2006-2-00796-ak-bab 4.unlocked

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked

http://slidepdf.com/reader/full/2006-2-00796-ak-bab-4unlocked 1/24

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


51

Adapun tujuan pemeriksaan secara terinci adalah sebagai berikut:

1. Menilai ketaatan kegiatan pembelian dan pencatatan utang terhadap prosedur dan

kebijakan perusahaan yang berlaku.

2. Menilai efektifitas kegiatan pembelian dan pencatatan utang.

Pembelian dapat dikatakan efektif, jika barang dagang yang dibutuhkan tersedia

pada waktu yang tepat, dengan kualitas dan kuantitas yang sesuai permintaan dan

diterima di tempat yang tepat.

Sedangkan pencatatan utang yang efektif adalah jika pencatatan dilakukan tepat pada

saat terjadinya utang dan pada saat pembayaran dilakukan serta catatan yang

dihasilkan berkualitas yaitu menunjukkan saldo yang tepat pada kondisi saat itu.

3. Menilai efisiensi kegiatan pembelian dan pencatatan utang.

Pembelian dikatakan efisien jika biaya yang dikeluarkan dalam pembelian tersebut

dapat diminimalisir sedemikian rupa. Perolehan barang dengan harga wajar dan dari

supplier yang tepat tanpa harus mengorbankan kualitas.

Pencatatan utang dapat dikatakan efisien jika dikerjakan oleh satu bagian tertentu

dengan karyawan atau sumber daya yang bermutu dan menguasai bidang tersebut.

4. Memberikan saran-saran perbaikan yang diperlukan.

Dalam hal ini tujuan pemeriksaan pada dasarnya adalah mengevaluasi dan

memberikan saran-saran/rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang mungkin

terdapat dalam fungsi pembelian dan pencatatan utang.

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


52

Data-data yang berkaitan dengan pengendalian intern atas fungsi pembelian dan

pencatatn utang tidak hanya diperoleh melalui wawancara, tapi juga dilakukan

pengamatan atas kegiatan operasi pembelian dan pencatatan utang. Selain itu dibuat

sebuah kuesioner untuk membantu mempermudah dan memperjelas pemahaman atas

data-data terkait. Pertanyaan dalam kuesioner merupakan pertanyaan umum yang

bersifat objektif dan disertai dengan jawaban singkat atas masing-masing pertanyaan.

Bila pelaksanaan pegendalian intern atas pembelian dan pencatatan utang telah

cukup memadai dan sesuai kriteria pengendalian intern dalam standar pemerikasaan

akuntansi, maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern tersebut kuat. Namun

apabila yang terjadi adalah sebaliknya, maka dapat dikatakan pengendalian intern

tersebut lemah. Kuat dan lemahnya suatu sistem pengendalian intern akan dijadikan

tolok ukur bagi pemeriksa dalam menentukan luasnya pemeriksaan yang dilakukan.

Kuesioner dapat dijawab “Ya”, “Tidak”, dan “Tidak Tentu”. Jawaban “Ya”

menunjukkan adanya kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian atas pembelian dan

pencatatan utang yang dilakukan perusahaan. Jawaban “Tidak” menunjukkan kelemahan

dalam pengendalian atas pembelian dan pencatatan utang perusahaan. Sedangkan

jawaban “Tidak Tentu” menunjukkan bahwa kegiatan pembelian dan pencatatan utang

tidak dilakukan secara teratur.

Jawaban yang diperoleh dari kuesioner tersebut akan menggambarkan adanya

indikasi kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian atas pembelian dan pencatatan

utang yang selama ini ditetapkan perusahaan. Kelemahan yang ditemukan akan

dievaluasi dan diberikan saran-saran perbaikan. Hasil kuesioner akan tampak pada

halaman berikut:

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


53

PT MITRA MAKMURJAYA MANDIRI

Internal Control Questionnaire

Fungsi Pembelian dan Pencatatan Utang

PEMBELIAN

No. Pertanyaan Ya Ti

dak

Tidak

Tentu

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Apakah fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan?

Apakah sistem pembelian perusahaan terpusat pada satu

divisi atau unit tunggal organisasi?

Apakah Bagian Pembelian memiliki petunjuk/pedoman

kebijakan dan prosedur secara tertulis?

Apakah pelaksanaan kegiatan pembelian selalu mengikuti

pedoman kebijakan tersebut?

Apakah Bagian Pembelian memiliki anggaran pembelian?

Apakah setiap pembelian didasarkan pada permintaan

pembelian dari bagian yang membutuhkan?

Apakah dalam proses pembelian ini terdapat dokumen

pendukung seperti:

a. Surat Permintaan Barang

b.

Surat Penawaran Harga

c. Surat Pesanan Pembelian

Apakah dokumentasi pembelian disimpan oleh Bagian

Pembelian?

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


54

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

Apakah ada otorisasi dan tanda tangan oleh pejabat yang

berwenang dalam setiap dokumen:

a. Surat Permintaan Barang

b. Surat Pesanan Pembelian

Apakah permintaan pembelian dilakukan tepat waktu?

Berapa lama jangka waktu yang diperlukan untuk

memproses permintaan pembelian?

Jawab: 1 hari

Apakah untuk setiap pembelian selalu dipergunakan

pesanan pembelian?

Apakah setiap pesanan pembelian sebelum dikirim ke

supplier harus diotorisasi terlebih dahulu?

Apakah perusahaan pernah mengalami kelebihan atau

kekurangan persediaan?

Apakah tingkat pembelian ditetapkan dengan

memperhitungkan jumlah pesanan yang ekonomis?

Apakah bagian lain tidak diperbolehkan melakukan

transaksi pembelian?

Apakah pembelian melibatkan banyak supplier ?

Berapa banyak supplier yang terlibat?

Jawab: 1 supplier.

Apakah dalam pembelian ditetapkan jumlah

rupiah/harganya dengan supplier terkait?

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


55

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

Apakah dalam transaksi pembelian ini selalu

dipertimbangkan adanya syarat penawaran dengan supplier

seperti pengangkutan dan potongan harga?

Apakah dilakukan negosiasi harga dengan supplier ?

Apakah barang yang dipesan dari supplier selalu diterima

tepat waktu sesuai kebutuhan perusahaan?

Jika tidak, apakah ada prosedur tindak lanjut atas barang-

barang yang diterima tidak tepat waktunya?

Apakah diadakan penghitungan dan pengecekan fisik

barang terhadap surat jalan supplier ?

Apakah Bagian Pembelian selalu bekerja sama dengan

Bagian Gudang untuk pemantauan pengelolaan persedian

yang efektif?

Apakah Bagian Pembelian mempunyai hubungan yang baik

dengan departemen lainnya?

Apakah selalu dibuat laporan pembelian setiap bulannya?

Apakah ada seorang pejabat berwenang yang selalu

mengevaluasi laporan pembelian itu dengan seksama?

Apakah Bagian Pembelian sebelum melakukan pesanan

pembelian selalu memeriksa persediaan yang ada di kartu

stock ?

Apakah tembusan dokumen pembelian selalu diberikan

kepada bagian akuntansi?

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


56

UTANG DAGANG

No. Pertanyaan Ya Ti

dak

Tidak

Tentu

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Apakah Bagian Pencatatan Utang terpisah dari Bagian

Pembelian?

Apakah staf yang menangani kartu utang berbeda dengan

staf yang menangani pembelian?

Apakah perusahaan memiliki sistem pencatatan utang yang

terpusat pada satu divisi atau unit organisasi?

Apakah Bagian Pencatatan Utang memiliki

petunjuk/pedoman kebijakan dan prosedur secara tertulis?

Apakah dalam proses pencatatan utang terdapat dokumen:

a. Faktur dari pemasok

b. Kuitansi tanda terima uang dari pemasok

c.

Bukti kas keluar

Apakah dilakukan catatan akuntansi dalam prosedur

pencatatan utang perusahaan:

a. Register Cek (Check Register )

b. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register )

c. Kartu Utang

d. Jurnal Pengeluaran Kas

Apakah ada pemeriksaan oleh pejabat berwenang atas setiap

dokumen utang yang dibuat?

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


57

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

Apakah ada otorisasi dan tanda tangan oleh pejabat

berwenang atas dokumen:

a. Bukti kas keluar

b. Giro

Apakah bagian lain dalam perusahaan tidak dapat melakukan

pencatatan yang berhubungan dengan utang?

Apakah dokumen pencatatan utang disimpan oleh Bagian

Pencatatan Utang?

Apakah Bagian Pencatatan Utang selalu melakukan

pembayaran utang tepat waktu jatuh tempo utang?

Kapan prosedur pencatatan yang berhubungan dengan

pembayaran utang dilakukan?

Jawab: 1 minggu sebelum tanggal jatuh tempo utang,

dilakukan prosedur pembayaran, tapi tanggal giro

sesuai tanggal jatuh tempo utang.

Apakah semua pembayaran yang berkaitan dengan

pembelian persediaan dilakukan dengan cek/giro?

Apakah bukti yang bersangkutan dilampirkan pada cek yang

diajukan untuk ditanda tangani?

Apakah setelah pembayaran dokumen pendukung dicap

lunas?

Apakah ada pejabat khusus yang memegang buku bank?

Apakah copy bukti pembayaran dikirim ke bagian akuntansi?

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


58

18.

19.

Apakah saldo utang dagang diperiksa dan dianalisa oleh

petugas yang berwenang secara berkala?

Apakah diadakan pemisahan dokumen utang yang sudah

dibayar dengan yang belum dibayar?

Tabel IV.1. Kuesioner atas Pembelian dan Pencatatan Utang

Setelah dilakukan pemeriksaan pendahuluan terhadap pengendalian intern atas

pembelian dan pencatatan utang perusahaan, serta berdasarkan jawaban-jawaban yang

diperoleh dari kuesioner yang telah diberikan sebelumnya, maka didapat beberapa hal

yang positif yaitu:

1. Perusahaan memiliki petunjuk/pedoman kebijakan dan prosedur pembelian dan

pencatatan utang secara tertulis.

2. Dalam pelaksanaan transaksi pembelian dan pencatatan utang hanya dilakukan oleh

satu bagian, bagian lain perusahaan tidak diperbolehkan melakukan transaksi ini.

3. Selalu dilakukan pengecekkan fisik barang yang diterima dengan surat jalan dari

supplier.

4. Bagian Pembelian selalu menjaga hubungan baik dengan bagian lain dalam

perusahaan.

5. Adanya laporan pembelian bulanan yang dilakukan oleh staf pembelian dan

dievaluasi oleh pejabat berwenang yang bersangkutan.

6. Pembayaran utang selalu dilakukan tepat pada tanggal jatuh tempo.

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


59

7. Bukti dokumen pendukung dilampirkan pada saat meminta otorisasi tanda tangan

atas giro.

8. Secara berkala dilakukan pemeriksaan dan analisa saldo utang dagang oleh pejabat

yang berwenang.

9. Pemanfaatan kemungkinan adanya potongan harga selalu dilakukan.

10. Adanya otorisasi dan tandatangan oleh pejabat yang berwenang atas setiap dokumen

pengeluaran giro untuk pembayaran.

11. Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara pihak yang menanda tangani

giro dengan yang melakukan pencatatan giro.

IV.2. Evaluasi atas Pengendalian Intern Fungsi Pembelian dan Pencatatan Utang

Fungsi Pembelian memegang peranan yang cukup penting dalam perusahaan

dagang, karena bagian ini mempunyai pengaruh yang cukup besar terhadap kelancaran

penyediaan barang dagang perusahaan. Proses penjulan dn pemasaran dapat mengalami

hambatan apabila Bagian Pembelian tidak dapat menjalankan fungsinya untuk

menyediakan barang dagang dengan baik. Oleh karena itu diperlukan adanya suatu

kebijakan yang dapat mengatur fungsi pembelian di suatu perusahaan dapat berjalan

dengan baik. Kebijakan ini harus memperhatikan segala aspek yang terbaik bagi

perusahaan, sehingga fungsi pembelian dan fungsi lain yang terkait dapat saling bekerja

sama demi perkembangan perusahaan.

Pembelian yang dilakukan secara kredit akan menimbulkan utang dagang bagi

perusahaan. Setiap utang dagang yang terjadi harus dicatat dan dilaporkan dengan baik.

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


60

Sebuah kebijakan atau prosedur pencatatan utang yang andal dan baik diperlukan oleh

perusahaan. Tujuannya agar setiap utang dagang yang terjadi dan setiap pembayaran

utang yang dilakukan dalam tiap periode, dapat disajikan dengan baik, sehingga saldo

utang dagang dapat diketahui setiap saat.

Beberapa temuan dari hasil evaluasi atas fungsi pembelian dan pencatatan

utang PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebagai berikut:

1. Perusahaan tidak memiliki job description secara tertulis

Perusahaan tidak memiliki uraian tugas dan tanggung jawab secara tertulis,

termasuk di dalamnya Bagian Pembelian dan Pencatatan utang. Uraian tugas hanya

diberikan secara lisan oleh direktur langsung kepada karyawannya selama proses

bekerja. Hal ini terus berlangsung dan dilakukan selama bekerja, sehingga terkadang

seorang karyawan dalam satu bagian dapat melakukan tugas bagian lain.

Ketetapan pembagian tugas, anggung jawab dan wewenang yang jelas bagi

setiap fungsi atau bagian dalam struktur organisasi diperlukan untuk meningkatkan

pengendalian intern perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi dan pembagian

tugas yang jelas secara tertulis akan menjamin setiap bagian dalam organisasi

berfungsi dengan baik. Termasuk di dalamnya fungsi pembelian harus terpisah dari

fungsi pencatatan utang.

Sampai saat ini perusahaan menganggap bahwa karyawan dalam bagian

pembelian maupun karyawan dalam bagian-bagian lain telah mengetahui tugas,

tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Direktur langsung memberikan

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


61

tugas dan perintahnya secara lisan kepada para karyawan yang bekerja untuknya.

Dan para karyawan hanya mengikuti perintah dari atasannya.

Dengan tidak adanya uraian tugas secara tertulis mengenai tugas, tanggung

jawab dan wewenang masing-masing bagian, maka karyawan tidak memiliki

pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Dengan demikian batasan tugas

tiap bagian menjadi tidak jelas. Seperti halnya satu bagian dapat menjalankan tugas

bagian lainnya. Hal ini akan mempengaruhi kinerja karyawan yang bersangkutan

akibat beban kerja yang tidak seimbang karena ketidak jelasan tugas masing-masing

karyawan.

Perlu adanya suatu pembagian dan uraian tugas yang didokumentasikan secara

tertulis. Termasuk di dalamnya bagian pembelian dan pencatatan utang sebaiknya

dilakukan oleh orang yang berbeda dan ditentukan tugasnya masing-masing. Berikan

dokumentasi uraian tugas tersebut kepada masing-masing bagian dalam perusahaan.

Dengan demikian para karyawan dapat dengan mudah mengetahui dan mengingat

dengan jelas tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Sehingga dengan sendirinya

mereka akan sadar mengenai tugas dan tanggung jawabnya masing-masing dan

kepada siapa mereka harus bertanggung jawab.

2. Permintaan pembelian dilakukan oleh Bagian Pemasaran

Saat Bagian Pemasaran membutuhkan barang yang diinginkan konsumen,

Bagian Pemasaran akan langsung melakukan permintaan pembelian ke Bagian

Pembelian. Hal ini dilakukan tanpa menanyakan adanya ketersediaan barang di

Bagian Gudang.

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


62

Seharusnya Bagian Pemasaran menanyakan ketersediaan barang kepada Bagian

Gudang. Bila ternyata barang yang dibutuhkan tidak tersedia, Bagian Gudang yang

harus melakukan permintaan pembelian kepada Bagian Pembelian.permintaan

pembelian sebaiknya tidak hanya menunggu adanya permintaan dari bagian yang

membutuhkan, tapi dilakukan pada saat stock barang sudah mencapai titik minimum.

Kondisi ini terjadi karena kebiasaan Bagian Pemasaran yang langsung

melakukan permintaan pembelian kepada Bagian Pembelian. Alasan yang

diungkapkan karena akan lebih mudah dan praktis. Atasan pun menganggap bahwa

Bagian Pemasaran lebih mengetahui kebutuhan konsumen sehingga mengizinkannya

langsung melakukan permintaan pembelian kepada Bagian Pembelian tanpa melalui

Bagian Gudang.

Akibat dari kebiasaan Bagian Pemasaran yang menganggap hal ini akan lebih

mudah dan praktis tanpa mempertimbangkan kemungkinan adanya persedian barang

di gudang, akan cenderung menimbulkan terjadi penumpukan persedian barang di

gudang. Penumpukan barang akan merugikan perusahaan, karena menyebabkan

bertambah besarnya biaya penyimpanan dan kemungkinan keusangan barang.

Harus dilakukan koordinasi antara Bagian Pemasaran dengan Bagian Gudang.

Pembuatan permintaan pembelian sebaiknya melalui Bagian Gudang. Petugas

gudang dapat memeriksa dan meneliti kembali persediaan sepeda motor yang masih

ada dan memberitahukan kepada Bagian Pemasaran agar dapat segera dilakukan

penawaran atas persedian sepeda motor yang masih ada tersebut kepada konsumen,

serta menentukan apakah permintaan Bagian Pemasaran dapat dipenuhi dengan

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


64

Bila perusahaan tidak memiliki dokumen bukti secara tertulis pada proses

permintaan pembelian dan pesanan pembelian akan cenderung menimbulkan

masalah di kemudian hari. Misalnya pada suatu saat perusahaan tidak mendapatkan

produk pesanan yang diinginkannya, untuk tindak lanjutnya perusahaan akan

mengalami kesulitan karena tidak adanya dokumen bukti yang telah diotorisasi

dengan bagian atau pihak pemasok yang bersangkutan.

Sebaiknya dibuat kebijakan yang mengharuskan bagian yang melakukan

permintaan pembelian dan bagian pembelian yang melakukan pesanan pembelian

membuat sebuah dokumen Surat Permintaan Pembelian dan Purchase Order . Atau

minimal sebuah memo yang menyatakan telah dilakukannya permintaan pembelian

dan pesanan pembelian atas sejumlah unit barang tertentu, dan diotorisasi atau

ditanda tangani oleh pihak terkait, pada tanggal yang bersangkutan.

4. Fungsi Penerimaan Barang dilakukan oleh Bagian Pembelian

Barang yang dikirim oleh pemasok, diterima oleh Bagian Pembelian. Bagian

Pembelian memeriksa fisik barang berdasarkan surat jalan yang ada. Setelah setuju

dengan fisik barang, barang akan diserahkan kepada bagian Gudang untuk disimpan

dan dibuatkan laporan penerimaan barang dan kartu stock. Namun terkadang

penerimaan barang juga dilakukan oleh staf bagian lain seperti bagian gudang.

Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang. Bagian

Pembelian hanya bertugas melakukan transaksi pembelian. Untuk transaksi

penerimaan barang harus dipisah dari tugas Bagian Pembelian. Bagian yang harus

menerima barang adalah Bagian Penerimaan atau Bagian Gudang.

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


65

Direktur sudah membuat skema pembelian dan sekaligus penerimaan barang

dibebankan pada Bagian Pembelian. Sampai saat ini Bagian Pembelian ditugaskan

menerima barang yang dikirim, dengan anggapan bahwa Bagian Pembelian yang

melakukan pesanan barang akan lebih tahu kualifikasi barang yang dikirim pemasok.

Akibat dari kegiatan penerimaan barang yang dilakukan Bagian Pembelian ini

adalah adanya ketidakefisienan dalam proses bekerja. Hal ini terbukti bahwa Bagian

Pembelian sering mengalami hambatan kekurangan waktu kerja, akibat tugas

penerimaan yang seharusnya tidak perlu dibebankan kepadanya.

Sebaiknya tugas penerimaan barang diserahkan kepada Bagian Penerimaan

Barang atau langsung kepada Bagian Gudang.bagian Pembelian cukup menyerahkan

Purchase Order kepda Bagian Gudang untuk memeriksa kualifikasi pesanan barang

yang telah dilakukan. Seelah menerima dan memeriksa fisik barang berdasarkan

Surat Jalan dan Purchase Order , Bagian Gudang harus membuat Laporan

penerimaan Barangdan mencatatnya kedalam Kartu Stock . Copy LPB dikirim ke

Bagian Pmebelian, sehiangga proses kegiatan operasi pembelian dan peneriamaan

barang berlangsung secara efisien dan efektif, tanpa terjadi tumpang tindih tugas

penerimaan barang.

5. Tidak dibuatnya Check Register dan Voucher Register

Dalam melakukan prosedur pembayaran utang perusahaan akan membuat

Payment Voucher yang berfungsi sebagai dokumen bukti kas keluar. Setelah dibuat

Payment Voucher kemudian dibuka sebuah cek/giro. Giro akan langsung dimintakan

tandatangan Direktur dengan melampirkan Surat Jalan dan Sales Order yang

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


66

bersangkutan. Payment Voucher akan disimpan dan giro dikirim ke pemasok.

Pencatatan giro dilakukan setiap akhir bulan dengan melihat bonggol giro.

Bukti kas keluar harus dicatat ke dalam Voucher Register yang berfungsi

sebagai daftar yang menunjukkan bukti kas keluar yang telah dilakukan. Setelah itu

giro ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Bagian Utang harus mencatat

informasi dalam giro tersebut ke dalam catatan akuntansi yang bernama Check

Register , yang berfungsi sebagai daftar yang menunjukkan giro-giro yang telah

dibuka dan dikeluarkan oleh perusahaan. Hal ini harus dilakukan setiap kali giro

dikeluarkan. Dengan demikian perusahaan akan dapat mengetahui informasi

mengenai giro dan bukti kas keluar yang telah dikeluarkan oleh perusahaan.

Ketika ditanyakan mengenai hal ini pihak perusahaan beranggapan bahwa bila

ingin mengetahui giro yang pernah dikeluarkan, cukup melihat bonggol cek yang

tersimpan di Bagian pembelian dan Utang. Sedangkan untuk Payment Voucher yang

pernah dibuat, pihak perusahaan beranggapan hanya sebagai bukti kas keluar semata

untuk membuka giro, dan bila ingin memeriksanya kembali cukup dengan mencari

dokumen Payment Voucher yang bersangkutan.

Perusahaan akan mengalami kesulitan saat ingin memeriksa kembali mengenai

giro dan Payment Voucher yang pernah dikeluarkan. Bila hanya mengandalkan

bonggol cek, cenderung akan mengalami kesulitan untuk memeriksa cek yang mana

saja yang dibuat untuk pembayaran utang yang bersangkutan. Bonggol cek tidak

menyebutkan untuk apa cek tersebut dikeluarkan, sedangkan dengan Check Register

nomor cek yang bersangkutan disebutkan tujuan pembayarannya. Untuk Payment

Voucher yang tidak dibuatkan Voucher Register , akan memakan waktu lama pada

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


67

saat mencarinya kembali dan mungkin saja Payment Voucher yang bersangkutan

hilang atau rusak.

Payment voucher sebaiknya dicatat ke dalam Voucher Register yang berisi

tanggal, tujuan Payment Voucher , nomor Payment Voucher , nomor cek, tanggal cek,

jumlah nominal dan periode bulan yang bersangkutan. Dan untuk giro yang pernah

dikeluarkan perusahaan, buatlah sebuah catatan akuntansi; Check Register yang

menyebutkan tanggal, nomor giro, bank, jumlah nominal, tujuan pembayaran,

dibayarkan kepada, dan periode bulan yang bersangkutan.

6.

Bukti Kas Keluar tidak dicap “Lunas”

Bukti Kas Keluar ( payment voucher ) dibuat berdasarkan dokumen-dokumen

pendukung yang ada, yaitu surat jalan dan sales order . Setelah giro dibuka

berdasarkan payment voucher dan kemudian dikirim ke pihak pemasok; payment

voucher, sales order, copy giro dan surat jalan langsung diarsip tanpa diberi cap

“Lunas” atau pembubuhan tanda tangan pada dokumen sumber tersebut.

Kriterianya pada saat bukti kas keluar dibuat dan pembayaran utang sudah

terealisasi, bukti kas keluar tersebut harus diberi cap atau tanda “Lunas” agar

memudahkan pemisahan antara bukti kas keluar yang belum terealisasi dengan yang

sudah benar-benar terealisasi atau sudah dibayar.

Saat ditanyakan mengenai hal ini pihak perusahaan beranggapan bahwa mereka

dapat membedakan antara payment voucher yang sudah lunas dengan yang belum

lunas. Caranya hanya melihat apakah payment voucher yang bersangkutan sudah

dibukakan giro atau belum.

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


68

Akibat dari kondisi ini staf yang berangkutan terkadang membuat kembali

payment voucher yang sebelumnya telah dibuat, walaupun pada akhirnya hal ini

dapat dideteksi segera mungkin. Selain itu staf yang bersangkutan terkadang sulit

memisahkan antara dokumen yang sudah lunas dengan yang belum lunas. Kedua hal

itu berarti menyebabkan terbuangnya waktu kerja staf yang bersangkutan.

Sebaiknya pada saat payment voucher dibuat dan kemudian giro telah ditanda

tangani oleh Direktur serta telah dikirimkan kepada pemasok yang bersangkutan,

payment voucher yang bersangkutan diberi cap atau tanda “Lunas”. Tanda yang

dimaksud tidak harus berupa stempel “Lunas” tapi juga bisa dilakukan tanda lain

dengan tulisan “Lunas”. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi penggandaan

pembuatan payment voucher dan mencegah kesulitan pada saat akan memisahkan

dokumen yang lunas dengan yang belum lunas.

7. Tidak adanya pemisahan dokumen yang telah lunas dengan yang belum lunas

Pada saat proses pembayaran telah selesai dilakukan, dokumen yang

bersangkutan tidak langsung dipisahkan dari dokumen yang belum dibuat proses

pembayaran. Dokumen yang lunas ditumpuk begitu saja dengan dokumen yang

belum lunas.

Bukti pembayaran utang yang sudah lunas beserta lampiran dokumen

pendukungnya harus dipisahkan dari dokumen-dokumen yang belum lunas.

Dokumen yang sudah lunas sebaiknya disimpan ditempat yang terpisah dari tempat

penyimpanan dokumen yang belum lunas. Tujuanya agar tidak terjadi penggandaan

pembayaran atas dokumen yang sudah lunas.

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


69

Perusahaan berpendapat bahwa staf yang melakukan pembayaran utang sudah

tahu dokumen mana yang belum lunas dan yang sudah lunas. Yang membedakan

antara keduanya adalah ada atau tidaknya Payment Voucher dan copy giro. Jadi pada

saat ingin melakukan pembayaran utang, mereka akan mencari dokumen yang tidak

terdapat Payment Voucher dan sudah jatuh tempo. Pemisahan dokumen yang lunas

dengan yang belum lunas dilakukan pada saat sudah terjadi penumpukan dokumen

yang cukup banyak di meja staf pembayaran utang.

Dari kondisi demikian pihak perusahaan akan mengalami ketidakefektifan

dalam proses pembayaran utang. Staf yang bersangkutan akan mengalami hambatan

waktu; yaitu pada saat mencari dokumen yang ingin dibuatkan proses pembayaran

dan pada saat terjadi penumpukkan di meja, pemisahan dokumen yang belum lunas

dengan yang sudah lunas akan membuang waktu banyak. Selain itu kemungkinan

terjadi pembayaran ganda atas dokumen yang sudah lunas cukup besar.

Sebaiknya dokumen yang lunas dengan yang belum lunas dipisahkan. Dalam

hal ini dapat dibuat sebuah filling cabinet yang memisahkan dan membedakan antara

dokumen yang lunas dengan yang belum lunas. Dengan demikian kemungkinan

terjadinya pembayaran ganda dapat diminimalisir dan proses bekerja staf yang

bersangkutan lebih efektif.

IV.3. Prosedur Audit atas Fungsi Pembelian dan Pencatatan Utang

Prosedur audit merupakan langkah–langkah yang harus dilakukan dalam

pemeriksaan akuntansi. Prosedur audir audit harus direncanakan dan dilaksanakan

dengan baik guna mendapatkan bukti-bukti audit yang diperlukan auditor dalam

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


70

pemeriksaannya. Berdasarkan hasil evaluasi pengendalian intern diatas, dapat disusun

prosedur audit atad fungsi pembelian dan pencatatan utang yang dapat digunakan dalam

pelaksanaan audit terinci sebagai berikut:

1. Pemeriksaan atas Transaksi Pembelian

Tujuan Pemeriksaan:

Menilai efektifitas, efisiensi, dan keekonomisan pelaksanaan transaksi pembelian

yang dilakukan perusahaan serta menjaga kelancaran kegiatan operasi penjualan

dengan menjamin tersedianya persedian barang dagangdalam julah yang optimal.

Prosedur Audit:

a) Analisis apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai safety stock dan

persedian minimal perusahaan.

b) Telusuri apakah Bagian Pembelian menentukan jumlah pesanan ekonomis setiap

kali melakukan pembelian.

c) Telusuri apakah perusahaan pernah mengalami keterlambatan penerimaan barang

yang dipesan dari pemasok, dan dapatkan penyebabnya.

d) Analisis bagaimana dampak keterlambatan tersebut terhadap kegiatan operasi

penjualan perusahaan.

e) Analisis bagaimana pelaksanaan kegiatan permintaan pembelian dilakukan.

f) Analisis apakah bagian Pembelian melaksanakan kegiatan pesanan sesuai dengan

spesifikasi permintaan dari bagian terkait.

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


71

g) Telusuri apakah ada surat atau memo yang dapat membuktikan telah

dilakukannya kegiatan permintaan pembelian dan pesanan pembelian dan telah

diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

h) Telusuri apakah ada otorisasi atas permintaan pembelian dan pesanan pembelian

oleh pejabat yang berwenang, untuk mengecek keabsahannya.

i) Lakukan perhitungan fisik atas barang yang diterima dengan cara menghitung

dan memeriksa kualitas atau dengan cara sampling, apakah sesuai dengan

pesanan.

j) Buat simpulan audit.

2. Pemeriksaan atas Penerimaan Barang

Tujuan Pemeriksaan:

Menilai keefektifan prosedur penerimaan barang yang dilakukan perusahaan dalam

upaya meningkatkan pengendalian intern perusahaan.

Prosedur Audit:

a) Dapatkan Sales Order perusahaan yang berfungsi sebagai pesanan pembelian,

dan Laporan Penerimaan Barang yang berfungsi sebagai surat bukti penerimaan

barang, secara sampling.

b) Lakukan crosscheck antara Sales Order dengan Laporan Penerimaan Barang dan

Surat Jalan, untuk mengetahui kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian

spesifikasi dan kuantitas barang yang dipesan dengan barang yang diterima.

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


72

c) Telusuri apakah Laporan Penerimaan Barang dibuat dengan tanggal yang sesuai

dengan tanggal Surat Jalan.

d) Lakukan observasi proses penerimaan barang untuk mengetahui bagaimana cara

Bagian Gudang menerima barang dari Bagian Pembelian dan melakukan

penghitungan atas barang yang diterima.

e) Periksa apakah dalam Laporan Penerimaan Barang yang dipilih secara sampling

tersebut terdapat otorisasi dari pihak yang terkait, khususnya Bagian Gudang.

f) Periksa apakah Laporan Penerimaan Barang, Sales Order dan Surat Jalan,

didistribusikan ke bagian terkait.

g) Analisis dampak ketidakefisienan aktivitas penerimaan barang perusahaan,

apabila tidak terdapat prosedur penerimaan barang yang efektif.

h) Lakukan analisis atas kemungkinan terjadinya inefisiensi dan inefektifitas akibat

dari aktivitas penerimaan barang dan pendistribusian dokumen yang tidak

beraturan.

i) Buat simpulan audit.

3. Pencatatan atas Pencatatan Utang

Tujuan Pemeriksaan:

Menilai efektivitas dan efisiensi kegiatan pencatatan utang yang dilakukan

perusahaan dalam upaya meningkatkan pengendalian intern perusahaan.

7/26/2019 2006-2-00796-AK-Bab 4.unlocked


Prosedur Audit:

a) Analisis apakah pencatatan pertambahan utang dagang dicatat berdasarkan faktur

dari pemasok.

b) Analisis apakah terdapat kartu utang yag menunjukkan saldo utang secara

reliable dan up to date.

c) Lakukan crosscheck antara faktur dengan catatan dalam kartu utang.

d) Periksa apakah bukti kas keluar dibuat berdasarkan nilai Sales Order yang telah

jatuh tempo.

e) Periksa apakah cek/giro untuk pembayaran utang dibuat sesuai dengan bukti kas

keluar yang sudah dibuat.

f) Dapatkan dokumen bukti kas keluar dan copy giro secara sampling.

g) Lakukan crosscheck antara bukti kas keluar dengan copy giro, untuk mengetahui

kemungkinan terjadi ketidaksesuaian spesifikasi data diantara keduanya.

h) Periksa apakah dalam bukti kas keluar dan copy giro yang telah dipilih secara

sampling tersebut terdapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.

i) Analisis dampak ketidakefektifan aktivitas pencatatan utang apabila tidak

terdapat prosedur pencatatan dan pembagian tugas secara tertulis.

j)

Lakukan analisis atas kemungkinan terjadinya inefisiensi dan inefektifitas akibat

dari aktivitas pencatatan utang dan pendistribusian dokumen serta pembagian

tugas yang tidak beraturan.

k) Buat simpulan audit.

2006-2-00796-ak-bab 4.unlocked

Documents