11. tinjauan pustakarepository.sb.ipb.ac.id/1356/5/r10-_05-_samuel_soemantri-_bab2ds… ·...

11. TINJAUAN PUSTAKA

Salah satu fungsi manajemen produksi yang penting adalah fungsi

pengendalian, baik pengendalian terhadap masukan yang dapat berupa bahan

baku (input), maupun pengendalian terhadap hasil produksi (output) atau

barang yang dihasilkan. (Reksohadiprodjo, 1993). Pengendalian produksi

adalah fungsi untuk mengarahkan atau mengatur arus barang-barang melalui

keseluruhan siklus operasi (produksi), yang dimulai sejak proses permintaan

bahan baku sampai pada pengiriman produk jadi, dengan tujuan untuk

memenuhi kebutuhan dan kepuasan konsumen, investasi persediaan minimum,

dan efisiensi produksi yang maksimum (Siswanto, 1985).

A. PENCENDALIAN PERSEDIAAN

Pengendalian persediaan merupakan teknik yang mengatur

penyimpananlpenyediaan barang dalam jumlahltingkat yang memadai, baik

dalam bentuk bahan baku, barang dalam proses pengerjaan, maupun

produk akhir (Moore & Hendrick, 1989). Menurut Handoko (1 992),

pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting,

karena dengan kebijakan untuk mengadakan persediaan dalam bentuk fisik

barang, berarti akan melibatkan investasi rupiah terbesar dalam aktiva

http://www.mb.ipb.ac.id

lancar. Bila perusahaan menanamkan dananya dalam bentuk persediaan

terlalu besar akan menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan

mungkin mempunyai Nopportunify cost" yaitu kehilangan kesempatan

untuk memperoleh hasil dari dana yang ditanamkan dalam bentuk investasi

lain yang lebih menguntungkan.

Demikian pula bila perusahaan tidak rnempunyai persediaan yang

rnencukupi, dapat mengakibatkan biaya sebagai akibat dari terjadinya

kekurangan atau kehabisan persediaan. Biaya-biaya tersebut antara lain

adalah biaya kehilangan penjualan, biaya kehilangan pelanggan, biaya

pernesanan khusus, biaya ganti rugi, dan sebagainya.

Selanjutnya Handoko (1 992) menyatakan bahwa sistem persediaan

adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor

tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga,

kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan yang harus

dilakukan. Sistem tersebut bertujuan menetapkan dan menjamin

tersedianya sumberdaya yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dan pada

waktu yang tepat. Klasifikasi sistem pengendalian persediaan disajikan pada

Gambar 1.

Gambar 1 tersebut mernperlihatkan bahwa perbedaan dalam sistem

perrnintaan rnengharuskan penggunaan metoda yang berbeda. Dilain pihak

persoalan yang ingin diselesaikan dalam pengendalian persediaan dapat


diwujudkan dalam dua pertanyaan, yaitu (1) Berapa banyak persediaan

yang harus dibeli, dan (2) kapan kegiatan pembelian tersebut dilakukan.

Sistem Pengendalian

Sistem Permintaan lndependen

Sistem Review Sistem Jumlah

Gambar 1 : Klasifikasi Sistem Pengendalian Persediaan (Waters, 1992).

Yang dimaksud dengan persediaan (inventory),'adalah suatu istilah

umum yang menunjukan segala sesuatu, dapat berupa sejumlah barang atau

seluruh sumberdayal kekayaan yang digunakan dalam organisasi (Chase &

Aquilano, 1992). Diperlukan adanya suatu kebijakan yang tepat dalam

sistem pengendalian persediaan, yang meliputi pengawasan tingkat

persediaan yang harus dipelihara, kapan persediaan tersebut harus

ditambah, dan berapa besarnya pesanan yang harus dilakukan.

Menurut Assauri (1993), persediaan merupakan sejumlah bahan-

bahan atau komponen-komponen yang disediakan, bahan-bahan dalam

proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-


barang produk jadi yang disediakan untuk rnernenuhi perrnintaan dari

pelanggan setiap waktu. Selanjutnya dinyatakan, bahwa fungsi atau

kegunaan diadakan persediaan antara lain adalah :

rnenghindari resiko keterlarnbatan datangnya pesanan barang atau

bahan baku yang dibutuhkan untuk operasi perusahaan,

rnenghilangkan atau rnenghindari dari resiko pengernbalikan barang

yang di pesan (rejeck) akibat cacat ataupun kualitas yang tidak baik,

rnenjarnin kelancaran produksi/operasi perusahaan,

rnernberikan pelayanan kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya

dirnana perrnintaan pelanggan selalu dapat dipenuhi dengan baik dan

tepat waktu,

untuk rnenyirnpan barang-barang yang dipengaruhi oleh rnusirn

sehingga dapat digunakan pada saat barang tersebut tidak ada di

pasaran.

Dengan dernikian, dapat disirnpulkan bahwa pengendalian

persediaan adalah rnerupakan perancangan atau teknik untuk rnernperoleh

tingkat persediaan yang optimal. Hal ini dilakukan dengan

rnernpertirnbangkan dan rnernbandingkan antara biaya yang timbul karena

persediaan yang terlalu besar dengan biaya yang harus ditanggung karena

kehabisan persediaan (persediaan yang terlalu sedikit). Fungsi utarna

pengendalian persediaan adalah untuk rnernpertahankan kelancaran dan


kesinambungan dari suatu proses produksi, yang pada gilirannya akan

'menyangkut reputasi dari suatu perusahaan, khususnya dalam memenuhi

permintaan konsumenl pelanggan secara berkesinambungan.

B. KEBIJAKAN PERSEDIAAN (INVENTORY POLICY)

Kebijakan persediaan (inventory policy) adalah prosedur pembelian

atau pengadaan bahan yang mengikuti suatu kebijakan tertentu (Waters,

1992). Selanjutnya menurut Waters, bahwa dalam sistem pengendalian

persediaan dikenal empat kebijakan persediaan, yaitu (1) Fixed Lot Size-

Reorder Point Policy, (2) Fixed Time Interval Order Schedulling Policy, (3)

Kombinasi Fixed Lot & Fixed Time, serta (4) Optional Replenishment

Policy.

1. Fixed Lot Size-Reorder Point Policy

Kebijakan ini disebut juga kebijakan Wilson atau EOQ (Economic

Order Quantity). Dalam kebijakan ini pengendalian dilakukan secara

terus menerus (continuous review). Selain itu juga ditentukan titik

pemesanan kembali (R), yaitu suatu batas jumlah inventory dimana

apabila barang yang ada di gudang (on-hand inventory) mencapai nilai

tersebut (R), maka manajemen harus melakukan pemesanan kembali.


2. Fixed Time Interval Order Schedulling Policy

Pada kebijakan jenis ini, review dilakukan secara periodik (T),

misalnya dilakukan setiap mingguan, atau bulanan. Dalam kebijakan

jenis ini ditentukan juga tingkat persediaan maksimum (S). Besarnya

pemesanan (Q) pada setiap periode review adalah selisih antara S

dengan persediaan yang dipunyai saat itu (X), sehingga Q = S-X.

3. Kombinasi Kebijakan Persediaan (1) dan (2)

Dalam kebijakan persediaan ini, pemesanan bahan dilakukan

pada saat persediaan yang dipunyai mencapai R atau pada saat periode

review (T). Akan tetapi volume atau besarnya pemesanan yang

diadakan pada saat pemesanan adalah Q = S-X.

4. Optional Replenishment Policy (s,S)

Pada kebijakan persediaan jenis ini, review dilakukan secara

periodik (T). Beberapa parameter kebijakan ditentukan, yaitu S=tingkat

persediaan maksimum, dan s=tingkat persediaan minimum.

Pemesanan bahan dilakukan apabila pada saat periode review (T)

persediaan yang dimiliki (X) sama atau lebih rendah daripada (s).

Jumlah bahan yang harus dipesan (Q), mengikuti kriteria Pesan Q - S -

X (jika X < s), dan Pesan Q - 0 (jika X > s).


C. BIAYA-BIAYA PERSEDIAAN

Menurut Chase & Aquilano (1992), dalam pembuatan setiap

keputusan yang akan mempengaruhi besarnya (jumlah) persediaan, maka

biaya-biaya variabel yang harus dipertimbangkan adalah (1) Biaya

Penyirnpanan (Holding or carrying costs), (2) Biaya Pemesanan (Ordering

costs), (3) Biaya Penyiapan (Setup or production change costs), (4) Biaya

Kehabisan atau Kekurangan Bahan (Shortage costs).

I . Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara

langsung dengan jumlah persediaan (biaya variabel). Biaya

penyimpanan per periode akan semakin besar apabila jumlah bahan

yang disimpan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi

(biaya tetap tidak ikut diperhitungkan). Biaya-biaya yang termasuk

sebagai biaya penyimpanan, antara lain adalah :

Biaya fasilitas penyimpanan (bisa berupa opportunity cost),

Biaya modal (opportunity cost of capital),

Biaya kerusakan dalam periode penyimpanan,

Biaya pengawasan dan perhitungan fisik persediaan,

Biaya pajak dan asuransi persediaan,

Biaya penanganan persediaan, dan sebagainya.


2. Biaya Pemesanan

Biaya pemesanan (order cost atau procurement cost) adalah biaya

yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali rnelakukan

pernesanan suatu bahan atau barang. Secara normal, biaya per pesanan

tersebut tidak akan naik rneskipun jurnlah atau kuantitas pesanan

bertarnbah. Yang terrnasuk dalam biaya-biaya pernesanan antara lain

adalah :

Biaya pernbuatanlpernrosesan pesanan dan biaya pengiriman,

Biaya tenaga kerja yang rnenangani proses pemesanan (handling

cost),

Biaya telefone dan fax,

Biaya untuk keperluan surat-rnenyurat,

Biaya perneriksaan penerimaan,

Biaya pengangkutan ke gudang, dan sebagainya.

3. Biaya Penyiapan

Bila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri dalam

pabrik, perusahaan rnenghadapi biaya penyiapan (setup cost) untuk

rnernproduksi kornponen tertentu. Biaya-biaya tersebut terdiri dari

antara lain :

Biaya mesin-mesin menganggur,


Biaya persiapan tenaga kerja langsung,

Biaya penjadwalan,

Biaya ekspedisi, dan sebagainya.

4. Biaya Kehabisan

Biaya kehabisan (shortage costs) rnerupakan biaya yang paling

sulit diperkirakan. Biaya tersebut timbul bilamana persediaan tidak

rnencukupi adanya perrnintaan. Biaya-biaya yang terrnasuk dalam biaya

kekurangan bahan antara lain adalah :

Kehilangan kesempatan penjualan,

Kehilangan pelanggan,

Biaya pemesanan khusus,

Biaya tenaga kerja langsung,

Terganggunya kegiatan produksiloperasi,

Biaya ganti rugi karena tuntutan pelanggan, dan sebagainya.

Dalarn praktek, biaya kekurangan bahan sulit diukur, terutama

karena kenyataan bahwa biaya ini sering merupakan opportunity costs,

yang sulit diperkirakan secara obyektif.


D. MODEL-MODEL PERSEDIAAN

Model persediaan merupakan suatu model matematika tentang biaya

total sistem pengendalian persediaan sebagai fungsi parameter-parameter

yang dapat dikendalikan, dengan tujuan dapat meminimal-kan biaya total

sistem pengendalian persediaan. Model-model tersebut diperlukan untuk

mernecahkan persoalan yang timbul dalam pengendalian persediaan

Waters, 1992).

Model-model persediaan dapat dipisahkan menjadi dua golongan

utama yaitu model deterministik dan model probabilistik, seperti yang

terlihat pada Cambar 2.

( Model-Model Persediaan 1

( Model-Model Biaya ~ i n i m u m )

Deterministik * Quantity Discount [T)

Probabilistik * Safety Stock

Simulasi I Marginal Analisis 1

Gambar 2. : Klasifikasi Model persediaan (Heizer & Render, 1996)


1. MODEL DETERMlNlSTlK

Model Deterrninistik rnerupakan suatu model dirnana sernua

parameter-parameter yang ada, dianggap telah diketahui dengan pasti.

Dalam model deterrninistik tersebut diasumsikan bahwa permintaan

(demand) dan periode datangnya pesanan (lead time) dapat diketahui

secara pasti.

1 . l . Economic Order Quantity (EOQ) Basic Model

Model EOQ digunakan untuk rnenentukan jurnlah pesanan

persediaan yang paling ekonornis dengan biaya yang paling

efisien (minimum biaya). EOQ dasar rnerupakan salah satu model

persediaan yang akan rnernbantu rnanajemen dalam pengarnbilan

keputusan tentang berapa besar unit yang harus dipesan agar

tidak terjadi investasi berlebihan yang ditanarnkan dalarn

persediaan, serta rnenghindarkan dari resiko kehabisan persediaan

yang akan berakibat pada terhentinya produksi, kekecewaan

pelanggan karena terlambatnya pesanan, kehilangan kesernpatanl

keuntungan, kehilangan pelanggan, dan lain sebagainya. Model

EOQ tersebut dapat diterapkan apabila rnernenuhi anggapan-

anggapan sebagai-berikut:

Tingkat pemakaian dan perrnintaan akan produk dapat

diketahui secara pasti,


Periode datangnya pesanan (Lead time) selalu tetap,

Biaya setiap kali melakukan pemesanan adalah tetap,

Biaya penyimpanan per unit per tahun adalah konstan.

Keterangan : Q* - jumlah pesanan yang optimal (EOQ), D - permintaan setahun dalam unit, S = biaya pemesanan setiap kali pesan, H = biaya penyimpanan per unit per tahun.

1.2. Quantity Discount

Pada model dasar EOQ seperti tersebut diatas tidak

memperhatikan kemungkinan adanya potongan kuantitas

(quantity discount). Pada kenyataannya, pembelian bahan atau

barang persediaan dalam jumlah yang besar atau jumlah tertentu,

sangat rnemungkinkan untuk diberikan harga per unit yang lebih

rendah. (pembelian sampai jumlah tertentu akan diberikan

discount tertentu).

Dalarn model ini hubungan antara jumlah pembelian

(kuantitas), harga per unit, dan biaya pemesanan total harus di

pertimbangkan dengan baik. Bila jumlah yang dibeli setiap


pernbelian adalah sedikit, rnaka biaya pernesanan total dan harga

beli akan tinggi, sedang biaya penyirnpanan rnungkin akan

menjadi rendah. Sebaliknya bila jumlah pernbelian besar, rnaka

biaya pesanan total dan harga beli akan rendah, sedang biaya

penyirnpanan mungkin akan menjadi tinggi karena jumlah yang

disirnpan banyak.

Keterangan : Q* - jumlah pesanan optimal (EOQ), D = bermintaan setahun dalam unit, S = biaya pernesanan setiap kali pesan, 1 = biaya penyirnpanan setahun (prosentase dari harga), P - harga.

1.3. Economic Production Quantity (EPQ)

Salah satu karakteristik dari model EOQ adalah kedatangan

persediaan yang serentak atau sekaligus. Model EPQ rnerupakan

suatu model persediaan dirnana tingkat kedatangan dari barang

yang dipesan telah dijadwalkan atau diatur secara bertahap.

Berarti bahwa persediaan bahanharang akan rnempunyai tingkat

kedatangan yang teratur atau tetap.


Dengan demikian pada model EPQ tersebut terdapat

tingkat pemakaian bahan yang teraturltetap, dan di lain pihak

akan terjadi penambahan barang (persediaan) dalam jumlah yang

teratur dan tetap pula. Oleh karena itu jumlah atau besarnya

kedatangan barang (persediaan) yang telah dijadwalkan tersebut

harus lebih besar dari jumlah produksi (pemakaian bahan), ha1

tersebut untuk menghindari terjadinya kemacetan produksi

sebagai akibat dari kehabisan persediaan (stock out).

Anggapan-anggapan dari model EPQ yang berbeda dengan

model dasar EOQ, adalah sebagai berikut (Handoko, 1992) :

jumlah barang yang di pesan tidak datangldipenuhi sekaligus

pada saat yang bersamaan, tetapi secara bertahap sesuai

dengan waktu yang telah dijadwalkan,

Permintaanldemand adalah relatif seimbang dengan tingkat

produksi,

Selama proses produksi, tingkat pemenuhan persediaan adalah

sama dengan tingkat produksi dikurangi tingkat permintaan.


Keterangan: Q* = jumlah pesanan optimal (EOQ), D = bermintaan setahun dalam unit, S = biaya pemesanan setiap kali pesan, H = biaya penyimpanan per unit per tahun, d - tingkat permintaan harian, P = tingkat produksi harian.

1.4. Material Requirements Planning (MRP)

MRP adalah metode untuk merencanakan kebutuhan

barang yang bersifat dependent, yaitu permintaan (demand) untuk

suatu item berhubungan atau akan berpengaruh terhadap

permintaan item lainnya. Teknik ini disebut MRP bila digunakan

di lingkungan produksi, sedangkan apabila digunakan di

lingkungan distribusi disebut, distribution resources planning

(DRP).

Beberapa ha1 yang perlu diperhatikan dalam penggunaan

model dependent secara efektif adalah (Waters, 1992) :

Master Production Schedule (MPS), yang menyatakan apa

yang harus dibuat dan kapan. Dengan demikian dapat

dikatakan bahwa MPS adalah pernyataan produksi, bukan

sebagai ramalan atas permintaan.

Bill of Material (BOM), yang merupakan daftar jumlah

komponen atau bahan yang diperlukan untuk membuat

sebuah produk.


Ketersediaan inventory.

Apa yang sedang di pesan.

Lead-time (berapa lama waktu yang di perlukan untuk

mendapatkan berbagai komponen).

2. MODEL PROBABlLlSTlK

Pada model probabilistik lingkungan yang membentuk parameter-

parameter tidak dapat dianggap deterimistik sepenuhnya atau tidak

dapat ditentukan secara pasti, melainkan lebih bersifat probabilistik.

Lead time atau periode datangnya pesanan seringkali tidak dapat

dipastikan. Beberapa hambatan seperti masalah pengangkutan, tidak

tersedianya bahan baku, dan lain sebagainya merupakan penyebab dari

kelambatan atau penundaan dalam pengiriman yang tidak dapat

dihindarkan oleh pemasok. Dengan demikian, resiko dan ketidak

pastian harus di pertimbangkan dalam melakukan pengendalian

persediaan. Suatu model persediaan probabilistik atau simulasi

merupakan metode yang cukup valid dalam penentuan EOQ (Siswanto,

1985).

2.1. Safety Stock

Dalam melakukan analisis dengan pendekatan model

probabilistik, maka ha1 penting yang harus diperhatikan adalah

pada perilaku parameter persediaan selama periode lead time


atau periode datangnya pesanan. Beberapa kondisi yang rnungkin

dapat terjadi, seperti kernungkinan terjadinya kelebihan atau

kehabisan persediaan, perlu diantisipasi dan diperhitungkan

dengan sebaik-baiknya. Untuk menghadapi kondisi tersebut,

perusahaan biasanya rnelakukan antisipasi dengan rnengadakan

tingkat persediaan tertentu sebagai pengarnan yang disebut

cadangan persediaan (safety stock).

Safety stock rnerupakan kontingensi untuk rnenghadapi

laju perrnintaan yang lebih besar dari yang di perkirakan dan

pengirirnan barang yang di pesan datang terlarnbat. Untuk itu

perlu dilakukan perencanaan terhadap persediaan, dirnana pada

saat persediaan rnencapai titik tertentu maka harus dilakukan

pernesanan kernbali (Reorder pointltitik pernesanan kembali).

Yang harus diperhitungkan dalam melakukan safety stock adalah

biaya sirnpan karena terjadinya kelebihan persediaan,

dibandingkan dengan biaya yang tirnbul sebagai akibat dari

kehabisan persediaan.

Tujuan model probabilistik tersebut adalah untuk

rnenentukan besarnya persediaan pengaman (safety stock) serta

untuk merninimumkan biaya kehabisan bahan dan biaya

penyimpanan persediaan pengarnan. Persediaan pengarnan

tersebut dapat diperbesar jurnlahnya dengan mernpertimbang- kan


bahwa, biaya akibat kehabisan stock besar, biaya penyimpanan

rendah, dan waktu ancang panjang.

Formulasi : I Safety sfock = Zo ROP = dxL + safety stock I

Keterangan : d - tingkat permintaan harian, L = Lead time (jumlah hari pengiriman pesanan), Z = nilai yang distandarisasi dibawah kurva normal, o - standar deviasi.

2.2. Simulasi

Untuk merencanakan jumlah atau tingkat persediaan

bahan baku dengan keterbatasan informasi maupun kendala-

kendala yang rnungkin timbul, maka model simulasi (simulasi

Monte Carlo) cukup efektif untuk diterapkan. Teknik atau model

analisis simulasi Monte Carlo tersebut telah terbukti bermanfaat

dalam studi mengenai masalah inventori dan penelitian-penelitian

lain yang memerlukan suatu sekuens hasil acak. Teknik simulasi

ini telah berkembang dalam bidang ilrnu pengetahuan dan sudah

banyak digunakan dalam dunia bisnis (Walpole, 1993).


2.3. Marginal Analysis

Kebijakan persediaan optimal dapat ditentukan melalui

model marginal analisis, yaitu suatu analisis yang

mempertimbangkan antara tingkat inventori dengan marginal

profit dan marginal loss. Tambahan inventori pada suatu tingkatan

tertentu dapat dilakukan, apabila tarnbahan tersebut sama dengan

tambahan profit yang diharapkan atau lebih tinggi dari marginal

loss

Formulasi : p > ML 1 MP + ML m Keterangan P = probability, MP = marginal profit, ML = marginal loss.

Dari model-model persediaan tersebut diatas, maka model

Probabilistik dengan pendekatan EOQ dan safety stock merupakan model

yang digunakan dalam analisa, dengan pertimbangan :

Waktu atau periode datangnya pesanan (Lead time) selama ini tidak

mudah dipastikan (bersifat probabilistik).

Adanya kemungkinan kehabisan persediaan (stock out) yang dapat

disebabkan oleh naiknya tingkat pemakaian persediaan yang tidak


diharapkan, ataupun waktu penerimaan barang yang lebih lama dari

Lead time yang diharapkan.

Dampak yang ditimbulkan dari kekuranganlkehabisan persediaan (stock

out) akan lebih besar biayanya bila dibandingkan dengan biaya yang

timbul karena diadakannya persediaan pengaman (safety stock).

Perlu diadakan persediaan pengaman untuk mengantisipasi berbagai

kemungkinan yang dapat terjadi, seperti keterlambatan datangnya

pesanan (lead time), tidak tersedianya bahan di pasaran karena

pengaruh rnusim, dan sebagainya.

Kondisi-kondisi tersebut diatas sesuai dengan permasalahan yang

sedang dihadapi oleh perusahaan, khususnya dalarn pengendalian

persediaan bahan baku kayu.


Ill. KERANCKA PEMlKlRAN

Analisis terhadap kesinarnbungan pengadaan bahan baku yang ditunjang

dengan sistern persediaan yang baik, rnerupakan ha1 rnutlak yang harus

diperhatikan oleh perusahaan guna rnenjarnin kelancaran proses produksi. Hal

tersebut pada akhirnya juga akan berpengaruh terhadap kelangsungan hidup

suatu perusahaan.

Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalarn upaya rnenjarnin

kontinuitas tersedianya bahan baku (khususnya kayu), secara garis besar dapat

digambarkan sebagairnana terlihat dalarn Gambar 3. Langkah-langkah tersebut

disajikan dibawah ini.

1. Menetapkan dan rnenjadwalkan rencana produksi yang akan dikerjakan,

dengan berpedornan pada besarnya pesanan atau rencana ekspor yang

diterirna (Order tetap) dari kelornpok usahanya, yaitu PT. Astra

International Indonesia.

2. Dari penetapan rencana produksi tersebut, rnaka dapat dihitung besarnya

kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk satu periode.

3. Setelah diketahui besarnya kebutuhan bahan baku, rnaka perusahaan dapat

rnelakukan analisa apakah kebutuhan bahan baku tersebut dapat dipenuhi

oleh pernasok yang ada, baik dari segi kuantitas, kualitas, rnaupun

kelancaran dan ketepatan waktunya. Bilarnana kebutuhan tersebut telah


dapat dijamin oleh pemasok (kapan diperlukan dan berapa besarnya,

pemasok selalu siap), maka perusahaan dapat menerapkan sistem Just in

Time ()IT) dalam inventory.

4. Apabila dari hasil analisa, ternyata pemasok yang ada dinilai belum

mampu, maka perusahaan harus mencari terobosan baru, antara lain

dengan membuat perencanaan persediaan bahan baku dengan rnemilih dan

menerapkan salah satu model persediaan yang paling aman dan sesuai

dengan kebutuhanlkarakteristik usaha.

5. Model persediaan yang akan dijadikan acuan, harus disesuaikan dengan

perilaku yang ada. Baik ditinjau dari cara pengadaannya, jenis bahan

bakunya, lead time, biaya-biaya yang terjadi, dan lain sebagainya.

6. Dari perilaku yang ada, selanjutnya dilakukan pengkajian model

Deterministik dengan pendekatan EOQ, EPQ, dan lain sebagainya, atau

pengkajian model Probabilistik dengan pendekatan Safety Stock, Simulasi

dan sebagainya. Selanjutnya dipilih model dengan pendekatan EOQ dan

Safety Stock.

7. Dengan pemilihan model tersebut, diharapkan pengendalian persediaan

bahan baku yang baik akan terwujud, dan kontinuitas serta kelancaran

usaha dapat terjamin.

Dari hasil wawancara dengan pihak manajemen perusahaan serta

pengamatan langsung di lapangan, maka dalam kasus yang terjadi pada KD.

Plant Division, metode yang paling tepat untuk digunakan adalah model


Probabilistik dengan pendekatan EOQ dan safety stock. Pendekatan EOQ dan

Safety Stock tersebut dipilih dengan pertimbangan, bahwa sering terjadi

keterlambatan dalam penerimaan bahan dari pemasok (lead time tidak tetap)

yang berakibat pada terjadinya kekuranganlkehabisan persediaan. Seringnya

terjadi penolakan barang (reject) karena mutu atau ukuran yang diterima dari

pemasok tidak sesuai dengan pesanan, serta kendala-kendala lainnya.

Resiko atau dampak karena kehabisan bahan baku cukup besar, karena

selain perusahaan harus menanggung biaya keterlambatan, juga berpengaruh

pada kelancaran produksi di negara tujuan, jadwal pengapalan, kepercayaan

pelanggan, serta reputasi perusahaan yang tidak dapat diukur dengan uang.

Dengan demikian peranan persediaan pengaman (safety stock) dari model

probabilistik tersebut menjadi sangat penting. Bagan Kerangka Pemikiran

tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.


Order Tetap

( Kebutuhan Bahan Baku I

[ Pemasok Bahan Baku '1

Perencanaan Persediaan

Pemilihan Model Analisa

Model Deterministik Model Probabilistik r - ( Pengendalian Persediaan )

Cambar 3. Bagan Kerangka Pemikiran Pengendalian Persediaan Bahan Baku Kayu


IV. METODOLOCI

A. METODE PENELlTlAN

Metode penelitian yang digunakan adalah studi kasus yang

dilakukan pada perusahaan KD. Plant Division, khususnya dibidang

pengendalian persediaan bahan baku kayu. Selain itu dilakukan analisis

pemecahan masalah dan penyusunan forrnulasi strategi pemecahannya.

B. TEMPAT DAN WAKTU CELADIKARYA

Geladi Karya dilakukan di KD. Plant Division, PT. Astra

International Indonesia yang berlokasi di Jalan Pahlawan Km.1,5 Citeureup

Bogor. Celadi Karya dilakukan selama 2 (dua) bulan, yaitu pada bulan

Januari dan Februari 1997.

C. SUMBER DAN PENCUMPULAN DATA

Pengumpulan data dilakukan melalui observasi atau pengarnatan

langsung, yaitu dengan mengikuti kegiatan mulai dari pengadaan bahan

baku, sistern persediaan, sampai pada proses produksi. Data juga diperoleh

melalui wawancara langsung dengan pihak manjemen dan karyawan KD.


Plant Division, antara lain dengan General Manajer, Manajer produksi,

Manajer Teknik, Manajer Adrninistrasi, Kepala bagian, Staf dan karyawan

yang bertugas langsung di bagian pengadaan maupun proses produksi, yang

selanjutnya disebut sebagai data primer. Data sekunder diperoleh dari

laporan-laporan yang pernah dibuat oleh perusahaan.

Data yang dikurnpulkan semuanya adalah bersurnber dari dalarn

perusahaan, baik data yang bersifat kuantitatif rnaupun data yang bersifat

kualitatif.

1. Data kuantitatif, antara lain :

Jurnlah perrnintaan (pesanan) dari PT. Astra International, selama

tahun 1996 (realisasi) dan rencana pesanan tahun 1997,

Realisasi pernakaian bahan baku kayu, selarna tahun 1996,

Harga bahan baku kayu per meter kubik (M3),

Rata-rata waktu tunggu (lead time) atau larnanya waktu yang

diperlukan sejak perrnintaan pesanan dilakukan sampai pada

diterirnanya bahan di gudang perusahaan (dalarn hari),

Data rnengenai biaya-biaya yang tirnbul akibat kekurangan atau

kehabisan persediaan, dan lain sebagainya.

2. Data kualitatif antara lain :

Penilaian terhadap kualitas, kemampuan dan keterarnpilan pegawai

yang bertanggung jawab dalarn rnelakukan monitoring terhadap


persediaan, dalarn arti apakah sering rnelakukan kesalahan dalarn

perhitungan persediaan, sering terjadi kesalahan antara catatan

dengan fisik barang, dan sebagainya,

Penilaian terhadap sistern pengendalian yang dilakukan oleh

perusahaan saat ini,

Sistern atau prosedur pembelian bahan, yang dimulai dari

keputusan untuk rnelakukan pernbelian sarnpai diterimanya bahan

tersebut,

Sistern atau prosedur penerirnaan bahan, yang dirnulai sejak bahan

diterima oleh perusahaan sarnpai pada sistern penyimpanannya di

gudang.

Sistern pengawasan/kontrol, baik saat bahan diterirna dari pernasok,

sampai pada pendistribusian atau keluar rnasuknya bahan dari

gudang.

D. ANALISIS DATA

Data yang diperoleh selanjutnya dikelompokan dan dilakukan

analisis dengan rnenggunakan pendekatan kuantitatif dan pendekatan

kualitatif yang bersifat deskriptif. Pendekatan kuantitif dirnaksudkan untuk

rnendapatkan jurnlah pemesanan yang ekonomis, kapan perusahaan harus

rnelakukan pesanan, berapa persediaan yang harus dijaga, besarnya biaya


yang tirnbul dari pengendalian persediaan, serta kebutuhan bahan selarna

waktu tunggu (lead time). Pendekatan kualitatif dimaksudkan untuk

rnernperoleh garnbaran tentang sistern atau prosedur yang dirniliki

perusahaan, bagairnana pelaksanaannya, bagaimana kernarnpuan pegawai

(SDM) dalam melaksanakan sistern tersebut, dan sebagainya.

Langkah-langkah yang dikerjakan dalarn rnelakukan analisis data

tersebut adalah sebagai berikut :

1. Melakukan analisa dan rnenghitung prakiraan pernakaian atau

kebutuhan bahan baku kayu selarna setahun serta pernakaian bulanan

dan harian untuk tahun 1997. Perhitungan didasarkan pada perrnintaan

dari pelanggan (PT. Astra International Indonesia), yaitu dengan

rnenghitung berapa unit rnobil yang akan di ekspor setiap bulannya dan

berapa lot pengkernasan yang diperlukan (lot adalah satuan yang

digunakan dalam pengkemasan CKD mobil).

2. Menentukan jurnlah pernbelian bahan baku kayu yang paling optimal

untuk tahun 1997, dengan menggunakan rnetode EOQ.

Forrnulasi : rn EOQ = VZDS I H


Keterangan : D = Jumlah kebutuhan bahan per tahun, S = Biaya pemesanan setiap kali melakukan pesanan, H = Biaya penyimpanan per unit per tahun.

3. Menghitung besarnya frekuensi pembelianlpesanan dan interval waktu

pembelian yang sebaiknya dilakukan perusahaan. Perhitungan

dilakukan dengan membandingkan jumlah kebutuhan bahan baku

setahun dengan pembelian yang optimal.

Formulasi :

Frekuensi Pembelian :

Interval Waktu

Keterangan: D - Jumlah kebutuhan bahan per tahun (dalam lot), EOQ = Jumlah pembelian yang paling optimal, N = Hasil frekuensi yang diperoleh (berapa kali), T = Hasil interval waktu (dalam bulanlhari).

4. Melakukan perhitungan terhadap total biaya persediaan, yaitu biaya

pemesanan ditambah dengan biaya penyimpanan

Keterangan: TC - Total biaya persediaan,

Formulasi :

H - Biaya penyi'mpanan per unit per tahun, Q - Jumlah pembelian per periode yang optimal, S - Biaya pemesanan setiap kali pesan, D - Jumlah kebutuhan bahan per tahun

TC = H (Ql2) + S (DIQ)


5. Menetapkan persediaan pengaman (safety stock) yang paling ekonomis.

Formulasi : Safety Stock = Zo

6. Melakukan analisa kapan waktu yang tepat untuk pemesanan kembali

Forrnulasi : ROP = dxl + safety stock

Keterangan : d = tingkat kebutuhan per hari, L = waktu tunggu (lead time), Z = tingkat faktor keamanan, o = standar deviasi.


V. KEADAAN UMUM PERUSAHAAN

A. SEJARAH PERUSAHAAN

Tahun 1988 merupakan titik awal dari kegiatan ekspor mobil di PT.

Astra International Indonesia (PT. Astra Mobil Group). Bermula dari hanya

mengekspor sebanyak 15 unit mobil Daihatsu Zebra Hijet 1000 ke Labuan,

Malaysia kini ekspor PT. Astra Mobil mulai merambah ke manca negara

dengan jenis yang semakin beragam (Daihatsu, lsuzu, Nissan, dan

sebagainya) serta organisasi yang lebih profesional. Strategi pemasaran

dengan orientasi ekspor tersebut merupakan suatu kebijakan yang sangat

tepat untuk membuat Astra Mobil tetap bertahan, setelah kondisi pasar

dalam negeri dirasakan semakin ketat akibat masuknya beberapa pemain

baru dalam industri mobil, termasuk mobil nasional Timor.

Selama lebih kurang tujuh tahun terakhir ini aktivitas ekspor mobil

dari Astra Mobil terus mengalami peningkatan yang cukup

menggembirakan. Jika semula baru satu negara tujuan yakni Malaysia, kini

telah meluas sampai ke Brunei Darussalam, Vietnam, China, Taiwan,

Philipina, dan beberapa negara lainnya. Perkembangan ekspor mobil dari

tahun 1994 sampai dengan tahun 1996 dan rencana ekspor tahun 1997,

dapat dili hat pada Tabel Lampiran 1.


Tuntutan ekspor yang sernakin rneningkat, mengharuskan pihak

rnanajemen Astra Mobil untuk lebih serius dan profesional dalarn

rnenangani kegiatan ekspornya. Salah satu langkah nyata adalah

rnemisahkan aktivitas pengkernasan (packing) yang selarna ini ditangani

langsung oleh departernenldivisi ekspor, rnaka sejak awal tahun 1996

dibentuk divisi baru yang diberi narna KD (Knock Down) Plant Division.

Sebelurn dibentuk divisi tersendiri yang khusus menangani rnasalah

pengkernasan (packing) untuk rnenunjang kelancaran pernasaran ekspor,

rnaka kegiatan pengkemasan ditangani oleh KD. Packing yang berada

dibawah departemen ekspor PT. Astra Daihatsu Motor (ADM). Keberadaan

KD. Packing tersebut adalah untuk rnelayani kegiatan ekspor Daihatsu

Zebra (X-450) dengan tujuan Malaysia. Dengan sernakin meningkatnya

volume ekspor dengan berbagai jenis tipe dan keragarnannya, menuntut

pihak rnanajernen PT. Astra untuk rnernbentuk suatu divisi tersendiri yang

marnpu rnenangani bidang pengkernasan secara profesional.

Pada awal tahun 1996 dibentuk suatu divisi tersendiri dengan narna

Packing Center yang khusus rnenangani bidang pengkemasan untuk

keperluan ekspor rnobil dalam bentuk terurai atau CKD (Completely Knock

Down) yang berada dibawah bendera Astra International. Pada tangal 10

Juni 1996, Packing Center diubah narnanya rnenjadi KD. Plant, dengan

pertirnbangan bahwa narna packing center memberikan konotasi hanya

sebagai tempat pengkemasan saja. Pada kenyataannya aktivitas yang


ditangani bukan hanya rnelakukan pengkernasan, rnelainkan juga harus

bertanggung jawab terhadap rnasalah kualitas, kebenaran, dan keutuhan

dari barang yang akan diekspor.

Dengan dernikian bidang pengkernasan tersebut adalah merupakan

salah satu mata rantai yang ikut andil dalam keberhasilan kegiatan ekspor.

KD. Plant Division dapat dikatakan sebagai benteng atau terminal terakhir

dari sistern pengirirnan barang-barang yang akan diekspor, yang juga harus

bertanggung jawab terhadap kebenaran jurnlah dan kualitas

baranglkornponen sesuai dengan perrnintaan ekspor.

KD. Plant Division sernula berlokasi di daerah Sunter Jakarta

(rnenjadi satu lokasi dengan Caya Motor), namun sejak bulan Februari 1996

pindah ke ternpat yang baru di JL. Pahlawan Krn. 1,5 Citeureup - Bogor.

Bangunan seluas 4.032 meter persegi yang berdiri diatas tanah seluas

6.048 meter persegi tersebut adalah mernanfaatkan bangunan pabrik bekas

PT. Amalgam (sebuah perusahaan Karoseri rnilik PT. Astra), yang sudah

tidak digunakan lagi. Bangunan tersebut kemudian di renovasi yang

disesuaikan dengan karakteristik untuk kegiatan pengkernasan, yang antara

lain terdiri dari trial area, transit area, production line, anti rust spray room,

employee facility, dan sebagainya dengan kapasitas listrik terpasang

berkekuatan 865 KVA.

Produk yang dilakukan pengkernasannya di KD. Plant berasal dari

banyak surnber. Misalnya untuk produk Daihatsu, bagian terbesar adalah


berasal dari ADM. Stamping Plant dan ADM. Engine Plant. Untuk produk

Isuzu, selain berasal dari PT. Gaya Motor (assembling plant), juga dipenuhi

dari Inti Pantja Press lndustri (IPPI) Pondok Ungu, Bekasi. Produk-produk

lainnya dengan ukuran yang kecil-kecil (mur, klep karet, dan lain-lain) akan

dipasok oleh store ADM dan para vendor yang jumlahnya cukup banyak.

Pemilihan lokasi di daerah Citeurup tersebut sebenarnya bukan

merupakan pilihan yang terbaik. Lokasi yang paling ideal seharusnya

berada di dekat pabrik-pabrik pemasok produk yang akan diekspor.

Beberapa alternatif lokasi untuk KD. Plant sebenarnya sudah di

pertimbangkan, namun untuk membangun pada lokasi yang paling ideal

memerlukan waktu yang cukup lama dan dana yang tidak sedikit. Dilain

pihak tuntutan untuk segera berproduksi sudah tidak mungkin ditunda-

tunda lagi, mengingat permintaan ekspor yang terus meningkat.

Berdasarkan analisa dan dengan berbagai pertimbangan logis, maka

pemanfaatan pabrik eks Amalgam di Citeurup merupakan pemilihan yang

cukup baik. Dana yang ditanamkan dalam investasi tidak terlalu besar, dan

kalau dibandingkan dengan biaya atau ongkos angkut (transpor) dari tempat

penghasil produk yang akan diekspor (sebagian besar dari Sunter - Jakarta)

ke Citeurup, masih jauh lebih kecil dibandingkan bila harus membangun

pabrik baru.

Diharapkan KD. Plant Division tersebut dapat berkembang menjadi

salah satu anak perusahaan dari PT. Astra International yang


rnengkhususkan diri pada bidang usaha jasa pengkernasan mobil, baik

dalam bentuk CBU (Completely Built Up), SKD (Semi Knock Down),

rnaupun dalam bentuk teruraiICKD (Completely Knock Down). Tidak hanya

melayani kebutuhan group usahanya saja, tetapi akan meluaskan jangkauan

pernasarannya kepada para eksportir rnobil maupun perusahaan di luar

kelompok usahanya yang memerlukan jasa pengkernasan untuk keperluan

ekspor mobil.

Sejalan dengan upaya untuk dapat rneningkatkan rnenjadi

perusahaan yang berdiri sendiri (anak perusahaan PT. Astra), rnaka KD.

Plant Division telah rnenetapkan rnisinya yaitu To be a profesional Packing

Company in the world dengan visi To be a main partner in the export

bussiness. Menurut pihak manajemen perusahaan, KD. Plant saat ini

adalah rnerupakan satu-satunya usaha jasa pengkernasan mobil yang ada di

Indonesia.

KD. Plant Division sebagai salah satu turnpuan kegiatan ekspor

diharapkan mampu rnendukung visi kedua Astra Mobil, yakni

rnengembangkan fasilitas produksi di berbagai negara untuk rnemperoleh

competitive advantage. Dengan rnengkombinasikan penggunaan fasilitas-

fasilitas yang ada secara efektif, keberadaan KD. Plant di rnasa yang akan

datang akan sernakin penting dan strategis.


6. ORCANISASI PERUSAHAAN

Organisasi adalah rnerupakan salah satu alat yang sangat penting

untuk rnencapai tujuan atau rnisi yang telah digariskan oleh suatu

perusahaan. Hubungan antar pekerjaan, antar surnberdaya rnanusia, dan

faktor-faktor fisik lainnya yang ada dalarn perusahaan biasanya tergarnbar

dalarn suatu bentuk struktur organisasi.

Pentingnya dibentuk suatu struktur organisasi yang efisien dan

dinarnis dalarn suatu perusahaan, adalah berkaitan dengan pernbagian

tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas dari masing-masing unit

yang ada, guna rnenunjang keberhasilan suatu organisasi/perusahaan.

Sebagai organisasi yang baru dibentuk sekitar setahun lalu, rnaka

pihak rnanajernen KD. Plant Division rnasih terus rnencari dan

rnengernbangkan bentukl struktur organisasi yang paling ideal. Struktur

organisasi yang ada sekarang adalah rnerupakan perbaikan dan

pengernbangan dari struktur lama yang telah rnengalarni beberapa kali

perubahan.

Secara lengkap, bagan struktur organisasi KD. Plant Division dapat

dilihat pada Garnbar Larnpiran 11. Struktur organisasi tersebut terbagi

rnenjadi beberapa golongan, yang diperinci dibawah ini :


1. General Manager

General Manager adalah jabatan tertinggi atau pucuk pimpinan

yang ada di KD. Plant Division, yang langsung bertanggung jawab

kepada direktur PT. Astra. Saat ini jabatan General Manager dipegang

oleh lr. Nyornan Darka, SE.

2. Manager

KD. Plant Division memiliki 3 (tiga) departemen yaitu departemen

Administrasi, Departernen Produksi, dan Departemen Teknik. Masing-

masing departemen dipimpin oleh seorang manajer, yang bertanggung

jawab langsung ke General Manager.

3. Pemimpin Bagian (Pemimpin Seksi)

Terdapat 7 Pemimpin Bagian atau kepala seksi yang berada

dibawah para rnanajer, yaitu Pemimpin Bagian FinanciallAccounting

dan Pemimpin Bagian Personal General Affair berada dibawah Manajer

Departemen Administrasi. Pernirnpin Bagian Packing dan Pemirnpin

Bagian KD. Supply berada dibawah Manajer Departemen Produksi.

Pemimpin Bagian Quality Control, Pemimpin Bagian Engineering, dan

Pemimpin Bagian Production Planning and Control1 yang berada

dibawah Manajer Departemen Teknik.


4. Pemimpin Kelompok (Group Leader)

~ ibawah ' kepala bagian terdapat 13 (tiga belas) pernirnpin

kelompok, dan pernirnpin kelornpok tersebut membawahi para

pelaksana/operator sesuai dengan bidangnya rnasing-rnasing.

5. Staf keamanan (Security)

Unit keamanan (security) terdiri dari 12 orang satparn yang

dikepalai oleh seorang kepala Satpam, dan langsung berada dibawah

General Manager. Disarnping security juga dibentuk unit P2K3 (Panitya

Pelaksana Keselarnatan dan Kesehatan Kerja), merupakan peraturan

pernerintah yang rnengharuskan pihak rnanajernen perusahaan untuk

rnernberikan perhatian dan jarninan keselarnatan kerja pada para

karyawannya (rnenyangkut peralatan kerja, tempat kerja, dan

sebagainya).

Secara keseluruhan jumlah karyawan yang ada di KD. Plant Division

berjumlah 155 orang, yang dapat dirinci seperti pada Tabel 1.

Tabel 1. Jumlah Karyawan KD. Plant Division.

I T o t a l I 155 I Sumber : Admin. Departement KD. Plant Division

JABATAN General Manager Manager Pemimoin Seksi Pemimoin Kelomook Staf Administrasi ~oeratod~elakkna Keamanan

JUMLAH (ORANG) 1 3 7 13 4

115 12


Dengan skala usaha saat ini, maka struktur organisasi yang ada telah

cukup dinamis dalam rnendukung kelancaran dan keberhasilan perusahaan.

Secara garis besar tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari masing-

rnasing unit dijelaskan sebagai berikut.

1. General Manager

General Manager bertugas memimpin dan membawa perusahaan

untuk lebih maju dan berkembang menjadi perusahaan yang mandiri

(anak perusahaan PT. Astra). Merumuskan misi dan visi perusahaan,

mengkoordinasikan para manajer dan unit-unit yang ada dalam

perusahaan, serta bertanggung jawab atas seluruh aktivitas yang

berkaitan dengan perusahaan, baik eksternal maupun internal.

2. Departemen Produksi (Production Department)

Departemen produksi bertanggung jawab atas pelaksanaan dan

kualitas produksi pengkernasan untuk seluruh komponen-komponen

rnobil yang akan diekspor. Pada departemen produksi tersebut terdiri

dua bagian, yaitu bagian pengkemasan dan bagian pemasokan.

2.1. Bagian Pengkemasan (Packing Section)

Bagian pengkemasan bertugas melakukan pengkemasan

komponen-komponen rnobil yang telah disiapkan di lini produksi,

serta bertanggung jawab atas kebenaran, kekuatan dan kualitas

pengkemasan seperti yang telah ditetapkan.


2.2,Bagian Penyiapan (KD. Suplly Section)

KD. Supply bertugas untuk menyiapkan komponen-komponen

yang akan dikemas pada lini-lini produksi sesuai dengan jenis dan

tipenya, serta bertanggung jawab atas kebenaran (tipe, jenis, dan

jumlahnya) dari kornponen-komponen yang akan diekspor tersebut.

3. Departemen Teknik (Technical Departmen0

Departemen teknik adalah bagian yang bertanggung jawab untuk

melakukan seluruh persiapan produksi, baik yang menyangkut kualitas

komponen-komponen yang diterima dari para vendorlpabrik, kualitas

bahan baku pengkemasan, bentuklmodel pengkemasan, jadwal

produksi, dan sebagainya. Departemen teknik tersebut terdiri dari

Quality Control1 Section, Engineering Section, dan PPC Section.

3.1.Bagian Pengendalian Mutu (Quality Control1 Section).

Quality Inspection merupakan salah satu unit dari bagian Quality

Control1 Section yang bertugas untuk rnelakukan perneriksaanl

pengawasan terhadap mutu produk,. Melakukan (secara sampling)

kebenaran is i peti yang akan diekspor, melakukan pengawasan

terhadap kebenaran cara pengkemasan (cara memaku, jumlah paku,

kesesuaian kemasan dengan model, dan sebagainya).


Unit SMR (Shortage and Mispacking Report) yang juga berada

dibawah bagian Quality Controll, bertugas dan bertanggung jawab

dalarn penyelesaian bila terjadi klaim dari para pelanggan.

3.2. Bagian Teknik (Engineering Section)

Bagian Engineering tersebut terdiri dari dua unit, yaitu unit

Packing Engineering dan unit Maintenance. Packing Engineering

bertugas untuk rnenciptakan suatu rnodelibentuk pengkernasan yang

paling efisien (rnelalui uji-coba), membuat sistern pengkernasan, dan

bertanggung jawab atas kualitas kernasan.

Unit Maintenance adalah unit yang berfungsi untuk rnenjaga dan

memelihara kebersihan dan perbaikan rnesin-mesin, bangunan,

peralatan, dan sebagainya. Pemeliharaan dimaksudkan untuk dapat

mernberikan kesehatan, keselamatan, dan kenyarnanan dalarn

bekerja guna menunjang dan meningkatkan produktivitas kerja.

3.3. Bagian Perencanaan dan Pengendalian Produksi (PPC Section)

Production Planning and Controll (PPC) bertugas dan

bertanggung jawab atas kebenaran kornponen-kornponen rnobil

yang diterirna dari para pabrik Astra Mobil dan para vendor.

Menyiapkan material untuk kebutuhan pengkernasan, serta

bertanggung jawab' atas kebenaran dan kualitas bahan baku untuk


pengkemasan yang diterima dari para pemasok, menentukan jadwal

produksi, dan sebagainya.

Bagian PPC. tersebut membawahi tiga unit kerja, masing-masing

adalah PurchasinglLogistic (bagian pembelian material untuk

pengkemasan), Production Plan (Perencanaan Produksi) dan Case

Production. Bagian atau unit pembelian (purchasing) bertugas untuk

melakukan pengadaan bahan bakulmaterial untuk keperluan

pengkemasan seperti kayu, tripleks, plastik, dos karton, paku, dan

lain-lain.

Unit production plan berfungsi untuk melakukan perencanaan

dan jadwal produksi pengkemasan untuk komponen-komponen

yang akan diekspor (waktu, jumlah, dan jenis). Menghubungi pabrik

dan para vendor, bila sampai batas waktu yang telah disepakati,

ternyata baranglkomponen belum diterima.

Bagian atau unit case production, adalah unit yang memproduksi

pengkemasan sesuai dengan modelhentuk, ukuran, dan jumlah

sesuai dengan yang telah ditentukan dan dijadwalkan oleh

production plan.

4. Departemen Administrasi

Departemen Administrasi adalah bagian yang bertugas dan

bertanggung jawab dibidang administrasi pembukuan, keuangan,


sumberdaya manusia, dan lain-lain yang berkaitan dengan fungsi

penunjang perusahaan. Departemen administrasi tersebut membawahi

bagian atau seksi FinanciallAccounting (FIA) dan seksi Personal General

Affair (PGA).

4.1. Bagian Keuangan dan Akuntansi (FIA Section).

F/A berfungsi sebagai unit yang bertanggung jawab untuk

melakukan pencatatan atau administrasi pembukuan atas seluruh

kegiatan yang ada di perusahaan, serta seluruh kegiatan yang

menyangkut kebutuhan finansiallkeuangan perusahaan. Misalnya

menyusun anggaran, penyusunan laporan keuangan (Neraca, RIL),

serta laporan-laporan lainnya yang diperlukan oleh perusahaan

danlatau untuk kepentingan PT. Astra secara benar dan teratur.

4.2. Bagian Umum dan Personalia (PCA Section).

Unit PCA. berfungsi sebagai unit yang mengatur administrasi atas

segala kegiatan yang berhubungan dengan masalah sumberdaya

manusia, dan kegiatan penunjang perusahaan lainnya (misalnya

pengadaan kebutuhan kantor, seragam karyawan, pembayaran

listrik, dan sebagainya).


C. PROSES PRODUKSl

Proses kegiatan produksi di KD. Plant Division rnenuntut suatu

pengalaman dan keterarnpilan khusus, bukan hanya sekedar rnelakukan

pengkernasan. Dengan ratusan item kornponen rnobil yang harus dikernas

serta rnelibatkan cukup banyak pabrik dan vendor sebagai penghasil

produk/komponen tersebut, rnaka penanganan yang profesional rnutlak

diperlukan.

Saat ini rnobil yang dikernas untuk tujuan ekspor harnpir seluruhnya

dalam bentuk CKD. Setiap negara tujuan ekspor berbeda-beda dalarn tipe

dan jurnlah item yang harus dikirirn. Dengan dernikian untuk kegiatan

pengkernasan tersebut dituntut adanya ketelitian, kecerrnatan, dan

keterampilan dalarn penanganannya. Jadi bukan hanya sekedar rnelakukan

pengkernasan. Tipe, item, jurnlah, dan kualitas komponen yang akan

diekspor harus persis sama dengan yang diminta, tidak boleh terjadi

keterlambatan waktu pengirirnan, cacat, rnaupun shortage (tidak terkirirn

ataupun salah kirim).

Untuk rnenunjang kelancaran proses produksi tersebut rnaka

kornunikasi yang efektif menjadi penting artinya, terutama yang terkait

dengan kelancaran dan ketepatan waktu kedatangan komponen-kornponen

yang akan diekspor, baik dari kelornpok usaha maupun dari para vendor.

Keterlarnbatan jadwal pengiriman kornponen oleh vendor beberapa jam


saja, akan sangat rnengganggu jadwal produksi. Selanjutnya akan

berpengaruh pada jadwal pengiriman barang (pengapalan), yang pada

gil irannya akan mengganggu kelancaran produksi di negara tujuan.

Kegiatan produksi pengkernasan pada KD. Plant Division diawali

dengan adanya rapat koordinasi setiap bulannya pada tanggal 20, antara

KD. Plant Division dengan pihak Astra Mobil group untuk rnernbahas,

rnengevaluasi dan menentukan unit rnobil (jenis dan jurnlahnya) yang pasti

akan diekspor pada bulan depan, serta merencanakan unit rnobil yang akan

diekspor pada dua bulan yang akan datang.

Rapat tersebut dirnaksudkan untuk rnernadukan antara kernampuan

(kapasitas) Astra Mobil Group dalam rnenghasilkan komponen-kornponen

yang akan diekspor dikaitkan dengan kesanggupan (kapasitas) KD. Plant

Division dalarn rnelakukan pengkernasannya. Pada tanggal 22 setiap

bulannya dilakukan rapat koordinasi antara KD. Plant Division dengan

Departernen Ekspor PT. Astra Mobil untuk rnenentukan rencana kongkrit

(pelaksanaan eksport), yang rnenyangkut kapan barang harus berangkat dari

Indonesia, tanggal berapa masuk kontainer, tanggal berapa harus rnasuk

produksi pengkemasan, dan sebagainya. Atas dasar perternuan pada tanggal

22 tersebut, rnaka pihak KD. Plant Division (unit production plan) rnulai

rnernbuat jadwal dan perencanaan produksi pengkernasan untuk

kornponen-kornponen rnobil yang akan diekspor.


Proses produksi untuk pertama kalinya dan untuk setiap jenisltipe

mobil yang baru pertama kali akan diekspor, terlebih dahulu harus

dilakukan uji coba (trial and error) pada trial area yang dilakukan oleh unit

packing engineering. Tujuan dari uji coba tersebut disamping untuk

menghitung kebutuhan bahan baku pengkemasan, juga untuk menghasilkan

model atau bentuk dan ukuran pengkemasan yang paling efisien untuk

setiap Lot (Lot adalah istilah yang digunakan dalam ekspor CKD, misalnya

lot ke 7 = 20 unit mobil tipe x, terdiri dari 11 peti, dan seterusnya).

Penempatan kornponen dalam peti kemas juga harus benar-benar

diperhitungkan, isinya diatur sedemikian rupa agar efisien (dilakukan

melalui uji coba). Selanjutnya berapa ukuran pengkemasan yang paling

ideal untuk dapat masuk kontainer, sehingga tidak terjadi ruang kosong

didalam kontainer. Kesalahan dalam mendisain peti kemas akan

mengakibatkan efisiensi tidak tercapai. Misalnya yang seharusnya cukup

dengan dua kontainer, karena kesalahan disain menjadi tiga kontainer.

Setelah proses uji coba selesai, yang berarti telah ditemukan model,

bentuk, ukuran, dan kualitas dari pengkemasan yang paling efisien dan

ideal untuk masing-masing jenisltipe, maka mass production siap

dikerjakan. Langkah-langkah dalam kegiatan produksi pengkemasan

tersebut, dipaparkan sebagai berikut :


1. Persiapan bahan baku

Dari jadwal perencanaan produksi yang dibuat oleh unit

production plan, rnaka bagian atau unit purchasingllogistic rnulai

rnenyiapkan kebutuhan bahan baku untuk pengkernasan. Pesanan

pernbelian atau istilah dalarn perusahaan disebut dengan PO (Purchases

Order) diterbitkan oleh bagian pernbelian, dan dikirirnkan kepada para

pernasok untuk rnenyiapkan dan rnengirirnkan material atau bahan baku

sesuai dengan jenis, ukuran, jurnlah, dan waktu pengirirnan sesuai

dengan yang telah ditetapkan dalarn PO. Bahan baku yang digunakan

dalarn kegiatan pengkernasan kornponen-kornponen rnobil untuk tujuan

ekspor tersebut antara lain adalah kayu, plastik, dan bahan lainnya.

1.1.Kayu

Sebagian besar jenis kayu yang digunakan oleh perusahaan untuk

bahan baku pengkernasan adalah kayu pinus (Pinus rnerkusii) dan

kayu sobsi (Paracerianthes fakataria). Kayu Borneo

(Shorealdipterocarpus) yang harganya relatif lebih rnahal, digunakan

sebagai alternatif bila tidak ada kayu pinus atau sopsi. Bahan baku

kayu tersebut digunakan sebagai kerangka dari pengkernasan.

Kerangka tersebut harus benar-benar kuat untuk rnelindungi

baranglkornponen yang ada didalarnnya dari goncangan atau

benturan.


1.2. Plastik

Jenis plastik yang digunakan ada dua rnacarn, yaitu plastik putih

biasa dan plastik anti karat yang digunakan sebagai pernbungkus dari

kornponen-kornponen yang akan diekspor. Kegunaan plastik biasa

tersebut adalah untuk rnenjaga atau menghindari dari rernbesan air,

yang dapat rnengakibatkan kornponen rnenjadi berkarat.

Beberapa negara tujuan tertentu tidak bersedia rnenerirna

kornponen-kornponen yang rawan terhadap karat, disernporot

dengan anti karat, dengan alasan kesulitan dalarn rnernbersihkannya

dan kadang-kadang dapat rnerusak warna. Untuk rnengatasi

kernungkinan kornponen rnenjadi berkarat, rnaka perusahaan

menggunakan pembungkus plastik anti karat.

Plastik anti karat tersebut (yang harus diirnpor dari Jepang) tetap

rnerniliki resiko, bila penanganannya tidak dilakukan secara hati-hati.

Adanya lubang sekecil apapun yang dapat menyebabkan udara luar

rnasuk, akan rnenirnbulkan karat pada kornponen-kornponen yang

ada didalarnnya tetap terjadi.

1.3. Bahan baku lainnya

Selain kayu dan plastik, bahan lain yang digunakan oleh

perusahaan dalarn kegiatan pengkernasan adalah tripleks. Tripleks

berfungsi sebagai pernbatas atau untuk rnernbentuk pegangan dari


kornponen-kornponen yang ada dalarn kemasan agar lebih kuat

berdiri, disamping sebagai penutup luar kemasan agar barang yang

dikernas tidak terlihat.

Dos atau kotak yang terbuat dari karton berfungsi sebagai ternpat

untuk barang atau kornponen yang kecil-kecil, sebelurn dimasukan

dalam peti kernas. Dernikian juga paku, rnerupakan bahan penting

dalam pengernasan khususnya sebagai penguatlperekat pada

pernbuatan peti kernas. Styrofoam juga rnerupakan salah satu bahan

penting yang digunakan dalarn pengkemasan, terutama untuk

rnenahan barang dari benturan akibat goncangan (urnumnya

digunakan untuk kemasan barang electronic).

2. Proses penerimaan komponen yang akan dikemas

Sesuai jadwal yang telah disepakati pada rapat koordinasi, rnaka

pabrik dan para vendor akan mengirirnkan baranglkornponen yang akan

diekspor ke KD. Plant Division untuk dilakukan pengkernasan. Bila

terjadi keterlarnbatan, rnaka unit production plan akan segera

rnenghubungi pabrik atau vendor, untuk rnerninta kejelasan dan

rnemohon untuk segera rnengirirnkan barangnya yang akan dikernas.

Barang'Komponen dari Astra Mobil dan para Vendor yang

jurnlahnya rnencapai ratusan item tersebut, diterima oleh bagian Quality

Control untuk dilakukan perneriksaan terhadap kebenaran jurnlah,


kualitas, keutuhan barangltidak ada yang cacat, dan sebagainya sesuai

dengan CPL (Component Part List).

Setelah dilakukan kontrol, untuk kornponen-komponen yang

rnernpunyai resiko berkarat (rnisalnya body press), dilakukan

penyernprotan anti karat (anti rust spray room). Kecuali tipe-tipe untuk

negara tujuan tertentu tidak perlu dilakukan penyernprotan anti karat,

karena akan dibungkus dengan plastik anti karat. Setelah itu seluruh

kornponen diterima dan rnasuk dalarn ruang KD. Supply.

Bagian KD. Supply mengatur dan rnenyiapkan semua kornponen-

kornponen rnobil yang akan diekspor sesuai dengan jadwal dan lot

pengirimannya. Kornponen yang kecil-kecil dikemas terlebih dahulu

dalarn kardos atau kotak yang terbuat dari karton dan diberi daftar nama

jenis dan jurnlahnya sebelum dirnasukan dalarn peti kernas. Seluruh

kornponen-komponen yang akan diekspor tersebut disiapkan pada lini-

lini produksi sesuai dengan jenis, tipe, jumlah, jadwal, dan urutan lot

yang akan dikirim. Selanjutnya kegiatan pengkemasan siap dikerjakan.

3. Proses Produksi Pengkemasan

Secara garis besar proses produksi pengkernasan pada KD. Plan

division dirnulai dengan bagian produksi menyiapkan kernasan, yaitu

dengan mernbuat rangka kernasan. Peti kernas dibuat dari kayu dengan

model, ukuran dan jurnlah sesuai dengan lot yang akan dikemas.


Komponen-komponen mobil yang telah disiapkan oleh KD.

Supply di lini-lini produksi tersebut, dimasukan dalam peti kemas sesuai

dengan letak-letaknya yang telah diukur secara efisien (model, ukuran,

jumlah peti, serta letak komponen dalam peti telah dilakukan uji coba

pada pengkemasan pertama).

Proses pengkemasan dipisahkan antara big part (komponen yang

besa-besar seperti pintu, atap mobil, engine, dan sebaginya) dengan

small part (komponen yang kecil-kecil seperti spion, mur, baut, ring

karet, kabel busi, dan sebagainya). Seperti telah diuraikan diatas,

komponen yang kecil-kecil tersebut terlebih dahulu telah dimasukan

dalam kemasan dos oleh unit KD. Supply, sedang Komponen yang besar-

besar langsung disiapkan pada lini-lini produksi (lini produksi lsuzu tipe

A, lini produksi Daihatsu tipe X-450, dan seterusnya).

Sistem produksi pengkemasan dilakukan secara ban berjalan,

walaupun belum secara otomatis (masih manual). Peti kemas digerakan

dengan mengunakan forklift atau kereta dorong dari proses

pengangkutan peti kemas kosong ke lini-lini produksi, selanjutnya ke

proses pemasukan komponen kedalam peti kemas, berjalan ke proses

pembungkusan dengan plastik, penutupan peti, sampai pada proses

pengangkutan peti kemas untuk dimasukan ke dalam kontainer.

Peti kemas yang telah disiapkan, masuk ke lini produksi sesuai

dengan urutan yang akan dikerjakan. Proses pemgkemasan dimulai


dengan memasukan komponen kedalarn peti kemas, misalnya dirnulai

rnemasukan pintu pada lini lsuzu tipe A, dan seterusnya. Urutan, jurnlah,

dan jenis komponen yang akan dimasukan dalam peti kemas telah

ditentukan oleh bagian packing enginering.

Setelah dirnasukan dalarn peti (peti hanya tertutup pada bagian

dasarnya), komponen-kornponen tersebut dibungkus dengan plastik

putih untuk menghindari dari kemungkinan rembesan air. Untuk

komponen-kornponen tertentu yang tidak dilakukan penyernprotan anti

karat, dibungkus dengan plastik anti karat.

Pengerjaan pembungkusan dengan plastik anti karat dilakukan

secara hati-hati, agar tidak menirnbulkan lubang atau sobek. Hal tersebut

dimaksudkan untuk rnenghindari masuknya udara dari luar yang dapat

rnengakibatkan karat pada komponen- komponen didalarnnya.

Setelah komponen-komponen tersebut terbungkus plastik, rnaka

berjalan lagi ke proses selanjutnya, yaitu peti ditutup seluruh sisinya

dengan rnenggunakan tripleks. Masing-masing sisi yang telah tertutup

dengan tripleks tersebut, kernudian dikunci dengan menggunakan kayu

silang atau sejajar disesuaikan dengan kekuatan dan daya tahan yang

dikehendaki.

Pada peti-peti kernas yang telah selesai dikerjakan tersebut,

ditempelkan catatan yang berisi keterangan tentang tipe, jumlah, serta

keterangan-keterangan lain tentang isi peti yang disebut, content list.


Selanjutnya peti kemas yang telah siap dikirim tersebut ditempatkan pada

bufer area, yaitu ruang tunggu untuk komponen-kornponen yang telah

selesai dikemas untuk masuk ke kontainer. Sesuai dengan tanggal yang

telah ditetapkan, maka divisi ekspor akan mengirim kontainer untuk

mengangkut peti-peti kemas tersebut, dan dikirim ke negara tujuan

melalui pelabuan Tanjung Priok - Jakarta.


VI. MANAJEMEN PERSEDIAAN BAHAN BAKU KAYU

A. MEKANISME PENGADAAN BAHAN BAKU KAYU

Pengadaan bahan baku kayu dilakukan dengan sistem pesanan

secara periodik, yaitu bulanan. Pernesanan bahan baku kayu yang

dilakukan oleh bagian Production Planning and Control1 (PPC) adalah

didasarkan pada rapat koordinasi tanggal 20 setiap bulannya, yang

rnenetapkan jurnlah dan jadwal dari unit mobil (CKD) yang akan diekspor

untuk satu bulan kedepan.

Berdasarkan penetapan unit mobil (CKD) yang akan diekspor

tersebut, maka bagian production planning and control1 (ppc) akan

melakukan perhitungan berapa kebutuhan kayu yang diperlukan untuk

masing-masing jenisltipe pada satu bulan yang akan datang (kebutuhan

untuk satu bulan). Selanjutnya bagian PPC rnenerbitkan surat pesanan yang

dinamakan Purchases Order (PO), yang berisi tentang jumlah/volurne kayu

yang diperlukan, model dan ukurannya, serta penetapan tanggal

kedatangan (kapan harus sudah diterima oleh perusahaan). Kayu yang

dipesan tersebut adalah dalam bentuk jadi (siap pakai), sehingga

perusahaan hanya rnelakukan perakitan untuk menjadi bentuk kernasan

sesuai dengan model yang telah ditetapkan.


Purchases Order (PO) yang telah disiapkan oleh bagian PPC tersebut

selanjutnya diinforrnasikan secepatnya ke pernasok rnelalui faxcirnile, dan

lernbar ke dua atau salinan PO dikirirn langsung ke pernasok rnelalui Pos

ataupun jasa pengirirnan lainnya. Pengirirnan PO tersebut diikuti dengan

penegasan per telepon, untuk rnernastikan bahwa PO telah diterirna dan

dirnengerti oleh pernasok. Juga untuk rnengetahui bagairnana kesanggupan

dan kesiapan pernasok dalarn rnenyiapkan bahan baku kayu yang dipesan

tersebut sesuai dengan jumlah dan jadwal yang telah ditetapkan.

Dalam pengadaan bahan baku kayu tersebut perusahaan

rnenerapkan sistem just in time (/IT), dirnana pernasok dituntut untuk dapat

rnernasok bahan baku kayu yang diperlukan oleh perusahaan tepat dalarn

jurnlah, kualitas, bentuk, ukuran, dan waktu yang telah ditetapkan dalarn

purchases order (PO). Pada kenyataannya sistem JIT tersebut seringkali

rnengalarni harnbatan, baik dalarn ha1 kualitas rnaupun ketepatan

kedatangan barang.

Apabila bahan baku kayu yang dipesan tersebut datang, rnaka

terlebih dahulu dilakukan perneriksaan (kontrol) oleh bagian PPC terhadap

kebenaran kualitas, jurnlah, ukuran, bentuk, dan sebagainya seperti yang

telah ditetapkan dalarn PO. Bahan baku kayu terlebih dahulu diturunkan

dari kendaraan pengangkut (truck) dengan rnenggunakan forklift rnilik

perusahaan, yang selanjutnya diangkut ke gudang penyimpanan bahan

baku. Bila ternyata ada kayu yang tidak sesuai dengan perrnintaaan,


khususnya yang rnenyangkut rnasalah kualitas (rnisalnya kadar air), rnaka

kayu tersebut dikembalikan ke pemasok (rejeck) dan pernasok harus segera

mengganti kayu tersebut dengan kualitas yang sesuai. Demikian pula bila

terjadi kekurangan dalarn jurnlah yang dikirirn, rnaka pernasok harus segera

rnernenuhi kekurangannya.

Setelah dilakukan perneriksaan terhadap kebenaran atau kesesuaian

bahan baku kayu dengan permintaan (PO), maka bahan baku kayu tersebut

rnasuk dan dicatat oleh bagian gudang. Bukti penerirnaan barang

ditandatangani oleh bagian pernbelian dan dikernbalikan ke pernasok

dengan beberapa catatatan bila diperlukan. Bagian gudang rnenerirna bahan

baku kayu tersebut dan bertanggung jawab terhadap masuk/keluarnya

barang, serta kesesuaian jurnlah antara catatan dengan fisik barang yang ada

di gudang.

Dari rnekanisrne tersebut diatas terlihat bahwa dalarn mernenuhi

kebutuhan akan bahan baku kayu, perusahaan hanya rnelakukan sekali

pesanan rnelalui fax. untuk kebutuhan satu bulan, yang selanjutnya diikuti

dengan pengirirnan purchases order (PO) ke pemasok dan pembicaraan per

telepon untuk setiap jadwal pengirirnan yang telah ditetapkan dalarn surat

pesanan (PO).


B. BIAYA-BIAYA PERSEDIAAN BAHAN BAKU KAYU

Biaya-biaya yang timbul sebagai akibat dari kegiatan pengadaan

bahan baku, belum seluruhnya dihitung dan dicatat oleh perusahaan

sebagai beban biaya persediaan, khususnya biaya telepon, fax, biaya

gudang, biaya modal, dan sebagainya. Dari hasil pengamatan di lapangan

(KD. Plant Division) selama kurang lebih dua bulan, maka dapat diketahui

komponen-komponen biaya persediaan yang ada di perusahaan, khususnya

yang menyangkut biaya persediaan bahan baku kayu. Biaya-biaya tersebut

dapat dikelompokan menjadi 2 (dua) bagian, yaitu biaya pemesanan dan

biaya penyimpanan.

1. Biaya Pemesanan

Biaya-biaya yang terjadi sebagai akibat dari kegiatan pemesanan

bahan baku kayu, adalah biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan

untuk setiap kali melakukan pemesanan. Dimulai dari penyiapan atau

pemrosesan pesanan, biaya pengiriman pesanan, biaya pemeriksaan,

sarnpai pada biaya pengiriman barang ke gudang.

Biaya-biaya pemesanan yang harus ditanggung oleh perusahaan

KD. Plant Division setiap kali melakukan pesanan dapat dikelompokan

menjadi 4 (empat) komponen yaitu biaya pemrosesan (handling cost),

Biaya surat menyurat, biaya pulsa untuk telefon dan fax, serta biaya

pengangkutan ke gudang.


1.1. Biaya Pemrosesan (handling cost)

Biaya pemrosesan adalah biaya yang harus ditanggung oleh

perusahaan dalam melakukan pesanan bahan baku, yang dimulai

dari pembuatan surat, melakukan pengiriman, fax, menelpon, dan

melakukan kegiatan pemeriksaan pada saat barang diterima dari

pemasok.

Dari hasil pengamatan di lapangan, kegiatan penyiapan dan

pembuatan surat pesanan (PO) memerlukan waktu rata-rata 15 (lima

belas) menit, dihitung sejak pegawai menyiapkan formulir pesanan,

melakukan pengetikan di komputer, sampai pada pencetakan

hasilnya.

Penanganan faxcimile memerlukan waktu rata-rata 20 (dua puluh)

menit. Perhitungan waktu dalam kegiatan fax. tersebut dimulai dari

menyiapkan surat pesanan di pesawat, menyambung ke nomor yang

dituju, mengulangi kembali bila belum tersambung, sampai pada

selesai melakukan fax (terkirim).

Demikian pula untuk memastikan dan mengingatkan pemasok

akan pesanan yang sudah dikirim, maka perusahaan akan

menghubungi pemasok melalui telepon yang memerlukan waktu

rata-rata 15 (lima belas menit). Perhitungan waktu tersebut adalah

termasuk waktu memutar ulang nomor yang dikehendaki beberapa

kali bila belum tersambung.


Selanjutnya setelah barang atau bahan baku kayu yang dipesan

tersebut datang, maka pegawai bagian PPC akan melakukan

pemeriksaan secara cermat terhadap kebenaran barang yang diterima

dari pemasok. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk melakukan

pemeriksaan adalah 60 (enam puluh) menit, tergantung dari jumlah

barang yang datang.

Total waktu yang diperlukan untuk menangani pemrosesan

pesanan tersebut, rata-rata adalah 110 (seratus sepuluh) menit.

Dengan upah pegawai perusahaan yang menangani pemrosesan (staf

PPC) sebesar Rp. 3000,- per jam, maka biaya yang harus ditanggung

oleh perusahaan untuk melakukan proses pemesanan setiap kali

pesan adalah sebesar Rp. 5.500,- (lima ribu lima ratus rupiah).

1.2. Biaya Surat Menyurat

Biaya yang berhubungan dengan surat menyurat (pembuatan surat

pesanan), yang harus ditanggung oleh perusahaan setiap kali

melakukan pesanan terdiri dari kertas formulir pesanan, biaya cetak,

biaya pengiriman (perangko),dan sebagainya. Biaya-biaya tersebut

besarnya diperkirakan Rp.3.500,- (tiga ribu lima ratus rupiah) per

satu kali melakukan pemesanan.


1.3. Biaya Pulsa

Pemasok dorninan untuk bahan baku kayu KD. Plant Division,

seluruhnya berlokasi di Jakarta. Kegiatan pengirirnan rnelalui fax

ataupun pernbicaraan rnelalui telepon dilakukan pada hari kerja

(Senin s/d. Jum'at) dan rata-rata dilakukan pada jam sibuk, yaitu

antara jam 09.00 sarnpai dengan jam 15.00.

Lokasi pemasok di Jakarta terrnasuk ke dalarn Zone I, dengan tarif

pulsa sebesar Rp. 1 .I 87,50 per rnenit. Kegiatan pernbicaraan per

telepon rata-rata rnenghabiskan waktu 10 (sepuluh) rnenit, sedang

pengiriman surat pesanan melalui fax rnemerlukan waktu rata-rata 15

(lima belas) rnenit. Dengan dernikian biaya pulsa yang harus

ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali melakukan pemesanan

adalah sebesar Rp. 29.687,50 (dua puluh sernbilan ribu enarn ratus

delapan puluh tujuh rupiah lirna puluh sen).

1.4. Biaya Bongkar Dan Pengangkutan Ke Cudang.

Biaya bongkar dan pengangkutan ke gudang yang harus

ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali rnelakukan

pernesanan, adalah ongkos angkut untuk menurunkan bahan baku

kayu dari kendaraan (truck) yang dikirirn oleh' pernasok sampai ke

gudang perusahaan. Sarana atau peralatan yang digunakan oleh


perusahaan untuk kegiatan pernbongkaran dan pengangkutan

tersebut adalah forklift rnilik perusahaan. Waktu yang diperlukan

untuk rnelakukan pengangkutan rata-rata selarna 1 (satu) jam. Bila

dihitung dengan sewa forklift, rnaka biaya pengangkutan yang harus

ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali rnelakukan pernesanan

tersebut adalah sama dengan sewa forklift per jam, yaitu sebesar Rp.

25.000,- (dua puluh lirna ribu rupiah).

Dari beberapa perhitungan diatas, maka total biaya yang harus

ditanggung oleh perusahaan untuk setiap kali rnelakukan pemesanan

bahan baku kayu adalah Rp. 63.687,50 (enarn puluh tiga ribu enarn ratus

delapan puluh tujuh ribu lirna puluh sen). Secara terperinci total biaya

pernesanan tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.

Tabel 2. Biaya-biaya Pemesanan Bahan Baku Kayu

jenis Biaya

Biava Pemrosesan

Biava Surat Menyurat

Biaya Pulsa Telepon & Fax.

Biava Bongkar

Total Biava

BiayaIPesanan (Rp.)

5.500,OO

3.500,OO

29.687,50

25.000,OO

63.687,50


2. Biaya Penyimpanan

Untuk biaya penyimpanan selama ini tidak pernah dilakukan

perhitungan, karena dengan sistem just in time, perusahaan hampir tidak

pernah mengadakan persediaan dalam jumlah besar dengan waktu

penyimpanan yang cukup lama. Dengan adanya rencana perusahan

untuk melakukan pengadaan persediaan, maka biaya penyimpanan yang

harus ditanggung oleh perusahaan dapat dikelompokan menjadi 3 (tiga)

komponen biaya, yaitu biaya modal, biaya kerusakan, dan biaya gudang.

2.1. Biaya Modal

Biaya modal merupakan salah satu komponen biaya penyimpanan

yang memperhitungkan biaya dari modal atau uang yang

ditanamkan dalam persediaan (opportunity cost). Modal yang

ditanamkan dalam persediaan tersebut sebenarnya juga memiliki

alternatif untuk ditanamkan pada investasi lain yang memberikan

nilai tertentu, dan nilai inilah yang harus ditanggung oleh

perusahaan. Dalam menghitung opportunity cost atau biaya modal

yang harus ditanggung oleh perusahaan, maka penulis melakukan

perhitungan yang didasarkan pada tingkat suku bunga deposit0 yang


berlaku di Bank Pemerintah saat ini, yaitu 14 (empat belas) persen

setahun.

Harga bahan baku kayu saat ini yang digunakan oleh perusahan,

rata-rata adalah sebesar Rp. 360.000,OO (tiga ratus enam puluh ribu

rupiah) per meter kubik. Dengan tingkat suku bunga deposit0

sebesar 14% (Bank BNI), maka biaya modal yang harus ditanggung

oleh perusahaan per meter kubik adalah sebesar Rp. 50.400,OO (lima

puluh ribu empat ratus rupiah) per tahun.

2.2. Biaya Kerusakan

Bahan baku kayu yang dipesan dari pemasok adalah dalam

bentuk kayu jadi, artinya pemasok telah menyiapkan dalam bentuk,

ukuran, kualitas, dan sebagainya sesuai dengan yang diperlukan oleh

perusahaan. Dengan sistem pengawasan atau pemeriksaan yang

dilakukan oleh bagian PPC. perusahaan, maka kerusakan yang

terjadi rata-rata hanya sekitar 0.5 persen per tahunnya.

Dengan harga bahan baku kayu sebesar Rp. 360.000,OO (tiga

ratus enam puluh ribu rupiah) per meter kubik, maka biaya

kerusakan yang harus ditanggung oleh perusahaan per meter

kubiknya adalah sebesar Rp. 1.800,00 (seribu delapan ratus rupiah)

per tahun.


2.3. Biaya Cudang

Beban biaya gudang yang harus ditanggung oleh perusahaan

memiliki perlakuan yang sama dengan biaya modal. Ruangan atau

gudang yang digunakan untuk penyimpanan persediaan juga

memiliki kesempatan untuk disewakan (opportunity cost).

Perusahaan selama ini hanya melakukan perhitungan pada biaya

tetap gudang seperti penyusutan, perawatan, dan sebagainya.

Dari hasil wawancara dengan General Manager perusahaan KD.

Plant Division, diperoleh informasi bahwa gudang milik perusahaan

seluas 600 meter persegi yang berlokasi di daerah Ciutereup tersebut I

seandainya disewakan, memiliki harga sewa sebesar USD. 1 atau i

j sekitar Rp. 2.500,00 (dua ribu lima ratus rupiah) per meter persegi

I i per bulannya. I i Ruangan gudang seluas 600 meter persegi tersebut memiliki

kapasitas sebesar 1200 meter kubik. Dengan perhitungan bahwa

hanya 80 persen dari luas gudang yang dapat digunakan sebagai

tempat penyimpanan barang (20% untuk fasilitas jalan), dengan

ketinggian barang maksirnum 2,5 meter.

Dengan demikian biaya gudang yang harus ditanggung oleh

perusahaan per kubiknya adalah sebesar Rp. 15.000,OO (lima belas

ribu rupiah) per tahun. Angka tersebut diperoleh dari perhitungan

luas gudang 600 meter persegi dikalikan harga sewa sebesar Rp.


2,500,- (dua ribu lima ratus rupiah) per meter persegi per bulannya

dikalikan 12 bulan (setahun), kemudian dibagi dengan kapasitas

gudang sebesar 1200 meter kubik.

Dari perhitungan-perhitungan tersebut diatas, maka total biaya

penyimpanan yang harus ditanggung oleh perusahaan setiap meter

kubiknya adalah sebesar Rp. 67.200,OO (enam puluh tujuh ribu dua ratus

rupiah) per tahun. Secara terperinci total biaya penyimpanan dapat

dilihat padaTabel 3.

Tabel 3. Biaya-biaya Penyimpanan Bahan Baku Kayu.

C. PENCENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU KAYU

jenis Biaya

Biava Modal (14%)

Biaya Kerusakan (0.5 O h )

Biaya Cudang (Per M3)

Total Biaya

Pengendalian persediaan dirnaksudkan untuk menentukan

kebijakanaan yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan, berapa

tingkat persediaan yang paling ekonomis agar perusahaan selalu dapat

memenuhi permintaan pelanggan, berapa biaya yang paling minimum

harus dikeluarkan sebagai akibat dari adanya pengendalian persediaan, dan

Biaya Per TahunlM3 (Rp.)

50.400,OO

1.800,OO

15.000,OO

67.200,OO


sebagainya. Dernikian pula faktor-faktor lain yang akan rnernpengaruhi

dalarn pengendalian persediaan harus benar-benar diperhatikan seperti

biaya pemesanan, biaya penyirnpanan, kerugian akibat kekuranganl

kehabisan persediaan, waktu tunggu, dan lain sebagainya.

KD. Plant Division dalarn pengelolaannya belurn melakukan sistern

pengendalian persediaan untuk bahan baku kayu. Dengan sistern just in

time yang diterapkan dalarn pengadaan bahan baku kayu, maka perusahaan

tidak perlu rnengadakan persediaan sehingga tidak perlu rnenanggung

resiko dan biaya persediaan. Dengan demikian dalarn rnernenuhi

kebutuhan akan bahan baku kayu, perusahaan lebih mengandalkan

kernarnpuan dari pernasok.

Dalarn pengadaan bahan baku kayu ternyata sistern just in time UIT)

belurn sepenuhnya dapat diterapkan oleh perusahaan. Kendala atau

hambatan yang rnenyebabkan sistern just in time tersebut belurn dapat

diterapkan oleh perusahaan secara baik antara lain adalah kernarnpuan atau

dukungan dari pemasok untuk mernenuhi kebutuhan perusahaan belurn

dapat diandalkan sepenuhnya, seringnya terjadi kelarnbatan dalarn

pengirirnan kayu, kualitas kayu yang kurang baik sehingga harus

dikembalikan (reject), dan lain sebagainya.

Kendala lain yang juga berpengaruh terhadap pelaksanaan sistern

just in time di perusahaan adalah keberadaan pemasok titipan dari pihak

yang berpengaruh di PT. Astra. Adanya pemasok yang ternyata tidak


memiliki usaha dibidang perkayuan (penggergajian kayu), dalam arti hanya

sebagai perantara. Dilain pihak perusahaan sering mengalami kesulitan

dalam mencari dan membina pemasok baru yang dapat diandalkan.

Kesulitan dalam memperoleh kayu dengan kualitas (kadar air) yang baik

pada bulan-bulan tertentu, khususnya saat musim hujan, dan lain

sebagainya.

Dari kendala-kendala tersebut diatas perusahaan dihadapkan pada

resiko dan kerugian yang harus ditanggung. Kerugian yang selama ini

belum pernah diperhitungkan dan dicatat oleh perusahaan sebagai akibat

dari penerapan sistem just in time yang tidak berjalan dengan baik, antara

lain adalah biaya lembur karyawan untuk mengejar target waktu

pengiriman, sedang dilain pihak gaji karyawan harus tetap dibayar

walaupun tidak produktip sebagai akibat dari tidak tersediaanya bahan baku

kayu.

Kerugian lain yang harus ditanggung oleh perusahaan bila terjadi

keterlambatan dalam pengiriman barang, adalah adanya tuntutan ganti rugi

atau klaim dari pelanggan di luar negeri. Tercatat tuntutan ganti rugilklaim

untuk tahun 1996 mencapai nilai sekitar Rp. 1 milyar, walaupun tidak

seluruhnya diakibatkan oleh keterlambatan dalam pengiriman. Namun dari

nilai klaim tersebut cukup menggambarkan besarnya resiko yang harus

ditanggung oleh perusahaan jika terjadi keterlambatan dalam pengiriman,

sebagai akibat dari tidak tersedianya bahan baku kayu.


Selain dari resiko-resiko tersebut diatas, perusahaan juga harus

menanggung resiko lain yang tidak dapat diukur dengan uang namun

sangat penting artinya untuk kelangsungan hidup perusahaan. Resiko

tersebut antra lain adalah yang menyangkut reputasi dan nama baik

perusahaan, hilangnya kepercayaan dari pelanggan (PT. Astra) terhadap

manajemen perusahaan, penilaian yang negatif terhadap kinerja

perusahaan, dan lain sebagainya.

Melihat besarnya resiko yang harus ditanggung oleh perusahaan

sebagai akibat dari tidak tersedianya bahan baku kayu, maka pihak

manajemen memandang perlu untuk segera melakukan kajian terhadap

pengendalian persediaan. Diharapkan dengan pengendalian persediaan

yang baik, sederhana dan mudah diterapkan akan dapat menjarnin

kelancaran dan kontinuitas usahanya dibidang jasa pengkemasan.

Dalam melakukan pengirimanlekspor CKD. digunakan perhitungan

yang dinamakan Lot. Jumlah unit atau kornponen mobil untuk masing-

masing lot berbeda-beda. Ada yang berisi 20 unit mobil dalam satu lotnya,

ada yang berisi 25 unit, 30 unit, dan seterusnya sesuai dengan jenisltipe

yang akan dikemas.

Berdasarkan rencana bulanan ekspor mobil dalam bentuk CKD.

untuk tahun 1997 (Lampiran 2), serta realisasi penggunaan bahan baku

kayu selama tahun 1996 (Lampiran 3), maka dilakukan perhitungan

besarnya jumlah bahan baku kayu yang dibutuhkan dalam tahun 1997,


untuk keperluan pengkemasan masing-masing jenisltipe kendaraan yang

akan di ekspor.

Dari rencana ekspor tahun 1997 sebesar 47.240 unit mobil dalam

bentuk CKD. yang pengirimannya akan terbagi menjadi 1.261 Lot, maka

total kebutuhan bahan baku kayu untuk tahun 1997 adalah sebesar 20812

(dua puluh ribu delapan ratus dua belas) meter kubik. Secara terperinci

kebutuhan bahan kayu dalam tahun 1997 untuk masing-masing jenisltipe

dapat dilihat pada Tabel 4, sedangkan kebutuhan bahan baku kayu setiap

bulannya untuk masing-masing jenisltipe dalam tahun 1997, dapat dilihat

pada Tabel 5.

Untuk tipe S89R-LPR dengan kebutuhan bahan baku kayu sebesar

1200 meter kubik untuk tahun 1997, setelah dilakukan perhitungan dengan

menggunakan metode EOQ dihasilkan pembelian atau pesanan yang

optimal untuk sekali pesan adalah sebesar 48 meter kubik. Frekuensi

pembelianlpesanan yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan adalah

sebanyak 25 kali dalam setahun, dengan interval atau jarak pemesanan

antara 12 hari sampai 13 hari kerja (1 tahun diasumsikan - 320 hari kerja).

Untuk serie X-450 tipe S89L-LPR, dengan kebutuhan kayu sebesar

540 meter kubik untuk tahun 1977, dihasilkan jumlah pembelian yang

optimal untuk setiap kali melakukan pemesanan adalah sebesar 32 meter

kubik. Frekuensi pemesanan sebanyak 17 kali, dengan interval atau jarak

waktu pemesanan antara 18 hari sampai dengan 19 hari kerja.


Tabel 4. Perhitungan Kebutuhan Kayu Tahun 1997


Tabel 5. Perhitungan Kebutuhan Kayu Tahun 1997 Per Bulan


Dernikian selanjutnya untuk seri dan tipe-tipe lainnya, secara terperinci dan

berurutan dapat dilihat pada Tabel 6.

Diterapkannya pengendalian persediaan bahan baku kayu rnelalui

pendekatan EOQ, akan rnernberikan darnpak pada frekuensi pemesanan

yang cukup tinggi, berbeda dengan sistern pernesanan yang selarna ini

dilakukan oleh perusahaan yaitu sebulan sekali. lrnplikasi lain dari

penerapan model EOQ dalarn pengendalian persediaan, mengharuskan

perusahaan untuk rnenanggung biaya persediaan, yang selarna ini belurn

pernah dilakukan perhitungan oleh perusahaan.

Dari perhitungan biaya persediaan yang telah dilakukan dengan

rnenggunakan rumus TC = H(QI2)+S(DlQ, dihasilkan nilai total biaya

persediaan yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk tahun 1997

adalah sebesar Rp. 42.290.408,29 (Empat puluh dua juta dua ratus

sernbilan puluh ribu ernpat ratus delapan rupiah dua puluh sernbilan sen).

Secara lebih terperinci total biaya persediaan selarna tahun 1997 untuk

masing-masing jenisltipe dapat dilihat pada Tabel 7. Sebagai contoh untuk

seri X-450 tipe S89R-LPR kebutuhan kayu per tahun (D) adalah sebesar

1200 meter kubik, dengan pernbelianlpernesanan optimal per periode (Q)

adalah sebesar 48 meter kubik. Biaya setiap kali melakukan pesanan (S)

adalah sebesar Rp. 63.687,50 dan biaya penyirnpanan kayu per tahun (H)

sebesar Rp. 67.200,OO per meter kubik. Dihasilkan total biaya persediaan

mC) yang minimum adalah sebesar Rp. 3.204.987,50


Tabel 6. Perhitungan EOQ, Frekuensi Pernbelian 8 Interval Waktu


(tiga juta dua ratus ernpat ribu sernbilan ratus delapan puluh tujuh ribu lirna

puluh sen) per tahun (untuk tahun 1997).

Untuk rnengantisipasi kekurangan atau kernungkinan kehabisan

bahan baku kayu, rnaka perusahaan dapat rnelakukan kebijakan dengan

pengadaan persediaan pengaman (safety stock). Persediaan pengarnan

tersebut rnerniliki arti yang sangat penting bila dikaitkan dengan besarnya

resiko yang harus ditanggung oleh perusahaan jika terjadi kehabisan

persediaan, kernungkinan terjadi keterlambatan datangnya pesanan bahan

baku kayu, sulitnya rnernperoleh kayu yang berkualitas pada bulan atau

musim-musirn tertentu, dan sebagainya.

Dalam rnenetapkan berapa besar cadangan persediaan yang paling

arnan dan ekonornis, rnaka perlu adanya keputusan rnanajernen untuk

rnenentukan berapa persen kernungkinan kehabisan persediaan yang

diinginkan. Dihitung berapa besar kebutuhan bahan baku kayu yang akan

digunakan setiap harinya dan larnanya waktu kedatangan pesanan (lead

time).

Dari hasil wawancara, diperoleh inforrnasi bahwa pihak manajernen

KD. Plant Division rnenginginkan agar tingkat kernungkinan terjadinya

kehabisan persediaan adalah No1 persen. Dengan tingkat kernungkinan

kehabisan persediaan no1 persen tersebut, rnaka nilai faktor kearnanannya

(Z) adalah sebesar 3.61 (Tabel Faktor Keamanan pada Larnpiran 4).


Tabel 7. Perhitungan Total Biaya Persediaan Tahun 1997 (Dalam Rp)


Waktu tunggu atau lead time datangnya pesanan bahan baku kayu,

yang dirnulai sejak dari perrnintaan pesanan sarnpai barang diterirna oleh

perusahaan, rata-rata adalah selarna 3,5 hari. Angka 3,5 hari tersebut

bersumber dari tanggal yang tertera pada nota atau salinan forrnulir

pesanan, yang dihitung dari tanggal perusahaan rnelakukan perrnintaan

pesanan (rnelalui fax atau telepon) sarnpai tanggal penerirnaan bahan baku

kayu yang pertarnakali masuk (tanggal tanda terirna barang).

Kebutuhan bahan baku kayu per hari, dihitung dari rata-rata waktu

yang diperlukan untuk rnenyelesaikan setiap Lot pengkernasan dari rnasing-

rnasing jenisltipe rnobil yang akan diekspor. Waktu yang diperlukan untuk

pengkemasan seri X-450 tipe S89R-LPR adalah 1 (satu) Lot per hari, yang

berarti sarna dengan 8 (delapan) meter kubik setiap harinya. Pengkernasan

untuk seri X-450 tipe S89L-LPR adalah 1 (satu) lot per 2 (dua) hari, atau

sarna dengan 9 (sernbilan) meter kubik per harinya. Dernikian seterusnya,

yang secara terperinci untuk masing-masing tipe dapat dilihat pada Tabel 8.

Cadangan persediaan atau persediaan pengarnan (safety stock)

dihitung dari kebutuhan kayu per hari dikalikan dengan nilai faktor

kearnanan yang dikehendaki. Dengan dernikian cadangan persediaan untuk

seri X-450 tipe S89R-LPR adalah sebesar 29 (dua puluh sernbilan) meter

kubik. Cadangan persediaan untuk seri X-450 tipe S89L-LPR


Tabel 8. Perhitungan Kebutuhan Per Hari


adalah sebesar 32 (tiga puluh dua) meter kubik, lzusu tipe A sebesar 43

(empat puluh tiga) meter kubik. Selanjutnya perhitungan secara terperinci

untuk masing-masing seri dan tipenya, dapat dilihat pada Tabel 9.

Dengan diadakannya cadangan persediaan atau persediaan

pengaman, maka perusahaan harus menanggung tambahan biaya

penyimpanan sebagai akibat dari adanya tambahan persediaan pengaman

sebesar 456 meter kubik (total safety stock). Jika diperhitungkan dengan

biaya penyimpanan sebesar Rp. 67.200,OO per merter kubik per tahun,

maka tambahan biaya persediaan pengaman tersebut adalah sebesar Rp.

30.643.200,OO (tiga puluh juta enam ratus empat puluh tiga ribu dua ratus

rupiah) setahun untuk tahun 1997.

Dengan adanya kebijakan perusahaan dibidang pengendalian

persediaan melalui pendekatan EOQ dan pengadaan persediaan pengaman

(safety stock), maka jumlah keseluruhan biaya persediaan yang harus

ditanggung oleh perusahaan untuk tahun 1997 adalah sebesar Rp.

73.133.608,29 (tujuh puluh tiga juta seratus tiga puluh tiga ribu enam ratus

delapan rupiah dua puluh sembilan sen).

Selanjutnya dalam melakukan pengendalian persediaan dilakukan

analisa atau perhitungan, kapan waktu yang tepat untuk melakukan

pemesanan kembali. Titik pemesanan kembali atau yang lebih dikenal

dengan Re Order Point (ROP), merupakan suatu batas atau suatu titik

dimana perusahaan harus segera melakukan pemesanan kembali pada saat


tingkat persediaan bahan baku kayu yang ada di gudang mencapai batas

atau titik tersebut.

Dari perhitungan kebutuhan kayu per hari, dan dengan diketahuinya

waktu tunggu (lead time) serta besarnya tingkat persediaan pengaman,

maka akan dapat dilakukan perhitungan dan diketahui batas persediaan

dimana harus dilakukan pemesanan kembali sebesar Q optimal. Cara

perhitungannya adalah menambahkan persediaan pengaman tersebut

dengan kebutuhan kayu selama waktu tunggu (kebutuhan per hari dikalikan

lead time).

Waktu pemesanan kembali untuk seri X-450 tipe S89R-LPR adalah

pada saat persediaan mencapai 5 7 meter kubik, yaitu kebutuhan bahan

baku kayu selama waktu tunggu sebesar 28 meter kubik ditambah dengan

persediaan pengaman sebesar 29 meter kubik dengan jumlah pesanan

sebesar 48 meter kubik. Untuk seri X-450 tipe S89L-LPR, pemesanan

kernbali harus dilakukan pada saat persediaan bahan baku kayu di gudang

mencapai 64 meter kubik dan besarnya pesanan adalah 32 meter kubik.

Demikian seterusnya untuk masing-masing seri dan tipenya, secara

terperinci dapat dilihat Tabel 9.


Tabel 9. Perhitungan Cadangan Persediaan Dan Titik Pemesanan Kembali (Dalam M3)


D. PELAKSANAAN PENCENDALIAN PERSEDlAAN BAHAN BAKU KAYU

Agar pengendalian persediaan bahan baku kayu tersebut dapat

berjalan dengan lancar, rnaka perusahaan harus memperhatikan beberapa

faktor pendukung antara lain adalah sistern penyirnpanan dan

penggunaannya serta sistern pencatatan dan pengawasan.

1. Sistern Penyimpanan dan Penggunaan

Salah satu faktor penting untuk menunjang kelancaran

pengendalian persediaan, adalah sistem penyimpanan. Sistern

penyirnpanan yang baik akan sangat rnemudahkan dalarn rnelakukan

pengawasan (kontrol), rnernudahkan dalarn pengambilan atau

pengangkutan keluar masuknya barang. Pengaturan yang baik juga akan

rnernberikan situasi atau lingkungan kerja yang rnenyenangkan bagi

karyawan, serta rnernbantu rnernperkecil kerusakan barang yang

disirnpan.

Sistern pernakaian atau penggunaan persediaan bahan baku kayu

dari gudang juga harus ditangani sebaik rnungkin. Penilaian persediaan

yang akan didistribusikan (rnisalnya ke bagian produksi), sebaiknya

didasarkan pada rnetode FIFO, yaitu penggunaan barang atau bahan

baku kayu didasarkan pada barangkayu pertarna yang rnasuk akan

rnenjadi barangkayu pertarna yang keluar untuk masing-masing jenis.


Metode FIFO tersebut dirnaksudkan untuk rnenghindari terjadinya

kerusakan, karena penyirnpanan yang terlalu lama di gudang.

2. Sistem Pencatatan dan Pengawasan

Pengendalian persediaan akan dapat berjalan secara efektif bila

didukung dengan sistern pencatatan yang baik dan benar. Untuk

rnenetapkan kapan harus dilakukan pemesanan kernbali dan berapa

jumlah yang harus dipesan, rnaka pencatatan yang akurat akan rnenjadi

sangat penting peranannya.

Pencatatan secara teratur (kontinyu) dan benar atas persediaan

(bahan baku kayu), merupakan salah satu alat pengendalian yang cukup

efektif. Oleh karena itu perusahaan harus rnencari sistern yang paling

sesuai dan rnudah dilaksanakan, serta rnenernpatkan karyawan yang

benar-benar dapat diandalkan untuk menangani tugas tersebut.

Salah satu sistern pencatatan yang cukup mudah untuk

dilaksanakan adalah dengan sistern pencatatan kartu. Untuk setiap

barang persediaan dibuatkan kartu persediaan atau kartu pengawasan,

selanjutnya setiap penerimaan dan pengeluaran barang harus dicatat

dalarn kartu persediaan tersebut.

Kartu persediaan tersebut mernuat inforrnasi nornor kartu, tanggal,

narna barang, jurnlah barang masuk, jumlah barang keluar, sisa barang di

gudang, dan inforrnasi lainnya yang dianggap perlu. Dengan pencatatan


yang teratur dan benar, rnaka kartu pengawasan persediaan tersebut akan

sangat bermanfaat untuk rnelakukan pengawasan (monitoring).

Keluar rnasuknya barang dari gudang harus dicatat dalarn kartu

pengawasan persediaaan, dan harus disahkan (paraf atau tanda-tangan)

unit-unit yang terkait. Misalnya dalarn ha1 penerimaan barang, kartu

disahkan oleh bagian PPC dan bagian gudang. Dernikian pula sebaliknya

untuk pengeluaran barang, maka kartu akan disahkan oleh bagian

gudang dan bagian produksi. Selanjutnya secara periodik harus

dilakukan kontrol oleh bagian Quality lnspection terhadap kebenaran

catatan jurnlah barang yang ada pada kartu persediaan dengan fisik

barang yang ada di gudang.

Dengan sistern pencatatan tersebut diharapkan pengendalian akan

berjalan secara efektif, perusahaan tidak perlu lagi kuatir akan

kekurangan atau kehabisan persediaan bahan baku. Kapan waktu yang

tepat untuk rnelakukan pesanan kernbaliuntuk masing-masing jenis

persediaan, dan berapa jurnlah yang harus dipesan akan dapat terkontrol

dengan mudah.

Masalah lingkungan pada beberapa tahun terakhir ini telah rnenjadi

rnasalah global yang harus selalu diperhatikan oleh dunia usaha, khususnya


yang terkait dengan perdagangan internasional. Dunia usaha tidak lagi

bebas dari perrnasalahan lingkungan, yang berarti setiap usaha dalarn

bentuk apapun akan selalu dipengaruhi oleh pertimbangan lingkungan.

Ekoefisiensi rnerupakan suatu manajernen bisnis yang bertujuan

untuk rnenaikan efisiensi ekonorni dan efisiensi ekologi (Soemarwoto,

1994) Dengan dernikian setiap perusahaan akan selalu berupaya untuk

meningkatkan efisiensi dengan rnernperkecil lirnbah yang dihasilkan

melalui proses produksi atau teknologi bersih lingkungan.

Terjadi pergeseran dalam rnasyarakat bisnis, yang sernula

rnenanggulangi lirnbah setelah rnenghasilkan, maka sekarang dititik

beratkan ke arah pernbangunan teknologi dan proses produksi yang

rnencegah terjadinya lirnbah (Setiono, 1994). Dengan efisiensi tersebut

rnaka akan dicapai dua tujuan sekaligus yaitu biaya produksi akan turun,

dan juga akan rnenurunkan jurnlah lirnbah yang dihasilkan.

Lirnbah yang berasal dari usaha jasa pengkemasan KD. Plant

Division khususnya yang terkait dengan pengadaan bahan baku kayu,

harnpir seluruhnya berupa limbah padat, yakni dalarn bentuk potongan-

potongan kayu rnaupun serbuk penggergajian kayu. Lirnbah yang dihasilkan

tersebut dapat dimanfaatkan untuk bahan bakar, ataupun diolah rnenjadi

papan partikel, dan lain sebagainya.

Pengolahan lirnbah dengan pernbuatan instalasi ataupun

pernbangunan pabrik baru rnernerlukan studi kelayakan, waktu, dan biaya


yang cukup besar. Dengan ekoefisiensi maka akan terjadi penghematan

dalam pengadaan bahan baku dan pengurangan limbah.

Hal yang dapat ditempuh oleh perusahaan dalam menerapkan

ekoefisiensi adalah dengan melakukan pembinaan terhadap pemasok bahan

baku kayu. Pemasok harus mampu memasok kayu sesuai jenis, ukuran,

kualitas, serta model yang diinginkan oleh perusahaan. Sehingga kayu yang

diperlukan dan akan digunakan untuk bahan baku pengkemasan diterima

dari pemasok dalam bentuk jadi, perusahaan tidak perlu lagi melakukan

proses pemotonganlpenggergajian ataupun proses penghalusan kayu, tetapi

kayu dari pemasok langsung dapat dirakit menjadi bentuk kemasan tanpa

menghasilkan limbah.

Dengan ekoefisiensi tersebut maka perusahaan tidak perlu lagi

menghadapi rnasalah limbah, khususnya limbah yang dihasilkan dari kayu

kemasan. Pengolahan limbah akan me4adi tanggung jawab pemasok

selaku perusahaan penggergajian kayu. Dan dengan pembinaan yang baik

kepada para pemasok, maka efisiensi dibidang pengadaan bahan baku kayu

untuk kemasan dapat terwujud.


VII. KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Sistem just in time yang diterapkan oleh perusahaan dalam

pengadaan bahan baku kayu belum berjalan secara efektif. Keberadaan

pemasok yang kurang profesional, belum adanya standar bahan baku untuk

mutu kayu yang diinginkan perusahaan, serta sering terjadinya kesulitan

dalam memperoleh bahan baku kayu untuk jenis tertentu secara

berkesinambungan, merupakan faktor-fartor penghambat dalam

pelaksanaan sistem just in time tersebut.

Dihadapkan pada berbagai macam resiko dan kerugian, baik yang

dapat diukur secara materiil maupun tidak, sebagai akibat dari penerapan

sistem just in time tersebut, maka manajemen perusahaan memandang

perlu untuk mengadakan persediaan. Selanjutnya diharapkan dapat

dilakukan analisis terhadap kemungkinan penggunaan sistem persediaan

untuk bahan baku kayu yang relatif mudah dan efisien untuk diterapkan

oleh perusahaan.

Melalui sistem pengendalian persediaan dengan menggunakan

pendekatan Economic Order Quantity (EOQ) dan persediaan pengaman

(Safety Stock) untuk bahan baku kayu, maka didapatkan hasil untuk jumlah

pesanan kayu yang paling ekonomis setiap kali melakukan pemesananl


pembelian untuk seri X-450 masing-masing tipe adalah 48 meter kubik

(S89R-LPR), 32 meter kubik (S89L-LPR), dan 17 meter kubik (S91 LV-ZMRS).

Untuk seri X-472 masing-masing tipe adalah 97 meter kubik (S91RV-

ZMDSWDLX), 60 meter kubik (S91RV-ZMRSMSTD), 21 meter kubik

(S91RV-ZMLSMIBLV), dan 74 meter kubik (S92RV-ZMDSM). Pemesanan

atau pembelian optimal untuk seri X-477 adalah sebesar 63 meter kubik

(S91LV-ZMRSMISTD), sedang untuk seri lsuzu masing-masing tipe adalah

74 meter kubik (tipe A), 64 meter kubik (tipe B), dan 47 meter kubik (tipe

C). Selanjutnya untuk seri nisan pemesanan optimal adalah sebesar 37

meter kubik (tipe A-620).

Tingkat persediaan pengaman (safety stock) untuk seri X-450 masing-

masing tipe adalah 29 meter kubik (S89R-LPR), 32 meter kubik (S89L-LPR),

32 meter kubik (S91LV-ZMRS). Untuk Seri X-472 adalah 72 meter kubik

(S91 RV-ZMDSWDLX), 43 meter kubik (S91 RV-ZMRSMSTD), 18 meter

kubik (S91 RV-ZMLSWBLV), dan 72 meter kubik (S92RV-ZMDSM). Seri X-

477 tipe S91 LV-ZMRSM (STD) sebanyak 36 meter kubik. Sedang persediaan

pengaman untuk seri lsuzu adalah 43 meter kubik (tipe A), 25 meter kubik

(tipe B), dan 22 meter kubik (tipe C). Seri Nissan sebanyak 32 meter kubik

(tipe A-620). Tingkat persediaan pengaman tersebut adalah didasarkan pada

kebijakan manajemen perusahaan yang menetapkan tingkat kemungkinan

kehabisan persediaan adalah No1 persen.


Pelaksanaan atau waktu pemesanan kembali (ROP) adalah

didasarkan pada pengendaliaan persediaan, yaitu pada saat jumlah

persediaan di gudang mencapai batas persediaan pengaman ditambah

dengan kebutuhan bahan baku kayu selama waktu tunggu. Dari hasil

perhitungan, maka untuk masing-masing jenis atau tipe harus dilakukan

pemesanan kembali sebesar EOQ pada saat persediaan digudang mencapai

57 meter kubik (S89R-LPR), 64 meter kubik (S89L-LPR), 64 meter kubik

(S91LV-ZMRS), 142 meter kubik (S91RV-ZMDSM/DLX), 85 meter kubik

(S91 RV-ZMRSMISTD), 36 meter kubik (S91 RV-ZMLSMIBLV), 142 meter

kubik (S92RV-ZMDSM), 71 meter kubik (S91LV-ZMRSMISTD), 85 meter

kubik (Isuzu tipe A), 50 meter kubik (Isuzu tipe B), 43 meter kubik (Isuzu

tipe C), dan 64 meter kubik (Nissan A-620).

Konsekuensi dengan diadakannya sistem persediaan dan persediaan

pengaman, maka perusahaan harus menanggung biaya-biaya yang timbul.

Dari hasil analisa menunjukan bahwa total biaya persediaan yang paling

ekonomis dengan pendekatan EOQ adalah sebesar Rp. 42.490.408,29

(empat puluh dua juta empat ratus sembilan puluh ribu empat ratus delapan

rupiah dua puluh sembilan sen) setahun.

Biaya yang timbul sebagai akibat diadakannya persediaan pengaman

(safety stock) adalah sebesar Rp. 30.643.200,OO (tiga puluh juta enam ratus

empat puluh tiga ribu dua ratus rupia) setahun. Dengan demikian total

keseluruhan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk tahun


1997 adalah sebesar Rp. 73.133.608,29 (tujuh puluh tiga juta seratus tiga

puluh tiga ribu enam ratus delapan rupiah dua puluh sembilan sen).

Dengan sistem pengendalian persediaan melalui pendekatan EOQ

dan Safety Stock tersebut diharapkan kontinuitas dan kelancaran bahan

baku kayu untuk produksi pengkemasan dapat terjamin. Demikian pula

resiko kerugian yang selalu terjadi sebagai akibat dari kekurangan atau

kehabisan persediaan, dapat di hindarkan.

B. SARAN-SARAN

1. Disarankan agar perusahaan rnengeterapkan sistem pengendalian

persediaan dalam bahan baku kayu dengan pendekatan EOQ dan

'Safety Stock, mengingat sistem tersebut relatif cukup mudah dan sesuai

dengan kondisi perusahaan dalam menunjang kontinuitas usahanya.

2. Dalam pelaksanaan atau pengeterapan sistem pengendalian persediaan

melalui pendekatan EOQ dan Safety Stock tersebut, manajemen

perusahaan harus benar-benar memperhatikan faktor-faktor penunjang

seperti sistern penyimpanan, sistem pencatatan, sistem pengawasan,

sistem penerimaan bahan baku dan pendistribusiannya, kemampuan

SDM, serta faktor-faktor lainnya yang sangat mempengaruhi terhadap

sistem pengendalian tersebut.


3. Sistem lust in time dalarn pengadaan bahan baku kayu tetap dapat

diterapkan, narnun sebaiknya rnerupakan sasaran jangka panjang

perusahaan. Disaran kan agar penilaian dan pernbinaan kepada para

pemasok secara kontinyu harus tetap dijalankan, agar dapat dihasilkan

pernasok yang benar-benar dapat diandalkan dalarn rnendukung sistern

just in time pada waktunya nanti. Alternatif lain yang dapat disarankan

untuk menunjang sistern just in time dalarn pengadaan bahan baku

kayu, adalah dengan rnernbangun sendiri pabrik atau usaha

penggergajian kayu. Untuk itu perlu dilakukan analisa atau studi

kelayakan terhadap kernungkinan pendirian usaha tersebut.


DAFTAR PUSTAKA

Assauri, S. 1993. Manajemen Produksi Dan Operasi, Edisi ke Empat. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta.

Chase, B. Richard and A.J. Nicholas. 1992. Production & Operations Management (A Life Cycle Approach). Sixth Edition. Irwin Homewood, Boston.

Dilworth, J.B. 1993. Production and Operation Management. Manufacturing and Services. Fifth Edition. Schaum Division Mc Graw-Hill, Inc. New York.

Handoko, T.H. 1991. Dasardasar Manajemen produksi dan Operasi. Edisi Pertama. Penerbit BPFE Yogyakarta.

Heizer, J. and H. Render. 1996. Production & Operations Management, Fourth Edition. Prentice-Hall, Inc. A Simon & Schuster Company, Upper Saddle River, New Jersey 07458.

Moore, G. and H.E. Thomas. 1989. Manajemen Produksi dan Operasi. Penerjemah Diana Permadi. Remaja Karya, Bandung.

Ogawa, E. 1984. Manajemen Produksi Modern. Penerjemah Ravianto. Lembaga Penerbit FEU1 dan Lembaga SIUP, Jakarta.

Reksohadiprodjo, S. dan G.S. Indriyo. 1993. Manajemen Produksi. Penerbit BPFE-Yogyakarta.

Setiono, Y. 1994. Eko-Efisiensi;Mencai-i Titik Temu Dua Kepentingan. Majalah Usahawan No. 6 TH. XXIII-JUNI 1994.

Siswanto, 1985. Persediaan, Model dan Analisis, Edisi Pertama. Andi Offset, Yogyakarta dan Pusat Pengembangan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Atmajaya Yokyakarta.

Soemarwoto, 0. 1994. Ekoefisiensi : Strategi Peningkatan Daya Saing Di Pasar Global. Majalah Usahawan No. 6 TH.XXIII-JUNI 1994.


Waters, C. 1992. inventory Control and Management. john Wiley & Sons, Chichester, New York.

Walpole, R.E. 1995. Pengantar Statistika. Penerjemah Bambang Sumantri. Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.


Lampiran 1. Realisasi Ekspor Mobil Tahun 1994-1996 & Rencana Tahun 1997 (UNIT)


Lampiran 2. Rencana Ekspor Mobil (CKD) Per Bulan Tahun 1997


Lampiran 3. Realisasi Penggunaan Kayu Tahun 1996


Lampiran 4. Tabel Faktor Keamanan !


Lampiran 5 ORGANEATION STRUCTURE

GENERAL MANAGER 0

PRODUCTION DEPARTMENT DEPARTMENT I"""1 DEPARTMENT

PRODUCTION m


ADM PLANT 1

,: ;\ FLOW PROCESS PACKING

TRANSIT AREA

DELIVERY

GAYA MOTOR - ADM ENGINE

PLANT

INCOMING

/ VENDORS

I I IPPI OTHERS

QUALITY CONTROL

PACKING PROCESS

FINISH CASE TRANSIT . . . .

I STUFFING . .:


n\ KD PLANT D I V I S I O N

C ONTAINEI &

ZONTAINE? 'LATFORI 'LATFOR.

.......... ------ .. . . . . . .

GENERAL FINISHED CASE 1 FINISHED CASE

ARE& . I AREA PART ! I

-SMALL PART AREA

- ISUZU PRODUCTION LINE

s 8 ' ; : I I :

' . ; I ! ; . I : / : : i : : ; . ! ; . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , : i : I , . ; : ! ; ; ;

. . , , : I I :

, : ; > L.. ".. " 7 '

I I BODY X-450 BODY PART PART

AREA AREA SHALL PART AREA I 1 I

, ..

HATERlU INCOMING NSPECTION

STWAGE

ZONE I . . . . . . . . . I

! j I I

---_I

SREA PALLET KOSONG

I 1 I

I LEGEND

CANSTEIN -WALL

P L A N N I N G

GVNTRY

- ROAD


FOTO-FOTO KECIATAN CELADIKARYA


Komponen-komponen mo b i 1 d i bangkak dart d iangkut dengar menggunakan f o r k l i f t .

.~ .~ .. . . ., -..*- -: :,---..:., -,:,: ,"*...*.:>. --- , . -+ <. , . .~ , , .. , . , . ..-P ?*;

,.. ,


.. . .. ~, . . . . . . . : , . . . ~ . . . .....

Proses penyemprotan a n t i karat d i ' a k f i : rustspray room.


Kom~rlen-kompur~en dj tempatkan pada l i n i -1 im$.~g@~du,ksi siap untuk dilakukan pengkemasan.

Komponen-komponc.. dengan ....,. ditempatkan di ruang KD. Sup11


Kayu-kayu yang te lah dibentuk sesuai model dan ukuran dari mas i ng-masing j en3 s komponen yang akan c j i kemas, tersusun rapi di gudang.


Fenu I I s... seaan9 : mempra.K t eLan ,penggunaan Forlf3;lf t (Gambar atas'), . dan pebyelesq!a~'akbi:r-pet.i :kerns un.~Glc I . . . . . . . . . . . . . . . 1 sj,ap d4 ekspor C G ~ ~ ~ ~ ' bsiwahJ - . .. . .


11. tinjauan pustakarepository.sb.ipb.ac.id/1356/5/r10-_05-_samuel_soemantri-_bab2ds… ·...

Documents