PROSEDUR MUTU No. PM 7.5.11

PROSEDUR PEMBERIAN SANKSI MAHASISWA BERDASARKAN ATAS

KETIDAKHADIRANRevisi 2

Tanggal 1 Juli 2010

Halaman1 /

1. Tujuan

Prosedur ini sebagai pedoman dalam pelaksanaan proses pemberian sanksi oleh pimpinan lembaga bagi

mahasiswa yang tidak memenuhi persyaratan akademik tentang kehadirannya dalam mengikuti

kegiatan proses belajar mengajar (PBM).

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku bagi pelaksanaan proses pemberian sanksi oleh pimpinan lembaga bagi

mahasiswa yang tidak memenuhi persyaratan akademik tentang kehadirannya dalam mengikuti

kegiatan PBM di Politeknik Negeri Semarang.

3. Uraian Umum

3.1. Daftar hadir mahasiswa baru disusun berdasarkan hasil daftar ulang mahasiswa baru

3.2. Daftar hadir mahasiswa lama disusun berdasarkan hasil daftar ulang per semester.

3.3. Pemberian sanksi atas Ketidakhadiran mahasiswa diatur dalam Keputusan Direktur Politeknik

Negeri Semarang No. 481/N11/SK/2006 tanggal 14 September 2006 tentang Peraturan Akademik

Politeknik Negeri Semarang pasal 42 s/d 45 23 s/d 27.

3.4. Setiap ketidakhadiran mahasiswa dicatat dengan menggunakan formulir seperti yang terdapat

pada buku Pedoman PBM, yaitu:

- Izin Tidak Kuliah (PM. 7.5.11/L1)

- Rekapitulasi Ketidakhadiran Mahasiswa (PM. 7.5.11/L2)

- Laporan Ketidakhadiran Mahasiswa per Hari (PM. 7.5.11/L3)

- Laporan Surat Peringatan Mahasiswa (PM. 7.5.11/L4)

- Rekapitulasi Ketidakhadiran Mahasiswa per Semester (PM. 7.5.11/L5)

4. Prosedur

4.1. Pelaksana Administrasi Proses Belajar Mengajar

4.1.1. Membuat dan menandatangani rekap ketidakhadiran mahasiswa (PM. 7.5.11/L2)

berdasarkan Peraturan Akademik Politeknik Negeri Semarang pasal 42 s/d 45 23 s/d 27.

4.1.2. mengumumkan hasil rekap keseluruhan poin 4.1.1 mingguan kepada mahasiswa untuk

kategori SP1, SP2, dan atau SP3.

4.1.3. Menyerahkan hasil rekap poin 4.1.1 yang akumulasi ketidakhadirannya masuk dalam

kategori SP1, SP2, dan atau SP3 kepada Koord. Sub. Urusan PBM untuk diproses lebih

lanjut oleh Pelaksana Administrasi Akademik.

1.

O

PROSEDUR MUTU No. PM 7.5.11

PROSEDUR PEMBERIAN SANKSI MAHASISWA BERDASARKAN ATAS

KETIDAKHADIRANRevisi 2

Tanggal 1 Juli 2010

Halaman2 / 4

Pelaksana Adminstrasi Akademik

4.2.1. Membuat Konsep Surat Peringatan/Surat Panggilan berdasarkan poin 4.1.3 yang akan

dilaksanakan setiap waktu serta menyerahkan hasil konsep Surat Peringatan/Surat

Panggilan beserta hasil rekap ketidakhadiran mahasiswa kepada Koord. Sub Urusan

PBM.

4.3. Koord. Sub Urusan PBM

4.3.1. Menerima, Memeriksa, dan meneruskan konsep Surat Peringatan/Surat Pangilan beserta

hasil rekap ketidakhadiran mahasiswa kepada Koord. Urusan Akademik..

4.4. Koord. Urusan Akademik

4.4.1. Menerima, Memeriksa, dan meneruskan konsep jadi Surat Peringatan/Surat Panggilan

beserta hasil rekap ketidakhadiran mahasiswa kepada Kasubbag Akademik.

4.5. Kasubbag. Akademik

4.5.1. Menerima, memeriksa, memaraf, dan meneruskan konsep jadi Surat Peringatan/Surat

Panggilan kepada Kabag AAK.

4.6. Kabag. AAK

4.6.1. Menerima, memeriksa, dan memaraf konsep jadi Surat Peringatan dan Panggilan

Mahasiswa;

4.6.2. Meneruskan konsep jadi Surat Peringatan dan Panggilan Mahasiswa kepada PD I melalui

Sekretaris Pimpinan untuk ditandatangan.

4.7 Pembantu Direktur I

4.7.1. Menandatangani konsep jadi Surat Peringatan dan Panggilan Mahasiswa

4.7.2. Menyerahkan Surat Peringatan dan Panggilan Mahasiswa kepada Pelaksana Administrasi

Akademik.

4.8. Pelaksana Administrasi Akademik

4.8.1. Menerima SP & Mendistribusikan Surat Peringatan kepada mahasiswa yang bersangkutan

beserta tembusannya kepada: Kabag AAK, Kajur (untuk diteruskan kepada Wali Kelas),

Pelaksana Administrasi PBM, dan Orang Tua/Wali untuk SP3;

PROSEDUR MUTU No. PM 7.5.11

PROSEDUR PEMBERIAN SANKSI MAHASISWA BERDASARKAN ATAS

KETIDAKHADIRANRevisi 2

Tanggal 1 Juli 2010

Halaman3 / 4

4.9. Kabag AAK

4.9.1. Menyiapkan data mahasiswa yang dipanggil terdiri dari daftar hadir, arsip Surat

Peringatan I,II,III dan arsip Surat Panggilan, serta Rekap Ketidakhadiran Mahasiswa.

4.9.2. Menyelenggarakan pertemuan klarifikasi yang dipimpin PD I dan dihadiri oleh Kajur, Wali

Kelas, Mahasiswa dan Orang Tua/Wali untuk membahas permasalahan ketidakhadiran

mahasiswa dengan didukung bukti yang sah.

4.10. Pembantu Direktur I

4.10.1. Memutuskan hasil pertemuan klarifikasi sesuai poin 4.9.2 dengan memberikan disposisi

yang berupa: mahasiswa mendapat pengurangan jam ketidakhadiran, cuti, undur diri,

atau DO.

4.10.2. Menyerahkan disposisi hasil keputusan pertemuan klarifikasi kepada Kabag AAK untuk

ditindaklanjuti.

4.11. Kabag AAK

4.11.1. Menindaklanjuti disposisi PD I mengenai pengurangan jam ketidakhadiran mahasiswa

secara hirarkis kepada pejabat/petugas terkait.

4.11.2. Menindaklanjuti disposisi PD I mengenai penerbitan SK Cuti/Undur Diri/DO mahasiswa

secara hirarkis kepada pejabat/petugas terkait.

5. Lampiran

PM 7.5.11/L1 Formulir Izin Tidak Kuliah

PM 7.5.11/L2 Formulir Rekapitulasi Ketidakhadiran Mahasiswa

PM 7.5.11/L3 Formulir Laporan Ketidakhadiran Mahasiswa per Hari

PM 7.5.11/L4 Formulir Laporan Surat Peringatan Mahasiswa

PM 7.5.11/L5 Formulir Rekapitulasi Ketidakhadiran Mahasiswa per Semester

PROSEDUR MUTU No. PM 7.5.11

PROSEDUR PEMBERIAN SANKSI MAHASISWA BERDASARKAN ATAS

KETIDAKHADIRANRevisi 2

Tanggal 1 Juli 2010

Halaman4 / 4