PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM PENGGAJIAN

PEGAWAI DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT

VISUAL BASIC 6.0 PADA KANTOR DINAS PERHUBUNGAN

PROVINSI SUMATERA UTARA

Disusun Guna Memenuhi Syarat Untuk Menyelesaikan

Pendidikan Program Diploma III

Diajukan Oleh

INDIKA DELFRIANI SILALAHI

NIM 1005082149

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

JURUSAN AKUNTANSI

POLITEKNIK NEGERI MEDAN

MEDAN

2013

ABSTRAK

Permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang sistem yang dapat

digunakan untuk mengolah data data pegawai pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara sehingga menghasilkan informasi penggajian. Maka dari itu Penulis

tertarik untuk melakukan perancangan dan pembuatan sistem penggajian dengan

menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. Perancangan dan Pembuatan sistem penggajian

ini bertujuan untuk memberikan informasi penggajian pegawai yang tepat dan akurat

pada Kantor Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara, sehingga dapat mengurangi

tingkat kesalahan dan mengefisienkan waktu dalam penggajian pegawai. Adapun teknik

pengumpulan data adalah dokumentasi, wawancara, dan tinjauan kepustakaan, metode

pengolahan data yang dilakukan adalah merancang dan membuat sistem informasi

penggajian pada Kantor Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara dengan

menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 sehingga dapat menghasilkan tampilan -

tampilan mengenai input dan edit data pegawai, laporan - laporan yang berisikan data

pegawai dan data gaji keseluruhan pegawai serta data pribadi pegawai. Perancangan dan

pembuatan sistem penggajian ini juga menghasilkan rekapitulasi gaji pegawai serta slip

gaji pegawai yang merupakan hasil akhir yang akan digunakan sebagai lapopran

pertanggungjawaban bagi Dinas Perhubungan dan pegawai. Data yang dikumpulkan

dalam penelitian ini adalah data tentang penggajian pegawai pada Kantor Dinas

Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.

Kata kunci : Sistem Penggajian Pegawai, Microsoft Visual Basic 6.0

ABSTRACT

The problems in this research is how to design systems that can be used to process data -

employee data at Dinas Perhubungan of North Sumatera so as to produce payroll

information. So writer interested for do design and producing employee payroll system

Microsoft Visual Basic 6.0. Design and producing of the payroll system aims to provide

the right and accurate employee payroll information at Dinas Perhubungan of North

Sumatera. To collect the data the techniques used were documentation, interviews, and

review of literature, data processing method taken is to design and create information

systems on a payroll Dinas Perhubungan of North Sumatera using Microsoft Visual Basic

6.0 so that it can produce displays the input and edit employee data, reports containing

employee data and payroll data as overall employee personal data of employees.Design

and producing of this payroll system as well, resulting in recapitulation employee

salaries and employee salary slip which is the end result which will be used as an

accountability report. Data collected in this study is data about employee payroll in

Dinas Perhubungan of North Sumatera.

Key word : Employee Payrol System, Microsoft Visual Basic 6.0

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan

rahmat dan karunia-Nya serta memberikan kemudahan, kelancaran sehingga Penulis

dapat menyusun dan menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul Perancangan dan

Pembuatan Sistem Penggajian Pegawai dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0

pada Kantor Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.

Tugas akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat yang harus dipenuhi agar dapat

menyelesaikan Pendidikan Diploma III Program Studi Akuntansi Jurusan Akuntansi di

Politeknik Negeri Medan. Dengan segala kekurangan dan kemampuan yang ada, Penulis

mencoba menyusun tugas akhir ini dengan sebaik-baiknya.

Dalam menyelesaikan tugas akhir ini Penulis sangat menyadari banyak pihak yang

memberikan dukungan baik secara langsung maupun tidak langsung dalam bentuk

material, motivasi, bimbingan, dan informasi. Karena itu dalam kesempatan ini dengan

segala kerendahan hati, Penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak M. Syahruddin, ST., M. T. Direktur Politeknik Negeri Medan.

2. Bapak Pirma Sibarani, S.E., MS.Ak. Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik

Negeri Medan

3. Bapak M. Rikwan E.S Manik, S.E. Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik

Negeri Medan

4. Bapak Sastra Karo-Karo, S.E., Ak., M.Si. Kepala Program Studi Akuntansi

Politeknik Negeri Medan

5. Bapak Khairul, S.E.,MKom. Dosen Pembimbing I.

6. Ibu Dra. Dumasari Aruan. Dosen Pembimbing II.

7. Bapak Anthony Siahaan, SE, ATD, MT. Kepala Dinas Perhubungan Provinsi

Sumatera Utara

8. Bapak Ir. Pardjanto. Kepala Sub Bagian Umum Dinas Perhubungan Provinsi

Sumatera Utara

9. Bapak Edward Parlindungan S, SE. Pegawai Negeri Sipil Bagian Keuangan

Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

10. Teman-teman di kelas AK-6F, dan teman-teman terbaik Yon Ivan, Putri MM,

Pratiwi Natasya H, Juan H, Yenni, Febrina, Veny, Lestari, Yuli Erita, Arizona

Aristokrat, Jamilla, Mindo, Rina yang telah memberikan semangat dan saran

dalam menyelesaikan Laporan ini.

11. Teristimewa untuk Ayah saya tercinta J. Silalahi, Ibu saya tercinta D. Hutajulu

dan adik saya tersayang Yolanda Agave yang telah memberikan dukungan

baik doa, moril maupun materil, semangat, serta motivasi yang sangat luar

biasa sehingga saya dapat menyelesaikan laporan ini dengan baik.

Penulis menyadari tugas akhir ini masih memiliki kekurangan karena keterbatasan

Penulis, maka dari itu mohon dimaklumi dan dimaafkan. Dengan demikian Penulis

mengharapkan semoga hasil tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Untuk

itu saran dan kritik yang bersifat membangun dari berbagai pihak sangat diharapkan

untuk kesempurnaan tugas akhir ini.

Medan, Agustus 2013

Penulis

INDIKA DELFRIANI SILALAHI

1005082149

DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN

LEMBAR PENGESAHAN

LEMBAR PERNYATAAN

LEMBAR PERSEMBAHAN

ABSTRAK

ABSTRACT

KATA PENGANTAR ....................................................................................... i

DAFTAR ISI ....................................................................................... iii

DAFTAR TABEL ....................................................................................... vii

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... viii

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul ................................................ 1

1.2. Perumusan Masalah ................................................................... 2

1.2.1. Batasan Masalah......................................................................... 2

1.3. Tujuan Pembahasan ................................................................... 3

1.4. Manfaat Penelitian ..................................................................... 3

1.4.1. Manfaat Bagi Instansi ................................................................ 3

1.4.2. Manfaat Bagi Politeknik Negeri Medan .................................... 3

1.4.3. Manfaat Bagi Mahasiswa ........................................................... 3

1.5. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data .............................. 4

1.6. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan.................................... 5

BAB 2 TINJAUAN UMUM MENGENAI PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Singkat Perusahaan ....................................................... 6

2.2. Visi dan Misi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ..... 7

2.2.1. Visi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara .................... 7

2.2.2. Misi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara .................... 7

2.3. Logo Perhubungan ..................................................................... 8

2.4. Struktur Organisasi .................................................................... 9

BAB 3 TINJAUAN UMUM PUSTAKA

3.1. Pengertian Akuntansi ................................................................. 10

3.2. Pengertian Gaji Pokok................................................................ 11

3.3. Pengertian Komputer ................................................................. 12

3.4. Pengertian Sistem ....................................................................... 12

3.4.1. Elemen Sistem ............................................................................ 13

3.5. Pengertian Program .................................................................... 14

3.6. Pengertian Informasi .................................................................. 14

3.7. Pengertian Sistem Informasi ...................................................... 14

3.7.1. Komponen Sistem Informasi ..................................................... 14

3.8. Pengertian Data .......................................................................... 16

3.9. Pengertian Database ................................................................... 16

3.10. Visual Basic 6.0 ......................................................................... 17

3.10.1 Struktur Aplikasi dengan Bahasa Visual Basic 6.0 .................... 18

3.10.2. Bagian bagian Visual Basic 6.0 .............................................. 18

3.11. Flowchart ................................................................................... 19

3.12. Kaitan Akuntansi dengan Pengaplikasian Visual Basic 6.0 ....... 21

BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

4.1. Pengumpulan Data ..................................................................... 22

4.2. Pengolahan Data......................................................................... 22

4.2.1. Sistem yang Sedang Berjalan ..................................................... 22

4.2.2. Analisis Gambar 4.1 ................................................................... 23

4.2.3. Prosedur Penggajian yang Diusulkan......................................... 24

4.2.4. Diagram Alir yang Diusulkan .................................................... 24

4.2.5. Rancangan Struktur Database .................................................... 25

4.2.6. Perancangan Basis Data ............................................................. 26

4.2.7. Perancangan ............................................................................... 27

4.2.7.1. Perancangan Menu Utama ......................................................... 27

4.2.7.2. Perancangan Form Input dan Edit Data Pegawai ....................... 28

4.2.8. Perancangan Form Laporan ....................................................... 29

4.2.8.1. Form Laporan Data Pribadi Pegawai ......................................... 29

4.2.8.2. Form Output Gaji Pegawai......................................................... 30

BAB 5 PEMBAHASAN

5.1. Algoritma Program..................................................................... 31

5.2. Flowchart Sistem ........................................................................ 33

5.2.1. Flowchart Menu Utama.............................................................. 33

5.2.2. Flowchart Menu File .................................................................. 34

5.2.3. Flowchart Menu Laporan ........................................................... 35

5.2.4. Flowchart Menu Cetak ............................................................... 36

5.2.5. Flowchart Menu Close ............................................................... 37

5.3. Pembahasan Program ................................................................. 37

5.3.1. Tampilan Menu Login dan Menu Utama ................................... 38

5.3.1.1. Listing Program Menu Login dan Menu Utama .............. 38

5.3.2. Tampilan Menu Input dan Edit Data Pegawai ........................... 42

5.3.2.1. Listing Program Menu Input dan Edit Data Pegawai ................ 42

5.3.3. Tampilan Menu Data Pegawai Secara Keseluruhan .................. 53

5.3.3.1. Listing Program Menu Data Pegawai Secara Keseluruhan ....... 53

5.3.4. Tampilan Menu Data Pegawai Per NIP ..................................... 56

5.3.4.1. Listing Program Menu Data Pegawai Per NIP .......................... 56

5.3.5. Tampilan Menu Gaji Per NIP .................................................... 57

5.3.5.1. Listing Program Menu Gaji Per NIP .......................................... 58

5.3.6. Tampilan Menu Rekapitulasi Gaji Pegawai ............................... 69

5.3.6.1. Listing Program Menu Rekapitulasi Gaji Pegawai .................... 69

5.3.7. Tampilan Menu Cetak ................................................................ 76

5.3.7.1. Listing Program Menu Cetak ..................................................... 76

5.3.8. Tampilan Menu Rekapitulasi Gaji Pegawai Per Bulan .............. 85

5.3.9. Tampilan Menu Slip Gaji Per Bulan .......................................... 86

BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN

6.1. Simpulan .................................................................................... 87

6.2. Saran ......................................................................................... 87

DAFTAR KEPUSTAKAAN

LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

No. Tabel Judul Halaman

1.1. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Tugas Akhir .................................... 5

3.1. Simbol simbol pada Flowchart....................................................... 19

4.1. Daftar Field Database_Pegawai ........................................................ 26

4.2. Basis Data Instansi ............................................................................ 27

4.3. Form Output Data Pribadi Pegawai .................................................. 30

4.4. Form Output Gaji Pegawai................................................................ 30

DAFTAR GAMBAR

No. Gambar Judul Halaman

2.1. Logo Perhubungan ...................................................................... 8

3.1. Elemen elemen Sistem ............................................................. 13

4.1. Diagram Alir yang Sedang Berjalan ........................................... 23

4.2. Diagram Alir yang Diusulkan ..................................................... 25

4.3. Form Menu Utama ...................................................................... 28

4.4. Menu Input dan Edit Data Pegawai ............................................ 29

5.1. Flowchart Menu Utama............................................................... 33

5.2. Flowchart Menu File ................................................................... 34

5.3. Flowchart Menu Laporan ............................................................ 35

5.4. Flowchart Cetak .......................................................................... 36

5.5. Flowchart Close .......................................................................... 37

5.6. Tampilan Menu Login dan Menu Utama .................................... 38

5.7. Tampilan Menu Input dan Edit Data Pegawai ............................ 42

5.8. Tampilan Menu Data Pegawai Secara Keseluruhan ................... 53

5.9. Tampilan Menu Data Pegawai Per NIP ...................................... 56

5.10. Tampilan Menu Gaji Per NIP ..................................................... 57

5.11. Tampilan Menu Rekapitulasi Gaji Pegawai ................................ 69

5.12. Tampilan Menu Cetak ................................................................. 76

5.13. Tampilan Menu Rekapitulasi Gaji Per Bulan ............................. 85

5.14. Tampilan Menu Slip Gaji Per Bulan ........................................... 86