3.1 spip reviu atas kinerja instansi pemerintah

8/10/2019 3.1 SPIP Reviu atas Kinerja Instansi Pemerintah

1/45


2/45

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS

PENYELENGGARAAN SPIP

SUB UNSUR

REVIU ATAS KINERJA INSTANSI

PEMERINTAH

(3.1)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009

TANGGAL : 7 DESEMBER 2009


3/45


4/45

3.1 Reviu Kinerja Instansi Pemerintah i

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian InternPemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan

salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas

sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab

menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota, sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-

masing.

Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan

tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:

1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;

2. sosialisasi SPIP;

3. pendidikan dan pelatihan SPIP;

4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan

5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern

pemerintah.

Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka

penerapan unsur-unsur SPIP, yaitu:

1. lingkungan pengendalian;

2. penilaian risiko;

3. kegiatan pengendalian;

4. informasi dan komunikasi; dan

5. pemantauan pengendalian intern.


5/45

3.1 Reviu Kinerja Instansi Pemerintah ii

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan

SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum

Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedomantentang hal-hal apa saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan

dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman

tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan

masing-masing sub unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur

ini merupakan acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan

dalam penyelenggaraan sub unsur SPIP.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP Sub Unsur Reviu

atas Kinerja Instansi Pemerintah pada unsur Kegiatan

Pengendalian merupakan acuan yang memberikan arah bagi

instansi pemerintah pusat dan daerah dalam menyelenggarakan

sub unsur tersebut, dan dapat disesuaikan dengan karakteristik

masing-masing instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan

kompleksitas instansi tersebut.

Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat

diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno

NIP 19500910 197511 1 001


6/45

3.1 Reviu Kinerja Instansi Pemerintah iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .... i

DAFTAR ISI .... iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang .... 1

B. Sistematika Pedoman ....... 2

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian ....... 5

B. Tujuan dan Manfaat ....... 10

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait ....... 11

D. Parameter Penerapan ....... 11

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

A. Tahap Persiapan ....... 14

B. Tahap Pelaksanaan ....... 19

C. Tahap Pelaporan ........ 33

BAB IV PENUTUP


7/45

3.1 Reviu Kinerja Instansi Pemerintah iv


8/45

3.1 Reviu Kinerja Instansi Pemerintah 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Salah satu unsur pengendalian dalam Peraturan

Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 adalah kegiatan

pengendalian, yaitu kebijakan dan prosedur yang membantu

memastikan arahan pimpinan dilaksanakan, serta tindakan yang

perlu dilakukan untuk mengendalikan risiko yang telahdiidentifikasi dalam rangka pencapaian tujuan instansi.

Salah satu sub unsur dari kegiatan pengendalian adalah

reviu atas kinerja instansi pemerintah. Reviu diartikan sebagai

suatu proses untuk mengetahui apakah hasil kegiatan telah

sesuai dengan tolok ukur yang telah ditentukan dan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

Reviu kinerja instansi pemerintah, meliputi reviu terhadap

pencapaian hasil, kegiatan, program, kebijakan, dan keselarasan

tujuan dengan misi dan visi instansi, penganggaran, keuangan,

pelaporan, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-

undangan.

Reviu dilakukan pada tingkat pimpinan instansi

pemerintah dan reviu pada tingkat kegiatan. Reviu pada tingkatpimpinan meliputi reviu terhadap kesesuaian rencana strategis,

kebijakan, pengukuran, serta pelaporan hasil kinerja yang

dicapai dengan mengacu pada ketentuan dan peraturan yang

berlaku. Adapun reviu pada tingkat kegiatan ditujukan untuk

mengetahui kesesuaian antara hasil kinerja keuangan,

anggaran, dan operasional dengan hasil yang direncanakan.


9/45


Pedoman ini merupakan penjabaran lebih lanjut dari

Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman

disusun dengan tujuan agar tersedia sebuah acuan yangmemberikan arah kepada pemerintah pusat maupun pemerintah

daerah tentang penyelenggaraan reviu kinerja instansi. Dalam

penerapannya, pedoman ini dapat disesuaikan dengan

karakteristik masing-masing instansi yang dapat meliputi fungsi,

sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut.

B. Sistematika Pedoman

Pedoman ini disusun dengan sistematika penulisan sebagai

berikut

Bab I Pendahuluan.

Bab ini menguraikan latar belakang SPIP, tujuan

penyusunan pedoman, dan deskripsi singkat pedoman.

Bab II Gambaran Umum

Bab ini menjelaskan secara singkat pengertian

kegiatan pengendalian berikut sub unsur reviu, serta

kaitannya dengan penilaian risiko. Demikian pula,

uraian mengenai perlunya kegiatan pengendalian

dituangkan dalam bentuk kebijakan dan prosedur.

Pada bagian akhir, dijelaskan mengenai tujuan dan

manfaat reviu kinerja instansi pemerintah, serta

peraturan-peraturan terkait serta parameter penerapan

sub unsur ini.


10/45


Bab III Langkah-Langkah Penyelenggaraan

Bab ini menjelaskan langkah-langkah implementasi

reviu kinerja instansi pemerintah, yaitu mulai dari tahappersiapan yang meliputi knowing dan mapping,

kemudian tahap pelaksanaan meliputi kegiatan

norming, formingdanperforming.

Bab IV Penutup

Bab ini merupakan penutup, yang berisi hal-hal yang

perlu diperhatikan dan penjelasan atas penggunaan

pedoman.


11/45



12/45


BAB II

GAMBARAN UMUM

A. Pengertian

Sesuai dengan pasal 18 ayat (1) Peraturan Pemerintah

Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah dinyatakan bahwa pimpinan instansi pemerintah

wajib menyelenggarakan kegiatan pengendalian sesuai dengan

ukuran, kompleksitas, serta sifat dari tugas dan fungsi instansi

pemerintah yang bersangkutan

Kegiatan pengendalian, merupakan unsur ketiga dari lima

unsur yang terdapat dalam sistem pengendalian intern

pemerintah. Kegiatan pengendalian intern adalah tindakan yang

diperlukan untuk mengatasi risiko, serta penetapan dan

pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa

tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif.

Dalam menetapkan kegiatan pengendalian, harus

dipertimbangkan hubungannya dengan proses penilaian risiko

dan kecukupan kegiatan pengendalian. Hubungan kegiatan

pengendalian dengan penilaian risiko ditunjukkan seperti gambar

di bawah ini.


13/45



14/45


Untuk mengelola risiko yang berkaitan dengan

pencapaian tujuan masing-masing kegiatan, pimpinan instansi

pemerintah harus selalu fokus pada kegiatan pengendalian yangtelah ditetapkan.

Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis

dan dilaksanakan dengan baik untuk membantu meyakinkan,

bahwa tindakan-tindakan yang diidentifikasi oleh manajemen,

diperlukan untuk pencapaian tujuan secara efektif. Kebijakan

dibuat untuk mengarahkan apa yang seharusnya dikerjakan dan

berfungsi sebagai dasar bagi penyusunan prosedur. Prosedur

adalah rangkaian urut-urutan tindakan, yang dilakukan oleh satu

atau beberapa orang, dengan peralatan dan waktu tertentu

dalam melaksanakan kegiatan tertentu. Kebijakan dan prosedur

tertulis harus ditetapkan oleh manajemen sebagai dasar

pelaksanaan kegiatan pengendalian. Pengertian yang lebih luas

dari kegiatan pengendalian juga mencakup teknik dan

mekanisme, bukan hanya kebijakan dan prosedur. Teknik

merupakan penjelasan lebih rinci dari prosedur, sedangkan

mekanisme merupakan penjelasan mengenai siapa dan

bagaimana teknik tersebut dilakukan.

Penyelenggaraan kegiatan pengendalian sekurang-

kurangnya memiliki karakteristik sebagai berikut:

a. Kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan pokok

instansi pemerintah.

b. Kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses

penilaian risiko.

c. Kegiatan pengendalian yang dipilih disesuaikan dengan sifat

khusus instansi pemerintah.


15/45


d. Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis.

e. Prosedur yang telah ditetapkan harus dilaksanakan sesuai

dengan yang ditetapkan secara tertulis.f. Kegiatan pengendalian dievaluasi secara teratur untuk

memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan

berfungsi seperti yang diharapkan.

Reviu atas kinerja instansi pemerintah merupakan salah

satu sub unsur dari unsur kegiatan pengendalian. Reviu adalah

penelaahan ulang bukti-bukti suatu kegiatan, untuk memastikan

bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan

ketentuan, standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan.

Kinerja instansi pemerintah adalah gambaran mengenai

tingkat pencapaian sasaran ataupun tujuan instansi pemerintah

sebagai penjabaran dari visi, misi, dan strategi instansi

pemerintah yang mengindikasikan tingkat keberhasilan dan

kegagalan pelaksanaan kegiatan-kegiatan, sesuai dengan

program dan kebijakan yang ditetapkan.

Dengan demikian, reviu kinerja merupakan kegiatan

penelaahan kembali capaian kinerja instansi pemerintah, dengan

cara membandingkan kinerja dengan tolok ukur kinerja yang

telah ditetapkan. Tolok ukur kinerja antara lain berbentuk target,

anggaran, prakiraan, dan kinerja periode yang lalu.

Reviu atas kinerja instansi pemerintah dapat dilakukan

melalui dua tingkatan, yaitu:


16/45


1. Reviu pada Tingkat Pimpinan

Reviu pada tingkat pimpinan merupakan upaya pimpinan

instansi pemerintah memantau pencapaian kinerja instansi

pemerintah tersebut dibandingkan dengan rencana sebagai

tolok ukur dengan memerhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Pimpinan instansi pemerintah terlibat dalam penyusunan

rencana strategis dan rencana kerja tahunan;

b. Pimpinan instansi pemerintah terlibat dalam pengukuran

dan pelaporan hasil yang dicapai;

c. Pimpinan instansi pemerintah secara berkala mereviu

kinerja dibandingkan rencana;

d. Inisiatif signifikan dari instansi pemerintah dipantau

pencapaian targetnya dan tindak lanjut yang telah diambil.

Pimpinan adalah perangkat Negara Kesatuan Republik

Indonesia sesuai dengan Bab I pasal 1 Peraturan Pemerintah

Nomor 60 Tahun 2008.2. Reviu Manajemen pada Tingkat Kegiatan

Pimpinan instansi pemerintah mereviu kinerja dibandingkan

tolok ukur kinerja, dengan mempertimbangkan hal-hal

sebagai berikut:

a. Pimpinan instansi pemerintah pada setiap tingkat kegiatan

mereviu laporan kinerja, menganalisis kecenderungan

(trend), dan mengukur hasil dibandingkan dengan target,

anggaran, prakiraan, dan kinerja periode yang lalu;

b. Pejabat pengelola keuangan dan pejabat pelaksana tugas

operasional mereviu serta membandingkan kinerja

keuangan, anggaran, dan operasional dengan hasil yang

direncanakan atau diharapkan;


17/45


c. Kegiatan pengendalian yang tepat telah dilaksanakan,

antara lain rekonsiliasi, dan pengecekan ketepatan

informasi melalui pengamatan operasi lapangan.

Pimpinan pada tingkat kegiatan adalah penanggung jawab

untuk masing-masing kegiatan, yang kedudukannya berada

di bawah tingkat pimpinan instansi pemerintah, sampai

dengan tingkat yang terendah.

B. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dilakukan reviu adalah untuk mengetahui apakah

hasil pencapaian kinerja instansi pemerintah telah sesuai

dengan tolok ukur yang telah ditentukan, dan sesuai dengan

peraturan perundang-undangan. Reviu dilakukan terhadap

seluruh kegiatan instansi pemerintah, yang meliputi kinerja

kegiatan, kinerja program, kinerja kebijakan, penganggaran,

keuangan, dan pelaporan.Tujuan tersebut dapat dicapai melalui sasaran sebagai

berikut :

1. Tersusun, tersosialisasi, dan diterapkannya kebijakan dan

prosedur yang berkaitan dengan reviu atas kinerja Instansi

pemerintah.

2. Tertanganinya risiko semua tujuan yang relevan dan kegiatan

penting lainnya.

3. Terlaksananya kegiatan pengendalian instansi pemerintah

dengan efisien dan efektif.

Manfaat dari sub unsur ini antara lain membantu dan

memastikan bahwa arahan dari pimpinan instansi pemerintah

telah dilaksanakan, sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang

telah ditetapkan.


18/45


C. Peraturan Perundangan-undangan Terkait

Peraturan yang berkaitan dengan reviu kinerja instansi

pemerintah adalah:1. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang

Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah.

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 20 Tahun

2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah.

3. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2008 tentang

Pedoman Evaluasi Kinerja Penyelenggaraan Pemerintah

Daerah.

4. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor

239/1X/6/8/2003 Tanggal 25 Maret 2003 tentang Perbaikan

Pedoman Penyusunan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja

Instansi Pemerintah.

D. Parameter Penerapan

Parameter penerapan sub unsur reviu atas kinerja

instansi pemerintah adalah sebagai berikut:

1. Reviu pada tingkat puncakpimpinan instansi pemerintah

memantau pencapaian kinerja instansi pemerintah tersebut

dibandingkan dengan rencana sebagai tolok ukur kinerja. Hal-

hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

a. Pimpinan instansi pemerintah terlibat dalam penyusunan

rencana strategis dan rencana kerja tahunan;

b. Pimpinan instansi pemerintah terlibat dalam pengukuran

dan pelaporan hasil yang dicapai;


19/45



kinerja dibandingkan dengan rencana;

d. Inisiatif signifikan dari instansi pemerintah dipantaupencapaian targetnya dan tindak lanjut yang telah diambil.

2. Reviu manajemen pada tingkat kegiatanpimpinan instansi

pemerintah mereviu kinerja dibandingkan dengan tolok ukur

kinerja. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai

berikut:

a. Pimpinan instansi pemerintah pada setiap tingkatankegiatan mereviu laporan kinerja, menganalisis

kecenderungan, dan mengukur hasil dibandingkan dengan

target, anggaran, prakiraan, dan kinerja periode yang lalu;

b. Pejabat pengelola keuangan dan pejabat pelaksana tugas

operasional mereviu serta membandingkan kinerja

keuangan, anggaran, dan operasional dengan hasil yangdirencanakan atau diharapkan;

c. Kegiatan pengendalian yang tepat telah dilaksanakan,

antara lain seperti rekonsiliasi dan pengecekan ketepatan

informasi.


20/45


BAB III

LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

Reviu atas kinerja instansi pemerintah merupakan bagian

dari suatu sistem manajemen berbasis kinerja, sehingga untuk

dapat menerapkan secara efektif perlu dibangun suatu model yang

komprehensif yang menggambarkan bahwa proses reviu atas

kinerja, mulai dari penyusunan rencana strategis instansi

pemerintah dan berakhir dengan adanya pemanfaatan hasil reviuuntuk perbaikan kinerja instansi pemerintah.

Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam penerapan

sub unsur reviu atas kinerja instansi pemerintah terdiri dari :

1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang

ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang

lebih baik serta pemetaan kebutuhan penerapan.2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil

pemetaan, yang meliputi pembangunan infrastruktur dan

internalisasi, serta upaya pengembangan yang berkelanjutan.

3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan.

Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-

langkahnya dapat dilakukan secara bersamaan dengan

pelaksanaan penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya. Berikut ini

merupakan langkah-langkah nyata yang perlu dilaksanakan dalam

rangka penyelenggaraan reviu kinerja instansi pemerintah di setiap

tahapan.


21/45


A. Tahap Persiapan

1. Penyiapan Peraturan, Sumber Daya Manusia dan

Rencana PenyelenggaraanTahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian,

lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan

penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi pemerintah

membuat rencana penyelenggaraan yang antara lain

memuat:

jadwal pelaksanaan kegiatan;

waktu yang dibutuhkan;

dana yang dibutuhkan; dan

pihak-pihak yang terlibat.

Berdasarkan peraturan tersebut, satuan tugas SPIP yang

dibentuk antara lain akan menyusun rancangan manajemen

berbasis kinerja, memfasilitasi penyamaan pemahaman

mengenai manajemen berbasis kinerja, dan melakukan survei

dalam rangka menyiapkan penerapan manajemen berbasis

kinerja pada instansi pemerintah. Oleh karena itu, Tim Satgas

tersebut terlebih dulu diberi pelatihan tentang SPIP, khususnya

terkait dengan manajemen kinerja agar dapat mengawal

penyelenggaraan reviu kinerja dengan baik.2. Pemahaman (Knowing )

Tahap pemahaman sangat penting dalam menerapkan

suatu reviu atas kinerja instansi pemerintah sebagai bagian

dari suatu program manajemen berbasis kinerja. Dalam tahap

pemahaman ini, terdapat dua hal yang perlu menjadi

perhatian, yaitu:


22/45


a. Komitmen

Semua orang yang terlibat dalam proses reviu atas kinerja

instansi pemerintah, khususnya yang berada pada tingkatpimpinan perlu mempunyai komitmen terhadap

manajemen berbasis kinerja. Tingkat komitmen terhadap

manajemen berbasis kinerja akan menentukan tingkat

sukses dari kegiatan reviu atas kinerja instansi pemerintah.

Komitmen juga harus terus dijaga, karena memudarnya

komitmen akan menggagalkan kegiatan yang sudah

direncanakan.

b. Keterlibatan

Reviu atas kinerja instansi pemerintah merupakan proses

yang bersifat inklusif, bukan eksklusif. Oleh karena itu,

harus melibatkan seluruh pemangku kepentingan dalam

organisasi, meliputi pejabat, para pegawai, dan pemakai

hasil reviu lainnya. Dengan demikian, dapat diketahui

mengenai apa yang dipikirkan, diinginkan, atau diperlukan

para pemangku kepentingan.

Satuan Tugas SPIP harus dapat merancang proses

pemberian pemahaman yang efektif kepada seluruh

pemangku kepentingan dalam organisasi. Materi yang

disampaikan untuk meningkatkan pemahaman mereka

dirancang sedemikian sehingga meningkatkan pemahaman

akan pentingnya reviu kinerja. Materi yang diberikan terkait

dengan manajemen berbasis kinerja, yakni suatu pendekatan

secara sistematik untuk meningkatkan kinerja melalui proses

berkelanjutan, yang terdiri dari:

1) Mendefinisikan misi organisasi dan tujuan strategis;


23/45


2) Menetapkan suatu sistem pengukuran kinerja yang

terintegrasi;

3) Menetapkan akuntabilitas kinerja;4) Menetapkan suatu proses/sistem untuk mengumpulkan

data kinerja;

5) Menetapkan suatu proses/sistem untuk menganalisis,

mereviu, dan melaporkan data kinerja; dan

6) Menetapkan proses/sistem untuk menggunakan informasi

kinerja dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi.

Pemberian pemahaman dapat dilakukan melalui

berbagai media, antara lain:

a. Sosialisasi, menggunakan media komunikasi yang

dilakukan dengan tatap muka, seperti ceramah, diskusi,

seminar, rapat kerja, dan diskusi kelompok secara

terfokus.

b. Website, memiliki cakupan yang lebih luas dengan tujuan

agar dapat dipahami lebih luas baik, oleh pimpinan

maupun setiap pegawai.

c. Multimedia, media ini bersifat lebih interaktif dan

bermanfaat untuk memperoleh sebaran yang lebih luas.

d. Majalah, merupakan media komunikasi dalam bentuk

cetakan yang diterbitkan secara reguler dan dapat

memberikan contoh-contoh yang konkret.

e. Akses ke jaringan, misalnya dengan menggunakan

passwordyang harus dijawab dengan benar oleh pegawai,

sebelum masuk ke dalam jaringan.

Pemilihan media tersebut harus disesuaikan dengan

kebutuhan, misalnya tidak semua wewenang dan tanggung


24/45


jawab yang didelegasikan perlu diketahui oleh pihak lain

secara luas. Jika informasi tersebut hanya untuk diketahui

oleh pihak internal, tidak perlu menggunakan website, tetapicukup menggunakan jaringan internal instansi.

3. Pemetaan (Mapping)

Tahap pemetaan diperlukan dalam rangka mengetahui

sejauhmana pemahaman pemangku kepentingan terhadap

reviu atas kinerja instansi pemerintah, dan menganalisiskesiapan sumber daya organisasi dalam menerapkan reviu

atas kinerja instansi pemerintah. Pemetaan dilakukan

terhadap hal-hal sebagai berikut:

a. Kegiatan utama dari instansi pemerintah;

b. Masukan(Input)dari organisasi dan sumbernya;

c. Keluaran(Output)/produk dan jasa layanan organisasi;

d. Pemakai produk dan layanan organisasi;

e. Hasil(Outcome)untuk masing-masing kegiatan;

f. Fungsi pendukung yang penting dalam pelaksanaan reviu

atas kinerja instansi pemerintah.

Selain itu, dilakukan pemetaan atas keberadaan dan

implementasi dari kebijakan dan prosedur terkait reviu kinerja.

Hal-hal yang harus diketahui dari pemetaan adalah sebagai

berikut:


25/45


a. Reviu kinerja telah memiliki peraturan yang melandasinya;

b. Peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai

dengan ketentuan di atasnya, yang mengatur pelaksanaanreviu kinerja

c. Peraturan/kebijakan tersebut telah dijabarkan lebih lanjut

ke dalam Standard Operating Procedures (SOP) atau

pedoman untuk dapat melaksanakan peraturan tersebut;

d. SOP atau pedoman dimaksud telah sesuai dengan

peraturan yang ada dan atau yang akan dibangun;

e. SOP atau pedoman pelaksanaan kegiatan atau bagian dari

kegiatan tersebut telah dilaksanakan/diterapkan dan

didokumentasikan dengan baik.

Hasil pemetaan adalah berupa gap antara kondisi ideal

organisasi untuk dapat melakukan reviu atas kinerja dengan

baik dan kondisi organisasi sekarang. Dengan mengetahui

gap, maka akan dapat dianalisis risiko yang akan dihadapi

oleh organisasi, sehingga dapat direncanakan langkah-

langkah untuk membangun kebijakan dan prosedur, serta

infrastruktur lainnya dalam rangka mengurangi risiko

organisasi terhadap kegiatan reviu atas kinerja instansi

pemerintah.

Berdasarkan hasil pemetaan pemahaman akan

diketahui pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk

memberikan pemahaman yang lebih mendalam dan lebih

teknis untuk pelaksanaan kegiatan. Adapun dari hasil

pemetaan infrastruktur, akan diketahui hal-hal yang perlu

diperbaiki dan dibangun (area of improvement).

B. Tahap Pelaksanaan


26/45


Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga tahap kegiatan, yaitu:

membangun infrastruktur (kebijakan dan prosedur serta

pedoman) berdasarkan hasil pemetaan, kemudianmenginternalisasikan atau menerapkan kebijakan yang telah

dibangun ataupun disempurnakan tersebut. Setelah internalisasi

atau penerapan ini berjalan perlu dilakukan pemeliharaan dan

perbaikan terus menerus terhadap pendokumentasian yang baik

agar sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan.

1. Membangun Infrastruktur (Norming )

Berdasarkan hasil dari survei/pemetaan pemahaman

tersebut, diketahui pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan

untuk memberikan pemahaman yang lebih mendalam dan

lebih teknis untuk pelaksanaan kegiatan.

Pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan berbeda

sesuai dengan tingkat keterlibatan pejabat/pegawai yang

menerima latihan. Keahlian pengukuran dan analisis

merupakan kebutuhan utama bagi pejabat/pegawai yang

melakukan reviu. Oleh karena itu, perlu diberikan pelatihan

di bidang teknik pengukuran dan analisis, yang materinya

memuat mengenai instrumen statistik, teknik manajemen,

etika, dan ISO.

Satuan Tugas SPIP perlu membuat model

pengembangan manajemen berbasis kinerja karena reviu

atas kinerja merupakan bagian dari manajemen berbasis

kinerja. Model tersebut sebagaimana gambar di bawah ini:


27/45


Tahap 1:Mendefinisikan misidan tujuan strategis

organisasi

Tahap 2:Menetapkan suatusis tem pe ngukuran

kinerja yangterintegrasi

Tahap 3:Menetapkanakuntabilitas

terhadap kinerja

Tahap 6:

Menetapkan suatuproses untuk

menggunakan

informasi kinerjadalam mendorong

perbaikan

Tahap 5:

Menetapkan suatuproses untuk

menganalisis, meriviudan melaporkan data

kinerja

Tahap 4:Menetapkan suatu

proses untuk

mengumpulkan datadan menilai kinerja

Gambar 3.1

Model Pengembangan Manajemen Berbasis Kinerja

Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1) Mendefinisikan misi organisasi dan tujuan strategis

Pernyataan misi dibuat dalam rangka menjelaskan tujuan

organisasi yang mudah dipahami bagi orang yang berada

di dalam dan di luar organisasi. Pernyataan misi harus

menjelaskan mengenai produk yang diberikan kepada

mitra dan jenis kegiatan yang dilakukan untuk

menghasilkan produk tersebut. Dalam mendefinisikan misi

organisasi perlu dilakukan focus group discussion yang

difasilitasi oleh satgas SPIP. Pertanyaan-pertanyaan yang

didiskusikan adalah sebagai berikut:

a) Apakah pernyataan misi jelas bagi setiap orang yang

ada di dalam dan di luar organisasi?;

b) Apakah pernyataan misi mengenai kegiatan anggota

organisasi, dan bagaimana cara melaksanakannya?;


28/45


c) Apakah telah jelas siapa mitra kita?;

d) Apakah fokus utama organisasi telah jelas? Apakah hal

ini mencerminkan kompetensi khusus organisasi?;e) Apakah pernyataan misi mencerminkan nilai dasar,

filosofi, dan keyakinan organisasi? Apakah pernyataan

tersebut menggerakkan, mendorong, dan

membangkitkan organisasi?; serta

f) Apakah pernyataan tersebut singkat, sehingga mudah

diingat oleh setiap orang?

2) Membangun sistem pengukuran kinerja yang terintegrasi

Dalam membangun sistem pengukuran kinerja yang

terintegrasi, komponen yang perlu dipertimbangkan adalah

sebagai berikut:

a) Rencana strategis;

b) Proses kegiatan utama;

c) Kebutuhan-kebutuhan pemangku kepentingan;

d) Keterlibatan pimpinan; dan

e) Keterlibatan Pegawai.

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam memilih

kerangka kerja pengukuran kinerja:

a. Akuntabilitas untuk ukuran-ukuran yang digunakan;

b. Kerangka kerja konseptual, seperti pengukuran kinerja

organisasi dapat dihubungkan dengan proses

perencanaan strategis; dan

c. Komunikasi sangat penting untuk menetapkan dan

memelihara sistem pengukuran kinerja.

Dalam membangun sistem pengukuran kinerja diperlukan

langkah-langkah sebagai berikut:


29/45


a. Menggunakan proses kolaborasi, mengembangkan

pengukuran-pengukuran menggunakan proses

kolaborasi terdiri dari kelompok orang yang akan diukur

kinerjanya dan kelompok orang yang akan menerapkan

proses pengukuran;

b. Menguraikan proses organisasi, yaitu dengan

mengembangkan suatu model proses arus atau bagan

input/output yang mendefinisikan kegiatan-kegiatan

utama organisasi;

c. Merancang pengukuran kinerja untuk menunjukkanperkembangan dalam pencapaian tujuan strategis dan

jangka pendek seperti yang tercantum dalam rencana

strategis organisasi;

d. Mengumpulkan data

Pengukuran hanya bermanfaat jika menghasilkan

informasi yang berkualitas (valid). Oleh karena itu,

kualitas data harus dipastikan karena sangat penting

dalam menyampaikan informasi yang bermanfaat;

e. Menggunakan data

Data yang telah dikumpulkan diproses dan disajikan

dengan cara yang mudah dimengerti oleh pengguna;

f. Proses pengukuran diperbaiki secara berkelanjutan

Dimungkinkan perubahan ukuran dan proses

pengukuran dalam rangka menjawab perubahan

kebutuhan dan prioritas. Perlu diterapkan konsep

perbaikan terus-menerus atas sistem pengukuran

kinerja untuk menjamin bahwa pengukuran dilakukan

atas sesuatu yang benar.

3) Membangun akuntabilitas kinerja


30/45


Untuk dapat membangun akuntabilitas kinerja dengan baik,

diperlukan suatu kerangka kerja terkait dengan individu

atau organisasi yang memeroleh kewenangan ataumendelegasikan tanggung jawabnya. Kerangka kerja ini

dibuat dalam bentuk siklus, mulai dari adanya suatu

rencana, melaksanakan rencana, mengukur, dan

melaporkan hasil-hasil yang dicapai dibandingkan dengan

rencana yang dibuat. Penerima laporan memberikan

umpan balik, kemudian siklus mulai dari awal lagi.

Tetapkan Tujuan dan

Tanggung Jawab yang

Dapat Diukur

Rencanakan Apa yang

Harus Dilakukan Untuk

Mencapai Tujuan

Laksanakan Pekerjaan

dan Memantau

Kemajuannya

Melaporkan Hasil-

hasilnya

Mengevaluasi Hasil-

hasil dan Memberikan

Umpan Balik

Gambar 3.2

Siklus Akuntabilitas Kinerja

Karena akuntabilitas memerlukan pelaporan, fokus dari

alat akuntabilitas adalah terhadap pelaporan atas kinerja

dari sisi tujuan dan hasil-hasil. Alat-alat akuntabilitas antara

lain terdiri dari:

a) Rencana strategis;


31/45


b) Rencana Kinerja;

c) Kesepakatan Kinerja;

d) Laporan Akuntabilitas;e) Kontrak berbasis kinerja;

f) Penilaian sendiri;

g) Reviu Kinerja;

h) Pengendalian Manajemen; dan

i) Pertemuan membahas akuntabilitas.

4) Membangun proses/sistem untuk mengumpulkan datadalam rangka menilai kinerja

Program pengumpulan data sangat penting untuk

memastikan bahwa data yang dikumpulkan mendukung

keseluruhan tujuan program pengukuran kinerja dan

memberikan rincian untuk mendukung pengambilan

keputusan oleh pemakai informasi. Dalam pengembangan

program pengumpulan data, perlu dipertimbangkan hal-hal

sebagai berikut:

a) Pernyataan mengenai kebutuhan informasi

Program pengumpulan data harus secara jelas

mendefinisikan kebutuhan informasi dalam rangka

program pengukuran kinerja. Harus ada hubungan yang

jelas antara kebutuhan data dan tujuan pengukuran

kinerja.


32/45


b) Pernyataan mengenai sumber informasi dalam

pengumpulan data

Program pengumpulan data harus secara jelasmendefinisikan hubungan antara ukuran kinerja, tujuan

kinerja, metode evaluasi kinerja, dan sumber data.

Identifikasi ini, termasuk penjelasan mengenai

ketersediaan, biaya, keandalan, dan kualitas sumber

data.

c) Proses pengumpulan data

Dalam setiap kegiatan pengumpulan data, sangatlah

penting untuk menetapkan maksud dan tujuan

pengumpulan data, jangka waktu pengumpulan data,

dan bentuk analisis yang akan digunakan terhadap data

yang telah dikumpulkan. Hal ini akan membantu dalam

menentukan jenis data yang akan dikumpulkan,

bagaimana cara mengumpulkan dan menyimpan data,

dan jenis analisis apa yang akan digunakan.

5) Membangun proses untuk menganalisis, mereviu, dan

melaporkan data kinerja

Tujuan dari analisis dan reviu data adalah untuk mengubah

data mentah menjadi informasi dan pengetahuan

mengenai kinerja. Data yang telah dikumpulkan diproses

dan diikhtisarkan sehingga organisasi terinformasikan

mengenai hal yang sedang terjadi, mengapa berbeda

dengan yang diharapkan, dan tindakan korektif yang

diperlukan. Model dari analisis data terdiri dari empat

komponen:


33/45


a) Merumuskan secara jelas pertanyaan-pertanyaan yang

harus dijawab;

b) Mengumpulkan serta mengorganisasikan data dan faktaterkait dengan pertanyaan tersebut;

c) Menganalisis data untuk menentukan jawaban

berdasarkan fakta terhadap pertanyaan-pertanyaan;

dan

d) Menyajikan data dengan cara yang jelas dalam

mengomunikasikan jawaban terhadap pertanyaan-

pertanyaan di atas.

Kebutuhan Informasi

Pertanyaan-Pertanyaan

Komunikasi Data

Analisis

Gambar 3.3

Proses Menghasilkan Informasi

Dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu

dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

(1)Reviu pertanyaan

Siklus berawal dari rencana awal yang dimulai

dari mendefinisikan pertanyaan. Setelah itu,

dipertimbangkan bagaimana cara mengomunikasikan

jawaban dan jenis analisis apa yang akan dilakukan.


34/45


Langkah awal dalam analisis dan reviu adalah

berdasarkan pada dokumen perencanaan, berkaitan

dengan pertanyaan mengenai kinerja apa yang akandijawab?, apakah program pengumpulan dan analisis

data?, dan apakah jalur dan format pelaporan telah

ditentukan?

Program analisis data membantu dalam menentukan

data yang dibutuhkan dan menjelaskan karakteristik dari

data yang paling penting. Dengan pemahaman seperti

ini sebagai dasar, program ini harus dikaitkan dengan

dimana, siapa, dan bagaimana pengumpulan data

dilakukan.

Ketika memulai langkah pertama dalam menghasilkan

informasi yang bermanfaat, beberapa pertanyaan

berikut perlu dipertimbangkan:

(a) Bagaimana kinerja aktual dibandingkan dengan

tujuan atau standar?;

(b) Jika ada penyimpangan yang signifikan, apakah

tindakan koreksi yang penting untuk dilakukan?;

(c) Apakah tujuan-tujuan atau ukuran-ukuran baru

diperlukan?;

(d) Bagaimana perubahan yang telah terjadi pada

kondisi sekarang?


35/45


(2)Pengumpulan dan organisasi data

Suatu perkataan populer Garbage In, Garbage Out

(masuk sampah keluar sampah), merupakan sesuatuyang mengingatkan bahwa kualitas dari analisis

tergantung dari kualitas informasi yang dianalisis.

Sebelum analisis dan pengambilan kesimpulan dari

data, perlu dilakukan pengumpulan data dan verifikasi

data untuk memastikan bahwa proses pengumpulan

data telah memenuhi tujuan dan lengkap.

(3)Analisis Data

Ada dua kategori alat analisis, terdiri atas alat analisis

data kinerja, serta alat untuk mengidentifikasikan akar

permasalahan, dan merancang perbaikan.

Contoh dari kedua kategori alat tersebut antara lain

adalah sebagai berikut:

Curah Pendapat

Diagram Sebab Akibat

Analisis Kualitas Biaya

Gap Analysis

Analisis Kegagalan dan Akibatnya

Daftar Uji

Analisis statistik

Flow Chart

Decision Tree

Scatter Plothubungan antar variabel

Alat Untuk Mengidentifikasi Penyebabdan Merancang Perbaikan

Alat Analisis Kinerja

Curah Pendapat

Diagram Sebab Akibat

Analisis Kualitas Biaya

Gap Analysis

Analisis Kegagalan dan Akibatnya

Daftar Uji

Analisis statistik

Flow Chart

Decision Tree

Scatter Plothubungan antar variabel

Alat Untuk Mengidentifikasi Penyebabdan Merancang Perbaikan

Alat Analisis Kinerja

Tabel 3.1 Alat Analisis Data

(4)Penyajian Data

Sebelum menyajikan informasi, adalah bermanfaat

untuk mengevaluasi dan memahami hal-hal sebagai

berikut:

Scattered plothubungan antar variabel


36/45


(a) Siapakah yang menghadiri penyajian?;

(b) Apakah maksud penggunaan data? Apakah data

tersebut akan digunakan untuk pengambilankeputusan atau hanya sebagai alat pemantauan

kinerja?;

(c) Apakah pesan dasar yang dikomunikasikan?;

(d) Apakah bentuk penyajiannya?;

(e) Apakah asumsi-asumsi yang digunakan?.

6) Membangun proses yang mampu untuk menggunakan

informasi kinerja dalam rangka perbaikan kinerja

Muara dari reviu kinerja instansi pemerintah adalah

kemampuan untuk menggunakan informasi kinerja dalam

rangka perbaikan kinerja. Tiga bidang yang memerlukan

perhatian:

a) Mengarahkan perbaikan kinerja;

b) Melaksanakan benchmarking/membandingkan dengan

kinerja organisasi lain; dan

c) Mengubah proses manajemen melalui perekayasaan,

perbaikan terus menerus, dan proses perbaikan.

Dari hasil pemetaan infrastruktur diketahui hal-hal yang perlu

diperbaiki dan dibangun (area of improvement).

Penyempurnaan atau pembuatan kebijakan dan prosedur

atas reviu kinerja instansi pemerintah ditetapkan oleh

pimpinan organisasi.


37/45


Kebijakan dan prosedur reviu mengatur mengenai:

1) Pengumpulan dan organisasi data

a) Pengumpulan dataData dikumpulkan dari semua sumber yang mungkin

dapat memberikan data. Rencana analisis harus

menunjukkan bahwa data telah dikumpulkan

berdasarkan berbagai aspek atau dari mana data

diperoleh, seperti:

(1)Data dasar;(2)Pengukuran kinerja;

(3)Kesesuaian dengan kajian ilmiah yang telah

dilakukan;

(4)Asumsi-asumsi berkaitan dengan pengaruh faktor

eksternal; dan

(5)Sumber-sumber dari dalam dan luar organisasi.

b) Pengecekan kualitas data

Pengecekan kualitas data terdiri dari akurasi,

konsistensi, bias, sampling error, keterbandingan, dan

content analysis.

c) Pengorganisasian data

Pengorganisasian data dapat dilakukan dengan

menggunakan scorecard, expert judgement, meta

analysis dan evaluation synthesis, normalisasi, dan

indeks kinerja.


38/45


2) Analisis Data

Analisis data terdiri dari:

a) Instrumen analisis yang digunakan;b) Membandingkan antara kinerja aktual dengan standar;

c) Melakukan analisis penyimpangan dari standar.

2. Internalisasi (Forming)

Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk mewujudkan

infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional sehari-

hari. Perwujudan dapat tercermin dalam konteks seberapa

jauh proses internalisasi memengaruhi pimpinan instansi

pemerintah mengambil keputusan dan memengaruhi perilaku

para pegawai dalam melaksanakan kegiatan.

Kegiatan internalisasi dalam sub unsur ini bertujuan

membangun kesadaran:

a. Pimpinan instansi pemerintah ikut terlibat dan mereviu

penyusunan rencana strategis serta rencana kerja

tahunan;

b. Pimpinan instansi pemerintah ikut terlibat dan mereviu

pengukuran serta pelaporan hasil yang dicapai;


kinerja dibandingkan dengan rencana;

d. Pimpinan instansi pemerintah memantau pencapaian

target dan tindak lanjut dari adanya inisiatif signifikan;

e. Pimpinan instansi pemerintah pada setiap tingkatan

kegiatan mereviu laporan kinerja, menganalisis

kecenderungan, dan mengukur hasil;


39/45


f. Pejabat pengelola keuangan dan pejabat pelaksana tugas

operasional mereviu, serta membandingkan dengan target,

anggaran, prakiraan, dan kinerja periode yang lalu;g. Pejabat pengelola keuangan dan pejabat pelaksana tugas

operasional mereviu, serta membandingkan kinerja

keuangan, anggaran, dan operasional dengan hasil yang

direncanakan atau diharapkan;

h. Kegiatan pengendalian yang tepat telah dilaksanakan,

antara lain seperti rekonsiliasi dan pengecekan ketepatan

informasi.

3. Pengembangan Berkelanjutan (Perform ing)

Pengembangan berkelanjutan dilakukan melalui evaluasi dan

pemantauan dengan:

a. Memanfaatkan informasi kinerja untuk perbaikan kinerja

organisasi;

b. Membandingkan dengan kinerja organisasi lain

(Benchmarking);

c. Perbaikan proses reviu atas kinerja instansi pemerintah.

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam evaluasi antara

lain:

a. Setiap langkah-langkah persiapan, pelaksanaan, serta

evaluasi perlu didokumentasikan agar mudah dilakukan

dalam penelusuran kembali.

b. Setiap langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan perlu

dipantau atau memiliki mekanisme yang memiliki

pemantauan (built-in monitoring).

c. Dilakukan evaluasi/assessment terhadap efektivitas

penerapan SPI secara berkala.


40/45


Berdasarkan hasil monitoringdan evaluasi diperoleh area-area

yang perlu perbaikan sebagai umpan balik untuk

mengembangkan dan meningkatkan sistem secara lebih lanjut.

C. Tahap Pelaporan

Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan

penyelenggaraan sub unsur perlu didokumentasikan.

Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang

tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan

penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:

1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri atas:

a. Peningkatan pemahaman, yang mencakup kegiatan

sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan

focus group) mengenai pentingnya penerapan reviu kinerja

instansi pemerintah, serta kegiatan penyampaian

pemahaman melalui website, multimedia, literatur, dan

media lainnya.

b. Pemetaan infrastruktur dan penerapan, yang mencakup

penjelasan mengenai pentingnya penerapan sub unsur

reviu atas kinerja instansi pemerintah, persiapan

penyusunan kebijakan, pedoman, mekanisme reviu kinerja

instansi pemerintah yang efektif, serta pemberian masukan

atas rencana tindak yang tepat untuk internalisasi

penerapan reviu kinerja instansi pemerintah

c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang mencakup

penyusunan kebijakan, pedoman, mekanisme reviu atas

kinerja instansi pemerintah, serta penyusunan kebijakan,

pedoman, mekanisme reviu atas kinerja instansi pemerintah.


41/45


42/45


Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi

penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada buku Pedoman TeknisUmum Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian

menjadi tanggung jawab pelaksana kegiatan yang hasilnya

disampaikan kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai

bentuk akuntabilitas, melalui satuan tugas penyelenggaraan

SPIP (Satgas SPIP) di instansi pemerintah yang bersangkutan.


43/45



44/45


BAB IV

PENUTUP

Salah satu unsur pengendalian dalam SPIP adalah kegiatan

pengendalian, yaitu berupa kebijakan dan prosedur yang dapat

membantu memastikan dilaksanakannya arahan pimpinan instansi

pemerintah untuk mengurangi risiko yang diidentifikasi dalam

proses penilaian risiko.

Salah satu sub unsur dalam kegiatan pengendalian tersebutadalah reviu kinerja instansi pemerintah, yaitu reviu yang harus

dilaksanakan oleh pimpinan secara berkala terhadap kebijakan,

prosedur, kegiatan, program, keuangan serta pelaporan .

Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan

mendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi

pemerintah, yang minimal harus dipenuhi dalam menerapkan reviu

kinerja instansi pemerintah, serta tidak mengatur secara spesifik

bagi instansi tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat

mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil

sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan tetap mengacu dan

tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik sistem

pengendalian intern, pedoman ini dapat disesuaikan dikemudian

hari.


45/45

3.1 spip reviu atas kinerja instansi pemerintah

Documents