15 prosedur mutu bidang kemahasiswaan

Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan

P3MP Politeknik Negeri Nusa Utara

i

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N

15 PROSEDUR MUTU

BIDANG KEMAHASISWAAN

Politeknik Negeri Nusa Utara

2019



i

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N KATA SAMBUTAN

Direktur Politeknik Negeri Nusa Utara

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas

perkenaanNya sehingga penyusunan Dokumen Sistem

Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Politeknik Negeri

Nusa Utara dapat terselesaikan dengan baik.

Dokumen SPMI ini sangat penting fungsinya dalam

upaya untuk menjamin mutu pendidikan tinggi secara

internal. Berdasarkan Undang Undang Nomor 12

tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi pada pasal 52

telah menegaskan bahwa Penjaminan mutu

Pendidikan Tinggi wajib dilakukan secara sistimatis untuk meningkatkan mutu

Pendidikan Tinggi secara berencana dan berkelanjutan, dalam Permenristekdikti

no 44 tahun 2015 juga telah ditentukan Standar Nasional Pendidikan Tinggi yang

meliputi Standar Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat yang

merupakan kewajiban yang harus dilakukan oleh Pendidikan Tinggi.

Sementara itu untuk menjamin sebuah perguruan tinggi dapat

melaksanakan kewajibannya maka pemerintah juga telah mengatur secara spesifik

dalam Permenristekdikti no 62 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu

Pendidikan Tinggi (SPM Dikti) yang terdiri dari Sistem Penjaminan Mutu Internal

(SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME). Hal inilah menjadi dasar

bagi Politeknik Negeri Nusa Utara untuk melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu

Internal secara mandiri guna mewujudkan pendidikan tinggi yang bermutu dan

berdaya saing.

Dalam pelaksanaannya Sistem Penjaminan Mutu Internal yang ada di

Politeknik Negeri Utara dilaksanakan oleh Pusat Pengembangan Pembelajaran dan

Penjaminan Mutu Pendidikan (P3MP) dimulai dari proses Penetapan,

Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian serta Peningkatan. P3MP telah melakukan

pengembangan dokumen SPMI yang ada sejak pertengahan tahun 2018 hingga

akhirnya telah disetujui Senat Polnustar dan ditetapkan oleh Direktur pada bulan

Desember 2018. Dengan demikian Politeknik Negeri Nusa utara telah memiliki



ii

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

dokumen SPMI sah untuk digunakan dalam proses penjaminan mutu pendidikan

tinggi sehingga diharapkan dapat menjamin Standar Nasional Dikti telah berjalan

dengan baik dan sesuai.

Saya selaku direktur Politeknik Negeri Nusa Utara menyambut baik

dokumen SPMI yang telah tersusun, serta menyampaikan ucapan terimakasih

kepada Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan

(P3MP), Para Pimpinan dilingkungan Polnustar dan seluruh pihak yang terlibat

dalam penyusunan dokumen SPMI ini. Sambil terus menghimbau kepada seluruh

civitas akademika Politeknik Negeri Nusa Utara untuk melaksanakan standar,

prosedur serta kebijakan yang telah disahkan.

Akhirnya semoga apa yang tertuang dalam dokumen SPMI ini dapat

memberi manfaat bagi kita semua segenap civitas akademika Politeknik Negeri

Nusa Utara, terlebih dapat diaplikasikan secara sungguh-sungguh dalam

mewujudkan upaya peningkatan Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi di

Indonesia.

Tahuna, Februari 2019

Direktur Politeknik Negeri Nusa Utara

Prof. Dr. Ir. Frans G. Ijong, M.Sc



iii

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N KATA PENGANTAR

Puji syukur dihaturkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karna anugerah-

Nya sehingga penyusunan buku Standar Opersional Prosedur (SOP) bidang

Kemahasiswaan Politeknik Negeri Nusa Utara (Polnustar) bisa diselesaikan

dengan baik. Pengelolaan kegiatan bidang kemahasiswaan yang baik dan optimal

dapat terjadi bila koordinasi antara perguruan tinggi sebagai lembaga struktural

dan organisasi kemahasiswaannya.

Standar Oprasional Prosedur (SOP) adalah pedoman atau acuan untuk

melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja

institusi berdasarkan indikator-indikator teknis, administrasif dan prosedural

sesuai dengan dengan tata kerja. Tujuan penyusunan SOP Kemahasiswaan adalah

menciptakan komitmen mengenai peningkatan kualitas kinerja bidang

kemahasiswaan di Politeknik Negeri Nusa Utara guna mewujudkan good

governance.

Untuk itu kami menyampaikan terima kasih untuk semua yang terlibat dalam

penyusunan SOP bidang kemahasiswaan ini. Semoga buku ini dapat bermanfaat

bagi kita semua.

Tahuna Agustus 2019

Wakil Direktur bidang Kemahasiswaan

Jefri A. Mandeno, S.Pi, M.Si



iv

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

PERATURAN DIREKTUR POLITEKNIK NEGERI NUSA UTARA



v

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N



vi

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

DAFTAR ISI

KATA SAMBUTAN ................................................................................................................ i

KATA PENGANTAR ........................................................................................................... iii

PERATURAN DIREKTUR POLITEKNIK NEGERI NUSA UTARA ...................................... iv

DAFTAR ISI ........................................................................................................................ vi

1. SOP PENGURUSAN BEASISWA BIDIKMISI ............................................................. 2

2. SOP PENCAIRAN BEASISWA BIDIKMISI ................................................................. 9

3. SOP PERGANTIAN PENERIMA BEASISWA BIDIKMISI ......................................... 13

4. SOP PEGURUSAN BEASISWA PENINGKATAN PRESTASI AKADEMIK .............. 18

5. SOP PENGURUSAN BEASISWA BUMN .................................................................. 22

6. SOP PEKAN OLAH RAGA DAN SENI...................................................................... 26

7. SOP ORIENTASI PENGENALAN PROGRAM STUDI .............................................. 31

8. SOP PEMINJAMAN PENGGUNAAN SARANA DAN PRASARAN ........................... 34

9. SOP PENGURUSAN LEGALITAS ORMAWA .......................................................... 38

10. SOP PENGURUSAN KARTU TANDA MAHASISWA .............................................. 41

11. SOP PERMOHONAN PENCAIRAN DANA ............................................................. 45

12. SOP PERMOHONAN PEMINJAMAN INVENTARIS KEMAHASISWAAN .............. 49

13. SOP PEMILIHAN MAHASISWA BERPRESTASI ................................................... 53

14. SOP MENGIKUTI KEGIATAN MTQ MAHASISWA TINGKAT NASIONAL ............. 57

15. SOP PEMINJAMAN/PENGGUNAAN FASILITAS KEMAHASISWAAN ................. 61



1

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N



2

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

1. SOP PENGURUSAN BEASISWA BIDIKMISI

Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan:

Sebagai Prosedur untuk membantu, mendorong dan

menunjang kelancaran proses belajar mahasiswa

sehingga dapat menyelesaikan studinya tepat pada

waktunya.

Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Prosedur ini digunakan dalam lingkup bantuan biaya

perkuliahan BidikMisi bagi Mahasiswa Polnustar.

Standar

Definisi istilah Beasiswa Bidik Misi adalah beasiswa yang diberikan

oleh Polnustar bagi mahasiswa yang kurang mampu dan

berpotensi akademik dan non akademik yang baik

untuk dapat mendapatkan akses dan kesempatan

belajar di perguruan tinggi serta memenuhi kriteria

untuk menempuh pendidikan program

Diploma/Sarjana sampai selesai dan tepat waktu .

Prosedur 1. Surat masuk dari Pengelolah Pusat tentang

kuota penerima. beasiswa

2. Surat permohonan pembentukan Panitia

Pengelolah BidikMisi Polnustar dengan SK

Direktur.

3. Direktur menetapkan nama-nama Panitia

Pengelolah BidikMisi Polnustar melalui SK

4. Rapat Panitia Pengelolah untuk

menentukan jadwal serta syarat-syarat.

5. Pengelolah memberitahukan tawaran

beasiswa BidikMisi ke sekolah-sekolah

dengan melakukan sosialisasi.



3

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 6. Calon penerima melakukan pendaftaran

serta pemasukan berkas dengan mengisi

formulir dan melengkapi persyaratan.

7. Menginput daftar nama-nama calon

penerima beasiswa di Sim BidikMisi.

8. Proses Seleksi :

a. Verifikasi Berkas

b. Wawancara

c. Verifikasi/Survei lapangan

9. Rapat penetapan penerima beasiswa.

10. Pengumuman penetapan penerima beasiswa

melalui papan pengumuman, website

Ponustar dan radio RRI Tahuna.

11. Penerima beasiswa melakukan registrasi dan

pendaftaran ulang untuk kelengkapan

administrasi.

12. Surat permohonan pembuatan SK

Penetapan Penerima Beasiswa ke Direktur.

13. Direktur menetapkan nama-nama penerima

beasiswa melalui SK.

14. Menginput daftar nama-nama penerima

beasiswa di Sim BidikMisi.

15. Mahasiswa menerima pencairan dana

beasiswa langsung melalui rekening masing-

masing di setiap semester per triwulan.

16. Mahasiswa penerima beasiswa

menyerahkan fotocopy buku rekening ke

Bagian Kemahasiswaan sebagai bukti

penerimaan beasiswa.

17. Mahasiswa penerima melakukan registrasi

dengan menyerahkan bukti fotocopy Kartu

Hasil Studi (KHS) di setiap awal semester.



4

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

18. Pelaporan perkembangan akademik

penerima beasiswa.

Kualifikasi

Pejabat/ petugas

yang

menjalankan

SOP

1. Pengelola Pusat

2. Direktur

3. Wadir III

4. Pengelola Polnustar

5. Calon Penerima

6. Mahasiswa

7. Bank

Bagan alir

Prosedur

Dapat dilihat di bawah

Catatan

Referensi 1. Surat edaran Kemenristekdikti tentang

beasiswa.



5

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N Flowchart

No

Aktivitas Pengelola Pusat

Direktur

Wadir III

Pengelola Polnustar

Calon

Penerima

Mahasiswa

Bank

1 Surat masuk dari Pengelolah Pusat tentang kuota penerima. Beasiswa

2

Surat permohonan pembentukan Panitia Pengelolah BidikMisi Polnustar dengan SK Direktur.

3 Direktur menetapkan nama-nama Panitia Pengelolah BidikMisi Polnustar melalui SK

4 Rapat Panitia Pengelolah untuk menentukan jadwal serta syarat-syarat.

5 Pengelolah memberitahukan tawaran beasiswa BidikMisi ke sekolah-sekolah dengan melakukan sosialisasi.

6 Calon penerima melakukan pendaftaran serta pemasukan berkas dengan mengisi formulir dan melengkapi persyaratan.



6

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

7 Menginput daftar nama-nama calon penerima beasiswa di Sim BidikMisi.

8 Proses Seleksi :

a.Verifikasi Berkas

b.Wawancara

c.Verifikasi/Survei lapangan

9 Rapat penetapan penerima beasiswa.

10 Pengumuman penetapan penerima beasiswa melalui papan pengumuman, website Ponustar dan radio RRI Tahuna.

11 Penerima beasiswa melakukan registrasi dan pendaftaran ulang untuk kelengkapan administrasi.

12 Surat permohonan pembuatan SK Penetapan Penerima Beasiswa ke Direktur.

13 Direktur menetapkan nama-nama penerima beasiswa melalui SK.



7

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 14 Menginput daftar

nama-nama penerima beasiswa di Sim BidikMisi.

15 Mahasiswa menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing di setiap semester per triwulan.

16 Mahasiswa penerima beasiswa menyerahkan fotocopy buku rekening ke Bagian Kemahasiswaan sebagai bukti penerimaan beasiswa.

17 Mahasiswa penerima melakukan registrasi dengan menyerahkan bukti fotocopy Kartu Hasil Studi (KHS) di setiap awal semester.

18 Pelaporan perkembangan akademik penerima beasiswa.



8

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN



9

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 2. SOP PENCAIRAN BEASISWA BIDIKMISI

Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan :

Sebagai Prosedur untuk membantu, mendorong dan

menunjang kelancaran proses belajar mahasiswa

sehingga dapat menyelesaikan studinya tepat pada

waktunya.

Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Prosedur ini digunakan dalam lingkup bantuan

biaya perkuliahan BidikMisi bagi Mahasiswa

Polnustar.

Standar -

Definisi istilah Beasiswa BidikMisi adalah beasiswa yang diberikan

oleh Polnustar bagi mahasiswa yang kurang mampu

dan berpotensi akademik dan non akademik yang

baik untuk dapat mendapatkan akses dan

kesempatan belajar di perguruan tinggi serta

memenuhi kriteria untuk menempuh pendidikan

program Diploma/Sarjana sampai selesai dan tepat

waktu .

Prosedur 1. Surat permohonan pembuatan buku

rekening ke Bank terkait dengan

melampirkan SK penetapan penerima

beasiswa.

2. Pihak Bank mengeluarkan buku rekening

sesuai daftar nama yang diajukan.

3. Mengecek aktivasi rekening, kesesuaian

daftar nama penerima.

4. Mengirim daftar nama-nama penerima

beasiswa dengan melampirkan nomor

rekening ke Pengelolah Pusat.



10

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

5. Mengirim daftar nama-nama penerima

beasiswa dengan melampirkan nomor

rekening ke Bagian Keuangan.

Kualifikasi Pejabat/

petugas yang

menjalankan SOP

1. Pengelola Polnustar

2. Bank Terkait

Bagan alir Prosedur Dapat dilihat di bawah

Catatan

Referensi Surat edaran Kemenristekdikti tentang beasiswa.-



11

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N

Flowchart

No

Aktivitas

Pengelolah

Pusat

Direktur

Wadir III

Pengelolah

Polnustar

Calon

Penerima

Mahasiswa

Bank

1 Surat permohonan pembuatan buku rekening ke Bank terkait dengan melampirkan SK penetapan penerima beasiswa.

2

Pihak Bank mengeluarkan buku rekening sesuai daftar nama yang diajukan.

3 Mengecek aktivasi rekening, kesesuaian daftar nama penerima.

4 Mengirim daftar nama-nama penerima beasiswa dengan melampirkan nomor rekening ke Pengelolah Pusat.

5 Mengirim daftar nama-nama penerima beasiswa dengan melampirkan nomor rekening ke Bagian Keuangan.



12

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN



13

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 3. SOP PERGANTIAN PENERIMA BEASISWA BIDIKMISI

Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan : Sebagai Prosedur untuk membantu, mendorong dan menunjang kelancaran proses belajar mahasiswa sehingga dapat menyelesaikan studinya tepat pada waktunya.

Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Prosedur ini digunakan dalam lingkup bantuan biaya perkuliahan BidikMisi bagi Mahasiswa Polnustar..

Standar -

Definisi istilah Beasiswa Bidik Misi adalah beasiswa yang diberikan oleh Polnustar bagi mahasiswa yang kurang mampu dan berpotensi akademik dan non akademik yang baik untuk dapat mendapatkan akses dan kesempatan belajar di perguruan tinggi serta memenuhi kriteria untuk menempuh pendidikan program Diploma/Sarjana sampai selesai dan tepat waktu .

Prosedur 1. Mengacu pada Pedoman Bidik Misi dan Peraturan Akademik.

2. Surat permohonan rekomendasi ke Ketua-Ketua Jurusan.

3. Surat rekomendasi dari Ketua-Ketua Jurusan. 4. Surat permohonan pembuatan SK pergantian ke

Direktur. 5. Direktur menetapkan nama pengganti penerima

beasiswa dengan SK. 6. Mengirim surat pemberitahuan pergantian dan

permohonan pembukaan rekening bagi mahasiswa pengganti ke pihak Bank terkait.

7. Pihak Bank mengeluarkan buku rekening sesuai dengan surat permohonan.

8. Mengecek aktivasi rekening, kesesuaian daftar nama pengganti.

9. Mengirim daftar nama pengganti beasiswa dengan melampirkan nomor rekening ke Pengelolah Pusat.

10. Mahasiswa pengganti menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing di setiap semester per triwulan.

11. Mahasiswa pengganti penerima beasiswa menyerahkan fotocopy buku rekening ke Bagian Kemahasiswaan sebagai bukti penerimaan beasiswa.

12. Mahasiswa pengganti melakukan registrasi dengan menyerahkan bukti fotocopy Kartu Hasil Studi (KHS) di setiap awal semester.



14

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

13. Pelaporan perkembangan akademik penerima

beasiswa.

Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP

1. Direktur 2. Wadir III 3. Ketua Jurusan 4. Pengelolapolnustar 5. Calon Penerima 6. Mahasiswa 7. Bank

Bagan alir Prosedur


Catatan

Referensi Surat edaran Kemenristekdikti tentang beasiswa.



15

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N Flowchart

No

Aktivitas Pengelolapolnustar

Direktur

Wadir III

Ketua Jurus

an

Calon

Penerima

Mahasiswa

Bank

1 Mengacu pada Pedoman BidikMisi dan Peraturan Akademik.

2 Surat permohonan rekomendasi ke Ketua-Ketua Jurusan.

3 Surat rekomendasi dari Ketua-Ketua Jurusan.

4 Surat permohonan pembuatan SK pergantian ke Direktur.

5 Direktur menetapkan nama pengganti penerima beasiswa dengan SK.

6 Mengirim surat pemberitahuan pergantian dan permohonan pembukaan rekening bagi mahasiswa pengganti ke pihak Bank terkait.

7 Pihak Bank mengeluarkan buku rekening sesuai dengan surat permohonan.

8 Mengecek aktivasi rekening, kesesuaian daftar nama pengganti.



16

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

9 Mengirim daftar nama pengganti beasiswa dengan melampirkan nomor rekening ke Pengelolah Pusat.

10 Mahasiswa pengganti menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing di setiap semester per triwulan.

11 Mahasiswa pengganti penerima beasiswa menyerahkan fotocopy buku rekening ke Bagian Kemahasiswaan sebagai bukti penerimaan beasiswa.

12 Mahasiswa pengganti melakukan registrasi dengan menyerahkan bukti fotocopy Kartu Hasil Studi (KHS) di setiap awal semester.

13 Pelaporan perkembangan akademik penerima beasiswa.



17

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N



18

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

4. SOP PEGURUSAN BEASISWA PENINGKATAN PRESTASI AKADEMIK

Tujuan

Prosedur

SOP ini bertujuan :

1. Sebagai pedoman kepada pihak terkait dalam

pelaksanaan proses pengajuan beasiswa bagi

mahasiswa yang berprestasi.

2. Memperlancar proses pelaksanaan pengajuan

beasiswa bagi mahasiswa yang berprestasi.

Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam proses

dan administrasi dan seleksi pengusulan penerima

beasiswa PPA.

Standar

Definisi istilah Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (PPA) adalah

beasiswa bagi mahasiswa POLNUSTAR yang kurang

mampu dan berprestasi untuk meringankan biaya

pendidikan.

Prosedur 1. Bagian Kemahasiswaan menyampaikan informasi

lewat papan pengumuman dengan beberapa

persyaratan yang harus dipenuhi mahasiswa.

2. Mahasiswa mengajukan permohonan beasiswa

Wadir III dengan menyerahkan berkas

persyaratan yang sudah dilengkapi ke Bagian

Kemahasiswaan.

3. Bagian Kemahasiswaan menyeleksi berkas dan

menyerahkan daftar usulan nama-nama

mahasiswa yang telah memenuhi syarat sebagai

penerima beasiswa kepada Wadir III .

4. Wadir III menetapkan nama-nama mahasiswa

yang telah diusulkan untuk dibuatkan SK

Direktur.

5. Surat permohonan pembuatan SK penetapan

penerima beasiswa ke Direktur.



19

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 6. Direktur menetapkan nama-nama penerima

beasiswa melalui SK.

7. Pengumuman penerima beasiswa dan proses

pencairan dana.

8. Mahasiswa melengkapi berkas persyaratan yang

kurang ke Bagian Kemahasiswaan.

9. Mahasiswa menerima pencairan dana beasiswa

langsung melalui rekening masing-masing.

Kualifikasi

Pejabat/

petugas yang

menjalankan

SOP

1. Direktur

2. Wadir III

3. Staf Kemahasiswaan

4. Mahasiswa

Bagan alir

Prosedur


Catatan

Referensi Surat edaran Kemenristekdikti tentang beasiswa.



20

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

Flowchart

No

Aktivitas

Staf

Kemahasiswaan

Mahasiswa

Wadir III

Direktur

1 Bagian Kemahasiswaan menyampaikan informasi lewat papan pengumuman dengan beberapa persyaratan yang harus dipenuhi mahasiswa.

2 Mahasiswa mengajukan permohonan beasiswa Wadir III dengan menyerahkan berkas persyaratan yang sudah dilengkapi ke Bagian Kemahasiswaan.

3 Bagian Kemahasiswaan menyeleksi berkas dan menyerahkan daftar usulan nama-nama mahasiswa yang telah memenuhi syarat sebagai penerima beasiswa kepada Wadir III

4 Wadir III menetapkan nama-nama mahasiswa yang telah diusulkan untuk dibuatkan SK Direktur.

5 Surat permohonan pembuatan SK penetapan penerima beasiswa ke Direktur.

6 Direktur menetapkan nama-nama penerima beasiswa melalui SK.

7 Pengumuman penerima beasiswa dan proses pencairan dana.

8 Mahasiswa melengkapi berkas persyaratan yang kurang ke Bagian Kemahasiswaan.

9 Mahasiswa menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing.



21

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N



22

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

5. SOP PENGURUSAN BEASISWA BUMN

Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan :

1. Sebagai pedoman kepada pihak terkait dalam

pelaksanaan proses pengajuan beasiswa bagi

mahasiswa yang berprestasi.

2. Memperlancar proses pelaksanaan pengajuan

beasiswa bagi mahasiswa yang berprestasi.

Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam

proses dan administrasi dan seleksi pengusulan

penerima beasiswa

Standar -

Definisi istilah Beasiswa BUMN adalah beasiswa bagi mahasiswa

Polnustar yang diberikan oleh pihak luar kampus

untuk membantu mahasiswa sesuai syarat yang telah

ditentukan.

Prosedur 1. Menerima surat tawaran Beasiswa dari pihak

BUMN.

2. Bagian Kemahasiswaan memberikan surat

kepada Kaprodi untuk meminta rekomendasi

calon mahasiswa penerima.

3. Kaprodi memberikan rekomendasi calon

mahasiswa penerima.

4. Bagian Kemahasiswaan menyeleksi

rekomendasi dari Kaprodi dan mengajukan

ke Wadir III untuk ditetapkan.

5. Surat permohonan pembuatan SK penetapan

penerima beasiswa ke Direktur.

6. Direktur menetapkan nama-nama mahasiswa

penerima dengan SK.

7. Pengumuman penerima beasiswa.



23

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 8. Mahasiswa penerima beasiswa mengurus

penerimaan beasiswa.

9. Mengirim daftar nama-nama penerima ke

BUMN.

10. Mahasiswa menerima pencairan dana

beasiswa langsung melalui rekening masing-

masing.

11. Mahasiswa menyerahkan bukti penggunaan

dana beasiswa ke Bagian Bemahasiwaan

12. Pelaporan.


petugas yang

menjalankan SOP

1. Direktur

2. Wadir III

3. Kaprodi

4. Bagian Kemahasiswaan

5. Mahasiswa


Catatan

Referensi -



24

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

Flowchart

No Aktivita Direktur

Wadir III

Kaprodi

Bagian Kemahasiswa

an

Mahasiswa

1 Menerima surat tawaran Beasiswa dari pihak BUMN.

2 Bagian Kemahasiswaan memberikan surat kepada Kaprodi untuk meminta rekomendasi calon mahasiswa penerima.

3 Kaprodi memberikan rekomendasi calon mahasiswa penerima.

4 Bagian Kemahasiswaan menyeleksi rekomendasi dari Kaprodi dan mengajukan ke Wadir III untuk ditetapkan.

5 Surat permohonan pembuatan SK penetapan penerima beasiswa ke Direktur.

6 Direktur menetapkan nama-nama mahasiswa penerima dengan SK.

7 Pengumuman penerima beasiswa.

8 Mahasiswa penerima beasiswa mengurus penerimaan beasiswa.

9 Mengirim daftar nama-nama penerima ke BUMN.

10 Mahasiswa menerima pencairan dana beasiswa langsung melalui rekening masing-masing.

11 Mahasiswa menyerahkan bukti penggunaan dana beasiswa ke Bagian Bemahasiwaan

12 Pelaporan.



25

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N



26

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

6. SOP PEKAN OLAH RAGA DAN SENI


1. Sebagai acuan dan mekanisme bagi Ormawa dalam

mengikuti kegiatan Porseni.

2. Memperlancar proses pelaksanaan mengikuti

kegiatan Porseni.

Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Ormawa Polnustar.

Standar Proposal Porseni

Definisi istilah Pekan Olahraga dan Seni (PORSENI) Politeknik Se-

Indonesia merupakan puncak dari ajang kegiatan

program Kemahasiswaan Politeknik Se-Indonesia

di bidang Olahraga dan Seni, sebagai salah satu bentuk

partisipasi Politeknik se-Indonesia dalam mendukung

pembangunan sumber daya manusia Indonesia yang

diharapkan mampu meningkatkan reputasi Indonesia di

kancah global.

Prosedur 1. Penentuan cabang olahraga/ seni dan nomor

pertandingan yang akan diikuti.

2. Penandatanganan kontrak kerja dengan pelatih.

3. Membuat surat edaran/ Pengumuman ke

Ormawa untuk melakukan rekrutmen

mahasiswa untuk proses seleksi calon atlet/

peserta kontingen Polnustar.

4. Seleksi calon atlet/ peserta oleh tim pelatih di

masing-masing cabang olahrga/ seni dan nomor

pertandingan yang akan diikuti.

5. Pengumuman nama-nama atlet/ peserta yang

dinyatakan lolos seleksi.

6. Program latihan bagi atlet/ peserta yang lolos

seleksi.

7. Sarana dan Prasarana latihan.

8. Proposal Permohonan Pencairan Dana ke

Direktur.

9. Pendaftaran ke Panitia Pelaksana :

a. Kontingen.

b. Cabang olahraga/ seni dan nomor

pertandingan.

c. Nama-nama atlet/ peserta dan offisial.

d. Pembayaran biaya kontribusi

keikutsertaan kontingen, atlet/ peserta dan

offisial.

10. Pembentukan Kontingen Polnustar :



27

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N a. Surat ijin atlet/ peserta yang akan

mengikuti Porseni ke Kabag Akademik.

b. Surat tugas, SPPD dan dokumen

persyaratan keabsahan altet/ peserta serta

Offisial.

c. Penyediaan Transportasi dan Akomodasi

selama mengikuti kegiatan.

Kualifikasi Pejabat/ petugas yang menjalankan SOP

1. Direktur

2. Wadir III

3. BAUK

4. Ormawa


6. Tim Pelatih

Bagan alir

Prosedur


Catatan Setiap mahasiswa yang akan mengikuti seleksi, harus

berstatus sebagai mahasiswa aktif, yang dibuktikan

dengan Kartu Rencana Studi (KRS) serta aktif dalam

kegiatan Kemahasiswaan.

Referensi Buku Panduan Porseni



28

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

Flowchart

No Aktivitas Wadir

III

Staf Kemahasiswaan

Direktur

BAUK Orma

wa Tim

Pelatih

1 Penentuan cabang olahraga/ seni dan nomor pertandingan yang akan diikuti.

2 Penandatanganan kontrak kerja dengan pelatih.

3 Membuat surat edaran/ Pengumuman ke Ormawa untuk melakukan rekrutmen mahasiswa untuk proses seleksi calon atlet/ peserta kontingen Polnustar.

4 Seleksi calon atlet/ peserta oleh tim pelatih di masing-masing cabang olahrga/ seni dan nomor pertandingan yang akan diikuti.

5 Pengumuman nama-nama atlet/ peserta yang dinyatakan lolos seleksi.

6 Program latihan bagi atlet/ peserta yang lolos seleksi.

7 Sarana dan Prasarana latihan.



29

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 8 Proposal

Permohonan Pencairan Dana ke Direktur.

9 Pendaftaran ke Panitia Pelaksana :

a. Kontingen.

b. Cabang olahraga/ seni dan nomor pertandingan

c. Nama-nama atlet/ peserta dan offisial.

d. Pembayaran biaya kontribusi keikutsertaan kontingen, atlet/ peserta dan offisial.

10 Pembentukan Kontingen Polnustar :

a.Surat ijin atlet/ peserta yang akan mengikuti Porseni ke Kabag Akademik.

b.Surat tugas, SPPD dan dokumen persyaratan keabsahan altet/ peserta serta Offisial.

c.Penyediaan Transportasi dan Akomodasi selama mengikuti kegiatan.



30

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN



31

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 7. SOP ORIENTASI PENGENALAN PROGRAM STUDI

Tujuan Prosedur SOP ini bertujuan untuk menjamin masa orientasi pengenalan program studi dan pengenalan Kampus di lingkungan Politeknik Negeri Nusa Utara terlaksana dengan baik, lancar, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Mahasiswa baru Politeknik Negeri Nusa Utara dan Mahasiswa Lama yang belum mengikuti OPPS

Standar SK Panitia OPPS, Jadwal Pelaksanaan OPPS

Definisi istilah Orientasi Pengenalan Program Studi adalah suatu kegiatan yang memberikan pembekalan kepada mahasiswa tentang kehidupan kampus baik dari segi akademik maupun non akademik.

Prosedur 1. Surat permohonan pembentukan Panitia dengan SK Direktur.

2. Direktur menetapkan nama-nama Panitia melalui SK.

3. Proposal Permohonan Pencairan Dana Ke Direktur.

4. Pelaksanaan Kegiatan : a. Pembukaan; b. Penutupan.

5. Pelaporan.

1. Direktur 2. Wadir III

3. Wadir II

4. Panitia pelaksana

Bagan alir Prosedur Dapat dilihat di bawah Catatan

Referensi Buku Panduan Polnustar



32

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

Flowchart

Ket No Aktivitas Wadir III Direktur

Wadir II

Panitia Pelaksa

na

1

Surat permohonan pembentukan Panitia dengan SK Direktur.

2 Direktur menetapkan nama-nama Panitia melalui SK.

3 Panitia mengajukan proposal Permohonan Pencairan Dana Ke Direktur.

Jika disetujui, disposisi permohonan anggaran ditujukan ke Wadir II. Jika tidak disetujui, permohonan anggaran dikembalikan ke Panitia.

4 Pencairan anggaran melalui Wadir II.

5 Pelaksanaan Kegiatan :

a. Pembukaan;

b. Penutupan.

6 Pelaporan.



33

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N



34

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

8. SOP PEMINJAMAN PENGGUNAAN SARANA DAN PRASARAN

1. Tujuan

Prosedur

SOP ini bertujuan:

Sebagai acuan Ormawa/ panitia pelaksana kegiatan

yang dibentuk oleh Ormawa untuk

meminjam/menggunakan sarana dan prasarana dalam

pelaksanaan kegiatan.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Ormawa Polnustar/ Panitia Pelaksana Kegiatan.

3. Standar SK ormawa,. Permohonan kegiatan

4. Definisi istilah Peminjaman/penggunaan sarana dan prasarana adalah

suatu kegiatan yang dilakukan oleh Ormawa/ panitia

pelaksana kegiatan yang dibentuk oleh Ormawa

untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan.

5. Prosedur 1. Ormawa/ Panitia pelaksana mengajukan surat

permohonan peminjaman/ penggunaan sarana

dan prasarana kepada Direktur.

2. Direktur mendisposisikan surat peminjaman

kepada bidang kemahasiswaan.

3. Direktur memberikan tanggapan dan

mendisposisikan kepada WADIR III .

4. WADIR III menindaklanjuti sesuai dengan

tanggapan Direktur dan memberitahukan

kepada Ormawa/ Panitia pelaksana.

5. Apabila tanggapan Direktur menyetujui maka

Ormawa/ Panitia pelaksanan dapat

meminjam/ menggunakan sarana dan

prasarana.

6. Ormawa/ Panitia pelaksana mengembalikan

sarana dan prasarana yang telah dipinjam/

digunakan.



35

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 6. Kualifikasi

Pejabat/

petugas yang

menjalankan

SOP

1. Direktur

2. Wadir III

3. BAUK


5. Ormawa

6. Tim Pelatih

7. Bagan alir

Prosedur


8. Catatan

9. Referensi



36

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

Diagram Alir

No Aktivitas Wadir III

Staf Kemahasiswa

an

Direktur

BAU Orma

wa Tim

Pelatih

1 Ormawa/ Panitia pelaksana mengajukan surat permohonan peminjaman/ penggunaan sarana dan prasarana kepada WADIR III.

2 WADIR III mendisposisikan surat peminjaman kepada staf kemahasiswaan.

3 Direktur memberikan tanggapan dan mendisposisikan kepada WADIR III .

4 WADIR III menindaklanjuti sesuai dengan tanggapan Direktur dan memberitahukan kepada Ormawa/ Panitia pelaksana.

5 Apabila tanggapan Direktur menyetujui maka Ormawa/ Panitia pelaksanan dapat meminjam/ menggunakan sarana dan prasarana.

6 Ormawa/ Panitia pelaksana mengembalikan sarana dan prasarana yang telah dipinjam/ digunakan.



37

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N



38

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

9. SOP PENGURUSAN LEGALITAS ORMAWA

1. Tujuan Prosedur

SOP ini bertujuan: 1. Sebagai acuan untuk proses pelayanan pengajuan

legalitas ormawa.

2. Memberikan kepastian hukum tentang

keberadaan Ormawa di lingkungan Polnustar

khususnya Ormawa yang telah membentuk

struktur kepengurusan yang baru..

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Mulai dari prosedur pengajuan ijin, syarat-syarat pengurusan legalitas ormawa yang wajib dilengkapi.

3. Standar surat pengantar kepada Direktur. Direktur mengeluarkan SK apabila menerima pengurusan legalitas ormawa

4. Definisi istilah Ormawa adalah Organisasi Kemahasiswaan yang bertanggungjawab langsung kepada Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan (Wadir III). Ormawa Politeknik Negeri Nusa Utara terdiri dari, BEM, DEMAH dan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa).

5. Prosedur 1. Ormawa mengajukan surat permohonan pengurusan legalitas kepada WADIR III.

2. WADIR III mempelajari surat permohonan dan mendisposisikan kepada Staf Kemahasiswaan untuk ditindak lanjuti.

3. Staf Kemahasiswaan menindaklanjuti disposisi WADIR III dan membuat surat pengantar kepada Direktur.

4. Direktur merekomendasikan/ menolak pengurusan legalitas ormawa.

5. Direktur mengeluarkan SK apabila menerima

pengurusan legalitas ormawa

6. Kualifikasi

Pejabat/

petugas yang

menjalankan

SOP

1 Direktur 2 WADIR III

3 Staf Kemahasiswaan

4 Ormawa

7. Bagan alir Prosedur


8. Catatan

9. Referensi -



39

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N

Flowchart

No Aktivitas Orma

wa WADIR

III

Staf Kemahasiswaan

Direktur

1 Ormawa mengajukan surat permohonan pengurusan legalitas kepada WADIR III.

2 WADIR III mempelajari surat permohonan dan mendisposisikan kepada Staf Kemahasiswaan untuk ditindak lanjuti.

3 Staf Kemahasiswaan menindaklanjuti disposisi WADIR III dan membuat surat pengantar kepada Direktur.

4 Direktur merekomendasikan/ menolak pengurusan legalitas ormawa.

5 Direktur mengeluarkan SK apabila menerima pengurusan legalitas ormawa



40

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN



41

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 10. SOP PENGURUSAN KARTU TANDA MAHASISWA


Sebagai acuan bagi mahasiswa dan unit kerja terkait

dalam proses pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa

(KTM).

Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Prosedur ini mengatur semua proses pembuatan KTM

baik untuk mahasiswa baru atau habis masa berlaku.

Standar PDPT Mahasiswa dan kartu rencana studi

Definisi istilah Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) adalah kartu tanda

pengenal sebagai mahasiswa Politeknik Negeri Nusa

Utara yang wajib dimilik oleh setiap mahasiswa yang

masih aktif dan harus dapat menunjukkan sewaktu-

waktu dibutuhkan.

Prosedur 1. Mahasiswa mengisi data pada formulir

pendaftaran untuk pembuatan kartu

mahasiswa yang disediakan oleh Bagian

Kemahasiswaan dengan menunjukan bukti

slip pembayaran semester dan menyerahkan

kepada Staf Kemahasiswaan.

2. Staf Kemahasiswaan memeriksa formulir

pendaftaran dan bukti pembayaran serta

kelengkapan data dan melakukan

pengambilan foto mahasiswa.

3. Staf Kemahasiswaan mencetak Kartu Tanda

Mahasiswa.

4. Bagian Kemahasiswaan menyerahkan Kartu

Tanda Mahasiswa kepada mahasiswa.



42

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

5. Mahasiswa menerima Kartu Tanda

Mahasiswa.


petugas yang

menjalankan SOP

1. Mahasiswa


3. Bagian Kemahasiswaan


Catatan - Mahasiswa dapat mengambil Kartu Tanda

Mahasiswa 1 minggu setelah melakukan

pendaftaran.

- Kartu mahasiswa berlaku selama mahasiswa

tersebut masih aktif di program studi tersebut.

Referensi Buku Pedoman Mahasiswa Berprestasi Diploma



43

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N

Flowchart

No Aktivitas Maha

siswa

Staf

Kemahasiswaan

Bagian

Kemahasiswaan

1 Mahasiswa mengisi data

pada formulir pendaftaran

untuk pembuatan kartu

mahasiswa yang disediakan

oleh Bagian

Kemahasiswaan dengan

menunjukan bukti slip

pembayaran semester dan

menyerahkan kepada Staf

Kemahasiswaan.


memeriksa formulir

pendaftaran dan bukti

pembayaran serta

kelengkapan data dan

melakukan pengambilan

foto mahasiswa.


mencetak Kartu Tanda

Mahasiswa.

4 Bagian Kemahasiswaan

menyerahkan Kartu Tanda

Mahasiswa kepada

mahasiswa.

5 Mahasiswa menerima Kartu

Tanda Mahasiswa.



44

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN



45

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 11. SOP PERMOHONAN PENCAIRAN DANA


Untuk memfasilitasi dalam proses pencairan dana

guna memperlancar kegiatan dalam menunjang proses

belajar mengajar dan pengembangan serta untuk

peningkatan mutu pendidikan.

Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Ormawa Polnustar/ Panitia Pelaksana Kegiatan.

Standar SK Direktur pengurus ormawa/ kontrak kegiatan/

undangan kegiatan dengan proposal kegiatan di

ajukan dengan proposal kegiatan ke Direktur

Definisi istilah Bagian kemahasiswaan merupakan bidang yang

menyelenggarakan dan memfasilitasi kegiatan

kemahasiswaan.

Prosedur 1. Ormawa mengajukan surat permohonan pencairan

dana disertai proposal kegiatan ditujukan kepada

Wadir III. (2 minggu sebelum kegiatan)

2. Wadir III menyetujui kegiatan dan

mendisposisikan pencairan dana ke Staf

Kemahasiswaan.

3. Staf Kemahasiswaan mengajukan surat

permohonan pencairan dana ke Direktur disertai

lampiran proposal kegiatan.

4. Direktur menyetujui / menolak surat permohonan

pencairan dana.

5. Apabila disetujui, Direktur mendisposisikan

kepada Wadir II.

6. Wadir II mengoreksi anggaran kegiatan.

7. Mencairkan dana kegiatan.



46

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

8. Mempertanggungjawabkan dana dan membuat

laporan kegiatan.


petugas yang

menjalankan SOP

1. Direktur

2. Wadir III

3. Bendahara

4. Tim Pelatih



Catatan

Referensi -



47

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N

Flowchart

No Aktivitas Wadir III

Staf Kemahasiswaan

Direktur

Bendahara

Ormawa

Tim Pelatih

1 Ormawa mengajukan surat permohonan pencairan dana disertai proposal kegiatan ditujukan kepada Wadir III. (2 minggu sebelum kegiatan)

2 Wadir III menyetujui kegiatan dan mendisposisikan pencairan dana ke Staf Kemahasiswaan.

3 Staf Kemahasiswaan mengajukan surat permohonan pencairan dana ke Direktur disertai lampiran proposal kegiatan.

4 Direktur menyetujui / menolak surat permohonan pencairan dana.

5 Apabila disetujui, Direktur mendisposisikan kepada Wadir II.

6 Wadir II mengoreksi anggaran kegiatan.

7 Mencairkan dana kegiatan.

8 Mempertanggungjawabkan dana dan membuat laporan kegiatan.



48

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN



49

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 12. SOP PERMOHONAN PEMINJAMAN INVENTARIS

KEMAHASISWAAN


Sebagai acuan mahasiswa untuk meminjam barang

inventaris kemahasiswaan dalam pelaksanaan

kegiatan mahasiswa.

Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Prosedur dan tata cara peminjaman barang inventaris

kemahasiswaan

Standar BEM menandatangani formulir permohonan

peminjaman barang inventaris kemahasiswaan, Staf

Kemahasiswaan mengecek formulir dan memberikan

pengantar kepada Satpam serta mengisi buku

peminjaman.

Definisi istilah Peminjaman barang inventaris kemahasiswaan adalah

mekanisme yang dilakukan oleh Ormawa atau

individu mahasiswa untuk mendukung pelaksanaan

kegiatan.

Prosedur 1. Mahasiswa (yang mewakili

UKM/Himaju/Himapros dibuktikan

dengan memo dari pengurus) mengisi

formulir permohonan peminjaman barang

inventaris kemahasiswaan di Sekretariat

BEM.

2. BEM menandatangani formulir

permohonan peminjaman barang

inventaris kemahasiswaan.

3. Mahasiswa membawa formulir

permohonan peminjaman barang

inventaris kemahasiswaan ke bagian

kemahasiswaan.



50

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

4. Staf Kemahasiswaan mengecek formulir

dan memberikan pengantar.

5. Mahasiswa memberikan pengantar kepada

Satpam serta mengisi buku peminjaman.

6. Satpam mendampingi mahasiswa untuk

mengambil barang inventaris di gudang

Kemahasiswaan.

7. Satpam mengontrol buku peminjaman dan

menghubungi mahasiswa apabila belum

dikembalikan.

8. Mahasiswa mengembalikan barang

inventaris yang telah dipinjam kepada

satpam dan mengisi buku peminjaman

serta bersama satpam mengembalikan

barang yang telah dipinjam ke gudang

kemahasiswaan.

Kualifikasi

Pejabat/ petugas

yang menjalankan

SOP


2. BEM

3. Mahasiswa

4. Satpam

Bagan alir

Prosedur


Catatan

Referensi -



51

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N Diagram Alir

No Aktivitas Mahasiswa

BEM Staf

Kemahasiswaan

Satpam

1 Mahasiswa (yang mewakili UKM/Himaju/Himapros dibuktikan dengan memo dari pengurus) mengisi formulir permohonan peminjaman barang inventaris kemahasiswaan di Sekretariat BEM.

2 BEM menandatangani formulir permohonan peminjaman barang inventaris kemahasiswaan

3 Mahasiswa membawa formulir permohonan peminjaman barang inventaris kemahasiswaan ke bagian kemahasiswaan.

4 Staf Kemahasiswaan mengecek formulir dan memberikan pengantar.

5 Mahasiswa memberikan pengantar kepada Satpam serta mengisi buku peminjaman.

6 Satpam mendampingi mahasiswa untuk mengambil barang inventaris di gudang Kemahasiswaan.

7 Satpam mengontrol buku peminjaman dan menghubungi mahasiswa apabila belum dikembalikan.

8 Mahasiswa mengembalikan barang inventaris yang telah dipinjam kepada satpam dan mengisi buku peminjaman serta bersama satpam mengembalikan barang yang telah dipinjam ke gudang kemahasiswaan.

v

v

v

v

v

v



52

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN



53

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 13. SOP PEMILIHAN MAHASISWA BERPRESTASI


Sebagai pedoman untuk memberikan keterangan

tentang proses administrasi dan seleksi mahasiswa

berprestasi.

Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Mahasiwa Polnustar yang berprestasi.

Standar SK Panitia Pemilihan Mawapres dari direktur; Karya

Tulis Mahasiswa

Definisi istilah Mahasiswa Berprestasi adalah mahasiswa yang

berhasil mencapai prestasi tinggi, baik kurikuler,

kokurikuler, maupun ekstrakulikuler sesuai dengan

kriteria yang ditentukan.

Prosedur 1. Prodi melaksanakan seleksi untuk memilih

mahasiswa yang terbaik untuk diseleksi di

tingkat Polnustar, seleksi meliputi : Karya Tulis,

IPK, Bahasa Inggirs, Data Prestasi/ Kemampuan

yang diunggulkan.

2. Ketua Prodi mengirimkan berkas mahasiswa

beprestasi yang berhasil lolos seleksi ke Panitia

Pelaksana.

3. Informasi dari Dikti.

4. Bidang kemahasiswaan mengajukan surat

permohonan pembentukan Panitia Pemilihan

Mahasiswa Berprestasi Polnustar dengan SK

Direktur.

5. Direktur menetapkan nama-nama Panitia Panitia

Pemilihan Mahasiswa Berprestasi Polnustar

melalui SK



54

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

6. Panitia pelaksana melaksanakan seleksi di

tingkat perguruan tinggi yang meliputi : IPK,

Bahasa Inggris, Pembuatan dan Presentasi Karya

Tulis dan Wawancara.

7. Juara tingkat perguruan tinggi diikutkan untuk

mengikuti pemilihan ditingkat nasional dengan

mengunggah video yang berisi tentang rekaman

penyampaian ringkasan secara lisan ke laman

Youtube dengan mencantumkan alamat (URL)

video yang diunggah.

Kualifikasi

Pejabat/ petugas

yang menjalankan

SOP

1. Dikti

2. Wadir

3. Direktur

4. Panitia pelaksana

5. Prodi

6. Mahasiswa

Bagan alir

Prosedur


Catatan

Referensi 1. Buku Pedoman Mahasiswa Berprestasi

Diploma

2. Standart Penilaian Pembelajaran Politeknik

Negeri Nusa Utara Tahun 2018



55

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N

Diagram Alir

NO Aktivitas Dik

ti Wadir

III Direk

tur

Panitia Pelaks

ana Prodi

Mahasiswa

1 Prodi melaksanakan seleksi untuk memilih mahasiswa yang terbaik untuk diseleksi di tingkat Polnustar, seleksi meliputi : Karya Tulis, IPK, Bahasa Inggirs, Data Prestasi/ Kemampuan yang diunggulkan.

2 Ketua Prodi mengirimkan berkas mahasiswa beprestasi yang berhasil lolos seleksi ke Panitia Pelaksana.

3 Informasi dari Dikti.

4 Bidang kemahasiswaan mengajukan surat permohonan pembentukan Panitia Pemilihan Mahasiswa Berprestasi Polnustar dengan SK Direktur.

5 Direktur menetapkan nama-nama Panitia Panitia Pemilihan Mahasiswa Berprestasi Polnustar melalui SK

6 Panitia pelaksana melaksanakan seleksi di tingkat perguruan tinggi yang meliputi : IPK, Bahasa Inggris, Pembuatan dan Presentasi Karya Tulis dan Wawancara.

7 Juara tingkat perguruan tinggi diikutkan untuk mengikuti pemilihan ditingkat nasional dengan mengunggah video yang berisi tentang rekaman penyampaian ringkasan secara lisan ke laman Youtube dengan mencantumkan alamat (URL) video yang diunggah.



56

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN



57

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 14. SOP MENGIKUTI KEGIATAN MTQ MAHASISWA TINGKAT

NASIONAL


1. Sebagai acuan dan mekanisme bagi Ormawa dalam

mengikuti kegiatan MTQ.

2. Memperlancar proses pelaksanaan mengikuti

kegiatan MTQ.

Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Mahasiwa Polnustar yang memiliki kemampuan

untuk mengikuti MTQ

Standar Seleksi tingkat Polnustar. Pemenang tingkat

polnustar akan mengikuti MTQMN

Definisi istilah MTQ mahasiswa tingkat nasional antar perguruan

tinggi merupakan salah upaya dalam peningkatan

pemahaman, penghayatan serta pengamalan isi

kandungan Al-Qur’an dan juga untuk

mengaktualisasikan nilai-nilai kandungan Al-Qur’an

dalam kehidupan mahasiswa.

Prosedur 1. Menerima informasi kegiatan MTQMN

2. Membuat surat ke Badan Tadzkir untuk

melakukan perekrutan calon peserta

untuk diseleksi.

3. Mengadakan seleksi di tingkat Polnustar.

4. Pengumuman nama-nama peserta yang

dinyatakan lolos seleksi.

5. Proposal Permohonan Pencairan Dana ke

Direktur.

6. Pelaksanaan Kegiatan

a. Surat ijin peserta yang akan mengikuti

MTQ ke Kabag Akademik.



58

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

b. Surat tugas, SPPD dan dokumen

persyaratan keabsahan peserta serta

Offisial.

c. Penyediaan Transportasi dan

Akomodasi selama mengikuti

kegiatan.


petugas yang

menjalankan SOP

1. Panita pelaksana

2. Kabag Akademik


4. Badan Tadzkir

5. Mahasiswa


Catatan Setiap mahasiswa yang akan mengikuti seleksi, harus

berstatus sebagai mahasiswa aktif, yang dibuktikan

dengan Kartu Rencana Studi (KRS) serta terdapat di

PDPT aktif dalam kegiatan Kemahasiswaan.

Referensi Buku Panduan MTQ



59

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N

Flowchart

No Aktivita Panita pelaks

ana

Staf Kemahasiswaan

Badan Tadzkir

Kabag Akademi

k

Mahasiswa

1 Menerima informasi kegiatan MTQMN

2 Membuat surat ke Badan Tadzkir untuk melakukan perekrutan calon peserta untuk diseleksi.

3 Mengadakan seleksi di tingkat Polnustar.

4 Pengumuman nama-nama peserta yang dinyatakan lolos seleksi.

5 Proposal Permohonan Pencairan Dana ke Direktur.

6 Pelaksanaan Kegiatan

a. Surat ijin peserta yang

akan mengikuti MTQ

ke Kabag Akademik.

b. Surat tugas, SPPD dan

dokumen persyaratan

keabsahan peserta

serta Offisial.

c. Penyediaan

Transportasi dan

Akomodasi selama

mengikuti kegiatan.



60

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN



61

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N 15. SOP PEMINJAMAN/PENGGUNAAN FASILITAS KEMAHASISWAAN


1. Sebagai acuan prosedur peminjaman dan

penggunaan fasilitas

2. kemahasiswaan kepada pihak terkait dari luar

lingkungan Polnustar.

Sebagai tahapan dalam mengatur peminjaman dan

penggunaan fasilitas kemahasiswaan Polnustar.

Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

Tata cara proses peminjaman dan penggunaan fasilitas

oleh pihak-pihak terkait yang terlibat dalam proses

peminjaman dan penggunaan fasilitas kemahasiswaan.

Standar

Definisi istilah Fasilitas kemahasiswaan adalah fasilitas berupa

Lapangan olahraga, alat-alat musik (beserta

soundsystem, bola (voli, sepakbola, futsal), net voli

beserta rods, kaostim yang merupakan aset Polnustar.

Prosedur 1. Peminjam mengajukan surat permohonan

peminjaman/ penggunaan fasilitas

kemahasiswaan kepada Direktur.

2. WADIR III mendapatkan disposisi dengan

Direktur mengenai permohonan

peminjaman/ penggunaan fasilitas

kemahasiswaan.

3. WADIR III memberikan tanggapan setelah

berkoordinasi dengan Direktur dan

mendisposisikan kepada Staf

Kemahasiswaan untuk ditindaklanjuti.

4. Staf Kemahasiswaan menindaklanjuti sesuai

dengan tanggapan WADIR III dan

menyampaikan surat kepada pengguna.



62

15 PROSEDU

R MU

TU KEM

AHASISW

AAN

5. Apabila disetujui maka Peminjam dapat

meminjam/ menggunakan fasilitas

kemahasiswaan sesuai dengan batas waktu

yang telah ditentukan.

6. Peminjam mengembalikan fasilitas

kemahasiswaan yang telah dipinjam/

digunakan.

Kualifikasi

Pejabat/ petugas

yang menjalankan

SOP

1. Direktur

2. WADIR III


4. Peminjam

Bagan alir

Prosedur


Catatan

Referensi Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang

Pengelolaan Barang milik Negara Jo. No. 38 Tahun

2008 tentang Perubahan Pengelolaan Barang Milik

Negara



63

15 P

ROSE

DUR

MU

TU K

EMAH

ASIS

WAA

N

Flowchart

No Aktivitas Peminjam

WADIR III

Direktur Staf

Kemahasiswaan

1 Peminjam mengajukan surat permohonan peminjaman/ penggunaan fasilitas kemahasiswaan kepada Direktur.

2 WADIR III berkoordinasi dengan Direktur mengenai permohonan peminjaman/ penggunaan fasilitas kemahasiswaan.

3 WADIR III memberikan tanggapan setelah berkoordinasi dengan Direktur dan mendisposisikan kepada Staf Kemahasiswaan untuk ditindaklanjuti.

4 Staf Kemahasiswaan menindaklanjuti sesuai dengan tanggapan WADIR III dan menyampaikan surat kepada pengguna.

5 Apabila disetujui maka Peminjam dapat meminjam/ menggunakan fasilitas kemahasiswaan sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan.

6 Peminjam mengembalikan fasilitas kemahasiswaan yang telah dipinjam/ digunakan.

15 prosedur mutu bidang kemahasiswaan

Documents