PENGENDALIAN Dasar-dasar Proses Pengendalian
114
asus-kasus yang sering terjadi di banyak organisasi adalah tidak
diselesaikannya suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu
penyelesaian, anggaran yang berlebihan, dan kegiatan-kegiatan lain
yang menyimpang dari rencana.
Pada bagian ini akan dibahas proses pengendalian manajerial. Melalui
pelaksanaan fungsi pengawasan, organisasi akan memperoleh jaminan bahwa
kegiatan-kegiatan yang dilakukan sesuai dengan yang telah direncanakan. Selain
itu pada bagian ini juga akan dibahas konsep pengendalian secara luas dan umum.
11.1. Hubungan antara Perencanaan dan Pengendalian
Pengendalian manajemen adalah proses yang oleh manajer digunakan untuk
menjamin bahwa aktivitas yang dilaksanakan sesuai dengan aktivitas yang telah
direncanakan. Dalam perencanaan aktivitas organisasi, tujuan pokok dan sasaran
serta metoda untuk mencapainya telah ditetapkan. Pelaksanaan fungsi
pengendalian dilakukan untuk mengukur kemajuan kegiatan yang didasarkan pada
perencanaan yang telah disusun sebelumnya. Pada proses ini dimungkinkan
seorang manajer untuk mendeteksi penyimpangan pelaksanaan kegiatan dari
perencanaan yang telah disiapkan tepat pada waktunya dan sesegera mungkin
dilakukan tindakan perbaikan sebelum terlambat.
Selain itu pengendalian juga merupakan proses penetapan apa yang telah dicapai,
yaitu berupa proses evaluasi kinerja dan jika diperlukan dilakukan tindakan
perbaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Kegiatan ini sangat erat
kaitannya dengan kegiatan perencanaan, sebab pada kegiatan pengendalian inilah
dapat dilihat apakah kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai
atau tidak.
K
PENGENDALIAN Dasar-dasar Proses Pengendalian
115
11.2. Definisi Pengendalian menurut J. Mockler
Pengendalian manajemen adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan
standar prestasi dengan sasaran perencanaan, merancang sistim umpan balik
informasi, membandingkan prestasi sesungguhnya dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah ada penyimpangan dan mengukur
signifikansi dari penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumberdaya organisasi telah digunakan
dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam mencapai sasaran organisasi.
11.3. Proses pengendalian
Definisi di atas membagi proses pengendalian ke dalam 4 (empat) langkah, yaitu:
1. Penetapan standard dan metoda untuk pengukuran prestasi
2. Pengukuran prestasi
3. Apakah prestasi telah sesuai dengan standar
4. Mengambil tindakan perbaikan jika prestasi berada di bawah standar dan
analisis menunjukkan perlunya diambil tindakan.
Langkah-langkah pokok dalam proses pengendalian dapat digambarkan seperti
pada Gambar 11.1.
PENGENDALIAN Dasar-dasar Proses Pengendalian
116
Sumber: Aroef (1997)
Gambar 11.1.
Langkah-langkah Pokok dalam Proses Pengendalian
Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara untuk memastikan bahwa semua
fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui
proses kontrol atau pengendalian. Cara-cara pengendalian ini dilakukan sebagai
berikut:
1. Pengendalian langsung
Pengendalian langsung adalah pengendalian yang dilakukan sendiri secara
langsung oleh seorang manajer. Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang
dilakukan untuk mengetahui apakah pekerjaan tersebut telah dikerjakan
dengan benar dan hasil-hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya.
Kebaikannya:
Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin sehingga tindakan
perbaikannya dapat dilakukan dengan cepat.
Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan sehingga akan
memperdekat hubungan antara atasan dengan bawahannya.
Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan karena ia merasa
diperhatikan oleh atasannya.
ya
Penetapan
standar dan
metoda untuk
mengukur
prestasi
Pengukuran prestasi
Apakah prestasi
sesuai dengan standar
Pengambilan tindakan
perbaikan
tidak
Tidak berbuat apa-apa
PENGENDALIAN Dasar-dasar Proses Pengendalian
117
Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa
berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.
Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal bapak senang”.
Kelemahannya:
Waktu seorang pejabat banyak tersita sehingga waktunya untuk pekerjaan
lainnya berkurang.
Mengurangi inisiatif bawahan karena mereka merasa bahwa atasannya
selalu mengamatinya.
Biaya semakin besar karena adanya biaya perjalanan, akomodasi, dan lain-
lainnya.
Pengendalian langsung ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,
observasi di tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat (on the
spot report). Manajer yang mempunyai tugas-tugas kompleks tidak mungkin
melakukan pengendalian langsung sebanyak mungkin, maka untuk tugas
pengendalian ini dilakukan dengan pengendalian tidak langsung.
2. Pengendalian tidak langsung
Pengendalian tidak langsung merupakan pengendalian jarak jauh, artinya
dengan melalui laporan yang diberikan oleh bawahan. Laporan ini dapat
berupa lisan atau tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil-hasil yang
telah dicapai.
Kebaikannya:
Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainnya semakin banyak.
Biaya pengendalian relatif kecil.
Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam
melaksanakan kegiatan.
Kelemahannya:
Laporan kadang-kadang kurang objektif karena ada kecenderungan untuk
melaporkan yang baik-baiknya saja.
Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya sehingga tindakan
perbaikannya juga akan terlambat.
Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.
PENGENDALIAN Dasar-dasar Proses Pengendalian
118
3. Pengendalian berdasarkan kekecualian
Pengendalian berdasarkan kekecualian adalah pengendalian yang dikhususkan
pada kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang
diharapkan. Pengendalian semacam ini dilakukan dengan cara kombinasi
langsung dan tidak langsung oleh manajer.
10.4. Tipe-tipe Pengendalian
Ada tiga tipe dasar pengendalian, yaitu (1) pengendalian pendahuluan, (2)
pengendalian “concurrent”, dan (3) pengendalian umpan balik (Aroef, 1997).
Pengendalian pendahuluan (feedforward control). Pengendalian pendahuluan
atau sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalah-
masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan
memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.
Jadi, pendekatan pengendalian ini lebih aktif dan agresif dengan cara mendeteksi
masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu
masalah terjadi. Pengendalian ini akan efektif hanya jika manajer mampu
mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-
perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan yang
diinginkan.
Pengendalian yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan
(concurrent control). Pengendalian ini sering disebut pengendalian “ya –
tidak”/screening control/”berhenti – terus”, dilakukan selama suatu proses
kegiatan berlangsung. Tipe pengendalian ini merupakakan proses di mana aspek
tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus
dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan. Proses ini juga dapat
dijadikan sebagai peralatan “double check” yang lebih menjamin ketepatan
pelaksanaan suatu kegiatan.
Pengendalian umpan balik (feedback control). Pengendalian umpan balik, juga
dikenal sebagai past-action control, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang
telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar
ditentukan, selanjutnya penemuan ditindaklanjuti untuk kegiatan-kegiatan serupa
PENGENDALIAN Dasar-dasar Proses Pengendalian
119
di masa yang akan datang agar penyimpangan tidak terulang. Pengendalian ini
bersifat historis dan pengukuran dilakukan setelah kejadian terjadi.
Gambar 11.2.
Tipe-tipe Pengendalian
Ketiga bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen. Pengawasan
pendahuluan dan “berhenti – terus” cukup memadai untuk memungkinkan
manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan. Namun
demikian ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan di samping kegunaan
dua bentuk pengawasan tersebut. Pertama, biaya keduanya mahal; kedua,
banyak kegiatan yang tidak dimungkinkan untuk dimonitor secara terus menerus;
ketiga, pengawasan yang berlebihan akan menjadikan produktivitas berkurang.
Oleh karena itu manajemen harus menggunakan sistim pengawasan yang paling
sesuai bagi situasi tertentu.
11.5. Rangkuman
Pengendalian dapat didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-
tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Hal ini menggambarkan bahwa proses
pengendalian merupakan suatu cara yang dilakukan untuk membuat kegiatan-
kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
Pengertian tersebut di atas menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara
perencanaan dan pengawasan. Dalam implementasinya terdapat 3 (tiga) tipe dasar
pengendalian, yaitu (1) pengendalian pendahuluan, (2) pengendalian
“concurrent”, dan (3) pengendalian umpan balik.
Kegiatan belum
dilaksanakan
Kegiatan telah
dilaksanakan
Kegiatan sedang
dilaksanakan
Feedforward control concurrent control feedback control