1

Inventarisasi dan Dokumentasi

Informasi PPID

Asdani Kindarto, S.Sos, M.EngBagian Humas Setda Kota Semarang

2

Pasal 3

Menjamin hak warga negara untukmengetahui rencana, proses danalasan pengambilan suatukeputusan publik;

Mendorong partisipasi masyarakat; Mewujudkan penyelenggaraan

negara yang baik, Mengembangkan ilmu pengetahuan

dan mencerdaskan kehidupanbangsa; dan/atau

meningkatkan pengelolaan danpelayanan informasi di lingkunganBadan Publik

Tujuan UU KIP

3

Perubahan MendasarSEBELUM UU KIP SESUDAH UU KIP

PRINSIP DASAR

• Seluruh Informasi tertutup selain yang diijinkan untuk terbuka

• Seluruh informasi terbuka selain yang dikecualikan

o Badan publik menerapkan positive list o Badan publik menerapkan negative list

• Penolakan cukup dengan alasan rahasianegara

• Penolakan berdasarkan pengujian ataskonsekuensi yang timbul

• Jangka waktu kerahasiaan bersifat permanen • Jangka waktu kerahasiaan tidak permanen

KEPASTIAN LAYANAN

• Tidak ada batasan waktu untuk merespondan melayani permohonan informasi

• Ada batasan waktu untuk merespon danmelayani permohonan informasi

• Sikap proaktif hanya berdasarkan inisiatifbadan publik, tidak ada kewajiban minimum.

• Diatur jenis informasi yang harus diumumkanberkala, serta merta dan tersedia setiap saat, selain berdasarkan permintaan.

SANKSI

• Sanksi hanya untuk aparat yang membocorkan dan pihak yang dinilai telahmenyalahgunakan informasi

• Sanksi juga diterapkan kepada pihak yang menghambat memberikan informasi yang tidak dikecualikan berdasarkan undang-undang (informasi terbuka)

4

1. Peraturan Pimpinan Badan Publik tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan BP;

2. Keputusan Pimpinan Badan Publik tentang Organisasi dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi;

3. Daftar Penguasaan dan Dokumentasi Informasi di lingkungan SKPD

4. Keputusan Pimpinan Badan Publik tentang Daftar Informasi Publik yang Dikecualikan di Lingkungan SKPD;

5. Keputusan Pimpinan BP ttg Standar Biaya Perolehan Informasi Publik;

6. Menyiapkan anggaran;7. SOP Melayani Informasi; SOP Menangani Keberatan dan

Sengketa Informasi;

Apa yg harus disiapkan Badan Publik ?

5

1. PP Nomor 61 Tahun 2010 ttg Pelaksanaan UU 14 Tahun 2008 : Pasal 21 bahwa

paling lambat tanggal 23 Agustus 2011 PPID harus sudah dibentuk.

2. Pemkot Semarang sebelum 23 Agustus 2011 telah memiliki PPID sesuai dengan

Keputusan Walikota No. 480/219/2011 tanggal 19 Juli 2011 tentang Pejabat

Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di lingkungan Pemerintah Kota

Semarang,

3. Keputusan Walikota di atas telah direvisi dengan Keputusan Walikota No. 821.29/265

Tahun 2012 dan Perwal No. 26 Tahun 2012.

4. Keputusan Walikota terdahulu bersifat sentralisasi dimana Pemerintah Kota

Semarang memiliki satu PPID Kepala, yakni : Asisten Administrasi Informasi dan

Kerjasama, dan Sekretaris PPID : Kabag Humas Setda Kota Semarang. Sedangkan

PPID Pembantu : SKPD,Unit Kerja.

5. Revisi Keputusan Walikota baru bersifat desentralisasi dimana pejabat struktural di

masing-masing satuan kerja ditunjuk sebagai PPID.

6. Hal ini untuk menyederhanakan serta meng-efektifkan pelayanan informasi kepada

masyarakat. Tentunya dapat memenuhi asas akses informasi yang lebih cepat, tepat

dan mudah.

7. Selain itu informasi yang diminta seringkali bersifat teknis di masing-masing SKPD,

sehingga SKPD-lah yang memahami mengenai pengelolaan informasi dimaksud.

PPID Pemerintah Kota Semarang

Catatan Pembentukan PPID melalui Keputusan Walikota Semarang

6

• Seiring dengan perubahan Keputusan Walikota No. 821.29/265

Tahun 2012, Peraturan Walikota Nomor 26 Tahun 2012 tentang

Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi.

• Substansi dari Perwal tersebut diantaranya meliputi:

- Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (Pasal 7-15),

- Mekanisme Pengumpulan, Pengklasifikasian (Sifat Informasi

Publik Dan Informasi Yang Dikecualikan), Pendokumentasian Dan

Pelayanan Informasi (Pasal 16-19),

- Jangka Waktu Layanan Informasi (Pasal 20),

- Penyelesaian Keberatan Informasi (Pasal 21).

- Untuk membantu tugas PPID, Kepala SKPD dapat menunjuk

Sekretaris dan Pembantu PPID sesuai dengan lampiran.

Substansi Peraturan Walikota

7

Bagaimana cara mengetahui informasi yang dikuasai atau tidak dikuasai organisasi ?

8

A. ATATA KELOLA & PENGUASAAN INFORMASI

9

Prinsip Dasar Informasi di Lingkungan BP… seluruhnya terbuka selain yang dikecualikan

Terbuka

Kerahasiaan

Derivatif

Kerahasiaan Politik dan Birokrasi

Dikecualikan(Pasal 6 dan

Pasal 17)

KerahasiaanMendasar

Uji konsekuensi & uji kepenting-an publik

Pasal 2 UU KIP

a. Setiap Informasi Publik bersifat terbukadan dapat diakses oleh setiap PenggunaInformasi Publik.

b. Informasi Publik yang dikecualikan bersifatketat dan terbatas.

c. Informasi Publik yang dikecualikan:• bersifat rahasia• sesuai dengan UndangUndang, • sesuai kepatutan, & kepentingan umumo didasarkan pada pengujian tentang

konsekuensi yang timbul apabila suatuinformasi diberikan kepada masyarakat; serta

o setelah dipertimbangkan dengan saksamabahwa menutup Informasi Publik dapat

melindungi kepentingan yang lebih besar

daripada membukanya atau sebaliknya.

1

10

KLASIFIKASI INFORMASI PUBLIK MENURUT UU 14 TAHUN 2008

INFORMASI PUBLIK

TERBUKA

DIKECUALI-KAN

DIUMUMKAN BERKALA

DIUMUMKAN SERTA MERTA

TERSEDIA SETIAP SAAT

BERDASARKAN PERMINTAAN

RAHASIA NEGARA

RAHASIA PRBADI

RAHASIA BISNIS

Pasal 9 UU KIP

Pasal 10 UU KIP

Pasal 11 UU KIP

Pasal 22 UU KIP

Pasal 6 ayat (3) huruf a UU KIP

Pasal 6 ayat (3) huruf b UU KIP

Pasal 6 ayat (3) huruf c UU KIP

Klasifikasi Informasi semacam apa yg perlu diketahui dan disediakan

11

Mekanisme Pengumpulan, Pengklasifikasian

(Sifat Informasi Publik Dan Informasi Yang

Dikecualikan), Pendokumentasian Dan Pelayanan

Informasi (Pasal 16-19)

12

Key point: Pelayanan Informasi Pasal 19-20

- Permintaan Informasi melalui media cetak dan

elektronik/online

- Keterbatasan Permasalahan Teknis Teknologi

Informasi, Volume dan kuantitas pendokumentasian.

- Permintaan melalui media elektronik, harus verifikasi

dan konfirmasi melalui telepon atau surat, faksimili

dan wajib melampirkan status laporan (delivery

report)

- Biaya akan dibebankan pada pemohon informasi

apabila dibutuhkan untuk penggandaan dan

perekaman

13

7 Langkah Identifikasi & Inventarisasi

Informasi

1. Positioning: Kenali diri Anda dan Organisasi, Lihat

Identifikasi TUPOKSI Satker

2. Cari Referensi Organisasi: lihat Perda dan Perwal

SOTK

3. Inisiasi siapa stakeholder Organisasi Anda?

4. Mendata Kegiatan Satker; kegiatan harian, bulanan,

semester dan tahunan

5. Memahami Sistem ; Input. Proses dan Output

Kegiatan: Adakah Dokumentasinya?

6. Membuat Daftar jenis Informasi dan Dokumen yang

dikuasai (lihat lampiran)

7. Bagaimana Format Dokumentasi dan Publikasi

Informasi ?

14

1.Positioning: Anda dan Organisasi (Lihat Posisi

dan Identifikasi TUPOKSI Satker)

- Pejabat Struktural atau Fungsional ?

- PPID ? Atau Pejabat Publik yang melayani Masyarakat ?

- Staf ? PNS yang juga melayani Masyarakat ?

- Jelaskan tentang tempat Kerja Anda ?

- Jelaskan tentang Tugas dan Tujuan Anda bekerja di

tempat Anda itu !

- Kenali dan jelaskan tentang tugas Bos juga teman-

teman Anda serta Manfaat Organisasi Anda untuk

masyarakat !

15

2. Cari Referensi Organisasi: lihat Perda dan Perwal

SOTK

- Komparasikan dan Analisa hasil identifikasi

“subyektif”Anda sebelumnya dengan Peraturan

yang ada, misalnya Perda dan Perwal SOTK

- Apakah sesuai dengan yang dilakukan oleh

Organisasi dan diri Anda sendiri ?

- Buatlah daftarnya !

16

3. Siapa Stakeholder-nya?

- Siapa Pemangku Kepentingan atau lingkungan

eksternal dari Organisasi yang terlibat dengan

Pekerjaan Anda : LPMK, Karang Taruna, RT-RW

dsbnya ?

- Definisikan dalam hal pekerjaan dan tugas apa,

Anda dan Organisasi terkait dengan stakeholder

tersebut ?

- Buatlah daftar alur kerja dan hubungan berikut

tugasnya !

17

4. Apa Kegiatan Periodik Organisasi

(harian,bulanan, semester dan Tahunan)

- Sebutkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara

periodik, harian, bulanan dan tahunan oleh

organisasi ?

- Adakah perencanaannya ? Alokasi Anggarannya?

Dari siapa dan dari mana ?

- Identifikasi melalui daftar kegiatan tersebut, siapa

yang perencana dan bertanggung jawab, berapa

alokasi dana ! (Laporan Triwulan dsbnya ?)

1818

Physical

Human

Conceptual

Integration

Scope

Time

Cost

Quality

Human Resources

Communications

Procurement

Risk

Physical

Conceptual

FEEDBACK/DELIVERABLES

Scope

Time

Cost

Quality

INPUT PROCESS OUTPUT

5. Kenali SISTEM Kerja

19

- Input adalah SDM, Dana, Resources, Ruang Lingkup,

SOTK, Peraturan/regulasi

- Proses adalah Kegiatan, Sinergi, Waktu, Tugas dan

Wewenang, Job Discretion

- Output adalah hasil kuantitatif; Goals, Tujuan,

pencapaian, prestasi

- Feedback-Outcome adalah deliverables; antaran dari

suatu proses, seperti laporan triwulan I, II, III dan IV agar

output sesuai dengan tujuan atau dapat dikendalikan.

- Identifikasi, Input Proses dan Output.

- Ingat masing-masing : ada dokumentasi dan informasi (deliverables) bahwa

tahapan telah diadakan

- Kenapa begitu ?

- Karena itulah fungsi monitoring kegiatan untuk internal.

- Ya kalau2 diminta oleh masyarakat kita telah SIAP

20

6. Membuat Daftar jenis dan Cakupan Informasi dan

Dokumen yang dikuasai

(lihat lampiran; contoh untuk inventarisir informasi

yang dikuasai)

(lihat mindmap; contoh memetakan tema

informasi yang dikuasai

21

7. Bagaimana Dokumentasi dan

Publikasi Informasi ?

• Hard copy; Cetak di kertas ?

• Soft Copy; Simpan File di Komputer dan Data Center?

• Dua-dua-nya ?

Publikasi Informasi Berkala, serta merta dan tersedia setiap saat

di :

• Papan Pengumuman untuk informasi

• Media Cetak Komersial/Non Komersial --- Terlalu Mahal

• Website, email, media social networking – Murah, Cepat..apa

kendalanya ?

22

SEKIAN dan TERIMA KASIHcontact: asdani@gmail.com

Materi Perwal dan Keputusan terkait pengelolaan informasi dapat Anda download di www.jdihukum.semarang.go.id > menu atas Produk Hukum