103040097 041008 sistem informasi pengolahan su

PROGRAM KREATIVITAS MAHASISWA

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN SURAT

di MAIL PROCESSING CENTER BANDUNG

BIDANG KEGIATAN:

PKM-AI

Diusulkan oleh:

Dannis Cletnandra Hartas 103040097 / 2010

Yogi Nur Fadilah 103040149 / 2010

Ketut Muammar Achmadi D. 103040185 /2010

Rubi Marjalis 093040050 /2009

UNIVERSITAS PASUNDAN

BANDUNG

2013

i

HALAMAN PENGESAHAN

USUL PROGRAM KREATIVITAS MAHASISWA

1. Judul Kegiatan : Sistem Informasi Pengolahan Surat di

Mail Processing Center Bandung

2. Bidang Kegiatan : PKM-AI

3. Ketua Pelaksana Kegiatan :

a. Nama Lengkap : Dannis Cletnandra Hartas

b. NIM : 103040097

c. Jurusan : Teknik Informatika

d. Universitas : Pasundan Bandung

e. Alamat Rumah / Telp : Jalan Kartika Raya no. 252b Bandung

f. Alamat Email : [email protected]

4. Anggota Pelaksana Kegiatan : 3 Orang

5. Dosen Pendamping :

a. Nama Lengkap dan Gelar : R. Sandhika Galih Amalga, ST., MT.

b. NIDN : 0425098502

c. Alamat Rumah / Telp : Jl. Lele No. 21A/B, Bandung

081320486862

Bandung, 25 Maret 2013

Menyetujui

Ketua Jurusan Teknik Informatika

Ririn Dwi Agustin, ST., MT.

NIDN : 0431087101

Ketua Pelaksana

Dannis Cletnandra Hartas

NIM : 103040097

Wakil Dekan III

Bagian Kemahasiswaan

Agus Sentana, IR., MT.

NIDN : 0418086901

Dosen Pendamping

R. Sandhika Galih Amalga,ST.,MT.

NIDN : 0425098502

ii

SURAT PERNYATAAN SUMBER TULISAN PKM-AI

Saya yang menandatangani Surat Pernyataan ini:

- Nama : Dannis Cletnandra Hartas

- NIM : 103040097

1) Menyatakan bahwa PKM-AI yang saya tuliskan bersama anggota tim

lainnya benar bersumber dari kegiatan yang telah dilakukan:

- Kegiatan survey selama satu semester untuk memenuhi salah satu

tugas besar mata kuliah Sistem Informasi.

- Topik Kegiatan : Sistem Informasi Pengolahan Surat di Mail

Processing Center Bandung.

- Tahun dan Tempat Pelaksanaan : Bandung 2012.

2) Naskah ini belum pernah diterbitkan/dipublikasikan dalam bentuk

prosiding maupun jurnal sebelumnya.

Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran

tanpa paksaan pihak manapun juga untuk dapat digunakan sebagaimana

mestinya.

Bandung, 21 Maret 2013

Yang Membuat Pernyataan


NIM : 103040097

Mengetahui / Menyetujui

Ketua Jurusan / Prodi

Ririn Dwi Agustin, ST., MT.

NIDN : 0431087101

1

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN SURAT

di MAIL PROCESSING CENTER BANDUNG


Yogi Nur Fadilah

Ketut Muammar Achmadi Dimyati

Rubi Marjalis

Jurusan Teknik Informatika, Universitas Pasundan

ABSTRAK

Pengiriman surat merupakan salah satu proses bisnis yang ada di PT.

POS Indonesia. Pengiriman surat sendiri memiliki banyak kriteria yaitu suratpos

biasa, poskilat khusus, posexpress dan Express Mail Service (EMS), diantara

layanan tersebut yang paling sering digunakan oleh mayarakat adalah poskilat

khusus. Pada poskilat khusus, surat yang akan dikirim akan dipastikan sampai ke

tempat tujuan paling lambat 2 hari [3]. Oleh karena itu poskilat khusus memiliki

proses-proses yang menjamin surat tersebut sampai tujuan dan tepat waktu.

Salah satu proses yang paling penting yaitu pengolahan surat. Dalam

pelaksanaannya pengolahan surat memiliki proses utama yaitu penerimaan surat,

pengkategorian surat, dan penutupan pengiriman, serta proses pendukung

penanganan kesalahan. Sehingga dengan adanya proses-proses tersebut poskilat

khusus dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang ada pada PT. POS

Indonesia. Tujuan kami melakukan penelitian ini untuk menganalisis sistem

informasi dan mengusulkan perbaikan sistem informasi yang ada.

Kata kunci : proses, poskilat khusus, penglolaan surat

ABSTRACT

Mail delivery is one of the business processes in PT. POS Indonesia. Mail

delivery has a lot of criteria that suratpos biasa, poskilat khusus, posexpress and

Express Mail Service (EMS), between the services most commonly used by the

society is poskilat khusus. In poskilat khusus, a mail that will be sent will certainly

get to their destination at the latest than 2 days. Therefore poskilat khusus have

processes that ensure the mail must be on time in mail destination. One of the

most important processes in poskilat khusus is mail processing. In a mail

processing implementation has main process of acceptance main, main

categorizing, and closing deliveries, and supporting the error handling. So with of

these processes can be made poskilat khusus run in accordance with the existing

procedures in the PT. POS Indonesia.our purpose doing this research is for

analyzing about information system and suggest to repair the current information

system.

Keyword :process, poskilat khusus, mail processing.

| 2

Sistem Informasi Pengolahan Surat di Mail Processing Center Bandung

PENDAHULUAN

Jasa kurir merupakan salah satu bidang bisnis yang sudah ada dari jaman

dahulu. Dimana jasa kurir berkembang begitu pesat sampai saat ini. Salah satu

sistem dari bidang jasa kurir yang ada di Indonesia adalah POS. POS merupakan

bagian dari sistem pos yaitu sebuah metode yang digunakan untuk mengirimkan

informasi atau suatu objek, dimana untuk tertulis biasanya dikirimkan dengan

amplop tertutup atau berupa paket untuk benda-benda yang lain, pengirimannya

mampu manjangkau seluruh wilayah di dunia. Dengan perkembangan teknologi

sekarang jasa kurir mulai terkikis lahan bisnisnya karena kemudahan

menggunakan teknologi, masyarakat jauh lebih mudah dengan menggunakan

teknologi tersebut.

Perusahaan POS di Indonesia adalah POS Indonesia dan menjadi satu-

satunya perusahan milik negara yang bergerak pada bidang POS, sampai saat ini

Pos Indonesia masih dapat bertahan dengan perkembangan teknologi yang ada.

Pos Indonesia mulai memanfaatkan teknologi yang ada agar bisa tetap bertahan.

Selain itu, Pos Indonesia menyediakan layanan-layanan yang sangat membantu

masyarakat. Contohnya, layanan poskilat khusus.

Poskilat khusus merupakan salah satu layanan yang ditawarkan oleh Pos

Indonesia. Poskilat khusus biasanya digunakan oleh masyarakat karena poskilat

khusus jauh lebih aman dibandingkan dengan pos standar dan kiriman di jamin

sampai serta paling lambat 2 hari[2]. Layanan poskilat khusus sudah

memanfaatkan oleh teknologi yang ada. Tapi dalam pelaksanaannya masih

banyak proses yang tidak sesuai dengan prosedur, yang mengakibatkan proses

pengolahan surat tidak efektif dan efisien.

METODE

Adapun metode yang digunakan untuk menyusun PKM-AI adalah :

1. Metode survei, yaitu metode peninjauan langsung ke tempat survei dengan

memberikan batasan terlebih dahulu apa yang akan dilakukan ditempat survei.

Adapun teknik yang digunakan pada metode survei ini ialah wawancara dan

obeservasi. Wawancara sendiri digunakan untuk mengetahui informasi sistem

yang terdapat pada sistem tersebut, dan observasi sendiri digunakan untuk

mengetahui fakta sebenarnya yang terjadi pada sistem tesebut.

2. Metode kajian pustaka, yaitu metode yang digunakan untuk merepresentasikan

keterkaitan antara sistem dengan sistem lain.

3. Metode konsultasi pembimbing, yaitu metode konsultasi dengan pembimbing

atas apa yang telah dibuat dan melakukan revisi berdasarkan kritik dan saran

dari pembimbing.

HASIL DAN PEMBAHASAN

SISTEM INFORMASI

[4]Pengolahan adalah sebuah cara atau proses untuk merubah sesuatu

menjadi lain atau menjadi lebih sempurna. Sistem informasi pengolahan surat

merupakan sistem informasi yang menangani pengolahan surat yang dilakukan

| 3


oleh petugas puri terima dan petugas puri kirim. Di mulai dari penerimaan surat

dari kantor pos cabang berupa kantong-kantong surat yang didalamnya terdapat

surat-surat dengan tujuan yang berbeda-beda, lalu dilakukan pengkategorian

berdasarkan kantor tujuannya hingga surat tersebut selesai dikategorikan dan

dikantongi perkantor tujuannya. Produk dari sistem informasi pengolahan surat ini

menghasilkan laporan pengiriman yang berbentuk sebuah neraca pengiriman

sebagai informasi kepada manager.

Pada sistem informasi pengolahan surat ini terdapat tiga proses utama

yaitu proses penerimaan surat dari kantor pos cabang, proses pengkategorian surat

dan proses penyerahan hasil pengolahan ke bagian distribusi.

LINGKUP SISTEM INFORMASI

Sistem informasi kami hanya menangani :

1. Pengelolaan surat kilat khusus

2. Penerimaan surat dari kantor cabang

3. Pengkategorian surat

4. Penyerahan hasil pengolahan ke bagian distribusi.

DIAGRAM KONTEKS

Berdasarkan hasil survei, kami membuat diagram konteks untuk

menggambarkan interaksi sistem informasi pengolahan surat dengan pelaku

luar sistem atau sistem informasi lain. Berikut ini gambar diagram konteks,

Gambar III. 1 Diagram Konteks

Diagram konteks ini menggambarkan keberadaan sistem informasi

pengelolahan surat di Mail Processing Center Bandung pada lingkungannya.

Sistem ini berhubungan dengan 6 entitas luar (external entity), yaitu sistem

informasi penanganan surat salah kirim, petugas pengawal pos, kantor pos cabang

| 4


lain, asisten manajer pengawal pos, manajer processing, dan sistem informasi

distribusi.

PRODUK SISTEM INFORMASI

Berikut adalah produk dari sistem informasi pengolahan surat :

No. Nama Informasi Deskripsi Informasi

1. Bukti terima yang

telah disahkan

Merupakan informasi berupa sebuah daftar identitas

kantong yang didalamnya terdapat informasi

mengenai kantong kantong surat yang diterima dari

kantor pos cabang

2. Bukti serah yang

telah disahkan



mengenai kantong kantong surat yang akan diberikan

kepada distribusi

3.

Daftar identitas

surat yang telah

disahkan


surat yang didalamnya terdapat informasi mengenai

surat-surat yang akan dikirim.

4.

Daftar identitas

surat terima yang

telah disahkan


surat yang didalamnya terdapat informasi mengenai

surat-surat yang diterima dari kantor pos cabang.

5.

Konfirmasi

kesalahan yang

telah disahkan

Merupakan informasi yang berupa sebuah konfirmasi

mengenai kesalahan / ketidak sesuaian yang terjadi

atas surat yang dikirimkan oleh kantor pos tersebut.

6.

Status

Ketidaksesuaian

jumlah kantong

surat

Merupakan informasi yang berupa sebuah konfirmasi

mengenai ketidaksesuaian jumlah kantong surat yang

dikirimkan oleh petugas pengawal pos.

7.

Laporan

pengiriman pos

kilat khusus

Merupakan informasi yang berupa sebuah laporan

dari hasil pengolahan surat pos kilat khusus

8.

Bukti serah surat

yang telah

disahkan



mengenai kantong kantong surat.

DATA FLOW DIAGRAM

Berdasarkan hasil survei, kami menggambarkan alur data dan informasi

yang digunakan pada proses-proses dalam sistem informasi pengolahan surat,

| 5


LOGICAL DATA STRUCTURE (LDS)

Dari hasil pengamatan, kami menemukan beberapa entitas yang terlibat

pada sistem inform asi pengolahan surat di Mail Processing Centre Bandung.

Berikut adalah tabel deskripsi dari entitas yang terlibat.

| 6


DESKRIPSI ENTITAS

Entitas-entitas yang Terlibat

No Nama Entity Deskripsi

1. Surat Merupakan sebuah entitas yang memuat informasi mengenai

identitas dari surat.

2. Kantong Merupakan sebuah entitas yang memuat informasi mengenai

identitas dari kantong.

3. Advis Merupakan sebuah entitas yang memuat informasi mengenai

surat surat yang akan dikirimkan.

4. Bukti serah Merupakan sebuah entitas yang memuat informasi mengenai

kantong-kantong surat yang akan dikirimkan.

5. Bukti terima Merupakan sebuah entitas yang memuat informasi mengenai

kantong-kantong surat yang diterima.

6. Nota dinas Merupakan sebuah entitas yang memuat informasi mengenai

surat yang bermasalah dan permasalahannya.

ANALISIS SISTEM INFORMASI

FOKUS ANALISIS

Berikut ini merupakan focus analisis dari sistem informasi yang diamati.

No Fokus

Analisis Penilaian Alasan

1. Prosedur

Kerja

Kurang baik - Ada beberapa prosedur kerja yang masih

tidak efisien. Contohnya pada prosedur

penerimaan surat ada kegiatan yang

dilakukan secara berulang. Lalu pada

prosedur pembuatan laporan masih

dilakukan secara manual yang

dampaknya akan memperbesar

kemungkinan terjadinya kesalahan, dan

memperlambat waktu pembuatan

laporan.

- Ada prosedur kerja yang tidak sesuai

dengan SOP (Standard Operating

Procedure).

2. Pelaku Kurang baik Petugas puri terima dan puri kirim tidak

mempunyai posisi yang tetap. Sehingga

apabila ada kesalahan, terkadang masih suka

kebingungan dalam mencari petugas mana

yang bekerja pada saat kesalahan itu

dilakukan.

| 7


No Fokus

Analisis Penilaian Alasan

3. Data Kurang baik Tidak lengkapnya isi data. Contohnya pada

advis terima yang tidak ditandatangani oleh

pengirim.

4. Proses Baik Karena dapat menghasilkan informasi yang

sesuai dengan kebutuhan. Karena setiap

proses telah memiliki tujuan atau goal yang

harus dicapai dan setiap tujuan tersebut

selalu tercapai dengan baik.

5. Informasi Baik Informasi yang dihasilkan sudah

bermanfaat, relevan, mudah dipahami, real

time, selalu tersedia dan akurat.

6. Dokumen Kurang baik Kelengkapan isi dari dokumen tidak

lengkap, karena sering kali terdapat item-

item pada dokumen yang seharusnya diisi

tetapi tidak diisi. Contohnya pada item tanda

tangan petugas.

IDENTIFIKASI MASALAH

- Prosedur kerja masih ada yang tidak efisien dan tidak sesuai dengan SOP

- Petugas puri terima dan puri kirim tidak mempunyai posisi yang tetap

- Kurangnya pengawasan dan evaluasi yang dilakukan oleh bidang

manajerial kepada bidang operasi yang mengakibatkan munculnya

permasalahan seperti SOP yang tidak dijalankan sepenuhnya,

ketidaklengkapan data, dan ketidaklengkapan dokumen.

USULAN PERBAIKAN

- Harus adanya pengawasan dan evaluasi yang rutin dilakukan oleh

manajerial terhadap bidang operasi.

- Petugas puri terima dan puri kirim mempunyai posisi yang tetap.

- Penerapan tekhnologi yaitu pengiriman data surat yang dikirim dari kantor

cabang bisa otomatis masuk kedalam database sehingga pada proses

penerimaan bisa di efisienkan.

- Perbaiki SOP yang sudah ada agar prosedur-prosedur yang ada bisa lebih

efisien

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil analisis, keseluruhan sistem tidak baik. Kami

mengusulkan beberapa hal yang harus diperbaiki yaitu, prosedur yang tidak sesuai

dengan SOP (Standard Operating Procedure), pelaku yang memiliki jabatan

ganda, dan ketidaklengkapan data serta dokumen. Dimana itu semua akan

berpengaruh kepada kinejra sistem informasi. Maka hasil sistem barunya berupa :

1. Prosedur yang telah diperbaiki akan bisa membuat sistem bisa lebih

efisien dan efektif serta tidak akan terjadi ketidak sesuaian sistem

dengan SOP

| 8


2. Dari segi pelaku akan adanya kejelasan tanggung jawab dari apa yang

pelaku kerjakan.

3. Kelengkapan isi dokumen bisa menjadi bukti siapa yang bertanggung

jawab atas transaksi.

Dengan demikian, sistem informasi pengolahan surat akan berjalan lebih

baik dalam proses pengolahan surat.

| 9


DAFTAR PUSTAKA

[1] Goodland, Mike, with Carolin, Slater.1995.SSADM Version 4 : A

Practical Approach. London : The MCGraw.

[2] Nur.Anisa.Hidayati, Zamhur.Triadynata, Nur.Yogi.Fadilah.2012.Laporan

Akhir Tugas Besar Sistem Informasi : Sistem Informasi Pengolahan Surat

di Mail Processing Center Bandung. Bandung : Teknik Informatika.

[3] SuperUser, (2011), “PosKilat Khusus”, from

http://www.posindonesia.co.id/index.php/produk/surat-dan-paket/poskilat-

khusus, 8 Juni.

[4] Septiawan, Ebta. KBBI Offline. 2010-2011. versi 1.2, “Pengolahan” .

http://www.posindonesia.co.id/index.php/produk/surat-dan-paket/poskilat-khusus

http://www.posindonesia.co.id/index.php/produk/surat-dan-paket/poskilat-khusus

103040097 041008 sistem informasi pengolahan su

Documents