, dan mock up. Manajer

juga yang memberikan approval agar vendor dapat segera memulai produksi.

4.4.5 Pengadaan Kain Vendor

Proses cek progress pengadaan kain vendor dikategorikan sebagai

aktivitas non value added karena proses ini tidak menghasilkan nilai tambah bagi

output tahap pengadaan kain vendor. Proses ini namun termasuk necessary karena

menjadi reminder bagi vendor untuk menyelesaikan proses pengadaan kain dengan

tepat waktu.

4.4.6 Inspeksi Kain Vendor

Menghitung jumlah sample inspeksi masing-masing item kain merupakan

proses yang memberikan nilai tambah untuk proses selanjutnya. Perhitungan

jumlah sample inspeksi dilakukan agar dapat disiapkan oleh vendor terlebih dahulu,

sehingga termasuk aktivitas value added. Proses inspeksi kain dilakukan dengan

inspeksi warna dan bahan di perusahaan vendor, dan dilanjutkan dengan inspeksi

cuci dan dikeringkan untuk menilai perubahan warna dan tingkat kemelaran. Kedua

proses inspeksi ini merupakan value added karena dengan melaksanakannya akan

menjamin kualitas bahan yang digunakan vendor sehingga memberikan nilai

tambah terhadap output, yaitu kain bahan yang memenuhi kualifikasi. Membuat

53


report dan menginformasikan hasil inspeksi ke manajer merupakan aktivitas value

added karena manajer merupakan salah satu customer dalam tahap inspeksi kain.

4.4.7 Pengumpulan Ukuran Seragam

Sizepack atau mock up seragam, data nama karyawan yang berhak

menerima seragam, dan format data ukuran seragam dikirimkan pada PIC area dan

TPO. Data-data tersebut dikirimkan untuk memudahkan PIC dalam melakukan

pengukuran dan mengumpulkan data ukuran. Proses ini merupakan aktivitas value

added karena dengan data-data tersebut, output dari proses pengumpulan ukuran

seragam dapat diperoleh.

Proses dalam tahap pengumpulan ukuran seragam yang tergolong sebagai

aktivitas non value added necessary adalah menyatukan data-data ukuran seragam

karyawan ke dalam master data ukuran seragam. Proses ini cukup menyita waktu

bagi team uniform namun tidak memberikan nilai tambah bagi output. Proses

mendampingi vendor melakukan pengukuran dikategorikan sebagai non value

added unnecessary karena sebenarnya vendor dapat melaksanakannya sendiri

dengan diberikan pedoman panduan untuk vendor, tanpa harus didampingi oleh

team uniform. Proses menyatukan data-data ukuran seragam ke dalam master data

ukuran seragam termasuk necessary karena vendor membutuhkan data ukuran

seragam yang lengkap untuk dapat segera diproduksi. Proses ini namun

menimbulkan effort yang cukup besar bagi team uniform. Hal tersebut dikarenakan

tiga hal:

Beragamnya sumber informasi

Beragamnya sumber informasi terkait ukuran seragam yang dipesan oleh

seorang karyawan beberapa kali ditemui. Contohnya adalah saat karyawan telah

melakukan pengukuran bersama vendor di HO, namun juga mengirimkan email

beberapa kali terkait ukurannya ke team uniform, namun dengan data yang

berbeda. Hal lainnya yang terjadi yaitu pada karyawan yang berlokasi di area

atau TPO, yang telah memiliki PIC seragam masing-masing. Karyawan yang

berada di area atau TPO sebenarnya tidak perlu menghubungi team uniform

untuk menginformasikan ukurannya karena telah memiliki PIC, namun mereka

tetap mengirimkan lagi email informasi ukuran pada team uniform, sehingga

54


menimbulkan banyak data yang masuk. Hal lain yang juga pernah ditemui

adalah karyawan yang telah memberikan informasi ukuran melalui email ke

team uniform, namun juga memberikan informasi lagi ke bagian generalist atau

call centre HR, juga dengan informasi yang berbeda. Adanya perbedaan-

perbedaan informasi tersebut menimbulkan kebingungan bagi team uniform

untuk memilih data mana yang diambil, sehingga harus menghubungi karyawan

yang bersangkutan untuk konfirmasi ulang.

Data ukuran atau informasi yang diberikan tidak lengkap

Karyawan yang tidak melakukan pengukuran di HO atau plant bersama dengan

vendor, dan juga bukan berlokasi di area atau TPO, mengirimkan data

pemesanan seragamnya langsung melalui email ke team uniform. Email yang

dikirimkan tersebut namun seringkali tidak memberikan informasi yang

lengkap. Karyawan seharusnya memberikan informasi mengenai ukuran,

kombinasi seragam, dan jenis lengan. Email yang banyak ditemui namun hanya

memberikan informasi ukuran saja, sehingga mengharuskan team uniform

menghubungi karyawan yang bersangkutan untuk melengkapi informasi.

Perbedaan format data yang dikirimkan oleh PIC area dan TPO

PIC area dan TPO telah dikirimkan format data ukuran seragam oleh team

uniform, yang telah dijelaskan pada penjelasan SIPOC di subbab sebelumnya.

Tujuan dari pengiriman format tersebut adalah untuk menyeragamkan format

data dari semua PIC sehingga memudahkan team uniform dalam menyatukan

data-data ke dalam master data ukuran seragam. Data disatukan dengan

menggunakan rumus vlookup di software microsoft excel. Banyak dari PIC pada

kenyataannya mengirimkan format data yang berbeda, sekalipun sebelumnya

telah dikirimkan format data beserta nama-nama karyawan penerima

seragamnya. Beberapa PIC mengirimkan data dengan format data tahun lalu, ada

juga yang membuat sendiri dengan format baru. Perbedaan lain yang juga

banyak ditemui adalah pada pengisian data. Contohnya untuk informasi jenis

lengan, ada yang mengisi dengan “lengan panjang” atau “lengan pendek”, ada

juga yang mengisi “SS (short sleeve)” atau “LS (long sleeve)”. Perbedaan

pengisian data tersebut menyebabkan data yang digabungkan ke dalam master

data menjadi tidak seragam, sehingga team uniform harus menyeragamkan dan

55


merapikan terlebih dahulu sebelum digabungkan. Proses merapikan isi data

tersebut merupakan kegiatan yang menjadi effort lebih bagi team uniform.

Tiga proses dalam tahap pengumpulan ukuran seragam di tabel merupakan

aktivitas non value added unnecessary, yaitu:

Follow up PIC area dan TPO serta karyawan yang mengirimkan data ukuran

yang tidak lengkap

Mengisi data ukuran seragam karyawan yang masih kosong dengan ukuran

tahun lalu

Follow up karyawan yang ukurannya masih belum tercantum dalam master data

ukuran seragam

Ketiga proses tersebut dikategorikan unnecessary karena sebenarnya dapat

dihilangkan. Proses-proses tersebut terpaksa dilakukan karena banyaknya PIC area

dan TPO, serta karyawan lain yang mengirimkan data ukuran yang tidak lengkap,

sehingga harus dilakukan follow up lebih lanjut. Data ukuran seragam untuk

karyawan yang sudah dilakukan follow up namun masih tidak ada konfirmasi sama

sekali, diisi dengan mengambil data ukuran seragam tahun lalu. Data seluruh

karyawan namun tidak sepenuhnya ada di data ukuran tahun lalu. Hal tersebut

mungkin dapat disebabkan karena tahun lalu pun karyawan yang bersangkutan juga

tidak memberikan konfirmasi mengenai ukuran. Penyebab lain juga bisa

dikarenakan karyawan tersebut merupakan new hire di pertengahan tahun lalu,

sehingga tidak mengikuti pengukuran seragam tahunan. Karyawan yang sedang

bertugas di luar negeri (long term assignment/LTA) juga merupakan penyebab data

ukurannya tidak ada di database tahun sebelumnya. Hal terakhir yang bisa

dilakukan adalah menelpon langsung satu persatu karyawan yang tidak ada datanya

tersebut untuk diminta konfirmasi ukurannya. Seluruh proses follow up dilakukan

karena data pengukuran harus segera dilengkapi agar dapat segera diproduksi oleh

vendor. Proses mengirimkan master data ukuran seragam ke vendor digolongkan

sebagai aktivitas value added karena data tersebut yang digunakan oleh vendor

untuk melaksanakan tahap selanjutnya, yaitu proses produksi seragam.

56


4.4.8 Proses Produksi

Proses cek progress produksi vendor dikategorikan sebagai aktivitas non

value added karena proses ini tidak menghasilkan nilai tambah bagi output tahap

produksi seragam. Proses ini namun termasuk necessary karena menjadi reminder

bagi vendor untuk menyelesaikan proses produksi dengan tepat waktu.

4.4.9 Inspeksi Produksi

Seluruh proses dalam tahap inspeksi produksi sebenanarnya merupakan

aktivitas non value added. Tahap ini dikategorikan sebagai non value added karena

bahan-bahan untuk produksi telah diinspeksi pada tahap inspeksi kain, bordir logo,

dan hasil tes lab. Bentuk potongan serta ukuran seragam juga telah diinspeksi

melalui mock up yang telah disetujui sebelumnya, sehingga sebenarnya tidak perlu

diinspeksi produksi lagi. Proses ini namun menjadi necessary karena pada proses

pengadaan seragam tahunan beberapa tahun sebelumnya, terdapat vendor yang

memproduksi seragam dengan spesifikasi yang jauh berbeda dengan bahan-bahan

produksi dan mock up yang telah disetujui sebelumnya. Hal tersebut menyebabkan

pihak manajemen memutuskan untuk melakukan tahap inspeksi produksi untuk

lebih memastikan bahwa hasil produksi vendor masih berada di jalur yang benar

dan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.

4.4.10 Proses Packing

Proses cek progress packing vendor dikategorikan sebagai aktivitas non

value added karena proses ini tidak menghasilkan nilai tambah bagi output tahap

packing seragam. Proses ini sama halnya dengan cek progress produksi vendor,

termasuk necessary karena menjadi reminder bagi vendor untuk menyelesaikan

proses packing dengan tepat waktu.

4.4.11 Inspeksi Packing

Proses menghitung jumlah sampel inspeksi packing proses yang

memberikan nilai tambah untuk proses selanjutnya, karena jumlah yang diinspeksi

dihitung terlebih dahulu agar dapat disiapkan oleh vendor, sehingga termasuk

aktivitas value added. Proses inspeksi packing di perusahaan vendor merupakan

57


aktivitas value added, karena dengan melaksanakan inspeksi akan lebih

memastikan bahwa packing yang dilakukan vendor telah benar dan sesuai. Proses

ini memberikan nilai tambah terhadap output, yaitu packing yang sesuai dengan

permintaan dan ukuran seragam. Membuat report dan menginformasikan hasil

inspeksi ke manajer merupakan aktivitas value added karena manajer merupakan

salah satu customer dalam tahap inspeksi packing.

4.4.12 Distribusi Seragam

Mengirimkan data lokasi penempatan karyawan yang terbaru pada vendor

merupakan aktivitas yang memberikan nilai tambah, karena setiap karyawan

memang seringkali berpindah lokasi penempatan sehingga harus selalu diperbarui.

Proses kedua yaitu team uniform cek kesesuaian delivery list, surat jalan, dan PO

yang dikirimkan oleh vendor tiga hari sebelum pendistribusian dilakukan. Proses

ini merupakan aktivitas yang memberikan nilai tambah karena memastikan bahwa

vendor telah membuat surat jalam dan delivery list sesuai dengan yang dituliskan

dalam PO, agar tidak ada perbedaan. Memastikan lokasi pengiriman yang

dituliskan vendor sesuai dengan alamat lengkap lokasi juga merupakan aktivitas

yang memberikan nilai tambah. Proses ini memberikan nilai tambah karena lebih

memastikan bahwa vendor tidak salah menulis alamat lokasi pengiriman. Ketiga

proses ini dikategorikan sebagai aktivitas value added karena mempengaruhi hasil

dari output, yaitu packing sesuai dengan permintaan dan data ukuran seragam

karyawan.

4.4.13 Membuat Good Receipt (GR) dan Budget Reclass

Proses membuat good receipts merupakan aktivitas value added karena

tanpa proses ini, proses selanjutnya tidak dapat dilakukan, sehingga output tahap

tidak dapat tercapai. Menghitung kalkulasi reclass untuk setiap departemen

merupakan proses yang memberikan nilai tambah untuk proses selanjutnya, yaitu

membuat jurnal request. Proses membuat jurnal request untuk reclass merupakan

aktivitas value added karena tanpa jurnal request tersebut reclass tidak dapat

dilakukan.

58


4.4.14 Penanganan Komplain

Proses rekap data komplain dan copy feedback form pada tahap

penanganan komplain dikategorikan sebagai aktivitas non value added karena tidak

memberikan nilai tambah bagi output tahap ini. Proses ini namun termasuk

necessary karena harus didata untuk menjadi record perusahaan. Mengirimkan

feedback (hardcopy dan softcopy) dan meminta konfirmasi waktu penyelesaian ke

vendor merupakan aktivitas value added karena dengan proses ini vendor dapat

segera menangani proses komplain dan memberikan kepastian penyelesaian.

Memonitor proses penyelesaian komplain merupakan aktivitas value added karena

sebagai reminder bagi vendor sekaligus memastikan vendor telah menangani

komplain yang telah diberikan, sehingga output tahap dapat tercapai.

4.5 Analisa Jenis Waste dalam Proses Non Value Added

Tabel 4.7 menampilkan rangkuman proses yang merupakan aktivitas non

value added necessary dan unnecessary yang dilaksanakan oleh team uniform,

beserta dengan jenis waste yang dikategorikan di dalam setiap proses. Penjelasan

dari Tabel 4.5 adalah sebagai berikut:

Proses membuat perhitungan forecast demand seragam merupakan waste

dengan kategori over production, karena proses ini dihitung setiap tahun namun

tidak menghasilkan output bagi team uniform, dan hanya sebagai angka

perkiraan untuk vendor.

Pengajuan e-sourcing merupakan waste dengan kategori waiting, karena dalam

proses pengajuan e-sourcing tidak langsung diproses namun masih menunggu

sebelum sistem e-sourcing tersebut dibuka.

Pengajuan e-form merupakan waste dengan kategori waiting, karena pengajuan

ini memerlukan approval beberapa tingkat manajemen dan seringkali pending

approval oleh pihak manajemen terkait.

Submit harga OA dan revisi OA merupakan waste dengan kategori over

production karena proses ini tidak memberikan output bagi team uniform,

namun harus dilakukan untuk database procurement.

59


Cek progress pengadaan kain vendor merupakan waste dengan kategori over

production karena proses pengadaan kain merupakan bagian dari tanggung

jawab vendor, namun masih harus dipantau oleh team uniform.

Mendampingi vendor melakukan pengukuran di HO dan empat plant merupakan

waste dengan kategori over processing karena vendor sebenarnya dapat

melaksakan proses pengukuran sendiri tanpa harus didampingi oleh team

uniform.

Menyatukan data-data ukuran ke dalam master data ukuran seragam merupakan

waste over processing karena proses ini seperti menyalin lagi data yang

sebenarnya sudah ada.

Cek progress produksi vendor merupakan waste dengan kategori over

production karena proses produksi merupakan bagian dari tanggung jawab

vendor, namun masih harus dipantau oleh team uniform.

Semua proses dalam tahap inspeksi produksi merupakan waste yang

dikategorikan over processing karena sebenarnya semua kualifikasi yang ada

dalam hasil produksi telah dicek sebelumnya pada tahap pengajuan kain, border

logo, dan hasil tes lab.

Cek progress packing vendor merupakan waste dengan kategori over

production karena proses packing merupakan bagian dari tanggung jawab

vendor, namun masih harus dipantau oleh team uniform.

Kunjungan ke perusahaan peserta tender merupakan waste dengan kategori over

production, karena proses ini dilakukan namun pada akhirnya hasil dari

kunjungan ini tidak terlalu diperhitungkan sebagai penilaian.

Seluruh proses dalam tahap pengumpulan ukuran seragam yang merupakan

NVAUN adalah waste yang dikategorikan over production. Kategori over

production dikarenakan proses-proses tersebut seharusnya bukan tugas utama

team uniform, namun terpaksa dilakukan dan menambah beban kerja team

uniform.

60


Tabel 4.7 Rincian Kegiatan Non Value Added dan Jenis Waste

Kelompok

Aktivitas Tahap Proses Waste

NVA -

necessary

Pembuatan

SOW

Membuat perhitungan

forecast demand seragam

tahun ini over production

Pre bidding

dan bidding

Pengajuan e-sourcing waiting

Pengajuan e-form (approval

project pengadaan seragam)

oleh beberapa tingkat

manajemen

waiting

Submit harga OA over production

Revisi OA (apabila ada

revisi) over production

Kunjungan ke perusahaan

peserta tender over production

Pengadaan

kain vendor

Cek progress pengadaan

kain vendor over production

Pengumpulan

ukuran

seragam

Menyatukan data-data

ukuran seragam karyawan

ke dalam master data ukuran

seragam

over processing

Proses

Produksi

Cek progress produksi

vendor over production

Inspeksi

produksi

Menghitung jumlah sample

inspeksi masing-masing

item seragam

over processing Melakukan inspeksi di

perusahaan vendor

Menginformasikan hasil

inspeksi ke manajer

Proses

packing

Cek progress packing

vendor over production

Penanganan

komplain

Rekap data complain & copy

feedback form sebagai

record

over processing

61


Tabel 4.7 Rincian Kegiatan Non Value Added dan Jenis Waste (lanjutan)

Kelompok

Aktivitas Tahap Proses Waste

NVA -

unnecessary

Pengumpulan

ukuran

seragam

Mendampingi vendor

melakukan pengukuran di

HO dan empat plant

Over processing

Follow up PIC area dan

TPO, serta karyawan yang

mengirimkan data ukuran

yang tidak lengkap

over production

Mengisi data ukuran

seragam karyawan yang

masih kosong dengan

ukuran tahun lalu

over production

Follow up karyawan yang

ukurannya masih belum

tercantum dalam master data

ukuran seragam

over production

4.6 Improvement yang Dapat Dilakukan

Analisa yang telah dilakukan pada subbab 4.5 menunjukkan bahwa ada

sebagian proses yang merupakan aktivitas non value added necessary maupun

unnecessary. Proses-proses tersebut tidak semuanya dapat dihilangkan, namun

dapat diimprovisasi untuk dapat lebih memudahkan team uniform dalam

pelaksanaannya, serta mengurangi waktu dan tenaga yang diperlukan.

Penggolongan untuk proses yang dapat dihilangkan atau diimprovisasi dapat dilihat

dalam Tabel 4.8. Improvement tidak hanya dilakukan untuk mensimplifikasi

proses-proses yang non value added saja, namun juga proses value added yang

memakan waktu lama. Tahap-tahap yang ada dalam tabel tersebut dipilih untuk

disimplifikasi karena berdampak pada pencapaian waktu target setiap tahap yang

telah dibahas dalam subbab 4.3, dan yang paling memungkinkan untuk

disimplifikasi.

62


Tabel 4.8 Penggolongan Usulan Perbaikan Proses

Kelompok

Aktivitas Tahap Proses Usulan

VA

Pengajuan

dan approval

kain, bordir

logo, hasil tes

lab kain, dan

mock up

Team uniform menginformasikan

contoh kualifikasi kain, bordir,

mock up dan standar hasil tes

laboratorium balai tekstil pada

vendor

simplify

Vendor mengajukan kain, bordir,

mock up dan standar hasil tes

laboratorium balai tekstil pada

team uniform

Team uniform cek spec kain,

bordir, mock up, hasil lab yang

dikirimkan oleh vendor dengan

SOW

Mengajukan hasil cek spec kain,

bordir, mock up, dan hasil lab

kepada Manajer C & B untuk

dilakukan approval

Inspeksi kain

vendor

Menghitung jumlah sample

inspeksi masing-masing item kain

Melakukan inspeksi kain di

perusahaan vendor dan mengambil

sample kain

simplify

Inspeksi kain sample yang diambil

dengan dicuci dan dikeringkan

Membuat report hasil inspeksi

kain

Menginformasikan hasil inspeksi

kain ke manajer

NVA -

necessary

Pengumpulan

ukuran

seragam

Mendampingi vendor melakukan

pengukuran di HO & empat plant Simplify &

improve

Menyatukan data-data ukuran

seragam karyawan ke dalam

master data ukuran seragam

Inspeksi

produksi

Menghitung jumlah sampel

inspeksi masing-masing item

seragam

improve Melakukan inspeksi di perusahaan

vendor

Menginformasikan hasil inspeksi

ke manajer

63


Tabel 4.8 Penggolongan Usulan Perbaikan Proses (lanjutan)

Kelompok

Aktivitas Tahap Proses Usulan

NVA -

unnecessary

Pengumpulan

ukuran

seragam

Follow up PIC area dan TPO, serta

karyawan yang mengirimkan data

ukuran yang tidak lengkap

dihilangkan

Mengisi data ukuran seragam

karyawan yang masih kosong

dengan ukuran tahun lalu

dihilangkan

Follow up karyawan yang

ukurannya masih belum tercantum

dalam master data ukuran seragam

dihilangkan

4.6.1 Usulan Untuk Mensimplifikasi Proses Pengajuan Kain, Bordir Logo,

Hasil Tes Lab Kain, dan Mock Up serta Inspeksi Kain Vendor

Tahap pengajuan dan approval kain, bordir logo, hasil tes lab kain, dan

mock up merupakan salah satu tahap yang memakan waktu lama dalam pengadaan

seragam tahunan. Tahap ini juga merupakan tahap yang waktu aktualnya terlewat

jauh dari waktu target yang telah ditentukan di timeline. Penyebab yang

mengakibatkan tahap ini memakan waktu lama adalah karena vendor kesulitan

untuk memperoleh semua spesifikasi kain yang tepat dengan ketentuan, sehingga

proses pengajuan kain dilakukan berulang kali. Perolehan approval yang memakan

waktu lama dari pengajuan tersebut menyebabkan pengadaan kain oleh vendor

menjadi terhambat, sehingga proses inspeksi kain juga tertunda.

Usulan yang diberikan untuk mensimplifikasi tahap ini adalah dengan

langsung melakukan order seragam untuk sejumlah dua tahun pengadaan seragam

tahunan, bagi vendor yang telah terjamin kinerjanya. Proses pendistribusian tetap

dilakukan untuk setiap tahun, hanya pemesanannya saja yang dilakukan untuk dua

tahun sekaligus. Usulan ini diberikan agar tahap pengajuan kain, bordir logo, hasil

tes lab kain, dan mock up tidak perlu dilaksanakan dari awal lagi pada tahun

berikutnya, terlebih karena vendor yang menangani produksi seragam masih tetap

sama.

Pada kontrak tahun pertama, seragam dipesan sejumlah satu tahun

pengadaan terlebih dahulu bagi vendor yang masih baru. Hasil produksi dan kinerja

vendor tersebut kemudian dinilai, apakah telah bagus serta memuaskan atau tidak.

64


Vendor yang bersangkutan apabila dirasa telah memuaskan hasil produksi dan

kinerjanya, maka pada tahun kedua, seragam langsung diorder untuk dua tahun

pengadaan seragam. Proses order apabila dilakukan langsung untuk dua tahun,

maka vendor dapat langsung melakukan pengadaan kain yang telah disetujui oleh

pihak team uniform untuk dua tahun sekaligus. Kain yang diadakan untuk dua tahun

tersebut dapat langsung diinspeksi, sehingga tahun berikutnya proses inspeksi kain

juga tidak perlu dilakukan lagi.

4.6.2 Usulan Untuk Tahap Pengumpulan Ukuran Seragam

Perbaikan untuk pengumpulan ukuran seragam telah dirancangkan

sebelumnya oleh team uniform melalui enhancement sistem peoplesoft. Sistem ini

baru akan direalisasikan untuk tahun depan. Sistem peoplesoft akan menjadi sistem

bagi karyawan untuk menginput sendiri data-data informasi terkait pengukuran

seragam baik tahunan, non tahunan, maupun special request. Pembuatan sistem

peoplesoft ini dilakukan oleh team information management, namun desainnya

dirancang oleh team uniform sendiri. Sistem ini dirancangkan untuk dapat

mengotomatisasi penyatuan data-data ukuran seragam, perubahan jumlah stok

seragam, dan sebagainya, sehingga tidak perlu menggunakan berbagai macam file

data ataupun cara manual. Dampak yang dihasilkan dalam perancangan sistem ini

adalah untuk meningkatkan validitas, karena karyawan menginput data atau

informasi sendiri kapan pun, dan juga mengehemat waktu serta biaya. Waktu yang

dihemat adalah waktu bagi team uniform untuk menginput dan menyatukan data

terkait seragam, memperbarui jumlah stok seragam, dan segala sesuatu yang

berkaitan dengan seragam. Berikut adalah usulan desain sistem peoplesoft

tambahan dari sisi user (karyawan) setelah login:

Dapat menampilkan ukuran terakhir yang diperbarui oleh karyawan.

Dapat menampilkan sizepack seragam.

Berikut adalah usulan desain sistem peoplesoft tambahan dari sisi administrator

(team uniform) sebagai berikut:

Dapat menampilkan data ukuran seluruh karyawan beserta dengan tanggal

transaksi.

65


Dapat secara otomatis menimpa data lama dengan data yang baru diinput

karyawan, baik dari data ukuran tahunan, hasil tukar dari komplain seragam,

new hire, atau special request (kecuali seragam hamil), beserta dengan

tanggal last update.

Fungsi-fungsi dari usulan desain sistem peoplesoft diatas akan dibahas lebih lanjut

dalam subbab 4.6.1.1 dan 4.6.1.2.

4.6.2.1 Usulan Untuk Mensimplifikasi Proses Mendampingi Vendor

Melakukan Pengukuran di HO dan Empat Plant

Proses mendampingi vendor untuk melakukan pengukuran di HO dan

plant merupakan salah satu proses yang menguras cukup banyak waktu dan tenaga

bagi team uniform. Proses pengumpulan ukuran seragam tahunan sebelumnya

dilaksanakan setiap tahunnya dengan mendatangkan vendor untuk HO Jakarta dan

Surabaya, serta empat lokasi plant. Usulan yang diberikan untuk proses ini yaitu

dihilangkan, dan memberikan panduan standar untuk vendor dapat melakukan

pengukuran sendiri. Pengukuran dengan mendatangkan vendor dilakukan hanya

untuk setiap dua tahun saja. Pengukuran juga tidak ditujukan untuk semua

karyawan, namun hanya untuk karyawan yang benar-benar memerlukan proses

pengukuran langsung dengan vendor, khususnya untuk yang menggunakan ukuran

custom. Usulan ini diberikan karena melihat kondisi wilayah lain selain HO dan

empat plant yang melakukan pengukuran sendiri dengan menggunakan set fitting

atau size pack, dan berjalan dengan lancar tanpa kesulitan dari karyawan untuk

menentukan ukuran. Usulan juga didukung dengan hasil perhitungan perubahan

ukuran seragam yang disajikan dalam bentuk pie chart pada Gambar 4.27. Gambar

4.26 menunjukkan proporsi jumlah karyawan yang diambil untuk menghitung

perbandingan ukuran seragam tahun 2014 hingga 2016. Jumlah data ukuran

seragam tahunan karyawan di PT. X tidak selalu sama setiap tahunnya karena

adanya karyawan yang keluar atau baru masuk, karyawan hamil, dan sebagainya.

Prosentase pada gambar adalah jumlah rata-rata antara karyawan golongan I dan

golongan II. Pie chart pada Gambar 4.6 menunjukkan bahwa data ukuran seragam

tahun 2014-2016 yang diambil adalah sebanyak 80,13% dari total karyawan,

66


dimana prosesntase tersebut adalah karyawan yang masih bekerja dalam tahun 2014

hingga 2016.

Gambar 4.26 Proporsi Pengambilan Data Ukuran Seragam Karyawan

Gambar 4.27 Persentase Perubahan Ukuran Seragam Karyawan

Gambar diatas merupakan hasil perhitungan persentase perubahan ukuran

seragam untuk karyawan monthly (golongan I) dan daily (golongan II). Pie chart

dibuat dari data ukuran seragam pada tahun 2014 hingga 2016. Perbandingan

dilakukan antara tahun 2014 dengan 2015 dan 2015 dengan 2016, masing-masing

untuk karyawan daily dan monthly. Pie chart menunjukkan bahwa perubahan

67


ukuran seragam karyawan untuk selang waktu satu tahun tidak terlalu signifikan.

Karyawan yang ukuran seragamnya masih tetap sama dalam tahun berikutnya rata-

rata lebih dari 75% karyawan. Persentase tersebut menunjukkan bahwa sebenarnya

sebagian besar karyawan tidak memerlukan proses pengukuran setiap tahun, dan

memungkinkan karyawan dapat melakukan “self service” untuk memilih ukuran

seragamnya.

Sistem dari peoplesoft lebih mengarah untuk karyawan golongan I, karena

karyawan golongan II tidak memiliki akses untuk peoplesoft. Berikut ini adalah

usulan proses untuk pengukuran seragam masing-masing karyawan golongan I dan

golongan II:

Karyawan Golongan I

Pelaksanaan pengadaan seragam tahunan diawali dengan mengumumkan secara

jelas batas waktu untuk memperbarui perubahan ukuran seragam dan informasi

lainnya di sistem peoplesoft. Data untuk ukuran seragam tahunan akan ditarik

untuk dikirimkan pada vendor pada batas waktu tersebut. Sistem peoplesoft bisa

menampilkan tanggal last update untuk mengantisipasi apabila ada karyawan

yang terlambat update namun setelah distribusi melakukan komplain kesalahan

ukuran. Sistem peoplesoft dirancang untuk dapat menampilkan ukuran terakhir

seragam yang digunakan karyawan. Ukuran terakhir tersebut akan memudahkan

karyawan dengan menjadi tolak ukur dalam memutuskan size yang akan dipilih,

apakah masih tetap sama, atau ukuran ingin dinaikkan atau diturunkan.

Karyawan yang masih ragu juga dapat lebih memastikan lagi dengan

ditampilkannya sizepack seragam. Karyawan golongan I dapat menginput

ukurannya sendiri secara individu. Pelaksanaan pengukuran saat vendor datang

tidak ditujukan untuk semua karyawan, namun hanya untuk karyawan yang

benar-benar memerlukan pengukuran secara langsung, khususnya untuk

karyawan yang memesan ukuran custom. Karyawan lain yang tidak memerlukan

pengukuran langsung hanya tinggal memperbarui perubahan ukuran seragam di

peoplesoft, atau tidak mengubah apapun jika ukuran seragam dirasa tidak

berubah.

Karyawan Golongan II

68


Karyawan golongan II dapat mengetahui ukuran terakhir seragam yang

digunakan melalui data yang diambil dari peoplesoft oleh team uniform. Team

uniform akan memberikan data ukuran karyawan golongan II yang terbaru pada

masing-masing supervisor unit untuk diinformasikan pada seluruh karyawan.

Karyawan juga diberikan sizepack untuk memastikan ukuran detail seragam.

Karyawan yang ukurannya berubah dapat menginformasikan perubahan ukuran

yang dipilih pada masing-masing supervisor untuk didata. Masing-masing

supervisor dapat memberikan waktu dua sampai tiga hari bagi karyawan untuk

menginformasikan perubahan ukuran setelah karyawan mengetahui ukuran

seragamnya yang terakhir. Data perubahan ukuran seragam tersebut kemudian

diberikan pada team uniform untuk diinput di sistem peoplesoft. Pelaksanaan

pengukuran saat vendor datang sama halnya dengan golongan I, juga tidak

ditujukan untuk semua karyawan, namun hanya untuk karyawan yang benar-

benar memerlukan pengukuran secara langsung. Karyawan lain yang tidak

memerlukan pengukuran langsung hanya tinggal memperbarui perubahan

ukuran seragam ke supervisor masing-masing.

4.6.2.2 Usulan Untuk Menghilangkan Proses Menyatukan Data Ukuran

Seragam Karyawan ke Dalam Master Data Ukuran Seragam

Proses menyatukan data ukuran seragam karyawan ke dalam master data

ukuran seragam akan secara otomatis tidak perlu dilakukan apabila sistem

peoplesoft telah terealisasi. Rancangan yang dapat dibuat agar proses ini dapat

dihilangkan adalah dengan desain peoplesoft dari sisi administrator (team uniform)

sebagai berikut:

Dapat menampilkan data ukuran seluruh karyawan beserta dengan tanggal

transaksi.

Dapat secara otomatis menimpa data lama dengan data yang baru diinput

karyawan.

69


4.6.2.3 Usulan Untuk Menghilangkan Proses-Proses Non Value Added

Unnecessary

Usulan untuk ketiga proses non value added unnecessary pada tahap

pengumpulan ukuran seragam yang dapat dilihat dalam Tabel 4.5 adalah

dihilangkan. Proses tersebut terjadi karena karyawan acuh atau lupa untuk

memberikan konfirmasi ukuran terkait pengadaan seragam tahunan. Fungsi yang

ingin dicapai dalam pengaplikasian sistem peoplesoft tidak akan berjalan maksimal

apabila karyawan masih acuh atau lupa untuk memperbarui ukuran seragamnya

dalam sistem peoplesoft. Usulan untuk mengantisipasi hal tersebut adalah sebagai

berikut:

Membuat sistem reminder otomatis pada calendar masing-masing email

karyawan agar memperbarui data di sistem peoplesoft terkait pelaksanaan

pengadaan seragam tahunan.

Membuat sistem yang memberikan email peringatan secara otomatis mengenai

batas waktu terakhir untuk input data terbaru, bagi karyawan yang masih belum

memperbarui data ukuran seragam selama selang waktu dua tahun. Email

otomatis tersebut juga diberikan keterangan mengenai kondisi-kondisi apabila

karyawan tidak memberikan update di sistem peoplesoft. Kondisi pertama, yaitu

untuk karyawan yang tidak memperbarui data, akan dianggap tetap memesan

ukuran seragam beserta informasi lainnya sama seperti tahun lalu. Kondisi

kedua, informasi bahwa data ukuran seragam yang ditarik untuk diproses ke

vendor hanya yang berasal dari sistem peoplesoft, sehingga konfirmasi melalui

email, generalist, dan sumber lainnya tidak ditarik.

4.6.3 Usulan Untuk Inspeksi Produksi

Metode sampling untuk proses inspeksi yang selama ini digunakan oleh

PT. X adalah sejumlah 5-10% dari jumlah total seragam yang diproduksi oleh

masing-masing vendor. Hasil dari inspeksi apabila terjadi 50% ketidaksesuaian,

maka pengecekan akan ditambah menjadi 20%. Hasil dari penambahan jumlah

inspeksi apabila masih terjadi 50% ketidaksesuaian, maka vendor harus melakukan

pengecekan 100%, dan akan diinspeksi ulang oleh team uniform pada waktu yang

ditetapkan. Jumlah sampel inspeksi dengan persentase tersebut cukup besar, karena

70


rata-rata seragam yang diproduksi oleh vendor berjumlah ribuan hingga belasan

ribu. Proses inspeksi dengan metode tersebut cukup menyita dalam segi waktu,

tenaga, dan sumber daya yang dikeluarkan untuk pergi ke perusahaan vendor,

terlebih apabila perusahaan vendor berlokasi di luar kota.

Usulan yang diberikan yaitu dengan metode sampling menggunakan

konsep military standard 105E. Pemilihan metode sampling dengan menggunakan

konsep military standard diusulkan karena umumnya dipilih untuk jenis inspeksi

garmen dengan jumlah lot yang besar dan jenis produk setiap lot homogen.

Sampling dengan menggunakan konsep ini cukup mudah untuk diterapkan di

perusahaan ini dan juga sudah pernah diterapkan oleh departemen lain di PT. X.

Langkah pertama yang dilakukan dalam perancangan metode pemeriksaan

dengan menggunakan konsep military standard adalah menentukan nilai

acceptance quality level (AQL). Hasil diskusi dengan manajer dan team uniform

menentukan nilai AQL yang ditetapkan adalah 15%. Angka tersebut dipilih karena

dirasa paling sesuai, tidak terlalu memberatkan namun juga tidak terlalu

melonggarkan vendor. Langkah selanjutnya adalah menentukan tingkat inspeksi

dan prosedur pengambilan sampel. Level inspeksi yang ditetapkan sebagai

permulaan adalah normal inspection, level II. Level I digunakan untuk tingkat

inspeksi yang longgar, dan diperuntukkan apabila produk telah terjamin

kualitasnya, sedangkan level III digunakan untuk tingkat inspeksi yang ketat, dan

diperuntukkan apabila reputasi dari produk yang dihasilkan kurang baik. Level II

dipilih sebagai permulaan inspeksi, karena level ini merupakan level yang

umumnya digunakan untuk tingkat inspeksi yang normal, tidak terlalu ketat ataupun

terlalu longgar. Prosedur pengambilan sampel yang ditetapkan yaitu single

sampling karena prosedur ini yang paling mudah dilakukan dibandingkan dengan

double sampling atau multiple sampling. Tabel 4.9 adalah tabel sample size code

letter yang digunakan dalam metode pemeriksaan dengan menggunakan konsep

military standard 105E.

71


Tabel 4.9 Sample Size Code Letter

Lot or batch size

General

Inspection

Level II

Sample

Size

Acceptance

Number

Rejection

Number

2 -- 8 A 2 1 2

9 -- 15 B 3 1 2

16 – 25 C 5 2 3

26 – 50 D 8 3 4

51 – 90 E 13 5 6

91 – 150 F 20 7 8

151 – 280 G 32 10 11

281 – 500 H 50 14 15

501 – 1200 J 80 21 22

1201 – 3200 K 125 21 22

3201 – 10000 L 200 21 22

10001 -- 35000 M 315 21 22

35001 -- 150000 N 500 21 22

150001 -- 500000 P 800 21 22

500001 -- dst. Q 1250 21 22

Penggunaan teknik sampling ini namun memiliki kelebihan dan

kekurangan apabila dibandingkan dengan teknik sampling PT. X saat ini yang

menggunakan angka persentase tetap. Kelebihan dari teknik sampling yang

diusulkan dibandingkan dengan teknik sampling yang saat ini diterapkan, antara

lain:

Waktu yang diperlukan untuk inspeksi berkurang.

Jumlah inspektor untuk melakukan inspeksi berkurang.

Mengurangi jumlah kecacatan yang terjadi akibat proses inspeksi (seragam

tanpa sengaja menjadi kotor karena proses inpeksi).

Kekurangan dari teknik sampling yang diusulkan dibandingkan dengan teknik

sampling yang saat ini diterapkan, antara lain adanya resiko meloloskan lot yang

buruk atau menolak lot yang baik. Resiko ini namun sebenarnya pasti akan ada

dalam setiap teknik sampling untuk inspeksi, kecuali apabila menerapkan 100%

inspeksi.

72


4.7 Perbandingan Sebelum dan Sesudah Improvement Diterapkan

Usulan improvement yang disebutkan pada subbab 4.6 belum seluruhnya

diimplementasikan. Implementasi hanya dilakukan pada usulan proses inspeksi

menggunakan teknik sampling dengan konsep military standard 105E. Usulan

lainnya belum bisa diimplementasikan saat ini karena pengadaan seragam tahunan

merupakan project yang dilaksanakan dalam setiap satu tahun, dan tahap-tahap

tersebut untuk tahun ini sudah terlewati. Sistem peoplesoft untuk pengumpulan

ukuran seragam juga baru bisa dilaksanakan untuk pengadaan seragam tahun depan,

sehingga tidak dapat diimplementasikan saat ini.

Perbandingan antara sebelum dan sesudah implementasi untuk usulan-

usulan yang belum bisa diimplementasikan namun dapat dinilai secara garis besar.

Perbandingan antara sebelum dan sesudah implementasi untuk tahap pengajuan

kain, bordir logo, hasil tes lab kain, dan mock up, serta inspeksi kain, dapat

berpengaruh terhadap tiga aspek, yaitu waktu, sumber daya, dan biaya. Dua tahap

yang awalnya dilakukan setiap tahun berkurang menjadi dua tahun sekali saja.

Waktu dan tenaga yang dimaksud adalah waktu dan tenaga untuk melaksanakan

kedua tahap tersebut, sehingga dapat digunakan untuk mengerjakan kegiatan yang

lain. Biaya yang dimaksud adalah biaya yang timbul dari transportasi untuk

melakukan inspeksi kain di perusahaan vendor. Perbandingan antara sebelum dan

sesudah implementasi untuk pengumpulan ukuran seragam secara garis besar juga

dapat berpengaruh terhadap tiga aspek yang sama, dengan alasan sebagai berikut:

Waktu, karena dengan diimplementasikannya proses pengumpulan ukuran

seragam dengan sistem peoplesoft, segala sesuatu yang harus dilakukan team

uniform secara manual menjadi terotomatisasi. Contoh proses manual yang

dilakukan seperti menyatukan data ke master data ukuran seragam, dan kegiatan

lainnya yang menyita banyak waktu team uniform dapat dihilangkan dan

meminimalkan waktu sehingga dapat digunakan untuk pekerjaan yang lain.

Tenaga, karena team uniform membutuhkan tenaga yang lebih untuk kegiatan-

kegiatan seperti follow up karyawan yang tidak memberikan data ukuran,

mencari data ukuran tahun lalu, dan kegiatan lainnya yang seharusnya tidak

perlu dilakukan.

73


Biaya, karena dengan berkurangnya rutinitas pengukuran seragam dengan

mendatangkan vendor menjadi dua tahun sekali, akan mengurangi cost yang

timbul dari biaya transportasi.

Implementasi usulan teknik sampling dilakukan pada proses inspeksi

produksi untuk vendor seragam golongan I. Hasil perbandingan antara sebelum dan

sesudah implementasi dapat dilihat dalam Tabel 4.10. Tabel tersebut menunjukkan

perbandingan jumlah sampling yang diambil antara menggunakan persentase 7%

dengan menggunakan tabel AQL level II dan level I. Proses inspeksi produksi untuk

item-item tersebut diimplementasikan dengan menggunakan tabel AQL level II

sebagai permulaan. Hasil yang diperoleh dari perbandingan tersebut adalah, jumlah

sampling apabila menggunakan tabel AQL lebih sedikit dibandingkan

menggunakan persentase 7%. Perbedaan jumlah sampling tersebut memang belum

terlalu besar saat ini, karena untuk inspeksi vendor baru harus diawali dengan level

II. Hasil dari inspeksi produksi vendor tersebut namun bagus dan tidak ditemukan

kesalahan-kesalahan hasil produksi yang signifikan, sehingga untuk inspeksi tahun

depan bisa diinspeksi menggunakan tabel AQL level I. Jumlah sampling inspeksi

saat menggunakan level I akan terlihat perbedaannya. Jumlah sampling yang

diperlukan dengan level I adalah sejumlah 208 pcs. Jumlah tersebut secara otomatis

mengurangi waktu cukup banyak yang dibutuhkan untuk proses inspeksi. Inspeksi

produksi yang dilakukan dengan jumlah sampling 521 pcs membutuhkan waktu 1

hari kerja, atau sekitar 8 jam. Waktu tersebut apabila dihitung dengan sampling

menggunakan tabel AQL level I, maka berarti memerlukan waktu selama 3,19 jam

saja. Penghematan yang dapat dilakukan oleh team uniform dalam melakukan

proses inspeksi produksi menggunakan konsep military standard dibandingkan

dengan persentase tetap 7% adalah dalam segi waktu atau sumber daya. Selisih

waktu yang dapat dihemat antara menggunakan persentase 7% dengan tabel AQL

level I adalah 8,38 - 3,19 = 5,19 jam. Selisih jumlah inspektor yang dapat dihemat

antara persentase 7% dengan tabel AQL level I adalah 3 – 1 = 2 orang. Artinya,

total waktu dan jumlah operator yang dapat dihemat apabila dihitung dalam

persentase adalah sebanyak 62%.

74


Tabel 4.10 Perbandingan Jumlah Sampling Antara Persentase 7% dengan AQL

Level II Dan Level I

Jenis Seragam Total Qty QC 7%

Qty QC

AQL Level

II

Qty QC

AQL level I

Anggarda Female

SS 823 29 80

32

Anggarda Female

LS 971 34 80

32

Anggarda Male 13560 475 315 125

Batik Male

(Non Mgmt) 97 3 20

8

Batik Female SS 16 1 6 3

Batik Female LS 120 4 20 8

TOTAL 15587 546 521 208

WAKTU (jam) 8.38 8 3.19

JUMLAH OPERATOR 3 inspektor,

1 admin

3 inspektor,

1 admin

1 inspektor,

1 admin

4. analisa dan pembahasan · 13 universitas kristen petra 4. analisa dan pembahasan team uniform...

Documents