28

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

III.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebuah perusahaan yang bergerak di

bidang penjualan produk sepeda motor Honda yang didirikan pada tanggal 27 April

2002 di Tangerang, dengan Akta Pendirian Nomor 11 yang dibuat oleh notaris Soejaya,

SH. Pada awalnya perusahaan ini hanya melayani penjualan sepeda motor saja, tetapi

selang beberapa bulan kemudian telah dapat melayani servis pemeliharaan motor dan

penyediaan suku cadang (spare parts). Modal awal yang disertakan dalam bisnis ini

sebesar Rp. 500.000.000,00 dalam bentuk kekayaan bersih tidak termasuk tanah dan

bangunan perusahaan.

PT Mitra Makmurjaya Mandiri berlokasi di Jl. Imam Bonjol no. 35 B-C, Palem

Semi-Karawaci, Tangerang. Satu tahun belakangan ini perusahaan sedang mencoba

membuka cabangnya lagi di dua tempat berbeda sekaligus.

PT Mitra Makmurjaya Mandiri bekerjasama dengan PT Wahana Makmur Sejati

sebagai main dealer (supplier) sepeda motor Honda bagian wilayah Jakarta-Tangerang

dan langsung berada dibawah AHM (Astra Honda Motor) sebagai produsen utama

sepeda motor Honda Indonesia.

Walaupun usianya yang masih sangat muda, akan tetapi PT Mitra

Makmurjaya Mandiri siap bersaing dengan usaha sejenis, ini dibuktikan dengan adanya

sistem operasi yang telah dirancang sedemikian rupa dengan menggunakan sistem

komputerisasi, dimana kebanyakan dealer lain tidak memiliki. Tujuan utama PT Mitra

29

Makmurjaya Mandiri tidak hanya dapat menjual produk terbaik, tetapi juga dapat

memberikan pelayanan terbaik.

III.2. Bentuk Badan Hukum Perusahaan

Berikut ini adalah dokumen-dokumen sehubungan dengan izin usaha PT Mitra

Makmurjaya Mandiri, selain daripada Akta Pendirian nomor 11. tersebut, antara lain

sebagai berikut:

Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas No. 300615200957 Tanggal 19

Juni 2002 dari Kantor Dinas Perindustrian, Perdagangan dan Pemberdayaan

Dunia Usaha Pemerintah Kota Tangerang.

Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Menengah No. 0012/PM/II/2002 Tanggal

26 Febuari 2002 dari Dinas Perindustrian, Perdagangan dan Pemberdayaan

Dunia Usaha Pemerintah Kota Tangerang.

Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak No. PEM-90/WPJ.08/KP.0203/2002

Tanggal 20 Maret 2002 dari pihak Kantor Pelayanan Pajak Tangerang dengan

NPWP No. 02.095.610.8-402.000

III.3. Kegiatan Usaha Perusahaan

PT Mitra Makmurjaya Mandiri bergerak dibidang perdagangan sepeda motor

Honda. Kegiatan pokok perusahaan adalah menjual sepeda motor secara tunai maupun

kredit, serta menyediakan jasa pemeliharaan motor sebagai usaha tambahannya. Supply

sepeda motor Honda ini didapat dari PT Wahana Makmur Sejati dengan dan/atau tanpa

pemesanan. Disini PT Mitra Makmurjaya Mandiri dapat memesan langsung dari PT

Wahana tapi juga tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dan tanpa pesanan, PT Wahana

30

dapat langsung memberikan supply motor kepada PT Makmurjaya. Biasanya karena

pertimbangan kredit yang baik, atau karena kelebihan stock motor pada PT Wahana.

Kegiatan utama yang biasa dilakukan oleh PT Mitra Makmurjaya Mandiri

dalam operasi perusahaan adalah sebagai berikut:

1. proses penitipan/konsinyasi sepeda motor Honda.

2. proses penjualan sepeda motor dan penagihannya.

3. proses penjualan spare parts dan jasa perbaikan di Ahass.

4. proses pembelian persedian sepeda motor.

5. proses pembelian persedian spare parts dan keperluan kantor.

6. proses pengurusan STNK dan BPKB.

PT Mitra Makmurjaya Mandiri sampai saat ini memiliki karyawan sebanyak 54

orang dengan perincian sebagai berikut:

Tabel III.1. Distribusi Jumlah Tenaga Kerja

Dealer Bengkel Jumlah Karyawan Marketing 45 45 Gudang 2 2 4 Akuntansi 1 1 2 Keuangan 2 1 3

Total 54 Sumber PT Mitra Makmurjaya Mandiri

Kegiatan usaha yang dilakukan PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah

penjualan sepeda motor Honda berbagai type dan usaha penyediaan jasa pemeliharaan

motor serta penjualan suku cadang motor yang juga di-supply dari PT Wahana Makmur

Sejati.

31

III.4. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

III.4.1. Struktur Organisasi

Organisasi merupakan pola hubungan antara fungsi-fungsi yang terdapat dalam

suatu perusahaan yang memiliki tugas dan wewenangnya masing-masing sesuai dengan

tujuan dan kebutuhan pendirinya.

Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian fungsi yang ada dalam

suatu organisasi dan pendelegasian wewenang kepada masing-masing fungsi, yang

disusun secara sistematis guna mencapai tujuan perusahaan.

Struktur organisasi berbentuk bagan-bagan yang masing-masing menjelaskan

fungsi dan kegiatan yang terdapat dalam organisasi yang biasanya diperlukan oleh

perusahaan untuk membantu dalam mencapai tujuan organisasi. Berhasil atau tidaknya

pencapaian tujuan organisasi tergantung dari kegiatan operasi dalam organisasi itu

sendiri, pembagian tugas dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing fungsi

dan komunikasi diantara fungsi-fungsi tersebut.

Struktur organisasi akan selalu disesuaikan dengan perkembangan perusahaan,

sehingga dapat dilihat bahwa struktur organisasi merupakan wadah yang hidup dan

senantiasa mencari penyesuaian dengan perkembangan yang terjadi dalam perusahaan.

Struktur organisasi yang tepat pada satu perusahaan, belum tentu akan tepat bagi

perusahaanlainnya, hal ini disebabkan karena adanya perbedaan jenis perusahaan, luas

lokasi perusahaan dan tujuan perusahaan.

Dari hasil wawancara dengan PT Mitra Makmurjaya Mandiri, dapat diketahui

bahwa struktur organisasi perusahaan telah dibuat secara tertulis. Stuktur organisasi PT

Mitra Makmurjaya Mandiri menggunakan sistem lini atau garis, disusun secara singkat,

namun pembagian tugas telah dilakukan secara jelas bagi masing-masing karyawan.

32

Para manager pada struktur organisasi tersebut bertanggung jawab langsung

atas para bawahannya yang memiliki tugas masing-masing, dan juga bertanggungjawab

langsung kepada direktur atas segala tugas dan wewenang yang telah dipercayakan

kepadanya.

Sedangkan penasehat direktur hanya berhubungan langsung dengan direktur

dalam memberikan laporan perkembangan perusahaan dan khususnya dalam

memberikan saran-saran untuk perkembangan perusahaan.

Namun pada dasarnya secara keseluruhan mereka masing-masing terikat

dalam hubungan kerja yang normal dalam mencapai tujuan akhir perusahaan. Struktur

organisasi PT Mitra Makmurjaya Mandiri dapat dilihat pada gambar 3.1. pada halaman

berikut ini.

33

Sumber : PT Mitra Makmurjaya Mandiri Gambar III.1. Struktur Organisasi PT Mitra Makmurjaya Mandi

DIREKTUR

Penasehat Direktur

KaDiv Marketing

Staff Marketin

Channel Mekanik

KaDiv Gudang

Pajak Ahass

Pajak Dealer

Accounting

Penjualan & Piutang

Kasir Pembelian &

KaDiv Keuangan

KOMISARIS

RUPS

34

III.4.2. Uraian Tugas dan Wewenang

Uraian tugas dan wewenang dari setiap fungsi yang terdapat pada struktur

organisasi PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebagai berikut:

1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

Rapat umum Pemegang Saham PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah:

a. Rapat Umum Pemegang Saham tahunan

Diselenggarakan tiap tahun, paling lambat 6 (enam) bulan setelah tahun buku

Perseroan ditutup.

Direktur mengajukan perhitungan tahunan yang terdiri dari neraca dan

perhitungan laba rugi dari tahun yang bersangkutan untuk mendapatkan

pengesahan rapat.

Direktur mengajukan aporan tahunan mengenai jalannya Perseroan, hasil

yang dicapai selama tahun yang bersangkutan, perubahan yang terjadi selama

tahun buku serta rincian masalah yang timbul selama tahun buku yang

mempengaruhi kegiatan Perseroan.

Diputuskan peggunaan laba Perseroan.

Dapat diputuskan hal-hal lain yang telah diajukan dengan tidak mengurangi

ketentuan dalam Anggaran Dasar.

b. Rapat Umum Pemegang Saham luar biasa

Direksi atau Komisaris berwenang menyelenggarakan Rapat Umum

Pemegang Saham luar biasa.

Permintaan Rapat Umum Pemegang Saham luar biasa secara tertulis dan

harus disampaikan secara tercatat dengan menyebutkan hal-hal yang hendak

dibicarakan disertai alasannya.

35

2. Komisaris

Komisaris pada PT Mitra Makmurjaya Mandiri hanya terdiri dari 1 (satu) orang yang

diangkat berdasarkan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham dengan ketentuan

yang dapat diangkat sebagi Komisaris hanyalah Warga Negara Indonesia.

Tugas dan wewewnang Komisaris PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebagai

berikut:

Melakukan pengawasan atas kebijaksanaan Direksi dalam menjalankan

perusahaan serta memberi nasehat dan saran kepada Direksi.

Komisaris berhak memasuki bangunan dan halaman atau tempat lain yang

dikuasi Perseroan dan berhak memeriksa pembukuan, surat-surat serta

dokumen bukti lain untuk mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan

oleh Direksi.

Direksi wajib memberikan penjelasan atas segala pertanyaan yang diajukan

Komisaris.

3. Direktur utama

Kedudukan tertinggi dalam operasional PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah

Direktur Utama yang memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:

Bertanggungjawab terhadap perkembangan perusahaan baik kedalam maupun

keluar perusahaan.

Menyediakan modal kerja yang dibutuhkan perusahaan.

Mengawasi jalannya operasi perusahaan.

Mengawasi kegiatan para karyawan.

Merekrut calon karyawan yang diinginkannya.

Memberikan pelatihan khusus bagi para karyawan inti perusahaan.

36

4. Staff Ahli Direksi

Staff ahli direksi merupakan orang yang dapat dipercaya oleh Dirut dan posisinya

berada di bawah Dirut langsung. Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut:

Memberikan masukan kepada pimpinan untuk kemajuan perusahaan termasuk

langkah-langkah yang mungkin dapat ditempuh untuk kelancaran operasi

perusahaan, khususnya mengenai keuangan.

Bertanggung jawab mengawasi pelaporan keuangan untuk pihak intern maupun

ekstern.

5. Kepala Bagian Pemasaran

Kepala Bagian Pemasaran PT Mitra Makmurjaya Mandiri memiliki tugas dan

wewenang sebagai berikut:

Bertanggung jawab mencapai hasil penjualan yang telah ditentukan oleh

perusahaan.

Bertanggungjawab terhadap promosi produk perusahaan.

Bertanggung jawab membuat laporan penjualan yang ditujuan untuk direktur.

Mengawasi kegiatan operasi para tenaga marketing, salesman, termasuk juga

para chanell.

Membuat dan mengembangkan strategi perusahaan.

Bertanggungjawab atas operasional bagian pemasaran.

Dalam melakukan tugasnya Manager Pemasaran dibantu oleh:

a) Sales Marketing dan Chanell

Tenaga sales marketing dan chanell ini memiliki tugas dan wewenang sebagai

berikut:

37

Berupaya melakukan penjualan sebanyak-banyaknya.

Bertanggungjawab terhadap image produk dan nama baik perusahaan.

Menjaga hubungan baik dan sehat dengan customer.

Menjaga mutu pelayanan kepada customer.

Memberi pesanan kepada bagian pembelian dan utang atas barang yang

diinginkan customer.

Memenuhi pesanan customer dengan baik, tepat waktu, dan sesuai dengan

yang dipesan.

6. Kepala Gudang

Kepala Gudang PT Mitra Makmurjaya mandiri memiliki tugas dan wewenang

sebagai berikut:

Bertanggung jawab terhadap keluar masuknya barang.

Bertanggung jawab menjaga kualitas dan kuantitas barang.

Membuat laporan bengkel yang kemudian diserahkan ke bagian Akuntansi.

Membuat laporan stock gudang/ kartu gudang.

Kepala Gudang dalam melakukan tugasnya dibantu oleh petugas gudang dan juga

bertanggungjawab atas mekanik.

• Mekanik

Bertugas memberikan jasa pemeliharaan motor dan perbaikan motor bagi

customer garansi maupun customer lepas.

7. Kepala Bagian Keuangan

Kepala Bagian Keuangan PT Mitra Makmurjaya Mandiri memiliki tugas dan

wewenang sebagai berikut:

Mengawasi cash flow perusahaan.

38

Bertanggung jawab atas laporan keuangan intern.

Mengawasi piutang dan hutang perusahaan.

Membuat laporan mengenai saldo rekening perusahaan pada suatu bank setiap

harinya termasuk penerimaan dan pengeluaran kas/bank.

Memantau limit plafon utang di bank.

Membina dan menjaga hubungan baik dengan pihak bank yang mendukung

keuangan perusahaan.

Melaksanakan kebijakan perusahaan dalam bidang keuangan.

Bekerjasama dengan Bagian Akuntansi dalam menyiapkan laporan keuangan

serta membuat rekonsiliasi bank.

Mengkoordinasi tugas-tugas yang dilakukan oleh Bagian Tagihan, Kasir serta

Bagian Pembelian dan Utang.

Dalam pelaksanaan tugasnya Kepala Bagian Keuangan membagi staff-nya menjadi

tiga bagian, yaitu:

a) Bagian Tagihan

Tugas dan wewenang Bagian Tagihan PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah

sebagai berikut:

Membuat kuitansi penagihan.

Membuat laporan penagihan.

Menagih piutang yang tersendat.

Memonitor saldo-saldo piutang, sehingga tidak terjadi penumpukan piutang

yang terlalu besar.

39

b) Kasir

Tugas dan wewenang Kasir PT Mitra Malmurjaya Mandiri adalah sebagai

berikut:

Menerima uang muka dari customer.

Membuat kuitansi penerimaan uang.

Membuat laporan penerimaan kas harian

Mengeluarkan kas operasional perusahaan

Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan

Memastikan kebenaran penghitungan kas dengan jumlah yang tercantum

dalam bukti-bukti yang ada.

Bertanggungjawab terhadap kas kecil perusahaan beserta pengeluarannya.

Menjaga agar dana di kas perusahaan selalu tersedia.

c) Bagian Pembelian dan Hutang

Tugas dan wewenang Bagian Pembelian dan Utang PT Mitra Makmurjaya

Mandiri adalah sebagai berikut:

Melakukan pembelian unit sepeda motor sebagai persediaan barang dagang

perusahaan.

Mengusahakan agar pembelian selalu tepat waktu.

Menjalin hubungan yang baik dengan pihak PT Wahana sebagai Mein

Dealer.

Melakukan pesanan sepeda motor kepada PT Wahana melalui telepon.

Membuat surat pemesanan barang.

Membuat laporan stock motor berdasarkan pesanan pembelian.

40

Melakukan pembelian inventaris kantor dan spare parts motor.

Mengawasi hutang-hutang yang jatuh tempo.

Memelihara dokumen-dokumen pembelian dan pembayaran hutang.

Mencatat pertambahan dan pengurangan saldo utang ke dalam catatan utang.

Membuat giro mundur sebagai pembayaran utang dan mencatatnya ke dalam

register cek sebagai daftar pengeluaran giro yang telah dilakukan.

Membuat laporan hutang yang ditujukan untuk direktur.

6. Kepala Bagian Akuntansi

Kepala Bagian Akuntansi PT Mitra Makmurjaya Mandiri memiliki tugas dan

wewenang sebagai berikut:

Membuat laporan keuangan perusahaan dan informasi keuangan untuk

kepentingan pihak luar perusahaan.

Mencatat semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan berdasarkan bukti-bukti

yang ada ke dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas/bank, melakukan

posting dan menyusun laporan keuangan.

Bekerja sama dengan bagian Keuangan dalam menyiapkan rekonsiliasi bank.

Mengawasi pekerjaan akuntansi, bertanggungjawab atas kebenaran dan

keakuratan pembukuan dan laporan keuangan perusahaan.

Membina hubungan baik dengan lembaga keuangan dan lembaga lainnya yang

berhubungan dengan perusahaan, khususnya lembaga perpajakan.

Turut memelihara dokumen-dokumen dan catatan pembukuan serta mencegah

penyalahgunaanya.

41

Dalam pelaksanaan tugasnya Kepala Bagian Akuntansi membagi staff-nya menjadi

dua bagian, yaitu:

b) Bagian Pajak AHASS / Bengkel

Tugas dan wewenang staff pajak AHASS PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah

sebagai berikut:

Membuat laporan harian keuangan bengkel

Membuat laporan bulanan bengkel.

Membuat laporan pajak yang berhubungan dengan bengkel.

c) Bagian Pajak Dealer

Tugas dan wewenang staff pajak Dealer PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah

sebagai berikut:

Membuat laporan keuangan harian dealer.

Membuat laporan bulanan dealer.

Membuat laporan pajak yang berhubungan dengan dealer.

Membuat faktur pajak atas penjualan yang dilakukan.

III.5. Fungsi Pembelian dan Pencatatan Hutang

Pembelian merupakan titik awal dari suatu aktivitas perusahaan, karena fungsi

pembelian ini menyediakan persediaan barang yang dibutuhkan dalam kegiatan usaha

perusahaan. Dalam perusahaan dagang seperti PT Mitra Makmurjaya Mandiri, kegiatan

pembelian sangat penting, karena merupakan satu-satunya cara perusahaan untuk

mendapatkan persediaan barang dagang.

Ketidak efisienan dalam fungsi pembelian akan mengakibatkan fungsi-fungsi

yang lain dalam perusahaan menjadi terhambat. Oleh karena itu, pengendalian yang

42

efektif perlu dilakukan terhadap fungsi pembelian ini, karena pembelian menyangkut

pengalokasian dana dalam persediaan barang yang cukup besar dan kelancaran kegiatan

penjualan barang dagang yang dibutuhkan konsumen sangat tergantung pada fungsi

pembelian ini.

Kegiatan pembelian pada PT Mitra Makmurjaya Mandiri sebagian besar

dilakukan secara kredit dengan jatuh tempo tanpa angsuran. Pembelian secara tunai

hanya dilakukan perusahaan untuk mendapat persediaan barang tertentu yang jarang

diminta oleh kebanyakan konsumen, atau pada saat persediaan barang dagang benar-

benar menipis, sementara permintaan konsumen sedang meningkat. Untuk persediaan

barang harian, semua dibeli secara kredit. Pembelian kredit ini menimbulkan hutang

lancar bagi PT Mitra Makmurjaya Mandiri.

Supply sepeda motor Honda, sebagai persediaan barang dagang PT Mitra

Makmurjaya Mandiri, didapat hanya dari satu supplier yaitu PT Wahana Makmur Sejati,

yang bertindak sebagai main dealer sepeda motor Honda bagian wilayah Jakarta-

Tangerang. PT Mitra Makmurjaya Mandiri akan memesan barang pada saat type yang

diinginkan konsumen tidak tersedia di dealer dan di gudang perusahaan atau pada saat

stock motor di gudang sudah mencapai batas tingkat minimum. Namun PT Mitra

Makmurjaya Mandiri terkadang juga akan mendapat stock motor tanpa melalui

pemesanan, hal ini biasanya karena PT Wahana melihat saldo kredit yang menurun dan

pembayaran kredit yang baik oleh PT Mitra Makmurjaya Mandiri, atau biasa juga

karena adanya kelebihan stock motor pada PT Wahana, tanpa bisa menolak PT Mitra

Makmurjaya Mandiri harus menerima stock motor tersebut yang berarti juga akan

menambah saldo hutang pada PT Wahana lagi.

43

Walaupun PT Mitra Makmurjaya Mandiri hanya memiliki satu supplier,

namun pemenuhan kebutuhan akan stock motor diperusahaan selalu terpenuhi, hal ini

dikarenakan PT Mitra Makmurjaya Mandiri selalu menjaga itikad baik; pembayaran

hutang selalu tepat pada tanggal jatuh temponya.

Dalam prosedur pembelian, PT Mitra Makmurjaya Mandiri memiliki tiga

macam pilihan cara pembayaran pembelian sepeda motor Honda, yang semuanya tetap

ditujukan pada satu supplier; PT Wahana. Ketiga macam pilihan tersebut antara lain:

1. Langsung kepada PT Wahana secara tunai

2. Langsung kepada PT Wahana secara kredit

3. Melalui bank BCA sebagai perantara.

Berikut ini adalah kriteria dan perbedaan dari ketiga cara pembayaran tersebut:

Secara Tunai

o Mendapatkan diskon 0.55%.

o Permintaan barang melalui pemesanan terlebih dahulu.

o Dilakukan hanya untuk membeli barang yang jarang dibutuhkan atau barang

yang dibutuhkan cepat.

Secara Kredit (langsung ke PT Wahana)

o Tidak ada diskon.

o Permintaan barang tanpa pemesanan atau dengan pemesanan.

o Pembayaran dengan jatuh tempo dua minggu setelah tanggal SO (sales order)

tanpa angsuran.

o Tidak ada limit tertentu untuk saldo hutang, semua tergantung kebijakan PT

Wahana.

44

Secara kredit (melalui perantara BCA)

o Mendapat diskon 0.55%.

o Permintaan barang melalui pemesanan.

o Jatuh tempo pembayaran hutang 11 hari kerja.

o Ada limit plafon kredit sebesar Rp 1,2 milyar.

o Dapat dibayar secara angsuran dengan jumlah tergantung perusahaan.

o Harus membuat surat pelunasan yang ditujukan untuk bank yang bersangkutan.

Dokumen-dokumen yang dipakai menyangkut pembelian dan hutang ini adalah:

a. Sales order dari PT Wahana sebagai ganti surat penagihan.

b. Laporan penerimaan barang.

c. Payment voucher.

Catatan akuntansi yang dilakukan adalah sebagai berikut:

a. Kartu stock motor.

b. Catatan utang.

A. Prosedur Permintaan Pembelian

Langkah-langkah yang berkaitan dengan aktivitas permintaan pembelian

sepeda motor sebagai persedian barang dagang adalah sebagai berikut:

• Permintaan kebutuhan persediaan barang dagang dilakukan langsung oleh bagian

marketing, sesuai permintaan dari konsumen atau apabila barang digudang tidak

tersedia.

• Bagian marketing hanya akan melakukan permintaan pembelian secara langsung

atau melalui intercom kepada bagian pembelian.

45

• Dalam permintaan pembeliannya Bagian Marketing akan menyebutkan type

sepeda motor, warna dan jumlah unit yang diinginkan.

B. Prosedur Pembelian

Persediaan barang dagang PT Mitra Makmurjaya Mandiri berupa sepeda

motor Honda. Pembelian persediaan sepeda motor ini ditujukan hanya kepada satu

supplier (main dealer Honda); PT Wahana.

Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam aktivitas pembelian

persediaan barang dagang ini adalah sebagai berikut:

• Setelah Bagian Pembelian menerima pesan permintaan pembelian dari salah satu

staf Bagian Marketing, Bagian pembelian akan segera melakukan pemesanan

melalui telepon kepada PT Wahana.

• Setelah melakukan pemesanan melalui telepon, Bagian Pembelian tidak membuat

suatu surat atau dokumen tertentu sebagai bukti telah dilakukan pesanan pembelian

karena pihak supplier sudah mencatat pesanan yang diinginkan kedalam sebuah

Sales Order, Sales Order ini dianggap sama dengan surat pesanan pembelian yang

seharusnya dibuat oleh Bagian Pembelian.

• Bagian pembelian tidak akan melakukan negosiasi harga dengan pihak PT Wahana

karena sudah ada ketentuan harga dari pihak PT Wahana dalam suatu periode

tertentu.

46

C. Prosedur Penerimaan Barang

Langkah-langkah yang dilakukan PT Mitra Makmurjaya Mandiri dalam

melakukan aktivitas penerimaan barang adalah sebagai berikut:

• Barang akan dikirim oleh PT Wahana biasanya setelah adanya pemesanan oleh

Bagian Pembelian melalui telepon, jangka waktu pengiriman dari tanggal

pemesanan melalui telepon tersebut terkadang cukup lama bisa 4-5 hari kemudian.

• Pada waktu mengirim barang, PT Wahana akan menyerahkan barang berikut Surat

Jalan, dan Sales Order akan diambil oleh massager PT Mitra Makmurjaya Mandiri

satu hari setelah barang diterima. Sales Order ini berfungsi sebagai surat tagihan.

• Isi dari sales order adalah nomor sales order, tanggal, nama dan alamat pelanggan,

kolom otorisasi oleh pihak PT Wahana, tanggal jatuh tempo, cara pembayaran,

type sepeda motor, warna, jumlah unit, harga satuan per unit sepeda motor dan

total harga.

• Tanggal sales order biasanya sama dengan tanggal pemesanan melalui telepon

oleh Bagian Pembelian.

• Sedangkan isi dari surat jalan adalah tanggal, nomor surat jalan, nama dan alamat

pelanggan, type sepeda motor, warna, jumlah unit, nomor mesin, nomor rangka,

dan kolom otorisasi oleh pihak perusahaan dan pihak PT Wahana.

• Barang yang dikirim diterima oleh Bagian Pembelian. Bagian pembelian akan

mencocokan surat jalan dan sales order dengan fisik barang. Barang diperiksa

kualitas dan kuantitasnya seperti; type, warna dan jumlah unit sepeda motor serta

keadaan fisik barang tersebut harus baik dan tidak lecet/rusak.

47

• Apabila ternyata ada barang yang rusak, barang akan dikembalikan kepada PT

Wahana.

• Setelah menerima barang dan surat jalan dari PT Wahana, dan Bagian Pembelian

setuju dengan kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan pesanan, maka

selanjutnya barang akan diserahkan kepada Bagian Gudang untuk disimpan dan

diberikan ke Bagian Pemasaran sesuai kebutuhan serta untuk dibuatkan suatu

perincian stock motor yang dimiliki perusahaan. Disini petugas gudang juga akan

mencocokkan surat jalan dengan fisik barang untuk kepentingan pembuatan stock

motor.

• Setelah memeriksa keadaan fisik barang, petugas gudang akan membuat Laporan

Penerimaan Barang berdasarkan surat jalan yang telah diterima.

• Laporan penerimaan barang ini dibuat rangkap dua yang akan didistribusikan

kepada:

a) Lembar pertama untuk Bagian Pembelian.

b) Lembar kedua untuk Bagian Gudang.

• Isi dari laporan penerimaan barang ini adalah nomor LPB, tanggal, telah diterima

dari, type sepeda motor, warna dan jumlah unit serta kolom otoriasi oleh petugas

gudang.

• Selain itu petugas gudang juga harus memasukkan data-data yang ada di surat jalan

seperti type sepeda motor, jumlah unit, nomor mesin, dan nomor rangka ke dalam

kartu stock motor perusahaan.

• LPB dan surat jalan akan diberikan ke Bagian Pembelian dan Pencatatan Utang

untuk diproses lebih lanjut.

48

D. Prosedur Pencatatan dan Pembayaran Utang

Langkah-lagkah yang dilakukan oleh Bagian Pembelian dan Utang dalam

aktivitas pencatatan dan pembayaran utang adalah sebagai berikut:

• Setelah menerima LPB dan Surat Jalan dari Bagian Gudang, Bagian Pembelian

dan Utang akan mencatat data-data yang terdapat dalam Sales Order seperti; type

sepeda motor, warna, jumlah barang, jumlah terutang, tanggal jatuh tempo, dan

cara pembayaran ke dalam Catatan Utang. Data ini menunjukkan bahwa adanya

pertambahan saldo utang dagang perusahaan akibat pembelian yang bersangkutan.

• Bagian Pembelian dan Utang akan membuka giro mundur yang ditujukan ke PT

Wahana. Giro ini disebut mundur, karena giro dibuat pada tanggal penerimaan

barang, namun dengan tanggal pencairan giro sesuai tanggal jatuh tempo utang

yang terdapat dalam Sales Order.

• Setelah giro dibuat, Bagian Pembelian dan Utang akan meminta otorisasi tanda

tangan kepada Direktur, dengan menyertakan sales order dari PT Wahana.

Direktur akan mencocokkan jumlah terutang dalam sales order dengan jumlah

nominal dalam giro, serta memeriksa kembali tanggal jatuh tempo dan nomor

rekening tujuan yang sudah ditulis dalam giro.

• Giro yang sudah ditanda tangani, dibuat copy-annya sebagai berikut:

a) Lembar asli giro dikirim ke PT Wahana.

b) Lembar copy giro diarsip di Bagian Pembelian dan Utang.

• Berdasarkan giro yang telah dibuat tadi, Bagian Utang kemudian membuat

payment voucher yang berfungsi sebagai bukti kas keluar untuk pembayaran utang

dagang perusahaan. Payment voucher berisi nomor giro, jumlah nominal uang

49

yang dikeluarkan, tanggal pembuatan payment voucher, dan tanggal jatuh tempo

giro. Bagian utang kemudian mencatat data-data dari payment voucher ke dalam

catatan utang yang menunjukkan bahwa utang yang terkait telah dibayar, sehingga

akan mengurangi saldo utang dalam catatan utang dagang perusahaan.

• Bagian Pembelian dan Utang selanjutnya mengarsip LPB, surat jalan, sales order,

payment voucher dan copy giro.

E. Prosedur Retur Pembelian

Apabila ada barang yang kualitas atau kuantitasnya tidak sesuai pesanan, bagian

pembelian akan mengembalikan sepeda motor tersebut kepada PT Wahana. Berikut

adalah proses yang terjadi berkait dengan prosedur retur pembelian:

• Apabila ada sepeda motor yang lecet, maka barang akan dikembalikan namun surat

jalan yang ada tetap ditanda tangani dengan kepastian bahwa barang pengganti

akan dikirimkan berikut dengan pesanan sepeda motor selanjutnya.

• Pengembalian barang tidak akan membuat perubahan pada isi sales order yang

terkait, karena dengan asumsi bahwa barang pengganti pasti akan diberikan

kemudian hari. Sehingga dengan demikian tanggal jatuh tempo atas barang

pengganti pun tidak berubah, tetap seperti tanggal yang ada pada sales order

sebelumnya. Keadaan ini berlaku untuk pengembalian dengan jumlah unit kecil.

• Untuk pengembalian dalam jumlah unit banyak, sales order baru akan diberikan

dengan tanggal jatuh tempo yang sesuai dengan tanggal pengiriman unit sepeda

motor pengganti.