31021 2-978915175180

MODUL 2

Analisa dan Perancangan Proses

Dalam menganalisa dan merancang proses untuk merubah sumber daya

menjadi barang dan jasa, muncul beberapa pertanyaan yang harus dijawab seperti:

Apakah proses dirancang untuk mencapai keunggulan bersaing (competitive

advantage) dalam hal diferensiasi, respon atau Maya rendah ?

Apakah proses menghilangkan tahap-tahap yang tidak memberikan nilai tambah ?

Apakah proses memaksimalkan nilai konsumen sesuai yang diharapkan oleh

konsumen ?

Apakah proses akan memenangkan pesanan ?

Ada beberapa alat untuk memahami kompleksitas desain dan mendesain kembali

proses yaitu :

Flow Diagram

Skema yang menggambarkan perpindahan orang atau bahan

Process Charts

Grafik/bagan (chart) yang menggunakan simbol untuk menganalisa perpindahan

orang atau bahan

Time-Function Mapping (Process Mapping)

Grafik/bagan aliran proses dengan tambahan waktu pada garis sumbu

horisontalnya

Work-Flow Analysis

Suatu teknik untuk medokumentasikan jaringan kerja transaksi antara konsumen

dan kinerja.

Ada 4 tahap dalam analisa ini :

1. Permintaan konsumen atau penawaran untuk menyediakan jasa.

2. Negosiasi, antara konsumen dan produsen untuk menyetujui bagaimana

pekerjaan akan dilakukan dan apa yang akan memberikan kepuasan

konsumen.

3. Pelaksanaan (performance) penugasan dan penyelesaian.

4. Penerimaan, penutupan transaksi yang menunjukkan kepuasan konsumen dan

persetujuan bahwa kondisi telah sesuai.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Hidayat Wiweko, SE. MSi.

MANAJEMEN SEMINAR OPERASIONAL 1

Rekayasa Proses (Process Reengineering)

Pemikiran kembali yang mendasar dan perancangan kembali yang radikal atas

proses bisnis untuk perbaikan kinerja secara dramatis (dalam biaya, waktu atau

nilai konsumen).

Mengandalkan reevaluasi tujuan dari proses dan mempertanyakan tujuan serta

asumsi-asumsi yang mendasari.

Difokuskan pada kegiatan secara lintas fungsional (karena dapat saling

berhubungan).

Strategi Proses Jasa

Sebagian besar industri jasa berproduksi dalam jumlah yang rendah, seperti

jasa hukum, jasa medis, atau jasa restoran. Tingak penggunaan peratatan dalam jasa

dapat rendah, karena diperlukan kelebihan kapasitas untuk mengantisipasi saat

permintaan tinggi (peak), misalnya rumah sakit yang dituntut menyediakan peralatan

tertentu yang harus tersedia pada saat dibutuhkan saja. Faktor Iainnya adalah

penjadwalan (scheduling) yang buruk yang mengakibatkan ketidakseimbangan dalam

penggunaan fasilitas.

Strategi Proses dan Interaksi Konsumen

Variabel yang penting dalam keputusan proses jasa adalah interaksi

konsumen. Dalam proses yang dihadapkan secara Iangsung dengan konsumen, maka

orang berharap konsumen akan mempengaruhi efisiensi proses tersebut.

Proses jasa dapat digambarkan dalam Service Process Matrix, yang

menunjukkan hubungan antara tingkat interaksi konsumen dan kustomisasi dengan

derajat intensitas tenaga kerjanya. Matriks ini membagi menjadi 4 kuadran yaitu Mass

Service, Professional Service, Service Factory dan Service Shop.

- Dalam kuadran dengan intensitas tenaga kerja yang tinggi diharapkan agar

manajer memfokuskan pada keterampilan sumber daya manusianya. Hal tersebut

juga berlaku untuk kuadran dengan tingkat interaksi dan kustomisasi yang tinggi,

disamping itu manajer juga dituntut untuk menemukan keunikan agar

memenangkan pesanan dan konsumen puas.

- Dalam kuadran dengan interaksi dan kustomisasi yang rendah dapat melakukan :

(1) standardisasi atau membatasi beberapa penawaran jasa, seperti dalam

restoran fast-food, (2) otomatisasi, seperti perusahaan penerbangan yang memiliki

mesin penjual tiket, atau (3) menghilangkan beberapa jasa, seperti pemesanan

tempat duduk tertentu pada perusahaan penerbangan.

- Karena feedback dari konsumen rendah pada kuadran dengan interaksi rendah,



maka diperlukan kontrol yang ketat untuk menjaga standar kualitas.

- Operasi yang menggunakan intensitas tenaga kerja yang rendah, disarankan untuk

inovatif dalam proses, teknologi dan kemampuan penjadwalan.

Keempat jenis proses jasa yang telah dibahas tadi dapat digambarkan seperti berikut

Tingkat intensitasTenaga kerja

Rendah Tinggi

Mass Service Professionla Service

Tinggi

Service Factory Service Shop

Rendah

Tingkat interaksi dan kustomosasi

Strategi proses jasa diatas dapat diringkas sebagai berikut :

1. Identifikasi dan pemisahan kebutuhan/keinginan konsumen yang unik sehingga

jasa personal biaya tinggi dapat ditekan,

2. Otomatisasi,

3. Penjadwalan yang baik,

4. Pelatihan yang memadai.



Commercial Banking

Full-service stockbroker

General purpose law firms

Boutiques

Personal banking

Lawclinics For-profit hospitals

Fine dining restaurants

Hospitals

Retailing

Limited service stockbroker

Fast food restaurant

Warehouse and catalog stores

Airlines No frills airlines

Beberapa teknik untuk memperbaiki produktivitas operasi dalam bidang jasa

adalah sebagai berikut :

Strategi Teknik Contoh

Pemisahan (separation)

Membatasi penawaran Rumah makan dengan menu yang terbatas

Kustomisasi pada pengiriman Kustomisasi mobil (van) pengiriman daripada produksi

Strukturisasi pelayanan sehingga konsumen harus mendatangi dimana pelayanan tersebut ditawarkan

Bank dimana konsumen harus ke manajer untuk membuka rekening baru, ke teller untuk menabung

Swalayan sehingga konsumen menguji, membandingkan dan mengevaluasi sendiri

Supermarket dan departement store

Seleksi modular dari jasa Seleksi investasi dan asuransi

Product-focus produksi dengan beberapa modul jasa

Makanan yang telah dipaket dalam restoran

Otomatisasi Pemisahan pelayanan yang memungkinkan terjadinya otomatisasi

Mesin teller otomatis (ATM)

Penjadwalan Ketepatan penjadwalan personil Penjadawalan petugas loket tiket setiap 15 men it di bandara

Pelatihan Klarifikasi pada pilihan-pilihan jasa Konsultan investasi, operator telepon

Penjelasan masalah Petugas pemeliharaan purna jual

Beberapa peluang untuk memperbaiki proses jasa, yaitu :

Layout. Perancangan tata letak merupakan bagian integral dalam proses jasa

khususnya perdagangan eceran, rumah makan, dan bank.

Human Resources. Karena dalam proses jasa melibatkan interaksi Iangsung

dengan konsumen, maka penarikan dan pelatihan sumber daya manusia

merupakan bagian penting dalam proses jasa. Terlebih jika perusahaan memiliki

kelompok kerja yang fleksibel dan dilatih secara lintas keterampilan.

Technology. Teknoiogi dapat membantu perbankan jasa, seperti pemakaian

perangkat komputer dalam perbankan yang memungkinkan sistem transaksi on--

line, pelayanan Iebih cepat, kesalahan Iebih rendah, dan sebagainya.

Seleksi Peralatan dan Teknologi

Keputusan tentang peralatan dan teknologi dapat kompleks karena metode

produksi yang digunakan merepresentasikan semua fungsi operasi baik pada usaha



jasa maupun manufaktur. Memilih peralatan terbaik berarti memahami industri tertentu

serta peralatan dan teknologi yang digunakannnya. Pemilihan peralatan memerlukan

pertimbangan dalam hal biaya, kualitas, kapasitas dan fleksibilitas. Untuk itu, seorang

tenaga operasi harus mengembangkan dokumentasi yang mengindikasikan tentang

kapasitas, ukuran, toleransi atas setiap pilihan, dan juga cara perawatannya.

Pemilihan peralatan untuk proses operasi tertentu juga dapat menciptakan

keunggulan bersaing. Beberapa perusahaan mengembangkan mesin atau teknik

khusus/unik pada saat menetapkan prosesnya agar memiliki keunggulan, dimana

keunggulan ini dapat berupa fleksibilitas, biaya rendah atau kualitas yang tinggi.

Inovasi dan modifikasi peralatan juga dapat dilakukan pada perusahaan yang lebih

stabil dalam proses produksinya dengan tingkat penyesuaian, perawatan dan pelatihan

operator yang lebih rendah.

Teori Antrian (Waiting Line Theory)

Antrian (Waiting Line) :

merupakan item atau orang yang berada pada satu garis yang sedang

menunggu pelayanan

Karakteristik sistem antrian

1. Kedatangan atau input dalam sistem

2. Disiplin antrian, atau antrian itu sendiri

3. Fasilitas pelayanan

Karakteristik kedatangan atau pelanggan :

- Jumlah kedatangan populasi

- Pola kedatangan pada sistem antrian

- Perilaku kedatangan

Karakteristik antrian :

- panjang antrian dapat terbatas atau tidak terbatas

- disiplin antrian adah FIFO

Karakteristik fasilitas pelayanan :

- konfigurasi sistem pelayanan

- pola waktu pelayanan



MODUL 4

Konfigurasi Sistem Pelayanan

Sistem pelayanan pada umumnya diklasifikasikan berdasar jumlah saluran

pelayanan (channel). Sistem yang paling sering terjadi adalah saluran tunggal atau

single-channel queuing system atau single server waiting line. Dalam situasi ini, bentuk

kedatangan satu jalur untuk dilayani oleh satu pelayan/stasiun. Bentuk lainnya adalah

dengan saluran lebih dari satu disebut multi-channel queuing system, dimana terdapat

lebih dari satu jalur pelayanan. Bentuk pelayanan juga dapat dilihat dari fase/tahap

pelayanan. Untuk sistem yang hanya terdapat satu fase pelayanan disebut single-

phase system, dimana konsumen mendapatkan satu kali pelayanan saja lalu selesai.

Sistem pelayanan dengan lebih dari satu fase pelayanan, disebut multi-phase system,

dimana konsumen mendapatkan lebih dari satu fase/tahap/stasiun pelayanan.

Model Antrian

Model-model antrian yang akan dibahas menggunakan asumsi :

1. Distribusi kedatangan Poisson

2. Disiplin FIFO

3. Fase pelayanan tunggal

Single-Channel Queuing model (M/M/1)

M/M/1 merupakan model paling sederhana, yaitu dengan jalur tunggal atau

pelayan tunggal.

Rumus yang digunakan dalam model ini adalah:

= rata-rata kedatangan per periode waktu

= rata-rata orang atau item yang dilayani per periode waktu

Ls = rata-rata unit (pelanggan) dalam sistem

=

Diketahui : = 2 mobil datang per jam

= 3 mobil dilayani per jam

Ls = = 2

= rata-rata 2 mobil dalam sistim

Ws = = 1

= rata-rata 1 jam waiting time dalam sistim



Lq =

= rata-rata 1,33 mobil dalam waiting in line

Wq =

= rata-rata 40 menit waiting time per mobil

p =

= 66,6% waktu mekanik sibuk

Multiple-Channel Queuing Model (M/M/S)

Model ihi digunakan pada waktu dua atau lebih server atau jalur tersedia untuk

melayani pelanggan yang datang.

Rumus yang digunakan adalah:

TABLE D.4 Queuing Formulas for Model B : Multichannel System, also Called M/M/S

M = number of channels open

= average arrival rate

= average service rate at each channel

The probability that there are zero people or units in the system is

Po = for M >

The average number of people or units in the system is

LS =

The average time a unit spends in the waiting line or being serviced (namely, in the

system) is

WS =

The average number of people or units in line waiting for service is



Lq = LS -

The average time a person or unit spends in the queue waiting for service is

Wq = WS -

Constant Service Time Model (M/D/1)

Model ini digunakan pada saat sistem jasa adalah konstan. Pada waktu

pelanggan atau equipment diproses sesuai dengan siklus tetap (contoh : Pencucian

mobil otomatis, dll)

Rumus :

TABLE D.5 Queuing Formulas for Model C : Constant Service, also Called M/D/1

Average length of quences Lq =

Average waiting time in quence

Average number of customers in system

Average waiting time in system

Limited Population Model (Model D)

Model ini digunakan pada scat terdapat suatu populasi yang terbatas dari

pelanggan potensial untuk suatu fasilitas servis

Rumus :

TABLE D.6 Queuing Formulas and Notation for Model D : Limited Population

Formulas

Services factor : X = Average number running : J = NF ( 1

– X )

Average number waiting : L = N ( 1 – F ) Average number being serviced H =

FNX

Average waiting time : W = Number of population : N = J + L + H

Notation

D = Probability that a unit will have to wait in queue N = number of potential

customers

F = efficiency factor T = average service time

H = efficiency factor U = average time between unit service

requirements

J = average number of units not in queue or in W = average time a unit waits in



line

X = service factor L = average number of units

waiting for sevice

M = number of service channels

3. Model Analisa Kapasitas

1. Break Even Analysis

Adalah analisa yang bertujuan menemukan suatu kondisi/titik (dalam rupiah

ataupun unit) dimana besarnya biaya sama dengan penghasilan.

Dalam analisa ini meliputi perhitungan/perkiraan:

Fixed Cost

Adalah biaya yang tetap terjadi walaupun perusahaan tidak berproduksi (vol.

produksi = 0)

Variable Cost

Adalah biaya yang berkaitan erat dengan jumlah/volume produksi (sering

disebut dengan istilah direct cost), berfluktuasi sesuai jumlah produksi.

Revenue Function

Adalah hasil perkalian antara harga jual dengan jumlah/unit penjualannya.

Grafik BEP

Secara grafis akan terlihat seperti gambar berikut:



Persamaan Matematis Model BEP :

F : Total Fixed Cost

P : Price

V : Variable Cost

Contoh Perhitungan :

Fixed cost perusahaan “X” tercatat $10.000, upah langsung $ 1,5 per unit dan

bahan baku $ 0,75 per unit. Harga jual $ 4,00 per unit, maka BEP-nya dapat dihitung

sebagai berikut :



2. Linear Programming

Adalah model untuk merencanakan berapa produk yang akan diproses

dikaitkan dengan batasan-batasan atau kendala-kendala yang ada. Bertujuan

untuk memaksimumkan keuntungan atau meminimumkan biaya.

Grafik LP:

Langkahnya :

Menentukan fungsi tujuan (maksimisasi keuntungan atau minimisasi biaya)

TC atau profit = a X1 + b X2 + C X3 + …………. + n Xn

Menentukan fungsi batasan/kendala

(1)……..a1 X1 + a2 X2 + a3 X3 + …….. + an Xn < atau > A

(2)……..b1 X1 + b2 X2 + b3 X3 + …….. + bn Xn < atau > B

Menggambarkan fungsi batasan ke dalam grafik

Mencari/menentukan titik fisibel yang paling optimum.

Contoh perhitungan (maksimisasi keuntungan ) :

Sebuah perusahaan elektronik memproduksi 2 jenis produk yaitu walkman dan

TV. Setiap pembuatan walkman membutuhkan 4 jam kerja di bagian elektronik dan 2

jam kerja di bagian perakitan. Pembuatan TV membutuhkan 3 jam kerja bagian

elektronik dan 1 jam kerja di bagian perakitan.

Untuk satu periode tertentu perusahaan memiliki kemampuan 240 jam kerja

untuk bagian elektronik dan 100 jam kerja untuk bagian perakitan. Keuntungan dari

walkman adalah $7 dan dari TV adalah $5. kombinasi terbaik pembuatan walkman dan



TV agar profit maksimum adalah :

Fungsi tujuan : Profit = 7 X1 + 5 X2

Fungsi kendala :

I. Elektronik : 4 X1 + 5 X2 < 240 (0,80) ; (60,0)

II. Perakitan : 2 X1 + 1 X2 < 100 (0,100) ; (50,0)

X1, X2 > 0

Grafik :

Perhitungan profit untuk tiap titik fisibel

A : (0,80) X1 = 0 ; X2 = 80Profit = 7 . 0 + 5 . 80 = $ 400

C : (50,0) X1 = 50 ; X2 = 0Profit = 7 . 50 + 5 . 0 = $ 350

B : Perpotongan garis kendala I dan II

4 X1 + 3 X2 = 240 4X1 + 3 X2 = 240 2 X1 + 1 X2 = 100 (x2) 4X1 + 2 X2 = 200 ( - )

X2 = 40 2 X + 40 = 100 X1 = 30

Profit = 7 . 30 + 5 . 40 = $ 410

Kesimpulan : Perusahaan sebaiknya memproduksi 30 walkman dan 40 TV karena memberikan profit paling tinggi.



Daftar Pustaka:

1. Barry Render & Jay Haizer, 2001, Prinsip-prinsip Manajemen Operasi, Jakarta: Salemba Empat.

1. Hani Handoko, T, 2000, Dasar-dasar Manajemen Produksi & Operasi, Yogyakarta:BPFE-UGM.

3. Manahan P.Tampubolon, 2004, Manajemen Operasional, Jakarta, Galia Indonesia.



31021 2-978915175180

Documents