2011-2-00093- ak bab iv new.pdf
TRANSCRIPT
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
1/29
55
BAB IV
PEMBAHASAN
IV.1. Perencanaan evaluasi
Untuk mewujudkan suatu evaluasi yang baik maka perlu dilakukan
perencanaan terlebih dahulu. Tujuan dilakukan perencanaan evaluasi yaitu untuk
memperoleh bahan bukti yang cukup, mengidentifikasi kelemahan dan menghindari
salah pengertian dengan pihak terkait. Pada perencanaan evaluasi, tahap-tahap yang
dilakukan adalah penentuan ruang lingkup evaluasi, tujuan pelaksanaan evaluasi dan
pengumpulan data.
IV.1.1. Ruang Lingkup Evaluasi
Ruang lingkup evaluasi pengendalian internal atas penjualan kredit,
penyelesaian piutang dan penerimaan kas adalah :
1. Mengidentifikasi fungsi dan prosedur pengendalian internal atas penjualan
kredit, penyelesaian piutang dan penerimaan kas pada PT. BESS Finance.
2.
Mengevaluasi 5 komponen pengendalian internal pada PT. BESS Finance.
3.
Membuat saran-saran perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemui
dalam pengendalian internal pada PT. BESS Finance.
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
2/29
56
IV.1.2. Tujuan Pelaksanaan Evaluasi
Tujuan pelaksanaan evaluasi ini untuk menganalisis dan mengevaluasi
penerapan pengendalian pada 5 komponen COSO atas pelaksanaan penjualan
kredit, penyelesaian piutang dan penerimaan kas pada PT. BESS Finance.
IV.1.3. Pengumpulan Data
Pengumpulan bukti dilakukan dengan beberapa cara. Dalam
pengumpulan data, penulis melakukan pengamatan dengan cara :
a. Wawancara
Penulis mengadakan tanya jawab secara langusung para pihak-pihak
yang bersangkutan di PT. BESS Finance.
b. Observasi
Penulis melakukan pengamatan langsung kepada objek yang diteliti.
IV.2. Evaluasi Pengendalian Internal pada Siklus Pendapatan
Dalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya, perusahaan harus memiliki
pengendalian internal yang memadai, terutama yang berkaitan dengan siklus
pendapatan. Siklus pendapatan merupakan sumber pendapatan utama perusahaan
yang digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan dan mencapai
tujuan perusahaan. Jika tidak terdapat pengendalian internal yang memadai, maka
akan ada peluang terjadi penyimpangan dan penyalahgunaan terhadap aset
perusahaan.
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
3/29
57
Penjualan kredit pada PT. BESS Finance merupakan kegiatan sumber
pendapatan utama perusahaan. Dengan demikian diperlukan pengendalian internal
yang memadai agar dapat menjamin dalam pelaksanaan prosedur penjualan kredit
tidak terdapat praktek-praktek tidak sehat yang dapat merugikan perusahaan.
Dalam penelitian ini, penulis membahas siklus pendapatan yang terdiri dari
kegiatan penjualan kredit, penyelesaian piutang dan penerimaan kas. Dalam bab ini
penulis akan melakukan evaluasi pengendalian internal pada PT. BESS Finance
dengan menggunakan pendekatan COSO. Dalam subbab yang pertama, penulis akan
mengevaluasi penerapan pengendalian internal menurut COSO pada PT. BESS
Finance, yaitu lingkungan pengendalian (control environment ), penilaian resiko (risk
assessment ), sistem informasi dan komunikasi ( Information and communication
system), aktivitas pengendalian (control activities) dan pemantauan (monitoring).
IV.2.1. Evaluasi Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian yang baik akan mencerminkan keseluruhan
sikap, kesadaran, dan tindakan dari manajemen puncak, direktur dan
pemimpin dalam suatu perusahaan. Disini peneliti akan melakukan evaluasi
terhadap komponen pertama dari pengendalian internal pada perusahaaan
yaitu lingkungan pengendalian, dengan menguraikan beberapa faktor-faktor
yang membentuk lingkungan pengendalian di perusahaan :
a.
Integritas dan Nilai Etika
Penulis dapat menilai pelaksanaan integritas dan nilai etika perusahaan,
pada saat penulis melakukan observasi dan wawancara. Karena penelitian ini
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
4/29
58
bersifat sangat terbatas dan hanya melakukan penelitian pada beberapa divisi
di perusahaan. Dalam penelitian ini pertama penulis menilai dari kualitas
pelayanan mereka kepada penulis selama melakukan penelitian. Sikap staff
perusahaan selalu ramah dan siap dengan meluangkan waktu untuk jawab
pertanyaan penulis.
Integritas dan nilai etika berarti sikap seseorang dalam melakukan
wewenang dan tanggung jawabnya dengan baik dan sesuai dengan standar
yang ditetapkan perusahaan. Integritas dan nilai etika juga berhubungan
dengan tingkat kejujuran seseorang terhadap pekerjaannya dan kualitas dari
kinerjanya.
Dalam proses penelitian, ada beberapa pertanyaan dan data yang tidak
bisa dijawab dan diberikan oleh perusahaan, dikarenakan informasi tersebut
bersifat rahasia. Akibat dari keterbatasan data, maka penulis menjadi sedikit
kesulitan untuk melakukan penelitian secara detail.
Perusahaan telah membuat kebijakan yang sesuai dengan pratek bisnis
yang diharapkan. Salah satu contoh perusahaan memiliki buku pedoman
dalam bekerja yang diberikan ke masing-masing karyawan saat pertama kali
kerja. Di dalam buku pedoman terdapat penjelasan tentang visi dan misi
perusahaan, dengan adanya penjelasan itu diharapkan karyawan dapat
menjalankan pekerjaan dengan baik sehingga mencapai tujuan perusahaan.
Selain itu di buku pedoman tersebut juga dijelaskan sikap dan etika
karyawan yang harus dipatuhi saat bekerja, serta terdapat sanksi-sanksi yang
diberikan oleh perusahaan apabila karyawan melanggar etika perusahaan.
Dan dalam buku pedoman terdapat prosedur penjualan yang harus dijalankan
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
5/29
59
karyawan sesuai dengan urutannya. Serta harus dilakukan oleh masing-
masing divisi yang telah ditentukan oleh perusahaan.
b.
Komitmen terhadap kompetensi
Untuk mencapai tujuan entitas, manajemen ataupun karyawan dalam
perusahaan harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk
melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif. Manajemen pada PT. BESS
Finance telah memiliki pengetahuan dan keahlian yang memadai untuk
menjalan tugasnya sesuai dengan tugas dan wewenang masing-masing
manajemen. Hal ini dapat dilihat dalam perusahaan memiliki manajer tingkat
atas yang memiliki pengalaman dan keahlian dalam bidang pekerjaannya.
Dalam tahap kenaikan pangkat, biasanya perusahaan akan mengidentifikasi
keahlian dan pengalaman kerja sebagai timbangan kenaikan pangkat. Dengan
manajemen yang berpengalaman dan memiliki keahlian di bidang
pekerjaannya, maka manajemen dapat membuat keputusan yang baik dan
dapat mengurangi resiko yang akan terjadi.
Walaupun perusahaan telah membuat kebijakan kenaikan pangkat pada
manajemen, tetapi masih terdapat kekurangan yaitu tidak terdapat pelatihan
pengembangan karir kepada manajemen. Tujuan dari pelaksanaan pelatihan
ini untuk meningkatkan dan mengembangkan keterampilan atau keahlian
manajemen. Contoh pelatihan dapat diberikan kepada manajemen adalah
peningkatan jenjang pendidikan dan pelatihan sesuai dengan bidang
pekerjaannya.
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
6/29
60
c.
Filisofi dan Gaya Operasi Manjemen
Tindakan, sikap dan pendekatan dalam pengambilan keputusan oleh
manajemen sangat mempengaruhi mutu pengendalian internal. Perusahaan
memiliki komite kredit yang bertugas menganalisis data-data pelanggan dan
membuat keputusan persetujuan kredit. Keputusan persetujuan kredit ini akan
mempengaruhi tingkat kredit macet perusahaan. Namun dalam meletakkan
peran manajemen, perusahaan masih terdapat kekurangan yaitu gaya operasi
manajemen dalam PT. BESS Finance bersifat desentralisasi yang meletakkan
peran perencanaan dan pengendalian di tangan manajemen menengah dan
bawah. Dengan gaya operasi ini, pengendalian dalam perusahaan cenderung
rendah. Tetapi menurut perusahaan, gaya operasi ini tidak terlalu
mempengaruhi tingkat pengendaliannya.
d. Struktur Organisasi dan Pembagian Wewenang
Perusahaan telah memiliki struktur organisasi yang secara umum
bertujuan untuk memisahkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang
jelas untuk masing-masing divisi dan staff. Pengendalian internal pada
struktur organisasi dapat dilihat dari :
1.
Fungsi penjualan telah terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi
dilakukan oleh bagian Akuntansi sedangkan fungsi penjualan dilakukan
oleh bagian Account Officer. Hal tersebut sudah mencerminkan sebuah
pengendalian internal yang baik, sehingga dapat menghindari terjadinya
kecurangan dalam bentuk catatan akuntansi yang fiktif.
2.
Fungsi penjualan telah terpisah dari fungsi penerimaan kas. Fungsi
penjualan dilakukan oleh Account Officer sedangkan fungsi penerimaan
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
7/29
61
kas dilakukan oleh kasir. Hal tersebut sudah mencerminkan adanya
pengendalian internal yang baik.
3.
Fungsi penjualan telah terpisah dari fungsi kredit. fungsi kredit dilakukan
oleh Credit Analsyt sehingga persetujuan kredit tidak hanya di
laksanakan dalam satu fungsi.
4. Fungsi penjualan telah dilaksanakan lebih dari satu fungsi, sehingga
mampu meminimalisasikan kecurang atas transaksi dan salah pencatatan.
Namun dalam struktur organisasi dan pembagian wewenang pada PT.
BESS Finance masih terdapat kekurangan, yaitu belum terdapat uraian
wewenang dan tanggung jawab secara tertulis. Pada PT. BESS Finance belum
terdapat uraian wewenang dan tanggung jawab secara tertulis. Selama ini
setiap bagian melaksanakan pekerjaannya berdasarkan perintah secara lisan
dari atasan mereka.
Seharusnya suatu perusahaan yang baik itu harus memiliki uraian
wewenang dan tanggung jawab dari setiap bagian yang terdapat dalam
struktur organisasi secara tertulis. Selama ini tidak adanya uraian wewenang
dan tanggung jawab secara tertulis dikarenakan perusahaan menganggap
bahwa uraian wewenang dan tanggung jawab secara tertulis itu tidak penting,
perusahaan lebih mengutamakan karyawan harus mampu mengerjakan
perintah dari atasan dengan baik dan selesai dengan tepat waktu.
Akibatnya setiap karyawan tidak mengetahui tugas umumnya dan
batasan pekerjaannya. Karena itu bisa saja karyawan melaksanakan pekerjaan
lebih dari tanggung jawabnya atau sebaliknya karyawan tidak melakukan
pekerjaan yang seharusnya dikerjakan, karena tidak di erintah oleh atasan
maka karyawan tidak melaksanakannya.
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
8/29
62
Sebaiknya disamping adanya struktur organisasi tertulis, perusahaan juga
harus memiliki uraian wewenang dan tanggung jawab setiap bagian yang ada
di struktur organisasi secara tertulis dan diberikan ke masing-masing
karyawan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya. Tujuan dari
uraian wewenang dan tanggung jawab tertulis agar pengendalian pada
struktur organisasi dapat berjalan dengan baik sesuai dengan batasan masing-
masing bagian dan dapat menghindari terjadinya perangkapan tugas atau
karyawan tidak melakukan pekerjaan yang seharusnya dikerjakan.
e.
Kebijakan dan Praktek Sumber Daya Manusia
Secara umum, perusahaan telah melakukan proses seleksi pada saat
penerimaan karyawan baru di dalam perusahaan. Proses seleksi ini bertujuan
untuk mendapatkan karyawan-karayawan yang berkualitas dan kompeten
dalam melaksanakan tugasnya. Dalam proses seleksi ini, perusahaan hanya
melakukan proses wawancara yang bertujuan untuk mengetahui latar
belakang pendidikan maupun tentang sikap dan perilaku calon karyawan
tersebut.
Dari hasil wawancara terlihat beberapa poin penting yang dapat dibahas
lebih lanjut. Di bawah ini penulis akan memaparkan beberapa pelaksanaan
kebijakan dan praktik sumber daya manusia oleh perusahaan :
1.
Proses seleksi penerimaan karyawan.
Dalam proses penerimaan karyawan perusahaan hanya melakukan proses
wawancara. Dengan begitu perusahaan hanya mendapatkan informasi
latar belakang pendidikan, dan sikap perilakunya saja. Tetapi perusahaan
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
9/29
63
tidak mengetahui kemampuan dan kompetensi calon karyawannya
terutama untuk karyawan baru dibidang akuntansi, keuangan dan
penjualan.
Seharusnya pada saat proses penerimaan karyawan baru, perusahaan
harus melakukan seleksi dengan tes tertulis dan memberikan pelatihan
untuk mendapatkan karyawan yang ahli dan kompeten dalam bidang
pekerjaan yang sedang dilamar. Dengan keadaan yang seperti itu,
seringkali perusahaan mendapatkan karyawan yang kemampuan kurang
memadai dalam menjalankan tugas, sehingga karyawan tersebut dalam
melaksanakan tugasnya kurang maksimal dan hasil kerjaanya jadi kurang
baik. Dengan kondisi itu, perusahaan memerlukan waktu untuk
memberikan bimbingan agar karyawan tersebut dapat melaksanakan
tugas dengan baik. Kondisi tersebut membuat efektivitas dan efisiensi
perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya jadi berkurang.
Untuk itu, sebaiknya pada saat seleksi penerimaan karyawan baru,
perusahaan melakukan tes tertulis dan memberikan pelatihan yang sesuai
dengan bidang pekerjaan yang di lamar, seperti untuk penerimaan
karyawan bagian akuntansi, dengan memberikan tes tentang pengetahuan
akuntansi dasar. Tes tersebut dapat menilai kemampuan karyawan dalam
bidang pekerjaannya. Pelatihan dapat mengembangkan pengetahuan,
keahlian dan kemampuan karayawan baru. Dengan begitu perusahaan
akan mendapatkan karyawan yang lebih berkualitas sehingga dapat
menjaga efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan
berjalan dengan lancar.
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
10/29
64
2.
Terdapat sanksi-sanksi atas pelanggaran peraturan perusahaan.
Perusahaan telah berusaha mencegah adanya kecurangan ataupun
ketidakdisiplinan karyawan dengan memberikan sanksi-sanksi atas
pelanggaran. Contoh : karyawan yang melakukan penggelapan uang kas,
saat pertama kali ketahuan karyawan tersebut akan diberi surat teguran,
skorsing dan harus mengganti kekurangan tersebut. Jika uang tersebut
tidak diganti maka karyawan akan diserahkan ke pihak polisi. Selain dari
kasus tersebut masih ada kasus pelanggaran yang sering dilakukan
karyawan yaitu terlambat masuk kerja, hal ini terjadi karena perusahaan
tidak membuat daftar hadir agar jam masuk dan pulang kerja karyawan
dapat diketahui. Maka penulis menyarankan untuk perusahaan membuat
daftar hadir untuk mencegah karyawan maupun manajer perusahaan yang
telat masuk kerja ataupun pulang sebelum jam pulang kerja, dan
perusahaan harus membuat sanksi tambahan untuk karyawan yang telat
masuk kerja, contohnya jika karyawan datang telat maka karyawan tidak
akan mendapatkan bonus kerajinan ataupun jika telat maka gaji karyawan
akan di potong sesuai dengan lama telat. Jika dalam sebulan karyawan
telat lebih dari 3 kali, maka akan di beri surat teguran.
3.
Perusahaan memiliki kebijakan bonus khusus.
Perusahaan mempunyai kebijakan khusus bagi Account officer yang
bertugas menerima pesanan konsumen dari dealer. Kebijakan khusus ini
seperti pemberian bonus atas transaksi yang dilakukan, dengan minimal 1
bulan AO harus memproses 100 transaksi dan minimal 30 transaksi yang
berhasil. Jika AO tidak mencapai minimal yang ditentukan, maka AO
tidak akan mendapatkan bonus tersebut.
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
11/29
65
Namun menurut penulis kebijakan ini kurang efektif dalam memotivasi
karyawan. Seharusnya selain dapat bonus jika mencapai minimal,
perusahaan juga memberikan bonus atas setiap transaksi yang diproses
berhasil. Karena tidak semua karyawan dapat mencapai target yang
ditentukan oleh perusahaan, sehingga akan memicu karyawan untuk
melakukan kecurang dengan membuat data fiktif konsumen agar
konsumen dapat diterima persetujuan kreditnya. Hal ini akan
mengakibatkan konsumen yang seharusnya tidak layak diberikan kredit,
tapi mendapatkan persetujuan kredit dan itu juga akan mengakibatkan
kredit macet perusahaan semakin tinggi.
IV.2.2. Evaluasi Penilaian Resiko
Dalam pelaksanaan pengendalian internal perlu dilakukan penetapan
atau perkiraan resiko untuk pelaporan keuangan. Sehingga laporan keuangan
yang dibuat sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum dalam
pencapaian tujuannya. Dari pengamatan dan wawancara yang dilakukan oleh
penulis, ada beberapa pengendalian internal atas resiko yang mungkin timbul :
1. Prosedur kenaikan jabatan secara reguler.
Perusahaan memiliki prosedur kenaikan jabatan secara reguler.
Pelaksanaan kenaikan jabatan secara reguler ini untuk memberikan
kesempatan bagi setiap karyawan untuk meningkatkan kemampuan
bekerja serta memperluas jenjang karirnya. Selain itu perusahaan juga
mengharapkan dari prosedur ini dapat mengetahui kemungkinan-
kemungkinan kecurangan yang dapat terjadi dan menghindari karyawan
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
12/29
66
jenuh dengan pekerjaan itu, tetapi pelaksanaan kenaikan jabatan ini
hanya dilakukan pada bagian-bagian tertentu. Prosedur kenaikan jabatan
hanya dilakukan pada manajemen dan karyawan di kantor pusat.
Prosedur ini dilakukan setiap akhir tahun yang dilakukan bersamaan
dengan kenaikan gaji manajemen dan karyawan.
2. Adanya kebijakan pemberian polis asuransi atas setiap transaksi.
Perusahaan memiliki kebijakan pemberian polis asuransi untuk setiap
transaksi penjualan kredit, sehingga jika terjadi kecurangan atas transaksi
penjualan perusahaan akan melakukan klaim ke perusahaan asuransi.
3.
Penerimaan kas dari kantor cabang.
Perusahaan telah menetapkan kebijakan kepada seluruh cabang PT.
BESS Finance untuk mengirimkan Laporan Harian Penerimaan Kas
kepada Cash In setiap hari sebelum jam 5 sore dan pengiriman uang kas
untuk masing-masing cabang paling telat H+1 sebelum jam 12 siang.
Besok pagi staff Cash In akan mengecek apakah Laporan Harian
Penerimaan Kas telah dikirim dan mengecek bukti setoran transferan
oleh cabang pada mutasi rekening dengan menggunakan klikbca. Untuk
cabang yang sudah mengirimkan uang dan mentransfer uang kas ke
rekening kantor pusat, staff Cash In akan melakukan check list pada
sistem sebagai tanda kewajiban penyetoran uang kas cabang tersebut
telah dilakukan. Jika ada cabang yang belum mengirim Laporan Harian
Penerimaan Kas dan mentransfer uang pada rekening kantor pusat, maka
staff Cash In akan menelepon ke cabang tersebut. Kebijakan ini
dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya kecurangan seperti bagian
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
13/29
67
kasir tidak mentransfer uang kas pada kantor pusat atau terjadi selisih
antara uang yang di transfer dengan Laporan Harian Penerimaan Kas.
Dari hasil pengamatan dan wawancara penulis menemukan beberapa
kekurangan pengendalian yang beresiko :
1. Tidak ada kebijakan Limit Kredit di perusahaan.
Perusahaan dalam pemberian persetujuan kredit tidak menetapkan limit
kredit bagi konsumen, perusahaan hanya mengecek data konsumen
dalam data Blacklist dan analisa kelayakan data. Perusahaan dalam
bidang multi finance dalam pemberian kredit kepada konsumen, perlu
menetapkan limit kredit bagi konsumen. Tujuan dari penerapan kebijakan
limit kredit ini untuk menilai kelayakan konsumen yang akan dibiayai
dan untuk menentukan kemampuan calon konsumen dalam membayar
kembali pinjamannya sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati
dalam kontrak perjanjian.
PT. BESS Finance tidak menetapkan kebijakan ini dikarenakan
perusahaan merasa konsumen yang tidak masuk dalam data Blacklist
adalah konsumen yang mempunyai kemampuan dalam membayar
angsuran kredit. Jadi perusahaan tidak menetapkan kebijakan limit kredit.
Akibatnya adalah tingginya kemungkinan bahwa akan adanya piutang
tak tertagih bagi perusahaan yang secara langsung akan merugikan
finansial bagi perusahaan.
Dari penilaian resiko ini rekomendasi yang dapat diusulkan dari penulis
adalah perusahaan perlu menetapkan kebijakan limit kredit bagi
konsumen. Penetapan kebijakan ini dapat dilakukan untuk konsumen
baru maupun konsumen lama. Kebijakan limit kredit ini dapat dilakukan
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
14/29
68
dengan cara pendapatan konsumen dikurangi pengeluaran konsumen
yang akan menghasilkan pendapatan bersih dan dibandingkan dengan
angsuran bulanan. Jika besar angsuran lebih kecil atau sama dengan 30%
dari hasil pendapatan bersih konsumen, maka persetujuan kredit ini dapat
diterima dan dilanjutkan ke tahap pencatatan data konsumen. Penetapan
limit kredit bertujuan untuk mengetahui kemampuan konsumen
membayar kembali pinjamannya dan dapat mengurangi kredit macet
yang akan merugikan perusahaan serta menurunkan kinerja perusahaan.
Selain menetapkan kebijakan limit kredit, perusahaan juga perlu
memperketat pengecekan kebenaran data-data dari konsumen agar
terhindari adanya data fiktif konsumen dan perusahaan perlu
meningkatkan pembinaan terhadap account officer untuk menghindari
tindakan pemalsuan data.
2. Analisa kredit dan kelayakan data.
Dalam proses Credit Analyst , staff Credit Analyst melakukan analisa
dengan lima kriteria pada aplikasi kredit, yaitu nama calon debitur,
no.KTP, tanggal lahri, nama ibu kandung dan alamat rumah. Jika KTP
dan alamat rumah diganti maka konsumen dapat lolos dalam proses
pengecekan pada data Blacklist, karena data yang diganti oleh konsumen
belum masuk kedalam data Blacklist. Setelah tahap Credit Analyst data
konsumen akan dilakukan proses analisa kelayakan data.
Melalui hasil observasi dapat diketahui dalam proses analisa kelayakan
data terdapat data fiktif konsumen, yaitu pemalsuan data yang dilakukan
oleh staff Account Officer untuk dapat mencapai target penjualan yang
ditetapkan perusahaan. Staff Account Officer melakukan pemalsuan data
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
15/29
69
konsumen dengan cara mengganti jumlah pendapatan konsumen agar
perbandingan pendapatan dan jumlah angsuran memenuhi kriteria
scoring system, yaitu sistem pengecekan kelayakan pemberian kredit
dengan memberikan nilai skor pada kriteria yang telah ditetapkan. Selain
dari mengganti jumlah pendapatan konsumen, keterangan rumah juga
bisa diganti, seperti rumah kontrakan atau kos staff Account Officer dapat
mengkonfirmasi ke staff Credit Analyst bahwa rumah konsumen adalah
milik konsumen bukan kontrakan atau kos, karena konsumen tidak
melampirkan sertifikat rumah untuk perusahaan, sertifikat ini hanya
dicek oleh staff Account Officer.
Dari kasus ini, penulis memberikan beberapa saran perbaikan dalam
syarat-syarat dalam pengajuan kredit. Dalam tahap pengajuan
permohonan kredit pad PT. BESS Finance konsumen harus memenuhi
beberapa persyaratan adalah :
a.
Konsumen berusia 21 sampai 55 tahun atau yang berusia dibawah 21
tahun tetapi sudah bekerja minimal 2 tahun.
b. Konsumen harus memiliki pekerjaan atau usaha tetap dan jelas dengan
minimal 1 tahun bekerja.
c.
Apabila ada pengajuan kredit dari konsumen yang sudah pernah
melakukan kredit atau sedang melakukan kredit, maka perlu dianalisa
history payment konsumen tersebut, apakah pembayaran angsuran
lancar setiap bulannya atau sering tersendat-sendat.
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
16/29
70
Disamping persyaratan umum, terdapat beberapa persyaratan dokumen
yang harus dipenuhi, yaitu :
a.
KTP. KTP yang dilampirkan adalah KTP pemohon dan
suami/istrinya. Agar dapat digunakan dalam proses pengecekan pada
kriteria data blacklist .
b. Kartu keluarga. Kartu keluarga dapat digunakan untuk menganalisa
jumlah keluarga, jumlah tanggungan yang harus dibiayai serta
menganalisa kebenaran pemohon memiliki hubungan kekeluargaan
dengan penjamin jika diperlukan.
c.
Slip gaji / surat keterangan penghasilan. Surat keterangan penghasilan
dapat digunakan untuk mencocokan jumlah pendapatan yang diakui
pada lembaran isi permohonan pinjaman.
d. Bukti kepemilikan rumah. Bukti kepemilikan rumah ini digunakan
untuk mengetahui kebenaran rumah itu milik konsumen atau
kontrakan. Dengan ada bukti kepemilikan rumah ini, staff Account
Officer tidak dapat membuat data palsu konsumen.
e. Rekening tabungan / rekening koran. Untuk mengetahui jumlah
tabungan konsumen dan menganalisa keluar masuk uang konsumen.
3.
Perangkapan fungsi
Melalui hasil observasi dalam struktur organisasi, terdapat perangkapan
tugas, yaitu Head Operation sebagai kasir dan juga melakukan
pengawasan divisi di bawahnya. Oleh karena hal ini, kemungkinan
terjadi kecurangan dalam kas sangat besar. Karena semua tugas
pengawasan, pencatatan, penerimaan dan penyerotan kas dilakukan oleh
satu fungsi yaitu kasir / Head Operation. Rekomendasi yang diusulkan
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
17/29
71
penulis adalah dengan membedakan tugas wewenang staff pengawasan
dengan staff pencatatan, staff penerimaan kas dan staff penyerotan kas,
serta penambahan staff pada struktur organisasi PT. BESS Finance
kantor cabang. Pada usulan ini terdapat perubahan dan penambahan
bagian pada struktur organisasi kantor cabang PT. BESS Finance.
Sehingga struktur organisasi yang diusulkan sebagai berikut :
1.3 Gambar struktur organisasi PT. BESS Finance yang diusulkan
Setelah mengalami perubahan dan penambahan bagian pada struktur
organisasi, uraian tugas menjadi sebagai berikut pada bagian yang
dirubah dan ditambahkan :
-
Head Operation adalah orang yang bertanggung jawab mengawasi
divisi dibawahnya dan kegiatan operasional di dalam kantor cabang.
-
Kasir adalah orang yang bertanggung jawab menerima kas dari teller
dan collector , membuat laporan harian penerimaan kas, menyimpan
uang kas pada brankas dan menyetor uang kas ke bank.
- Adm. Collection adalah orang yang bertanggung jawab memeriksa
dokumen, mengarsip dokumen dan melakukan pengawasan terhadap
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
18/29
72
collector . Tanggung jawab yang akan ditambahkan adalah setiap hari
membuat daftar piutang yang akan ditagih oleh kolektor, dan
membuat kwitansi tagihan dengan 3 rangkap. Rangkap 1 diberikan
kepada konsumen, rangkap 2 di arsip untuk Adm. Collection, rangkap
3 diberikan kepada Head Collector .
- Collector adalah orang yang bertanggung jawab melakukan penagihan
untuk konsumen yang pembayaran angsuran telat.
Dengan ada penambahan staff kasir, diharapkan dapat mengurangi
kecurangan pada uang kas perusahaan.
4.
Over Due penyitaan motor.
Perusahaan menetapkan over due 150 hari / 5 bulan konsumen tidak
melakukan pembayaran objek pembiayaan akan disita oleh perusahaan.
Dari kebijakan ini penulis memberikan saran untuk perusahaan agar
merubah jumlah hari keterlambatan menjadi 90 hari / 3 bulan. Karena
untuk jangka waktu penunggakan 150 hari itu kelamaan, perusahaan
memerlukan perputaran dana agar dapat melakukan kegiatan operasional,
jika perusahaan memberikan waktu penyitaan kelamaan, motor tersebut
dapat dijual ke pihak kedua tanpa BPKB dan akan memperlambat
perputaran dana perusahaan.
5.
Penetapan harga jual motor sitaan.
Dalam penetapan harga jual motor sitaan, PT. BESS Finance
memberikan tanggung jawab pada masing-masing Branch Manager di
kantor cabang untuk melakukan lelang kepada masyakarat umum
maupun karyawan perusahaan itu sendiri. Penetapan harga motor bekas
hasil sitaan ini harganya bisa 30%-50% lebih murah ketimbang harga
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
19/29
73
dipasar. Dalam penilaian resiko dalam penetapan harga jual motor bekas
hasil sitaan ini, penulis menemukan adanya kasus yang dapat merugikan
aset perusahaan yaitu penetapan harga jual tidak diotorisasi oleh staff di
kantor pusat dan harga jual motor bekas terlalu rendah. Penetapan harga
jual terlalu rendah, akan mengakibatkan perusahaan harus menombok
kerugian serta merusak harga pasaran motor bekas antar finance. Saran
dari penulis, perusahaan perlu menetapkan harga motor bekas ini sesuai
harga pasaran dan sebelum motor dijual, harus diotorisasi oleh GM
Operation dengan mencantumkan data pembeli serta harga jual motor.
GM Operation menganalisa apakah motor tersebut boleh dijual dengan
harga segitu atau tidak. Selain itu perusahaan juga dapat menjual motor
bekas tersebut ke dealer-dealer yang bekerjasama dengan PT. BESS
Finance.
6. Pembayaran angsuran.
Dalam cara pembayaran angsuran PT. BESS Finance menyediakan dua
cara pembayaran yang akan dipilih saat konsumen dilakukan survei oleh
Account Officer . Cara pembayaran bisa melalui loket dan ditagih oleh
collector. Namun penulis menyarankan kepada perusahaan untuk
menyediakan cara pembayaran via transfer ke rekening perusahaan atau
pembayaran melalui Pos. Kedua cara ini akan menghemat karyawan
bagian Collector dan mempermudah konsumen melakukan pembayaran.
Dengan menambah cara pembayaran ini diharapkan akan mengurangi
kredit macet karena konsumen yang sibuk tidak bisa membayar angsuran
ke teller, dan menghemat beban gaji perusahaan. Selain itu, hal ini dapat
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
20/29
74
mengurangi kesempatan bagian Collector untuk menggelapkan kas
perusahaan.
IV.2.3. Evaluasi Sistem Informasi dan Komunikasi
Perusahaan telah terdapat sistem akuntansi yang cukup memadai
dengan adanya prosedur-prosedur yang memperlihatkan bagaimana proses
penjualan kredit dijalankan. Pelaksanaan yang dilakukan oleh perusahaan
yang berhubungan dengan informasi dan komunikasi adalah sebagai berikut :
1.
Perusahaan memiliki sistem dan prosedur yang mengatur jalannya
aktivitas penjualan kredit. Didalam sistem dan prosedur penjualan kredit
dijelaskan dari proses pengajuan dan persetujuan kredit sampai proses
kontrak. Sistem dan prosedur ini telah di sosialisasikan kepada bagian-
bagian yang menjalankan tugasnya sesuai dengan tugas-tugas yang telah
ditetapkan oleh perusahaan dan harus dipatuhi oleh karyawan
perusahaan.
2.
Didalam perusahaan, antara atasan dan bawahan saling berhubungan
baik, hal ini terlihat bawahan memberikan masukan atau pendapat
kepada atasannya, dan atasan mempertixmbangkan masukan atau saran
tersebut, dan begitu sebaliknya, atasan juga memberi masukan dan
motivasi kepada bawahannya. Hal ini dilakukan untuk menciptakan
suasana nyaman di dalam perusahaan sehingga personel dalam
perusahaan dapat bekerja dengan baik.
Berdasarkan observasi dan wawancara, penulis menemukan
kelemahan pada proses informasi perusahaan, yaitu kekurangan data dalam
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
21/29
75
proses analisa kredit. Dalam proses analisa kredit, fungsi kredit menganalisa
data konsumen ke dalam data blacklist , untuk mendapatkan informasi apakah
konsumen tersebut sudah masuk data blacklist , jika iya maka konsumen akan
ditolak. Namun, data blacklist yang dimiliki perusahaan masih sedikit,
sehingga tidak dapat memaksimalkan proses analisa kredit tersebut.
Pada umumnya, perusahaan finance harus memiliki data blacklist
yang memadai yang digunakan untuk pengambilan keputusan persetujuan
kredit. Kekurangan data ini dikarenakan perusahaan masih tergolong
perusahaan baru, maka data-data yang dimiliki belum terlalu banyak. Akibat
kekurangan data ini, masalah kredit macet perusahaan tidak dapat
diminimalisasikan atau dihindari. Masalah kredit macet ini juga akan
mempengaruhi kinerja perusahaan dan mempersusah perusahaan untuk
mendapatkan dana dari investor luar. Sebaiknya perusahaan menambah data-
data blacklist dan memperketat pengecekan data konsumen agak dapat
mengurangi kredit macet.
IV.2.4 Evaluasi Aktivitas Pengendalian Internal
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dapat
membantu manajemen melakukan tugasnya. Aktivitas tersebut memastikan
bahwa tindakan yang diperlukan untuk mengatasi resiko dalam pencapaian
tujuan perusahaan. Evaluasi terhadap aktivitas pengendalian internal yang
akan dibahas penulis adalah meliputi :
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
22/29
76
A.
Evaluasi terhadap pemisahan tugas yang memadai
Pembagian struktur organisasi merupakan salah satu unsur dari
pengendalian internal yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas. Pemisahan tugas memastikan bahwa seseorang melaksanakan tugas
sesuai dengan yang seharusnya, dan tidak melaksanakan tugas dengan tidak
seimbang. Melaksanakan tugas tidak seimbang akan memungkinkan bagi
karyawan untuk melakukan kecurangan dan menutupinya.
Untuk melakukan evaluasi pada aktivitas pengendalian internal, maka
dibutuhkan keterkaitan fungsi-fungsi yang saling berhubungan dalam
menjalankan penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas yang sedang
berjalan di dalam perusahaan. Secara khusus dalam evaluasi terhadap
pemisahan tugas, perlu diketahui fungsi-fungsi apa saja yang harus
dipisahkan agar tidak terjadi kecurangan.
Melalui wawancara penulis, serta prosedur yang diberikan perusahaan,
penulis menemukan beberapa fungsi yang sudah mendapat pemisahan tugas
dengan baik dan telah sesuai dengan teori yang ada, yaitu :
1.
Fungsi penjualan telah terpisah dengan fungsi kredit.
Pada sistem penjualan kredit perusahaan, fungsi penjualan dan fungsi
kredit telah terpisah. Fungsi penjualan dilakukan oleh bagian account
officer , sedangkan fungsi kredit dilakukan oleh komite kredit.
Pemisahan tugas kedua fungsi ini bermaksud untuk menciptakan
pengecekan internal terhadap transaksi penjualan kredit. Dalam transaksi
penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk menjual
barang sebanyak-banyaknya, seringkali mengabaikan dapat ditagih atau
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
23/29
77
tidaknya piutang tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan oleh
fungsi kredit sebelum transaksi penjualan kredit disetujui. Fungsi kredit
ini memiliki wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada
konsumen. Dengan adanya dua fungsi terpisah, maka pengendalian
internal akan lebih mudah dilakukan.
2. Fungsi akuntansi telah terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi
penerimaan kas.
Pada sistem penerimaan kas perusahaan, fungsi akuntansi telah terpisah
dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas. Fungsi penagihan di
perusahaan di lakukan oleh teller atau collector yang bertanggung jawab
untuk menagih piutang konsumen yang telah jatuh tempo, dan uang akan
di serahkan ke bagian kasir untuk disimpan dan di setor ke bank.
Sedangkan bagian akuntansi bertanggung jawab mencatat laporan
penerimaan kas yang diserahkan dari bagian kasir.
Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan penulis, ditemukan masih ada
beberapa kelemahan yang terdapat dalam sistem penjualan, piutang dan
penerimaan kas pada PT. BESS Finance, yaitu :
1. Fungsi penerimaan kas belum terpisah dari fungsi pencatatan.
Pada prosedur penjualan kredit dan penerimaan kas perusahaan, fungsi
penerimaan kas dan fungsi pencatatan belum dipisahkan. Fungsi
penerimaan kas dan fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian kasir.
Semestinya fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi pencatatan.
Fungsi penerimaan kas dilakukan oleh bagian kasir, sedangkan fungsi
pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi.
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
24/29
78
Kondisi ini terjadi karena perusahaan merasa dalam hal penerimaan kas
dan pencatatan tidak perlu di pisahkan. Dan untuk mempersingkat
prosedur pada penjualan kredit.
Akibatnya dengan tidak ada pemisahaan tugas ini, adanya kemungkinan
kasir menerima uang kas dan tidak mencatatnya sebagai penjualan. Atau
kasir menunda pencatatan penjualan.
Rekomendasi yang dapat diusulkan dari penulis adalah perusahaan
sebaiknya melakukan pemisahan fungsi antara penerimaan kas dengan
pencatatan dengan tujuan untuk mengantisipasi adanya kasus penundaan
pencatatan penerimaan kas, menggunakan kas yang diterima untuk
kepentingan pribadi, dan menutupi kecurangnya dengan cara mencatat
penerimaan kas tersebut dari konsumen lain.
2. Fungsi penerimaan kas belum dipisahkan dari fungsi penyetoran kas ke
bank.
Pada PT. BESS Finance proses penerimaan kas dan penyetoran kas ke
bank, perusahaan dilakukan oleh 1 personal. Maka bagian kasir
merangkap dua tugas yang seharusnya terpisah. Pada umumnya
perusahaan yang memiliki pengendalian internal yang baik, harus
memiliki 2 staff bagian kasir. Masing-masing personal mempunyai
tanggung jawab yang berbeda. Suatu fungsi tidak boleh diberikan
tanggung jawab penuh untuk melakukan semua tahap suatu transaksi.
Penulis mengusulkan agar perusaahan merekrut karyawan baru yang
akan ditempatkan pada bagian kasir, dan tanggung jawab bagian kasir
dibagi menjadi dua, yaitu kasir A bertanggung jawab atas penerimaan kas
dan membuat laporan harian penerimaan kas setiap hari yang akan
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
25/29
79
diotorisasi oleh bagian Cash In, dan kasir B bertanggung jawab menyetor
uang sepenuhnya sesuai dengan laporan harian penerimaan kas ke bank,
setelah itu bagian kasir akan menyerahkan bukti setoran tunai ke bagian
Cash In sebagai dokumen pendukung untuk mempercepat pengecekan
pada staff Cash In. Dengan ada dua staff kasir, diharapkan kecurangan
atau kesalahan dalam pembuatan laporan penjualan harian dengan uang
yang disetor ke bank, karena ada dua staff kasir yang dapat saling
mengecek. Hal ini juga dapat memaksimalkan pengendalian internal pada
penjualan dan penerimaan kas.
B. Evaluasi terhadap otorisasi yang sesuai dari transaksi dan aktivitas
Otorisasi perlu dilakukan karena setiap transaksi harus disahkan dengan
benar untuk mewujudkan pengendalian internal yang memadai. Setiap
transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari manajer yang berwewenang.
Catatan, formulir dan dokumen merupakan media yang digunakan untuk
merekam dan mencatat terjadinya transaksi. Oleh karen itu, penggunaannya
harus diawasi dengan otorisasi dengan jelas dan sesuai.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis menemukan bahwa
otorisasi yang sesuai dengan transaksi dan aktivitas telah berjalan dengan
baik dan sesuai teori yang ada, yaitu :
1.
Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan.
Transaksi penjualan kredit pada PT. Bess Finance, berdasarkan prosedur
yang diberikan dapat diketahui proses penjualan berawal dari dealer
menghubungi account officer untuk mengajukan PPSA (pemohonan
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
26/29
80
pembiayaan secara angsuran) dengan memberikan data-data konsumen,
setelah itu account officer akan melakukan survei ke rumah konsumen.
Dari proses pengajuan dan persetujuan kredit ini, account officer tidak
mencatat penjualan pada surat order, dikarenakan PT. Bess Finance
hanya menyediakan dana jika pengajuan dan persetujuan kredit diterima,
perusahan tidak memiliki produk. Sehingga account officer tidak perlu
mencatat pada surat order dan diotorisasi.
2. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit.
Proses persetujuan kredit ini dilakukan oleh fungsi kredit untuk
mengurangi resiko tidak tertagihnya piutang maka perlu dilakukan
analisa kredit yang di lakukan oleh komite kredit.
3.
Terjadi piutang tidak diotorisasi oleh fungsi penagihan.
Pada PT. Bess Finance, yang melakukan fungsi penagihan adalah teller
dan collector . Teller dan Collector melakukan penagihan atas piutang
yang telah jatuh tempo sesuai dengan kwitansi yang diberikan bagian
kasir. Teller dan Collector tidak berwewenang atas otorisai terjadi
piutang.
C.
Evaluasi terhadap pengendalian fisik atas aset dan catatan
Cara pengendalian internal yang baik dalam perlindungan aset dan
catatan adalah dengan menyediakan perlindungan fisik. Pengendalian fisik
atas aset dan catatan ini sudah diterapkan dalam perusahaan, yaitu sebagai
berikut :
1.
Dokumen-dokumen atau catatan-catatan pendukung dalam aktivitas
penjualan kredit sudah disimpan dengan baik dan rapi oleh masing-
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
27/29
81
masing bagian di dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas
dokumen dan catatan tersebut.
2.
Dalam perusahaan terdapat satpam yang bertugas untuk menjaga
keamanan perusahaan. Bagi yang tidak berhak tidak diperbolehkan
masuk ke dalam kantor, kecuali sudah membuat janji dengan staft di
kantor. untuk tamu yang datang ke kantor di haruskan untuk menuliskan
nama, alamat serta no. Telpon yang bisa dihubungi berguna untuk
mendata tamu yang datang keperusahaan.
3. Perusahaan telah membatasi data-data yang diakses. Data blacklist hanya
boleh diakses oleh komite kredit dan administrasi kredit untuk
menganalisa kredit. Untuk menginput jurnal dan laporan lain, yang
berwewenang hanya bagian akuntansi.
IV.2.5. Evaluasi Pemantauan
Pemantauan merupakan suatu proses yang menilai kualitas kinerja
pengendalian internal. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh
penulis pada perusahaan, penulis dapat menemukan beberapa hal terkait
penerapan pemantauan perusahaan yang telah dilakukan dengan baik pada
transaksi penjualan, piutang dan penerimaan kas :
1.
Pemeriksaan kelengkapan dokumen.
Dari hasil wawancara, dapat diketahui perusahaan telah melakukan
pemeriksaan secara berkala atas kelengkapan dokumen. Contohnya pada
tahap pengajuan kredit, jika konsumen belum melampirkan data-data
konsumen dengan lengkap, maka account officer akan meminta data
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
28/29
82
lengkapnya. Data tersebut yang akan digunakan melakukan analisa
kredit.
2.
Perusahaan telah menetapkan sanksi atas pelanggaran.
Berdasarkan hasil wawancara, dapat diketahui bahwa perusahaan telah
menetapkan sanksi – sanksi yang berguna untuk mencegah dan
menanggulangi pelanggaran yang mungkin dilakukan oleh karyawan.
Didalam buku pedoman dijelaskan dengan lengkap tentang langgaran
dan sanksi yang diberikan jika karyawan melakukan pelanggaran.
Adapun peringatan atau langgaran atas kesalahan :
-
Teguran / peringatan lisan
Teguran / peringatan lisan diberikan oleh atasan atau pimpinan yang
berwewenang untuk kesalahan atau pelanggaran yang bersifat ringan
atau umum. Contoh : karyawan yang telat masuk kerja akan diberi
teguran.
-
Surat teguran
Surat teguran ini diberikan oleh atasan atau pimpinan yang
berwewenang. Surat teguran ini diberikan untuk pelanggaran yang
bersifat berat. Contoh pemalsuan data konsumen, agar persetujuan
kredit konsumen dapat diterima.
- Skorsing
Skorsing akan diberikan oleh atasan atau pimpinan yang
berwewenang untuk pelanggaran yang bersifat merugikan
perusahaan. Contoh : pencurian uang kas.
-
8/17/2019 2011-2-00093- AK BAB IV NEW.pdf
29/29
Dengan adanya sanksi-sanksi tersebut, perusahaan mengharapkan
karyawan dapat bertindak dengan lebih profesional dan jujur dalam
pekerjaannya.
3. Manajemen melakukan evaluasi dan perbaikan atas kebijakan dan
prosedur.
Berdasarkan hasil wawancara, dapat diketahui bahwa perusahaan secara
berkala akan melakukan evaluasi terhadap fungsi yang berkaitan dalam
transaksi penjualan untuk dapat mengetahui kinerja masing-masing divisi
dan kinerja para karyawan. Dan hasil evaluasi dapat dijadikan sebagai
pedoman untuk perbaikan kebijakan dan prosedur.