147_pembukaan dokumen penawaran
TRANSCRIPT
-
1
TATA CARA PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN
DALAM PEMILIHAN PENYEDIA PENGADAAN BARANG DAN JASA Oleh : Abu Sopian, S.H., M.M.
Widyaiswara Madya Balai Diklat Keuangan Palembang
Salah satu tahapan yang mutlak harus dilalui dalam proses pemilihan penyedia
barang dan jasa pemerintah adalah tahapan pebukaan dokumen penawaran. Acara
pembukaan dokumen penawaran dilakukan secara resmi dalam suatu acara yang
disaksikan oleh semua peserta lelang karena dokumen tersebut merupakan penentu
dalam persaingan pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah. Acara pembukaan
penawaran selalu menjadi perhatian semua peserta lelang karena dalam acara inilah
panitia pengadaan barang/jasa pemerintah membeberkan seluruh data-data yang terdapat
dalam setiap dokumen penawaran kepada seluruh peserta lelang. Dengan mengetahui
setiap informasi yang terdapat dalam dokumen penawaran peserta lainnya, maka secara
tidak langsung para peserta lelang dapat mengawasi panitia pengadaan barang/jasa dalam
melakukan proses evaluasi dokumen penawaran tersebut. Dengan demikian proses
penentuan pemenang lelang menjadi terbuka dan bebas dari kecurangan. Karena itulah,
meskipun tidak ada kewajiban untuk hadir dalam acara pembukaan penawaran, setiap
peserta lelang selalu berusaha untuk hadir dalam acara tersebut. Tata cara pembukaan
dokumen, siapa saja yang diperkanankan hadir, serta dokumen apa saja yang harus
dibuka pada acara tersebut telah diatur dalam Peraturan Presiden R.I nomor 54 tahun
2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
A. Penyusunan Dokumen Penawaran. Penyusunan dokumen penawaran oleh penyedia barang dan jasa sebagai peserta
lelang berpedoman pada dokumen lelang (dokumen pemilihan penyedia barang/jasa).
Dokumen lelang tersebut disusun oleh panitia pengadaan barang/jasa dan diberikan
kepada semua calon peserta lelang yang telah mendaftar untuk mengikuti proses lelang.
Agar peserta lelang dapat memahami seluruh ketentuan yang telah dituangkan dalam
-
2
dokumen lelang dan dapat menyusun dokumen penawaran dengan baik dan benar sesuai
dengan ketentuan yang ada dalam dokumen lelang tersebut, panitia pengadaan harus
menjelaskan isi dokumen tersebut kepada seluruh calon peserta lelang. Penjelasan
tersebut dilakukan dalam suatu rapat penjelasan dokumen (Aanwijzing). Dengan
demikian urutan proses yang terkait langsung dengan surat penawaran adalah:
1) Pengambilan dokumen lelang oleh calon peserta lelang;
2) Penjelasan dokumen lelang (Aanwijzing) oleh panitia pengadaan;
3) Pemasukan dokumen penawaran;
4) Pembukaan Penawaran;
5) Evaluasi Penawaran.
Dokumen lelang merupakan rujukan utama bagi peserta lelang dalam menyusun
dan menyampaikan dokumen penawaran sekaligus merupakan rujukan utama bagi
panitia lelang dalam melakukan penilaian dan evaluasi terhadap semua penawaran yang
diterimanya dari setiap peserta lelang. Karena itu sebagai wujud dari prinsip transparansi
dalam proses pengadaan barang/jasa, dokumen lelang tersebut harus diberikan kepada
semua calon peserta lelang untuk dijadikan pedoman dalam menyusun dokumen
penawaran, dan isinya harus dijelaskan dalam suatu acara penjelasan dokumen
(Aanwijzing). Hal-hal yang harus dijelaskan dalam acara penjelasan dokumen lelang
adalah:
a. Metode pemilihan;
b. Cara penyampaian dokumen penawaran;
c. Kelengkapan yang harus dilampirkan;
d. Acara Pembukaan dokumen penawaran;
e. Metode evaluasi;
f. Hal-hal yang menggugurkan penawaran;
g. Jenis kontrak yang akan digunakan;
h. Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas penggunaan
produksi dalam negeri;
i. Ketentuan tentang penyesuaian harga;
j. Ketentuan dan cara sub kontrak sebagian pekerjaan kepada usaha mikro dan usaha
kecil serta koperasi kecil; dan
k. Tatacara dan aturan main dalam proses pemilihan penyedia.
-
3
l. Spesifikasi teknis barang/jasa yang harus disediakan oleh penyedia.
m. Besaran jaminan, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan.
Pelaksanaan penjelasan tersebut dituangkan dalam Berita Acara Penjelasan
Dokumen Lelang yang ditandatangani oleh seluruh Panitia Pengadaan dan satu orang
wakil calon peserta lelang. Jika dalam proses penjelesan dokumen terdapat usul peserta
yang disetujui oleh panitia pengadaan sehingga berakibat perubahan dokumen lelang,
panitia pengadaan harus melakukan amandemen dokumen lelang. Dalam hal usulan
perubahan dokumen lelang berkaitan dengan prosedur lelang dan/atau persyaratan
penyedia barang/jasa maka panitia dapat langsung melakukan amandemen dokumen
lelang karena mengingat bahwa kebijakan tentang proses lelang tersebut ditentukan oleh
panitia. Namun jika usulan perubahan dokumen lelang terkait dengan perubahan jumlah
dan spesifikasi teknis barang dan jasa yang akan diadakan, maka perubahan tersebut
harus mendapat persetujuan lebih dahulu dari Pejabat Pembuat Komitment. Hal ini
disebabkan karena penentuan tentang jumlah dan spesifikasi barang dan jasa adalah
wewenang Pejabat Pembuat Komitmen. Berita Acara Penjelasan Dokumen dan
Amandemen Dokumen Lelang tersebut (bila ada) disampaikan kepada seluruh calon
peserta lelang, termasuk peserta yang tidak hadir dalam acara penjelasan dokumen
lelang. Ketidakhadiran peserta lelang dalam acara penjelasan dokumen lelang tidak
dapat dijadikan alasan untuk menolak penawaran yang bersangkutan.
Selanjutnya dengan berpedoman pada dokumen lelang dan Berita Acara
Penjelasan Dokumen Lelang, calon peserta lelang menyusun dokumen penawaran. Jika
usulan perubahan dokumen lelang tidak dituangkan dalam adendum dokumen lelang
maka perubahan tersebut bukan merupakan bagian dari dokumen lelang dan yang
berlaku adalah dokumen lelang yang awal (asli).
B. Penyampaian Dokumen Penawaran Pemasukan penawaran atau penyampaian dokumen penawaran oleh peserta
lelang kepada panitia lelang telah dapat dilaksanakan mulai satu hari kerja setelah
tanggal pembuatan Berita Acara Penjelasan Dokumen Lelang. Penerimaan dokumen
penawaran tersebut ditutup paling cepat 7 (tujuh) hari kerja setelah tanggal Berita Acara
Penjelasan Dokumen Lelang. Batas waktu terakhir penerimaan dokumen penawaran
-
4
(waktu penutupan penerimaan dokumen) harus ditetapkan dengan tegas hari, tanggal,
dan jamnya. Dan tepat pada waktu tersebut penerimaan dokumen penawaran harus
ditutup dengan cara menyegel kotak tempat memasukkan dokumen penawaran dan
membuat berita acara penutupan penerimaan dokumen penawaran. Panitia tidak boleh
mengubah waktu yang telah ditetapkan tersebut tersebut.
Sistem penyampaian dokumen penawaran tersebut dapat dipilih salah satu dari 3
(tiga) cara yang telah diatur dalam Perpres nomor 54 tahun 2010 yaitu:
a. sistem satu sampul;
b. sistem dua sampul;
c. sistem dua tahap.
Dalam sistem satu sampul seluruh dokumen penawaran yang terdiri dari berkas
administrasi, teknis, dan biaya yang telah dijilid dimasukkan dalam sampul yang disebut
sampul dalam. Sampul dalam tersebut terdiri dua sampul, sampul pertama ditulisi
ASLI berisi berkas asli dokumen penawaran dan sampul kedua ditulisi REKAMAN
berisi 2 (dua) set tembusan atau copi dokumen penawaran. Kedua sampul dalam tersebut
dimasukkan dalam sampul luar dan disampaikan kepada panitia pengadaan barang/jasa
pada tempat dan waktu yang telah ditentukan dalam dokumen lelang.
Dalam sistem dua sampul dokumen penawaran dipisahkan dalam dua sampul, sampul
pertama berisi dokumen administrasi dan teknis, sampul kedua berisi dokumen
penawaran harga. Masing masing dokumen tersebut terdiri dari satu berkas asli dan dua
berkas tembusan. Dokumen asli penawaran administrasi dan teknis dijilid dan
dimasukkan dalam satu sampul diberi tanda/ditulis ASLI. Dokumen tembusan
penawaran administrasi dan teknis sebanyak 2 (dua) set dijilid dan dimasukkan dalam
satu sampul diberi tanda/ditulis REKAMAN. Dokumen asli penawaran harga dijilid
dan dimasukkan dalam satu sampul diberi tanda/ditulis ASLI. Dokumen tembusan
penawaran harga sebanyak 2 (dua) set dimasukkan dalam satu sampul diberi
tanda/ditulis REKAMAN. Selanjutnya seluruh sampul tersebut (2 (dua) sampul
bertulisan ASLI dan 2 (dua) bertulisan REKAMAN dimasukkan dalam satu sampul
yang disebut sampul luar dan disampaikan kepada panitia pengadaan barang/jasa pada
tempat dan waktu yang telah ditentukan dalam dokumen lelang.
-
5
Dalam sistem dua tahap dokumen penawaran disampaikan secara terpisah dalam dua
tahap. Tahap pertama penyampaian dokumen penawaran administrasi dan teknis yang
dikemas dalam dua sampul yaitu sampul pertama bertuliskan ASLI berisi dokumen
asli administrasi dan teknis, sampul kedua bertuliskan REKAMAN berisi 2 (dua)
berkas tembusan dokumen penawaran administrasi dan teknis. Kedua sampul tersebut
dimasukkan dalam satu sampul luar untuk disampaikan kepada panitia pengadaan.
Tahap kedua penyampaian dokumen penawaran harga bagi peserta yang telah dinyatakan
memenuhi syarat administrasi dan teknis.
Untuk menghindari dugaan adanya kejadian yang tidak semestinya terhadap
dokumen penawaran yang telah disampaikan kepada panitia pengadaan, maka panitia
dapat meminta kepada peserta agar memasukkan penawaran pada hari terakhir saja yaitu
pada hari penutupan penerimaan dokumen penawaran, kecuali untuk penyampaian
dokumen penawaran melalui pos. Hari terakhir pemasukan dokumen penawaran
semestinya sama dengan hari pembukaan dokumen penawaran. Dengan demikian
diharapkan tidak ada dokumen penawaran yang sampai menginap di ruangan panitia
pengadaan sebelum dilakukan pembukaan penawaran. Agar peserta lelang tetap dapat
mengawasi dokumen penawaran yang telah disampaikannya kepada panitia lelang maka
waktu pembukaan dokumen penawaran dilaksanakan tidak lama setelah penutupan
penerimaan dokumen penawaran. Misalnya jika penerimaan dokumen penawaran
ditutup pada pukul 09.30, maka pembukaan penawaran dilaksanakan pada hari yang
sama dan dimulai pada pukul 09.45. Dengan demikian peserta lelang yang telah datang
menyampaikan dokumen penawaran dapat langsung menghadiri acara pembukaan
dokumen penawaran dan secara tidak langsung dapat mengawasi kotak tempat
pemasukan dokumen penawaran sampai kotak tersebut dibuka dihadapan seluruh
peserta.
C. Pembukaan Dokumen Penawaran. Pembukaan dokumen penawaran dilakukan dalam suatu acara yang dihadiri oleh
seluruh panitia lelang dan wakil peserta lelang. Ketidakhadiran peserta lelang dalam
acara pembukaan dokumen tidak dapat dijadikan alasan untuk menggugurkan penawaran
yang bersangkutan. Bahkan dalam acara pembukaan dokumen penawaran panitia lelang
-
6
tidak boleh menggugurkan penawaran meskipun ditemukan terdapat kesalahan dan
kejanggalan dalam berkas penawaran. Kesalahan-kesalahan dan kekurangan yang
ditemukan dalam dokumen penawaran hanya dicatat saja oleh panitia lelang dalam
Berita Acara Pembukaan Dokumen Lelang.
Untuk acara pembukaan dokumen penawaran panitia harus mempersiapkan
peralatan yang diperlukan sebagai berikut:
a. White board/Papan tulis tempat mencatat daftar kelengkapan dokumen penawaran
masing-masing peserta. Pada white board/papan tulis tersebut dibuat kolom-kolom
tempat mencatat kelengkapan dokumen penawaran yang diperlukan dan
diperiksa/ditunjukkan kepada peserta, di antaranya adalah sbb:
1. Surat Penawaran didalamnya tercantum masa berlaku penawaran dan
mencantumkan harga penawaran;
2. Jaminan Penawaran asli;
3. Rincian harga penawaran (daftar kuantitas dan harga);
4. Surat kuasa dari pimpinan/direktur utama perusahaan kepada penerima kuasa
yang namanya tercantum dalam akta pendirian perusahaan atau perubahan
(apabila dikuasakan)
5. Surat perjanjian kemitraan/kerja sama operasional (apabila ada);
6. Dokumen penawaran teknis;
7. Formulir rekapitulasi perhitungan TKDN (bila diperlukan);
8. Dokumen Isian Penilaian Kualifikasi;
9. Dokumen lain yang dipersyaratkan dalam dokumen lelang.
b. Selain white board disediakan juga kolom kolom tersebut di atas pada kertas untuk
diisi serta ditandatangani oleh panitia dan saksi yang mewakili peserta lelang dan
dijadikan lampiran Berita Acara Pembukaan Dokumen Penawaran;
c. Draft berita acara pembukaan dokumen penawaran;
d. Peralatan seperti gunting/cutter, spidol, alat tulis dan peralatan lainnya;
e. Kamera untuk membuat poto-poto dokumentasi.
Acara pembukaan dokumen penawaran dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Pembukaan dilakukan pada tempat dan waktu yang telah ditentukan dalam
dokumen lelang;
-
7
2. Sebelum membuka acara secara resmi, Ketua Panitia Lelang meminta kesediaan
2 (dua) orang wakil peserta lelang untuk menjadi saksi dan ikut menandatangani
Berita Acara Pembukaan Dokumen Penarawaran;
3. Jika tidak ada wakil dari peserta yang bersedia menjadi saksi maka acara
pembukaan dokumen penawaran ditunda selama 2 (dua) jam. Jika setelah
penundaan 2 (dua) jam acara dibuka kembali tetap tidak ada yang bersedia
menjadi saksi dari wakil peserta atau wakil peserta yang bersedia menjadi saksi
hanya 1 (satu) orang, maka Ketua Panitia Lelang mencukupi saksi tersebut
dengan menunjuk orang lain di luar panitia dan peserta lelang. Penunjukan
tersebut dituangkan dalam Berita Acara Pembukaan Dokumen Lelang.
4. Panitia membuka kotak dokumen penawaran dihadapan peserta, menghitung
jumlah sampul penawaran yang masuk. Apabila jumlah penawaran yang masuk
kurang dari 3 (tiga), pembukaan penawaran tidak dilanjutkan dan proses lelang
dinyatakan gagal serta harus diulang dengan mengundang calon peserta baru.
5. Pembukaan sampul penawaran dilakukan sebagai berikut:
a. Jika penyampaian dokumen menggunakan sistem satu sampul:
1) Panitia membuka sampul luar dan menemukan sampul dalam sebanyak 2
(dua) sampul yakni sampul penawaran asli bertuliskan ASLI dan
tembusan penawaran bertuliskan REKAMAN.
2) Panitia lalu menyegel sampul penawaran asli dengan cara meminta peserta
lain (peserta dari perusahaan yang berbeda) untuk membubuhkan tanda
tangannya pada sampul penawaran asli. Sampul asli tersebut kemudian
disimpan untuk dibuka setelah habis masa sanggah atau jika ada
sanggahan sampul tersebut dibuka bersama-sama dihadapan Pejabat
Pembuat Komitmen, Panitia Lelang, Peserta yang bersangkutan, dan
Peserta yang mengajukan sanggahan.
3) Panitia membuka sampul REKAMAN dan menunjukkan isi dokumen
tersebut kepada seluruh peserta. Satu orang panitia mencatat isi
kelengkapan dokumen tersebut di white board/papan tulis sesuai dengan
kolom-kolom yang telah disediakan. Semua peserta lelang yang hadir
memperhatikan dan dapat mencatat setiap informasi yang ditemukan
dalam acara tersebut.
-
8
4) Panitia meminta kepada peserta dari perusahaan yang berbeda untuk
membubuhkan tanda tangannya sebagai kesaksian pada lembar surat
penawaran yang telah dibuka dan telah dibacakan panitia. Dalam hal
surat penawaran tersebut dilampiri dengan Rincian Anggaran Biaya
(RAB) maka pada RAB tersebut juga harus dimintakan peserta lain untuk
membubuhkan tandatangnya. Hal ini perlu dilakukan mengingat nilai
penawaran yang akhirnya diperhitungkan adalah nilai penawaran pada
RAB yang telah dilakukan koreksi aritmatik.
b. Jika penyampaian dokumen menggunakan sistem dua sampul:
1. Panitia membuka sampul luar dan menemukan sampul dalam sebanyak 4
(empat) sampul yakni:
sampul asli penawaran administrasi dan teknis, bertuliskan ASLI;
sampul tembusan penawaran administrasi dan teknis, bertuliskan
REKAMAN;
sampul asli penawaran harga, bertuliskan ASLI;
sampul tembusan penawaran harga, bertuliskan REKAMAN.
2. Panitia lalu menyegel sampul asli penawaran administrasi dan teknis,
sampul asli penawaran harga, dan sampul tembusan penawaran harga
dengan cara meminta peserta lain (peserta dari perusahaan yang berbeda)
untuk membubuhkan tanda tangannya pada sampul tersebut. Sampul
dokumen administrasi dan teknis asli yang telah disegel tersebut
kemudian disimpan untuk dibuka setelah habis masa sanggah, atau jika
ada sanggahan sampul tersebut dibuka bersama-sama dihadapan Pejabat
Pembuat Komitmen, Panitia Lelang, Peserta yang bersangkutan, dan
Peserta yang mengajukan sanggahan. Sampul asli dan sampul tembusan
dokumen penawaran harga yang telah disegel disimpan untuk dibuka pada
waktu yang telah ditetapkkan dalam dokumen lelang.
3. Panitia lelang hanya membuka sampul tembusan penawaran administrasi
dan teknis dan menunjukkan isi dokumen tersebut kepada seluruh peserta.
Satu orang panitia mencatat isi kelengkapan dokumen tersebut di white
board/papan tulis sesuai dengan kolom-kolom yang telah disediakan.
-
9
Semua peserta lelang yang hadir memperhatikan dan dapat mencatat
setiap informasi yang ditemukan dalam acara tersebut.
4. Panitia meminta kepada peserta lain (peserta dari perusahaan yang
berbeda) untuk membubuhkan tandatangannya sebagai kesaksian pada
lembar surat penawaran administrasi dan teknis yang telah dibuka dan
telah dibacakan tersebut.
Sampul penawaran harga dibuka setelah hasil evaluasi penawaran
administrasi dan teknis diumumkan dan masa sanggah atas pengumuman
tersebut telah habis atau sanggahan yang masuk telah diselesaikan. Sampul
penawaran harga yang dibuka hanya sampul penawaran dari peserta yang
dinyatakan lulus dalam evaluasi administrasi dan teknis. Sedangkan
penawaran harga dari peserta yang tidak memenuhi persyaratan administrasi
dan teknis tidak perlu dibuka.
c. Jika penyampaian dokumen menggunakan sistem dua tahap:
1. Panitia membuka sampul luar dan menemukan sampul dalam sebanyak 2
(dua) sampul yakni:
sampul asli penawaran administrasi dan teknis, bertuliskan ASLI;
sampul tembusan penawaran administrasi dan teknis, bertuliskan
REKAMAN;
2. Panitia lalu menyegel sampul asli penawaran administrasi dan teknis
dengan cara meminta peserta lain (peserta dari perusahaan yang berbeda)
membubuhkan tanda tangannya pada sampul tersebut. Sampul asli
tersebut kemudian disimpan untuk dibuka setelah habis masa sanggah
atau jika ada sanggahan sampul tersebut dibuka bersama-sama dihadapan
Pejabat Pembuat Komitmen, Panitia Lelang, Peserta yang bersangkutan,
dan Peserta yang mengajukan sanggahan.
3. Panitia membuka sampul tembusan penawaran administrasi dan teknis
dan menunjukkan isi dokumen tersebut kepada seluruh peserta. Satu
orang panitia mencatat isi kelengkapan dokumen tersebut di white
board/papan tulis sesuai dengan kolom-kolom yang telah disediakan.
-
10
Seluruh peserta lelang memperhatikan dan dapat mencatat semua
informasi yang diperoleh saat itu.
4. Panitia meminta kepada peserta lain (peserta dari perusahaan yang
berbeda) untuk membubuhkan tandatangannya sebagai kesaksian pada
lembar surat penawaran administrasi dan teknis yang telah dibuka dan
telah dibacakan tersebut.
Pada sistem dua tahap penyampaian dokumen penawaran harga merupakan
tahap kedua dan hanya diikuti oleh peserta yang telah dinyatakan lulus dalam
evaluasi administrasi dan teknis. Peserta yanmg tidak memenuhi persyaratan
administrasi dan teknis tidak diundang untuk memasukkan penawaran harga.
Peserta yang dinyatakan memenuhi syarat diminta menyampaikan dokumen
penawaran harga dalam rangkap 3 (tiga). Dokumen asli dimasukkan dalam
sampul bertulisan ASLI dan 2 (dua) set tembusannya dimasukkan dalam
satu sampul bertulisan REKAMAN. Sampul ASLI dan REKAMAN
tersebut dimasukkan dalam sampul luar.
D. Berita Acara Pembukaan Penawaran Pelaksanaan pembukaan dokumen penawaran dituangkan dalam suatu Berita
Acara Pembukaan Dokumen Penawaran. Berita acara tersebut dibacakan dihadapan
seluruh peserta lelang kemudian ditandatangani oleh seluruh panitia lelang dan
disaksikan oleh 2 (dua) orang saksi dari wakil peserta lelang atau orang lain di luar
panitia yang ditunjuk oleh Ketua Panitia Lelang karena peserta tidak bersedia menjadi
saksi. Salinan Berita acara diberikan kepada peserta yang hadir.
Hal-hal yang harus dimuat dalam Berita Acara Pembukaan Dokumen Penawaran
adalah:
a. Jumlah dokumen penawaran yang masuk;
b. Jumlah dokumen penawaran yang lengkap dan yang tidak lengkap;
c. Kelainan-kelainan yang dijumpai dalam dokumen penawaran;
d. Keterangan lain yang dianggap perlu;
e. Tanggal pembuatan berita acara.
Palembang, Agustus 2011