94

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM HIGH AVAILABILITY

3.1 Sejarah Perusahaan

Sejak masa awal perusahaan, PT. Dexa Medica sudah mentargetkan peran yang

penting dari operasi distribusi perusahaan di dalam mencakup dan menetapkan

hubungan yang baik dengan pelanggan eceran. Pada tahun 1980, Menteri Kesehatan

Indonesia memperkenalkan suatu peraturan baru yang menyatakan bahwa operasi

distribusi atau perdagangan besar suatu perusahaan yang berkenaan dengan farmasi

harus dilakukan oleh suatu badan hukum terpisah. Ini menjadi permulaan PT. Anugrah

Argon Medica, bagian dari grup Dexa Medica, yang didirikan pada 27 September 1980

sebagai sebuah perusahaan dagang yang bergerak khusus di bidang penjualan produk-

produk farmasi dari anak perusahaan PT. Dexa Medica. PT. Anugrah Argon Medica

berlokasi di Graha Elnusa lantai 10 Jalan TB Simatupang Kav. 1B. Jakarta Selatan.

Kantor cabangnya beroperasi dari jam 8 pagi hingga jam 4 sore (Senin – Jumat) dan jam

8 pagi hingga jam 1 siang (Sabtu).

Peraturan pemerintah yang baru ini menciptakan peluang untuk PT. Anugrah

Argon Medica untuk mendistribusikan tidak hanya produk PT. Dexa Medica saja, tetapi

juga produk-produk mitra bisnisnya yang lain – perusahaan asing dan lokal. PT.

Anugrah Argon Medica mempunyai suatu kebijakan untuk memperlakukan masing-

masing mitra bisnis dengan sama dan wajar.

Pada awal tahun 1990, PT. Anugrah Argon Medica menggunakan aplikasi bisnis

dengan otomatisasi yang terbatas seperti dBase dan Clipper. Sistem teknologi informasi

antara kantor pusat dan kantor cabang terpisah dan tidak terintegrasi. Ketiadaan integrasi

95

ini membuat laporan penjualan harian tidak terpantau dengan baik akibat lemahnya

proses integrasi pengambilan keputusan dan tugas-tugas seperti manajemen inventori

menjadi tidak efisien.

Pada tahun 1993, peraturan pemerintah yang lain mengijinkan suatu perusahaan

distribusi untuk mengimpor dan mendaftarkan produk jadi sebagai rekan lokal dari

perusahaan asing. Oleh karena itu, untuk mengantisipasi zaman globalisasi ini, PT.

Anugrah Argon Medica menyadari urgensi untuk terus meningkatkan keberadaan dan

kemampuannya sebagai salah satu perusahaan distribusi yang terhormat di Indonesia.

Pada tahun 1996, PT. Anugrah Argon Medica mereposisi ulang misi bisnisnya

dari sebuah perusahaan yang menjual produk-produk farmasi menjadi distributor

produk-produk farmasi dari berbagai mitra bisnis (prinsipal). Dalam pereposisian

tersebut, PT. Anugrah Argon Medica juga melakukan revisi terhadap parameter kinerja

bisnisnya, khususnya yang berkaitan dengan proses bisnis, pelayanan pengiriman,

jangkauan pasar, dan penetrasi yang dilakukan. Terobosan dan investasi dalam hal

sistem teknologi informasi di PT. Anugrah Argon Medica diawali sejak tahun 2000 yaitu

dengan dimulainya serangkaian aktivitas perencanaan implementasi sistem ERP

(Enterprise Resource Planning) dan ASCP (Advance Supply Chain Planning) secara big

bang sebagai fondasi awal sistem teknologi informasi.

Sejalan dengan kemajuan teknologi dan infrastruktur di Indonesia, PT. Anugrah

Argon Medica berkomitmen untuk meningkatkan pelayanan kepada customer dan mitra

bisnis secara terus-menerus. Tiap-tiap cabang telah dihubungkan dan terkomputerisasi

dengan kantor pusat, yang memungkinkan PT. Anugrah Argon Medica untuk

menyediakan suatu sistem informasi menyeluruh untuk pemakaian yang berbeda dari

pemegang saham internal dan eksternal.

96

PT. Anugrah Argon Medica mendistribusikan sekitar 2400 jenis produk yang

berkenaan dengan farmasi dan kesehatan, baik bermerek maupun generik. Secara umum,

produk-produk yang didistribusikan oleh PT. Anugrah Argon Medica mencakup 3

golongan. Golongan pertama ialah golongan ethical pharmaceutical (produk obat-

obatan yang bergantung pada resep dokter / rumah sakit). Golongan kedua ialah medical

device (peralatan / perlengkapan kesehatan). Golongan ketiga adalah consumer health

products (produk perawatan dan pemeliharaan kesehatan).

PT. Anugrah Argon Medica bekerja sama dengan mitra bisnis lokal dan

multinasional. Area pasar dari PT. Anugrah Argon Medica mencakup pedagang grosir,

rumah sakit, apotik, klinik, toko obat, dan lain-lain di seluruh Indonesia. Customer PT.

Anugrah Argon Medica yang ada saat ini adalah sebagai berikut :

• Apotik : lebih dari 7000 (tradisional, grup, modern, rumah sakit, apotik, asuransi

medis).

• Rumah sakit : lebih dari 1200 (pemerintah, swasta, rumah sakit institusi).

• Toko obat : lebih dari 4000.

• Toko eceran : lebih dari 500.

• Dokter : lebih dari 4000.

• Institusi : lebih dari 100 (pemerintah, perusahaan minyak, perusahaan pribadi).

Beberapa mitra bisnis yang bekerjasama dengan PT. Anugrah Argon Medica

terbagi menjadi 3 golongan berdasarkan produk yang didistribusikannya :

97

1. Golongan ethical pharmaceutical

Mitra bisnis yang berkerjasama dalam bidang ini antara lain PT. Astellas Pharma

Indonesia, PT. Actavis Indonesia, PT. Dexa Medica (Elnusa), Ebewe, PT. Ferron

Par Pharmaceuticals (Cikarang), PT. Glaxo Smith Kline Indonesia, Inmark

Pharmaceutical, PT. Novo Nordisk Indonesia, PT. Organon Indonesia, PT. Pfizer

Indonesia, ZLB Behring, PT. Servier Indonesia, Santen, dan PT. Tanabe

Indonesia.

2. Golongan medical device

Mitra bisnis yang berkerjasama dalam bidang ini antara lain Abbott Diabetes

Care Indonesia, Becton Dickinson, BSN Medical Indonesia, Schmidt

BioMedTech Indonesia, dan CIBA Vision.

3. Golongan consumer health products

Mitra bisnis yang berkerjasama dalam bidang ini antara lain PT. Berkat Setia

Tunggal, PT. CCM Agripharma Chemical Company Malaysia, PT. Dexa Medica

(Elnusa), PT. Indosehat Lestari, Sara Lee Indonesia, dan Thai Nakorn Patana.

PT. Anugrah Argon Medica percaya bahwa jaringan distribusi menjadi bagian

yang paling penting dalam industri yang berkenaan dengan farmasi. Oleh karena itu, PT.

Anugrah Argon Medica selalu berusaha keras untuk mengedepankan jaringan distribusi

melebihi perusahaan pesaing. PT. Anugrah Argon Medica mempunyai satu gudang

pusat di Jakarta untuk mendukung 33 gudang cabang di seluruh Indonesia. PT. Anugrah

Argon Medica menjangkau area pasar di Indonesia melalui 4 subdistributor atau

distribution center, 33 jaringan distribusi di kota-kota besar, dan 54 station di kota kecil.

PT. Anugrah Argon Medica memiliki 4 subdistributor yang berlokasi di Aceh, Palu,

98

Kendari, dan Lombok. Subdistributor adalah relasi PT. Anugrah Argon Medica yang

terdiri dari customer besar yang diajak kerjasama dengan diskon yang lebih besar.

Biasanya letak subdistributor ada di lokasi-lokasi yang tidak terjangkau jaringan PT.

Anugrah Argon Medica. Sekali pengiriman barang dilakukan dalam jumlah besar. PT.

Anugrah Argon Medica telah memiliki 33 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia,

yaitu 8 cabang di Sumatra, 17 cabang di Jawa, 4 cabang di Kalimantan, 2 cabang di

Sulawesi, 1 cabang di Bali, dan 1 cabang di Irian Jaya. PT. Anugrah Argon Medica juga

memiliki 8 station di Sumatra, 31 station di Jawa, dan 15 station di Indonesia bagian

Tengah dan Timur.

Di dalam menjalankan fungsi bisnis yang ada demi tercapainya visi dan misi

perusahaan, PT. Anugrah Argon Medica pun dianugerahi berbagai macam penghargaan.

Sejumlah penghargaan yang pernah diterima PT. Anugrah Argon Medica dalam kurun

waktu tahun 2006-2007 antara lain :

• The Best E-Company in Distribution, Retail and Logistics dan The Best IT

Performance oleh majalah Warta Ekonomi,

• Employer of Choice Award oleh majalah Hay Group dan Swa Sembada,

• Most Admire Knowledge Enterprise Award oleh Dunamis Organization Services,

• CIO 100 Honoree oleh CIO-Asia Magazine,

• The Best e-Corp 2007 for the Best IT System and The Best IT Team oleh majalah

SWA.

Saat ini PT. Anugrah Argon Medica telah menggunakan teknologi terkini di

dalam menjalankan proses bisnisnya seperti pelayanan pemesanan secara online, sistem

99

ERP (di semua jaringan distribusi), Warehouse Management System, Demand Planning

dan perencanaan supply chain. Dan untuk menjaga kestabilan hubungan informasi, PT.

Anugrah Argon Medica telah menggunakan dasar intranet yang kokoh pada semua

jaringan distribusinya melalui perpaduan saluran komunikasi yang terbaik seperti frame

relay, kabel sewa dan VSAT.

3.2 Visi dan Misi

3.2.1 Visi

Suatu perusahaan terkemuka yang didedikasikan untuk menyediakan nilai

tambah penting untuk kepentingan customer kami, mitra bisnis, dan semua

pemegang saham melalui operasi yang efektif, efisien, dan berlanjut, untuk

mencapai "kesehatan untuk semua" di seluruh negara, seperti halnya global dan

regional.

3.2.2 Misi

Sebagai perusahaan distribusi yang berkenaan dengan produk-produk

farmasi dan pelayanan kesehatan, kami berkomitmen untuk memuaskan semua

customer kami, mitra bisnis, dan pemegang saham lain dengan secara efektif dan

efisien menyediakan :

• Penyebaran yang luas

• Sistem informasi yang canggih dan dapat diandalkan

100

3.3 Struktur Organisasi PT. Anugrah Argon Medica

 

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Anugrah Argon Medica

3.4 Wewenang dan Tanggung Jawab

Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terdapat

dalam perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Managing Director

• Berwenang merumuskan rencana-rencana jangka pendek dan jangka

panjang perusahaan untuk memberikan arah dan pedoman bagi

perusahaan.

• Bertanggung jawab pada kelangsungan usaha perusahaan dalam usahanya

mencapai tujuan perusahaan.

• Menilai dan mengevaluasi kinerja perusahaan.

2. Quality Manager

• Mengatur dan mengawasi kualitas jalannya proses kerja perusahaan

sesuai dengan rancangan dan setiap proses bisnis.

3. Business Manager

• Menjaga hubungan perusahaan dengan principal.

101

• Menyusun program pemasaran dan promosi perusahaan yang akan

dijalankan oleh branch operation.

• Memberikan solusi-solusi untuk meningkatkan penjualan perusahaan.

4. Business Development

• Mengembangkan bisnis perusahaan.

• Bertanggung jawab mencari principal baru, mengukur tingkat kepuasan

customer dan melakukan perbaikan yang diperlukan.

5. Finance and Accounting Manager

• Bertugas mengendalikan dan mengawasi kinerja keuangan perusahaan

secara keseluruhan.

• Melakukan audit terhadap pembayaran dan bertanggung jawab dalam

seluruh aktivitas pembiayaan.

• Mengkoordinir pembuatan laporan-laporan keuangan perusahaan untuk

keputusan internal.

6. HRD Manager

• Mengkoordinir kegiatan personalia perusahaan.

• Menangani proses perekrutan karyawan. Membuat metode untuk

merekrut dan menyeleksi karyawan baru.

• Mengadakan pelatihan dan pengembangan karyawan.

• Menangani employee relation, mengatur upah pegawai, dan menangani

sistem informasi sumber daya manusia.

• Menjalin hubungan baik dengan Departemen Tenaga Kerja.

102

7. IT Manager

• Bertanggung jawab secara penuh terhadap teknologi perangkat keras dan

perangkat lunak yang dimiliki perusahaan.

• Bertanggung jawab terhadap sistem informasi perusahaan yang sedang

berjalan.

• Membuat perencanaan pengembangan sistem perusahaan sesuai dengan

perkembangan perusahaan.

8. General Affair

• Bertanggung jawab terhadap penyediaan peralatan untuk operasional

perusahaan, misalnya menyediakan alat-alat tulis, pelayanan satpam,

penyediaan alat transportasi, perangkat kerja, dan lain-lain.

• Bertanggung jawab dalam pemeliharaan fasilitas perusahaan.

9. SCM Manager

• Bertanggung jawab mengatur arus barang dari pabrik ke customer.

• Melakukan perencanaan persediaan barang.

• Memperkirakan demand planning dan pengalokasian barang ke semua

cabang.

10. Branch Operation

• Bertanggung jawab mengatur dan mengawasi operasional perusahaan di

semua cabang perusahaan.

• Membawahi semua kepala cabang perusahaan.

103

11. Management Information System

• Mengatur data warehouse untuk menghasilkan laporan baik untuk

internal maupun eksternal (ke principal).

12. Help Desk

• Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan aplikasi Oracle dan membantu

cabang-cabang dan user-user dalam menggunakan aplikasi Oracle.

• Menangani dan menganalisis user requirement baru untuk aplikasi

Oracle. Memberikan spesifikasi aplikasi baru kepada developer.

• Membawahi beberapa system analyst.

13. Network

• Bertanggung jawab terhadap pengaturan dan pemeliharaan jaringan

perusahaan, baik WAN, LAN, maupun telephony.

14. Developer

• Bertanggung jawab membuat atau mengembangkan aplikasi sesuai

dengan spesifikasi yang diberikan oleh bagian help desk berdasarkan user

requirement.

15. Infrastructure

• Bertanggung jawab terhadap pengaturan dan pemeliharaan infrastruktur

dari sistem perusahaan secara keseluruhan.

16. Database Administrator

• Bertanggung jawab mengatur dan memelihara database perusahaan,

melakukan penjadwalan backup database perusahaan.

104

3.5 Penentuan Fakta dan Tujuan Pengembangan Sistem

3.5.1 Analisis Proses Bisnis

Secara garis besar, proses bisnis yang terjadi di dalam lingkup PT. Anugrah

Argon Medica dapat terbagi menjadi 2 bagian. Pertama, proses bisnis di kantor

cabang dengan kegiatan utamanya antara lain penjualan produk, pengiriman

produk, dan penagihan invoice. Kedua, proses bisnis di kantor pusat dengan

kegiatan utamanya antara lain pemesanan barang ke pihak principal dan proses

pembayarannya.

Dalam menjalankan proses bisnisnya, PT. Anugrah Argon Medica

menggunakan aplikasi Oracle untuk menangani proses-proses bisnis dalam sistem-

sistem yang digambarkan dengan diagram berikut ini :

105

Supplier

Distribution Center

Branch Office

Customer

Head Office

*) Pembelian Barang*) Account Payable

*) Penjualan Barang

*) Account Receivable

*) Distribution Requirement Planning

*) Demand Planning

*) Persediaan Barang

*) General Ledger

Gambar 3.2 Proses Bisnis pada PT. Anugrah Argon Medica

• Sistem Penjualan Barang

Sistem penjualan barang merupakan sistem yang berisi informasi

mengenai transaksi penjualan barang kepada customer. Sistem dibangun

sesuai dengan kebutuhan dari bagian itu sendiri maupun yang ada

106

kaitannya dengan bagian lain serta tentunya untuk kepentingan manajemen

dan pengambilan keputusan.

Proses bisnis dari sistem penjualan barang adalah sebagai berikut.

Salesman mendatangi customer atau customer menghubungi kantor cabang

untuk melakukan pemesanan (order) barang. Kantor cabang menangani

pesanan customer. Kemudian menghitung jumlah harga pemesanan barang

beserta diskon yang akan diberikan. Kantor cabang juga mencatat data-data

customer yang melakukan proses pemesanan tersebut. Kantor cabang

kemudian menentukan term of payment untuk transaksi ini. Setelah

disetujui oleh customer, kantor cabang segera memeriksa apakah barang-

barang yang dipesan tersebut ada di gudang atau tidak melalui sistem

persediaan barang. Setelah memperoleh barang-barang yang dipesan oleh

customer dari sistem persediaan barang, kantor cabang segera

menjadwalkan waktu pengiriman barang, ekspedisi mana yang akan

digunakan serta rute pengiriman mana yang akan diambil. Kantor cabang

segera membuat surat jalan dan faktur untuk mengirim barang ke customer.

Setelah barang diterima oleh customer, maka akan dilakukan penagihan

dengan sistem Account Receiveable.

• Sistem Persediaan Barang

Sistem persediaan barang merupakan sistem yang berisi informasi

mengenai barang-barang yang terdapat di gudang dan mengatur arus keluar

masuk barang di gudang. Sistem ini berhubungan erat dengan sistem

pemesanan barang, sistem distribution requirement planning, dan sistem

107

demand planning. Sistem ini membutuhkan data-data barang yang dipesan

pada sistem pemesanan barang.

Proses bisnis dari sistem persediaan barang adalah sebagai berikut.

Kantor cabang memeriksa barang dengan nama X, batch nomor X di

gudang. Kemudian kantor cabang mengecek tanggal kadaluarsa yang

paling dekat untuk memastikan produk yang keluar adalah produk yang

paling dekat tanggal kadaluarsanya (first expire first out). Setelah itu

menentukan lokasi barang untuk mengambil barang tersebut dari gudang.

Setelah barang diperoleh, maka akan dilanjutkan dengan proses pengiriman

barang-barang tersebut.

• Sistem Pembelian Barang

Sistem pembelian barang merupakan sistem yang berisi informasi

pembelian barang. Sistem ini akan menangani proses pemesanan barang

oleh kantor pusat ke supplier dan menangani pembuatan Purchase Order

(PO) beserta detil yang terkandung di dalamnya.

Proses bisnis dari sistem pembelian barang ini adalah sebagai

berikut. Perusahaan melakukan pemesanan barang ke supplier. Ketika

proses pemesanan akan dilakukan maka sistem akan membuat Purchase

Order (PO) kepada supplier. Barang yang dipesan akan dikirimkan beserta

dengan invoice-nya. Invoice yang diterima ini akan diproses oleh sistem

account payable.

108

• Sistem Account Payable

Sistem account payable merupakan sistem yang menjalankan

proses pembayaran biaya-biaya yang timbul dari proses kerja ataupun dari

pembayaran ke supplier. Sistem ini berhubungan erat dengan sistem

pembelian (purchasing) perusahaan karena transaksi pembelian yang

dilakukan perusahaan langsung masuk ke sistem ini untuk mengatur proses

pembayaran.

Proses bisnis dari sistem account payable adalah sebagai berikut.

Setelah perusahaan menerima tagihan / invoice dari supplier, perusahaan

akan menyimpan data invoice tersebut dalam sistem. Melalui sistem ini,

perusahaan mengatur proses pembayaran tagihan-tagihan tersebut sesuai

dengan kebijakan perusahaan.

• Sistem Account Receivable

Sistem account receivable merupakan sistem yang mengatur proses

penagihan terhadap pembelian barang oleh customer. Proses bisnis pada

sistem ini merupakan kelanjutan dari sistem pemesanan barang. Sistem ini

membutuhkan data transaksi pemesanan barang dari sistem pemesanan

barang.

Proses bisnis dari sistem account receivable adalah sebagai berikut.

Setelah customer menerima barang yang dipesan melalui sistem pemesanan

barang, kantor cabang segera membuat invoice dari penjualan barang

tersebut. Setelah itu kantor cabang melakukan proses penagihan kepada

109

customer dan memberikan peringatan waktu jatuh tempo dari invoice

tersebut.

• Sistem Distribution Requirement Planning

Sistem distribution requirement planning merupakan sistem

perencanaan distribusi barang dari distribution center ke masing-masing

cabang perusahaan di seluruh Indonesia. Sistem ini bertugas untuk

menentukan jumlah barang yang harus didistribusikan dari distribution

center ke masing-masing cabang perusahaan. Sistem ini mengatur agar

jumlah persediaan barang antara masing-masing cabang optimum / stabil,

tidak terlalu rendah dan tidak terlalu tinggi. Jika terlalu rendah maka akan

mengakibatkan out of stock yang mengakibatkan pelayanan menjadi tidak

baik. Jika terlalu tinggi maka akan mengakibatkan penumpukan barang di

gudang yang terlalu besar jumlahnya. Sistem ini berkaitan erat dengan

sistem demand planning untuk menentukan jumlah distribusi yang optimal

untuk masing-masing cabang.

• Sistem Demand Planning

Sistem demand planning merupakan sistem untuk menentukan

perkiraan jumlah permintaan yang ada di masing-masing cabang secara

umum dalam hitungan bulan, minggu, bahkan sampai ke perhitungan per

harinya. Hasil dari perkiraan ini akan diberikan ke kantor pusat PT.

Anugrah Argon Medica. PT. Anugrah Argon Medica akan mencoba

menelaah kembali perkiraan-perkiraan yang telah dilakukan di sisi cabang

110

mereka. Proses menelaah dilakukan berdasarkan data-data yang terdapat di

history PT. Anugrah Argon Medica untuk memastikan bahwa memang itu

jumlah yang dibutuhkan cabangnya. Keputusan akan permintaan produk

dari cabang diambil oleh kantor pusat PT. Anugrah Argon Medica yang

akan dilanjutkan dengan pembuatan purchase order. Sistem ini

berhubungan erat dengan sistem pemesanan barang untuk memperoleh data

tingkat permintaan barang pada masing-masing cabang. Sistem ini juga

digunakan oleh sistem distribution requirement planning untuk

menentukan perencanaan distribusi barang.

• Sistem General Ledger

Sistem general ledger merupakan sistem yang menghasilkan

laporan keuangan akhir berupa Laporan Rugi Laba dan Neraca. Sistem ini

menjadi sistem yang mengintegrasikan keseluruhan sistem yang ada pada

PT. Anugrah Argon Medica.

3.5.2 Analisis Teknologi Informasi

3.5.2.1 Analisis Utilisasi Oracle pada Proses Bisnis

Salah satu faktor yang membuat PT. Anugrah Argon Medica

menggunakan Oracle adalah aplikasi Oracle E-Business Suite-nya. Menurut

pihak PT. Anugrah Argon Medica sendiri, Oracle E-Business Suite adalah

salah satu aplikasi ERP dan SCM yang dalam hal arsitekturnya memiliki

integrasi sangat baik, baik integrasi antarmodul maupun dengan database-

nya.

111

Hasil yang diraih oleh PT. Anugrah Argon Medica setelah

menggunakan Oracle E-Business Suite antara lain :

• implementasi Oracle E-Business Suite, telah mempercepat proses

penyampaian informasi untuk pengambilan keputusan,

• dengan Oracle E-Business Suite, sistem database PT. Anugrah

Argon Medica menjadi terpusat, sistem jaringan menjadi online dan

real-time antara kantor pusat, gudang induk dan semua kantor

cabang, dan

• PT. Anugrah Argon Medica mampu memberikan layanan informasi

yang online, real-time, cepat, akurat, strategis dan komprehensif

bagi para pengambil keputusan, baik internal maupun principal.

Dalam kurun waktu 3 tahun terakhir ini, pertumbuhan bisnis PT.

Anugrah Argon Medica selalu berada di atas 15 persen per tahun dan ini

membuat PT. Anugrah Argon Medica tercatat sebagai salah satu

perusahaan distribusi farmasi dengan pertumbuhan bisnis tercepat.

Dampak yang paling signifikan dari pengimplementasian ERP telah

dirasakan di bagian logistik. Oracle Inventory Optimization, bagian dari

Oracle Supply Chain Planning di Oracle E-Business Suite, memungkinkan

persediaan barang yang lebih efisien dan mencegah penumpukan barang

melalui pengawasan online secara real time.

Dengan Oracle E-Business Suite, arah penjualan dapat diawasi

secara real-time dan laporannya dapat dikirimkan langsung melalui e-mail.

Oracle Financials telah mengefektifkan praktik accounting melalui

112

otomatisasi dan integrasi accounts receivable, accounts payable, buku

besar dan fungsi manajemen aliran dana PT Anugrah Argon Medica.

Oracle Advanced Pricing membuat PT. Anugrah Argon Medica lebih

mudah untuk mendukung perencanaan penjualan dan promosi barang.

Dengan menggunakan perencanaan lanjut supply chain dan demand

planning, PT. Anugrah Argon Medica dapat memperkirakan dengan lebih

baik perencanaan pembelian sehingga dapat menyediakan tingkat

ketersediaan barang yang ideal di semua cabang yang ada. Untuk

pengawasan yang ketat terhadap detil barang-barang yang keluar masuk

gudang. PT. Anugrah Argon Medica menyediakan tempat penyimpanan

yang berbeda bagi barang-barang yang membutuhkan tingkat suhu yang

berbeda dan mengawasinya setiap hari. PT. Anugrah Argon Medica juga

menggunakan sistem FEFO (First Expired First Out) untuk menjamin

bahwa semua barang yang keluar masuk berada dalam kondisi yang baik

untuk digunakan oleh para customer-nya.

Secara garis besar, modul besar Oracle E-Business Suite terdiri dari

order management, supply chain, dan financial. PT Anugrah Argon Medica

hanya mengimplementasikan 75% dari keseluruhan fitur yang terdapat

pada Oracle E-business Suite seperti Oracle Financials, Oracle Supply

Chain Planning, Oracle Inventory, Oracle Purchasing, dan Oracle Order

Management. Dan setelah 2 tahun implementasi, PT. Anugrah Argon

Medica dapat mengurangi beban biaya operasional dan meraih

penghematan hingga 432 juta rupiah per tahun.

113

3.5.2.2 Arsitektur Data Center PT. Anugrah Argon Medica

 

Gambar 3.3 Arsitektur Data Center PT. Anugrah Argon Medica

Data center PT. Anugrah Argon Medica bersifat terpusat dimana

berlokasi di kantor pusat PT. Anugrah Argon Medica di gedung Graha

Elnusa lantai 10. Arsitektur data center PT. Anugrah Argon Medica secara

keseluruhan dapat dilihat pada Gambar 3.3.

Perangkat keras yang digunakan oleh kantor pusat PT Anugrah

Argon Medica sebagai data center adalah sebagai berikut :

• Komputer client dari berbagai kantor cabang dan yang terletak di

kantor pusat, terhubung dengan core switch kantor pusat melalui

jaringan LAN dan WAN. Core switch inilah yang menjadi back

bone connection dan mengatur koneksi infrastruktur berskala besar.

114

Jaringan WAN dilayani oleh 2 penyedia layanan telekomunikasi,

yaitu Telkom dan XL.

• Core switch mengatur agar komputer client tidak mengakses

langsung ke database server, melainkan hanya meneruskan koneksi

ke Oracle Internet Application Server (IAS). Oracle Internet

Application Server inilah yang menyediakan keseluruhan

framework dan interface sistem ERP web-based PT. Anugrah

Argon Medica.

• Oracle Internet Application Server (IAS) terhubung dengan Oracle

database server dimana Oracle database server akan menjadi

DBMS primary database PT. Anugrah Argon Medica. Sebagai

DBMS, Oracle database server akan melayani semua permintaan

akses database yang user berikan melalui IAS.

• Oracle database server terhubung dengan mesin backup tape yang

mengakomodasi kebutuhan backup database.

• Oracle database server terhubung dengan storage server melalui

kabel fiber channel. Storage server tersusun atas banyak disk yang

berisi data file keseluruhan database PT. Anugrah Argon Medica.

Susunan disk pada storage server menggunakan teknologi RAID

dengan komposisi sebagai berikut :

- Data file menggunakan teknologi RAID 5

- Indeks database menggunakan teknologi RAID 5

- Redo log menggunakan teknologi RAID 0/1

115

- Archived log menggunakan teknologi RAID 0/1

- Temp menggunakan teknologi RAID 0/1.

• Oracle Internet Application Server (IAS) terhubung dengan standby

application server yang menjadi server cadangan, apabila server

utama mengalami gangguan atau sedang dalam berada dalam masa

pengembangan sistem. Standby application server difungsikan

secara manual, hanya ketika dibutuhkan.

• Oracle database server terhubung dengan standby database server

yang menjadi server cadangan, apabila server utama mengalami

gangguan atau sedang berada dalam masa pengembangan sistem.

Standby database server difungsikan secara manual, hanya ketika

dibutuhkan.

3.5.2.3 Spesifikasi Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan oleh kantor pusat PT. Anugrah

Argon Medica sebagai data center adalah sebagai berikut :

• Internet Application Server menggunakan perangkat keras :

- IBM P55 OA

- 2 buah processor Quadcore RISC masing-masing 1,95

GigaHertz

- 32 GigaByte RAM (Random Access Memory).

• Database server menggunakan perangkat keras :

- IBM P570

116

- 6 buah processor DualCore masing-masing 1 GigaHertz

- 24 GigaByte RAM (Random Access Memory).

• Storage server menggunakan perangkat keras :

- EMC CX700 dengan kapasitas total RAW 7 TeraByte.

• Media backup menggunakan perangkat keras :

- IBM 3840 LTO3 dengan 2 drive.

3.5.2.4 Spesifikasi Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan oleh PT Anugrah Argon Medica

sebagai data center adalah sebagai berikut :

a. Application server menggunakan perangkat lunak :

• Sistem operasi : IBM AIX 5.3

• Versi aplikasi : Oracle Application 11.5.10.2

b. Database server menggunakan perangkat lunak :

• Sistem operasi : IBM AIX 5.3

• Versi database : Oracle 9.2.0.7

3.5.2.5 Sistem Availability yang Sedang Berjalan

Di dalam menjalankan proses bisnisnya, PT. Anugrah Argon

Medica begitu bergantung pada database server dan storage server yang

dimilikinya. Apabila terjadi sesuatu pada sistem database server dan

storage server tersebut, baik yang bersifat mengganggu maupun merusak

117

(bencana), maka dapat dipastikan hal tersebut akan menimbulkan kerugian

besar bagi PT. Anugrah Argon Medica.

Dalam memelihara keberlangsungan proses bisnisnya, tak jarang

PT. Anugrah Argon Medica mengalami masalah-masalah yang akan

diuraikan pada bagian analisis resiko. Untuk mengatasi masalah-masalah

yang telah dan mungkin terjadi nanti, PT. Anugrah Argon Medica telah

mengimplementasikan sistem availability bagi database server dan storage

server, antara lain :

a. Mempartisi storage server dengan menggunakan sistem RAID

dengan komposisi :

• Data file menggunakan teknologi RAID 5

• Indeks database menggunakan teknologi RAID 5

• Redo log menggunakan teknologi RAID 0/1

• Archived log menggunakan teknologi RAID 0/1

• Temp menggunakan teknologi RAID 0/1.

b. Menggandakan fiber channel yang menghubungkan database

server dengan storage server sebagai load balancer apabila dalam

kondisi normal, dan sebagai cadangan apabila salah satu kabel

mengalami gangguan dan tidak bekerja sebagaimana mestinya.

c. Menyediakan sebuah database server yang selalu dalam kondisi

standby. Jika sewaktu-waktu terjadi gangguan pada database

server, maka koneksi yang selama ini terhubung pada primary

database server akan langsung dipindahkan secara manual ke

118

standby database server tersebut. Proses pemindahan konfigurasi

dari primary database server ke standby database server sendiri

membutuhkan waktu 2 jam.

d. Menggandakan connection cable yang menghubungkan database

server dengan application server sebagai load balancer apabila

dalam kondisi normal, dan sebagai cadangan apabila salah satu

kabel mengalami gangguan dan tidak bekerja sebagaimana

mestinya

e. Menyediakan dua provider WAN, yaitu Telkom dan XL, untuk

berjaga-jaga apabila sewaktu-waktu terjadi gangguan pada koneksi

pengguna dengan Oracle Application Server. Pada keadaan biasa,

kedua provider ini bekerja secara load balancing, namun jika terjadi

gangguan pada salah satu provider, maka semua koneksi akan

dialihkan ke provider yang tidak bermasalah.

f. Menyediakan standby Oracle Internet Application Server sebagai

bentuk antisipasi jika terjadi gangguan atau kerusakan pada server

utama. Jika terjadi gangguan, maka semua koneksi ke internet

application server ini langsung dipindahkan ke server standby

secara manual. Saat tidak digunakan untuk menggantikan fungsi

server utama, standby server ini digunakan untuk riset dan

pengembangan server.

g. Membuat duplikasi dari control file, data file dan redo log group.

Jika ada salah satu dari file-file ini yang corrupt atau hilang maka

119

file cadangan hasil duplikasi akan digunakan untuk

menggantikannya.

h. Menggunakan fasilitas help and support dari Oracle, jika

seandainya terjadi masalah-masalah yang tidak dapat diselesaikan /

masalah-masalah skala besar pada PT. Anugrah Argon Medica

sendiri seperti logical database corrupt.

i. Proses backup database pada PT. Anugrah Argon Medica

dilakukan dengan menggunakan 2 metode yaitu daily backup dan

full backup melalui RMAN secara online. Redo log dan archived

log di-backup di internal database setiap beberapa menit,

selanjutnya redo log dan archived log disimpan ke dalam backup

tape setiap jam, setiap pukul 03.00, dilakukan daily backup secara

incremental. Pada akhir minggu, dilakukan full backup ke dalam

backup tape dan selanjutnya backup tape tersebut akan diganti dan

disimpan di tempat yang terpisah dari kantor pusat.

j. PT. Anugrah Argon Medica sedang merencanakan untuk

mengimplementasikan Data Recovery Center tahun depan. Saat ini,

sudah terdapat gedung untuk DRC tersebut yang terletak di daerah

Cikarang, tepatnya di dekat pabrik obat Dexa Group. Saat ini, PT.

Anugrah Argon Medica sudah membuat sistem change

management yang akan mengakomodasi Internet Application Server

DRC Plan. Sistem ini merupakan salah satu rangkaian dari prosedur

DRC, dimana akan berfungsi sebagai sistem yang mensinkronisasi

120

file dan module dari primary application server ke standby

application server.

Di samping solusi-solusi di atas, PT. Anugrah Argon Medica

melalui divisi IT juga melakukan perawatan, pemeriksaan berkala dan

pemeliharaan pada komponen-komponen sistem data center yang ada

untuk menjamin kualitas dan stabilitas komponen-komponen tersebut.

3.6 Analisis Masalah

Masalah-masalah yang mengancam database server dan storage server PT.

Anugrah Argon Medica antara lain (diurutkan dari yang paling sering terjadi) :

121

 

Gambar 3.4 Permasalahan yang terjadi dalam lingkup database server dan storage server PT. Anugrah Argon Medica

1. Gangguan pada salah satu atau lebih dari satu disk di dalam storage server.

Dalam 1 tahun terakhir telah terjadi 3 kali kerusakan disk.

2. Kerusakan pada hardware Oracle database server.

Dalam 1 tahun telah terjadi 3 kali kerusakan. Penyebab kerusakan antara lain :

• Lonjakan listrik yang menyebabkan power-supply rusak.

• Ketidakstabilan aliran listrik ke server yang menyebabkan power-supply

rusak.

• Kipas pada server mati, menyebabkan mainboard rusak.

122

Gangguan pada software Oracle database server, yang menyebabkan Oracle

database tidak dapat diakses. Dapat berupa :

• Database corrupt, kerusakan block database secara logical

• Hilangnya file-file penting yang dibutuhkan Oracle database seperti redo

log, archived log, data files dan file-file penting lainnya.

3. Gangguan pada fiber channel yang menghubungkan Oracle database server

dengan storage server berupa terlepasnya sambungan fiber channel. Sampai saat

ini baru terjadi 1 kali kerusakan pada fiber channel.

4. Kerusakan total pada database server dan storage server PT. Anugrah Argon

Medica, yang disebabkan oleh kejadian-kejadian tidak terduga seperti gempa

bumi, kebakaran, dan bencana lainnya.

Masalah-masalah inilah yang akan menimbulkan dampak pada kelangsungan proses

bisnis, keutuhan dan keamanan penyimpanan informasi PT. Anugrah Argon Medica.

Berdasarkan catatan dari tahun 2002 – 2008, PT. Anugrah Argon Medica telah

mengalami kerusakan sistem yang menyebabkan system down dan tidak dapat

diakses untuk keperluan proses bisnis sebanyak 8 kali.

3.7 Analisis Dampak

3.7.1 Dampak terhadap Proses Bisnis

Keseluruhan proses bisnis PT. Anugrah Argon Medica ditangani oleh data

center yang berada di kantor pusat. Oleh sebab itu, gangguan atau kerusakan pada

suatu bagian pada data center khususnya database server dan storage server akan

mengakibatkan system down dan tidak dapat diakses untuk melakukan proses

123

bisnis perusahaan. Dampak bisnis yang dialami perusahaan karena gangguan pada

database server dan storage server adalah sebagai berikut :

• Dampak terhadap sistem penjualan barang

Pada saat terjadi gangguan atau kerusakan yang menyebabkan system down

dan tidak dapat diakses, kantor cabang tidak dapat mengakses sistem

transaksi yang diperlukan untuk melakukan proses penjualan barang ke

customer. Ketika kantor cabang tidak dapat menggunakan sistem untuk

melakukan transaksi, setiap kantor cabang dapat menggantikan proses

transaksi dengan menggunakan faktur penjualan kertas. Namun sistem

manual ini tidak dapat bertahan lama dan potensi terjadinya

ketidakakuratan pada pengecekan batch number barang sangatlah besar.

• Dampak terhadap sistem persediaan barang

Jika sistem persediaan barang tidak dapat diakses, maka perusahaan tidak

dapat melihat dan melakukan update terhadap stok barang di gudang. Jika

perusahaan mencoba melakukan secara manual, maka akan mengalami

kesulitan dalam memeriksa batch number dan tanggal kadaluarsa dari

setiap barang. Gangguan pada sistem persediaan barang akan berdampak

pada sistem distribution requirement planning dan sistem demand

planning.

124

• Dampak terhadap sistem pembelian barang

Kantor pusat bertanggungjawab di dalam melakukan pemesanan barang

kepada perusahaan supplier, dan mendistribusikan barang-barang ke kantor

cabang sesuai permintaan dari setiap kantor cabang. Sistem akan mengecek

persediaan barang di masing-masing kantor cabang, dan akan melakukan

perkiraan terhadap jumlah pemesanan barang yang dibutuhkan setiap

kantor cabang. Data-data yang berisi informasi persediaan stok untuk

melakukan forecast order terletak pada storage server dan diatur oleh

database server. Apabila database server dan storage server tidak dapat

diakses, maka kantor pusat tidak dapat melakukan perkiraan terhadap

jumlah barang yang ingin dipesan dan tidak dapat melakukan pembelian

barang dari perusahaan supplier untuk didistribusikan ke kantor cabang.

Akibatnya proses bisnis antara kantor cabang dan perusahaan supplier pun

menjadi terputus.

• Dampak terhadap sistem account payable

Perusahaan menyimpan semua tagihan (invoice) dari supplier dalam

sistem. Melalui sistem ini, perusahaan mengatur proses pembayaran

tagihan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Jika sistem ini tidak dapat

diakses, perusahaan tidak dapat memeriksa tagihan-tagihan yang sudah

jatuh tempo dan harus segera dibayar secara otomatis melalui sistem.

125

• Dampak terhadap sistem account receivable

Sistem akan mencetak invoice secara otomatis saat pengiriman barang telah

dilakukan. Perusahaan juga akan melakukan penagihan berdasarkan waktu

jatuh tempo dari invoice tersebut. Jika sistem account receiveable tidak

dapat digunakan, maka pembuatan invoice harus dilakukan secara manual.

Pemeriksaan invoice yang telah jatuh tempo juga tidak dapat dilakukan

secara otomatis melalui sistem.

• Dampak terhadap sistem distribution requirement planning

Sistem ini bertugas untuk menentukan jumlah barang yang harus

didistribusikan dari distribution center ke masing-masing cabang

perusahaan. Sistem ini mengatur agar jumlah persediaan barang antara

masing-masing cabang optimum / stabil. Sistem ini sangat bergantung pada

sistem persediaan barang. Jika sistem distribution requirement planning ini

tidak dapat diakses, perusahaan akan sulit melakukan distribusi barang ke

kantor cabang yang dapat berakibat cabang mengalami kekurangan atau

kelebihan stok.

• Dampak terhadap sistem demand planning

Sistem demand planning menentukan perkiraan jumlah permintaan yang

ada di masing-masing cabang yang digunakan untuk melakukan pembelian

barang dari supplier dan pengaturan distribusi barang ke semua kantor

cabang. Jika sistem ini tidak dapat diakses, maka perusahaan akan

126

mengalami kesulitan dalam memperkirakan kebutuhan barang dari kantor

cabang yang harus dibeli dari supplier. Gangguan pada sistem ini akan

berdampak pada sistem pembelian barang dan sistem distribution

requirement planning.

• Dampak terhadap sistem general ledger

Sistem general ledger menghasilkan laporan keuangan akhir berupa

Laporan Rugi Laba dan Neraca. Sistem ini mengintegrasikan keseluruhan

sistem yang ada pada PT. Anugrah Argon Medica. Gangguan dari salah

satu sistem perusahaan akan berdampak pada sistem ini. Jika sistem tidak

dapat diakses, maka perusahaan akan mengalami kesulitan dalam membuat

laporan keuangan karena semua transaksi disimpan dalam database.

• Dampak jika terjadi kehilangan data transaksi

Jika gangguan pada database server dan storage server mengakibatkan

kehilangan data transaksi yang belum sempat di-backup, maka akan terjadi

ketidakkonsistenan data perusahaan. Ketidakkonsistenan data ini dapat

mengakibatkan kerugian secara finansial karena transaksi yang telah

dilakukan hilang dan berpengaruh pada ketepatan pengambilan keputusan

perusahaan.

Selain dampak-dampak yang telah diuraikan diatas, dampak yang sangat penting

bagi perusahaan adalah reputasi perusahaan yang semakin menurun di mata

127

customer dan mitra bisnis yang mempengaruhi kepercayaan customer dan mitra

bisnis terhadap PT. Anugrah Argon Medica.

3.7.2 Kerugian pendapatan akibat ketidaktersediaan sistem

Sistem yang mengalami gangguan, dapat mengakibatkan terganggunya

transaksi yang terjadi di kantor cabang dengan customer. Transaksi yang

terhambat akan menimbulkan berkurangnya pendapatan perusahaan, karena

customer tidak dapat melakukan transaksi.

Analisis Transaksi

PT. Anugrah Argon Medica melakukan jumlah transaksi proses bisnis per

harinya yang dapat digambarkan melalui grafik di bawah berikut :

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

Prakiraan Transaksi per Hari

Transaksi

 

Gambar 3.5 Grafik Prakiraan Transaksi per Hari

Keterangan: Sumbu X : Jam kerja Sumbu Y : Jumlah transaksi yang terjadi

128

Jumlah transaksi per hari diasumsikan terjadi sebanyak 10.000 transaksi.

Dapat dilihat bahwa frekuensi terjadinya transaksi dalam satu hari memiliki ritme

seperti pada grafik di atas. Transaksi terjadi cukup banyak pada pagi menjelang

siang, setelah itu transaksi menurun pada saat berada pada jam istirahat siang.

Transaksi menguat kembali setelah jam istirahat siang dan memuncak di kisaran

pukul 15.00 siang. Setelah itu, transaksi menurun kembali hingga jam kerja

selesai.

Sedangkan gambaran transaksi yang dilihat dalam satuan waktu hari untuk

1 bulan, dapat digambarkan pada grafik di berikut ini :

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

1 5 10 15 20 25 30

Gambar 3.6 Grafik Prakiraan Jumlah Transaksi per Bulan

Keterangan: sumbu X : Satuan Hari sumbu Y : Jumlah transaksi yang terjadi

Berdasarkan grafik di atas, ritme jumlah transaksi yang terjadi dalam 1

bulan adalah customer akan banyak melakukan transaksi menjelang pertengahan

bulan hingga puncaknya di akhir bulan. Transaksi pada akhir bulan bisa mencapai

30-40% dari jumlah total transaksi 1 bulan. Hal ini disebabkan karena pada

pertengahan bulan hingga akhir bulan, perusahaan memberikan potongan harga

129

untuk memenuhi target penjualan sesuai dengan kebijakan manajemen perusahaan.

Jumlah total transaksi dalam 1 bulan diperkirakan mencapai 250.000 transaksi.

Untuk keperluan penulisan skripsi ini, pihak manajemen mengasumsikan

bahwa nilai untuk 1 transaksi adalah sebesar Rp. 500.000,- sehingga dapat

diasumsikan bahwa dalam 1 hari PT. AAM memiliki pendapatan sebesar :

10.000 x Rp. 500.000,- = Rp. 5.000.000.000,- per hari

Berdasarkan analisis di atas, apabila proses bisnis terhenti selama 1 hari,

maka perusahaan akan mengalami kerugian sebesar Rp 5M. Asumsi ini adalah

apabila nilai transaksi diambil secara rata-rata.

Keadaan paling buruk yang mungkin terjadi adalah, perusahaan mengalami

gangguan pada saat perusahaan berada pada masa peak transaction, yaitu ketika

dalam satu hari perusahaan dapat menangani transaksi sebesar 40% dari total

transaksi 1 bulan.

40% x 250.000 = 100.000 transaksi,

Maka perusahaan akan mengalami kerugian sebesar

100.000 x Rp. 500.000 = Rp. 50.000.000.000,-

3.8 Analisis RTO dan RPO

3.8.1 Analisis RTO (Recovery Time Objective)

Analisis RTO dilakukan dari dua segi, yaitu berdasarkan Service Level

Agreement perusahaan terhadap customer, dan berdasarkan analisis transaksi.

130

• RTO berdasarkan Service Level Agreement perusahaan terhadap

customer

PT. Anugrah Argon Medica adalah distributor yang menyediakan

kebutuhan obat-obatan bagi rumah sakit, apotik, dokter, dan customer

lainnya, dimana para pasien mendatangi mereka untuk perawatan medis.

Di dalam kemampuannya untuk menyediakan obat-obatan bagi rumah

sakit, apotik, dokter, dan customer lainnya, PT. Anugrah Argon Medica

akan mempengaruhi kebutuhan pasien secara langsung khususnya untuk

produk-produk life saving yang dibutuhkan secepatnya oleh pasien. Rata-

rata waktu pengiriman barang yang dilakukan PT. Anugrah Argon

Medika dari proses pemesanan hingga barang sampai ke customer adalah

4 jam. Oleh karena itu, di dalam Service Level Agreement dengan

customer, PT. Anugrah Argon Medica berjanji bahwa pengiriman barang

tidak akan melebihi 5 jam untuk pengiriman dalam kota (dihitung dari

proses pemesanan hingga barang sampai), dan 1 – 4 hari untuk

pengiriman luar kota berdasarkan jarak yang ditempuh.

Terganggunya data center yang mengakibatkan ketidaktersediaan

sistem, akan berdampak pada terhentinya proses bisnis antara kantor

cabang dengan customer. Proses pengiriman barang kepada customer pun

menjadi terganggu, dan berdasarkan SLA, perusahaan harus dapat

mengirimkan barang tidak melebihi 5 jam. Sedangkan kemungkinan

terburuk terjadinya gangguan pada sistem bisa memakan waktu berjam-

jam bahkan berhari-hari.

131

Berdasarkan analisis di atas, maka isu yang muncul adalah

hubungan antara kantor cabang dengan customer menjadi terganggu.

Berdasarkan pertimbangan SLA dan waktu yang dibutuhkan untuk

mengantar barang ke customer, pihak manajemen perusahaan

memberikan kebijakan lamanya waktu system down adalah selama 1 jam.

Atau dengan kata lain, RTO PT. Anugrah Argon Medica berdasarkan

Service Level Agreement perusahaan terhadap customer adalah selama 1

jam.

• RTO dari segi transaksi

Penentuan RTO apabila dilihat dari segi transaksi adalah sebesar 4

jam. Nilai tersebut ditetapkan berdasarkan peng-input-an transaksi ke

dalam sistem. Transaksi yang terjadi selama system down akan dilakukan

secara manual dengan menggunakan kertas. Setelah sistem dapat

digunakan kembali, kantor cabang segera melakukan peng-input-an semua

transaksi yang terjadi selama system down. Penentuan RTO selama 4 jam

adalah dengan pertimbangan transaksi yang dicatat secara manual selama 4

jam tersebut akan dapat di-input ke sistem dalam 4 jam berikutnya. Hal ini

dihitung berdasarkan rata-rata jumlah transaksi perhari.

3.8.2 Analisis RPO (Recovery Point Objective)

Di dalam proses bisnisnya, seluruh proses penjualan akan menghasilkan

pergerakkan stok barang yang akan dicatat dan disimpan di dalam sistem. Proses

penjualan ini juga yang akan mengubah stok menjadi piutang perusahaan pada

132

customer. Data-data piutang yang disimpan di dalam sistem inilah yang pada

akhirnya menjadi salah satu aset perusahaan.

Ketika perusahaan diperhadapkan pada kemungkinan terjadinya kehilangan

data, maka perusahaan akan mengalami :

- Kehilangan aset perusahaan seperti piutang (invoice),

- Jumlah stok barang di gudang tidak sesuai dengan jumlah di sistem,

- Aliran dana yang tidak terlacak.

Database Oracle mempunyai archived log yang memastikan nilai RPO

menjadi 0, dengan catatan archived log tersebut tidak hilang. Ketika melakukan

restore database, archived log juga di-restore untuk mengembalikan transaksi-

transaksi yang terjadi dari backup terakhir sampai terjadi kerusakan sistem. Jadi

tidak ada data transaksi yang hilang saat terjadi kerusakan sistem. Namun dengan

catatan bahwa archived log tersebut tidak rusak atau hilang.

Masalah yang mungkin terjadi adalah ketika perusahaan belum sempat

melakukan backup data-data terbaru dan terjadi kerusakan fisik yang

menghancurkan storage tempat data-data tersebut berada. Maka perusahaan akan

mengalami kehilangan data-data yang menjadi aset perusahaan.

Kehilangan data pada akhirnya berakibat pada kehilangan aset penting

perusahaan dan meningkatnya pengeluaran perusahaan. Oleh karena itu, pihak

manajemen perusahaan menentukan nilai RPO selama 1 jam, artinya kehilangan

data transaksi yang dapat ditolerir adalah data transaksi selama 1 jam.

133

3.9 Usulan Pemecahan Masalah Yang Dihadapi PT Anugrah Argon Medica

Setelah melakukan identifikasi mengenai masalah yang dihadapi, maka solusi

pemecahan masalah yang diusulkan bagi perusahaan tersebut adalah membangun sistem

high availability dengan Oracle Data Guard yang dapat menjaga kelangsungan proses

bisnis, keutuhan dan keamanan penyimpanan data perusahaan pada saat terjadi

gangguan pada database server dan storage server baik terencana maupun tidak

terencana.

Sistem high availability dengan Oracle Data Guard dibangun dengan mendirikan

standby data center (Disaster Recovery Center) di tempat yang terpisah dengan primary

data center. Standby database akan ditempatkan di standby data center. Oracle Data

Guard akan selalu mensinkronisasi data yang terletak pada primary database ke standby

database dan standby database siap berperan sebagai primary database jika sewaktu-

waktu terjadi gangguan pada primary database. Setiap kantor cabang yang sangat

bergantung pada sistem di primary data center pun tidak perlu merasakan dampak

akibat gangguan yang dialami data center di kantor pusat terlalu lama karena Oracle

Data Guard dapat mengalihkan peran standby database menjadi primary database

dengan tetap memiliki salinan database yang sama dengan primary database

sebelumnya.

Solusi sistem high availability dengan Oracle Data Guard juga merupakan solusi

yang memenuhi syarat RTO dan RPO perusahaan karena mampu meminimalisasikan

waktu system down yang akan dihadapi perusahaan. Dengan demikian, high availability

terhadap database server dan storage server PT. Anugrah Argon Medica pun tercapai

dengan Oracle Data Guard. Solusi inilah yang akan menjaga kelangsungan proses bisnis

serta keutuhan dan keamanan penyimpanan informasi perusahaan pada saat terjadi

134

gangguan pada database server dan storage server baik terencana maupun tidak

terencana.