245612231213 bab 11 dasar-dasar proses pengendalian

PENGENDALIAN Dasar-dasar Proses Pengendalian

114

asus-kasus yang sering terjadi di banyak organisasi adalah tidak

diselesaikannya suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu

penyelesaian, anggaran yang berlebihan, dan kegiatan-kegiatan lain

yang menyimpang dari rencana.

Pada bagian ini akan dibahas proses pengendalian manajerial. Melalui

pelaksanaan fungsi pengawasan, organisasi akan memperoleh jaminan bahwa

kegiatan-kegiatan yang dilakukan sesuai dengan yang telah direncanakan. Selain

itu pada bagian ini juga akan dibahas konsep pengendalian secara luas dan umum.

11.1. Hubungan antara Perencanaan dan Pengendalian

Pengendalian manajemen adalah proses yang oleh manajer digunakan untuk

menjamin bahwa aktivitas yang dilaksanakan sesuai dengan aktivitas yang telah

direncanakan. Dalam perencanaan aktivitas organisasi, tujuan pokok dan sasaran

serta metoda untuk mencapainya telah ditetapkan. Pelaksanaan fungsi

pengendalian dilakukan untuk mengukur kemajuan kegiatan yang didasarkan pada

perencanaan yang telah disusun sebelumnya. Pada proses ini dimungkinkan

seorang manajer untuk mendeteksi penyimpangan pelaksanaan kegiatan dari

perencanaan yang telah disiapkan tepat pada waktunya dan sesegera mungkin

dilakukan tindakan perbaikan sebelum terlambat.

Selain itu pengendalian juga merupakan proses penetapan apa yang telah dicapai,

yaitu berupa proses evaluasi kinerja dan jika diperlukan dilakukan tindakan

perbaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Kegiatan ini sangat erat

kaitannya dengan kegiatan perencanaan, sebab pada kegiatan pengendalian inilah

dapat dilihat apakah kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai

atau tidak.

K


115

11.2. Definisi Pengendalian menurut J. Mockler

Pengendalian manajemen adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan

standar prestasi dengan sasaran perencanaan, merancang sistim umpan balik

informasi, membandingkan prestasi sesungguhnya dengan standar yang telah

ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah ada penyimpangan dan mengukur

signifikansi dari penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang

diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumberdaya organisasi telah digunakan

dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam mencapai sasaran organisasi.

11.3. Proses pengendalian

Definisi di atas membagi proses pengendalian ke dalam 4 (empat) langkah, yaitu:

1. Penetapan standard dan metoda untuk pengukuran prestasi

2. Pengukuran prestasi

3. Apakah prestasi telah sesuai dengan standar

4. Mengambil tindakan perbaikan jika prestasi berada di bawah standar dan

analisis menunjukkan perlunya diambil tindakan.

Langkah-langkah pokok dalam proses pengendalian dapat digambarkan seperti

pada Gambar 11.1.


116

Sumber: Aroef (1997)

Gambar 11.1.

Langkah-langkah Pokok dalam Proses Pengendalian

Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara untuk memastikan bahwa semua

fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui

proses kontrol atau pengendalian. Cara-cara pengendalian ini dilakukan sebagai

berikut:

1. Pengendalian langsung

Pengendalian langsung adalah pengendalian yang dilakukan sendiri secara

langsung oleh seorang manajer. Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang

dilakukan untuk mengetahui apakah pekerjaan tersebut telah dikerjakan

dengan benar dan hasil-hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya.

Kebaikannya:

Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin sehingga tindakan

perbaikannya dapat dilakukan dengan cepat.

Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan sehingga akan

memperdekat hubungan antara atasan dengan bawahannya.

Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan karena ia merasa

diperhatikan oleh atasannya.

ya

Penetapan

standar dan

metoda untuk

mengukur

prestasi

Pengukuran prestasi

Apakah prestasi

sesuai dengan standar

Pengambilan tindakan

perbaikan

tidak

Tidak berbuat apa-apa


117

Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa

berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.

Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal bapak senang”.

Kelemahannya:

Waktu seorang pejabat banyak tersita sehingga waktunya untuk pekerjaan

lainnya berkurang.

Mengurangi inisiatif bawahan karena mereka merasa bahwa atasannya

selalu mengamatinya.

Biaya semakin besar karena adanya biaya perjalanan, akomodasi, dan lain-

lainnya.

Pengendalian langsung ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,

observasi di tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat (on the

spot report). Manajer yang mempunyai tugas-tugas kompleks tidak mungkin

melakukan pengendalian langsung sebanyak mungkin, maka untuk tugas

pengendalian ini dilakukan dengan pengendalian tidak langsung.

2. Pengendalian tidak langsung

Pengendalian tidak langsung merupakan pengendalian jarak jauh, artinya

dengan melalui laporan yang diberikan oleh bawahan. Laporan ini dapat

berupa lisan atau tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil-hasil yang

telah dicapai.

Kebaikannya:

Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainnya semakin banyak.

Biaya pengendalian relatif kecil.

Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam

melaksanakan kegiatan.

Kelemahannya:

Laporan kadang-kadang kurang objektif karena ada kecenderungan untuk

melaporkan yang baik-baiknya saja.

Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya sehingga tindakan

perbaikannya juga akan terlambat.

Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.


118

3. Pengendalian berdasarkan kekecualian

Pengendalian berdasarkan kekecualian adalah pengendalian yang dikhususkan

pada kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang

diharapkan. Pengendalian semacam ini dilakukan dengan cara kombinasi

langsung dan tidak langsung oleh manajer.

10.4. Tipe-tipe Pengendalian

Ada tiga tipe dasar pengendalian, yaitu (1) pengendalian pendahuluan, (2)

pengendalian “concurrent”, dan (3) pengendalian umpan balik (Aroef, 1997).

Pengendalian pendahuluan (feedforward control). Pengendalian pendahuluan

atau sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalah-

masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan

memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

Jadi, pendekatan pengendalian ini lebih aktif dan agresif dengan cara mendeteksi

masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu

masalah terjadi. Pengendalian ini akan efektif hanya jika manajer mampu

mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-

perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan yang

diinginkan.

Pengendalian yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan

(concurrent control). Pengendalian ini sering disebut pengendalian “ya –

tidak”/screening control/”berhenti – terus”, dilakukan selama suatu proses

kegiatan berlangsung. Tipe pengendalian ini merupakakan proses di mana aspek

tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus

dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan. Proses ini juga dapat

dijadikan sebagai peralatan “double check” yang lebih menjamin ketepatan

pelaksanaan suatu kegiatan.

Pengendalian umpan balik (feedback control). Pengendalian umpan balik, juga

dikenal sebagai past-action control, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang

telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar

ditentukan, selanjutnya penemuan ditindaklanjuti untuk kegiatan-kegiatan serupa


119

di masa yang akan datang agar penyimpangan tidak terulang. Pengendalian ini

bersifat historis dan pengukuran dilakukan setelah kejadian terjadi.

Gambar 11.2.

Tipe-tipe Pengendalian

Ketiga bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen. Pengawasan

pendahuluan dan “berhenti – terus” cukup memadai untuk memungkinkan

manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan. Namun

demikian ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan di samping kegunaan

dua bentuk pengawasan tersebut. Pertama, biaya keduanya mahal; kedua,

banyak kegiatan yang tidak dimungkinkan untuk dimonitor secara terus menerus;

ketiga, pengawasan yang berlebihan akan menjadikan produktivitas berkurang.

Oleh karena itu manajemen harus menggunakan sistim pengawasan yang paling

sesuai bagi situasi tertentu.

11.5. Rangkuman

Pengendalian dapat didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-

tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Hal ini menggambarkan bahwa proses

pengendalian merupakan suatu cara yang dilakukan untuk membuat kegiatan-

kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Pengertian tersebut di atas menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara

perencanaan dan pengawasan. Dalam implementasinya terdapat 3 (tiga) tipe dasar

pengendalian, yaitu (1) pengendalian pendahuluan, (2) pengendalian

“concurrent”, dan (3) pengendalian umpan balik.

Kegiatan belum

dilaksanakan

Kegiatan telah

dilaksanakan

Kegiatan sedang

dilaksanakan

Feedforward control concurrent control feedback control

245612231213 bab 11 dasar-dasar proses pengendalian

Education